INSTRUKCJA Nr I.O. NE 75-6/I

Transkrypt

1 Załącznik nr 6 do procedury QP/4.2.3/NJ INSTRUKCJA nr I.O. NE 75-6/I Wyd. 03 Egz. nr. w WZL-4 S.A Str./Na str. 1 / (data wydania) INSTRUKCJA Nr I.O. NE 75-6/I Stanowisko Imię i nazwisko Data Podpis Opracował Kierownik TP Janusz Maksymowicz Sprawdził Główna Księgowa Lidia Bocian Zatwierdził Dyrektor Naczelny Leszek Walczak

2 Zał. Nr 4 do Instrukcji Publikowania wewnętrznych aktów normatywnych Ark. Nr 2 ARKUSZ REJESTRACJI KART ZMIAN / Nazwa dokumentacji/ I.O. NE 75-6/I INr dokumentu/ Na ark. 14 L.p. Nr Karty Zmian Nr Oper. Nr Ark. Data wprowadzenia Obowiązuje od dnia Nazwisko wprowadzającego Podpis i pieczątka Stanowisko Nazwisko Podpis Data Opracował Zmiana Nr zmiany Data Podpis

3 SPIS TREŚCI Załącznik nr 7 do procedury QP/4.2.3/NJ Str. / Na str. 3 / 14 strona - Arkusz rejestracji kart zmian Spis treści Postanowienia ogólne Organizacja inwentaryzacji Inwentaryzacja ciągła Postanowienia końcowe Rozdzielnik... 14

4 Str. / Na str. 4 / 14 Niniejsza Instrukcja została opracowana na podstawie art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (Dz. U. Nr 121 poz. 591 z późn. zm.). I. Postanowienia ogólne 1 1. Celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu składników majątkowych wykazanych w aktywach i pasywach sprawozdania finansowego poprzez: a) doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym, a tym samym zapewnienie realności wynikających z nich informacji ekonomicznych, b) rozliczenie osób majątkowo odpowiedzialnych (współodpowiedzialnych) za powierzone im mienie, c) dokonanie oceny gospodarczej przydatności składników majątkowych, d) przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce majątkiem Zakładu Rzeczywisty stan aktywów i pasywów ustalony jest na podstawie inwentaryzacji polegającej na: a) spisie rzeczowych składników majątkowych znajdujących się w Zakładzie (stanowiących własność Zakładu). Są to: - środki trwałe wraz z przynależnym do nich stałym wyposażeniem, - materiały, surowce, części zamienne do maszyn i urządzeń, - wyposażenie (przedmioty nietrwałe) w użytkowaniu, - wyroby gotowe i półfabrykaty, - produkcja w toku; b) spisie rzeczowych składników majątkowych przejściowo znajdujących się poza Zakładem: - środki trwałe wydzierżawione, - materiały w przerobie obcym, - materiały w drodze;

5 Str. / Na str. 5 / 14 c) spisie środków pieniężnych przechowywanych w kasie, tj.: gotówki, czeków, weksli, papierów wartościowych itp.; d) spisie pozostałych składników majątkowych i środków pieniężnych będących własnością Zakładu, a znajdujących się na polach spisowych, jeżeli one tam znajdują się. Mogą to być: - przyjęte do przerobu, - dzierżawione lub użytkowane, - znajdujące się w depozycie. e) weryfikacji pozostałych aktywów i pasywów wynikających z ewidencji księgowej. O wynikach spisu tych składników należy powiadomić pisemnie właścicieli inwentaryzowanych składników majątku w terminie 14 dni od zakończenia spisu: 2. Inwentaryzację należy przeprowadzić według stanu na dzień kończący okres sprawozdawczy, tj. na ostatni dzień miesiąca. 1. Składniki majątkowe, o których mowa w 2 objęte są pełną inwentaryzacją okresową 3 ciągłą, a w uzasadnionych przypadkach wyrywkową na podstawie decyzji Prezesa Zarządu. Składniki wymienione w 2 w pozycji b" - środki trwałe wydzierżawione oraz materiały w przerobie obcym podlegają potwierdzeniu przez kontrahentów. 2. Pełna inwentaryzacja okresowa polega na ustaleniu rzeczywistego stanu wszystkich składników majątkowych objętych ewidencją księgową w dniu, na który przypadł termin inwentaryzacji. 3. Pełna inwentaryzacja ciągła polega na stopniowym planowym ustalaniu z natury rzeczywistego stanu poszczególnych objętych ewidencją składników majątkowych. 4. Wyrywkowa inwentaryzacja okresowa polega na ustaleniu stanu rzeczywistego części składników objętych inwentaryzacją. 1. Stwierdzone w toku inwentaryzacji różnice między stanem wynikającym z ksiąg 4 rachunkowych, a stanem rzeczywistym spisanych składników majątkowych, należy ująć w księgach rachunkowych nie później niż w miesiącu następnym, po miesiącu na który przypadł termin inwentaryzacji.

6 Str. / Na str. 6 / Jeżeli różnice inwentaryzacyjne zostały ustalone w toku przeprowadzonej inwentaryzacji, której termin przypadł w okresie sprawozdawczym, na koncie którego dokonuje się zamknięcia ksiąg rachunkowych, należy je ująć w księgach tego okresu. Za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiedzialny jest Prezes Zarządu. 5 II. Organizacja inwentaryzacji 6 1 Inwentaryzacja środków pieniężnych oraz rzeczowych składników majątkowych obejmuje: a) dokonanie ich spisu z natury oraz kontroli prawidłowości spisu, b) wycenę i ustalenie wartości spisanych z natury składników majątku, c) ustalenie różnic inwentaryzacyjnych, d) ustalenie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych oraz postawienie i umotywowanie wniosków co do sposobu ich rozliczenia, e) ujęcie w księgach rachunkowych różnic inwentaryzacyjnych i ich rozliczenia, f) ocenę przydatności gospodarczej składników majątku objętych spisem oraz postawienie i umotywowanie wniosków dotyczących zagospodarowania zapasów zbędnych oraz wszelkich innych nieprawidłowości stwierdzonych w czasie spisu w gospodarce składnikami majątku. 2 Czynności inwentaryzacyjne wymienione w ust. 1 pkt a",,,d",,,f należą do obowiązków Komisji Inwentaryzacyjnej, a pozostałe czynności należą do obowiązków (Głównej/ego Księgowej/ego) Prezes Zarządu powołuje Komisję Inwentaryzacyjną w składzie od 3 do 5 osób co najmniej na okres 2 lat i na wniosek Głównej/ego Księgowej/ego wyznacza jej Przewodniczącego Dla zapewnienia sprawnego przebiegu inwentaryzacji Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej powinien: a) opracować na każdy rok plan inwentaryzacji, b) zabezpieczyć środki (kadrowe, techniczne, finansowe) dla sprawnego przebiegu inwentaryzacji,

7 Str. / Na str. 7 / 14 c) dokonywać systematyczną kontrolę nad realizacją planu inwentaryzacji, a zwłaszcza kompletności, terminowości inwentaryzacji Spisu z natury dokonują zespoły spisowe składające się przynajmniej z dwóch osób posiadających odpowiednie kwalifikacje umożliwiające ocenę przydatności zinwentaryzowanych składników majątkowych. 2. Do zespołów spisowych nie mogą być powołane osoby materialnie odpowiedzialne (współodpowiedzialne) za stan składników majątkowych objętych spisem z natury - tj. pracownicy prowadzący ich ewidencję w księgach rachunkowych oraz osoby nie zapewniające bezstronności spisów Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej przed rozpoczęciem inwentaryzacji przedstawia Prezesowi Zarządu imienne składy zespołów spisowych wraz z podaniem pola spisowego. 2. Skład zespołów spisowych zatwierdza Prezes Zarządu Osoby wchodzące w skład zespołów spisowych, przed przystąpieniem do czynności inwentaryzacyjnych, obowiązane są do wzięcia udziału w szkoleniu prowadzonym przez Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej w zakresie sposobu przeprowadzania spisu i czynności z tym związanych. 2. Termin szkolenia ustala Przewodniczący Komisji w porównaniu z Główną Księgową, nie później jednak niż 3 dni przed rozpoczęciem spisu z natury Osoba materialnie odpowiedzialna za stan składników majątkowych objętych spisem obowiązana jest do dnia rozpoczęcia inwentaryzacji do: a) ujęcia w kartotece ilościowej wszystkich dowodów obrotu materiałowego stanowiących podstawę przyjęcia lub wydania składników inwentaryzacyjnych, b) przekazania do sekcji dyspozycyjnej wszystkich dokumentów obrotu materiałowego ujętych w kartotece ilościowej,

8 Str. / Na str. 8 / 14 c) uporządkowania składników majątkowych tak, by nie sprawiały one trudności przy spisywaniu (składowanie, przywieszki, itp.) Po odbyciu szkolenia Przewodniczący zespołu spisowego pobiera wydruk komputerowy na materiały jakie aktualnie znajdują się na stanie magazynowym w okresie przeprowadzania spisów z natury względnie karty spisowe, na których będą ujmowane wpisywane faktyczne ilości danego materiału znajdującego na stanie w magazynie. Wydruki komputerowe, na których dokonuje się spisów z natury winny posiadać nazwę spisywanego składnika, symbol materiału, nr indeksowy, określenie jednostki miary składników jakie znajdują się na danym polu spisowym. 2. W celu sprawnego przeprowadzenia spisu z natury na arkuszach spisowych dopuszcza się możliwość wyposażenia zespołów spisowych we wcześniej przygotowane arkusze lub karty spisowe zawierające numery i nazwy spisywanych składników, ich symbole, nr indeksowy i określenie jednostek miary w jakich są one liczone. 3. Odpowiedzialność za przygotowanie wydruków komputerowych i arkuszy/kart spisowych ponosi Przewodniczący Komisji. 4. Wydruki komputerowe i Arkusze spisowe, na których dokonuje się spisu należy ponumerować, ostemplować i zaewidencjonować jako druki ścisłego zarachowania. Ich ewidencję należy prowadzić w specjalnie na ten cel przeznaczonym zeszycie Przed rozpoczęciem inwentaryzacji Dział Produkcji winien pobrać wszystkie materiały niezbędne dla zabezpieczenia bieżącej produkcji w takiej ilości by nie zakłócać pracy zespołów spisowych Pobieranie materiałów należy zakończyć na 3 dni przed przystąpieniem zespołów spisowych do inwentaryzacji W czasie trwania spisu należy zaprzestać wydawania materiałów do bieżącej produkcji. W wyjątkowych tylko przypadkach materiały mogą być wydawane po uprzedniej zgodzie

9 Str. / Na str. 9 / 14 Przewodniczącego Komisji i za wiedzą Dyrektora Produkcji (NP). Decyzje w tej sprawie umieszcza Przewodniczący Komisji na odwrotnej stronie dowodu RW" W dniu, w którym wyznaczono termin rozpoczęcia inwentaryzacji w drodze spisu z natury, zespół spisowy obowiązany jest stawić się w wyznaczonym miejscu spisowym i przystąpić do czynności inwentaryzacyjnych polegających na: a) przyjęciu od osoby odpowiedzialnej za stan spisywanych składników pisemnego oświadczenia: o stanie ewidencji (tj. o zaewidencjonowaniu wszystkich dowodów rozchodu i przychodu na kartotekach ilościowych z podaniem ostatnich numerów), o przekazaniu wszystkich dowodów do Działu Informatyki (NI) lub księgowości przy inwentaryzacji wyposażenia w użytkowaniu, o uzgodnieniu stanów za poprzedni miesiąc z ewidencją ilościowo-wartościową, o braku zastrzeżeń do składu zespołu spisowego. b) dokładnym wypełnieniu arkuszy spisowych w zakresie daty rozpoczęcia i zakończenia spisu, osób biorących udział w inwentaryzacji itp. c) ustaleniu rzeczywistych ilości składników znajdujących się w danym miejscu spisowym w drodze liczenia, ważenia, mierzenia, obliczeń technicznych i oszacowania. Stan pieniężnych i rzeczowych składników majątku przechowywanych w opakowaniu może być określony przez przeliczenie opakowań i uwzględnieniu zawartości, wówczas gdy: - opakowanie jest nienaruszone, - jest to opakowanie standardowe, - ilości i rodzaj składników w opakowaniu zostały oznaczone w toku ich przyjęcia. Ilościowy stan materiałów (koks, węgiel) określać należy na podstawie obliczeń technicznych, tj. według obmiarów i ciężaru jednostkowego. Liczenia, ważenia, mierzenia i innych obmiarów dokonują członkowie zespołu spisowego w obecności osoby odpowiedzialnej lub osoby przez nią upoważnionej.

10 Str. / Na str. 10 / 14 d) wpisaniu dokładnych nazw spisywanych składników (przy inwentaryzacji wyposażenia w użytkowaniu) symboli, oznaczeń i stwierdzonych ilości w odpowiednio na ten cel przeznaczonych pozycjach i rubrykach. Wszystkich wpisów dokonuje się czytelnie i natychmiast po ustaleniu stanu faktycznego. Skreślenie lub wszelkiego rodzaju poprawki naniesione w arkuszach muszą być parafowane przez zespół i osobę materialnie odpowiedzialną oraz omówione w sprawozdaniu zespołu spisowego po zakończeniu spisu; e) spisaniu własnych jak i obcych składników majątkowych znajdujących się na polu spisowym, z tym, że należy je ująć na odrębnych arkuszach z zaznaczeniem, że to są materiały obce; f) dokonaniu oceny spisywanych składników co do ich pełnej wartości użytkowej i w przypadku stwierdzenia, że niektóre ze spisywanych materiałów utraciły swoje właściwości fizyko-chemiczne, ująć je w odrębnych arkuszach spisowych; g) spisywaniu poszczególnych składników w takim porządku, aby nie pominąć żadnego składnika znajdującego się na danym polu spisowym względnie nie spisać go dwukrotnie. 2. Po zakończeniu inwentaryzacji osoba materialnie odpowiedzialna składa pisemne oświadczenie, że spisem objęto wszystkie składniki w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej, że nie wnosi się zastrzeżeń do pracy zespołu spisowego wg wzoru. 1. Zespół spisowy w toku przeprowadzania inwentaryzacji w drodze spisu z natury nie może być informowany o wielkości zapasów tych składników wynikających z ewidencji. 1. W trakcie przeprowadzania spisu zespoły spisowe nie ujmują na arkuszach spisowych lub kartach - wydrukach ilości materiałów, które zostały przyjęte do magazynu w trakcie spisu, natomiast te ilości materiałów wydanych na podstawie dowodu RW" i ZW" należy dodać do ilości faktycznie stwierdzonych i łączny stan ująć na arkuszu spisowym. 1. Zespół spisowy ponosi pełną odpowiedzialność karną za rzetelność danych wykazywanych 20 w arkuszach lub kartach spisowych w oparciu o art. 217 i 219 KK.

11 Str. / Na str. 11 / Zespół spisowy sporządza sprawozdanie z przebiegu spisu i wraz z pozostałymi materiałami spisu przekazuje Przewodniczącemu Komisji Inwentaryzacyjnej Przewodniczący Komisji po otrzymaniu od zespołu spisowego materiałów z przeprowadzonej inwentaryzacji zarządza ich kontrolę w zakresie kompletności i prawidłowości ich wypełniania i w przypadku, gdy nie ma do nich zastrzeżeń przekazuje je do Działu Informatyki NI lub do Działu Księgowości EG (w zależności od rodzaju składników majątkowych) Główna/y Księgowa/y zarządza; a) przeprowadzenie porównania ilości stwierdzonych przez zespoły z danymi ewidencji księgowej, b) dokonanie wyceny spisanych składników majątkowych, c) ustalenie i sporządzenie zestawienia różnic inwentaryzacyjnych wraz z podaniem łącznej wartości niedoborów i nadwyżek Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych przekazywane jest następnie do Komisji Inwentaryzacyjnej. Przewodniczący Komisji w ciągu 15 dni przeprowadza postępowanie wyjaśniające powstałych różnic inwentaryzacyjnych. 2. Przewodniczący winien zażądać od osób materialnie odpowiedzialnych wyjaśnień za stan majątku. 3. Po rozpatrzeniu wyjaśnień Przewodniczący sporządza protokół, w którym stawia umotywowane wnioski dotyczące: a) wprowadzenia korekt do ilości spisanych przez zespoły składników majątkowych, b) dokonania kompensat niedoborów i nadwyżek, c) ustaleń ostatecznych nadwyżek ze wskazaniem przyczyn ich powstania, d) ustaleń ostatecznych niedoborów z podziałem na niedobory zawinione i wskazaniem osoby odpowiedzialnej i niezawinione ze wskazaniem ich kwalifikacji.

12 Str. / Na str. 12 / Przy weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych, a zwłaszcza ustaleniu wniosków co do sposobu ich rozliczania pożądana jest opinia Radcy Prawnego Komisja Inwentaryzacyjna po przeprowadzeniu spisu i na podstawie protokołów spisowych, arkuszy lub kart oraz własnych spostrzeżeń sporządza protokół-sprawozdanie, w którym omawia wyniki i daje zalecenia w zakresie usprawnienia gospodarki materiałowej i zaleca usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości. III. Inwentaryzacja ciągła Inwentaryzacja ciągła polega na dokonywaniu systematycznie w ciągu okresu inwentaryzacyjnego, nie dłuższego niż dwa lata, w różnych - planowo określonych - terminach spisów z natury poszczególnych składników zapasów" w taki sposób, aby wszystkie pozycje w ciągu tego okresu zostały objęte inwentaryzacją z wyznaczoną częstotliwością. 2. Do przeprowadzenia inwentaryzacji ciągłej należy zapewnić prawidłową gospodarkę zapasami, a w szczególności: a) składowanie zapasów na terenie strzeżonym, b) prowadzenie na bieżąco ilościowo-wartościowej ewidencji zapasów, na podstawie sprawnie działającego systemu sporządzania i kontroli dokumentacji źródłowej, który umożliwia ustalenie na dzień dokonywania spisu z natury dla każdej inwentaryzowanej grupy zapasów, ich ilości i wartości, a tym samym na wyprowadzenie ilościowych i wartościowych różnic inwentaryzacyjnych, c) co miesiąc lub bieżąco uzgadnianie ewidencji ilościowo-wartościowej z ewidencją ilościową objętych inwentaryzacją ciągłą grup zapasów, d) posiadanie bieżąco aktualizowanego wykazu pól spisowych, określającego znajdujące się na nim zapasy, e) posiadanie przepisów wewnętrznych, które zapewniają prawidłowe stosowanie inwentaryzacji ciągłej, zgodnie z jej planem.

13 Str. / Na str. 13 / Do przeprowadzania inwentaryzacji ciągłej powołuje się stałą komórkę inwentaryzacji ciągłej, do której obowiązków należy: 27 a) sporządzanie rocznego planu inwentaryzacji ciągłej, bieżące jego aktualizowanie i ewidencję wykonania, b) kierowanie pracą zespołów spisowych, c) wyrywkowe kontrole prawidłowości przeprowadzania inwentaryzacji ciągłej. 2. Roczny plan inwentaryzacji ciągłej zatwierdza kierownik jednostki. 3. Przy ustaleniu rocznego planu inwentaryzacji ciągłej, jego aktualizacji i wyznaczeniu terminów oraz częstotliwości spisów poszczególnych zapasów należy uwzględnić warunki składowania (pomieszczenie zamknięte, otwarte), sezonowość tworzenia zapasów, wartość spisywanych składników, techniczne ułatwienia w dokonywaniu spisu (przeprowadzanie spisu składników leżących na zwałach w chwili minimalnego stanu zapasów) i pory roku, na przykład w okresie wiosennym, letnim i jesiennym należy objąć inwentaryzacją ciągłą zapasy składowane na wolnym powietrzu. 28 Na podstawie planu inwentaryzacji ciągłej oraz meldunków o stanie minimalnych zapasów kierownik komórki inwentaryzacji ciągłej ustala zadania dla poszczególnych zespołów spisowych, zawiadamiając członków, zespołu spisowego, jakie zapasy w danym dniu powinny być spisane. Jednocześnie udostępnia on zespołowi spisowemu plan sytuacyjny w celu wskazania miejsc składowania środków podlegających spisaniu. IV. Postanowienia końcowe 29 Inwentaryzacja składników majątkowych w czasie jej dokonywania podlega bieżącej kontroli ze strony Przewodniczącego Komisji lub przez osoby przez niego upoważnione oraz przez Główną/ego Księgową/ego. Z wyników tej kontroli należy sporządzić protokoły. 30 Zgodnie z obowiązującymi przepisami Przewodniczący Komisji może wystąpić do Prezesa Zarządu z wnioskiem zaopiniowanym przez Główną/ego Księgową/ego o przeprowadzenie

14 Str. / Na str. 14 / 14 inwentaryzacji uproszczonej. Wniosek w powyższej sprawie Przewodniczący przedstawia Dyrektorowi Naczelnemu Zakładu na początku każdego roku. 31 Dyrektor Naczelny w oparciu o wniosek Przewodniczącego Komisji podejmuje decyzję. 32 W sprawach nie uregulowanych niniejszą Instrukcją obowiązują zarządzenia wewnętrzne Prezesa Zarządu Dyrektora. V. Rozdzielnik DN, NE, NH, NI, HM, EI.