INSTRUKCJA INWENTARYZACYJNA

Transkrypt

1 INSTRUKCJA INWENTARYZACYJNA Zasady ogólne Przygotowanie inwentaryzacji Przeprowadzenie inwentaryzacji Rozliczenie inwentaryzacji Zasady ogólne 1. Na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości wprowadza się poniższą instrukcję w sprawie przygotowania, przeprowadzenia, wyceny i rozliczenia wyników inwentaryzacji składników zasobów (aktywów) i źródeł finansowania (pasywów) jednostki. 2. Jednostka stosuje zasady inwentaryzacji wynikające z ustawy o rachunkowości, uzupełnione postanowieniami wynikającymi ze szczegółowych zapisów niniejszej instrukcji oraz obowiązującego zakładowego planu kont. 3. Nadzór nad całokształtem prac inwentaryzacyjnych sprawuje główny księgowy (dyrektor finansowy). Funkcje kontrolne nad przeprowadzaniem i rozliczaniem inwentaryzacji sprawują członkowie komisji inwentaryzacyjnej lub inne osoby powołane do tego celu przez kierownika jednostki. 4. Pod pojęciem inwentaryzacji rozumie się zespół czynności, mających na celu: a) ustalenie rzeczywistego stanu poszczególnych składników aktywów i pasywów, b) wycenę składników aktywów i pasywów, c) porównanie stanu rzeczywistego z ewidencją księgową oraz d) rozliczenie różnic pomiędzy stanem faktycznym, a ewidencją księgową. Przygotowanie inwentaryzacji 5. Kierownik jednostki powołuje bezterminowo, dla celów przeprowadzania inwentaryzacji, komisję inwentaryzacyjną (co najmniej dwie osoby) odpowiedzialną za sprawne i zgodne z harmonogramem przeprowadzanie inwentaryzacji. Wzór listy powołanych członków komisji inwentaryzacyjnej zawiera Załącznik 1 do niniejszej instrukcji 6. Propozycje składu komisji inwentaryzacyjnej i poszczególnych zespołów spisowych (także ich zmian) przedkłada kierownikowi jednostki do akceptacji główny księgowy (dyrektor finansowy). Wzór listy powołanych członków zespołów spisowych zawiera Załącznik 2 do niniejszej instrukcji. 7. Członkami komisji inwentaryzacyjnej i poszczególnych zespołów spisowych nie mogą byd: kierownik jednostki, główny księgowy (dyrektor finansowy), osoby materialnie odpowiedzialne za poszczególne składniki zasobów majątkowych, osoby zajmujące się ewidencją i rozliczaniem inwentaryzowanych składników aktywów i pasywów. 8. Przed przystąpieniem do prac inwentaryzacyjnych główny księgowy (dyrektor finansowy) wspólnie z przewodniczącym komisji inwentaryzacyjnej zobowiązani są zorganizowad szkolenie przedinwentaryzacyjne, na którym powinny zostad omówione zagadnienia przygotowawcze, techniki i metody przeprowadzania oraz dokumentacji czynności inwentaryzacyjnych.

2 9. Przed przystąpieniem do spisu z natury osoby odpowiedzialne materialnie za inwentaryzowane składniki majątku, składają zespołowi spisowemu pisemne oświadczenie o poprawności udokumentowania spisywanych składników i przekazaniu kompletu dokumentów do działu księgowości. W oświadczeniu takim osoby materialnie odpowiedzialne zobowiązane są podad symbole i numery ostatnich dokumentów stosowanych dla celów ewidencji (PZ, RW, WZ itd.). Wzór oświadczenia zawiera Załącznik 3 do niniejszej instrukcji. 10. Osoby materialnie odpowiedzialne zobowiązane są do: 1) uczestniczenia w spotkaniach i szkoleniach przed-inwentaryzacyjnych, 2) odpowiedniego przygotowania miejsca inwentaryzacji (uzupełnienie dokumentacji, wywieszek ułatwiających identyfikację składników inwentaryzowanych itp.), 3) aktywnego uczestnictwa w procesie przeprowadzania inwentaryzacji, 4) dopilnowania prawidłowości sporządzania arkuszy spisowych, 5) złożenia wyczerpujących wyjaśnieo dotyczących ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych i propozycji ich rozliczenia. 11. Przed rozpoczęciem inwentaryzacji kierownik jednostki wydaje stosowne polecenie określające składy poszczególnych zespołów spisowych, jej przedmiot i zakres, oraz szczegółowy terminarz (harmonogram). Wzór polecenia przeprowadzenia inwentaryzacji zawiera Załącznik 4 do niniejszej instrukcji. 12. Dla wymienionych składników aktywów i pasywów przyjmuje się następujące zasady ogólne i terminarz inwentaryzacji: Rodzaj składnika Metoda Termin Spis z natury Aktywa pieniężne (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych) Aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki Uzgodnienie salda Ostatni dzieo każdego roku Ostatni dzieo każdego roku Papiery wartościowe Spis z natury Ostatni dzieo każdego roku Środki trwałe Spis z natury lub raz na cztery lata, jeżeli znajdują się na terenie strzeżonym Maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie Spis z natury lub raz na cztery lata, jeżeli znajdują się na terenie strzeżonym Grunty Weryfikacja Środki trwałe, do których dostęp jest utrudniony Weryfikacja Należności, w tym także z tytułu udzielonych pożyczek Uzgodnienie salda Należności sporne i wątpliwe Weryfikacja Należności od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych Należności z tytułów publicznoprawnych Produkty w toku, produkty gotowe, materiały i towary Weryfikacja Weryfikacja Spis z natury lub raz na dwa lata, jeżeli składniki te znajdują się na

3 strzeżonych składowiskach i są objęte ewidencją ilościowowartościową Aktywa, które jednostka powierzyła kontrahentom Uzgodnienie salda Aktywa powierzone jednostce przez kontrahentów Spis z natury i powiadomienie kontrahenta Pozostałe, niewymienione składniki aktywów Weryfikacja Zobowiązania publicznoprawne Weryfikacja Zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych Weryfikacja Pozostałe zobowiązania Weryfikacja 13. Szczegółowy harmonogram i składy poszczególnych zespołów spisowych przedstawiane są przez kierownika jednostki co roku. Dodatkowo inwentaryzacja wymienionych składników może się odbyd w terminach niezapowiedzianych, z inicjatywy kierownika jednostki, głównego księgowego (dyrektora rachunkowości) lub osoby materialnie odpowiedzialnej, w celu sprawdzenia poprawności ewidencji i funkcjonowania systemu. Przeprowadzenie inwentaryzacji 14. Ustalenie rzeczywistego stanu z natury (spis z natury) odbywa się zawsze w obecności osób materialnie odpowiedzialnych, w drodze dokładnego przeliczenia, przeważenia, przemierzenia inwentaryzowanych składników. Ustalone ilości są wpisywane kolejno do pozycji arkusza spisowego, w uzgodnieniu z osobą materialnie odpowiedzialną. Wzór arkusza spisowego stanowi Załącznik 5 do niniejszej instrukcji, a w przypadku spisu środków pieniężnych w kasie Załącznik W czasie trwania inwentaryzacji nie powinno mied miejsca wydawanie i przyjmowanie składników majątkowych. W wyjątkowych sytuacjach, za zezwoleniem przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej lub głównego księgowego (dyrektora finansowego), sytuacje takie mogą zaistnied. W takim przypadku składniki te (i dowody z nimi związane) należy odpowiednio oznaczyd, składowad, a także dokonad stosownych zapisów w arkuszach spisowych. 16. Podczas przeprowadzania inwentaryzacji komisja spisowa powinna dokonad podziału spisywanych składników według kryterium ich użyteczności, wartości rynkowej, dalszej przydatności dla celów prowadzonej działalności gospodarczej przez jednostkę. Na arkuszach spisowych powinny znaleźd się wszelkie wyliczenia rachunkowe związane z wstępną wyceną wartości inwentaryzowanych składników. Składniki majątku niepełnowartościowe (np. uszkodzone), a także obce (np. zapasy obce, środki trwałe dzierżawione) powinny byd spisywane na osobnych arkuszach. 17. Wszystkie czynności inwentaryzacyjne powinny zostad udokumentowane, jako że stanowią one dowody w rozumieniu prawa materialnego (powinny byd rzeczowe, trwałe, wiarygodne, oznaczone datą, nazwą jednostki i podpisami osób sporządzających). Każdy dokument powinien spełniad wymogi dowodu księgowego w świetle ustawy o rachunkowości. 18. Błędne zapisy w arkuszach spisowych powinny byd korygowane zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o rachunkowości, a więc poprawiane wyłącznie przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeo lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej (członka komisji spisowej lub osoby materialnie odpowiedzialnej). Nie można poprawiad pojedynczych liter lub cyfr.

4 19. Po zakooczeniu prac spisowych osoba materialnie odpowiedzialna za spisywane składniki majątku składa wraz z zespołem spisowym pisemne oświadczenie, w którym jasno i wyraźnie stwierdza, że: a) nie wnosi żadnych uwag, zastrzeżeo czy też wątpliwości co do pracy zespołów spisowych lub b) zgłasza uwagi, zastrzeżenia, czy też wątpliwości. Wzór oświadczenia zespołu spisowego i osoby materialnie odpowiedzialnej zawiera Załącznik 7 do niniejszej instrukcji. Rozliczenie inwentaryzacji 20. Po zakooczeniu czynności inwentaryzacyjnych zespoły spisowe są zobowiązane przekazad przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej kompletną dokumentację, tj.: a) zestawienie wszystkich arkuszy spisowych, b) wstępnie wycenione wszystkie arkusze spisowe. Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej po wstępnej ocenie jakości i poprawności, przekazuje całośd dokumentacji głównemu księgowemu (dyrektorowi finansowemu) jednostki, w celu wykonania powtórnej wyceny i ustalenia różnic inwentaryzacyjnych. W sytuacjach koniecznych należy dołączyd do arkuszy spisowych dowody przychodów lub rozchodów inwentaryzowanych składników majątku, o ile mogą one mied wpływ na ostateczne uzgodnienie sald wynikających z ksiąg rachunkowych i wartości (ilości) wynikających z przeprowadzonej inwentaryzacji. 21. Pracownicy działu księgowości pod nadzorem głównego księgowego (dyrektora finansowego) są zobowiązani dokonad kontroli jakości i poprawności dokumentacji inwentaryzacyjnej, powtórnie wycenid arkusze spisowe oraz ustalid różnice inwentaryzacyjne. 22. Wyniki przeprowadzonej inwentaryzacji wraz z różnicami inwentaryzacyjnymi są przekazywane przez głównego księgowego (dyrektora finansowego) przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej, w celu ich weryfikacji i wyjaśnienia. Pracownicy odpowiedzialni są zobowiązani składad na żądanie komisji inwentaryzacyjnej wszelkie wyjaśnienia mogące pomóc w ustaleniu przyczyn i rozliczeniu różnic inwentaryzacyjnych. 23. Komisja inwentaryzacyjna jest zobowiązana opracowad protokół z inwentaryzacji oraz propozycję rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych. 24. Osoby odpowiedzialne materialnie są zobowiązane, na każde żądanie komisji inwentaryzacyjnej, złożyd wyjaśnienia dotyczące przyczyn powstania różnic oraz propozycji co do sposobów ich rozliczenia. Wzór wezwania do złożenia wyjaśnieo zawiera Załącznik 8 do niniejszej instrukcji. 25. Decyzję o sposobie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych podejmuje kierownik jednostki. Główny księgowy (dyrektor finansowy) jest odpowiedzialny za odpowiednie księgowanie różnic inwentaryzacyjnych i ich rozliczenia, zgodnie z decyzją kierownika jednostki. 26. W odniesieniu do różnic inwentaryzacyjnych (niedoborów i nadwyżek) podobnych składników majątkowych dopuszczalne jest na wniosek osoby odpowiedzialnej materialnie, głównego księgowego (dyrektora finansowego) lub kierownika jednostki dokonywanie wzajemnej kompensaty tych różnic. W tym przypadku przyjmuje się zasadę obejmowania kompensatą różnic stwierdzonych w tym samym spisie i u tej samej osoby odpowiedzialnej materialnie, przy czym kompensacie podlegają mniejsze ilości niedoborów i nadwyżek, liczonych po niższej cenie. Pozostałe po kompensacie różnice są przedmiotem odrębnej weryfikacji, analizy i decyzji. 27. Rozliczenie i ujęcie w księgach rachunkowych przeprowadzonej inwentaryzacji musi nastąpid zgodnie z art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości w roku obrotowym, w którym inwentaryzacja taka miała miejsce. 28. Niniejsza instrukcja wchodzi w życie z dniem... Kierownik jednostki Główny księgowy (Dyrektora finansowy)

5 Załącznik 1 Wykaz członków komisji inwentaryzacyjnej powołanej na okres od dnia... do odwołania Lp. Nazwisko i imię Stanowisko Funkcja w komisji 1 Przewodniczący 2 Członek 3 Członek 4 Członek Data... Kierownik jednostki... Załącznik 2 Wykaz członków zespołu spisowego Lp. Nazwisko i imię Stanowisko Funkcja w zespole 1 Przewodniczący 2 Członek 3 Członek 4 Członek Data... Kierownik jednostki...

6 Załącznik 3 Data... Nazwa jednostki Adres jednostki Imię i nazwisko osoby składającej oświadczenie Oświadczenie Oświadczam, że wszystkie znajdujące się w rejonie spisowym składniki, za które przyjąłem materialną odpowiedzialnośd, zostały poprawnie udokumentowane w sposób określony w przepisach obowiązujących w naszej jednostce. Dowody księgowe dokumentujące wszystkie operacje gospodarcze zostały zrealizowane i ujęte w prowadzonej ewidencji, a następnie przekazane do działu księgowości. Ostatnie numery dowodów to: Rodzaj dowodu... Numer... Data... Rodzaj dowodu... Numer... Data... Rodzaj dowodu... Numer... Data... Prowadzona przeze mnie ewidencja została uzgodniona z ewidencją prowadzoną w dziale księgowości na dzieo..., a występujące niezgodności zostały wyjaśnione i usunięte. Data Podpis osoby materialnie odpowiedzialnej......

7 Załącznik 4 Data... Polecenie przeprowadzenia inwentaryzacji przez zespół spisowy w składzie: w polu spisowym (nazwa pola)... w okresie od dnia... do dnia... Główny księgowy Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej......

8 Załącznik 5 Arkusz spisu z natury Rodzaj inwentaryzacji... Sposób przeprowadzania... Nazwa i adres jednostki inwentaryzowanej Imię i nazwisko osoby materialnie odpowiedzialnej... Skład Komisji Inwentaryzacyjnej: Imię i nazwisko przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej... Imię i nazwisko członka komisji inwentaryzacyjnej... Imię i nazwisko członka komisji inwentaryzacyjnej... Spis rozpoczęto dnia... o godz.... Spis zakooczono dnia... o godz.... Lp. Symbol Nazwa przedmiotu spisywanego J.m. Ilośd Cena Wartośd Uwagi Razem suma Imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej... podpis... Imię i nazwisko osoby wyceniającej... podpis... Skład komisji inwentaryzacyjnej: Imię i nazwisko przewodniczącego... podpis... Imię i nazwisko członka... podpis... Imię i nazwisko członka... podpis... Data...

9 Załącznik 6 Protokół z kontroli kasy Protokół inwentaryzacji (doraźnej, zdawczo-odbiorczej, okresowej) przeprowadzonej w kasie... w dniu... przez zespół spisowy w składzie: Przewodniczący:... Członek:... Członek:... w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej (kasjera) dokonał komisyjnego przeliczenia znajdujących się w kasie środków pieniężnych, druków ścisłego zarachowania dotyczących gospodarki kasowej, tj.: czeków gotówkowych i rozliczeniowych, dowodów kasowych KP i KW oraz innych wartości pieniężnych. 1. Stwierdzony stan faktyczny komisja porównywała z saldem raportu kasowego zamkniętego w dniu... Stwierdzony stan gotówki w kasie: a) banknoty: b) bilon: c) razem (a+b) banknoty i bilon na kwotę... PLN d) saldo kasowe na dzieo inwentaryzacji na kwotę... PLN e) stwierdzono nadwyżkę/niedobór* na kwotę... PLN 2. Ostatni numer czeku gotówkowego Ostatni numer raportu kasowego Inne wartości pieniężne Stwierdzone różnice pomiędzy stanem faktycznym a stanem ewidencyjnym według raportu kasowego nr... z dnia... w odniesieniu do wartości pieniężnych z punktów 2, 3 i Nadwyżka/niedobór* w kwocie... PLN została zapisana w raporcie kasowym nr... z dnia... w pozycji Wyjaśnienie przyczyn powstania nadwyżki lub niedoboru Uwagi dotyczące stanu zabezpieczenia kasy oraz pomieszczenia, w którym znajduje się kasa Protokół niniejszy sporządzono w... egzemplarzach, z których jeden znajduje się w kasie. Data... Podpis osoby materialnie odpowiedzialnej (kasjer)...

10 Podpis przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej... Podpisy członków zespołu spisowego * Niepotrzebne skreślid.

11 Załącznik 7 Sprawozdanie zespołu spisowego i osób materialnie odpowiedzialnych dotyczące przeprowadzonej inwentaryzacji w polu spisowym (nazwa pola)... dokonanej w okresie od dnia... do dnia... (inwentaryzacja na dzieo...) Skład zespołu spisowego: Przewodniczący... Członek... Członek Przekazuje się Komisji inwentaryzacyjnej arkusze spisowe o numerach od... do Uwagi do przygotowania inwentaryzacji Uwagi do przebiegu inwentaryzacji Wnioski i spostrzeżenia Oświadczenie osób materialnie odpowiedzialnych Oświadczamy, że wszystkie znajdujące się w polu spisowym (nazwa pola)... składniki, za które przyjęliśmy materialną odpowiedzialnośd zostały poprawnie udokumentowane w sposób przyjęty w przepisach obowiązujących w jednostce. Wszystkie dowody księgowe związane z ewidencją przychodu i rozchodu składników majątku, za które odpowiadamy, zostały zaewidencjonowane w prowadzonej przez nas ewidencji i przekazane do działu księgowości. Ostatnie numery dowodów obrotu składników inwentaryzowanego majątku to: Rodzaj dowodu... nr... data... Rodzaj dowodu... nr... data... Rodzaj dowodu... nr... data... Rodzaj dowodu... nr... data... Rodzaj dowodu... nr... data... Zgłaszamy następujące zastrzeżenia co do pracy zespołu spisowego:... Nie zgłaszamy żadnych zastrzeżeo co do pracy zespołu spisowego. Podpisy członków zespołu spisowego: Przewodniczący... data... Członek... data... Członek... data... Podpisy osób materialnie odpowiedzialnych: Nazwisko i imię... Podpis... Nazwisko i imię... Podpis... Załącznik 8 Wezwanie do złożenia wyjaśnieo... dnia Kierownik jednostki Osoba materialnie odpowiedzialna...

12 Wzywa się do złożenia wyjaśnieo w sprawie różnid inwentaryzacyjnych stwierdzonych podczas inwentaryzacji w... Termin złożenia wyjaśnieo... Załącza się wykaz różnic inwentaryzacyjnych z dnia... Data... Podpis osoby materialnie odpowiedzialnej... Załącznik 8 PROTOKÓŁWERYFIKACJI Nr... Pozycja bilansu:... Symbol i nazwa konta: Saldo debet/kredyt* konta:... wynika z załączonego wydruku zestawienia sald kont analitycznych i wynosi: zł Przebieg inwentaryzacji: Zespół weryfikacyjny w składzie: potwierdził, że: Saldo badanej pozycji bilansowej na dzieo...wynosi: zł... i wynika )...zł... 2)...zł... * niepotrzebne skreślid Podpis osoby odpowiedzialnej za ewidencję księgową... Podpisy członków zespołu weryfikacyjnego Data. Zatwierdzono:... Główny księgowy... Kierownik jednostki...