REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH KTÓRYCH WARTOŚĆ SZACUNKOWA NIE PRZEKRACZA RÓWNOWARTOŚCI W ZŁOTYCH KWOTY EURO netto

Transkrypt

1 Załącznik do Zarządzenia Nr 80/2011 Starosty Gołdapskiego z dnia 17 października 2011 roku REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH KTÓRYCH WARTOŚĆ SZACUNKOWA NIE PRZEKRACZA RÓWNOWARTOŚCI W ZŁOTYCH KWOTY EURO netto 1 1. Zamówienia, których wartość szacunkowa netto nie przekracza w skali roku równowartości kwoty euro, mogą być dokonywane na podstawie procedur określonych niniejszym regulaminem z pominięciem poszczególnych trybów wymienionych w ustawie Prawo zamówień publicznych (PZP). 2. Przy ustalaniu wartości szacunkowej zamówienia należy kierować się treścią przepisów art ustawy PZP. 3. Niedopuszczalne jest dzielenie zamówienia na części lub zaniżanie jego wartości w celu uniknięcia obowiązku stosowania przepisów ustawy PZP. 4. Obowiązkiem pracownika jest bezstronne, obiektywne, staranne i zgodne z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa rozeznanie, zakwalifikowanie oraz przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia. 5. Obowiązkiem pracownika odpowiedzialnego za realizację zamówienia jest dopilnowanie odpowiednio wcześniejszego terminu wszczęcia postępowania tak, aby umożliwić przeprowadzenie procedur zgodnie z zasadami art. 44 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2009r. Nr 157 poz ze zmianami) Ramowe procedury udzielania zamówień publicznych regulowane są w układzie: 1) a)zamówienia o wartości szacunkowej do kwoty złotych brutto. 2) b)zamówienia o wartości szacunkowej powyżej złotych brutto do kwoty złotych brutto. 3) c)zamówienia o wartości szacunkowej powyżej złotych brutto do kwoty złotych brutto. 4) d)zamówienia o wartości szacunkowej powyżej złotych brutto do kwoty progowej określonej art. 4 ust 8 ustawą PZP. 2. W postępowaniach o udzielenie zamówienia powyżej kwoty złotych brutto oferty, oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje zamawiający i wykonawcy przekazują w formie pisemnej, faksem lub drogą elektroniczną o ile Zamawiający nie zastrzegł określonej formy. Oferty, oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje złożone faksem czy w formie elektronicznej muszą być potwierdzone pisemnie w terminie 10 dni lub w drodze elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. 3. Zamówienia dokonywane ze środków Unii Europejskiej zostaną przygotowane w oparciu o odrębne procedury do poszczególnych projektów. 4. Pracownicy Starostwa zobowiązani są do przestrzegania niniejszego Regulaminu. W przypadku działań naruszających Regulamin, stosowane będą przepisy zawarte w Kodeksie Pracy oraz Regulaminie Pracy w Starostwie

2 Powiatowym w Gołdapi, dotyczące odpowiedzialności materialnej pracowników za wyrządzoną szkodę Procedura udzielenia zamówienia o wartości szacunkowej do kwoty złotych brutto: W przypadku, gdy wartość szacunkowa zamówienia nie przekracza kwoty złotych brutto pracownik merytoryczny, odpowiedzialny za realizację danego zamówienia samodzielnie dokonuje wydatkowania środków finansowych, jest jednak zobowiązany do uzyskania faktury lub rachunku potwierdzającego wydatkowanie środków. 2. Procedura udzielenia zamówienia o wartości szacunkowej powyżej złotych brutto do kwoty złotych brutto: 1) W przypadku, gdy wartość szacunkowa zamówienia nie przekracza kwoty 3500 złotych brutto pracownik merytoryczny odpowiedzialny za realizację danego zamówienia samodzielnie dokonuje wydatkowania środków finansowych, jest jednak zobowiązany do: sporządzenia dokumentacji z przeprowadzonego rozeznania cenowego /Wzór formularza Nr 1/ oraz uzyskania faktury lub rachunku potwierdzającego wydatkowanie środków. 2) Dokumentacja z postępowania o zamówienie przechowywana jest w Wydziałach lub u pracowników zatrudnionych na Samodzielnych Stanowiskach, w teczce z zakresu zamówień poniżej kwoty euro. 3. Procedura udzielenia zamówienia o wartości szacunkowej powyżej złotych brutto do kwoty złotych brutto: 1) W przypadku zamówienia o wartości szacunkowej powyżej złotych brutto, a którego wartość szacunkowa nie przekracza kwoty złotych brutto pracownik merytoryczny odpowiedzialny za realizację danego zamówienia składa wniosek do Starosty Gołdapskiego /Wzór formularza Nr 2/ o wyrażenie zgody na realizację zamówienia, a po uzyskaniu zgody, dokonuje realizacji zamówienia. Wydatkując środki finansowe, jest zobowiązany do uzyskania faktury lub rachunku potwierdzającego wydatkowanie środków. 2) Procedura udzielenia zamówienia kolejność działań: a) uzyskanie zaakceptowanego przez Starostę wniosku /Wzór formularza Nr 2/. b) przeprowadzenie rozeznania cenowego w dowolnej formie, u co najmniej trzech wykonawców świadczących dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia poprzez ustalenie ceny, jaką wykonawcy oferują za wykonanie tego zamówienia /Wzór formularza Nr 3/. c) udzielenie zamówienia wykonawcy, który przedstawił najkorzystniejszą ofertę poprzez złożenie zamówienia. 3) Dokumentacja z postępowania o zamówienie przechowywana jest w Wydziałach lub u pracowników zatrudnionych na Samodzielnych Stanowiskach, w teczce z zakresu zamówień poniżej kwoty euro. 4. Procedura udzielenia zamówienia o wartości szacunkowej powyżej złotych brutto do kwoty progowej określonej art. 4 ust 8 ustawą PZP. 1) Pracownik merytoryczny odpowiedzialny za realizację zamówienia o wartości szacunkowej powyżej złotych brutto, a którego wartość szacunkowa nie przekracza równowartości w złotych kwoty euro netto występuje każdorazowo do Starosty Gołdapskiego

3 z wnioskiem o wyrażenie zgody na wydatkowanie środków finansowych. Wniosek /Wzór formularza Nr 4/ musi zawierać: a) opis przedmiotu zamówienia (ilościowo- jakościowy), b) kod numeryczny Wspólnego Słownika Zamówień (CPV), c) termin realizacji przedmiotu zamówienia, d) aktualną wartość przedmiotu zamówienia oszacowaną na podstawie cen rynkowych lub kosztorysu inwestorskiego, e) przeliczenie wartości zamówienia ze złotówek na równowartość wyrażoną w euro, f) wskazanie osoby, która dokonała ustalenia wartości zamówienia wraz z datą, kiedy wartość ta została ustalona. 2) Starosta, po otrzymaniu wniosku wyraża lub nie wyraża zgody na realizację danego zamówienia. 3) Po wyrażeniu zgody przez Starostę na realizację zamówienia pracownik merytoryczny odpowiedzialny za wykonanie danego zamówienia przystępuje do jego realizacji. Niewyrażenie zgody przez Starostę na realizację danego zamówienia powoduje zaniechanie wykonania zamówienia. 4) Procedura udzielenia zamówienia kolejność działań: a) uzyskanie zaakceptowanego przez Starostę wniosku b) /Wzór formularza Nr 4, c) przeprowadzenie pisemnego rozeznania cenowego /Wzór formularza Nr 5/ poprzez zaproszenie do składania ofert wraz z formularzem ofertowym /Wzór formularza Nr 6 i 7/. Zaproszenie do składania ofert winno być skierowane, do co najmniej trzech wykonawców, d) Oferty złożone faksem czy w formie elektronicznej muszą być potwierdzone pisemnie w terminie 10 dni lub w drodze elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. e) udzielenie zamówienia wykonawcy, który zaoferował najkorzystniejszą ofertę poprzez zawarcie umowy pisemnej, określającej warunki realizacji zamówienia. 5) Dokumentacja z postępowania o zamówienie przechowywana jest w Wydziałach lub u pracowników zatrudnionych na Samodzielnych Stanowiskach, w teczce z zakresu zamówień poniżej kwoty euro Wybór najkorzystniejszej oferty następuje na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w opisie przedmiotu zamówienia. Kryteriami oceny ofert są: cena albo cena i inne kryteria odnoszące sie do przedmiotu zamówienia, w szczególności: jakość, funkcjonalność, parametry techniczne, zastosowanie najlepszych dostępnych technologii w zakresie oddziaływania na środowisko, koszty eksploatacji, serwis oraz termin wykonania zamówienia. 2. Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z powodu dwóch lub więcej ofert przedstawiających takie same podsumowanie: ceny i innych kryteriów oceny ofert, zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z najniższą ceną. 3. Jeżeli w postępowaniu, w którym jedynym kryterium oceny ofert jest cena, nie można dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, należy zwrócić się do wykonawców, którzy złożyli te oferty, o złożenie ofert dodatkowych. 4. W przypadku, kiedy żadna z firm zaproszonych do złożenia ofert nie złoży swojej oferty, wówczas Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej reki.

4 5 Do umów zawieranych w sprawach o zamówienia do euro stosuje się przepisy Kodeksu Cywilnego Niniejsze procedury obowiązują w Starostwie Powiatowym w Gołdapi. 2. Za przestrzeganie niniejszych procedur oraz zapoznanie z jego postanowieniami pracowników, odpowiedzialni są Naczelnicy Wydziałów Starostwa oraz pracownicy zatrudnieni na Samodzielnych Stanowiskach. 3. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym regulaminie mają zastosowanie akty prawne regulujące zamówienia publiczne, a w szczególności ustawa.

5 Wzór formularza Nr 1 Do Regulaminu ZP.. (pieczęć zamawiającego) dnia.. Znak sprawy.. Dokumentacja z przeprowadzonego rozpoznania cenowego w sprawie udzielenia zamówienia publicznego o wartości szacunkowej powyżej złotych brutto, a których wartość nie przekracza kwoty zł brutto 1.W celu udzielenia zamówienia publicznego na....., które jest dostawą/usługą/robotą budowlaną *, przeprowadzono rozeznanie cenowe w formie... Wartość szacunkowa zamówienia w złotych wynosi złotych netto ( złotych brutto). Ustalenia wartości szacunkowej zamówienia dokonano w dniu 2. Zgodnie z art. 4 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r., Nr 113, poz. 759 ze zmianami) ustawy nie stosuje się do zamówień publicznych o wartości szacunkowej poniżej euro netto. 3. Dla wskazanego wyżej zamówienia o wartości szacunkowej powyżej złotych brutto, a którego wartość nie przekracza kwoty złotych brutto w dniu 201 r. przeprowadzono rozpoznanie w sprawie ustalenie ceny za wykonanie przedmiotowego zamówienia. Cena końcowa zamówienia zawiera wszystkie koszty zamówienia (transport, przesyłkę, itd.) Rozpoznanie cenowe przeprowadzono ze wskazanymi niżej Wykonawcami, którzy zaoferowali wykonanie zamówienia za podane niżej ceny: LP Nazwa i adres wykonawcy Cena netto Cena brutto Uwagi Rozeznanie cenowe zostało przeprowadzone przez.. (Imię i nazwisko oraz data i podpis) 4. Uzasadnienie wyboru oferty najkorzystniejszej..... (Data i podpis pracownika merytorycznego)..... (Data i podpis Głównego Księgowego) (Data i podpis Starosty Gołdapskiego) *niepotrzebne skreślić

6 Wzór formularza Nr 2 do Regulaminu ZP.. (Wnioskodawca)...dnia... Znak sprawy. WNIOSEK do Starosty Gołdapskiego o wyrażenie zgody na realizację zamówienia o wartości szacunkowej powyżej złotych brutto, a którego wartość szacunkowa nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty złotych brutto 1.Nazwa przedmiotu zamówienia: dostawa, usługa, robota budowlana*.. 2.Termin realizacji zamówienia. 3.Szacunkowa wartość zamówienia: Wartość netto.zł Wartość brutto zł Ustalenia wartości szacunkowej zamówienia dokonano w dniu Osoba dokonująca ustalenia wartości szacunkowej zamówienia. 4.Wspólny Słownik Zamówień (CPV) Osoba odpowiedzialna za realizację przedmiotu zamówienia (Data i podpis pracownika merytorycznego) Wyrażam zgodę/nie wyrażam zgody na przygotowanie i przeprowadzenie procedury zamówienia publicznego zgodnie z art. 4 ust.8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r., Nr 113, poz. 759 ze zmianami)... (Data i podpis Głównego Księgowego) (Data i podpis Starosty Gołdapskiego) * niepotrzebne skreślić

7 Wzór formularza Nr 3 Do Regulaminu ZP.. (pieczęć zamawiającego) dnia.... Znak sprawy.. Dokumentacja z przeprowadzonego rozpoznania cenowego w sprawie udzielenia zamówienia publicznego o wartości szacunkowej powyżej złotych brutto, a których wartość nie przekracza kwoty złotych brutto 1.W celu udzielenia zamówienia publicznego na...., które jest dostawą/usługą/robotą budowlaną *, przeprowadzono rozeznanie cenowe w formie... Wartość szacunkowa zamówienia w złotych wynosi złotych netto ( złotych brutto). CPV Ustalenia wartości szacunkowej zamówienia dokonano w dniu 2. Zgodnie z art. 4 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r., Nr 113, poz. 759 ze zmianami) ustawy nie stosuje się do zamówień publicznych o wartości szacunkowej poniżej euro netto. 3. Dla wskazanego wyżej zamówienia o wartości szacunkowej powyżej złotych brutto, a którego wartość nie przekracza kwoty złotych brutto w dniu 201 r. przeprowadzono rozpoznanie w sprawie ustalenie ceny za wykonanie przedmiotowego zamówienia. Rozpoznanie cenowe przeprowadzono ze wskazanymi niżej Wykonawcami, którzy zaoferowali wykonanie zamówienia za podane niżej ceny. Cena końcowa zamówienia zawiera wszystkie koszty zamówienia (transport, przesyłkę, itd.) LP Nazwa i adres wykonawcy Cena netto Cena brutto Uwagi Rozeznanie cenowe zostało przeprowadzone przez. (Imię i nazwisko oraz data i podpis) 4. Uzasadnienie wyboru oferty najkorzystniejszej... (Data i podpis pracownika merytorycznego)..... (Data i podpis Starosty Gołdapskiego) *niepotrzebne skreślić

8 Wzór formularza Nr 4 do Regulaminu ZP (Wnioskodawca)..dnia... Znak sprawy. WNIOSEK do Starosty Gołdapskiego o wyrażenie zgody na realizację zamówienia o wartości szacunkowej powyżej złotych brutto, a którego wartość szacunkowa nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro netto 1.Nazwa przedmiotu zamówienia: dostawa, usługa, robota budowlana*.. 2.Termin realizacji zamówienia. 3.Szacunkowa wartość zamówienia: Wartość netto.zł Wartość brutto zł Wartość zamówienia netto w przeliczeniu na euro wynosi euro netto. Średni kurs złotego do euro służący do przeliczenia wartości zamówienia przyjęty został zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych - Dz. U. z roku, Nr, poz. i wynosi złotych. Ustalenia wartości zamówienia dokonano w dniu. Osoba dokonująca ustalenia wartości zamówienia.. 4.Wspólny Słownik Zamówień ( CPV).. 5.Osoba odpowiedzialna za realizację przedmiotu zamówienia (Data i podpis pracownika merytorycznego) Wyrażam zgodę/nie wyrażam zgody na przygotowanie i przeprowadzenie procedury zamówienia publicznego zgodnie z art. 4 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r., Nr 113, poz. 759 ze zmianami)... (Data i podpis Głównego Księgowego) (Data i podpis Starosty Gołdapskiego) * niepotrzebne skreślić

9 Wzór formularza Nr 5 Do Regulaminu ZP.. (pieczęć zamawiającego) dnia... Znak sprawy.. Dokumentacja z przeprowadzonego rozpoznania cenowego w sprawie udzielenia zamówienia publicznego o wartości szacunkowej powyżej złotych brutto, a których wartość szacunkowa nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro netto 1.W celu udzielenia zamówienia na.., które jest dostawą/usługą/robotą budowlaną *, przeprowadzono rozeznanie cenowe Wartość szacunkowa zamówienia w złotych wynosi złotych netto ( złotych brutto). CPV 2. Zgodnie z art. 4 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r., Nr 113, poz. 759 ze zmianami) ustawy nie stosuje się do zamówień publicznych o wartości szacunkowej poniżej euro netto. 3. W dniu 201 r. zaproszono do udziału w postępowaniu niżej wymienionych wykonawców poprzez rozesłanie zaproszenia do składania ofert. Lista Wykonawców, do których wysłano zaproszenie do składania ofert: W terminie do dnia 201 r do godz. złożone zostały następujące oferty: Nazwa i adres Cena LP Cena netto Uwagi wykonawcy brutto Cena końcowa zamówienia zawiera wszystkie koszty zamówienia (transport, przesyłkę, itd.) Rozeznanie cenowe zostało przeprowadzone przez.. (Imię i nazwisko oraz data i podpis) 5. Uzasadnienie wyboru oferty najkorzystniejszej Zatwierdzam/nie zatwierdzam*... (podpis pracownika merytorycznego). (data i podpis Starosty Gołdapskiego) *niepotrzebne skreślić

10 Wzór formularza Nr 6 Do Regulaminu ZP Nr sprawy. ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT 1. Zamawiający zaprasza do złożenia oferty w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego o wartości szacunkowej poniżej euro netto na wykonanie 2. Opis przedmiotu zamówienia 3. Termin realizacji zamówienia 4. Warunki gwarancji. 5. Warunki płatności 6. Kryteria wyboru ofert.. 7. Wymagania, jakie powinni spełniać wykonawcy zamówienia w zakresie dokumentów i oświadczeń (np. posiadanie koncesji, zezwolenia itd.) 8. Wzór umowy lub istotne postanowienia umowy, które zostaną zawarte w jej treści. 9. Sposób przygotowania oferty. Ofertę należy sporządzić na Formularzu Ofertowym - Wzór formularza Nr7 do Regulaminu ZP, w formie pisemnej i umieścić w kopercie opisanej w następujący sposób: nazwa i adres Zamawiającego, nazwa i adres Wykonawcy, z dopiskiem dotyczy postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na Oferta złożone faksem czy w formie elektronicznej muszą być potwierdzone pisemnie lub w drodze elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. 10. Miejsce i termin składania ofert. Ofertę należy złożyć.. (pisemnie, faksem itd.) do dnia do godziny w Biurze Obsługi Mieszkańców, Starostwa Powiatowego w Gołdapi przy ul. Krótka 1, Gołdap, faxem pod numerem. em na adres..... (Data i podpis Starosty Gołdapskiego)

11 Wzór formularza Nr 7 Do Regulaminu ZP Znak sprawy.. FORMULARZ OFERTOWY Na wykonanie.poniżej euro (nazwa rodzaju zamówienia) I Nazwa i adres Zamawiającego.. II Opis przedmiotu zamówienia III Nazwa i adres Wykonawcy Nazwa Adres. NIP.REGON. NR rachunku bankowego.. IV Cena oferty Oferuję wykonanie przedmiotu zamówienia za: Cenę netto.zł Podatek VAT.zł Cenę brutto zł Słownie brutto.zł Oświadczam, że zapoznałem się z opisem przedmiotu zamówienia oraz z wzorem umowy/istotnymi postanowieniami umowy* i nie wnoszę do nich zastrzeżeń. Załącznikami do formularza ofertowego stanowiącymi integralną część oferty są: (Data i podpis Wykonawcy) *niepotrzebne skreślić