Uchwała Nr 4/2016 Zarządu Stowarzyszenia Nasze Osiedla z dnia 19 maja 2016 r. w sprawie przyjęcia instrukcji inwentaryzacyjnej

Transkrypt

1 Uchwała Nr 4/2016 Zarządu Stowarzyszenia Nasze Osiedla z dnia 19 maja 2016 r. w sprawie przyjęcia instrukcji inwentaryzacyjnej Działając na podstawie 26 Statutu oraz art. 26 i nast. ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.) zwanej dalej ustawą, Zarząd postanawia: 1 Wprowadzić z dniem 19 maja 2016 r. instrukcję inwentaryzacyjną do stosowania w Stowarzyszeniu Nasze Osiedla stanowiącą załącznik nr 1 do niniejszej uchwały. 2 Uchwala wchodzi w życie z dniem podjęcia. Podpisy członków Zarządu:

2 Załącznik Nr 1 do Uchwały Nr 4/2016 Zarządu Stowarzyszenie Nasze Osiedle z dnia 19 maja 2016 r. Instrukcja inwentaryzacyjna przyjęta przez Zarząd Stowarzyszenia Nasze Osiedla w dniu 19 maja 2016 roku Rozdział I Zasady ogólne 1 Na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.) zwanej dalej ustawą, wprowadza się poniższą instrukcję w sprawie przygotowania, przeprowadzenia, wyceny i rozliczenia wyników inwentaryzacji składników zasobów (aktywów) i źródeł finansowania (pasywów) Stowarzyszenia Nasze Osiedla. 2 Stowarzyszenie Nasze Osiedla stosuje zasady inwentaryzacji wynikające z ustawy o rachunkowości, uzupełnione postanowieniami wynikającymi ze szczegółowych zapisów niniejszej instrukcji oraz obowiązującego zakładowego planu kont Nadzór nad całokształtem prac inwentaryzacyjnych sprawuje księgowy. 2. Funkcje kontrolne nad przeprowadzaniem i rozliczaniem inwentaryzacji sprawują członkowie komisji inwentaryzacyjnej powołani do tego celu przez Prezesa Zarządu Pod pojęciem inwentaryzacji rozumie się zespół czynności, mających na celu: 1) ustalenie rzeczywistego stanu poszczególnych składników aktywów i pasywów, wycenę składników aktywów i pasywów, 2) porównanie stanu rzeczywistego z ewidencją księgową, rozliczenie różnic pomiędzy stanem faktycznym, a ewidencją księgową. 2

3 Rozdział II Przygotowanie inwentaryzacji 5 1. Prezes Zarządu powołuje bezterminowo, dla celów przeprowadzania inwentaryzacji, komisję inwentaryzacyjną (co najmniej dwie osoby) odpowiedzialną za sprawne i zgodne przeprowadzanie inwentaryzacji. 2. Wzór listy powołanych członków komisji inwentaryzacyjnej zawiera Załącznik 1 do niniejszej instrukcji. 3. Wzór listy powołanych członków zespołów spisowych zawiera Załącznik 2 do niniejszej instrukcji. 4. Członkami komisji inwentaryzacyjnej i poszczególnych zespołów spisowych nie mogą być: Prezes Zarządu, księgowy, osoby materialnie odpowiedzialne za poszczególne składniki zasobów majątkowych. 5. Przed przystąpieniem do spisu z natury osoby odpowiedzialne materialnie za inwentaryzowane składniki majątku, składają zespołowi spisowemu pisemne oświadczenie o poprawności udokumentowania spisywanych składników. Wzór oświadczenia zawiera Załącznik 3 do niniejszej instrukcji. 6. Przed rozpoczęciem inwentaryzacji Prezes Zarządu wydaje stosowne polecenie określające składy poszczególnych zespołów spisowych, jej przedmiot i zakres, oraz szczegółowy terminarz (harmonogram). Wzór polecenia przeprowadzenia inwentaryzacji zawiera Załącznik 4 do niniejszej instrukcji. 7. Dla wymienionych składników aktywów i pasywów przyjmuje się następujące zasady ogólne i terminarz: Rodzaj składnika Metoda Termin Aktywa pieniężne (z wyjątkiem zgromadzonych na Spis z natury Ostatni dzieo każdego roku obrotowego rachunkach bankowych) Aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach Uzgodnienie salda Ostatni dzieo każdego roku obrotowego bankowych lub przechowywane przez inne jednostki Papiery wartościowe Spis z natury Ostatni dzień każdego roku obrotowego Środki trwałe Spis z natury W ostatnim kwartale roku obrotowego lub raz na cztery lata, jeżeli znajdujż się na terenie strzeżonym Maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie Spis z natury W ostatnim kwartale roku obrotowego lub raz na cztery lata, jeżeli znajdują się na terenie strzeżonym Grunty Weryfikacja W ostatnim kwartale roku Środki trwałe, do których dostęp jest utrudniony Weryfikacja W ostatnim kwartale roku obrotowego Należności, w tym także z tytułu udzielonych pożyczek Uzgodnienie salda W ostatnim kwartale roku 3

4 Należności sporne i wątpliwe Weryfikacja W ostatnim kwartale roku obrotowego Należności od osób nieprowadzących ksiąg Weryfikacja W ostatnim kwartale roku obrotowego rachunkowych Należności z tytułów publicznoprawnych Weryfikacja W ostatnim kwartale roku obrotowego Produkty w toku, produkty gotowe, materiały i towary Spis z natury W ostatnim kwartale roku obrotowego lub raz na dwa lata, jeżeli składniki te znajdują się na strzeżonych składowiskach i są objęte ewidencją ilościowo - warościową Aktywa, które jednostka powierzyła kontrahentom Uzgodnienie salda W ostatnim kwartale roku obrotowego Aktywa powierzone jednostce przez kontrahentów Spis z natury i W ostatnim kwartale roku obrotowego powiadomienie kontrahenta Pozostałe, niewymienione składniki aktywów Weryfikacja W ostatnim kwartale roku obrotowego Zobowiązania publicznoprawne Weryfikacja W ostatnim kwartale roku obrotowego Zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg Weryfikacja W ostatnim kwartale roku obrotowego rachunkowych Pozostałe zobowiązania Weryfikacja W ostatnim kwartale roku Rozdział III Przeprowadzenie inwentaryzacji 6 1. Ustalenie rzeczywistego stanu z natury (spis z natury) odbywa się zawsze w obecności osób materialnie odpowiedzialnych, w drodze dokładnego przeliczenia, przeważenia, przemierzenia inwentaryzowanych składników. Ustalone ilości są wpisywane kolejno do pozycji arkusza spisowego, w uzgodnieniu z osobą materialnie odpowiedzialną. Wzór arkusza spisowego stanowi Załącznik 5 do niniejszej instrukcji, a w przypadku spisu środków pieniężnych w kasie Załącznik W czasie trwania inwentaryzacji nie powinno mieć miejsca wydawanie i przyjmowanie składników majątkowych. 3. Podczas przeprowadzania inwentaryzacji komisja spisowa powinna dokonać podziału spisywanych składników według kryterium ich użyteczności, wartości rynkowej, dalszej przydatności. 4. Na arkuszach spisowych powinny znaleźć się wszelkie wyliczenia rachunkowe związane z wstępną wyceną wartości inwentaryzowanych składników. Składniki majątku niepełnowartościowe (np. uszkodzone), a także obce (np. środki trwałe dzierżawione) powinny byd spisywane na osobnych arkuszach. 5. Wszystkie czynności inwentaryzacyjne powinny zostad udokumentowane, jako że stanowią one dowody w rozumieniu prawa materialnego (powinny być rzeczowe, trwałe, wiarygodne, oznaczone datą, nazwą jednostki i podpisami osób sporządzających). Każdy dokument powinien spełniad wymogi dowodu księgowego w świetle ustawy o rachunkowości. 6. Błędne zapisy w arkuszach spisowych powinny byd korygowane zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o rachunkowości, a więc poprawiane wyłącznie przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego 4

5 upoważnionej (członka komisji spisowej lub osoby materialnie odpowiedzialnej). Nie można poprawiad pojedynczych liter lub cyfr. 7. Po zakończeniu prac spisowych osoba materialnie odpowiedzialna za spisywane składniki majątku składa wraz z zespołem spisowym pisemne oświadczenie, w którym jasno i wyraźnie stwierdza, że: nie wnosi żadnych uwag, zastrzeżeń czy też wątpliwości co do pracy zespołów spisowych lub zgłasza uwagi, zastrzeżenia, czy też wątpliwości. Wzór oświadczenia zespołu spisowego i osoby materialnie odpowiedzialnej zawiera Załącznik 7 do niniejszej instrukcji. Rozdział IV Rozliczenie inwentaryzacji 7 1. Po zakończeniu czynności inwentaryzacyjnych zespoły spisowe są zobowiązane przekazać przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej kompletną dokumentację, tj.: zestawienie wszystkich arkuszy spisowych, wstępnie wycenione wszystkie arkusze spisowe. 2. Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej po wstępnej ocenie jakości i poprawności, przekazuje całość dokumentacji księgowemu jednostki, w celu wykonania powtórnej wyceny i ustalenia różnic inwentaryzacyjnych. 3. Księgowy jest zobowiązany dokonać kontroli jakości i poprawności dokumentacji inwentaryzacyjnej, powtórnie wycenić arkusze spisowe oraz ustalić różnice inwentaryzacyjne. 4. Wyniki przeprowadzonej inwentaryzacji wraz z różnicami inwentaryzacyjnymi są przekazywane przez księgowego przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej, w celu ich weryfikacji i wyjaśnienia. Wzór protokół weryfikacji zawiera załącznik nr 8 niniejszej instrukcji, natomiast wzór protokołu z posiedzenia komisji inwentaryzacyjnej w sprawie wyjaśnienia różnic inwentaryzacyjnych zawiera załącznik nr 9 niniejszej instrukcji. 5. Osoby odpowiedzialne materialnie są zobowiązane, na każde żądanie komisji inwentaryzacyjnej, złożyć wyjaśnienia dotyczące przyczyn powstania różnic oraz propozycji co do sposobów ich rozliczenia. Wzór wezwania do złożenia wyjaśnień zawiera Załącznik 10 do niniejszej instrukcji. 6. Decyzję o sposobie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych podejmuje Prezes Zarządu. Księgowy jest odpowiedzialny za odpowiednie księgowanie różnic inwentaryzacyjnych i ich rozliczenia, zgodnie z decyzją Prezesa Zarządu. Wzór zestawienia róznic inwentaryzacyjnych zawiera załącznik nr 11 niniejszej instrukcji. 7. Rozliczenie i ujęcie w księgach rachunkowych przeprowadzonej inwentaryzacji musi nastąpić zgodnie z art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości w roku obrotowym, w którym inwentaryzacja taka miała miejsce. Niniejsza instrukcja wchodzi w życie z dniem 19 maja 2016 r. 5

6 Załącznik 1 Wykaz członków komisji inwentaryzacyjnej powołanej na okres od dnia... do dnia... L.p. Nazwisko i imię Funkcja w komiski Przewodniczący Członek Członek Data... Prezes Zarządu... 6

7 Załącznik 2 Wykaz członków zespołu spisowego L.p. Nazwisko i imię Funkcja w komiski Przewodniczący Członek Członek Data... Prezes Zarządu... 7

8 Załącznik 3... Grodków, dnia... (imię i nazwisko osoby składającej oświadczenie)... (Nazwa jednostki)... (Adres jednostki) Oświadczenie Oświadczam, że wszystkie znajdujące się w rejonie spisowym składniki, za które przyjąłem(am) materialną odpowiedzialność, zostały poprawnie udokumentowane w sposób określony w przepisach obowiązujących w naszej jednostce. Dowody księgowe dokumentujące wszystkie operacje gospodarcze zostały zrealizowane i ujęte w prowadzonej ewidencji oraz przekazane do księgowości. Żadnych innych dowodów przychodowych i rozchodowych oraz innych mogących mieć wpływ na wyliczenie i wynik inwentaryzacji nie posiadam. Prowadzona przeze mnie ewidencja została uzgodniona z ewidencją prowadzoną w dziale księgowości na dzień..., a występujące niezgodności zostały wyjaśnione i usunięte. Data (Podpis osoby materialnie odpowiedzialnej) 8

9 Załącznik 4 Grodków, dnia... Polecenie przeprowadzenia inwentaryzacji przez zespół spisowy w składzie: w polu spisowym... (Nazwa pola) w okresie od dnia... do dnia (Księgowy) (Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej) 9

10 Załącznik 5... (Pieczeć jednostki) Arkusz spisu z natury uniwersalny Nr.... Str... Rodzaj inwentaryzacji -... Sposób przeprowadzenia inwentaryzacji (Nazwa i adres jednostki inwentaryzowanej) (Imię i nazwisko osoby materialnie odpowiedzialnej) Skład komisji inwentaryzacyjnej (Imię i nazwisko i przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej)... (Imię i nazwisko członka komisji inwentaryzacyjnej)... (Imię i nazwisko członka komisji inwentaryzacyjnej)... Spis rozpoczęto dnia...o godz... zakończono dnia...o godz... Lp. Symbol Nazwa przedmiotu spisowego J.m. Ilość stwierdzona Cena jednostkowa Wartość Razem str od poz do poz..... Razem ark. od nr... do nr...od poz.... do poz..... Podpis osóby materialnie odpowiedzialnej Podpisy komisji inwentaryzacyjnej Przewodniczący Członek Członek Wycenił(a) (Imię, nazwisko i podpis) 10

11 Załącznik 6 Protokół z inwentaryzacji kasy Protokół inwentaryzacji przeprowadzonej w kasie...w dniu... przez zespół spisowy w składzie: Przewodniczący:... Członek:... Członek:... w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej (kasjera)... dokonał komisyjnego przeliczenia znajdujących się w kasie środków pieniężnych, druków ścisłego zarachowania dotyczących gospodarki kasowej, tj.: czeków gotówkowych, dowodów kasowych KP i KW oraz innych wartości pieniężnych. 1. Stwierdzony stan faktyczny komisja porównywała z saldem raportu kasowego zamkniętego w dniu... Stwierdzony stan gotówki w kasie: a. banknoty:... w liczbie... sztuk na kwotę w liczbie... sztuk na kwotę... b) bilon:... w liczbie... sztuk na kwotę w liczbie... sztuk na kwotę... c) razem (a+b) banknoty i bilon na kwotę... d) saldo kasowe na dzień inwentaryzacji na kwotę... e) stwierdzono nadwyżkę/niedobór* na kwotę Ostatni numer czeku gotówkowego Ostatni numer raportu kasowego Inne wartości pieniężne Stwierdzone różnice pomiędzy stanem faktycznym a stanem ewidencyjnym według raportu kasowego nr... z dnia... w odniesieniu do wartości pieniężnych Nadwyżka/niedobór* w kwocie... została zapisana w raporcie kasowym nr... z dnia... w pozycji Wyjaśnienie przyczyn powstania nadwyżki lub niedoboru... Protokół niniejszy sporządzono w 3 egzemplarzach, z których jeden znajduje się w kasie. Data Podpis osoby materialnie odpowiedzialnej (kasjer) Podpis przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej... Podpisy członków zespołu spisowego * Niepotrzebne skreślić 11

12 Załącznik 7 Sprawozdanie zespołu spisowego i osób materialnie odpowiedzialnych dotyczące przeprowadzonej inwentaryzacji w polu spisowym... (Nazwa pola) dokonanej w okresie od dnia... do dnia... inwentaryzacja na dzień... Skład zespołu spisowego: Przewodniczący... Członek... Członek Przekazuje się Komisji inwentaryzacyjnej arkusze spisowe o numerach od... do Uwagi do przygotowania inwentaryzacji Uwagi do przebiegu inwentaryzacji Wnioski i spostrzeżenia Oświadczenie osób materialnie odpowiedzialnych Oświadczamy, że wszystkie znajdujące się w polu spisowym... (Nazwa pola) składniki, za które przyjęliśmy materialną odpowiedzialność zostały poprawnie udokumentowane w sposób przyjęty w przepisach obowiązujących w jednostce. Wszystkie dowody księgowe związane z ewidencją przychodu i rozchodu składników majątku, za które odpowiadamy, zostały zaewidencjonowane w prowadzonej przez nas ewidencji i przekazane do działu księgowości. Ostatnie numery dowodów obrotu składników inwentaryzowanego majątku to: Rodzaj dowodu... nr...data... Rodzaj dowodu... nr...data... Rodzaj dowodu... nr...data... Rodzaj dowodu... nr...data... Rodzaj dowodu... nr...data... Zgłaszamy następujące zastrzeżenia co do pracy zespołu spisowego:... Nie zgłaszamy żadnych zastrzeżeń co do pracy zespołu spisowego. Podpisy członków zespołu spisowego: Przewodniczący... data... Członek... data... Członek... data... Podpisy osób materialnie odpowiedzialnych: Nazwisko i imię... Podpis... Nazwisko i imię... Podpis... 12

13 Załącznik 8 Protokół weryfikacji Nr... Pozycja bilansu:... Symbol i nazwa konta: Saldo debet/kredyt* konta:... wynika z załączonego wydruku zestawienia sald kont i wynosi: zł Przebieg inwentaryzacji: Zespół weryfikacyjny w składzie: potwierdził, że: Saldo badanej pozycji bilansowej na dzień...wynosi: zł... i wynika z Podpisy członków zespołu weryfikacyjnego Zatwierdzono:... (Księgowy) Data (Przezes Zarządu) 13

14 Załącznik 9 Protokół z posiedzenia komisji inwentaryzacyjnej w sprawie wyjaśnienia różnic inwentaryzacyjnych, które odbyło się w dniu.... obecni na posiedzeniu: Tematem obrad była sprawa wyszczególnionych poniżej różnic inwentaryzacyjnych stwierdzonych podczas spisu dokonanego w dniach... oraz wnioski. Stwierdzone niedobory: L.p. Nr dokumentu spisu z natury Nazwa przedmiotu Jedn. Stwierdzony niedobór Symbol spisowego miary Arkusz Pozycja Ilość Cena Wartość Uwagi Razem: Po zapoznaniu się z objaśnieniami Pana/Pani złożonymi na piśmie osobiście biorąc pod uwagę

15 ... Stwierdzone nadwyżki: L.p. Nr dokumentu spisu z natury Nazwa przedmiotu Jedn. Stwierdzona nadwyżka Symbol spisowego miary Arkusz Pozycja Ilość Cena Wartość Uwagi Razem: Po zapoznaniu się z objaśnieniami Pana/Pani złożonymi na piśmie osobiście biorąc pod uwagę Komisja postanowiła zgłosić następujące wnioski: Nadwyżki zaokrąglić niedobory ubytki wartości PLN należy uznać za niezawinione. Niedobory ubytki należy uznać za zawinione i wartością ich w sumie obciążyć Pana/Panią który(a) jest winien(winna) zdaniem Komisji ich powstania. Podpisy członków Komisji Inwentaryzacyjnej:

16 Załącznik 10 Wezwanie do złożenia wyjaśnień Grodków, dnia Prezes Zarządu Osoba materialnie odpowiedzialna... Wzywa się do złożenia wyjaśnień w sprawie różnic inwentaryzacyjnych stwierdzonych podczas inwentaryzacji w... Termin złożenia wyjaśnień... Załącza się wykaz różnic inwentaryzacyjnych z dnia... Data (Podpis osoby materialnie odpowiedzialnej) 16

17 ... (Pieczęć jednostki) Załącznik nr 11 do instrukcji inwentaryzacyjnej Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych na dzień... w... L.p. Stan faktyczny Stan księgowy Nr dokumentu Nazwa przedmiotu w dniu spisu w dniu spisu Symbol spisowego J.m Cena Arkusz Pozycja Ilość Wartość Ilość Wartość Różnice inwentaryzacyjne Różnica do księgowania na kontach Niedobory Nadwyżki Wn Ma Ilość Wartość Ilość Wartość Uwagi Data.... Sporządził (a): 17