WIĘCEJ NA 1

Transkrypt

1 WIĘCEJ NA 1

2 Szanowny Czytelniku, Jednym z częściej pojawiających się problemów związanych z pracą księgowych jednostek publicznych jest prawidłowe rozróżnienie nakładów poniesionych na remont od tych wykorzystanych na ulepszenia. Ma to istotne znaczenie, od tego bowiem, do której kategorii zakwalifikujemy daną kwotę, zależy poprawność klasyfikacji budżetowej. W praktyce wiele kłopotów sprawia również odróżnienie zakupu materiałów od nabycia usług. Zachęcam do lektury Lidia Pogodzińska redaktor WIĘCEJ NA 2

3 Remont, czy ulepszenie prawidłowe rozróżnienie nakładów poniesionych na środki trwałe w jsfp Okoliczności stanowiące podstawę podjęcia decyzji o wykonaniu danych prac, zakres prac będących przedmiotem zamówienia oraz uzyskane efekty w wyniku zrealizowania zaplanowanych prac to czynniki stanowiące podstawę rozróżnienia nakładów na remont i ulepszenie. Rozróżnienie nakładów poniesionych na remont i ulepszenie ma znaczenie w przypadku potrzeb ustalenia, czy poniesione nakłady nie spowodują ulepszenia środka trwałego, które zwiększy jego wartość. Wynik tego rozróżnienia pozwoli na ustalenie: właściwej klasyfikacji budżetowej dla wydatków ponoszonych w ramach działalności inwestycyjnej i w ramach działalności bieżącej, właściwych zasad ewidencji księgowej odpowiednio na kontach grupy aktywów trwałych czy na kontach bieżących kosztów. Remont to inaczej wykonywanie w istniejącym obiekcie budowlanym robót budowlanych polegających na odtworzeniu stanu pierwotnego, ale nie stanowiących bieżącej konserwacji, przy czym dopuszcza się stosowanie wyrobów budowlanych innych niż użyto w stanie pierwotnym. WAŻNE W zakres remontu wchodzi również wymiana zużytych części środka trwałego na nowe, także gdy nowe części są nowocześniejsze i mają lepsze parametry użytkowe, od części, które uległy zużyciu. Definicja ta została zawarta w art. 3 pkt 8 ustawy Prawo budowlane. Zdaniem sądów W orzecznictwie sądów administracyjnych przyjęto, że remont to przywrócenie stanu technicznego i użytkowego środka trwałego. Może być on połączony z wymianą zużytych części, pod warunkiem że w toku tej wymiany nie dojdzie do zmiany charakteru i funkcji tego środka trwałego, a wykonywane prace są wynikiem jego eksploatacji. Zostało to potwierdzone wyrokami sądowymi NSA z 14 stycznia 1998 r., sygn. akt SA/Sz 119/97 oraz NSA z 27 czerwca 2001 r., sygn. akt ISA/Gd2487/98. WIĘCEJ NA 3

4 Ulepszenie to prace polegające na przebudowie, rozbudowie, modernizacji lub rekonstrukcji. Powodują one, że wartość użytkowa tego środka po zakończeniu ulepszenia przewyższa posiadaną przy przyjęciu do używania wartość użytkową, mierzoną: okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonego środka trwałego, kosztami eksploatacji lub innymi miarami. Wynika to z art. 31 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Przepis ten nie określa jednak granicy wartości poniesionych nakładów, które można uznać za nakłady poniesione na ulepszenie. W tym zakresie można posiłkować się przepisami art. 16g ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, które również mogą być stosowane do celów bilansowych, jednak w przypadku gdy jednostka takie uregulowania zawrze w swojej polityce rachunkowości. WAŻNE Ulepszenie to wydatki poniesione na wykonane prace, które powodują istotną zmianę cech użytkowych środka trwałego, w stosunku do stanu z dnia ich przekazania do używania. Przykład 1. Budowa ścianek działowych Jednostka w związku z rozszerzeniem działalności oraz koniecznością stworzenia nowych stanowisk pracy postanowiła podzielić salę konferencyjną na pokoje, stawiając ścianki działowe wraz z drzwiami. Czy wydatki związane z postawieniem ścianek działowych można sfinansować w ramach wydatków bieżących i zaklasyfikować je do 427 Zakup usług remontowych? Wybudowanie ścianek działowych wraz z otworami drzwiowymi, w przypadku opisanym w przykładzie, zwiększa wartość użytkową budynku, czyli stanowi jego ulepszenie, co skutkuje tym, że poniesione wydatki powinny być zaklasyfikowane odpowiednio do 605 Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych lub 607 Wydatki inwestycyjne samorządowych zakładów budżetowych. Nie można ich klasyfikować do 427 Zakup usług remontowych, gdyż opisane w przykładzie prace nie maja charakteru prac odtworzeniowych, powodujących przywrócenie pierwotnej wartości użytkowej, a która uległa zużyciu w toku jej normalnej eksploatacji, natomiast skutkują one istotną zmianą cech użytkowych nieruchomości, w której były wykonywane, w tym zmiany funkcji części powierzchni. WIĘCEJ NA 4

5 Przykład 2. Wymiana zepsutej sprężarki Jednostka zakupiła nową sprężarkę o wartości powyżej zł, z uwagi na awarię starej. Sprężarka ta jest jedną z części składowych urządzenia specjalistycznego. Zakupiona sprężarka ma te same parametry techniczne co dotychczasowa. Urządzenie specjalistyczne zostało naprawione własnymi siłami jednostki, tj. przez jej pracowników. Czy z uwagi na fakt, że cena zakupionej sprężarki przekracza kwotę zł, wydatki z tego tytułu należy zaklasyfikować do 6050 Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych? Zamontowanie przez pracowników jednostki nowej sprężarki o takich samych parametrach technicznych w miejsce dotychczasowej, która ulegała awarii, skutkuje tym, że mamy do czynienia z przywróceniem pierwotnego stanu technicznego urządzenia specjalistycznego wraz z przywróceniem jego pierwotnej wartości użytkowej utraconej na skutek upływu czasu i eksploatacji, który nie powoduje zmiany charakteru i funkcji przedmiotowego urządzenia, lecz umożliwia jego wykorzystywanie zgodnie z jego gospodarczym przeznaczeniem. Wymiana ta to nic innego jak remont urządzenia specjalistycznego. Z uwagi jednak na fakt, że została ona dokonana siłami własnymi jednostki, to w tym przypadku poniesione wydatki za zakup sprężarki jako części zamiennych do urządzenia specjalistycznego jednostka powinna zaklasyfikować do 4210 Zakup materiałów i wyposażenia. Remont, usługa a zakup materiałów Uwzględniając różne okoliczności organizacyjne jednostek oraz możliwości finansowe określane w corocznych planach finansowych jednostek, częstokroć występują sytuacje w których jednostki w jednym WIĘCEJ NA 5

6 roku kupują materiały, natomiast w roku następnym zlecają prace, do których mają być wykorzystane uprzednio zakupione materiały. Przykład 3. Położenie parkietu zakup usług pozostałych czy remontowych Jednostka w 2015 roku zakupiła klepkę parkietową i wydatek z tego tytułu zaklasyfikowała do 4210 Zakup materiałów i wyposażenia, natomiast udzielenie zamówienia, którego przedmiotem będzie jej ułożenie, na nastąpić w 2016 roku. Klepkę parkietową będzie układał wykonawca, który nie ma nic wspólnego z zakupioną klepką. Czy zlecone prace budowlane należy traktować jako usługę, czy jako prace remontowe, a zatem do jakiego paragrafu zakwalifikować ułożenie klepki parkietowej: 4300 czy 4270, i jak to zdarzenie ująć w ewidencji księgowej? Klasyfikacja wydatku poniesionego na realizację prac opisanych w pytaniu do właściwego paragrafu uzależniona jest od zakresu i charakteru prowadzonych prac budowlanych. W zależności od sytuacji można go zaklasyfikować do 4270 Zakup usług remontowych lub 4300 Zakup usług pozostałych. Rozpatrując ten przypadek, należy w pierwszej kolejności ustalić zakres i charakter zleconych prac. Ustalenie to jest niezbędne do ustalenia, czy zlecone prace mają na celu przywrócenie stanu pierwotnego, który uległ zużyciu w toku normalnej eksploatacji, czy też zakres zleconych prac polega tylko na ułożeniu klepki parkietowej w miejscu, w którym np. jej nigdy nie było, lub w miejscu, w którym została ona uprzednio zerwana przez innego wykonawcę. Mianowicie jeżeli ułożenie klepki parkietowej będzie poprzedzone zerwaniem dotychczas istniejącego parkietu, a następnie ułożeniem nowego parkietu, w celu odtworzenia stanu pierwotnego, który uległ zużyciu na skutek upływu czasu i eksploatacji - wówczas taką usługę należy zaliczyć do robót budowlanych o charakterze remontowym i zaklasyfikować ją do 4270 Zakup usług remontowych. Natomiast w przypadku gdy będziemy mieli do czynienia wyłącznie z ułożeniem parkietu w miejscu, w którym go nie ma ( np. został uprzednio zerwany), lub w miejscu, w którym jego nigdy nie było, wówczas takie prace można zaklasyfikować jako usługę i zaliczyć do WIĘCEJ NA 6

7 Objaśnienia: 1. F-k - faktura za zakup w 2015 roku klepki parkietowej. 2. WB przelew w 2015 roku na rachunek dostawcy środków z tytułu zakupu klepki parkietowej. 3. F-k faktura w 2016 roku z tytułu prac remontowych obejmujących ułożenie klepki parkietowej z powierzonego materiału łącznie z uprzednim zerwaniem starej klepki. 4. WB przelew w 2016 roku na rachunek wykonawcy środków z tytułu prac remontowych, obejmujących zerwanie starej klepki i ułożenie nowej klepki z powierzonego materiału. 5. F-k faktura w 2016 roku z tytułu wykonanej usługi obejmującej ułożenie nowej klepki parkietowej z powierzonego materiału (bez uprzedniego zerwania starej klepki). 6. WB przelew w 2016 roku na rachunek wykonawcy środków z tytułu wykonanej usługi, obejmującej ułożenie nowej klepki parkietowej z powierzonego materiału (bez uprzedniego zerwania starej klepki). WIĘCEJ NA 7

8 Przykład 4. Remont pomieszczeń biurowych systemem gospodarczym Jednostka przy pomocy własnych pracowników charytatywnie wyremontowała pomieszczenia biurowe. Zakupiła materiały budowlane i drobny sprzęt, które były niezbędne na potrzeby wykonania remontu (pędzle, farby, rozpuszczalnik, papier ścierny itp.). Prace miały na celu przywrócenie pierwotnego stanu technicznego pomieszczeń biurowych, które uległy zużyciu w toku ich bieżącej eksploatacji. W związku z tym jednostka rozważa, czy wydatki z tytułu zakupionych materiałów należy zaklasyfikować do 421 Zakup materiałów i wyposażenia czy do 427 Zakup usług remontowych, gdyż stanowią one element przeprowadzonego remontu. Klasyfikacja wydatku do właściwego paragrafu klasyfikacji budżetowej uzależniona jest od rodzaju przedmiotu zamówienia, a nie od tego, czy stanowi ona element danego rodzaju usługi, czy też nie. W niniejszym przypadku jednostka nie poniosła wydatków bezpośrednio związanych z fizycznym wykonaniem remontu, gdyż wszelkie prace z tym związane zostały wykonane przez pracowników jednostki charytatywnie. Fakt, że prace remontowe zostały wykonane przy użyciu materiałów, które jednostka zakupiła na ten cel, nie oznacza, że wydatki poniesione na ich zakup należy zaklasyfikować do 4270 Zakup usług remontowych. Przedmiotem zamówienia w tym przypadku był zakup poszczególnych materiałów budowlanych, dokonany jeszcze przed rozpoczęciem prac remontowych. Oznacza to, że wydatki na ich zakup powinny zostać sklasyfikowane w 421 Zakup materiałów i wyposażenia. Przykład 5. Klasyfikacja wydatków wyszczególnionych na fakturze Jednostka udzieliła zamówienia, którego przedmiotem jest naprawa kserokopiarki. Jednostka, zaciągając zobowiązanie, zaklasyfikowała przyszły wydatek do 4270 Zakup usług remontowych. Po wykonaniu zamówienia i odbiorze kserokopiarki z zakładu naprawczego jednostka otrzymała fakturę, w której wykonawca wyszczególnił robociznę oraz materiały zużyte do jej naprawy. Jak w tym przypadku powinna postąpić jednostka? Czy sklasyfikować całość wydatków w paragrafie 4270 Zakup usług remontowych, czy tylko wydatki z tytułu robocizny, natomiast wydatki z tytułu materiałów zużytych do naprawy sklasyfikować do 421 Zakup materiałów i wyposażenia. Do potrzeb ustalenia właściwej klasyfikacji wydatków budżetowych najważniejszy jest zakres oraz charakter przedmiotu zamówienia. W przypadku gdy zawarta umowa czy wydane zlecenie określają, że WIĘCEJ NA 8

9 zamawiamy odrębnie usługę i odrębnie zakupujemy materiały i tak też główny księgowy udzielił kontrasygnaty, potwierdzając zabezpieczenie środków w planie finansowym przy zaciąganiu zobowiązania, to przypadek, kiedy faktura opiewa na poszczególne elementy dotyczące naprawy kserokopiarki, poszczególne pozycje wydatków wskazane w fakturze należy zaklasyfikować następująco: materiały zużyte na naprawę kserokopiarki Zakup materiałów i wyposażenia, naprawa kserokopiarki (robocizna) 4270 Zakup usług remontowych. Natomiast w przypadku gdy zawarta umowa czy wydane zlecenie określa, że zamówiliśmy kompleksową usługę naprawy kserokopiarki, wskazując przy zaciąganiu zobowiązania źródło finansowania przewidziane na zakup usług remontowych, to pomimo wystawienia faktury, jak wskazano w pytaniu, przedmiotowy wydatek należy zaklasyfikować do 4270 Zakup usług remontowych, opisując odpowiednio fakturę od strony merytorycznej, tj. w sposób zgodny z zawartą umową czy wydanym zleceniem. Objaśnienia: Wariant I. 1. F-k faktura z tytułu zakupu kserokopiarki (w części dotyczącej materiałów). 2. F-k faktura z tytułu naprawy kserokopiarki (w części dotyczącej robocizny). 3. WB przelew na rachunek wykonawcy środków za naprawę kserokopiarki. WIĘCEJ NA 9

10 Wariant II. 4. F-k faktura za kompleksową naprawę kserokopiarki. 5. WB przelew na rachunek wykonawcy środków za kompleksową naprawę kserokopiarki. Przykład 6. Remont pomieszczeń biurowych zlecony wykonawcy Wróćmy do przykładu nr 4 i rozpatrzmy przypadek, w którym jednostka wykonanie remontu pomieszczeń biurowych zleciła na podstawie umowy zlecenia wykonawcy, którym jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej. Przedmiotem umowy było kompleksowe wykonanie prac remontowych przy użyciu własnego sprzętu i materiałów niezbędnych do jego wykonania, z zastrzeżeniem, że wykonawca remontu otrzyma wynagrodzenie według kosztorysu powykonawczego określającego wartość robocizny, sprzętu i materiałów. Po wykonaniu remontu wykonawca przedstawił jednostce kosztorys powykonawczy sporządzony w sposób określony w umowie. Kosztorys ten został zatwierdzony do wypłaty przez kierownika jednostki. W wyniku powyższego wykonawca wystawił jednostce rachunek, w którym odrębnie wykazał: wartość zużytych materiałów, wartość uszytego sprzętu, koszt robocizny. Jak w takiej sytuacji powinna postąpić jednostka? Czy poniesione wydatki powinna zaklasyfikować zgodnie z wyszczególnieniem zawartym na fakturze, czy też potraktować wydatki jako poniesione na usługę kompleksową? W tym przypadku, z uwagi na fakt, że poniesiony wydatek jest skutkiem wykonania zobowiązania wynikającego z zawartej umowy, która przewidywała, że jej przedmiotem jest wykonanie prac remontowych, ustalenie właściwego paragrafu klasyfikacji budżetowej w zasadzie nie powinno budzić wątpliwości, gdyż biorąc pod uwagę ustalenia umowne, możemy stwierdzić, iż przedmiotem zamówienia była usługa kompleksowa. Dlatego też, bez względu na sposób wystawienia przez wykonawcę rachunku (z rozbiciem na elementy usługi czy też nie), będziemy zawsze mieć do czynienia z poniesieniem wydatku na usługi remontowe, które są klasyfikowane w 4270 Zakup usług remontowych. Wyszczególnienie na rachunku odrębnych pozycji, tak jak to uczynił wykonawca, nie jest błędem i należy je traktować wyłącznie informacyjnie. Niestety w tym przypadku jednostka, udzielając zamówienia, jak również ponosząc wydatek z tym związany, w kontekście ustalenia właściwej klasyfikacji budżetowej, powinna zwrócić uwagę na fakt statusu wykonawcy remontu. Ponieważ remont ten - zgodnie z zawartą umową - został wykonany przez WIĘCEJ NA 10

11 osobę fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, to poniesiony wydatek z tym związany powinien zostać sklasyfikowany w 417 Wynagrodzenia bezosobowe. Podstawa prawna: Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.). Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz.851 ze zm.). Ustawa z 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz.290 ze zm.). Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz.1047). Rozporządzenie Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 289 ze zm.). Rozporządzenie Ministra Finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. ze zm.). Rozporządzenie Ministra Finansów z 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (tekst jedn.: Dz.U. z 2015 r. poz.1542) Autor: Elżbieta Gaździk główna księgowa jednostki budżetowej WIĘCEJ NA 11

12 Redaktor prowadzący: Lidia Pogodzińska ISBN: Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z.o.o., Warszawa, ul. Łotewska 9a Tel , faks , finansepubliczne@wip.pl, NIP: Numer KRS: Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: zł Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2016 Remont, czy ulepszenie prawidłowe rozrożnienie nakładów poniesionych na środki trwałe w jsfp wraz z przysługującym Czytelnikom innymi elementami dostępnymi w subskrypcji (e-letter, strona www i inne) chronione są prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w Remont, czy ulepszenie prawidłowe rozrożnienie nakładów poniesionych na środki trwałe w jsfp oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Publikacja Remont, czy ulepszenie prawidłowe rozrożnienie nakładów poniesionych na środki trwałe w jsfp została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w publikacji Remont, czy ulepszenie prawidłowe rozrożnienie nakładów poniesionych na środki trwałe w jsfp oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówki, porady i interpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji Remont, czy ulepszenie prawidłowe rozrożnienie nakładów poniesionych na środki trwałe w jsfp lub w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przykładów. Wydawca nie odpowiada za treść zamieszczonej reklamy; ma prawo odmówić zamieszczenia reklamy, jeżeli jej treść lub forma są sprzeczne z linią programową bądź charakterem publikacji oraz interesem Wydawnictwa Wiedza i Praktyka. Symbol: 2 KB 0030 Centrum Obsługi Klienta: Tel: cok@wip.pl WIĘCEJ NA 12