Anna Żyła. Majątek rzeczowy szkoły zasady gospodarowania i ewidencjonowania

Transkrypt

1 Anna Żyła Majątek rzeczowy szkoły zasady gospodarowania i ewidencjonowania

2 Redaktor merytoryczna Małgorzata Krajewska Kierownik projektu Witold Korczyc Sekretarz redakcji Jadwiga Rzepecka-Makara Projekt okładki, skład Marzena Rosochacz Copyright by Dr Josef Raabe Spółka Wydawnicza Sp. z o.o. Warszawa 2014 ISBN Wydawca Dr Josef Raabe Spółka Wydawnicza Sp. z o.o. ul. Młynarska 8/12, Warszawa tel faks raabe@raabe.com.pl

3 SPIS TREŚ CI Spis treści Charakterystyka majątku rzeczowego szkoły Ogólna charakterystyka majątku rzeczowego Podział środków trwałych w jednostkach sektora publicznego Wartości niematerialne i prawne Klasyfikowanie środków trwałych Formy własności majątku trwałego Ustanowienie trwałego zarządu Majątek obcy oddany szkole do użytkowania Uzupełnianie i modernizowanie majątku szkoły Doposażenie szkoły w majątek w drodze inwestycji Remonty Zakup pomocy dydaktycznych Gospodarowanie majątkiem rzeczowym szkoły Bieżące użytkowanie środków trwałych i wyposażenia Przeglądy nieruchomości zadanie dyrektora szkoły Wynajmowanie pomieszczeń szkolnych Likwidacja i przekazanie innym jednostkom środków trwałych i wyposażenia szkoły Przekazanie majątku szkoły w związku ze zmianą na stanowisku dyrektora Ewidencjonowanie majątku rzeczowego Dokumentowanie zmian w wielkości majątku trwałego Ewidencja podstawowych środków trwałych w księgach rachunkowych Ewidencja pozostałych środków trwałych (wyposażenia) w księgach rachunkowych Inwentaryzacja majątku rzeczowego Rodzaje inwentaryzacji majątku rzeczowego Terminy spisu z natury Obowiązki pracowników szkoły w trakcie spisu z natury Zasady przeprowadzania spisu z natury Rozliczenie wyników inwentaryzacji Dokumentowanie czynności inwentaryzacyjnych Gospodarka majątkiem rzeczowym a kontrola zarządcza Delegowanie uprawnień Identyfikacja i analiza ryzyka oraz reakcja na ryzyko Ochrona zasobów Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych Najczęściej popełniane błędy związane z gospodarką majątkiem rola organu prowadzącego Podstawy prawne Dokumenty Dowód OT przyjęcie środka trwałego Protokół likwidacji/kasacji środków trwałych Protokół przekazania przejęcia podstawowego środka trwałego Protokół przekazania pozostałego środka trwałego (wyposażenia) Karta środka trwałego Roczna tabela amortyzacyjna środków trwałych Zarządzenie w sprawie inwentaryzacji doraźnej częściowej Zarządzenie dyrektora szkoły w sprawie inwentaryzacji okresowej Sprawozdanie opisowe (protokół) z przebiegu inwentaryzacji przeprowadzonej w drodze spisu z natury Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych

4 WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW NA CD Wykaz załączników na CD 1. Dowód OT przyjęcie środka trwałego 2. Protokół likwidacji/kasacji środków trwałych 3. Protokół przekazania przejęcia podstawowego środka trwałego 4. Protokół przekazania pozostałego środka trwałego (wyposażenia) 5. Karta środka trwałego 6. Roczna tabela amortyzacyjna środków trwałych 7. Zarządzenie w sprawie inwentaryzacji doraźnej częściowej 8. Zarządzenie dyrektora szkoły w sprawie inwentaryzacji okresowej 9. Sprawozdanie opisowe (protokół) z przebiegu inwentaryzacji przeprowadzonej w drodze spisu z natury 10. Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych 11. Protokół rozliczenia wyników inwentaryzacji (różnic inwentaryzacyjnych) 12. Zarządzenie w sprawie przekazywania majątku w przypadku zmiany dyrektora 13. Orzeczenie Sądu Administracyjnego w Rzeszowie z 25 stycznia 2007 r. (sygn. akt. II SA/Rz 336/06) 14. Orzeczenie Regionalnej Komisji Orzekającej w sprawach o naruszenie dyscypliny finansów publicznych przy Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Opolu z 10 listopada 2009 r. (ZDB-10-20/09) 15. Orzeczenie Głównej Komisji Orzekającej z 23 lutego 2012 r. (BDF1/4900/3/3/RN-1/12/76) 16. Pismo Regionalnej Izby Obrachunkowej w Bydgoszczy z 8 maja 2008 r. (RIO/KA/073/18/2008) 17. Orzeczenie Naczelnego Sądu Administracyjnego w Krakowie z 11 maja 2012 r. (sygn. II OSK 325/11) 18. Orzeczenie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach z 9 stycznia 2012 r. (sygn. II SA/GI 730/11) 19. Orzeczenie Głównej Komisji Orzekającej z 8 czerwca 2009 r. (sygn. BDF1/4900/38/37/09/1219) 4

5 CHARAKTERYSTYKA MAJĄ TKU RZECZOWEGO SZKOŁ Y Charakterystyka majątku rzeczowego szkoły Aby szkoła mogła normalnie funkcjonować, potrzebuje majątku trwałego, wyposażenia i pomocy dydaktycznych. Zapewnienie szkole właściwych warunków materialnych jest ustawowym obowiązkiem organu prowadzącego. Realizuje się go nie tylko na etapie tworzenia szkoły/placówki, ale także przez bieżące uzupełnianie i modernizowanie wyposażenia, adekwatnie do wymogów prawnych oraz zmieniających się potrzeb i oczekiwań, w ramach możliwości finansowych samorządu. Placówki oświatowe, jako jednostki sektora finansów publicznych, gospodarują mają tkiem i ewidencjonują go zgodnie z zapisami ustawy o rachunkowości (dalej: uor) oraz przepisami wykonawczymi do ustawy o finansach publicznych (dalej: uofp). Gospodarowanie majątkiem jest procesem złożonym. Wymaga zaangażowania praktycznie całego personelu szkoły. Pracownicy w różnym stopniu uczestniczą w realizacji tego zadania, ale każdy jest zobowiązany do dbania o mienie, wykorzystywania go zgodnie z przeznaczeniem oraz do sprawowania nad nim ochrony. Wprawdzie odpowiedzialność za powierzony majątek ponosi dyrektor szkoły/placówki, jednak współdziałanie z organem prowadzącym w zakresie prawidłowego gospodarowania mieniem zawsze przynosi korzyści. Niniejsze opracowanie omawia podstawowe zagadnienia związane z gospodarką majątkową oraz zarządzaniem powierzonym szkole mieniem, z uwzględnieniem zadań i kompetencji dyrektora szkoły oraz organu prowadzącego. W opracowaniu pod określeniem szkoła rozumie się także przedszkole oraz pozostałe placówki oświatowe. Ogólna charakterystyka majątku rzeczowego Środkami trwałymi zgodnie z ustawą o rachunkowości są rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Zalicza się do nich w szczególności: nieruchomości w tym grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, budowle i budynki, a także będące odrębną własnością lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego, maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy, ulepszenia w obcych środkach trwałych, inwentarz żywy. Aby składnik majątku mógł być zakwalifikowany jako środek trwały, musi spełnić następujące warunki: jego okres użytkowania musi być dłuższy niż rok, musi być kompletny, 5

6 MAJĄ TEK RZECZOWY SZKOŁ Y ZASADY GOSPODAROWANIA I EWIDENCJONOWANIA musi być w pełni zdatny do użytku, musi być wykorzystywany na potrzeby danej jednostki. Podział środków trwałych w jednostkach sektora publicznego Środki trwałe podlegają klasyfikacji zgodnie z Klasyfikacją Środków Trwałych (dalej: KŚT). Klasyfikację stosują wszystkie podmioty gospodarki narodowej prowadzące księgową ewidencję środków trwałych. KŚT ma zastosowanie zarówno w sprawozdawczości statystycznej, jak i w ewidencji księgowej (służy ustaleniu właściwych stawek odpisów amortyzacyjnych). Wyróżnia się podstawowe środki trwałe oraz pozostałe środki trwałe. Różnica między podstawowymi a pozostałymi środkami trwałymi wynika z przepisów wykonawczych do uofp (rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont, dalej: rozporządzenie). Podstawowym kryterium odróżniającym środki trwałe od pozostałych środków trwałych jest wartość początkowa. Przepisy odnoszą się do kwoty zawartej w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych. Do podstawowych środków trwałych zalicza się te, których wartość początkowa jest wyższa niż 3500 zł. Natomiast te składniki majątku, których wartość początkowa nie przekracza tej kwoty, mogą być zaliczane do pozostałych środków trwałych. Podział na grupy ma istotne znaczenie dla dokonywania odpisów amortyzacyjnych: podstawowe środki trwałe są amortyzowane przez ustalony okres, pozostałe środki trwałe są umarzane jednorazowo, w miesiącu oddania do użytkowania. Szczególnym rodzajem wyposażenia szkoły są pomoce dydaktyczne, które mimo że są składnikami rzeczowymi majątku mogą być uznane za pozostałe środki trwałe bez względu na wartość początkową, czyli nawet jeżeli przekracza ona 3500 zł. Zgodnie z rozporządzeniem bez względu na wartość początkową do pozostałych środków trwałych, oprócz pomocy dydaktycznych, można zaliczyć: książki i inne zbiory biblioteczne, odzież i umundurowanie, meble i dywany, inwentarz żywy. Sposób zaliczania rzeczowych składników majątku do podstawowych lub pozostałych środków trwałych ma również znaczenie dla sposobu finansowania ich zakupu. Zakup podstawowych środków trwałych klasyfikowany będzie w 6060 Wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych, zakup pozostałych środków trwałych (z wyjątkiem pomocy dydaktycznych) w 4210 Zakup materiałów i wyposażenia, a zakup pomocy dydaktycznych w 4240 Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek. 6

7 CHARAKTERYSTYKA MAJĄ TKU RZECZOWEGO SZKOŁ Y Wartości niematerialne i prawne Wartości niematerialne i prawne zgodnie z definicją uor są to nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki, a w szczególności: autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje, prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych oraz zdobniczych, know-how. W szkole wartości niematerialne i prawne występują w postaci programów komputerowych oraz licencji na oprogramowanie. Podobnie jak w przypadku środków trwałych istotne znaczenie dla zakwalifikowania oprogramowania do wartości niematerialnych i prawnych ma okres jego użytkowania, który musi być dłuższy niż rok. Dlatego nabywając program (licencję), należy zwrócić uwagę na jak długi okres czasu przewidywane jest jego użytkowanie. Np. zakup programu antywirusowego na okres roku nie będzie mógł być zaliczony do wartości niematerialnych i prawnych, ponieważ nie spełnia głównego warunku zawartego w uor dotyczącego okresu użytkowania. Wartości niematerialnych i prawnych nie będą również stanowiły programy i licencje zakupione w szkole dla celów dydaktycznych, np. oprogramowanie do komputerów znajdujących się w pracowni informatycznej. Sposób amortyzowania oprogramowania i licencji jest podobny do amortyzowania środków trwałych i zależy od wartości początkowej. Dla wartości początkowej powyżej 3500 zł amortyzowanie rozłożone jest w czasie, dla wartości niższej oraz dla oprogramowania uznanego za pomoce dydaktyczne amortyzacja przeprowadzania jest jednorazowo w miesiącu oddania do użytkowania. Przepisy dotyczące amortyzacji wartości niematerialnych i prawnych, które stosują jednostki sektora finansów publicznych, zawarte są w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych. Art. 16m tej ustawy wskazuje, że okres dokonywania odpisów amortyzacyjnych od wartości niematerialnych i prawnych nie może być krótszy niż: 24 miesiące od licencji na programy komputerowe, od praw autorskich, od licencji na wyświetlanie filmów oraz na emisję programów radiowych i telewizyjnych, 12 miesięcy od poniesionych kosztów zakończonych prac rozwojowych, 60 miesięcy od pozostałych wartości niematerialnych i prawnych. Podobny do środków trwałych będzie również sposób klasyfikowania wydatku związanego z zakupem oprogramowania komputerowego w szkole. Oprogramowanie o wartości jednostkowej przekraczającej 3500 zł należy sfinansować z 6060 Wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych, zakup oprogramowania poniżej tej kwoty z 4210 Zakup materiałów i wyposażenia, a zakup oprogramowania dla celów dydaktycznych z 4240 Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek. 7

8