P R O C E D U R A. Archiwizowanie akt Urzędu Miasta

Transkrypt

1 Urząd Miasta SZCZECIN P R O C E D U R A Archiwizowanie akt Urzędu Miasta PN-EN ISO 9001:20090 Nr procedury P II-07 Wydanie CEL Celem niniejszej procedury jest ustalenie zasad przekazywania akt spraw ostatecznie załatwionych do archiwum zakładowego w Urzędzie Miasta Szczecin ZAKRES PROCEDURY Procedura swym zakresem obejmuje wszystkie Wydziały i Biura Urzędu Miasta TERMINOLOGIA 3.1. JRWA jednolity rzeczowy wykaz akt stanowiący załącznik Nr 2 do rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. nr 14, poz. 67 ze zm.), 3.2. Symbole klasyfikacyjne podzielenie (sklasyfikowanie) spraw na ustalone grupy według treści Hasła klasyfikacyjne słowne określenie grupy spraw, któremu odpowiada właściwy symbol Kategoria archiwalna podział akt ze względu na ich wartość historyczną lub praktyczną. Kategorie oznacza się symbolami literowymi: A, B, BE, Bc kategoria A akta o wartości historycznej, przechowywane wieczyście kategoria B akta o wartości praktycznej. Okres przechowywania określa cyfra dopisana do symbolu np. B-5 (okres przechowywania wynosi 5 lat) kategoria BE tak jak w przypadku kategorii B, przy czym po określonym terminie przechowywania, o losach dokumentu decyduje archiwum państwowe (E ekspertyza archiwalna) kategoria Bc oznacza dokumenty, które po pełnym wykorzystaniu tracą znaczenie Praktyczne. Imię i Nazwisko Data Podpis OPRACOWAŁ SPRAWDZIŁ ZATWIERDZIŁ Emilia Stolarz Michał Kaczmarczyk Ryszard Słoka Strona 1 z 5

2 4.0. PRZEBIEG REALIZACJI / OPIS CZYNNOŚCI Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazywane do archiwum zakładowego po upływie 2 lat od zakończenia sprawy. 1. Porządkuje akta: - segreguje wg kategorii archiwalnej (A, B) 2. Przygotowuje akta celem przekazania do archiwum: - usuwa metalowe zszywki, spinacze itp.; w przypadku kategorii A i powyżej kategorii B10, usuwa się również części plastikowe - usuwa zbędne egzemplarze tych samych pism, dodatkowych egzemplarzy kopii tych pism itp. 3. Układa akta wewnątrz teczki sprawami w porządku chronologicznym. - w przypadku akt kategorii A od stycznia do grudnia Akta kategorii B Akta kategorii A - przesznurowuje akta i numeruje ołówkiem każdą zapisaną stronę w prawym górnym rogu. Na końcu wewnętrznej strony okładki umieszcza się następujący zapis - Niniejsza teczka zawiera... stron kolejno ponumerowanych, [miejscowość, data, podpis osoby porządkującej i paginującej akta] Opisuje teczki z aktami na zewnętrznej stronie czytelnie i zgodnie z zawartością zał. nr 1. niniejszej procedury. 1 Strona 2 z 5

3 1 Sporządza spis zdawczo odbiorczy według załącznika Nr 2 niniejszej procedury: - w przypadku akt kategorii A w 4 egzemplarzach, - w przypadku akt kategorii B w 3 egzemplarzach. Pracownik Archiwum zakładowego UM Otrzymuje przygotowane i opisane akta w archiwum wraz z odpowiednią ilością egzemplarzy spisu zdawczo-odbiorczego, z których każdy jest podpisywany przez zdającego, jego kierownika i przyjmującego akta. Jeden egzemplarz spisu pozostaje u pracownika zdającego akta jako dowód przekazania akt do archiwum. W przypadku niespełnienia powyższych kroków procedury, pracownik archiwum nie przyjmuje dokumentacji do archiwum. Ochrona treści procedur Procedury i instrukcje są własnością Urzędu Miasta Szczecin. Procedury udostępnione są w formacie uniemożliwiającym wnoszenie zmian przez osoby nieupoważnione. Odpowiedzialność Osoby wykonujące opisane w procedurze działania ponoszą odpowiedzialność za ich prawidłowe i terminowe wykonanie. Strona 3 z 5

4 5.0. WYKAZ DOKUMENTÓW ZWIĄZANYCH I ZAŁĄCZNIKÓW 5.1. Procedury Nr P-I-03 Nadzór nad dokumentacją dla pracy Urzędu Miasta 5.2. Załączniki: Opis teczki aktowej - zał. Nr 1/ P-II Spis zdawczo-odbiorczy - zał. Nr 2/ P-II-07 Dokument jest nadzorowany i opublikowany w formie elektronicznej na stronie internetowej Dokument jest Strona 4 z 5

5 Strona 5 z 5