PRCs-02 Program certyfikacji systemów zarządzania środowiskowego (EMS) TRANSPORTOWY DOZÓR TECHNICZNY ul. Chałubińskiego Warszawa

Transkrypt

1 PRCs-02 Program certyfikacji systemów zarządzania środowiskowego (EMS) TRANSPORTOWY DOZÓR TECHNICZNY ul. Chałubińskiego Warszawa Żadna część niniejszej publikacji nie może być wykorzystywana, w tym rekompilowana bez pisemnej zgody Dyrektora Transportowego Dozoru Technicznego.

2 Dokument ten nie może być wykorzystywany przez osoby trzecie do usług związanych z oceną zgodności lub certyfikacją. TDT nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek wykorzystanie jego materiałów w innych dokumentach. Każde nieautoryzowane wykorzystanie tego materiału jest całkowicie zabronione i będzie skutkować krokami prawnymi. W celu uzyskania zgody lub dalszych informacji należy skontaktować się z: Transportowy Dozór Techniczny ul. Chałubińskiego Warszawa fax: info@tdt.pl Strona 2 z 10

3 Spis treści 1. Zakres certyfikacji Zakres certyfikacji Kryteria certyfikacji Dokumenty związane System certyfikacji System Zakres działań TDT w ramach certyfikacji systemu zarządzania środowiskowego Wymagania dla potencjalnych Klientów Wymagania dotyczące jednostki Zasady stanowiące podstawę wiarygodności Wymagania dotyczące kompetencji personelu Podzlecanie Audit i certyfikacja Wnioskowanie Audit i certyfikacja początkowa Metoda oraz procedura oceny Ustalanie czasu trwania auditu Wybór oddziałów Połączone, zintegrowane lub wspólne audity początkowe Decyzja dotycząca certyfikacji Dokumenty certyfikacyjne Działania w nadzorze Częstotliwość auditów w nadzorze Metoda oraz procedura oceny Ustalanie czasu trwania auditu Połączone, zintegrowane lub wspólne audity nadzoru Wybór oddziałów Decyzja o utrzymaniu certyfikacji Ponowna certyfikacja Audity ponownej certyfikacji Metoda oraz procedura oceny Ustalanie czasu trwania auditu Połączone, zintegrowane lub wspólne audity ponownej certyfikacji Wybór oddziałów Decyzja w sprawie udzielenia ponownej certyfikacji Przerwanie procesu Audity specjalne Rozszerzanie zakresu Audity z krótkim terminem powiadomienia Zawieszanie, cofanie lub ograniczanie zakresu certyfikacji Wymiana informacji pomiędzy TDT a jego Klientami Skargi i odwołania Wykaz Klientów certyfikowanych Stosowanie znaków certyfikacji Postanowienia końcowe Załączniki...10 Strona 3 z 10

4 1. Zakres certyfikacji 1.1. Zakres certyfikacji Niniejszy program dotyczy certyfikacji systemów zarządzania środowiskowego w następujących sektorach działalności (biznesowych) wraz z powiązanymi aspektami środowiskowymi: Sektor działalności (biznesowy) Kody NACE* Górnictwo i wydobywanie 05, 06, 07, 08, 09 Przetwórstwo przemysłowe Produkcja wyrobów z drewna 16 Poligrafia i reprodukcja zapisanych nośników informacji Produkcja chemikaliów i wyrobów chemicznych Produkcja wyrobów z gumy i tworzyw sztucznych Produkcja wyrobów z metali Produkcja komputerów i urządzeń peryferyjnych Produkcja sprzętu transportowego bez bez 24.46, 25 bez 25.4, 25.4, 28, 33.11, 33.12, 33.13, 33.14, 33.17, , 30.2, 30.4, 30.9 Działalność usługowa 94.99, 95.1, 95.2 Budownictwo 41, 42, 43 Powiązane istotne aspekty środowiskowe Energia emitowana Cechy fizyczne Energia emitowana Handel hurtowy i detaliczny 46, 47 Naprawa pojazdów samochodowych i motocykli 45 Transport i gospodarka magazynowa 49, 50, 51, 52 Informacja i komunikacja 61, 62 Strona 4 z 10

5 Sektor działalności (biznesowy) Działalność związana z obsługą rynku nieruchomości Działalność profesjonalna, naukowa i techniczna Działalność w zakresie usług administrowania i działalność wspierająca Administracja publiczna 84.1 Edukacja 85.5 Kody NACE* 68.2, , 70, 71.12, 71.2, 73, , 78, 80, 81, 82 Powiązane istotne aspekty środowiskowe Energia emitowana Energia emitowana * zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 1893/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 20 grudnia 2006 r. w sprawie statystycznej klasyfikacji działalności gospodarczej NACE Rev. 2 i zmieniające rozporządzenie Rady (EWG) nr 3037/90 oraz niektóre rozporządzenia WE w sprawie określonych dziedzin statystycznych (Dz.U. WE L 393 z ) Transportowy Dozór Techniczny posiada akredytację Polskiego Centrum Akredytacji (PCA) nr AC 111. Informacja o akredytowanych przez PCA sektorach działalności znajduje się w ww. zakresie akredytacji. Aktualne wydanie zakresu dostępne jest na stronie internetowej PCA ( oraz stronie internetowej TDT ( Kryteria certyfikacji PN-EN ISO Systemy zarządzania środowiskowego. Wymagania i wytyczne stosowania 1.3. Dokumenty związane PN-EN ISO/IEC Ocena zgodności. Terminologia i zasady ogólne PN-ISO/IEC Ocena zgodności. Wytyczne dotyczące redagowania dokumentów normatywnych właściwych do stosowania w ocenie zgodności PN-EN ISO/IEC PN-EN ISO 9000 PKN-ISO/IEC TS ISO/IEC TS IAF MD 1 IAF MD 2 Ocena zgodności. Wymagania dla jednostek prowadzących audity i certyfikację systemów zarządzania. Część 1: Wymagania Systemy zarządzania jakością. Podstawy i terminologia Wymagania dla jednostek prowadzących audity i certyfikację systemów zarządzania. Część 2: Wymagania dotyczące kompetencji do auditowania i certyfikacji systemów zarządzania środowiskowego Conformity assessment. Requirements and recommendations for content of a third-part audit report on management systems Dokument obowiązkowy IAF dotyczący zasad próbkowania w procesach certyfikacji organizacji wielooddziałowych Dokument obowiązkowy IAF dotyczący przenoszenia akredytowanej certyfikacji systemów zarządzania Strona 5 z 10

6 IAF MD 5 Dokument obowiązkowy IAF dotyczący ustalania czasu trwania auditów QMS i EMS IAF MD 11 Dokument obowiązkowy IAF dotyczący zastosowania normy ISO/IEC w auditach zintegrowanych systemów EA-7/04 Zgodność z prawem jako część akredytowanej certyfikacji w odniesieniu do ISO 14001:2004 DACS-01 Akredytacja jednostek certyfikujących systemy zarządzania wymagania szczegółowe DA-06 PC-02 PC-30 PC-31 PC-32 PC-33 ZS-01 ZS-02 ZS System certyfikacji 2.1. System Polityka dotycząca spójności pomiarowej Nadzór nad zapisami Czynności związane z procesem certyfikacji systemów zarządzania Audit systemu zarządzania organizacji Zasady ustalania czasu trwania auditów w organizacji Audit systemu zarządzania w organizacji wielooddziałowej Zasady oceny i nadzoru nad przedmiotem certyfikacji Zasady stosowania symboli oceny zgodności Zasady postępowania ze skargami i odwołaniami Certyfikacja systemów zarządzania środowiskowego obejmuje certyfikację początkową i nadzór, w tym przegląd wniosku, audity początkowe, audity nadzoru oraz proces udzielania, utrzymywania, ograniczania, rozszerzania, zawieszania, cofania certyfikacji oraz ponowną certyfikację Zakres działań TDT w ramach certyfikacji systemu zarządzania środowiskowego Działania TDT w ramach działań certyfikacyjnych obejmują: dwuetapowy audit początkowy; audity nadzoru w pierwszym i drugim roku; audit ponownej certyfikacji w trzecim roku przed upływem ważności certyfikacji. 3. Wymagania dla potencjalnych Klientów Klient powinien: spełniać kryteria certyfikacyjne wymienione w punkcie 1.2; wykonywać wszystkie czynności niezbędne do przeprowadzenia auditów, w tym działania umożliwiające analizę dokumentacji i dostęp do wszystkich procesów i obszarów, zapisów i personelu dla celów początkowej certyfikacji, nadzorów, ponownej certyfikacji i załatwiania skarg, oraz podejmować działania, gdzie jest to stosowne, w celu stworzenia warunków do działania obserwatorów obecnych na audicie (np. auditorów jednostki akredytującej lub auditorów szkolonych). 4. Wymagania dotyczące jednostki 4.1. Zasady stanowiące podstawę wiarygodności Spełnienie wymagań określonych w dokumencie DACS-01 potwierdzone certyfikatem akredytacji AC Wymagania dotyczące kompetencji personelu Kryteria kompetencyjne dla osób wykonujących poszczególne funkcje w procesie certyfikacji systemów zarządzania środowiskowego, a mianowicie dla osób prowadzących przeglądy wniosków, auditorów i ekspertów, osób przeprowadzających przegląd procesu i podejmujących decyzje certyfikacyjne, określone są w Załączniku 1 do procedury PC-03. Sposób nadzoru nad kompetencjami przedstawiono w procedurze PC-03. Strona 6 z 10

7 4.3. Podzlecanie Transportowy Dozór Techniczny nie podzleca żadnych prac związanych z certyfikacją systemów zarządzania środowiskowego zgodnie z niniejszym programem. 5. Audit i certyfikacja 5.1. Wnioskowanie Wniosek jest składany na formularzu Foz-01 wraz z towarzyszącym załącznikiem Fcs-01 oraz opłatą wstępną. Wniosek jest rejestrowany zgodnie z procedurą PC-02 po dokonaniu jego przeglądu i udokumentowaniu zgodnie z procedurą PC Audit i certyfikacja początkowa Metoda oraz procedura oceny Ocena obejmuje analizę dokumentacji oraz procesów i obszarów, zapisów i personelu według wybranej próbki. Dwuetapowy audit początkowy jest przeprowadzany oraz jego wyniki są dokumentowane zgodnie z procedurą PC-31. Dla każdego Klienta jest opracowywany program auditów Ustalanie czasu trwania auditu Czas niezbędny do zaplanowania i realizacji pełnego i skutecznego auditu systemu zarządzania jest ustalany zgodnie z procedurą PC Wybór oddziałów W przypadku auditowania systemu zarządzania organizacji wielooddziałowych Klienta, prowadzącego taką samą działalność w różnych lokalizacjach, wybór oddziałów lub siedzib tymczasowych jest dokonywany zgodnie z procedurą PC Połączone, zintegrowane lub kombinowane audity początkowe Audit połączony jest przeprowadzany w przypadku, gdy Klient ma być auditowany w odniesieniu do wymagań dwóch lub więcej norm dotyczących systemów zarządzania np. PN-EN ISO 9001 i PN-EN ISO Audit zintegrowany jest przeprowadzany w przypadku, gdy Klient zintegrował wdrożenie wymagań dwóch lub więcej norm dotyczących systemów zarządzania w jeden system zarządzania oraz ma być auditowany w odniesieniu do więcej niż jednej normy np. PN-EN ISO 9001 i PN-EN ISO Audit kombinowany może zostać przeprowadzony na wniosek Klienta o przeprowadzenie równoczesnej oceny wg różnych systemów certyfikacji (np. systemów zarządzania i wyrobów). W tych przypadkach stosuje się zasady określone w procedurach PC-30, PC-31, PC-32 oraz PC-33. W przypadku auditu połączonego lub zintegrowanego jest sporządzany jeden raport z auditu. W przypadku auditu kombinowanego są sporządzane oddzielne raporty z auditu Decyzja dotycząca certyfikacji Decyzja dotycząca certyfikacji jest podejmowana przez osoby inne niż te, które prowadziły ocenę, na podstawie przeglądu procesu oceny, ustaleń i wniosków z auditu oraz wszelkich innych mających zastosowanie informacji (np. informacji dostępnych publicznie, opinii komitetów). Szczegółowe zasady zostały określone w procedurze PC-30. Trzyletni cykl certyfikacji rozpoczyna się od decyzji o certyfikacji Dokumenty certyfikacyjne Certyfikacja jest potwierdzana za pomocą dokumentów certyfikacyjnych: certyfikatu systemu zarządzania środowiskowego na formularzu Fcs-08, licencji zakresu certyfikacji oraz znaku na formularzu Fcs-17. Dokumenty te są wydawane po uregulowaniu wszystkich płatności związanych z procesem certyfikacji. Strona 7 z 10

8 5.3. Działania w nadzorze Częstotliwość auditów w nadzorze Audity nadzoru są przeprowadzane co najmniej raz w roku kalendarzowym. Data pierwszego auditu w nadzorze po certyfikacji początkowej nie jest późniejsza niż 12 miesięcy od daty podjęcia decyzji o udzieleniu certyfikacji. Drugi audit w nadzorze jest przeprowadzany nie wcześniej niż 10 i nie później niż 12 miesięcy kalendarzowych od daty pierwszego auditu w nadzorze Metoda oraz procedura oceny Ocena obejmuje analizę dokumentacji i wizytację, wybranych przez zespół oceniający na zasadzie próbkowania procesów, obszarów, zapisów i personelu. Jednoetapowy audit nadzoru jest przeprowadzany oraz jego wyniki są dokumentowane zgodnie z procedurą PC Ustalanie czasu trwania auditu Dla każdego Klienta jest ustalany czas niezbędny do realizacji pełnego i skutecznego auditu nadzoru zgodnie z procedurą PC Połączone, zintegrowane lub kombinowane audity nadzoru Audity połączone, zintegrowane i kombinowane w nadzorze są przeprowadzane zgodnie z zasadami określonymi w punkcie powyżej Wybór oddziałów Oddziały, które mają być oceniane podczas nadzoru, są określane na zasadach próbkowania i wskazane w programie auditów Decyzja o utrzymaniu certyfikacji Decyzja dotycząca utrzymania certyfikacji jest podejmowana, w razie takiej potrzeby, na zasadach określonych w punkcie przez osoby inne niż te, które prowadziły ocenę Ponowna certyfikacja Audity ponownej certyfikacji Audity ponownej certyfikacji są przeprowadzane w trzecim roku przed upływem ważności certyfikacji Metoda oraz procedura oceny Ocena obejmuje analizę dokumentacji i wizytację określonych przez zespół oceniający na zasadzie próbkowania procesów, obszarów, zapisów i personelu. Jednoetapowy audit nadzoru jest przeprowadzany oraz jego wyniki są dokumentowane zgodnie z procedurą PC-31. Audit ponownej certyfikacji jest jednoetapowy, ale w uzasadnionych i udokumentowanych przypadkach, może być auditem dwuetapowym Ustalanie czasu trwania auditu Dla każdego Klienta jest ustalany czas niezbędny do zaplanowania i realizacji pełnego i skutecznego auditu ponownej certyfikacji zgodnie z procedurą PC Połączone, zintegrowane lub kombinowane audity ponownej certyfikacji Połączone, zintegrowane lub kombinowane audity ponownej certyfikacji odbywają się według zasad określonych w Wybór oddziałów Oddziały, które mają być oceniane podczas ponownej certyfikacji, są określane na zasadach próbkowania i wskazane w programie auditów. Strona 8 z 10

9 Decyzja w sprawie udzielenia ponownej certyfikacji Decyzja dotycząca udzielenia ponownej certyfikacji jest podejmowana przez osoby inne niż te, które prowadziły ocenę, na podstawie oceny, ustaleń i wniosków z auditu ponownej certyfikacji oraz wszelkich innych mających zastosowanie informacji (np. informacji dostępnych publicznie, skarg, opinii komitetów). Szczegółowe zasady zostały określone w procedurze PC-30. Certyfikacja jest udzielana na kolejny okres nieprzekraczający 3 lat od daty upływu ważności certyfikacji dotychczasowej Przerwanie procesu Przerwanie procesu certyfikacji może nastąpić tylko zgodnie z postanowieniami zawartej umowy pomiędzy stronami. Zasady postępowania określone zostały w procedurze PC Audity specjalne Rozszerzanie zakresu Zasady postępowania w przypadku wniosku o rozszerzenie zakresu już udzielonej certyfikacji określone zostały w procedurze PC-30. Rozszerzenie zakresu można przeprowadzić w powiązaniu z auditem nadzoru Audity z krótkim terminem powiadomienia Postępowanie w celu zbadania skarg lub w odpowiedzi na zmiany lub w ramach dalszego postępowania z Klientami z zawieszoną certyfikacją określone zostało w procedurze PC Zawieszanie, cofanie lub ograniczanie zakresu certyfikacji Zawieszenie, cofnięcie lub ograniczenie zakresu certyfikacji może nastąpić tylko zgodnie z zasadami określonymi w ZS-01 Zasady oceny i nadzoru nad przedmiotem certyfikacji. 6. Wymiana informacji pomiędzy TDT a jego Klientami TDT zapewnia i aktualizuje następujące informacje dla Klientów: opis procesu certyfikacji systemów zarządzania; wymagania normatywne dotyczące certyfikacji; informacje o opłatach; wymagania dla potencjalnych Klientów; dokumenty opisujące prawa i obowiązki certyfikowanych Klientów; informacje dotyczące procedur postępowania ze skargami i odwołaniami. Transportowy Dozór Techniczny okresowo aktualizuje informacje zawarte w niniejszym programie certyfikacji. Klient certyfikowany jest zobowiązany do informowania, bez zwłoki, tj. w terminie do trzech miesięcy o wszelkich sprawach, które mogą wpływać na zdolność systemu zarządzania do dalszego spełniania kryteriów stanowiących podstawę certyfikacji. 7. Skargi i odwołania Postępowanie ze skargami na działalność TDT oraz z odwołaniami od decyzji TDT podejmowanych w procesie certyfikacji, są określone w aktualnym dokumencie TDT: ZS-03 Zasady postępowania ze skargami i odwołaniami, publikowanym na stronie 8. Wykaz Klientów certyfikowanych TDT prowadzi i aktualizuje na bieżąco elektroniczny wykaz udzielonych certyfikacji. Dodatkowo wykaz ten jest dostępny na stronie internetowej TDT ( 9. Stosowanie znaków certyfikacji Klient ma prawo powoływać się na udzieloną przez TDT certyfikację poprzez powołania tekstowe i/lub stosowanie znaku certyfikacji TDT zgodnie z aktualnym dokumentem TDT: ZS-02 Zasady stosowania symboli oceny zgodności, publikowanym na stronie Strona 9 z 10

10 10. Postanowienia końcowe Wydanie 9 z dnia wersja 4 obowiązuje od Załączniki Foz-01 Wniosek o certyfikację Fcs-01 Załącznik do wniosku o certyfikację Fcs-08 Certyfikat systemu zarządzania Fcs-17 Licencja zakresu certyfikacji oraz znaku Strona 10 z 10