PROGRAM WSPÓŁPRACY MARKETINGOWEJ Z PRZEWOŹNIKAMI LOTNICZYMI W 2015 ROKU

Transkrypt

1 Z A T W I E R D Z A M PROGRAM WSPÓŁPRACY MARKETINGOWEJ Z PRZEWOŹNIKAMI LOTNICZYMI W 2015 ROKU P.P. Porty Lotnicze (zwane dalej w skrócie PPL), jako zarządzający Lotniskiem Chopina w Warszawie, oferuje w 2015 roku przewoźnikom wykonującym przewozy pasażerskie możliwość podjęcia współpracy w formie finansowego zaangażowania PPL w działania marketingowe przewoźników lotniczych według zasad i kryteriów określonych w niniejszym dokumencie. 1. Zasady i kryteria współpracy marketingowej 1.1. PPL wyraża gotowość podjęcia w 2015 roku współpracy z przewoźnikami lotniczymi wykonującymi przewozy pasażerskie w formie współfinansowania prowadzonych przez nich działań marketingowych w ramach dwóch pakietów: a) Pakietu Standardowego, b) Pakietu Rozwojowego Celem współpracy marketingowej jest rozwój ruchu lotniczego na Lotnisku Chopina w Warszawie PPL może współfinansować działania marketingowe przewoźników, prowadzone w ramach kampanii reklamowo-promocyjnych, mające bezpośredni wpływ na generowanie przychodów z opłat lotniskowych na Lotnisku Chopina (np. reklama i promocja istniejących i nowych połączeń, ofert cenowych na poszczególne połączenia, inne promocje połączeń). Działania te nie mogą służyć wyłącznie do wspierania kampanii wizerunkowych przewoźnika Warunkiem koniecznym do podjęcia współpracy marketingowej jest jednoczesne zaangażowanie własnych środków finansowych przewoźnika w wysokości: a) nie mniejszej niż 50% kosztów netto działań marketingowych prowadzonych w ramach kampanii reklamowo-promocyjnej na terenie Polski, b) nie mniejszej niż 30% kosztów netto działań marketingowych prowadzonych w ramach kampanii reklamowo-promocyjnej poza granicami Polski, z zastrzeżeniem, że całkowita kwota środków finansowych zaangażowanych przez PPL na współfinansowanie kampanii reklamowo-promocyjnych nie przekroczy maksymalnej kwoty dofinansowania przyznanego przewoźnikowi w ramach danego Pakietu. 1

2 1.5. Przewoźnik jest zobowiązany do zamieszczenia na środkach przekazu reklamowego: a) logotypu Lotniska Chopina w Warszawie o porównywalnej wielkości co logotyp przewoźnika (na środkach wizualnych) lub nazwy Lotniska Chopina w Warszawie (w innych środkach przekazu), b) informacji, że promowana działalność przewoźnika odbywa się z/do Lotniska Chopina w Warszawie, c) innych, uzgodnionych wspólnie z PPL treści, uzależnionych od prowadzonych działań marketingowych i wykorzystanych narzędzi promocyjnych lub środków przekazu reklamowego Jeżeli działania marketingowe objęte niniejszym Programem dotyczą połączeń przesiadkowych w innym porcie, niż Lotnisko Chopina, to nie mogą promować tras, na których obsługiwane jest bezpośrednie regularne połączenie lotnicze z/do Lotniska Chopina lub ogłoszono otwarcie takiego połączenia Rozpoczęcie współpracy marketingowej możliwe jest na wniosek przewoźnika. Przewoźnik powinien złożyć do PPL wypełniony poprawnie wniosek o podjęcie współpracy marketingowej z Lotniskiem Chopina w Warszawie, wraz z załączonym planem działań marketingowych, co najmniej na miesiąc przed planowaną datą rozpoczęcia działań marketingowych. W uzasadnionych przypadkach termin ten może zostać skrócony za zgodą PPL. Oryginał wniosku powinien być przesłany do PPL w formie papierowej na adres: P.P. Porty Lotnicze Lotnisko Chopina w Warszawie Biuro Handlowe Dział Sprzedaży Usług Lotniczych ul. Żwirki i Wigury Warszawa natomiast jego skan przesłany pocztą elektroniczną na adres: aerosales.policy@polish-airports.com Załączony do wniosku plan działań marketingowych, o których współfinansowanie wnioskuje przewoźnik, powinien uwzględniać w szczególności: a) opis planowanych do zastosowania narzędzi promocyjnych i środków przekazu reklamowego, b) planowany szczegółowy harmonogram działań, c) szacunkowe koszty jednostkowe i ogólne działań netto, d) planowany zasięg geograficzny prowadzenia działań marketingowych (w szczególności, w przypadku kampanii typu outdoor - szczegółowe lokalizacje nośników reklamowych, w przypadku kampanii internetowej - lista stron internetowych, na których pojawi się przekaz reklamowy), e) planowaną wielkość grupy docelowej, do której adresowane są działania marketingowe objęte współpracą, f) zakładane, szacunkowe efekty planowanych działań marketingowych w zakresie wpływu na wielkość ruchu pasażerskiego na Lotnisku Chopina (np. na liczbę sprzedanych biletów), g) informację o trasach, jakie będą uwzględnione na środkach przekazu reklamowego; h) dane podmiotów realizujących działania marketingowe w imieniu przewoźnika (nazwa, adres, osoba kontaktowa, , numer telefonu), i) dane osoby odpowiedzialnej za działania marketingowe ze strony przewoźnika (imię i nazwisko, stanowisko, , nr telefonu). 2

3 1.9. Plan działań marketingowych oraz treść reklam przed publikacją lub emisją podlegają akceptacji przez PPL Na co najmniej 10 dni roboczych przed planowanym rozpoczęciem każdego z działań objętych planem działań marketingowych, przewoźnik powinien przedstawić projekty reklam do akceptacji przez PPL. PPL zaakceptuje lub zgłosi uwagi do przedstawionych przez przewoźnika treści zawierających informacje wymienione w pkt 1.5. w terminie 5 dni roboczych od ich otrzymania. PPL może odmówić współfinansowania konkretnych projektów lub żądać ich modyfikacji PPL ma prawo odmówić podjęcia współpracy marketingowej z przewoźnikiem, który na dzień złożenia wniosku miał wymagalne zobowiązania z tytułu opłat lotniskowych na Lotnisku Chopina. Zastrzega się możliwość przerwania współpracy z przewoźnikiem, który w trakcie uczestnictwa w niniejszym Programie zaprzestanie realizacji płatności z tytułu należnych opłat lotniskowych na Lotnisku Chopina lub będzie dokonywał ich nieterminowo Przewoźnik odpowiada za dobór narzędzi promocyjnych i środków przekazu reklamowego. W gestii przewoźnika leży zlecenie przygotowania projektów graficznych i treści ogłoszeń, które pojawią się w wybranych środkach przekazu reklamowego oraz koordynacja ich produkcji, a także organizacja innych działań marketingowych Zaangażowanie środków finansowych PPL w ramach każdego z Pakietów może mieć charakter jednorazowy lub odbyć się w etapach i dotyczyć wielu kampanii reklamowopromocyjnych realizowanych przez danego przewoźnika w czasie obowiązywania niniejszego Programu na podstawie jednego wniosku dla danego Pakietu. Jeśli działania marketingowe będą realizowane w etapach, wymagane jest załączenie do wniosku planu działań marketingowych dotyczącego pierwszego etapu oraz przedstawienie do akceptacji przez PPL, na co najmniej 10 dni roboczych przed planowanym rozpoczęciem działań w ramach danej kampanii, planu działań marketingowych oraz projektów reklam dla każdego kolejnego etapu Podstawę współpracy stanowi umowa o współpracy marketingowej zawarta między przewoźnikiem a PPL, określająca szczegółowe warunki współpracy. Przed zawarciem umowy przewoźnik jest zobowiązany dostarczyć do PPL: a) jeśli umowę podpisuje podmiot zarejestrowany w Polsce: - wyciąg z KRS, - pełnomocnictwo osoby podpisującej umowy (jeżeli ta osoba nie ma określonego zakresu pełnomocnictwa w KRS), - zaświadczenie o nr VAT z Urzędu Skarbowego oraz posiadaniu nr REGON; b) jeśli umowę podpisuje podmiot zagraniczny lub jego oddział w Polsce: - wyciąg z rejestru przedsiębiorstw, - oryginał certyfikatu rezydencji wraz z oświadczeniem, o którym mowa w art. 26 ust. 1d-1e ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych z dnia 15 lutego 1992 roku (Dz. U. z 2011 r., Nr 74, poz. 397 j.t.), - pełnomocnictwo osoby podpisującej umowę (jeżeli w rejestrze przedsiębiorstw nie figuruje jako osoba upoważniona do podpisywania umów w imieniu przewoźnika lub gdy osobą podpisującą umowę będzie osoba reprezentująca podmiot zagraniczny w oddziale). Do podpisania umowy może być wymagane przedstawienie dodatkowych dokumentów poza wymienionymi powyżej. 3

4 1.15. W terminie 15 dni roboczych od zakończenia działań marketingowych współfinansowanych przez PPL, jednak nie później niż do 11 grudnia 2015 roku, przewoźnik jest zobowiązany do przedstawienia PPL dokumentacji tych działań, w tym raportu ilościowego ilustrującego liczbę i rodzaje wykorzystanych środków przekazu reklamowego i narzędzi promocyjnych (w szczególności zdjęć, nagrań, zrzutów z ekranu, elektronicznych wersji reklam prasowych itp.) oraz oceny ich skuteczności, w postaci informacji o ich wpływie na wielkość ruchu pasażerskiego na Lotnisku Chopina (np. na liczbę sprzedanych biletów). Niedotrzymanie ww. terminów może spowodować zmniejszenie wartości środków finansowych zaangażowanych przez PPL o 1% za każdy dzień opóźnienia Refinansowaniu przez PPL nie podlegają działania marketingowe prowadzone po 4 grudnia 2015 r Refinansowane przez PPL koszty działań marketingowych poniesione przez przewoźnika muszą być udokumentowane fakturami wystawionymi przez firmy realizujące zlecone przez przewoźnika działania marketingowe Środki finansowe zostaną wypłacone przewoźnikowi na podstawie umowy, po podpisaniu wspólnego protokołu z przeprowadzonych działań marketingowych, w którym określona zostanie ostateczna wartość środków finansowych zaangażowanych przez PPL. Zawarcie umowy może być przez PPL uzależnione od pozytywnego wyniku dodatkowej analizy umowy wymaganej przez przepisy bezwzględnie obowiązującego prawa. PPL nie odpowiada za konsekwencje negatywnego wyniku takiej analizy. Wypłata środków nastąpi na podstawie faktury, wystawionej przez przewoźnika na kwotę określoną w protokole. Faktura musi być wystawiona nie później niż 31 grudnia 2015 roku, a jej oryginał dostarczony do PPL nie później niż do 7 stycznia 2016 roku Wspólne działania marketingowe będą podejmowane w ramach środków przewidzianych w budżecie PPL, aż do ich wyczerpania. W razie niewystarczających środków o ich przyznaniu przewoźnikom spełniającym kryteria określone w Programie będzie decydować kolejność wpływu do PPL prawidłowo wypełnionych wniosków wraz z załączonym planem działań marketingowych. Za moment wpływu wniosku do PPL uznaje się moment jego otrzymania w formie elektronicznej na adres, o którym mowa w pkt PPL zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w niniejszym Programie, z wyłączeniem działań, w odniesieniu do których zawarte zostały umowy o współpracy marketingowej W razie rozbieżności między dwiema wersjami językowymi Programu obowiązuje wersja polska Treść niniejszego Programu wraz z załącznikami jest dostępna do pobrania w formie elektronicznej na stronie internetowej w części B2B w zakładce Współpraca marketingowa Niniejszy Program wchodzi w życie 16 lutego 2015 roku i obowiązuje do 31 grudnia 2015 roku. 4

5 2. Pakiet Standardowy 2.1. Kryterium kwalifikującym przewoźnika do rozpoczęcia współpracy marketingowej w ramach Pakietu Standardowego i warunkującym wybór jego wariantu jest roczna wartość przychodów uzyskanych od tego przewoźnika z tytułu opłat lotniskowych za usługi standardowe na Lotnisku Chopina w roku 2014, tj. przychodów z tytułu opłaty za lądowanie, opłaty pasażerskiej, opłaty hałasowej i opłaty postojowej Przewoźnik może ubiegać się o przyznanie współfinansowania działań marketingowych w ramach jednego z wariantów Pakietu Standardowego w następującej wysokości: Wariant pakietu MAXI PLUS MAXI MIDI PLUS MIDI MINI Roczna wartość powyżej powyżej powyżej powyżej powyżej przychodów z tytułu 50 mln 25 do 50 mln 10 do 25 mln 5 do 10 mln 1 do 5 mln opłat lotniskowych w roku 2014 (netto) Maksymalna wartość współfinansowania przez PPL działań marketingowych przewoźnika (netto) Ostateczna kwota środków zaangażowanych przez PPL jest uzależniona od poziomu kosztów działań przedstawionych przez przewoźnika w planie działań marketingowych i będzie ustalona w wyniku uzgodnień między PPL a przewoźnikiem Wzór wniosku o podjęcie współpracy marketingowej w ramach Pakietu Standardowego stanowi Załącznik 1 do niniejszego Programu. 3. Pakiet Rozwojowy 3.1. Kryterium kwalifikującym przewoźnika do rozpoczęcia współpracy marketingowej w ramach Pakietu Rozwojowego jest zwiększenie przez niego oferowania (liczby miejsc pasażerskich w samolotach odlatujących z Lotniska Chopina) na danej trasie w sezonie Zima 2014/2015, Lato 2015 lub Zima 2015/2016 w porównaniu z analogicznym poprzednim sezonem rozkładowym, poprzez: a) rozpoczęcie wykonywania połączeń lotniczych z Lotniska Chopina (dotyczy przewoźników, którzy nie wykonywali pasażerskich regularnych przewozów lotniczych z Lotniska Chopina w ciągu 1 roku od daty rozpoczęcia lotów, których dotyczy wniosek o przyznanie Pakietu Rozwojowego); b) uruchomienie połączenia lotniczego na trasie z Lotniska Chopina do portu lotniczego, do którego w ciągu 1 roku przed datą uruchomienia połączenia na tej trasie nie były wykonywane pasażerskie regularne przewozy lotnicze; c) zwiększenie liczby operacji lub wykonywanie lotów samolotem o większej liczbie miejsc pasażerskich na danej trasie z Lotniska Chopina w porównaniu z analogicznym poprzednim sezonem rozkładowym Pakiet Rozwojowy może być przyznany wyłącznie w odniesieniu do tras spełniających jednocześnie następujące warunki: a) przewoźnik wykonuje pasażerskie regularne przewozy lotnicze, b) przewoźnik oferuje publicznie do nabycia średnio w ciągu miesiąca kalendarzowego nie mniej niż 25% miejsc oferowanych przez niego na danej 5

6 trasie, c) loty są wykonywane z częstotliwością nie mniejszą, niż jeden raz w tygodniu W odniesieniu do danej trasy, przewoźnik może skorzystać z Pakietu Rozwojowego jednorazowo w ciągu obowiązywania niniejszego Programu Jeżeli przewoźnik w odniesieniu do danej trasy skorzystał z Pakietu Rozwojowego w ramach Programu współpracy marketingowej z przewoźnikami lotniczymi w roku 2014, to w ramach niniejszego Programu nie ma prawa do skorzystania z Pakietu Rozwojowego w odniesieniu do tej samej trasy, z wyjątkiem sytuacji wzrostu średniego tygodniowego oferowania na tej trasie w danym sezonie, w porównaniu z analogicznym poprzednim sezonem rozkładowym, liczonego w okresie od pierwszej do ostatniej operacji startu w sezonie, jeżeli były wykonywane loty na tej trasie w obu porównywanych sezonach. Wzrost oferowania jest obliczany wówczas jako iloczyn wzrostu średniego tygodniowego oferowania i liczby pełnych tygodni wykonywania lotów w sezonie, którego dotyczy wniosek o podjęcie współpracy marketingowej w ramach Pakietu Rozwojowego Wzór wniosku o podjęcie współpracy marketingowej w ramach Pakietu Rozwojowego stanowi Załącznik 2 do niniejszego Programu Na podstawie danych zadeklarowanych przez przewoźnika we wniosku o podjęcie współpracy marketingowej w ramach Pakietu Rozwojowego, PPL określi maksymalną wartość środków finansowych, które może przyznać przewoźnikowi w ramach Pakietu Rozwojowego dla danego zdarzenia. Wartość zaangażowania środków finansowych PPL jest obliczana dla jednego sezonu, wybranego przez przewoźnika spośród sezonów wymienionych w pkt i dla wybranego przez przewoźnika zdarzenia dotyczącego danej trasy, z uwzględnieniem wielkości wzrostu oferowania z Lotniska Chopina w danym sezonie rozkładowym w porównaniu z analogicznym poprzednim sezonem rozkładowym w związku z wystąpieniem danego zdarzenia Maksymalna wartość zaangażowania środków finansowych PPL w ramach Pakietu Rozwojowego wynosi: Wzrost oferowania w danym sezonie zimowym w porównaniu z analogicznym poprzednim sezonem zimowym (dla jednego zdarzenia) Wzrost oferowania w sezonie Lato 2015 w porównaniu z sezonem Lato 2014 (dla jednego zdarzenia) Maksymalna wartość środków dla jednego zdarzenia (netto) od od

7 3.8. Maksymalna liczba tras, która może być objęta współpracą marketingową z danym przewoźnikiem w ramach Pakietu Rozwojowego, jest uzależniona od liczby tras z Lotniska Chopina, obsługiwanych równocześnie przez tego przewoźnika w sezonie, którego dotyczy wniosek, z uwzględnieniem tras planowanych objętych wnioskiem, i wynosi: Liczba tras obsługiwanych przez przewoźnika Maksymalna liczba tras objętych Programem 1 trasa tras tras 3 powyżej 10 tras Przewoźnik korzystający z Pakietu Rozwojowego może ubiegać się o współfinansowanie przez PPL działań marketingowych podjętych przed rozpoczęciem wykonywania lotów, których dotyczą wspomniane działania, o ile koszty tych działań zostaną poniesione w roku Działania marketingowe współfinansowane w ramach Pakietu Rozwojowego muszą dotyczyć trasy, w odniesieniu do której Pakiet ten został przyznany Przewoźnik, który uzyskał środki finansowe w ramach Pakietu Rozwojowego, a następnie, po weryfikacji danych rzeczywistych, osiągnie wzrost wielkości oferowania w stopniu mniejszym, niż 50% wzrostu oferowania deklarowanego we wniosku, jest zobowiązany, na żądanie PPL, do zwrotu 50% wartości uzyskanych środków finansowych w terminie 30 dni od daty wysłania przez PPL takiego żądania. PPL dopuszcza możliwość realizacji tego zwrotu w formie działań marketingowych o równoważnej wartości, z uwzględnieniem zasad określonych w niniejszym Programie. Załączniki 1. Wzór wniosku o podjęcie współpracy marketingowej z Lotniskiem Chopina w Warszawie w ramach Pakietu Standardowego 2. Wzór wniosku o podjęcie współpracy marketingowej z Lotniskiem Chopina w Warszawie w ramach Pakietu Rozwojowego 7