PROGRAM WSPÓŁPRACY MARKETINGOWEJ Z TOUROPERATORAMI W 2015 ROKU

Transkrypt

1 Z A T W I E R D Z A M PROGRAM WSPÓŁPRACY MARKETINGOWEJ Z TOUROPERATORAMI W 2015 ROKU P. P. Porty Lotnicze" (zwane dalej w skrócie PPL), jako zarządzający Lotniskiem Chopina w Warszawie, oferuje w roku 2015 touroperatorom możliwość podjęcia współpracy w formie współfinansowania działań marketingowych touroperatorów według zasad i kryteriów określonych w niniejszym dokumencie. 1. Program skierowany jest do touroperatorów, którzy zawarli umowę czarteru lotniczego z przewoźnikiem lotniczym, umowę o zakupie miejsc w samolocie z brokerem lotniczym lub odkupili część miejsc pasażerskich w zamówionych lotach czarterowych w postaci bloków miejsc od innych touroperatorów. 2. Celem współpracy marketingowej jest rozwój czarterowego ruchu lotniczego z Lotniska Chopina w Warszawie. 3. PPL może współfinansować działania marketingowe touroperatorów, prowadzone w ramach kampanii reklamowo-promocyjnych, mające bezpośredni wpływ na generowanie przychodów z opłat lotniskowych na Lotnisku Chopina w Warszawie (np. reklama i promocja kierunków lotniczej czarterowej turystyki wyjazdowej, kreowanie okazji zakupowych dla potencjalnych pasażerów). Działania te nie mogą służyć wyłącznie do wspierania kampanii wizerunkowych touroperatora. 4. Warunkiem koniecznym do podjęcia współpracy marketingowej jest zaangażowanie własnych środków finansowych touroperatora w wysokości nie mniejszej niż 50% kosztów netto działań marketingowych prowadzonych w ramach kampanii reklamowopromocyjnej, z zastrzeżeniem, że całkowita kwota środków finansowych zaangażowanych przez PPL na współfinansowanie kampanii reklamowo-promocyjnych nie przekroczy maksymalnej kwoty dofinansowania przyznanego touroperatorowi, a łączna kwota dofinansowania dla wszystkich touroperatorów uczestniczących w programie nie przekroczy budżetu PPL określonego na ten cel. 5. Touroperator jest zobowiązany do zamieszczenia na środkach przekazu reklamowego: a) logotypu Lotniska Chopina w Warszawie o porównywalnej wielkości co logotyp touroperatora (na środkach wizualnych) lub nazwy Lotniska Chopina w Warszawie (w innych środkach przekazu), b) informacji, że promowane wyloty odbywają się z Lotniska Chopina w Warszawie, c) innych, uzgodnionych wspólnie z PPL treści, uzależnionych od prowadzonych działań marketingowych i wykorzystanych narzędzi promocyjnych lub środków przekazu reklamowego. 6. W ramach Programu touroperator może prowadzić działania marketingowe odnoszące się zarówno do oferowanych przez niego istniejących kierunków czarterowej turystyki wyjazdowej, jak i nowych kierunków wyjazdowych z Lotniska Chopina w Warszawie. 1

2 7. Rozpoczęcie współpracy marketingowej możliwe jest na wniosek touroperatora. Touroperator powinien złożyć do PPL wypełniony poprawnie oraz podpisany przez osoby uprawnione do reprezentacji i zaciągania zobowiązań w imieniu touroperatora wniosek o podjęcie współpracy marketingowej z Lotniskiem Chopina w Warszawie. Kompletny wniosek powinien wpłynąć do PPL co najmniej na miesiąc przed planowaną datą rozpoczęcia działań marketingowych. W uzasadnionych przypadkach termin ten może zostać skrócony za zgodą PPL. Oryginał wniosku powinien być przesłany do PPL w formie papierowej na adres: P. P. Porty Lotnicze" Lotnisko Chopina w Warszawie Biuro Handlowe Dział Sprzedaży Usług Lotniczych ul. Żwirki i Wigury Warszawa natomiast jego skan przesłany pocztą elektroniczną na adres aerosales.policy@polish-airports.com. 8. Do Wniosku powinny być załączone następujące dokumenty: a) podpisany przez osobę odpowiedzialną za przeprowadzenie wspólnej kampanii reklamowej plan działań marketingowych, b) wyciąg z KRS, c) pełnomocnictwo osoby podpisującej wniosek (jeżeli ta osoba nie ma określonego zakresu pełnomocnictwa w KRS), d) zaświadczenie o nr VAT z Urzędu Skarbowego oraz posiadaniu numeru REGON. 9. Wzór wniosku o podjęcie współpracy marketingowej stanowi Załącznik 1 do Programu i jest dostępny do pobrania w formie elektronicznej na stronie internetowej w części B2B w zakładce Współpraca marketingowa". 10. Załączony do wniosku plan działań marketingowych, o których współfinansowanie wnioskuje touroperator, powinien uwzględniać w szczególności: a) opis planowanych do zastosowania narzędzi promocyjnych i środków przekazu reklamowego, b) planowany szczegółowy harmonogram działań, c) szacunkowe koszty jednostkowe i ogólne działań netto, d) planowany zasięg geograficzny prowadzenia działań marketingowych (w szczególności, w przypadku kampanii typu outdoor - szczegółowe lokalizacje nośników reklamowych, w przypadku kampanii internetowej - lista stron internetowych, na których pojawi się przekaz reklamowy), e) planowaną wielkość grupy docelowej, do której adresowane są działania marketingowe objęte współpracą, f) zakładane, szacunkowe efekty planowanych działań marketingowych w zakresie wpływu na wielkość ruchu pasażerskiego na Lotnisku Chopina (np. na liczbę osób, które zakupiły lub zarezerwowały usługę turystyczną z wylotem z Lotniska Chopina), g) informację o kierunkach, jakie będą uwzględnione na środkach przekazu reklamowego; h) dane podmiotów realizujących działania marketingowe w imieniu touroperatora (nazwa, adres, osoba kontaktowa, , numer telefonu), i) dane osoby odpowiedzialnej za działania marketingowe ze strony touroperatora (imię i nazwisko, stanowisko, , nr telefonu). 2

3 11. Plan działań marketingowych oraz treści reklam przed publikacją lub emisją podlegają akceptacji przez PPL. 12. PPL ma prawo odmówić podjęcia współpracy marketingowej z touroperatorem, który w ciągu trzech miesięcy przed złożeniem wniosku nieterminowo regulował swoje zobowiązania płatnicze z tytułu usług, z których korzysta na terenie Lotniska Chopina w Warszawie. Zastrzega się możliwość przerwania współpracy z touroperatorem, który w trakcie uczestnictwa w niniejszym Programie zaprzestanie realizowania płatności lub będzie regulować nieterminowo swoje zobowiązania płatnicze wobec PPL. 13. Touroperator odpowiada za dobór narzędzi promocyjnych i środków przekazu reklamowego. W gestii touroperatora leży zlecenie przygotowania projektów graficznych i treści ogłoszeń, które pojawią się w wybranych środkach przekazu reklamowego oraz koordynacja ich produkcji, a także organizacja innych działań marketingowych. 14. Touroperator w ramach niniejszego Programu może prowadzić działania marketingowe, które będą miały charakter jednorazowy, bądź odbywać się będą w etapach i dotyczyć wielu kampanii reklamowo-promocyjnych. Jeśli działania marketingowe będą realizowane w etapach, wymagane jest załączenie do wniosku planu działań marketingowych dotyczącego pierwszego etapu oraz przedstawienie do akceptacji przez PPL, na co najmniej 10 dni roboczych przed planowanym rozpoczęciem działań w ramach danej kampanii, planu działań marketingowych oraz projektów reklam dla każdego kolejnego etapu. 15. Na co najmniej 10 dni roboczych przed planowanym rozpoczęciem każdego z działań objętych planem działań marketingowych, touroperator powinien przedstawić projekty reklam do akceptacji przez PPL. PPL zaakceptuje lub zgłosi uwagi do przedstawionych przez touroperatora treści zawierających informacje wymienione w pkt. 5. w terminie 5 dni roboczych od ich otrzymania. PPL może odmówić współfinansowania konkretnych projektów lub żądać ich modyfikacji. 16. W terminie 15 dni roboczych od zakończenia działań marketingowych współfinansowanych przez PPL, jednak nie później niż do 11 grudnia 2015 roku, touroperator jest zobowiązany do przedstawienia PPL dokumentacji tych działań, w tym raportu ilościowego ilustrującego liczbę i rodzaje wykorzystanych środków przekazu reklamowego i narzędzi promocyjnych (w szczególności zdjęć, nagrań, zrzutów z ekranu, elektronicznych wersji reklam prasowych itp.) oraz oceny ich skuteczności, w postaci informacji o ich wpływie na wielkość ruchu pasażerskiego na Lotnisku Chopina (np. na liczbę osób, które zakupiły lub zarezerwowały usługę turystyczną z wylotem z Lotniska Chopina). Niedotrzymanie ww. terminów może spowodować zmniejszenie wartości środków finansowych zaangażowanych przez PPL o 3% za każdy dzień opóźnienia, a nawet wykluczenie touroperatora z programu, bez prawa do jakichkolwiek roszczeń z tego tytułu, w sytuacji gdy opóźnienie przekracza 10 dni kalendarzowych. O wykluczeniu touroperator zostanie poinformowany przez PPL na piśmie. 17. Współfinansowaniu przez PPL nie podlegają działania marketingowe prowadzone po 4 grudnia 2015 r. 18. Współfinansowane przez PPL koszty działań marketingowych poniesione przez touroperatora muszą być udokumentowane fakturami wystawionymi na touroperatora przez firmy realizujące zlecone przez niego działania marketingowe. 19. Określenie ostatecznej wartości środków zaangażowanych przez PPL nastąpi po zweryfikowaniu przedstawionych przez wszystkich touroperatorów uczestniczących w programie danych dotyczących łącznej liczby odlatujących pasażerów czarterowych w sezonach Zima 2014/15 i Lato 2015 oraz na podstawie wysokości rzeczywistych kosztów poniesionych przez danego touroperatora na realizację działań zgodnie 3

4 z zaakceptowanym planem działań marketingowych. Touroperator biorący udział w programie deklaruje osiągnięcie rezultatu w postaci osiągnięcia co najmniej progu minimalnego liczby pasażerów czarterowych, wskazanego w tabeli w pkt. 24 poniżej. Touroperator przyjmuje na siebie ryzyko nieosiągnięcia minimalnego progu, o którym mowa powyżej. W takim wypadku, nie jest upoważniony do dochodzenia od PPL żadnych roszczeń w związku z wykonanymi działaniami marketingowymi. 20. Touroperator ubiegający się o przyznanie współfinansowania działań marketingowych zobowiązany jest przedstawić PPL miesięczne zestawienia zawierające datę wykonania lotu, numer rejsu i liczbę pasażerów czarterowych odlatujących z Lotniska Chopina w Warszawie danym rejsem. Zestawienia dotyczące okresu od 26 października 2014 r. do lutego 2015 r. powinny być przesłane do 20 marca 2015 r. Zestawienia za miesiące od marca 2015 r. do września 2015 r. powinny być przesyłane w ciągu 15 dni od zakończenia miesiąca kalendarzowego, którego dotyczy dane zestawienie. Zestawienie za miesiąc październik 2015 r. powinno być przesłane do 10 listopada 2015 r. Zestawienia powinny być podpisane przez osobę odpowiedzialną za realizację kampanii ze strony touroperatora i przesyłane w formie elektronicznej na adres aerosales.policy@polish-airports.com. 21. W przypadku nie przekazania przez touroperatora zestawienia w terminie określonym w pkt. 20 powyżej, dane zestawienie nie zostanie uwzględnione w ostatecznym rozliczeniu przewiezionych pasażerów, które będzie podstawą do ostatecznego określenia wysokości dofinansowania przeprowadzonej kampanii reklamowej. 22. Środki finansowe zostaną wypłacone touroperatorowi na podstawie umowy finansowej, która zostanie zawarta po wpłynięciu do PPL ostatniego zestawienia, o którym mowa w pkt. 19 i 20. niniejszego Programu oraz po podpisaniu wspólnego protokołu z przeprowadzonych działań marketingowych, w którym określona zostanie ostateczna wartość środków finansowych zaangażowanych przez PPL. Zawarcie umowy może być przez PPL uzależnione od pozytywnego wyniku dodatkowej analizy umowy wymaganej przez przepisy bezwzględnie obowiązującego prawa. PPL nie odpowiada za konsekwencje negatywnego wyniku takiej analizy. Wypłata środków nastąpi na podstawie faktury, wystawionej przez touroperatora na kwotę określoną w protokole. Faktura musi być wystawiona nie później niż 31 grudnia 2015 roku, oraz jej oryginał dostarczony do PPL nie później niż do 4 stycznia 2016 roku. Płatność faktury przez PPL nastąpi w ciągu 30 dni od daty jej dostarczenia. 23. Podstawą do wypłaty przez PPL współfinansowania za przeprowadzoną przez touroperatora kampanię marketingową w ramach niniejszego programu jest potwierdzona na podstawie przesłanych i zweryfikowanych przez PPL zestawień, o których mowa w pkt. 20 powyżej, liczba pasażerów (zwanych dalej pasażerami czarterowymi), którzy zakupili od niego usługi turystyczne i odlecieli z Lotniska Chopina w Warszawie lotami czarterowymi w sezonach rozkładowych Zima 2014/15 i Lato Touroperatorowi, po spełnieniu kryteriów ujętych w pkt. 19 i pkt. 20 powyżej, zostanie przyznane współfinansowanie przeprowadzonych działań marketingowych w następujących wysokościach, w zależności od liczby przewiezionych pasażerów: Liczba pasażerów czarterowych odlatujących z Lotniska Chopina w sezonach rozkładowych Zima 2014/15 i Lato 2015 Maksymalna szacowana wartość współfinansowania przez PPL działań marketingowych touroperatora (netto) za każdego pasażera odlatującego od ,00 PLN 2,50 PLN 2,00 PLN 1,50 PLN 1,00 PLN 4

5 Kwoty wskazane w tabeli powyżej mogą zostać przez PPL proporcjonalnie zredukowane względem touroperatorów w sytuacji, gdy wszyscy touroperatorzy uczestniczący w programie wypracują łącznie prawo do współfinansowania wyższe niż budżet określony na ten cel przez PPL. O redukcji PPL wiążąco poinformuje touroperatorów. 25. Niewywiązanie się touroperatora z zasad i warunków określonych w niniejszym Programie może skutkować odmową współfinansowania przez PPL przeprowadzonych działań reklamowych. 26. PPL zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w niniejszym Programie, z wyłączeniem działań, w odniesieniu do których zaakceptowane zostały przez PPL plany działań marketingowych. 27. Treść Programu wraz z załącznikami jest dostępna do pobrania w formie elektronicznej na stronie internetowej w części B2B w zakładce Współpraca marketingowa. 28. Niniejszy Program wchodzi w życie 16 lutego 2015 roku i obowiązuje do 31 grudnia 2015 roku. 5