PROGRAM CERTYFIKACJI AUDITORÓW WEWNĘTRZNYCH

Transkrypt

1 Nr edycji: 5 Data edycji: r. Strona / Stron 1/ 6 1. Wstęp Niniejszy Program Certyfikacji kompetencji osób Jednostki Certyfikującej w Głównym Instytucie Górnictwa (GIG-JC) realizowany w procesach certyfikacji kompetencji osób w ramach procedury nr PC/O-01 Procedura certyfikacji kompetencji osób stanowi dla GIG-JC wymagania certyfikacyjne odnoszące się do wyspecyfikowanych kategorii osób: 1) Auditor Wewnętrzny Systemu Zarządzania Jakością (SZJ), 2) Auditor Wewnętrzny Systemu Zarządzania Środowiskowego (SZŚ), 3) Auditor Wewnętrzny Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy (SZBHP), 4) Auditor Wewnętrzny Zintegrowanego Systemu Zarządzania (ZSZ). Od kilku lat w Kopalniach Węgla Kamiennego i firmach z nimi związanych oraz zakładach firmach Energetyki Cieplnej audity wewnętrzne systemów zarządzania przeprowadzają auditorzy wewnętrzni legitymujący się świadectwem ukończenia z wynikiem pozytywnym odpowiedniego szkolenia. W początkowym okresie działalności tych auditorów nie było potrzeby certyfikacji ich kompetencji. Obecnie nie ma też aktów normatywnych wprowadzających taki obowiązek certyfikacji, jednak ze względu na wzrastające znaczenie auditów wprowadzenie dobrowolnej certyfikacji kompetencji osób w zakresie wyspecyfikowanych kategorii Auditora Wewnętrznego jest bardzo potrzebne i uzasadnione. Dynamika wdrażania systemów zarządzania w firmach oraz postępujący proces doskonalenia bazy normowej z zakresu wytycznych i wymagań systemów zarządzania jak i auditowania tych systemów, kończący się najczęściej nowelizacją bazy normowej powodują konieczność dostosowywania do nowych wymogów normowych funkcjonujące w firmach systemy zarządzania, i tym bardziej konieczne staje się doskonalenie kwalifikacji dla zachowania kompetencji osób związanych z oceną i funkcjonowaniem tych systemów. W szczególności zachodzi tu potrzeba doskonalenia zawodowego auditorów wewnętrznych, których działalność znacząco decyduje o właściwym funkcjonowaniu i doskonaleniu każdego systemu zarządzania. Powyższe znacznie zróżnicowało posiadane przez auditorów wewnętrznych kwalifikacje, a to budzi wątpliwości, i brak zaufania do kompetencji auditorów. Naprawą powyższego może być potwierdzanie według tych samych norm i zasad oraz tych samych procedur kompetencji auditorów stosownym certyfikatem i nadzór nad posiadaczem certyfikatu przez GIG-JC. W wyniku prowadzonego nadzoru przez Jednostkę Certyfikującą Auditor Wewnętrzny systemu zarządzania posiadający odpowiedni certyfikat kompetencji zobowiązany jest celem utrzymania posiadanego certyfikatu do bieżącego, a tym bardziej doraźnego, wynikającego ze zmian wymagań normowych, podnoszenia kwalifikacji oraz doskonalenia umiejętności niezbędnych auditorowi, przez co wzbudza zaufanie i wiarygodność. Obecnie w Kopalniach Węgla Kamiennego i firmach z nimi związanych oraz zakładach firmach Energetyki Cieplnej zachodzi potrzeba posiadania certyfikowanej kadry Auditorów Wewnętrznych spełniających zadane kryteria oceny według aktualnych wymagań normowych.

2 Nr edycji: 5 Data edycji: r. Strona / Stron 2/ 6 Zestawienie wybranych norm w zakresie: A. Systemu Zarządzania Jakością 1. PN-EN ISO 9000:2006- Systemy zarządzania jakością. Podstawy i terminologia. 2. PN-EN ISO 9001:2009- Systemy zarządzania jakością. Wymagania. 3. PN-EN ISO 9004: Zarządzanie ukierunkowane na trwały sukces organizacji - Podejście wykorzystujące zarządzanie jakością B. Systemu Zarządzania Środowiskowego 1. PN-EN ISO 14001:2005- Systemy zarządzania środowiskowego. Wymagania i wytyczne stosowania. 2. PN-ISO 14004:2010 Systemy zarządzania środowiskowego. Ogólne wytyczne dotyczące zasad, systemów i technik wspomagających. C. Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy 1. PN-N-18001:2004- Systemy zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy. Wymagania. 2. PN-N-18002:2011 Systemy zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy -- Ogólne wytyczne do oceny ryzyka zawodowego 3. PN-N-18004:2001+Ap1:2002- Systemy zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy. Wytyczne. D. Zintegrowanego Systemu Zarządzania Łączny zakres normowy jak w A., B., C. Powyżej E. AUDITOWANIA PN-EN ISO 19011: Wytyczne dotyczące auditowania systemów zarządzania 2. Kryteria stanowiące podstawę certyfikacji kompetencji osób Kryteria stanowiące podstawę certyfikacji kompetencji osób dla wyszczególnionych powyżej zakresów Auditora Wewnętrznego przedstawiono w Załączniku /01 w Tablicach 1 4, zamieszczonych w częściach: a) Część I Wymagania wstępne uprawniające Wnioskującego do udziału w ocenie kompetencji, b) Część II. Wymagania kwalifikujące Kandydata do uzyskania certyfikatu po spełnieniu wymagań z Części I, c) Część III Wymagania kwalifikujące posiadacza certyfikatu w procesie ponownej certyfikacji 3. Opis wymagań dotyczących kwalifikacji / kompetencji osób Opis wymagań dotyczących kwalifikacji / kompetencji osób został przedstawiony w załączniku /02. Ramowe Programy Szkoleń zostały zawarte odpowiednio w załącznikach: -/03a Ramowy Program Szkolenia Aw SZJ Auditor Wewnętrzny (Aw) Systemu Zarządzania Jakością (SZJ) -/03b Ramowy Program Szkolenia Aw SZŚ Auditor Wewnętrzny (Aw) Systemu Zarządzania Środowiskowego (SZŚ) -/03c Ramowy Program Szkolenia Aw SZBHP Auditor Wewnętrzny (Aw) Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy (SZBHP) -/03d Ramowy Program Szkolenia Aw ZSZ Auditor Wewnętrzny (Aw) Zintegrowanego Systemu Zarządzania (ZSZ) W przypadku, kiedy Kandydat przedłoży zaświadczenie o odbyciu szkolenia (wraz z pozytywnym wynikiem jego ukończenia) w innej niż wskazanej przez GIG jednostce szkolącej, Specjalista ds. certyfikacji przeprowadza analizę dołączonych dokumentów pod kątem spełnienia wymagań

3 Nr edycji: 5 Data edycji: r. Strona / Stron 3/ 6 stawianych kandydatom w zakresie programu szkolenia oraz czasu jego trwania. Wynik analizy stanowi podstawę wnioskowania o udzielenie certyfikatu lub odmowy jego wydania. 4. Opis wymagań i procedur dotyczących oceny, nadzoru i ponownej certyfikacji Podstawowe zasady certyfikacji, w tym obejmujące ocenę, nadzór i ponowną ocenę zostały określone w procedurze Certyfikacja kompetencji osób PC/O-01 i dotyczą wszystkich programów realizowanych w GIG-JC. Zasady i tryb postępowania personelu Jednostki Certyfikującej w zakresie zapewnienia poufności informacji uzyskanej w procesie certyfikacji, dostępu do danych związanych z procesem egzaminowania, dostępu do dokumentacji procesu certyfikacji oraz reagowania w przypadkach naruszenia bezpieczeństwa procesu certyfikacji zgodnie z wymaganiami systemu jakości Jednostki Certyfikującej GIG zostały określone w procedurze PC/O-05 Zarządzanie bezpieczeństwem procesu certyfikacji. W załączniku /02 określono szczegółowe wymagania i procedury uwzględniające mechanizmy oceny, nadzoru i ponownej oceny przedłużenia ważności certyfikatu uwzględniając: a) Specyfikację układu oceny (egzaminu): pisemny, ustny, w praktyce, za pomocą obserwacji lub innymi metodami. b) Ogólny zarys treści oceny (egzaminu). c) Rodzaj, poziom intelektualny i liczbę stawianych pytań. d) Czas trwania oceny (egzaminu). e) Akceptowalny poziom punktacji wraz z metodą punktacji. f) Mechanizmy sterowania przemiennością egzaminów lub ich nowelizacją w celu utrzymania ich obiektywności i poufności. Ponadto zostały określone: 1) Wymagania dla Egzaminatorów przeprowadzających egzaminy Auditorów Wewnętrznych. Stanowią one załącznik /04 Wymagania dla egzaminatorów przeprowadzających egzaminy Auditorów Wewnętrznych do niniejszego Programu Certyfikacji. 2) Sposób oceny postawy Kandydata/Auditora jako auditora wewnętrznego i merytorycznego prowadzenia przez Niego auditów. Pełnomocnik Systemu Zarządzania firmy zatrudniającej Kandydata/Auditora ocenia Jego umiejętności auditowania, zgodnie z formularzem wzorem /05 Zaświadczenie ocena merytorycznego prowadzenia auditu wewnętrznego i postawy Auditora dokonana przez Pełnomocnika Systemu Zarządzania. Formularz ten stanowi załącznik do niniejszego Programu Certyfikacji. Maksymalna ilość punktów, którą może uzyskać kandydat na audytora wewnętrznego wynosi 40 pkt. Warunkiem przyznania certyfikatu kompetencji jest uzyskanie przez kandydata łącznie co najmniej 25 punktów oraz uzyskanie w każdym z ocenianych obszarów nie mniej niż 3 punkty. Zasady współpracy z egzaminatorem zostały przedstawione w procedurze PC/O-03 Wybór, współpraca i monitorowanie egzaminatorów. 4. Certyfikacja personelu własnego

4 Nr edycji: 5 Data edycji: r. Strona / Stron 4/ 6 Jednostka certyfikująca dopuszcza wydanie certyfikatów dla personelu własnego tj. pracowników Głównego Instytutu Górnictwa w sytuacji, kiedy na rynku zewnętrznym nie występuje inna jednostka prowadząca certyfikację osób w zakresie audytorów wewnętrznych. Wymagania, jakie musi spełnić osoba wnioskująca o wydanie certyfikatu są takie same jak dla osób z zewnętrz Instytutu i zostały określone w Części I-III niniejszego programu. Celem zapewnienia bezstronności procesu egzaminowania pytania egzaminacyjne wybierane są z bazy pytań egzaminacyjnych przez Kierownika Zespołu Certyfikacji Osób i Rozwoju Systemów i przekazywane Egzaminatorowi bezpośrednio przed egzaminem. Dodatkowo Kierownik Jednostki Certyfikującej wyznacza osobę do nadzorowania procesu egzaminu odpowiedzialną za zapewnienie jego bezstronności. Nadzór GIG-JC nad posiadaczem certyfikatu. Jednostka Certyfikująca w Głównym Instytucie Górnictwa w Katowicach sprawuje nadzór nad osobami certyfikowanymi - posiadaczami certyfikatów wydanych przez GIG-JC. Nadzór sprawowany jest przez cały okres ważności certyfikatu, do momentu wygaśnięcia terminu jego ważności. Celem nadzoru jest zapewnienie, że osoba certyfikowana utrzymuje kompetencje wymagane Programem Certyfikacji. Podstawowe elementy nadzoru obejmują: - zgłaszanie do GIG-JC przez osobę certyfikowaną przerw w zatrudnieniu, których okres jest dłuższy od dopuszczalnego podanego w danym Programie Certyfikacji; - przyjmowanie w GIG-JC skarg i informacji od zainteresowanych stron odnoszących się do osób certyfikowanych. Każda ewentualna skarga i informacja obciążająca osobę certyfikowaną zostaje jej przedstawiona, aby mogła się do niej ustosunkować. - określone w Programie Certyfikacji wymagania wobec osoby certyfikowanej w zakresie doskonalenia i utrzymywania doświadczenia praktycznego, w okresie ważności certyfikatu; - określenie przez GIG-JC postępowania wobec osoby certyfikowanej w przypadkach zmiany wymagań prawnych i normowych wykorzystywanych przy wydawaniu certyfikatów. O każdej zmianie w wymaganiach normatywnych stanowiących podstawę wydania certyfikatu osoba certyfikowana powiadamiana jest przez Jednostkę Certyfikującą w formie pisemnej. Jednostka określa tryb postępowania związany z dostosowaniem się osoby certyfikowanej do zmienionych wymagań oraz termin realizacji tych działań. W przypadku stwierdzenia, w okresie ważności certyfikatu, że dana osoba nie spełnia wymagań kompetencji osób określonych certyfikatem, Jednostka Certyfikująca ma prawo zawiesić, cofnąć lub zmienić zakres wydanego certyfikatu kompetencji osób. Procedurę zawieszania, cofania i zmiany zakresu certyfikatów przedstawiono poniżej. 5 Zawieszanie, cofanie i zmiana zakresu certyfikatów kompetencji osób Kierownik GIG-JC może podjąć decyzję o zawieszeniu, cofnięciu lub ograniczeniu zakresu certyfikatu kompetencji osób. Podjęcie jednej z powyższych decyzji poprzedzone może być opinią Komitetu Programowego i uzależnione jest to w każdym przypadku od rodzaju i stopnia nie spełniania wymagań warunkujących wydanie danego certyfikatu. Jednostka Certyfikująca zawiesi ważność certyfikatu w przypadku: a) niewywiązania się osób certyfikowanych ze zobowiązań wynikających z Umowy zawartej z GIG-JC,

5 Nr edycji: 5 Data edycji: r. Strona / Stron 5/ 6 b) stwierdzenia przekroczenia praw i obowiązków określonych w Umowie zawartej z GIG-JC, jeżeli przekroczenie nie nosiło znamion złej woli, c) stwierdzenia, że osoba certyfikowana nie dostosowała się w określonym terminie do ustaleń wynikających ze zmiany wymagań. Zawieszenie ważności certyfikatu kompetencji może trwać do 12 miesięcy, w tym czasie osoba certyfikowana nie może powoływać się na certyfikat. Jednostka Certyfikująca ograniczy zakres certyfikatu w przypadku: a) nie spełnienia przez osobę certyfikowaną wymagań jednostki związanych ze zmianą wymagań certyfikacyjnych w okresie obowiązywania certyfikatu, dotyczących niektórych elementów zakresu udzielonej certyfikacji (np. zmian wymagań dotyczących auditowania określonych systemów zarządzania) Jednostka Certyfikująca rozszerzy zakres certyfikacji w przypadku: a) złożenia przez osobę certyfikowaną wniosku o rozszerzenie zakresu certyfikatu (np. rozszerzenie zakresu auditowania o dodatkowy system zarządzania) po spełnieniu przez osobę certyfikowaną wymagań określonych w odpowiednim programie certyfikacji. Jednostka Certyfikująca cofnie ważność certyfikatu w przypadku: a) błędów formalnych powstałych w trakcie procesu certyfikacji ( (np. niewłaściwy zapis w certyfikacie), b) na wniosek posiadacza certyfikatu, z powodów formalnych (np. z powodu zmiany adresu), W przypadku kiedy certyfikat zostanie cofnięty wskutek błędów formalnych popełnionych przez Jednostkę w trakcie procesu certyfikacji, lub na wniosek osoby certyfikowanej, jednostka w miejsce cofniętego certyfikatu o numerze /./rok wydaje certyfikat zastępujący o numerze spójnym z certyfikatem cofniętym tj. /./rok/1. c) nadużycia przez osobę certyfikowaną uprawnień wynikających z posiadanego certyfikatu, d) niespełnienia w ustalonym terminie warunków postawionych przy zawieszeniu ważności certyfikatu, chyba że osoba certyfikowana uzgodniła z GIG-JC zmianę terminu. Cofnięcie certyfikatu powoduje wykreślenie osoby certyfikowanej z wykazu certyfikowanych osób oraz podanie tego faktu do publicznej wiadomości. 5.1 Ponowna certyfikacja. Certyfikat kompetencji osoby wydawany przez Jednostkę Certyfikującą GIG jest ważny przez okres 3 lat od daty jego wydania. Po okresie ważności certyfikatu, na wniosek osoby certyfikowanej może zostać przeprowadzony proces ponownej certyfikacji. Na 1 miesiąc przed upływem ważności certyfikatu osoba certyfikowana zainteresowana utrzymaniem kompetencji składa w Jednostce Certyfikującej wniosek o przeprowadzenie procesu ponownej certyfikacji (odpowiedni formularz dla certyfikowanych kompetencji osób stanowi załącznik właściwiej Instrukcji Certyfikacji Kompetencji Osób oraz umieszczony jest w Informatorze dla klienta). Do wniosku zainteresowany załącza dokumenty wymagane przy ponownej certyfikacji kompetencji osób właściwe programowi certyfikacji. Procedura ponownej certyfikacji jest analogiczna do procedury certyfikacji. W przypadku braku w określonym powyżej terminie wniosku osoby certyfikowanej o przeprowadzenie ponownej certyfikacji Jednostka Certyfikująca przesyła jej przypomnienie zgodnie z załączonym do niniejszej procedury wzorem PC/O-01/03 Przypomnienie o terminie ponownej certyfikacji.

6 Nr edycji: 5 Data edycji: r. Strona / Stron 6/ Skargi i odwołania od decyzji GIG-JC. Kandydat wnioskujący o przyznanie certyfikatu lub osoba certyfikowana ma prawo do odwołania się od decyzji jednostki na każdym etapie postępowania certyfikacyjnego lub w okresie ważności certyfikatu. Odwołanie powinno być wniesione do Naczelnego Dyrektora GIG w terminie do 14 dni od daty otrzymania decyzji, z którą się nie zgadza. Kandydat lub osoba certyfikowana mają prawo złożyć skargę dotyczącą funkcjonowania Jednostki oraz realizowanych przez nią procesów certyfikacji. Skarga powinna być wniesiona w formie pisemnej do Kierownika GIG-JC. Przebieg postępowania dotyczącego odwołań i skarg został przedstawiony w procedurze PO-07 Skargi i odwołania od decyzji jednostki. O wynikach postępowania z odwołaniem lub skargą GIG-JC powiadamia zainteresowanego pisemnie 6. Dokumenty przywołane w programie Procedura PC/O-01 Procedura PC/O-03 Procedura PC/O-05 Procedura PC/O-07 Procedura certyfikacji kompetencji osób Wybór, współpraca i monitorowanie egzaminatorów Zarządzanie bezpieczeństwem procesu certyfikacji Skargi i odwołania od decyzji jednostki. 7. Załączniki -/01 Kryteria stanowiące podstawę certyfikacji kompetencji Auditorów Wewnętrznych (Aw): Systemu Zarządzania Jakością (SZJ), Systemu Zarządzania Środowiskowego (SZŚ), Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy (SZBHP), Zintegrowanego Systemu Zarządzania (ZSZ). -/02 Opis wymagań dotyczących kwalifikacji Auditorów Wewnętrznych. -/03a Ramowy Program Szkolenia Aw SZJ Auditor Wewnętrzny (Aw) Systemu Zarządzania Jakością (SZJ). -/03b Ramowy Program Szkolenia Aw SZŚ Auditor Wewnętrzny (Aw) Systemu Zarządzania Środowiskowego (SZŚ). -/03c Ramowy Program Szkolenia Aw SZBHP Auditor Wewnętrzny (Aw) Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy (SZBHP). -/03d Ramowy Program Szkolenia Aw ZSZ Auditor Wewnętrzny (Aw) Zintegrowanego Systemu Zarządzania (ZSZ). -/04 Wymagania dla egzaminatorów przeprowadzających egzaminy Auditorów Wewnętrznych. -/05 Zaświadczenie ocena merytorycznego prowadzenia auditu wewnętrznego i postawy Auditora dokonana przez Pełnomocnika Systemu Zarządzania