ZABEZPIECZANIE MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH W ŚWIETLE PRAKTYKI CENTRALNEGO ARCHIWUM WOJSKOWEGO

Transkrypt

1 Leszek Lewandowicz ZABEZPIECZANIE MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH W ŚWIETLE PRAKTYKI CENTRALNEGO ARCHIWUM WOJSKOWEGO Zadania Centralnego Archiwum Wojskowego nie odbiegają w zasadzie od tych, jakie stoją przed państwową służbą archiwalną i archiwami podległymi innym resortom. Również i metody pracy w zasadzie są zbieżne z tymi, które stosują archiwa cywilne. Dotyczy to też sposobów zabezpieczania dokumentacji aktowej gromadzonej i przechowywanej w archiwach. W ludowym Wojsku Polskim całokształtem zagadnień archiwalnych kieruje Centralne Archiwum Wojskowe. Do jego zadań m.in. należy gromadzenie, ewidencjonowanie, porządkowanie, przechowywanie, konserwacja, opracowywanie oraz udostępnianie instytucjom i osobom materiałów aktowych 1. Jednym z podstawowych zadań wojskowej służby archiwalnej jest należyte zabezpieczenie wojskowej dokumentacji aktowej mającej trwałe znaczenie dla historii i badań naukowych. Szczególne zadania na tym odcinku stoją właśnie przed Centralnym Archiwum Wojskowym. Zakres metod stosowanych w CAW ma tutaj szeroki i różnorodny charakter. Wynika to stąd, że instytucja ta gromadzi i zabezpiecza wszystkie materiały 1 Problem ten szczegółowo omówiono już w kilku artykułach, opublikowanych w ubiegłych latach. Por. m.in.: Organizacja i działalność Centralnego Archiwum Wojskowego, Archeion nr 31, 1959; Rola i zadania archiwum wojskowego, Zeszyty Naukowe WAP (seria historyczna) nr 2(18), 1960; Rola i zadania wojskowej służby archiwalnej, Biuletyn Wojskowej Służby Archiwalnej nr 1, 1969; Metody, formy i zasady udostępniania akt w archiwach wojskowych w świetle najnowszych doświadczeń, tamże, nr 2, 1970.

2 archiwalne wytworzone przez instytucje, zakłady i jednostki wojskowe od roku 1914 do czasów współczesnych 2. Metody zabezpieczania archiwaliów wojskowych stosowane; przez CAW podzielić można na dwa zasadnicze rodzaje. Pierwszy to czuwanie i wpływ CAW na to, aby materiały o trwałym znaczeniu historycznym wytworzone w jednostkach i instytucjach wojskowych nie uległy zniszczeniu i znalazły się w archiwach terenowych, a następnie w Centralnym Archiwum Wojskowym. Drugi to zabezpieczanie, pod względem konserwatorskim, archiwaliów wojskowych, które znalazły się już w archiwach terenowych i CAW. Ten sposób zabezpieczania podzielić można z kolei na szereg form, z których do podstawowych należy fizyczne zabezpieczenie akt drogą ich reperacji, oprawy introligatorskiej, przeprowadzania dezynsekcji akt skażonych i zagrożonych oraz ich mikrofilmowanie 3. Zgodnie z przepisami archiwa terenowe utrzymują ścisły kontakt z kancelariami jednostek wojskowych w zakresie przygotowania akt do przekazania na dalsze przechowywanie. Chodzi o to, aby już tam oczyścić wytwór kancelaryjny z akt o wartości krótkotrwałej, tzw. kat. C, które przekazuje się na makulaturę, a równocześnie dopilnować, aby akta o dłuższym okresie przechowywania np lat zaliczone do kat. B nie uległy przedwczesnemu zniszczeniu i znalazły się w archiwach. Głównie chodzi jednak o to, aby akta o wartości trwałej zaliczone do kat. A z biegiem czasu przekazane zostały już na stałe przechowywanie do CAW 4. 2 Informacje o zasobie aktowym Centralnego Archiwum Wojskowego podane zostały w kilku czasopismach: Zasób aktowy Centralnego Archiwum Wojskowego, Biuletyn WAP (seria historyczną) nr 2, 1959; Dwadzieścia lat działalności Centralnego Archiwum Wojskowego, Wojskowy Przegląd Historyczny nr 2, 1966; Początkowy okres kształtowania zasobu aktowego Centralnego Archiwum Wojskowego po zakończeniu wojny w roku 1945, Biuletyn Wojskowej Służby Archiwalnej nr 3, Całokształt zagadnień związanych z metodami zabezpieczania archiwaliów omawiają: M. H u s a r s k a, I. S a d u r s k a, Konserwacja zbiorów archiwalnych i bibliotecznych. Warszawa Sprawy związane z podziałem akt wojskowych na odpowiednie kategorie omawia J. M a l c z e w s k i, Selekcja akt w archiwach wojskowych, Biuletyn Wojskowej Służby Archiwalnej nr 4, 1972,

3 Ważną czynnością jest kwalifikowanie akt, które wpłynęły już do archiwum terenowego. W pracach z tym związanych uczestniczy odpowiednia komisja wyznaczona okresowo przez dowódcę, któremu archiwum podlega. Członkami tej komisji są oficerowie reprezentujący poszczególne rodzaje wojsk i służb, których akta podlegają selekcji. Jednostki wojskowe przekazują do właściwego archiwum terenowego materiały archiwalne po 2 5 latach od chwili ich wytworzenia w zależności od rodzaju służby, licząc od 1 stycznia następnego roku po zakończeniu spraw 5. Materiały kategorii A (o wartości trwałej) archiwa terenowe przechowują przez okres pięciu lat, po czym przekazują je do Centralnego Archiwum Wojskowego. W ten sposób wojskowa służba archiwalna na bieżąco zabezpiecza przed zniszczeniem materiały źródłowe o trwałej wartości historycznej, które po naukowym opracowaniu będą stanowić bazę dla przyszłych badań. Akta kategorii B (o czasowej wartości) zabezpieczają natomiast archiwa terenowe. Do obowiązków CAW należy zaś okresowa kontrola podstawowej działalności tych archiwów w zakresie metod przechowywania powierzonego zasobu aktowego. Drugi rodzaj zabezpieczania materiałów archiwalnych o wartości trwałej, które znalazły się już w magazynach CAW dotyczy odpowiedniej ich konserwacji. Jak już wspomniano, CAW przechowuje źródła wojskowe z pierwszej i drugiej wojny światowej 6. Wiele z nich uległo poważnemu zniszczeniu w czasie działań wojennych. Akta te w znacznej części zostały wytworzone na papierze niskiego gatunku, a częste ich udostępnianie dla celów naukowo-badawczych oraz poświadczeniowych powoduje poważne ich niszczenie. Zachodzi więc konieczność właściwego zabezpieczenia i zapewnienia archiwaliom jak najdłuższej trwałości. s. 14 i nast. 5 Całokształt zagadnień dotyczących przekazywania akt do archiwum reguluje specjalna instrukcja o postępowaniu z wojskowymi materiałami archiwalnymi, która ukazała się w 1966 roku. 6 Wiele akt wojskowych przepadło bezpowrotnie w ostatniej wojnie. Bliższe informacje dotyczące problemu: L. T e t e r, Losy archiwaliów wojskowych okresu międzywojennego. Wybrane zagadnienia z teorii i praktyki wojskowej służby archiwalnej, Warszawa 1967; L. L e w a n d o w i c z, Polskie archiwalia wojskowe w czasie okupacji , Wojskowy Przegląd Historyczny nr 3, 1972, s. 476 i nast.

4 Centralne Archiwum Wojskowe posiada własną introligatornię i fotolaboratorium. Obie te pracownie spełniają ważne funkcje w zakresie zabezpieczania dokumentacji aktowej. Do roku 1972 zabiegom konserwatorskim podlegały w pierwszej kolejności akta ludowego Wojska Polskiego z okresu oraz akta wytworzone przez jednostki wojskowe, uczestniczące w wojnie obronnej 1939 roku. Konserwacją objęto też nieliczne zespoły akt wytworzonych w latach między pierwszą a drugą wojną światową. Z tego okresu zgromadzono około 5 tys. mb akt (w granicach 300 tys. jedn. archiw.) zdewastowanych przez wojnę, które oprócz uporządkowania archiwalnego również wymagają konserwacji. Ogółem zabiegom takim w CAW podlega ponad 7 tys. mb akt (około 400 tys. jedn. archiw.). Zadanie więc jest ogromne, wymagające odpowiednich urządzeń i środków materialnych. Tylko część zasobu aktowego CAW (około 6 tys. mb akt) to materiały archiwalne wytworzone już w latach pięćdziesiątych; ich stan fizyczny nie budzi większych obaw. Wstępnym środkiem zabezpieczenia archiwaliów przed zniszczeniem jest usuwanie wszystkich przedmiotów metalowych. Czynność tę wykonuje się w czasie archiwalnego opracowywania akt. Kolejną fazę zabezpieczania akt, stanowi podklejanie poszczególnych dokumentów, posiadających uszkodzenia fizyczne. Po tej czynności następuje oprawienie całej jednostki archiwalnej. CAW w praktyce swej odstąpiło od stosowanej w pierwszych latach po drugiej wojnie światowej, metody oprawiania jednostek archiwalnych systemem bibliotecznym, w twarde okładki. Jak wykazało długoletnie doświadczenie niekiedy zachodzi potrzeba sporządzenia fotokopii akt znajdujących się w teczce, co przy oprawie systemem bibliotecznym stawało się bardzo trudne, a czasem wręcz niemożliwe. Zmuszało bowiem do rozrywania teczek, a po wykorzystaniu pojedynczego często dokumentu, ponownej oprawy. Czasem nie obeszło się i bez uszkodzenia przekazu źródłowego. Chcąc zapobiec tego rodzaju wypadkom introligatornia instytucji przeszła na inny system zabezpieczania akt, który polega na luźnym przesznurowaniu grzbietu jednostki archiwalnej tasiemkami, a następnie obłożeniu preszpanem. Ten sposób pozwala w razie potrzeby mikrofilmowania na swobodne rozkładanie teczki dzięki rozluźnieniu tasiemki bez fizycznego uszkodzenia akt.

5 Inną formą zabezpieczenia jest ogólnie dziś znane i stosowane przez archiwa tzw. laminowanie akt. W zasobie Centralnego Archiwum Wojskowego znajduje się pewna ilość wyjątkowo wartościowych dokumentów wytworzonych w czasie walk z najeźdźcą hitlerowskim we wrześniu 1939 roku. Duża część przekazów źródłowych z tego okresu znajdowała się w krytycznym, pod wzglądem fizycznym, stanie i wymagała natychmiastowego zabiegu konserwatorskiego. Chcąc uchronić przed bezpowrotną stratą dla historii treści informacji zawartych w tych dokumentach, z których wiele było przepalonych lub nadpalonych sporządzono z nich odpisy uwierzytelnione przez kierownictwo instytucji. Procent zniszczenia niektórych, materiałów był tak wysoki, że nie zawsze dało się odczytać całej ich treści, co też odpowiednio zaznaczono w odpisach (miejsca wykropkowane). Wszystkie te akta po zabezpieczeniu introligatorskim przechowywane są w teczkach i pudłach kartonowych 7. W ten sposób, nakładem dużej pracy, Centralne Archiwum Wojskowe zabezpieczyło więc wiele bezcennych akt obrazujących działania wojenne we wrześniu 1939 roku. Wszystkie te przekazy źródłowe udostępniane są do badań naukowych 8. Pewna część zasobu aktowego, w zależności od sposobu przechowywania w magazynach archiwalnych, może być narażona na skażenie insektami. Aby uchronić akta przed tego rodzaju niebezpieczeństwem stosuje się w Centralnym Archiwum Wojskowym okresowe ich przeglądanie; w razie potrzeby akta poddawane są natychmiastowej dezynsekcji. Ze względu na brak w CAW właściwego sprzętu, instytucja korzysta z usług archiwów państwowych, posiadających urządzenia do przeprowadzania dezynsekcji akt 9. Kolejną formą zabezpieczenia akt stosowaną m.in. przez CAW jest ich mikrofilmowanie. Powszechnie wiadomo, że mikrofilmowanie poszczególnych źródeł i całych zespołów należy do jednej z najstarszych technik miniaturyzacji dokumentów, a równocześnie najbardziej rozpowszechnionej. Mikrofilmowaniem objęte są akta 7 Zabezpieczenie tych akt omawia J.A. I g i e l s k i, Rekonstrukcja dokumentów bojowych z kampanii wrześniowej 1939 roku, Biuletyn Wojskowej Służby Archiwalnej nr 2, 1970, s. 58 i nast. 8 Por. T. W o j c i e c h o w s k i, Archiwalne akta jednostek wojskowych z okresu obrony Warszawy we wrześniu 1939 roku. Wybrane zagadnienia..., s Najczęściej CAW korzysta z pomocy Archiwum Głównego Akt Dawnych, przy którym działa Centralne Laboratorium Konserwacji Archiwaliów, dysponujące komorą do dezynsekcji akt. Bliższe szczegóły podają M. H u s a r s k a, I. S a d u r s k a, op. cit., s i

6 ostatecznie opracowane, posiadające pełne opisy i sygnatury archiwalne. Sporządzone w Centralnym Archiwum Wojskowym mikrofilmy dzieli się na tzw. archiwalne (zabezpieczające) i użytkowe. Mikrofilm archiwalny stanowi negatyw akt (tzw. matka) i sporządzony z niego jeden pozytyw. Obie taśmy mikrofilmowe przeznaczone są do bezterminowego zabezpieczenia; znajdują się one w zwojach liczących po kilkaset metrów (ok. 300) i przechowywane są w oddzielnych pomieszczeniach z daleka od akt. W razie potrzeby maga być sporządzane z nich dublety. Mikrofilmy te poddawane są okresowej kontroli 10. Z egzemplarza mikrofilmu-negatywu (matki) sporządza się dodatkowy egzemplarz pozytywu, który służy wyłącznie celom użytkowym. Pozytyw ten podzielony jest na fragmenty odpowiadające jednostkom archiwalnym i w takich rozmiarach przechowywany w pudełkach opatrzonych właściwą sygnaturą. Mikrofilm ten udostępnia się badaczom zamiast oryginałów akt. Chociaż na razie zainteresowani niechętnie korzystają z mikrofilmu to jednak w przyszłości tylko w ten sposób będzie możliwy wgląd do akt stanowiących przedmiot badań. Sposób zabezpieczania akt przez ich mikrofilmowanie posiada wiele zalet, ale także i wad. Na podstawie długoletnich doświadczeń CAW obie te cechy można by ująć następująco. Zalety mikrofilmu: niewysokie koszty produkcji w stosunku do innych form; możliwość wielokrotnego, b. szybkiego powielania; łatwość dokonywania powiększeń; możliwość wykonywania innej mikroformy tj. karty aperturowej (okienkowej) dla celów udostępniania i wymiany między archiwami oraz innymi instytucjami przy zachowaniu tak negatywu jak i pozytywu mikrofilmu w celach zabezpieczających; możliwość łatwiejszego dotarcia do treści zawartej na poszczególnych klatkach przez umieszczenie na brzegu taśmy odpowiedniego kodu. Wady mikrofilmu: poważne koszty przechowywania i wykorzystywania (przy przestrzeganiu norm i przepisów obowiązujących), pozbawienie pewnych cech autentyku, co może podważać jego znaczenie; niemożliwość porównania ze sobą 10 Metody mikrofilmowania akt w CAW w zasadzie odpowiadają tym, które są stosowane w archiwach cywilnych Por. H. Z u b a l o w a, Mikrofilm w archiwach, Archiwista nr 4(7), 1966, s. 1 11; W. K l o n o w s k a, E. P a s z k o w s k a, H. Z u b a l o w a, Mikrofilmowanie zbiorów archiwalnych stan dotychczasowy i perspektywy rozwoju, Archiwista nr 4(31), 1972, s

7 poszczególnych zdjęć znajdujących się na tej samej taśmie; niewygodny w użyciu korzystanie z niego tylko przy pomocy czytnika; trudności w wyszukiwaniu poszczególnych klatek (bez użycia systemu kodowania) 11. Inną formą zabezpieczania cenniejszych akt to wydawanie ich drukiem. Centralne Archiwum Wojskowe przejawia w tym zakresie duże zainteresowanie. Tak więc pracownicy instytucji uczestniczą w pracach przygotowawczych lub też bezpośrednio opracowują źródła wydawane przez instytucje naukowo-badawcze. Uwaga archiwistów koncentruje się na materiałach o szczególnym dla historyków znaczeniu 12. Doświadczenie wykazało, że ta forma zabezpieczania akt ma dwojakie znaczenie. Po pierwsze oszczędza czas badacza, pozwala mu na częściowe prowadzenie badań bez udawania się do archiwum. Po drugie zabezpiecza oryginały archiwalnych materiałów źródłowych przed ich zniszczeniem fizycznym. Ważną rolę w zakresie ochrony akt przed szybkim niszczeniem odgrywają inwentarze archiwalne. Staranne i szczegółowe omówienie w nich treści jednostek archiwalnych pozwala badaczom szybciej zorientować się w zawartości danego zespołu oraz sięgnąć bezpośrednio do poszukiwanej dokumentacji. Wpływa to na zmniejszenie zbędnego, czasami kilkakrotnego, zamawiania akt. CAW opracowało już m.in. wszystkie akta ludowego Wojska Polskiego z lat , a inwentarze opublikowane zostały drukiem 13. Poważną rolę odgrywają na tym odcinku również wszelkiego rodzaju informatory archiwalne. One to właśnie dostarczają zainteresowanym wiele 11 Wiele uwagi tym sprawom poświęca K. W e y m a n, Zastosowanie mikrofilmu w praktyce, Archiwista nr 2, 1969, s Nowe metody wykorzystywania mikrofilmu i technik reprograficznych omówione zostały również w Archiwiście nr 4(31), 1972, s Wymienić tu można kilka wydawnictw źródłowych, opartych całkowicie lub częściowo na aktach Centralnego Archiwum Wojskowego: Organizacja i działania bojowe ludowego Wojska Polskiego w latach (4 tomy), Źródła do dziejów powstań śląskich (dotychczas ukazały się 2 tomy), Wojna obronna Polski 1939, Obrona Warszawy w 1939 roku, Przygotowania niemieckie do agresji na Polskę w 1939 roku, Udział Polaków w szturmie Berlina 24 kwietnia 2 maja 1945 roku. 13 Por. Inwentarz akt ludowego Wojska Polskiego z lat , część 1 i 2, Warszawa 1961; część 3 (suplement), Warszawa 1969; część 4, Warszawa Omówienie w Biuletynie Wojskowej Służby Archiwalnej nr 1, 1969, s ; nr 2, 1970, s ; nr 3, 1971, s

8 wiadomości o poszukiwanych materiałach. Podobną funkcję spełniają biuletyny, na łamach których zamieszczane są informacje o zawartości zespołów, z podaniem już odpowiednich sygnatur. Forma ta pozwala wskazać bezpośrednio na poszukiwane akta; równocześnie chroni je przed zbyt częstym użytkowaniem. Oprócz materiałów archiwalnych charakteru aktowego, CAW zabezpiecza sporą ilość dokumentacji karto i fotograficznej. Dokumentacja ta stanowi również przedmiot zainteresowania badaczy. Z uwagi na zły stan fizyczny, zarówno zdjęcia jak i mapy poddawane są odpowiednim zabiegom konserwatorskim. Równocześnie czyni się wysiłki, aby zbiory tej dokumentacji odpowiednio opracować i udostępnić zainteresowanemu 14. I tak np., zmierzając do zabezpieczenia oryginałów zdjęć, na pomocach archiwalnych sporządzonych w postaci kartotek, nakleja się mikro-zdjęcia, tzw. wglądówki, które informują korzystającego o tematyce ujętej na danej fotografii. Same zdjęcia zabezpiecza się przez umieszczenie ich w odpowiednich kopertach, a następnie w specjalnych szafach. Również w ten sposób przechowuje się dokumentację kartograficzną. Omówiono tylko niektóre formy zabezpieczania akt zgromadzonych w Centralnym Archiwum Wojskowym. W głównych zarysach praktyka stosowana przez wojskową służbę archiwalną zbliżona jest do przedsięwzięć archiwów cywilnych. Należy zaznaczyć, że CAW korzysta z doświadczeń pokrewnych instytucji, a równocześnie stara się przystosować odpowiednie instrukcje i zalecenia Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, do swoich możliwości. W zakresie poruszonej problematyki można obserwować wysiłki zmierzające 14 Zawartość działu karto-fotograficznego oraz metody porządkowania w CAW omawiają: Z. B a r a n o w s k i, Metody porządkowania archiwalnych map wojskowych. Wybrane zagadnienia..., s ; Z. L i s e k, Dokumentacja fotograficzna w aktach ludowego Wojska Polskiego, Biuletyn Wojskowej Służby Archiwalnej nr 2, 1970, s ; tegoż, Dokumentacja wizualna do powstań śląskich przechowywana w Centralnym Archiwum Wojskowym, tamże, nr 4, 1972, s

9 do wprowadzenia pełniejszej mechanizacji. Chodzi też o właściwe wyposażenie mikrofilmowni oraz pracowni introligatorskiej w nowy sprzęt umożliwiający przyśpieszenie prac, których celem jest zabezpieczenie zasobów archiwalnych, służących pomocą w badaniach historycznych.