SYSTEMATYKA ZESPOŁÓW AKT W PRAKTYCE ARCHIWALNEJ

Transkrypt

1 Bolesław Woszczyński SYSTEMATYKA ZESPOŁÓW AKT W PRAKTYCE ARCHIWALNEJ Problematyka archiwalna łączy się zawsze z pojęciem zespołu, który jak pisze K. Konarski jest kamieniem węgielnym archiwistyki 1. Tworzy się on nie od razu; powstaje z biegiem czasu, narastają akta powiększa się więc on pod względem objętości. Jeśli się zważy, że proces narastania spraw i ich akt trwa z dnia na dzień latami i dziesiątkami lat pisze Konarski to nie trudno sobie zdać sprawę, że z tych krzyżujących się we wszystkich kierunkach nici wytworzy się z biegiem czasu zwarta, zamknięta, organiczna całość. Będzie to właśnie zespół archiwalny 2. Tak więc w ujęciu ogólnym z zespołem mamy do czynienia dopiero z chwilą, gdy akta stracą aktualność bieżącą i zostaną przekazane na przechowanie już do archiwum; w ten właśnie sposób po prostu zarchiwalizują się. W najogólniejszym pojęciu stwierdzić można, że z e s p o ł e m a r c h i w a l n y m zespołem akt nazwiemy wytwór kancelarii organiczną całość,na którą składają się zarchiwalizowane akta powstałe w wyniku działalności urzędu, instytucji, przedsiębiorstwa, organizacji społecznej. Zespół archiwalny może też powstać wskutek działalności osoby działacza politycznego, społecznego przedstawiciela nauki, literatury czy sztuki 3. W odniesieniu do terenu wojskowego zespołem będzie wytwór kancelarii instytucji, zakładu, przedsiębiorstwa wojskowego, szkół różnego stopnia, instytutów nauko- 1 K. K o n a r s k i, Podstawowe zasady archiwistyki, Areheion nr 19 20, 1951, s Tamże, s. 43. Do definicji zespołu archiwalnego dodaje się uwagę, że akta te winny posiadać wartość historyczną, co ma jednak znaczenie kwalifikujące akta do trwałego zachowania; pozostaje bez znaczenia dla samej definicji. S. P a ń k ó w, Archiwa, Warszawa 1969, s K.G. M i t i a j e w, Teoria i praktyka pracy archiwalnej, Warszawa 1959, s. 94. Por. też: Polski Słownik Archiwalny, Warszawa 1952, s. 30; B. R y s z e w s k i, O niektórych podstawowych pojęciach archiwalnych, Zeszyty Naukowe UMK nr 35, 1969, s

2 wych oraz wszystkich jednostek rodzajów broni i służb szczebla operacyjnego i taktycznego. Zespołem będzie wytwór kancelarii samodzielnych kompanii, batalionów, każdego pułku, dywizji czy też dowództwa okręgu, niezależnie od wielkości stopnia organizacyjnego 4. * W praktyce archiwalnej można spotkać się z różnego rodzaju typami zespołów. Działające instytucje co pewien okres czasu dostarczają do archiwum swój wytwór w postaci dopływu akt. Formuje się więc zespół, równocześnie powiększa się jego objętość; przybywają nowe jednostki archiwalne. Trwa ustawiczny proces żywego funkcjonowania zespołu. W takim wypadku mamy do czynienia z zespołem otwartym 5. Z tym pojęciem najczęściej dziś spotykamy się w pracy archiwalnej. Instytucje, jednostki i zakłady wojskowe funkcjonując wytwarzają akta, które z kolei przekazywane są do archiwów terenowych skąd, po latach i wnikliwej selekcji, trafiają na wieczyste przechowanie do Centralnego Archiwum Wojskowego. Napływające do archiwum dopływy są odpowiednio porządkowane przy zachowaniu metod, które stosowane są ogólnie w archiwistyce 6. Uwzględniamy jednak fakt, że w wypadku zespołów otwartych mamy do czynienia z aktami działającej kancelarii, co w dużym stopniu warunkuje postępowanie przy wykonywaniu podstawowych czynności archiwalnych 7. 4 Przyjęto jednak zasadę, że pojęcie zespołu stosuje się do produkcji kancelaryjnej mniejszej czy większej jednostki wojskowej jednak jako warunek posiadającej samodzielny charakter, co wyraża się w samodzielnym etacie, samodzielnej pozycji w budżecie, własnej pieczątce służbowej oraz własnej kancelarii. 5 Problematyka zespołów otwartych omawiana była w licznych artykułach ogłaszanych na łamach Archeionu nr 37, 1962: H. C h r o ś c i c k a, Problematyka zespołów otwartych; F. C i e ś l a k, Uwagi w sprawie opracowania zespołów otwartych; T. G r y g i e r, Niektóre problemy zespołu otwartego; J. I h n a t o w i c z, Z problematyki archiwalnej zespołów otwartych. Ponadto: I. R a d t k e, Problematyka zespołów otwartych na przykładzie akt Prezydium Wojewódzkiej Rady Narodowej w Poznaniu, Archeion nr 41, 1964; W. Z y ś- k o, Zagadnienia opracowania zespołów otwartych założenia do instrukcji, tamże. Por. też: B. W o s z c z y ń s k i, Postępowanie z zespołami otwartymi w świetle wytycznych Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, Biuletyn Wojskowej Służby Archiwalnej nr 1, Por. A. S t e b e l s k i, Porządkowanie akt, Archeion nr 19 20, 1951,s ; S. P a ń k ó w, op.cit., s Zagadnienie przedstawione zostało w artykule: B. W o s z c z y ń s k i, Postępowanie z zespołami otwartymi... 15

3 * Swobodniejsze działanie występuje wówczas, kiedy przestaje działać instytucja, jednostka wojskowa. Wówczas to produkcja kancelaryjna całkowicie ustaje, cały jej wytwór przekazany zostaje do archiwum. W tej sytuacji mamy już do czynienia z zespołem, który określa się jako z a m k n i ę t y 8. Taki jest proces naturalny. Jednak to zamknięcie zespołu może nastąpić również i w innych okolicznościach. Przede wszystkim jakiś kataklizm dziejowy wpłynie na zamknięcie zespołu. Doznały tego akta wielu instytucji w wyniku rozpoczęcia wojny w roku Jak wiadomo niezliczona ilość kancelarii uległa zniszczeniu; przestały funkcjonować urzędy. Uległy też rozproszeniu akta wytworzone przez szereg instytucji i jednostek wojskowych. Niektóre materiały uległy całkowitemu zniszczeniu, dzieląc los jaki spotkał jednostki macierzyste. Akta, które nie spłonęły w zasadzie bez żadnych formalności dostały się do archiwum, tworząc tam od razu zespoły zamknięte. Pracownicy wojskowej służby archiwalnej, a szczególnie Centralnego Archiwum Wojskowego na co dzień mają do czynienia z takimi zespołami. Zasób aktowy Centralnego Archiwum Woskowego w części związanej z dokumentacją aktową okresu międzywojennego składa się całkowicie z zespołów zamkniętych o różnej zawartości aktowej 9. Dziś zespoły te nie powiększają się już o żadną nową teczkę akt; ustała całkowicie działalność kancelarii poszczególnych instytucji czy jednostek wojskowych. W różnym stopniu wymieszania oraz stanie fizycznym, akta wytworzone przez instytucje i jednostki sił zbrojnych okresu międzywojennego zaraz po kampanii wrześniowej 1939 r. zgromadzone zostały przez okupanta w Oliwie filii Archiwum Wojskowego III Rzeszy. Właśnie tam doznały one dalszego rozproszenia. Wojskowe władze hitlerowskie zabierały materiały będące przedmiotem ich zainteresowania i wywoziły w głąb Niemiec. Po wojnie to, co nie uległo zagładzie, zabezpieczone zostało i przekazane do Centralnego Archiwum Wojskowego 10. Cho- 8 K. K o n a r s k i, Podstawowe zasady archiwistyki..., s. 44. Zespół, który dopływów nie otrzymuje, jest zespołem zamkniętym. Polski Słownik Archiwalny, s Zasób aktowy CAW z lat międzywojennych omówiony został w Biuletynie Informacyjnym, Warszawa Ponadto: L. L e w a n d o w i c z, Organizacja i działalność Centralnego Archiwum Wojskowego, Archeion nr 31, Problem ten szczegółowo omawia L. T e t e r, Losy archiwaliów wojskowych okresu międzywojennego [w:] Wybrane zagadnienia z teorii i praktyki wojskowej służby archiwalnej, Warszawa 1967, s

4 ciaż stan ich zachowania jest bardzo różnorodny, to jednak dziś stanowią one niemal jedyne źródło wiedzy o sile zbrojnej okresu międzywojennego. Te zamknięte zespoły są porządkowane, opracowywane i szeroko udostępniane do badań naukowych. W oparciu o te akta, uzupełnione literaturą, powstają dziś prace dyplomowe 11. Przy porządkowaniu archiwaliów z okresu międzywojennego, pomimo dysponowania zespołami zamkniętymi, wykonawca natrafia na duże trudności. Mając na względzie fakt, że większość materiału aktowego wytworzonego przez jednostki wojskowe okresu międzywojennego znajdowała się w kancelariach lub archiwach podręcznych i przechowywana była w formie luźnej, zachodzi konieczność wykonania niemal wszystkich czynności wchodzących w zakres metod archiwalnego porządkowania. Przede wszystkim musi być określona przynależność zespołowa tych akt. Stopień rozproszenia wpłynął na całkowite zdekompletowanie produkcji kancelaryjnej, zespoły zostały wymieszane. Wiadomo, że przecież od poprawnego wykonania tej czynności zależy dalszy bieg prac, a niekiedy [ ] nawet ostateczny wynik porządkowania 12. Przy określaniu przynależności zespołowej archiwista zwraca uwagę m.in. na cechy zewnętrzne akt, ich nagłówek, wszelkie znaki kancelaryjne i archiwalne, notki sporządzone w kancelarii adresata czy nadawcy, postać pisma (format) rozmieszczenie napisów na okładkach 13. Ponieważ zespoły akt wojskowych okresu międzywojennego, jak wspomniano, były wymieszane zachodziła też konieczność dokonania ich segregacji. W toku tej działalności zostały wydzielone akta, pochodzące z różnych kancelarii, ze względu na posiadanie odmiennych zewnętrznych cech rozpoznawczych. Następną czynnością przy porządkowaniu tych zespołów zamkniętych była systematyzacja akt. Celem jej było ustalenie już konkretnego miejsca danych akt w samym zespole. Przy wykonywaniu tej czynności starano się przestrzegać zasady, która głosi, ze zespół archiwalny winien mieć taki układ, jaki posiadały akta wów- 11 O tematyce prac opartych na materiałach archiwalnych sukcesywnie informuje Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych w publikowanych zeszytach pt. Wykaz tematów opracowanych na podstawie rękopiśmiennych źródeł archiwalnych i bibliotecznych. Tam zawarte są też informacje o pracach podejmowanych w oparciu o wojskowe materiały archiwalne. 12 A. S t e b e l s k i, Porządkowanie akt..., s Tam też podane zostały cechy służące pomocą przy ustalaniu przynależności zespołowej (s. następne). 13 Ważnym elementem rozstrzygającym będzie sama prezentata, a więc adnotacja na piśmie stwierdzająca jego zarejestrowanie w kancelarii (por. Polski Słownik Archiwalny, s. 21). 17

5 czas, kiedy znajdowały się jeszcze w kancelarii twórcy 14. Zasada ta w praktyce archiwów wojskowych stosowana jest jednak z pewnymi odchyleniami, co wiąże się w dużym stopniu ze stanem zachowania samych akt jednostek wojskowych okresu międzywojennego, a w pewnym stopniu i wytworzonych w latach Ponadto zdarzają się wypadki braku jakichkolwiek pomocy kancelaryjnych, które posłużyłyby do odtworzenia pierwotnego układu. Zgodnie z przyjętą ogólnie zasadą, o porządku akt w zespole winien zadecydować znak nadany im w kancelarii instytucji, jednostki. W wypadku jednak, gdy akta posiadają dwa lub więcej znaków kancelaryjnych wówczas o przynależności zespołowej i miejscu w zespole decyduje ten, który jest chronologicznie późniejszy. W pracy swej archiwista wojskowy natrafia na trudności, gdyż nie zawsze akta zawierają wszystkie cechy kancelaryjne. Tak więc nadanie układu zespołom akt, twórcami których były jednostki okresu międzywojennego, staje się rzeczą trudnią i skomplikowaną. Zmusza wykonawcę do prowadzenia dodatkowych badań. Wówczas to, wobec braku niezbędnych, obiektywnych wskazówek, musi on przywrócić zespołowi odpowiednią strukturę, która będzie jednak oparta na jego subiektywnych dociekaniach. Wytyczną kierunkową pisze A. Stebelski będzie i w tym wypadku zamierzenie, by nadać porządkowanemu zespołowi taki układ akt, który by odpowiadał możliwie najbardziej ich przypuszczalnemu układowi kancelaryjnemu 15. Zaznaczyć jednak należy, że zamierzenia te me zawsze znajdują swoje odbicie w praktycznej działalności. Na przykładzie pracy Centralnego Archiwum Wojskowego można stwierdzić, że dla wielu zespołów akt okresu międzywojennego nadany został układ w zasadzie całkowicie odbiegający od kancelaryjnego co uzależnione było od stanu zachowane dokumentacji aktowej. Mimo prowadzonych dłuższych badań struktury i zakresu działania, ze względu na całkowity brak materiałów podstawowych pomocniczych nie udało się ustalić budowy instytucji. W każdym jed- 14 Formuła holenderska powiada: Każdy dokument winien wrócić do tego zespołu, a w zespole na to miejsce, jakie zajmował wówczas, gdy zespół stanowił akta żywego jeszcze urzędu. K. K o n a r s k i, Podstawowe zasady..., s. 60. Por. też: K.G. M i t i a j e w, Teoria i praktyka..., s ; Cz. B i e r n a t, Zasada przynależności zespołowej w ujęciu archiwistów holenderskich, Archeion nr 37, 1982, s A. S t e b e l s k i, Porządkowanie akt..., s Wśród archiwistów niemieckich rozpowszechnia się ostatnio tzw. wolna zasada proweniencji. O tych zagadnieniach pisze J. P r a ż a k na łamach Archeionu nr 27, 1957, s Zagadnienie to omawia też A. S t e- b e l s k i, Zespół akt i niektóre jego aspekty, Archeion nr 37, 1962, s. 120 i S. P a ń k ó w, op.cit., s

6 nak wypadku, uwzględniając ogólne założenia dotyczące porządkowania zespołów archiwalnych, brany był pod uwagę system kancelaryjny przyjęty powszechnie i właściwy dla okresu, z którego pochodzą akta. Właśnie to w dużym stopniu przyczynia się do zbliżenia układu nadanego w archiwum do tego, który być może wówczas obowiązywał 16. Kolejną czynnością przy porządkowaniu zespołu zamkniętego jest samo ułożenie akt, co w dużym stopniu wiąże się z wynikami przeprowadzonej segregacji. Czynność ta w pewnym stopniu porządkowa, prawie mechaniczna wymaga jednak dużej uwagi archiwisty, aby zespół mógł otrzymać ostateczny układ. Łączy się więc to z ułożeniem w odpowiedniej kolejności już samych jednostek archiwalnych. Należy podkreślić fakt, że ułożeniu akt w porządku właściwym dla zespołu towarzyszy najczęściej systematyzacja. Czynności te pisze A. Stebelski są niemal zawsze nierozdzielne i uzupełniają się nawzajem 17. Wreszcie po wykonaniu tych prac przystąpić można już do ostatecznego nadania aktom znaków, które są formą rozpoznawczą oraz służą pomocą przy identyfikacji jednostek archiwalnych z danym zespołem. Przy pomocy znakowania ustalona zostaje kolejność teczki akt w zespole 18. Wykonanie tej czynności łączy się z bezwzględną przejrzystością i prostotą. Przy pomocy znaku można w każdej chwili odszukać potrzebną teczkę akt oraz ustalić stopień kompletności zespołu, co wykazuje przeprowadzona w archiwach kontrola akt 19. Jak wykazuje praktyka archiwalna znak akt, stanowiąc ogniwo szeregu ciągłego, składać się winien z kilku elementów. Może więc w nim być symbol instytucji jednostki, która akta 16 W tym wypadku przy porządkowaniu akt wojskowych okresu międzywojennego archiwiści CAW posługują się odpowiednimi wykazami kancelaryjnymi ujętymi w specjalnych przepisach: Schemat regestru ze skorowidzem alfabetycznym i instrukcją o stosowaniu schematu regestru. Warszawa 1928; Schemat wykazu akt (trzy cyfrowy) ze skorowidzem alfabetycznym, Warszawa 1931 (wydawnictwa Ministerstwa Spraw Wojskowych tzw. Biur-1 i Biur-2). 17 A. S t e b e l s k i, Porządkowanie akt..., s Znak akt rozpoznawczy znak cyfrowy, literowy lub tp. Stawiany na danej jednostce (dokumencie, teczce, księdze, mapie itp.) mający identyczny odpowiednik we właściwej pozycji inwentarza. Znak akt może jednostka archiwalna otrzymać już w chwili tworzenia, zowie się wtedy kancelaryjnym znakiem akt; postawiony w składnicy akt ew. w archiwum zwać się będzie registraturalnym ew. archiwalnym znakiem akt, który może być jednakowy lub odmienny od kancelaryjnego. Polski Słownik Archiwalny, s Czynność ta inaczej zwana scontrum porównanie akt z inwentarzem lub spisem akt i zaprotokołowaniem wyników (braki, przybytki, stan zachowania się itp.). Polski Słownik Archiwalny, s

7 wytworzyła, numer zespołu oraz numer kolejny danej teczki akt. W praktyce archiwów, wojskowych (szczególnie w CAW) stosuje się często system cyfr rzymskich i arabskich, które informują o działach składających się na zasób aktowy archiwum (cyfra rzymska), kolejności zespołu w dziale oraz odpowiednim, kolejnym numerze jednostki archiwalnej (w obu wypadkach cyfra arabska). Prawidłowe połączenie tych wszystkich elementów ostatecznie wskazuje na miejsce teczki akt nie tylko w samym zespole, ale i w całym zasobie archiwum. Tak użyte znaki składają się ostatecznie na sygnaturę akt 20. * Obok wymienionych już pojęć zespołu otwartego i zamkniętego archiwiści spotykają się również z innym obowiązującym określeniem: z e s p ó ł p r o s t y. Ogólnie przyjęto, że pojęciem tym posługujemy się wówczas, kiedy mamy do czynienia z aktami jakiegoś urzędu, instytucji, jednostki wojskowej, które nie ulegały przeobrażeniom, nie były odstępowane, jak też nie otrzymały żadnych sukcesji czyli nowych dopływów. Innymi słowy jest to zespół, który nie posiada akt dziedziczonych, składa się jedynie z akt wytworzonych przez jedną kancelarię nie podlegającą żadnym zmianom organizacyjnym 21. Może to być zarówno zespół otwarty jak i zamknięty. W praktyce archiwów wojskowych zespołem prostym określa się wytwór kancelaryjny pułku, samodzielnego batalionu czy kompanii. Te jednostki wojskowe posiadają prostą strukturę organizacyjną, jedną kancelarię najczęściej nie podlegającą przeobrażeniom. Tak więc określenie to stosowane jest wśród archiwistów wojskowych w odniesieniu do mniejszych jednostek i zakładów wojskowych. Zaliczone są do nich przede wszystkim jednostki wchodzące w skład związków taktycznych oraz samodzielne. Określenie to odnosi się zarówno do jednostek wojskowych działających w okresie międzywojennym, stanowiących dziś w całości zespoły zamknięte, jak też i do jednostek ludowego Wojska Pol- 20 Sygnatura oznaczenie jednostki archiwalnej przez podanie znaku zespołu i znaku akt (łącznie), Polski Słownik Archiwalny, s. 26. Znakowanie łączy się najczęściej z samą inwentaryzacją akt, co jest też stosowane w praktyce archiwalnej. Wspomina o tym A. S t e- b e l s k i, Porządkowanie akt..., s Polski Słownik Archiwalny, s Por. też: K. K o n a r s k i, Podstawowe zasady archiwistyki..., s

8 skiego z okresu , których działalność kancelaryjna w dużym stopniu została zakończona lub nadal funkcjonujących 22. Pojęcie zespołu prostego łączy się z wytworem kancelaryjnym niezależnie od jego stanu ilościowego. Zespół taki może liczyć kilkadziesiąt i kilkaset jednostek archiwalnych, co związane będzie z ilością produkcji aktowej, czy też czasokresem funkcjonowania instytucji jednostki wojskowej. W Centralnym Archiwum Wojskowym przechowywane są akta pułków czy samodzielnych batalionów istniejących w całym dwudziestoleciu międzywojennym, których produkcja kancelaryjna składa się na zespół prosty. I odwrotnie: znajdują się również akta jednostek LWP działających stosunkowo krótko, bo niekiedy kilka miesięcy lub dwa trzy lata 23. Pomimo tego wiele z tych zespołów o różnej objętości zaliczanych jest do rzędu prostych. Samo porządkowanie tego zespołu przebiega według omówionych już zasad. * W archiwistyce obowiązuje również inne określenie z e s p ó ł z ł o ż o n y. Jest to w zasadzie przeciwieństwo zespołu prostego; łączy się z różnymi formami samego zespołu. Z określeniem tym spotyka się archiwista, kiedy ma do czynienia z zespołem o budowie powikłanej przez zachodzące ustawicznie zmiany organizacyjne, dopływy czy odstąpienia akt oraz istnienie kilku równorzędnych samodzielnych kancelarii 24. Te wszystkie przeobrażenia wewnątrz samego zespołu mogą zachodzić na przestrzeni długiego okresu. Instytucja, jednostka czy przedsiębiorstwo wojskowe przechodzą różne zmiany strukturalne. Ulega przebudowie organizacja, zmienia się niekiedy częściowo zakres działania. Wszystko to odbywać się może przy zachowaniu tej samej nazwy, tego samego numeru jednostki. Jak wspomniano przy zespole złożonym możemy mieć do czynienia z kilkoma równorzędnie działającymi kancelariami danej jednostki. Z tym zjawiskiem czę- 22 Charakterystyka zespołów akt LWP z lat omówiona została we wstępie do inwentarza akt ludowego Wojska Polskiego, który ukazał się drukiem w 1961 roku (cz. 1, s. 6 24). 23 Przykładów takich dostarcza nam wspomniany wyżej inwentarz akt (por. cz. 2, s. 623, 625, 643 i inne). 24 Por. Polski Słownik Archiwalny, s. 31; K. K o n a r s k i, Podstawowe zasady archiwistyki..., s Ponadto problem ten omawia I. R a d t k e, Zagadnienie zespołów złożonych i sukcesji akt w aktach administracji państwowej XIX i XX w., Archeion nr 33, 1960, s

9 sto spotykają się archiwiści wojskowi. Występuje to przy dużych instytucjach jednostkach. Dla okresu międzywojennego będą to m.in.: Generalny Inspektorat Sił Zbrojnych, Sztab Główny, komórki Ministerstwa Spraw Wojskowych, Kierownictwo Marynarki Wojennej. Wśród instytucji jednostek ludowego Wojska Polskiego z lat wymienić można Sztab Główny WP, dowództwa 1 i 2 armii WP, dowództwa korpusów, dywizji i brygad, Szefostwo Mobilizacji i Uzupełnień, Główne Kwatermistrzostwo WP, Oddział Personalny WP. W tych właśnie instytucjach, obok kancelarii głównej działały takowe w poszczególnych komórkach organizacyjnych, niekiedy bezpośrednio załatwiające sprawy, które napływały do instytucji, a będących przedmiotem zainteresowania. Również, jak w poprzednich przypadkach, na określenie tej nazwy nie ma wpływu ilość wyprodukowanych akt. Decyduje całkowicie budowa urzędu oraz jego zakres kompetencyjny. Samo porządkowanie zespołu złożonego przebiega etapami przy zachowaniu wszelkich zasad ogólnie obowiązujących. * Dokonując przeglądu obowiązujących pojęć wspomnieć należy jeszcze o często spotykanej nazwie g r u p a z e s p o ł ó w. Jest to stosunkowo luźna forma powiązania zespołów 25. Występuje ona zazwyczaj tam, gdzie mamy do czynienia z szeregiem zespołów (prostych czy złożonych) drobnych analogicznego pochodzenia, pokrewnej treści objętych wspólną ramą inwentarza czy innych pomocy archiwalnych. Grupa zespołów pisze K. Konarski nie przeczy bynajmniej zasadzie przynależności zespołowej, nie zaciera indywidualnej odrębności każdego z wchodzących w jej skład zespołów i nie ma żadnego wpływu na ich wewnętrzną strukturę czy treść 26. Pojęcie to odnosi się więc do zespołów akt, które połączone zostają wspólnym elementem, czym być może chociażby jak wspomniano inwentarz. W praktyce wojskowej określenie grupa zespołów odnosi się do akt Wytworzonych przez związki taktyczne i obejmuje akta dowództwa danego związku oraz akta jednostek podległych. Można więc przyjąć praktycznie, że grupa zespołów wystąpi przy połączeniu w jeden inwentarz jednostek archiwalnych kilku kilkuna- 25 Grupa zespołów zbiór dwóch lub więcej zespołów związanych analogią treści lub pochodzenia, a złączonych i wspólnie zinwentaryzowanych przez archiwum ze względów praktycznych. Polski Słownik Archiwalny, s K. K o n a r s k i, Podstawowe zasady archiwistyki..., s

10 stu pułków piechoty, dowództw dywizji, samodzielnych batalionów, kompanii czy szpitali wojskowych. Uporządkowane i opracowane zespoły akt, opatrzone ogólnie przyjętymi elementami, w ten sposób stanowią pewną całość i są szybko dostępne do badań. * W pracy archiwalnej występuje też podział zespołów na c a ł k o w i t e i f r a g m e n t a r y c z n e. Określenia te wiążą się ze stanem ilościowym zachowania akt. Doświadczenia wykazują, że liczba zespołów całkowitych jest znikoma. Wszystkie akta wojskowe okresu międzywojennego oraz wytworzone już przez jednostki LWP w okresie działań doznały zniszczeń, chociaż skala tych uszczupleń jest bardzo różnorodna. Często z dużego zespołu liczącego kilkaset czy kilka tysięcy jednostek archiwalnych po ostatniej wojnie pozostało tylko kilkadziesiąt. Z całkowitego zachował się więc tylko fragment zespołu. * Zdarzają się jednak wypadki, że po kataklizmie wojennym z dużego zespołu pozostało tylko kilka lub co najwyżej kilkanaście teczek akt. W takim przypadku nie można mówić o fragmentarycznym zespole; będzie to już z e s p ó ł s z c z ą t k o- w y. W zasobach archiwów wojskowych przechowuje się ich wiele. Wojna spowodowała zniszczenia i okrojenia w dokumentacji aktowej z lat oraz wytworzonej przez ludowe siły zbrojne Zniszczenia, jak wspomniano, dokonał też okupant w dawnym zasobie Archiwum Wojskowego 27. Ginęły akta w czasie działań bojowych jednostek od Lenino do Berlina 28. Wszystko to spowodowało, że obecnie takich szczątkowych zespołów jest wiele i to w licznych archiwach polskich 29. Pomimo małej objętościowo ilości zachowanych akt taki zespół podlega również porządkowaniu. Ta szczątkowa dokumentacja aktowa może być całkowicie rozproszona, a więc archiwista musi określić przynależność zespołową. Akta poddane będą też systematyzacji, aby nadać im odpowiedni układ. 27 Omówienie strat w artykule L. T e t e r a, Losy archiwaliów wojskowych Straty wojenne w zasobie aktowym LWP omawia J. M a l c z e w s k i, Dzieje akt ludowego Wojska Polskiego wytworzonych w okresie wojny , Biuletyn Wojskowej Służby Archiwalnej nr 1, Tak wiele pisze K. Konarski że w stosunku do nich chwieje się wszechwładnie w dzisiejszych archiwach panująca zasada przynależności zespołowej. Podstawowe zasady archiwistyki..., s

11 Zrozumiałą jest rzeczą, że rekonstrukcja zespołu szczątkowego może niekiedy natrafić na poważne trudności. W każdym jednak wypadku dążyć należy do zachowania samej przynależności zespołowej. Nawet tym szczątkom nadać musimy logiczny układ wynikający jednak ze stopnia i charakteru zachowanego materiału aktowego. Uporządkowane i opracowane zespoły szczątkowe winny też znaleźć odpowiednie miejsce w ogólnym zasobie archiwum. Poruszone zagadnienie różnie ujmowane jest w praktyce archiwalnej. Szczególnie dyskusyjną staje się sprawa samodzielności zespołów szczątkowych. Dążąc do ujednolicenia trybu postępowania ze szczątkami zespołów Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych (NDAP) wydała odpowiednie pismo okólne, które obowiązuje wszystkie archiwa cywilne 30. Zaznacza się w nim, że sprawy te dotyczą szczątków zespołów liczących jedną, dwie lub najwyżej kilkanaście jednostek archiwalnych 31. Polecenie NDAP, aby w archiwach likwidować takie szczątki zespołów, które w zasadzie traktowane są jako samodzielne. Wyjątek mogą stanowić szczątki, które pomimo niewielkich rozmiarów zawierają akta o szczególnej wartości historycznej czy też stanowią całość albo przeważającą część produkcji aktowej twórcy zespołu. Mając na uwadze potrzebę tworzenia realnego obrazu ilości zespołów w państwowym zasobie archiwalnym zaleca się więc wydzielanie szczątków zespołów liczących jedną, dwie lub najwyżej kilkanaście teczek akt, które nie dają pełnego lub prawie pełnego obrazu działalności twórcy zespołu, czy też samej istoty sprawy. Wydzielane akta powinny być poddane ocenie wartości historycznej. Jeżeli zachodzi konieczność to należy przeprowadzić selekcję akt, wydzielając oczywistą makulaturę. Następnie zaleca się, aby wyselekcjonowane szczątki zespołów przeznaczone do zachowania w zasobie archiwum usystematyzować, łącząc je w zbiory (kolekcje) rzeczowo, geograficznie, chronologicznie itp. Może więc wystąpić np. zbiór szczątków zespołów stowarzyszeń, władz terenowych, organizacji społecznych działających na jakimś terenie w odpowiednim okresie itp. Te usystematyzo- 30 Pismo okólne nr 5 NDAP z dnia roku w sprawie jednolitego trybu postępowania ze szczątkami zespołów. Problem ten omawia też K. A r ł a m o w s k i, Szczątki i fragmenty zespołów, teoria i metoda ich opracowania archiwalnego, Archeion nr 51, 1969, s W swoich rozważaniach K. K o n a r s k i proponuje, aby szczątkiem zespołu nazywać pozostałość zespołu liczącą mniej niż dwadzieścia jednostek, woluminów, tek, arkuszy kartograficznych itd. Podstawowe zasady archiwistyki..., s

12 wane szczątki zespołów występować winny w zasobie aktowym pod jednym numerem ewidencyjnym dla danego zbioru 32. Chodzi więc o to, aby te szczątki zespołów znalazły odpowiednie miejsce w ogólnym zasobie archiwum. Takie postępowanie z pewnością doprowadza do ostatecznego ładu w zasobie. Zachowanym w archiwum szczątkom zostaje nadany układ, który niewątpliwie ułatwia szybsze do nich dotarcie. Dotychczasowa, praktyka stosowana w archiwach wojskowych wskazuje jednak na potrzebę utrzymania innego rozwiązania, zresztą również zalecanego przez cywilną służbę archiwalną. W zasobach archiwalnych występuje wiele zespołów szczątkowych. Określenie to dotyczy zarówno akt z okresu międzywojennego, okupacji jak i ludowego Wojska Polskiego. W tym ostatnim wypadku omawiana problematyka ma swoje odbicie w Uniesieniu do wytworu kancelaryjnego jednostek z lat Dla okresu międzywojennego charakterystyczne są zespoły szczątkowe komórek organizacyjnych wojskowych instytucji i władz naczelnych (m.in. poszczególne departamenty MSWojsk., dowództwa rodzajów broni). Ponadto pojęcie to zastosować możemy w odniesieniu do takich jednostek wojskowych, jak: dywizje, pułki czy samodzielne bataliony, gdzie zachowały się pojedyncze jednostki archiwalne kilka lub kilkanaście. Szczególnie dotyczy to akt kampanii wrześniowej w większości wypadków przechowywane są szczątki w pełnym tego słowa znaczeniu. Jedna lub kilka jednostek archiwalnych reprezentują dziś zespoły archiwalne. Zjawisko to występuje również, jak wspomniano, w zasobie aktowym obrazującym dzieje ludowego Wojska Polskiego. W inwentarzach jednostek bojowych umieszczono stosunkowo dużą ilość zespołów, które zachowały się w stanie szczątkowym 33. Pomimo znikomej ilości jednostek archiwalnych wiele tych zespołów występuje jako samodzielne. Znalazły one odpowiednie miejsce w ogólnej strukturze organizacyjnej, nadany im został właściwy układ i otrzymały kolejny 32 Problem ten regulowany jest inaczej niż przy postępowaniu z grupą zespołów, gdzie każdy zespół otrzymuje własny numer nadany w archiwum. Ogólnie ujmując zgromadzone szczątki zespołów otrzymują w archiwum jak gdyby rangę jednego zespołu akt. 33 W rzędzie tym znajdują się przede wszystkim jednostki niższego szczebla, jak samodzielne bataliony (piechoty, budowlane), kompanie (zwiadowcze, chemiczne, samochodowe), dywizjony, banki, kasy polowe itp. Por. zespoły akt ludowego Wojska Polskiego z lat ujęte w 4 częściach inwentarza drukowanego (jednostki bojowe oraz instytucje i jednostki uzupełnień, szkolenia, kwatermistrzowskie, służby sprawiedliwości, kulturalno-oświatowe). 25

13 numer zgodny z przyjętym w archiwum systemem znakowania akt. Te zespoły szczątkowe, przechowywane w archiwum, są niekiedy jedynym dowodem istnienia danego pułku, batalionu, kompanii. Zachowany też został pełny wytwór kancelaryjny tych jednostek i to niekiedy bez względu na jego wartość 34. W pojedynczych wypadkach szczątkowy zespół urósł do pojęcia symbolu, stanowi realną spuściznę po danej jednostce wojskowej. Takie postępowanie poważnie ułatwia poszukiwania archiwalne; pozwala też ustalić przy pomocy zachowanych zespołów akt, strukturę organizacyjna danego związku wojskowego, jaka obowiązywała w czasie działań bojowych. Omawiane zagadnienia wiążą się przede wszystkim z wytworem kancelaryjnym jednostek wojskowych z okresu międzywojennego, okupacji oraz LWP z lat Łączy się to ze stanem zachowania tych akt w stosunku do realnej produkcji kancelaryjnej, co w pojedynczych wypadkach ustalono w oparciu o zachowane niekiedy, pomoce kancelaryjne 35. Przeglądając inwentarze zespołów jednostek wojskowych szczególnie z lat wojny badacz stwierdzi, że w wielu wypadkach zachowało się kilka lub kilkanaście teczek akt. Równocześnie zauważyć można, że we wstępie przy omawianiu charakterystyki archiwalnej nie zostały one zaliczono do szczątkowych. Decydował o tym fakt krótkiego okresu funkcjonowania jednostki wojskowej. Ustalone zostały też jej realne, możliwości produkcji kancelaryjnej. W oparciu o pomoce ewidencyjne ustalono, iż w licznych przypadkach tych kilka kilkanaście teczek akt, które się zachowały, to właśnie cała produkcja kancelaryjna. Stwierdzenie powyższe odnosi się szczególnie do jednostek samodzielnych niższego szczebla. W takich wypadkach nie jest to zespół szczątkowy, lecz pełny jego stan, chociaż ilościowo zamyka się on liczbą kilku czy kilkunastu jednostek archiwalnych Mogą zdarzyć się wypadki, że mimo małej wartości szczątek zespołu winien pozostać samodzielnie. Szczątek ten pisze K. Konarski niezależnie od tego, czy sam przez się przedstawia jakąś własną wartość dowodową, jest przez sam fakt swego istnienia wartością dowodową istnienia kiedyś tego zespołu. Podstawowe zasady archiwistyki..., s Wspomina o tym J. M a l c z e w s k i, Dzieje akt ludowego Wojska Polskiego..., s Por. np. zespoły akt z lat : batalionów saperów (III-325, III-326), 3 batalionu chemicznego (III-330), 10 batalionu budowy mostów (III-501), kasy polowej nr 12 (III-510). 26

14 * * * W praktyce archiwalnej ustawicznie występują omówione zagadnienia. Podstawowe czynności archiwisty zawsze wiążą się z pojęciem z e s p o ł u, który [...] rodzi się, żyje i zamiera wraz ze swym twórcą, a więc narasta w sposób naturalny [...] 37. Stwierdzenie to odnosi się i do jednostek, których akta opracowują archiwiści wojskowi. 37 S. P a ń k ó w, op.cit., s