Uniwersytet Medyczny im. Karola Marcinkowskiego w Poznaniu

Transkrypt

1 Uniwersytet Medyczny im. Karola Marcinkowskiego w Poznaniu DOP -139/10 Zarządzenie Nr 45/10 Rektora Uniwersytetu Medycznego im. Karola Marcinkowskiego w Poznaniu z dnia 13 lipca 2010 roku w sprawie ustalenia regulaminów udzielania zamówień oraz regulaminu pracy komisji przetargowych Działając na podstawie art.19 i następne ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz.U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759). 1 Ustalam: 1) Regulamin stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, w brzmieniu ustalonym w załączniku nr 1 do niniejszego zarządzenia, 2) Regulamin udzielania zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane o wartości nieprzekraczającej równowartość kwoty euro, w brzmieniu ustalonym w załączniku nr 2 do niniejszego zarządzenia, 3) Regulamin pracy komisji przetargowych UMP, w brzmieniu ustalonym w załączniku nr 3 do niniejszego zarządzenia. 2 Wykonanie zarządzenia powierzam Kanclerzowi. 3 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Jednocześnie traci moc zarządzenie Nr 30/2007 Rektora Uniwersytetu Medycznego w Poznaniu z dnia 11 lipca 2007 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji i regulaminów regulujących gospodarkę finansową w Uniwersytecie Medycznym im. Karola Marcinkowskiego w Poznaniu w części ustalającej Regulamin stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulamin pracy Komisji Przetargowych. Re k t o r prof. dr hab. Jacek Wysocki

2 Załącznik nr 1 do zarządzenia Rektora nr 45/10 z dnia r. Regulamin stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych 1 Regulamin niniejszy określa zasady i tryb postępowania przy udzielaniu przez Uniwersytet Medyczny im. Karola Marcinkowskiego w Poznaniu zamówień publicznych na dostawy towarów, realizację robót budowlanych i wykonywanie usług podlegających przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (t.j.dz.u. z 2010r. Nr 113, poz.759). 2 1.Zadania organizacyjno-techniczne związane z zamówieniami publicznymi oraz prowadzenie rejestru zamówień publicznych realizuje Dział Zamówień Publicznych. 2.Nadzór nad Działem Zamówień Publicznych sprawuje Zastępca Kanclerza Dyrektor ds. Eksploatacyjnych. 3 Podstawowym dokumentem postępowania przy udzielaniu zamówienia publicznego jest Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia. 4 Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia przygotowuje Dział Zamówień Publicznych w oparciu o opracowane przez Działy: Techniczny, Inwestycji, Obsługi Funduszy Strukturalnych, Informatyki, Zaopatrzenia, Aparatury oraz Administracyjno-Gospodarczy lub w szczególnie uzasadnionych przypadkach inne jednostki organizacyjne UMP, wnioski o wszczęcie zamówienia publicznego, których wzory stanowią załączniki nr 1, 2, Wnioski o wszczęcie zamówienia publicznego, po potwierdzeniu przez Kwestora zabezpieczenia środków finansowych na ten cel, zatwierdza Zastępca Kanclerza Dyrektor ds. Eksploatacyjnych w odniesieniu do zamówień o których mowa w 7 ust.1 pkt. 1, 7 i 9 bądź Zastępca Kanclerza Dyrektor ds. Administracyjnych w odniesieniu do zamówień o których mowa w 7 ust.1 pkt.2-6, 8, 10 i Wnioski, o których mowa w ust. 1 nie wymagają asygnaty Kwestora w przypadku robót budowlanych, dostaw i usług ujętych w rocznych planach inwestycji, remontów i modernizacji. 3.Wnioski o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego winny zawierać w szczególności: 1) opis przedmiotu zamówienia w formie pisemnej i elektronicznej, 2) opis odpowiednich części zamówienia, jeżeli dopuszczalne jest składanie ofert częściowych w formie pisemnej i elektronicznej, 3) zatwierdzone kryteria, jeżeli będą zastosowane inne, niż określone w niniejszym regulaminie oraz opis metody/sposobu dokonania oceny ofert, 2

3 4) wartość szacunkową zamówienia (z uwzględnieniem wartości na poszczególne grupy, jeżeli dopuszcza się składanie ofert częściowych), 5) wartość środków finansowych przeznaczonych na realizację zamówienia (z uwzględnieniem wartości na poszczególne grupy, jeżeli dopuszcza się składanie ofert częściowych), 6) termin wykonania zamówienia, 7) informację dotyczącą ewentualnych możliwości zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania, 8) informację dotyczącą udzielenia zamówień uzupełniających, 9) nazwiska, stanowiska służbowe osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami, 10) informację o możliwości unieważnienia postępowania zgodnie z art.93 ust.1a ustawy Prawo zamówień publicznych. 4. Przy wniosku kierownik Działu składa projekt stosownej umowy, zaopiniowany przez Radcę Prawnego Uniwersytetu Medycznego. 5. Dział Zamówień Publicznych przedstawia każdorazowo Specyfikację Istotnych Warunków Zamówień do zatwierdzenia - Zastępcy Kanclerza Dyrektorowi ds. Eksploatacyjnych bądź Zastępcy Kanclerza Dyrektorowi ds. Administracyjnych, zgodnie z podziałem przewidzianym w ust Dział Zamówień Publicznych ogłoszenia o zamówieniu, ze względu na wartość: 1) powyżej euro do równowartości euro dla dostaw i usług i euro dla robót budowlanych publikuje w Biuletynie Zamówień Publicznych, na stronie internetowej UM i na tablicach UM, 2) od równowartości euro dla dostaw i usług, a w przypadku robót budowlanych euro przekazuje Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich, zamieszcza na stronie internetowej UM oraz na tablicach UM. 7.Dział Zamówień Publicznych zabezpiecza i przechowuje oferty oraz protokoły dokumentacji podstawowych czynności w sposób gwarantujący ich nienaruszalność. 6 1.Zarządzeniami Rektora i Kanclerza Uniwersytetu Medycznego im. Karola Marcinkowskiego w Poznaniu powołano stałe Komisje Przetargowe, których zadania określają akty powołania komisji i regulamin pracy tych komisji. 2.W szczególnie uzasadnionych przypadkach Kanclerz Uniwersytetu Medycznego im. Karola Marcinkowskiego w Poznaniu powołuje jednorazowo komisję przetargową określając jej skład oraz kryteria jakimi będzie się kierowała przy wyborze wykonawcy. 7 1.Ustala się kryteria jakimi Komisje Przetargowe będą się kierowały przy wyborze najkorzystniejszej oferty: 1) na roboty budowlane, remontowe i modernizacyjne: 1) cena - 70% 2) technologia wykonania prac (harmonogram), niezawodność stosowanych materiałów - 10% 3) termin wykonania - 20% 3

4 2) na zakupy aparatury medycznej i rzutników: - cena - 100% 3) na zakupy kserokopiarek: 1) cena - 80% 2) koszty eksploatacji - 20% 4) na zakupy materiałów eksploatacyjnych do kserokopiarek i drukarek: - cena - 100% 5) na zakupy komputerów stacjonarnych, monitorów, skanerów i drukarek: 1) cena - 80% 2) gwarancja - 20% 6) na zakupy notebooków: - cena - 100% 7) na zakupy towarów innych niż wymienione w pkt.2-6: 1) cena - 100% 8) na usługi: 1) cena -100% 9) na usługi konserwacji eksploatowanych urządzeń i sieci technicznych: 1) cena - 70 % 2) czas reakcji - 20 % 3) dyspozycyjność - 10 % 10) na roboty związane z usprawnieniem i rozbudową sieci strukturalnej Uczelni: 1) cena - 80% 2) gwarancja - 20 % 11) na roboty budowlane, remontowe i modernizacyjne realizowane przez Dział Inwestycji: 1) cena - 80% 2) gwarancja - 20 % 2. W szczególnie uzasadnionych przypadkach zastosowane mogą być inne kryteria wyboru oferty, za zgodą Rektora w odniesieniu do zamówień realizowanych przez Dział Inwestycji, oraz Kanclerza w odniesieniu do pozostałych. 3. Ustala się wysokość wadium: - przy wartości równej i powyżej euro dla dostaw i usług, a w przypadku robót budowlanych euro - 1,5 % - przy wartości mniejszej niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art.11 ust.8 wysokość wadium, w każdym przypadku odrębnie, ustala właściwy zastępca Kanclerza. 4. Ustala się wysokość pobieranego zabezpieczenia należytego wykonania umowy: 1) dla robót budowlanych: a) powyżej euro - 3 % b) powyżej euro - 2 % 2) dla dostaw lub usług powyżej euro - 2 % 3) dla umów mających zostać zawartych na okres dłuższy niż 4 lata, z wyjątkiem umów, o których mowa w art.142 ust.4 i art.143 Prawa zamówień publicznych - 2%. 4) przy wartości mniejszej niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art.11 ust.8 wysokość pobieranego zabezpieczenia, w każdym przypadku odrębnie ustala właściwy zastępca Kanclerza. 4

5 8 Wyboru najkorzystniejszej oferty dokonuje: a/ Rektor w odniesieniu do wszystkich zamówień realizowanych przez Dział Inwestycji oraz w każdym przypadku gdy wartość zamówienia wynosi co najmniej euro dla dostaw i usług oraz euro dla robót budowlanych. W tym zakresie, w oparciu o szczególne upoważnienie Rektora, działać może Prorektor albo Kanclerz, nie będący członkiem komisji przedstawiającej najkorzystniejszą ofertę, b/ Kanclerz - gdy wartość wybranej oferty nie przekracza euro dla dostaw i usług oraz euro dla robót budowlanych. 9 Decyzję o wyborze odpowiedniej procedury określonej ustawą Prawo zamówień publicznych przy dostawach, usługach i robotach budowlanych podejmuje Zastępca Kanclerza Dyrektor ds. Eksploatacyjnych, bądź Zastępca Kanclerza Dyrektor ds. Administracyjnych, zgodnie z podziałem przewidzianym w 5 ust Kierownicy jednostek organizacyjnych Uniwersytetu składają zapotrzebowanie na dany rok kalendarzowy do: 1. Działu Aparatury: -na aparaturę, sprzęt medyczny i sprzęt komputerowy na druku, którego wzór stanowi załącznik nr 4 do niniejszego regulaminu, w terminie do dnia 15 marca, 15 maja oraz 30 września br. 2.Działu Zaopatrzenia: -na towary i usługi niezbędne dla realizacji procesu dydaktycznego i badań naukowych na druku, którego wzór stanowi załącznik nr 5 do niniejszego regulaminu, w terminie jak w ust Działu Administracyjno - Gospodarczego: -na usługi związane z eksploatacją i użytkowaniem pomieszczeń, utrzymaniem higieny i bezpieczeństwa pracy oraz związane z tokiem studiów i uroczystościami akademickimi na druku stanowiącym załącznik nr 6 do niniejszego regulaminu, w terminie do 30 listopada. 4. Działu Technicznego: -na roboty budowlane, remontowe i modernizacyjne pomieszczeń na druku stanowiącym załącznik nr 7 do niniejszego regulaminu, w terminie do 30 listopada. 5. Działu Informatyki: -na roboty związane z usprawnieniem i rozbudową sieci strukturalnej Uczelni na druku stanowiącym załącznik nr 8, w terminie do 30 listopada. 11 Jednostki, o których mowa w 10 po zebraniu zapotrzebowań (plany zakupów, remontów) i określeniu ich kosztów opracowują plany dostaw, usług i robót budowlanych i przekazują je, po uzyskaniu opinii Kwestora, Kanclerzowi. 5

6 12 Niedopuszczalne jest dzielenie zamówienia na części oraz zaniżanie ich wartości w celu ominięcia przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem mają zastosowanie przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych. 2. Gdy wartość wskazana w niniejszym regulaminie wynika z przepisów Prawa zamówień publicznych lub aktów wykonawczych, w każdym przypadku zmiany tych wartości w Prawie zamówień publicznych lub aktach wykonawczych, odpowiedniej zmianie ulegają też wartości przyjęte w niniejszym regulaminie. data podpis 6

7 Załącznik nr 1 WNIOSEK o wszczęcie zamówienia publicznego na robotę budowlaną Wnioskujący... (jednostka organizacyjna UMP) 1. Wnioskuję o uruchomienie procedury przetargowej w trybie zgodnie z art.... pkt.... ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. Nr 113/2010 r., poz. 759). 2. Przedmiot zamówienia Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik do niniejszego wniosku wraz z wersją elektroniczną, która stanowić będzie załącznik do SIWZ Miejsce inwestycji: Wartość zamówienia ustalona została na kwotę:...zł netto, co stanowi równowartość... euro. Ustalenia wartości zamówienia dokonano w dniu... na podstawie: kosztorysów inwestorskich / inne*... Osoba/osoby* dokonująca ustalenia wartości zamówienia: Dopuszcza się składanie ofert wariantowych: tak / nie*. 7. Dopuszcza się dokonanie zmian zawartej umowy: tak / nie* - w zakresie:.. 8. Przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: tak / nie*. 9. Wartość środków przeznaczonych na realizację zamówienia:... zł brutto (potwierdzenie Kwestury UM): - Plan poz..../ Poza planem* - Płatne ze środków:... - Płatne ze środków UE (nazwa projektu/programu/wniosek opatrzony logo projektu): Nomenklatura (Wspólny Słownik Zamówień CPV): Przedmiot główny: nr.. Dodatkowe przedmioty: nr. 11. Termin wykonania zamówienia Osoba uprawniona do porozumiewania się z wykonawcami w zakresie przedmiotu zamówienia:...tel. służbowy/komórkowy:...fax: 13. Osoby wyznaczone do nadzoru, przy etapie realizacji prac: Miejsce ogłoszenia przedmiotu zamówienia: strona internetowa UM, BZP, tablice UM, DUUE*. 15. Termin składania ofert... dni. 16. Kryteria oceny ofert: zgodne z regulaminem UM / inne... (w załączeniu zatwierdzone kryteria oraz opis metody/sposobu przyznawania punktów)* 17. Inne wymagania:... Załączniki: Data 1. Zakres prac + wersja elektroniczna 2. Zestawienie kosztorysów 3. Kosztorysy ślepe + wersja elektroniczna 4. Projekt umowy (zaakceptowany przez Radcę Prawnego UM) sporządził Zatwierdzam: Data Kierownik jednostki organizacyjnej *- niepotrzebne skreślić 7

8 Załącznik nr 2 WNIOSEK o wszczęcie zamówienia publicznego na dostawę Wnioskujący... (jednostka organizacyjna UM) 1. Wnioskuję o uruchomienie procedury przetargowej w trybie zgodnie z art.... pkt.... ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. Nr 113/2010 r., poz. 759). 2. Przedmiot zamówienia (z podziałem na grupy):. 3. Istotne parametry techniczne wraz z wersją elektroniczną, która stanowić będzie załącznik do SIWZ Miejsce przeznaczenia przedmiotu zamówienia (z podziałem na grupy): Wartość zamówienia ustalona została na kwotę:...zł netto (z podziałem na grupy), co stanowi równowartość... euro (z podziałem na grupy).ustalenia wartości zamówienia dokonano w dniu... na podstawie: rozeznania rynku/ inne*... Osoba/osoby* dokonująca ustalenia wartości zamówienia: Dopuszcza się składanie ofert częściowych( z podziałem na grupy): tak / nie*. 7. Dopuszcza się składanie ofert równoważnych: tak / nie* Wykonawca zobowiązany jest do wykazania równoważności poprzez: Dopuszcza się składanie ofert wariantowych: tak / nie*. 9. Dopuszcza się dokonanie zmian zawartej umowy: tak / nie* - w zakresie: Przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: tak / nie*. 11. Wartość środków przeznaczonych na realizację zamówienia:... zł brutto (z podziałem na grupy) - potwierdzenie Kwestury UM: - Plan poz..../ Poza planem* - Płatne ze środków:... - Płatne ze środków UE (nazwa projektu/programu/wniosek opatrzony logo projektu): Nomenklatura - Wspólny Słownik Zamówień CPV (z podziałem na grupy): Przedmiot główny: nr.. Dodatkowe przedmioty: nr Termin realizacji zamówienia (z podziałem na grupy): Osoba uprawniona do porozumiewania się z wykonawcami w zakresie przedmiotu zamówienia:...tel. służbowy/komórkowy:...fax: 15. Miejsce ogłoszenia przedmiotu zamówienia: strona internetowa UM, BZP, tablice UM, DUUE*. 16. Termin składania ofert... dni. 17. Wymagany protokół z uruchomienia i przekazania do eksploatacji: tak / nie*. 18. Kryteria oceny ofert: zgodne z regulaminem UM / inne..(w załączeniu zatwierdzone kryteria oraz opis metody/sposobu przyznawania punktów)* 19. Inne wymagania: Załączniki: Data 1. Parametry techniczne + wersja elektroniczna 2. Projekt umowy (zaakceptowany przez Radcę Prawnego UM) 3... sporządził Zatwierdzam: Data Kierownik jednostki organizacyjnej *- niepotrzebne skreślić 8

9 Załącznik nr 3 WNIOSEK o wszczęcie zamówienia publicznego na usługę Wnioskujący... (jednostka organizacyjna UM) 1. Wnioskuję o uruchomienie procedury przetargowej w trybie zgodnie z art.... pkt.... ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. Nr 113/2010 r., poz. 759). 2. Przedmiot zamówienia (z podziałem na grupy):. 3. Istotne wymagania w zakresie usługi wraz z wersją elektroniczną, która stanowić będzie załącznik do SIWZ: Miejsce wykonania usługi: (z podziałem na grupy):.. 5. Wartość zamówienia ustalona została na kwotę:... zł netto (z podziałem na grupy) co stanowi równowartość...euro (z podziałem na grupy): Ustalenia wartości zamówienia dokonano w dniu... na podstawie... Osoba/osoby* dokonująca ustalenia wartości zamówienia: Dopuszcza się składanie ofert częściowych (z podziałem na grupy): (tak / nie)*. 7. Dopuszcza się składanie ofert wariantowych (tak / nie)*. 8. Dopuszcza się dokonanie zmian zawartej umowy: tak / nie* - w zakresie:.. 9. Przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: tak / nie*. 10. Wartość środków przeznaczonych na realizację zamówienia:... zł brutto (z podziałem na grupy) - potwierdzenie Kwestury UM: - Plan poz..../poza planem* - Płatne ze środków:... - Płatne ze środków UE (nazwa projektu/programu/wniosek opatrzony logo projektu): Nomenklatura - Wspólny Słownik Zamówień CPV (z podziałem na grupy): Przedmiot główny: nr.. Dodatkowe przedmioty: nr. 12. Termin wykonania zamówienia ( z podziałem na grupy). 13. Osoba uprawniona do porozumiewania się z wykonawcami w zakresie przedmiotu zamówienia:...tel. służbowy/komórkowy:...fax: 14. Osoby wyznaczone do nadzoru, przy etapie realizacji usługi: Miejsce ogłoszenia przedmiotu zamówienia: strona internetowa UM, BZP, tablice UM, DUUE*. 16. Termin składania ofert... dni. 17. Kryteria oceny ofert: zgodne z regulaminem UM / inne..(w załączeniu zatwierdzone kryteria oraz opis metody/sposobu dokonania oceny ofert)* 18. Inne wymagania:... Załączniki: Data 1. Zakres prac + wersja elektroniczna 2. Projekt umowy (zaakceptowany przez Radcę Prawnego UM) 3.. sporządził Zatwierdzam: Data Kierownik jednostki organizacyjnej *- niepotrzebne skreślić 9

10 Załącznik nr 4 Poznań, dnia... Jednostka organizacyjna Dział Aparatury Uniwersytetu Medycznego im. Karola Marcinkowskiego w Poznaniu Składam zapotrzebowanie na aparaturę, sprzęt medyczny, urządzenia, sprzęt komputerowy oraz usługi serwisowe niezbędne do realizacji procesu dydaktycznego i badań naukowych w roku Wymienione potrzeby będą płatne z:... Kierownik Jednostki Organizacyjnej...

11 Załącznik nr 5 Poznań, dnia... Jednostka organizacyjna Dział Zaopatrzenia Uniwersytetu Medycznego im. Karola Marcinkowskiego w Poznaniu Składam zapotrzebowanie na zakup towarów, materiałów eksploatacyjnych i innych niezbędnych do realizacji procesu dydaktycznego oraz badań naukowych w roku.... Wymienione potrzeby będą płatne z:... Kierownik Jednostki Organizacyjnej...

12 Załącznik nr 6 Poznań, dnia... Jednostka organizacyjna Dział Administracyjno-Gospodarczy Uniwersytetu Medycznego im. Karola Marcinkowskiego w Poznaniu Składam zapotrzebowanie na usługi związane z eksploatacją i użytkowaniem pomieszczeń, utrzymaniem higieny i bezpieczeństwem pracy oraz związane z tokiem studiów i uroczystościami akademickimi w roku.... Wymienione potrzeby będą płatne z:... Kierownik Jednostki Organizacyjnej...

13 Załącznik nr 7 Poznań, dnia... Jednostka organizacyjna Dział Techniczny Uniwersytetu Medycznego im. Karola Marcinkowskiego w Poznaniu Składam zapotrzebowanie na roboty budowlane i remontowe pomieszczeń związane z koniecznością usprawnienia prowadzenia działalności dydaktycznej i badawczej w roku.... Zakres prac obejmuje: Wymienione potrzeby będą płatne z: Kierownik Jednostki Organizacyjnej...

14 Załącznik nr 8 Poznań, dnia... Jednostka organizacyjna Dział Informatyki Uniwersytetu Medycznego im. Karola Marcinkowskiego w Poznaniu Składam zapotrzebowanie na roboty związane z usprawnieniem i rozbudową lokalnej sieci komputerowej w pomieszczeniach kierowanej przeze mnie jednostki organizacyjnej Uczelni w roku.... Zakres prac obejmuje: Wymienione potrzeby będą płatne z:... Kierownik Jednostki Organizacyjnej...

15 Załącznik nr 2 do zarządzenia Rektora nr 45/10 z dnia r. Regulamin udzielania zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane o wartości nieprzekraczającej równowartości kwoty euro Postanowienia ogólne 1 1. Niniejszy Regulamin określa zasady i tryb udzielania zamówień na dostawy, usługi i wykonywanie robót budowlanych, do których, nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, zgodnie z art. 4 pkt. 8 tej ustawy. 2. Zamawiającym w rozumieniu niniejszego Regulaminu są Działy uprawnione do składania zamówień zgodnie z postanowieniami Regulaminu stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych. 3. Wnioskodawcą w rozumieniu Regulaminu jest kierownik jednostki organizacyjnej Uczelni albo kierownik pracy badawczej. 4. Postępowania o udzielenie zamówienia mają zapewnić zamawiającemu dokonanie wyboru najkorzystniejszej oferty. Tryb udzielania zamówień Ustala się następujące tryby udzielenia zamówienia: 1. Dla zamówień o wartości szacunkowej do kwoty nieprzekraczającej równowartości 2600 euro - rozeznanie cenowe. 2. Dla zamówień o wartości szacunkowej powyżej kwoty 2600 euro do kwoty nieprzekraczającej równowartości euro - zapytanie ofertowe. 3. Dla zamówień o charakterze nieprzewidywalnym typu: awarie stosuje się zasady dotyczące trybu rozeznania cenowego. Procedura udzielania zamówienia o wartości szacunkowej do kwoty nieprzekraczającej równowartości 2600 euro Rozeznanie cenowe 3 1. Podstawą dokonania zakupu dostaw, usług i wykonywania robót budowlanych jest zapotrzebowanie jednostki organizacyjnej Uczelni albo kierownika pracy badawczej. 2. Zapotrzebowanie zaakceptowane przez kierownika jednostki organizacyjnej lub osobę upoważnioną jest podstawą do przeprowadzenia rozeznania cenowego w formie sondażu telefonicznego, internetowego lub pisemnego, np. fax oraz na podstawie wszelkich możliwych źródeł informacji np. aktualnych katalogów cenowych. 2

16 3. Z rozeznania cenowego w dowolnie wybranej formie sporządza się notatkę służbową i przedstawia do Kwestury celem zabezpieczenia środków finansowych. 4. Cała dokumentacja z podjętych czynności tj. zapotrzebowanie wraz z notatką służbową i potwierdzeniem Kwestury zostaje przekazane właściwemu Zastępcy Kanclerza, do zatwierdzenia proponowanego trybu. 5. Zamówienia udziela się w formie zlecenia. 6. Cała dokumentacja z postępowania o udzielenie zamówienia przechowywana jest w Dziale, który odpowiedzialny jest za realizację zamówienia oraz archiwizację dokumentacji. Procedura udzielania zamówienia o wartości szacunkowej powyżej 2600 euro do kwoty nieprzekraczającej równowartości euro Zapytanie ofertowe 4 1. Podstawą dokonania zakupu dostaw, usług i wykonywania robót budowlanych jest zapotrzebowanie jednostki organizacyjnej Uczelni. 2. Zapotrzebowanie zaakceptowane przez Kierownika jednostki organizacyjnej lub osobę upoważnioną jest podstawą do wszczęcia postępowania w trybie zapytania ofertowego. 3. Po ustaleniu wartości zamówienia (sondaż telefoniczny, internetowy, aktualne katalogi) zapotrzebowanie przedkłada się do Kwestury celem zabezpieczenia środków finansowych. 4. Potwierdzenie przez Kwesturę zapotrzebowania zostaje przekazane właściwemu Zastępcy Kanclerza, do zatwierdzenia proponowanego trybu. 5. Udzielenie zamówienia w trybie zapytania ofertowego następuje poprzez zaproszenie do składania ofert takiej liczby wykonawców, która zapewni konkurencję i wybór najkorzystniejszej oferty, jednakże nie mniejszej niż dwóch. Wzór zaproszenia stanowi załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu. 6. Wykonawcy składają ofertę na druku ofertowym (załącznik nr 2). 7. Dopuszcza się prowadzenie negocjacji z wykonawcą. 8. Z zapytania ofertowego sporządza się protokół (załącznik nr 3). 9. Zamówienia udziela się wykonawcy, który zaoferował najniższą cenę i spełnił wymagania zamawiającego określone w zaproszeniu. 10. Zamówienia udziela się w formie umowy. 11. Cała dokumentacja z postępowania o udzielenie zamówienia przechowywana jest w Dziale, który odpowiedzialny jest za realizację zamówienia oraz archiwizację dokumentacji. Zakończenie postępowania o udzielenie zamówienia 5 Zakończenie postępowania w sprawie udzielenia zamówienia następuje z dniem: 1/zawarcia umowy z wykonawcą, któremu udzielono zamówienia lub udzielenia zamówienia w formie zlecenia, 2/podjęcia przez Kanclerza lub jego właściwego Zastępcę decyzji w sprawie zamknięcia przez zamawiającego postępowania bez wybrania którejkolwiek z ofert, 3/podjęcia przez Kanclerza lub jego właściwego Zastępcę decyzji w sprawie unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli: a)nie złożono żadnej oferty,

17 b)cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Postanowienia końcowe 6 1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego. 2. Ilekroć w niniejszym regulaminie mowa jest o kwotach podanych w euro, należy przez to rozumieć kurs euro według aktualnego Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych. 3. Zmiany do Regulaminu wprowadzane są w trybie właściwym dla jego uchwalenia. 4. Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania.... data podpis

18 Załącznik nr1 ZAPROSZENIE.., dnia. Dział Uniwersytetu Medycznego im. K. Marcinkowskiego w Poznaniu zaprasza:..... Do złożenia oferty na roboty budowlane dostawy usługi 1. Przedmiot zamówienia: 2. Wymagany termin realizacji Termin złożenia oferty Miejsce złożenia oferty Oferty należy złożyć na formularzu ofertowym załączonym do zaproszenia wraz z wymaganym załącznikiem. 6. W przypadku robót budowlanych należy również wypełnić załączony kosztorys ślepy. Potwierdzam odbiór... Podpis osoby uprawnionej Podpis

19 Załącznik nr 2.., dnia. FORMULARZ OFERTY 1. Nazwa i adres WYKONAWCY Nazwa:... Adres: NIP: REGON: Nr Rachunku Bankowego:. 2. Oferuje wykonanie przedmiotu zamówienia : Cena netto:..zł. Podatek VAT:...zł. Cenę brutto:...zł. Słownie brutto:..zł. 3. Oświadczam, że zapoznałem się z opisem przedmiotu zamówienia i nie wnoszę do niego zastrzeżeń. 4. Oświadczam, że spełniam warunki określone przez Zamawiającego. 5. Załącznikami do niniejszej oferty są: - aktualny wpis do ewidencji działalności gospodarczej lub KRS - wypełniony kosztorys ślepy * dn.... * Dotyczy robót budowlanych... (podpis osoby uprawnionej)

20 PROTOKÓŁ Załącznik nr 3 Z wyboru wykonawcy przy udzielaniu zamówień nie objętych zakresem stosowania Ustawy PZP art. 4 pkt. 8 w trybie zapytania ofertowego (przetarg pisemny zgodnie z ustawą z dnia Kodeks Cywilny Dz. U. z 1964 Nr 16 poz. 93 z późniejszymi zmianami) 1. Rodzaj zamówienia usługa dostawa roboty budowlane 2. Przedmiot zamówienia 3. Do udziału w postępowaniu zaproszono niżej wymienionych wykonawców: 4. Złożono następującą ofertę: Lp. Nazwa i adres wykonawcy Cena brutto Cena netto Uwagi Po analizie złożonych ofert wybrano najkorzystniejszą ofertę:.. 6. Uzasadnienie wyboru oferty najkorzystniejszej Zatwierdzam: Podpisy:..... (data i podpis)

21 Załącznik nr 3 do zarządzenia Rektora nr 45/10 z dnia r. Regulamin pracy Komisji Przetargowych 1 Postanowienia ogólne 1. Niniejszy regulamin określa szczegółowy zakres organizacji pracy Komisji Przetargowych zwanych dalej Komisjami wraz z zasadami współdziałania Komisji z władzami Uniwersytetu w trakcie całego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 2. Komisja ds. Inwestycji została powołana przez Rektora Uniwersytetu Medycznego im. Karola Marcinkowskiego w Poznaniu, pozostałe Komisje powołane zostały przez Kanclerza. 3. Komisje rozpoczynają działalność z dniem powołania. 4. Komisje obowiązują przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. (t. j. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz.759) /zwanej dalej Ustawą/ oraz przepisy aktów wykonawczych wydanych na podstawie tej ustawy oraz postanowień niniejszego regulaminu. 2 Zadania Komisji 1. Pracami Komisji Przetargowej kieruje przewodniczący, a w razie jego nieobecności zastępca przewodniczącego. 2. Postanowienia Komisji są ważne jeśli w jej pracach bierze udział przynajmniej połowa składu Komisji przy udziale przewodniczącego lub zastępcy przewodniczącego. 3. W przypadku gdy obecność przewodniczącego i jego zastępcy nie jest możliwa, Rektor albo Kanclerz wyznacza osobę do przewodniczenia pracami komisji. 4. Do zadań Komisji należy: 1) zapoznanie się ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia, 2) publiczne otwarcie ofert i sporządzenie odpowiedniego protokółu, 3) ocena spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu, 4) przedstawienie propozycji wykluczenia wykonawcy, 5) badanie i ocena ofert, 6) wzywanie wykonawców do uzupełnienia w wyznaczonym terminie dokumentów lub oświadczeń potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu, 7) wzywanie do złożenia wyjaśnień dotyczących oświadczeń lub dokumentów ww., 8) poprawianie w tekście oferty omyłek pisarskich oraz omyłek rachunkowych, 9) przedstawienie propozycji odrzucenia oferty, 10) wskazanie oferty najkorzystniejszej, 11) sporządzanie protokółów postępowania,

22 12) w przypadku nie podpisania umowy przez wykonawcę, którego oferta została wybrana zaproponowanie wyboru innej oferty spośród pozostałych ofert uznanych za ważne, 13) analiza złożonych odwołań i przygotowywanie projektów ich rozstrzygnięcia, 14) wystąpienie z wnioskiem o unieważnienie postępowania. 3 Otwarcie ofert (część jawna) 1. Komisja dokonuje publicznego otwarcia ofert w siedzibie Uniwersytetu w terminie określonym w ogłoszeniu oraz w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 2. W ramach działania Komisji ds. Inwestycji w otwarciu ofert uczestniczą minimum trzy osoby, Kierownik Działu Inwestycji lub osoba go zastępująca, wyznaczony pracownik Działu Zamówień Publicznych oraz co najmniej jeden przedstawiciel Komisji wyznaczony przez jej Przewodniczącego. 3. Bezpośrednio przed otwarciem ofert Komisja podaje kwotę, jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. 4. Przed otwarciem ofert przewodniczący Komisji sprawdza i przedstawia obecnym stan zabezpieczenia ofert. 5. Przewodniczący Komisji ogłasza nazwy wykonawców, których oferty zostały uznane za nieważne z powodu zbyt późnego nadesłania. 6. Przewodniczący otwiera oferty w kolejności ich składania przypisując im kolejny numer. 7. Po otwarciu każdej z ofert przewodniczący Komisji ogłosi: 1) nazwę (firmę) oraz adres wykonawcy, 2) cenę oferty, 3) termin wykonania zamówienia, 4) okres gwarancji, 5) warunki płatności. 8. Z powyższych czynności Komisja sporządza zbiorcze zestawienie ofert na druku ZP Przewodniczący ogłasza koniec części jawnej. 4 Ocena ofert (część niejawna) 1. Przewodniczący wyznacza osobę prowadzącą na bieżąco protokół postępowania przetargowego na druku ZP-1 dla zamówień powyżej kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art.11 ust.8 Ustawy oraz na druku ZP-2 dla zamówień poniżej kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art.11 ust.8 Ustawy. 2. Członkowie Komisji wraz z przewodniczącym i zastępcą oraz osoby wskazane w art. 17 Ustawy składają oświadczenia na druku ZP W części niejawnej Komisja dokonuje analizy złożonych ofert i : 1) ocenia ich zgodność z wymaganiami Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, 2) wypełnia druk ZP-17 uwzględniając treść otrzymanych ofert, 3) w przypadku wykluczenia wykonawcy - wypełnia druk ZP-18, w przypadku odrzucenia oferty - wypełnia druk ZP-19,

23 4) po dokładnym zapoznaniu się z treścią ofert członkowie Komisji wypełnią kartę indywidualnej oceny ofert, druk ZP-20, 5) na podstawie indywidualnych ocen (druk ZP-20) wypełni druk ZP Jeżeli zaistnieją przesłanki określone w art. 89 Ustawy Komisja przedstawia propozycję odrzucenia oferty, a w przypadku zaistnienia przesłanek art. 93 Ustawy, Komisja występuje z wnioskiem o unieważnienie przetargu. 5. W przypadku wniesienia odwołania Komisja zawiesza postępowanie do czasu ostatecznego jego rozstrzygnięcia i wypełnia druk ZP Załączniki do protokołów w prowadzonym postępowaniu podpisuje przewodniczący Komisji lub jego zastępca. 7. Niezwłocznie po zakończeniu pracy Komisji, jej przewodniczący przedkłada Rektorowi albo Kanclerzowi protokół postępowania do zatwierdzenia. 5 Postanowienia końcowe 1. W sprawach nie uregulowanych niniejszym regulaminem mają zastosowanie przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych. 2. Traci moc dotychczas stosowany Regulamin Komisji Przetargowych. 3. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania. data.. podpis.