I N F O R M A C J A ZASADY CERTYFIKACJI SYSTEMÓW ZARZĄDZANIA INSTYTUT MECHANIZACJI BUDOWNICTWA I GÓRNICTWA SKALNEGO OŚRODEK CERTYFIKACJI

Transkrypt

1 INSTYTUT MECHNIZCJI BUDOWNICTW I GÓRNICTW SKLNEGO OŚRODEK CERTYFIKCJI DZIŁ CERTYFIKCJI SYSTEMÓW ZRZĄDZNI WRSZW, ul. Racjonalizacji 6/8 JEDNOSTK CERTYFIKUJĄC KREDYTOWN PRZEZ POLSKIE CENTRUM KREDYTCJI (CERTYFIKT KREDYTCJI NR C 092 wydany po raz pierwszy r.) I N F O R M C J ZSDY CERTYFIKCJI SYSTEMÓW ZRZĄDZNI Warszawa, styczeń 2018 r.

2 1 INFORMCJE PODSTWOWE Dział Certyfikacji Systemów Zarządzania jako jednostka organizacyjna Ośrodka Certyfikacji IMBiGS prowadzi: W ramach posiadanej akredytacji Polskiego Centrum kredytacji nr C 092 z dnia 08 czerwca 2017r.: - certyfikację systemów zarządzania jakością według normy PN-EN ISO 9001: Systemy zarządzania jakością. Wymagania. poza akredytacją: - certyfikację systemów zarządzania środowiskowego według PN-EN ISO 14001: , - certyfikację systemów zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy według normy BS OHSS 18001:2007. Podstawy prawne certyfikacji: Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. o systemie zgodności (Dz.U nr 166 poz z późn. zmianami), Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2012 roku w sprawie sposobu ustalania opłat za czynności związane z oceną zgodności oraz akredytacją jednostek oceniających zgodność (Dz.U poz. 711), Dział Certyfikacji Systemów Zarządzania Ośrodka Certyfikacji udziela szczegółowych informacji dotyczących zasad certyfikacji oraz składania wniosków. dres: Warszawa, ul. Racjonalizacji 6/8 Telefon: wew. 418, 408 Fax: , , w t.kubuszewski@imbigs.pl imb@imbigs.pl Dział Certyfikacji Systemów Zarządzania udziela również informacji o: krajowych przepisach dotyczących certyfikacji systemów zarządzania, trybie certyfikacji, procedurach dotyczących certyfikacji systemów zarządzania jakością stosowanych w Ośrodku Certyfikacji, w tym także o procedurze odwołań od decyzji jednostki certyfikującej, zasadach auditu systemu zarządzania u Wnioskodawcy, normach lub innych dokumentach normatywnych związanych z certyfikacją, wysokości opłat za certyfikację według obowiązującego cennika, zasadach nadzoru oraz rozszerzania, przedłużania, zawieszania i cofania certyfikatów. 2 TRYB CERTYFIKCJI SYSTEMÓW ZRZĄDZNI Tryb certyfikacji systemu zarządzania określa schemat blokowy według rysunku nr 1, na którym pokazano podstawowe elementy procesu. 3 CERTYFIKCJ SYSTEMU ZRZĄDZNI 3.1 Złożenie wniosku o certyfikację Proces certyfikacji rozpoczyna się po złożeniu do Ośrodka Certyfikacji IMBiGS przez Wnioskodawcę wniosku o przeprowadzenie certyfikacji wraz z niezbędnymi załącznikami wymienionymi w wykazie załączników, oraz ewentualnie innymi, uzgodnionymi z Ośrodkiem Certyfikacji. Przy złożeniu wniosku pobiera się opłatę wstępną zgodną z obowiązującym cennikiem płatną na podstawie faktury wystawionej przez Ośrodek Certyfikacji. 2

3 3.2 Ocena kompletności wniosku Personel Ośrodka Certyfikacji sprawdza kompletność wniosku. W przypadku konieczności uzupełnienia wniosku bądź załączników dokonywane są stosowne uzgodnienia pomiędzy Ośrodkiem Certyfikacji a Wnioskodawcą. W przypadku nie uzupełnienia dokumentów w uzgodnionym terminie proces certyfikacji zostaje zawieszony, a po upływie sześciu miesięcy od daty złożenia wniosku przerwany. 1 WNIOSKODWC WNIOSEK O CERTYFIKCJĘ 2 OŚRODEK CERTYFIKCJI DZIŁ CS PRZEGLĄD WNIOSKU NEGTYWNY POZYTYWNY 3 OŚRODEK CERTYFIKCJI DZIŁ CS - REJESTRCJ WNIOSKU 4 OŚRODEK CERTYFIKCJI DZIŁ CS MERYTORYCZN OCEN MTERIŁÓW I ZWRCIE UMOWY 5 OŚRODEK CERTYFIKCJI DWUETPOWY UDIT SYSTEMU ZRZĄDZNI P O N O W N C E R T Y F I K C J 6 KOMITET TECHNICZNY DS. CERTYFIKCJI SYSTEMÓW ZRZĄDZNI ORZECZENIE UZSDNIENIE I INFORMCJ O MOŻLIWOŚCI ODWOŁNI 7 KIEROWNIK OŚRODK CERTYFIKCJI DECYZJ DOTYCZĄC WYDNI CERTYFIKTU NIE TK 8 OŚRODEK CERTYFIKCJI DOSTWC DZIŁ CS - UMOW DOTYCZĄC STOSOWNI CERTYFIKTU 9 OŚRODEK CERTYFIKCJI CERTYFIKT PODPISNY PRZEZ KIEROWNIK OŚRODK CERTYFIKCJI I DYREKTOR IMBiGS, 10 OŚRODEK CERTYFIKCJI DZIŁ CS - NDZÓR Rys. 1. Schemat blokowy procedury certyfikacji systemów zarządzania 3

4 3.3 Rejestracja wniosku Po stwierdzeniu kompletności dokumentacji oraz po potwierdzeniu wniesienia przez Wnioskodawcę opłaty wstępnej Ośrodek Certyfikacji rejestruje wniosek, przygotowuje umowę o przeprowadzenie procesu certyfikacji i przekazuje ją Wnioskodawcy. Koszty postępowania certyfikacyjnego ustalane są według cennika opłat za certyfikację obowiązującego w Ośrodku Certyfikacji. Szczegóły określenia kosztów oraz sposób ich regulowania zawarto w cenniku udostępnianym klientowi przed złożeniem wniosku. 3.4 Przeprowadzenie auditu systemu zarządzania Celem auditu jest sprawdzenie funkcjonowania elementów systemu zarządzania wymienionych w dokumentach odniesienia. udit przeprowadza się zgodnie z odpowiednimi wymaganiami normy PN-EN ISO/IEC Po podpisaniu przez Wnioskodawcę umowy o przeprowadzenie procesu certyfikacji Ośrodek Certyfikacji powołuje zespół auditujący, a jeśli to niezbędne także ekspertów. Listę zespołu auditującego przekazuje się Wnioskodawcy wraz z informacją o możliwości zgłoszenia uzasadnionego sprzeciwu wobec konkretnej osoby lub całego zespołu. W uzgodnionym z Wnioskodawcą terminie zespół auditujący przeprowadza audit systemu zarządzania Wnioskodawcy w obszarze objętym wnioskiem. Jeden egzemplarz Raportu z auditu Ośrodek przekazuje niezwłocznie auditowanej organizacji. W przypadku pozytywnego wyniku auditu Ośrodek kieruje dokumenty na posiedzenie Komitetu Technicznego. Jeżeli wynik auditu jest negatywny Ośrodek Certyfikacji IMBiGS uzgadnia z Wnioskodawcą dalszy tryb postępowania, w tym ewentualnie przeprowadzenie odpowiednich działań korygujących. Ośrodek Certyfikacji poinformuje Wnioskodawcę o formie oceny skuteczności podjętych działań korygujących. Decyzję w tym zakresie podejmuje Kierownik Ośrodka Certyfikacji. W przypadku nie przeprowadzenia przez Wnioskodawcę skutecznych działań korygujących w uzgodnionych obustronnie terminach, proces certyfikacji zostaje przerwany po upływie trzech miesięcy od uzgodnionego terminu. 3.5 Wydanie Orzeczenia Komitet Techniczny na podstawie całości materiałów zgromadzonych w trakcie postępowania certyfikacyjnego i wniosku zaprezentowanego przez auditora wiodącego opiniuje dokumentację wniosku i wydaje w tej sprawie orzeczenie. 3.6 Podjęcie decyzji dotyczącej przyznania certyfikatu Kierownik Ośrodka Certyfikacji podejmuje decyzję dotyczącą udzielenia certyfikacji biorąc pod uwagę orzeczenie Komitetu Technicznego, informacje zebrane podczas procesu certyfikacji oraz ocenę auditora. Decyzję odmowy udzielenia certyfikacji Wnioskodawca otrzymuje wraz z uzasadnieniem. 3.7 Podpisanie umowy dotyczącej stosowania certyfikatu W przypadku pozytywnej decyzji dotyczącej przyznania certyfikacji Ośrodek Certyfikacji przygotowuje umowę o stosowaniu certyfikatu, w której określone są między innymi: zasady posługiwania się certyfikatem, częstość auditów w trakcie nadzoru, zobowiązania finansowe związane z nadzorem oraz prawem do posługiwania się certyfikatem, zasady i tryb rozszerzania, zawieszania i cofania certyfikacji, inne ustalenia konieczne do sprawowania skutecznego nadzoru przez Ośrodek Certyfikacji. 3.8 Wydanie certyfikatu Wnioskodawca otrzymuje dwa egzemplarze certyfikatu po podpisaniu umowy o stosowaniu certyfikatu oraz uregulowaniu kosztów postępowania certyfikacyjnego. Forma przekazania certyfikatu uzgadniana jest indywidualnie. 4

5 3.9 Nadzór Ośrodek Certyfikacji sprawuje nadzór nad prawidłowym stosowaniem certyfikatu przez jego Posiadacza i dokonuje oceny w celu upewnienia się, że organizacja, której system zarządzania został certyfikowany, w dalszym ciągu spełnia wymagania stawiane przy certyfikacji. Planowe audity kontrolne przeprowadzane w ramach nadzoru odbywają się z częstotliwością określoną w umowie o stosowaniu certyfikatu. W przypadkach, gdy zachodzi wątpliwość odnośnie spełnienia warunków stosowania certyfikatu przez jego Posiadacza, na wniosek jednej ze stron audity kontrolne mogą być przeprowadzane częściej. Posiadacz Certyfikatu może stosować certyfikat wyłącznie w sposób zgodny z zawartą umową o jego stosowaniu. W przypadku wykrycia niezgodności Ośrodek Certyfikacji może podjąć decyzję o przeprowadzeniu przez Posiadacza Certyfikatu odpowiednich działań korygujących. 4 POZOSTŁE INFORMCJE 4.1 Przedłużenie ważności certyfikacji Proces przedłużenia ważności certyfikacji (ponownej oceny) następuje na podstawie wniosku złożonego przez Posiadacza Certyfikatu przynajmniej na 3 miesiące przed upływem ważności certyfikatu. Tryb rozpatrywania wniosku i postępowania certyfikacyjnego jest identyczny z trybem przyjmowania wniosku po raz pierwszy, zbliżona jest także kalkulacja kosztów. udit ponownej oceny odbywa się w terminie umożliwiającym zachowanie ciągłości istniejącej certyfikacji. 4.2 Rozszerzenie posiadanego zakresu certyfikacji Posiadacz Certyfikatu może wystąpić o rozszerzenie zakresu certyfikacji, co wymaga złożenia wniosku wraz z niezbędnymi załącznikami w Ośrodku Certyfikacji. Na tej podstawie Kierownik Ośrodka Certyfikacji podejmuje decyzję o trybie postępowania dla rozszerzenia zakresu certyfikacji. 4.3 Zawieszenie lub cofnięcie certyfikacji W przypadku nie respektowania przez Posiadacza Certyfikatu warunków określonych w umowie o stosowaniu certyfikatu oraz wymagań normy odniesienia możliwe jest zawieszenie bądź cofnięcie certyfikacji. Certyfikacja może zostać cofnięta także na wniosek Posiadacza Certyfikatu. Szczegółowy tryb postępowania zawierają stosowne procedury Ośrodka Certyfikacji. Decyzję o zawieszeniu lub cofnięciu certyfikacji podejmuje Kierownik Ośrodka Certyfikacji. Decyzja Ośrodka Certyfikacji jest przekazywana na piśmie z uzasadnieniem. Po zawieszeniu lub cofnięciu certyfikacji jego Posiadacz nie może powoływać się na certyfikat. 4.4 Odwołania od decyzji Ośrodka Certyfikacji Od każdej decyzji Ośrodka Certyfikacji Wnioskodawca lub Posiadacz Certyfikatu może odwołać się do Dyrektora Instytutu zgodnie z obowiązującą w IMBiGS procedurą odwołań i reklamacji. Odwołanie powinno być złożone w ciągu 14 dni od dnia otrzymania decyzji Ośrodka Certyfikacji. 5 POUFNOŚĆ Ośrodek Certyfikacji deklaruje zachowanie poufności wszelkich informacji udostępnionych w trakcie postępowania związanego z certyfikacją systemu zarządzania. 5