ZASADY POSTĘPOWANIA Z AKTAMI W KANCELARII. Uwagi wstępne

Transkrypt

1 Stanisław Grobelny ZASADY POSTĘPOWANIA Z AKTAMI W KANCELARII Uwagi wstępne Zarządzaniem dokumentacją przedarchiwalną w jednostkach i instytucjach wojskowych zajmują się komórki organizacyjne zwane kancelariami ogólnymi lub tajnymi, które często łączą w swej działalności zadania kancelarii i registratury 1. Takie postępowanie wynika z charakteru tworzonej dokumentacji w jednostkach, która w przeważającej części zawiera tajemnicę państwową lub służbową. Zatem podlega ona rejestrowaniu w odpowiednich pomocach kancelaryjnych oraz szczególnym warunkom przechowywania. Z uwagi na to w jednostkach stosowany jest system kancelaryjny dziennikowo-rzeczowy, polegający na stosowaniu dziennika podawczego do rejestracji i kontroli obiegu pism oraz na nadawaniu aktom układu rzeczowego zgodnie z wykazem akt. Masowy wzrost dokumentacji spowodował konieczność brakowania części materiałów wytwarzanych bezpośrednio u twórców zespołów (w jednostkach), które posiadają wartość jedynie czasowo-dowodową. Chodzi o to, aby z tej dużej masy wytwarzanych akt wydobyć dokumentację o dłuższym okresie przechowywania, a 1 Kancelaria we współczesnej instytucji zajmuje się przyjmowaniem, wysyłaniem oraz rejestracją przesyłek poleconych, wartościowych itp.; dokonuje rozdziału napływającej korespondencji do poszczególnych komórek organizacyjnych. Registratura zaś wykonuje czynności związane z ewidencjonowaniem, odkładaniem i przechowywaniem dokumentacji, a także udostępnianiem jej do bieżącego urzędowania. Polski Słownik Archiwalny, pod red. W. M a c i e j e w s k i e j, Warszawa Szerzej zadania kancelarii i registratury omawia Cz. B i e r n a t, Problemy archiwistyki współczesnej, Warszawa 1977, s

2 przede wszystkim materiały o wartości historycznej (kategorię A), które w przyszłości będą stanowić podstawę bazy źródłowej do prowadzenia prac naukowo-badawczych. Aby cel ten mógł być spełniony musi być prowadzony planowy i kontrolowany proces kształtowania narastającego zasobu w kancelariach jednostek. Zadaniem niniejszych rozważań jest wskazanie niektórych z ważniejszych czynności prowadzonych przez kancelarie w czasie procesu narastania dokumentacji aktowej w jednostkach wojskowych. Wykaz rzeczowy akt Ocena wartości archiwalnej materiałów twórcy zespołu jest czynnikiem bardzo ważnym: pozwala określić, które z wytworzonych dokumentów stanowią materiały archiwalne, a następnie które z materiałów archiwalnych posiadają wartość historyczną, a które posiadają tylko znaczenie praktyczno-dowodowe. Zatem daje możliwość wydzielenia i zachowania dokumentów posiadających wartość przekazów historycznych (kategoria A) oraz niszczenia innych po upływie czasokresu przechowywania stanowiących przedmiot zainteresowania praktycznego. Umożliwia również właściwe zgodne z potrzebami archiwistyki narastanie akt na przedpolu archiwalnym, co ma zasadniczy wpływ na dalszy tok postępowania z wytworzoną dokumentacją w procesie jej archiwizowania, a następnie opracowywania, zabezpieczania i udostępniania dla badań naukowych. Dla należytego kształtowania narastającego wytworu aktowego niezbędny jest w kancelarii wykaz rzeczowy akt 2, który winien być odbiciem tematycznego podziału zadań dla całej jednostki i obok haseł klasyfikacyjnych spraw, podawać również 2 Przykładowy wykaz akt typowych został opracowany i wprowadzony w życie zarządzeniem ministra Szkolnictwa Wyższego z dnia r. w sprawie podziału materiałów archiwalnych na kategorie i ustalania terminów ich przekazywania (Mon. Pol. Nr 37, poz. 184). Na bazie ogłoszonego wykazu resorty miały opracować własne wykazy akt. Sprawom opracowania i stosowania wykazu w praktyce poświęca się wiele uwagi w czasopismach archiwalnych. Na ten temat pisali między innymi: I. R a d k e, Jednolite rzeczowe wykazy akt, Archeion nr 44, 1966 r., s ; A. M u s z y ń s k i, Rola wykazu akt w kształtowaniu narastającego zasobu archiwalnego, Archeion nr 60, 1974 r., s ; T. M a n t e u f f e l, Wykaz akt w kancelarii urzędu, Archeion nr 19 20, s ; Cz. B i e r n a t, Problemy archiwistyki..., s Problem ten był poruszany także na łamach wojskowej literatury archiwalnej przez Wł. D ą b r o w s k i e g o, Wykaz akt, (W:) Wybrane zagadnienia z archiwistyki wojskowej, s , wydawnictwo MON, 1954 r.

3 kwalifikację archiwalną akt pod względem ich wartości historycznej i użytkowej. Pomoc ta jest podstawą do właściwego klasyfikowania i kwalifikowania akt spraw zakończonych oraz narastania dokumentów w teczkach przedmiotowych. Przystępując do opracowania wykazu, należy pamiętać i starać się o to, aby opracowany wykaz posiadał cechy stałości, a więc odpowiadał potrzebom nie tylko chwili bieżącej, ale również służył w przyszłości. Zatem winien spełniać następujące warunki: a) zawierać w swych hasłach wszystkie sprawy wynikające z zakresu zadań nałożonych na jednostkę; b) hasła poszczególnych teczek przedmiotowych powinny posiadać logiczną klasyfikację, a ich sformułowania powinny być jasne; c) hasła winny grupować akta spraw, które posiadają wspólne cechy lub wzajemnie się uzupełniają i nie mogą się powtarzać; d) hasła przedmiotowe powinny mieć określoną kwalifikację archiwalną zgodną z kwalifikatorem akt zamieszczonych w obowiązującej instrukcji archiwalnej (dla dokumentów B i C należy ustalić okresy przechowywania); e) zbudowane hasła powinny pozwolić na gromadzenie w teczkach materiałów wyłącznie jednej kategorii archiwalnej (A, B lub C). Do opracowania wykazu należy wykorzystać materiały takie jak: rozkazy, zarządzenia, zakresy działania, instrukcje organizacyjne oraz inne normatywy określające zakres i charakter obowiązków jednostki. Opracowany wykaz przed zatwierdzeniem winien być uzgodniony z wszystkimi komórkami organizacyjnymi jednostki oraz w miarę potrzeby skonsultowany z archiwum, które sprawuje bezpośredni nadzór archiwalny. W razie zakładania w ciągu roku nowych teczek akt nie objętych wykazem, należy uzgodnić zakres wchodzących zagadnień w hasło z komórką organizacyjną załatwiającą merytoryczne sprawy, a dopiero następnie zarejestrować w rejestrze spraw kancelarii 3. W następnym roku kalendarzowym wykaz akt należy uzupełnić założonym hasłem, umieszczając je w odpowiedniej hierarchii ważności zagadnień. 3 Niektóre jednostki nie dopracowują wykazu akt, prowadzą jedynie rejestry teczek dokumentów tajnych i ksiąg ewidencyjnych, które nie zawsze spełniają właściwą rolę. Są one sporządzane bez głębszej analizy zadań jednostki, i klasyfikacji narastających spraw oraz oznaczeń kategorii archiwalnych. Wskazanym jest opracowanie wykazu akt, a dopiero na jego podstawie zakładanie w każdym nowym roku teczek akt przedmiotowych.

4 Zakładane teczki akt spraw w kancelarii muszą posiadać identyczne hasła, jak te umieszczone w wykazie rzeczowym akt. Numeracja teczek ma również odpowiadać numeracji haseł umieszczonych w wykazie. Opracowanie wykazu rzeczowego akt wymaga znacznego czasu, jak również wnikliwej znajomości zagadnień przepisów kancelaryjnych, archiwalnych oraz zakresu czynności i zadań nałożonych na jednostkę. Im lepiej zostanie opracowany wykaz, tym sprawniej będzie pracowała kancelaria, co niewątpliwie odbije się dodatnio na toku pracy całej jednostki. Dobrze opracowany wykaz ułatwi podział akt spraw zakończonych na poszczególne kategorie archiwalne, wpłynie także dodatnio na proces selekcji akt i wydzielanie materiałów krótkiego okresu przechowywania oraz ich brakowanie na przedpolu archiwalnym (w kancelarii). Porządkowanie akt Postanowienia instrukcji kancelaryjnej 4 nakazują zszycie akt spraw zakończonych do 31 stycznia roku następnego. Przed wykonaniem tej czynności istnieje konieczność sprawdzenia zawartości teczek akt, ustalając czy sprawy zgromadzone w ciągu roku mieszczą się w granicach hasła teczki oraz czy odpowiadają kategorii archiwalnej teczki 5. Akta w teczkach winny być ułożone sprawami według napływu, a w obrębie spraw chronologicznie. Dokument rozpoczynający sprawę powinien być na wierzchu, a dalsze według kolejności napływu. Z porządkowanych teczek wyłączyć należy materiały wieloegzemplarzowe zachowując tylko oryginały, jeżeli są lub najlepszą kopię uwierzytelnioną. Dokumenty nie mieszczące się w granicach hasła należy przenieść do właściwych teczek, a materiały, które utraciły swoje znaczenie praktyczno-dowodowe zniszczyć zgodnie z zasadami przepisów o ochronie tajemnicy państwowej i służbowej. 4 Przepisy o ochronie tajemnicy w Siłach Zbrojnych PRL, część III. Przepisy kancelaryjne, sygn. Szt. Gen. 770/76. 5 Należy stwierdzić, że około 50% akt nie jest prawidłowo porządkowanych w kancelariach jednostek. Zakończone teczki nie posiadają najczęściej właściwej tytulatury odzwierciedlającej zawartość akt zgromadzonych w teczkach. Częstym mankamentem jest również łączenie akt spraw o bardzo różnych zagadnieniach oraz różnych kategoriach archiwalnych.

5 Szczególnie należy zwracać uwagę, aby w teczkach akt spraw stanowiących dokumentację wieczystego przechowywania nie znajdowały się materiały kategorii B i C. Przed zszyciem akt, należy usunąć wszelkie przedmioty metalowe, jak: spinacze, zszywki, szpilki itp. Materiały zszywane w teczki powinny posiadać odpowiednie duże marginesy, aby po zszyciu teczki cały tekst poszczególnych pism był czytelny. Jeżeli zachodzi konieczność, wówczas należy w części grzbietowej arkusza dolepić pasek papieru, a w miejsce złączenia przyłożyć pieczęć. Podszyte karty i arkusze, które swymi wymiarami przekraczają wymiar podłużny lub poprzeczny ułożonych akt, należy zagiąć równolegle do brzegów pozostałych arkuszy tak by miejsca zagięcia pokrywały się z brzegami pozostałej zawartości teczek. Wszystkie akta w obrębie teczek należy ponumerować (tylko karty, które są zapisane). Każdy tom winien posiadać oddzielną numerację poczynając od jedności. Do oprawy akt winny być użyte wcześniej przygotowane okładki z tektury. Dla materiałów wieczystych należy założyć trwałe i twarde okładki. Grubość zszywanych teczek nie może przekraczać 5 cm 6. Na końcu teczek należy umieścić czyste karty z adnotacjami o ilości arkuszy oraz zamieścić informację o ewentualnych brakach, podając w jakim celu i gdzie zostały przeniesione dokumenty. Informację tę należy uwierzytelnić podpisem, datą i pieczęcią osoby odpowiedzialnej za przygotowanie akt. Na okładce teczki należy umieścić następujące dane: w lewym górnym rogu pełną nazwę jednostki wojskowej oraz nazwę komórki organizacyjnej, z której pochodzą akta (nie stosować pieczęci). Przy rozbudowanej strukturze organizacyjnej należy podawać nazwę nawet najmniejszej komórki organizacyjnej (wydział, sekcja), która akta wytworzyła. Na środku okładki podać pełną tytulaturę informującą o zawartości akt wewnątrz teczki (hasło z wykazu rzeczowego akt). W tytułach teczek nie należy stosować skrótów lub ogólnych nazw 7. Powyżej tytulatury wpisać nr teczki. Natomiast pod tytulaturą umieścić znaki kategorii archiwalnych: A, B lub C. Dla akt kategorii B i C wpisać zgodnie z wykazem okresy przechowywania 6 Jednostki wojskowe, które wytwarzają niewielką ilość akt zaliczanych do kategorii A, powinny prowadzić teczki akt dla tego rodzaju dokumentów przez kilka lat. 7 Dość często kierownicy kancelarii nadają hasła zakładanym teczkom, które łączą się ze strukturą organizacyjną jednostki, np.: Akta Wydziału I, Akta wydziału ogólnego lub korespondencja tajna ogólna itp.

6 dokumentacji. W prawym dolnym rogu umieścić daty rozpoczęcia i zakończenia teczki oraz dane o ilości kart. Dokumenty akt spraw niezakończonych należy przerejestrować na rok następny. Niszczenie akt kategorii C Masowy wzrost dokumentacji w ostatnich latach spowodował przesunięcie czynności brakowania niektórych akt już do kancelarii jednostek wojskowych. Wytworzona dokumentacja poddawana jest w kancelariach pierwszej selekcji w celu wydzielenia materiałów krótkiego okresu przechowywania i przeznaczenia ich na zniszczenie po upływie terminu ważności. Czynność ta ma bardzo duże znaczenie, bowiem pozwala oczyścić narastający zespół z nadmierne] ilości tworzonych dokumentów, stanowiących jedynie materiały czasowo-dowodowe, a pozostawienie do trwałego przechowywania akt o wartości historycznej oraz dłuższego okresu przechowywania. Dotychczasowe doświadczenia oraz wnioski z prowadzonego nadzoru archiwalnego pozwalają wysunąć stwierdzenie, że około 40% akt wytwarzanych w jednostkach można zaliczyć do kategorii C, które zgodnie z instrukcją kancelaryjną i archiwalną powinny być brakowane i niszczone przez twórcę zespołu. Zasadniczą pomoc w zakresie kwalifikowania akt powinien stanowić wykaz rzeczowy akt, w oparciu o który osoby merytoryczne po załatwieniu spraw kierują pisma do odpowiednich teczek z określoną kategorią archiwalną 8. Natomiast przy materiałach kategorii C określają okresy przechowywania w kancelarii, po których dokumenty podlegają niszczeniu zgodnie z zasadami przepisów kancelaryjnych. Kancelarie winny prowadzić selekcję narastających akt i brakować dokumenty 8 Obok rzeczowego wykazu akt pomoc w kwalifikowaniu akt winien stanowić wykaz wojskowych materiałów archiwalnych z okresami przechowywania, który jest częścią składową obowiązującej instrukcji archiwalnej. Nie obejmuje on wszystkich dokumentów powstających w wojsku, ze względu na ich dużą ilość. Zadaniem jego jest wskazanie przede wszystkim materiałów posiadających wartość źródeł historycznych oraz podanie podstawowych materiałów kategorii B i C jako przykładów do określania kategorii archiwalnych.

7 kategorii C w ciągu roku na bieżąco 9. Niszczeniu powinny podlegać poszczególne pisma lub akta spraw, które po załatwieniu nie muszą być przechowywane w celu udokumentowania załatwionych czynności. W bieżącej działalności kancelarii, akta kategorii C mogą być niszczone w następujących przypadkach: niszczenie pism po załatwieniu sprawy, która nie wymaga udokumentowania; niszczenie dokumentów po upływie określonego czasu przez wykonawcę w ciągu roku; niszczenie akt spraw wydzielonych z teczek przed zszyciem w końcu roku, które nie wymagają udokumentowania. Dalszy proces niszczenia materiałów kategorii C ma być prowadzony przez komisję powołaną rozkazem dowódcy jednostki do przeprowadzenia kontroli rocznej działalności kancelarii. Czynność tę komisja wykonuje w stosunku do teczek akt spraw, ksiąg i innych materiałów kategorii, których okres przechowywania w kancelarii upłynął i które zgodnie z instrukcją archiwalną nie podlegają przekazaniu do archiwum. Przed rozpoczęciem pracy komisji, kierownik kancelarii powinien dokonać przeglądu przechowywanych akt i wstępnie wytypować teczki z aktami, których okres przechowywania upłynął. Komisja dokonuje przeglądu akt proponowanych do zniszczenia przez kierownika kancelarii, sprawdza prawidłowość kwalifikacji archiwalnej i okresy przechowywania. Następnie podejmuje decyzję o zniszczeniu, względnie zaleca dalsze ich przechowywanie w kancelarii z podaniem okresu przechowywania. Komisja ma prawo dokonać rekwalifikacji akt w przypadku niewłaściwego ich zakwalifikowania do odpowiednich kategorii archiwalnych i uporządkowania akt wewnątrz zakończonych teczek. Dla materiałów podlegających 9 Sprawie selekcji akt, wojskowa służba archiwalna poświęcała i poświęca nadal wiele uwagi, wydając w tym zakresie odpowiednie przepisy. Pierwszą instrukcją, która omawiała ten problem była instrukcja archiwalna O przechowywaniu, wydzielaniu i niszczeniu akt w archiwach wojskowych wydana w 1948 r. W 1953 r. ukazała się broszura dotycząca brakowania akt pt. Więcej troski przy brakowaniu i niszczeniu akt. Wspomniana instrukcja archiwalna z 1948 r. została poprawiona i uzupełniona w 1956 r. Obecnie obowiązująca instrukcja wydana w 1966 r. traktuje problem selekcji i brakowania akt u twórców zespołów dosyć szeroko. Oprócz wspomnianych instrukcji i przepisów archiwalnych zagadnienia mszczenia akt krótkiego okresu przechowywania omówione są w instrukcji kancelaryjnej. Należy stwierdzić, że mimo odpowiednich przepisów w sprawie selekcji i brakowania akt, problem ten nie jest właściwie w dalszym ciągu rozwiązany i przesuwa się do archiwów. Niewłaściwa selekcja akt w kancelariach jednostek w latach była przyczyną, że przekazane akta do CAW musiały być poddane gruntownej selekcji przed opracowywaniem zespołów. Brakowaniem objęto. na początku lat 60-tych jednostki archiwalne z czego wydzielano do zniszczenia aż j.a. stanowiących oczywistą makulaturę.

8 zniszczeniu wykonuje protokół, w którym ujmuje wszystkie teczki z aktami, księgi oraz inne materiały według kolejności ich powstania, zgodnie z instrukcją kancelaryjną. Przechowywanie akt Okres przechowywania akt u twórców zespołów nie jest jednakowy i zależy między innymi od charakteru i ilości załatwianych spraw przez jednostkę, a także wartości archiwalnej tworzonej dokumentacji 10. Niemniej jednak przez pewien czas akta spraw załatwionych przechowywane są bezpośrednio w kancelariach lub innych pomieszczeniach jednostki. Początkowy okres przechowywania akt ma bardzo duży wpływ na dalszą ich trwałość fizyczną. Dlatego też należy stwarzać i zapewniać materiałom w miarę optymalne warunki przechowywania. Jednostki wojskowe, które wytwarzają małą ilość akt, zazwyczaj przechowują je do czasu przekazania do archiwów w szafach metalowych bądź drewnianych w kancelariach, gdzie w zasadzie warunki nie wpływają ujemnie na trwałość fizyczną papieru. Natomiast jednostki, których produkcja aktowa jest znaczna muszą wykorzystywać do przechowywania swego wytworu dodatkowe pomieszczenia. Lokal taki należy wyposażyć w odpowiedni sprzęt umożliwiający przechowywanie i zabezpieczenie akt. Przede wszystkim powinien on być suchy z odpowiednią wentylacją i niezbyt dużą ilością otworów okiennych. Akta mogą być przechowywane w szafach względnie na regałach, które umożliwią lepsze wykorzystanie miejsca oraz pozwolą zgromadzić większą ilość archiwaliów. Regały należy ustawiać zawsze szczytami do ścian okiennych. Pomieszczenie powinno posiadać odpowiednio zabezpieczone okna i drzwi. Ponadto dla stałej kontroli temperatury i wilgotności powietrza należy wyposażyć lokal w odpowiednie przyrządy. Temperatura w pomieszczeniu winna się wahać w granicach C, a wilgotność względna powietrza w granicach 50 65%. Dla bezpieczeństwa pomieszczenie należy wyposażyć w niezbędną ilość sprzętu 10 Szczegółowe okresy przechowywania akt dla poszczególnych jednostek wojskowych określa obowiązująca instrukcja archiwalna.

9 ppoż. (gaśnice, koce azbestowe itp.) oraz worki do ewakuacji zgromadzonej dokumentacji. Akta w szafach lub na regałach należy układać zawsze od strony lewej ku prawej zaczynając od dołu. Kolejność układu teczek powinna odpowiadać ściśle kolejności ich zapisu w rzeczowym wykazie akt. Teczki z aktami można układać na grzbiecie lub pionowo. Akta z poszczególnych lat należy oddzielić zastawnikami z uwidocznieniem roku powstania. Ewidencję przechowywanych materiałów stanowi rejestr teczek dokumentów tajnych i ksiąg ewidencyjnych. Dla jednostek wytwarzających dużą ilość akt zaleca się prowadzenie ewidencji akt przechowywanych w postaci rejestru spisów akt i spisów akt przekazanych 11. Ewidencja ta pozwala lepiej zorientować się w przechowywanych aktach, jak również umożliwia dokonywanie szybkich bilansów przechowywanych, czy też przekazanych materiałów. Przekazywanie akt Zgodnie z postanowieniami instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej jednostki wojskowe przekazują akta kategorii A i B do właściwych archiwów terenowych po upływie ustalonego okresu przechowywania. Terminy przekazywania akt do archiwum dla poszczególnych jednostek wojskowych w obrębie roku ustala dowódca, któremu archiwum podlega. Materiały kategorii C nie podlegają przekazywaniu do archiwów, brakowanie i niszczenie tych materiałów odbywa się w kancelariach jednostek zgodnie z zasadami przepisów kancelaryjnych i archiwalnych. Archiwa instytucji centralnych MON, okręgów wojskowych oraz rodzajów Sił Zbrojnych zostały zobowiązane do przyjmowania dokumentacji archiwalnej tylko w stanie uporządkowanym. Zatem w celu uniknięcia niepotrzebnych prac w trakcie przekazywania akt należy je w kancelarii odpowiednio przygotować. Przede 11 Wzory ewidencji archiwalnej stosowanej w archiwach podaje obowiązująca instrukcja archiwalna. Centralne Archiwum Wojskowe zaopatruje wszystkie archiwa oraz jednostki w niezbędną ilość potrzebnych do prowadzenia ewidencji druków.

10 wszystkim na podstawie rejestru teczek dokumentów tajnych i ksiąg ewidencyjnych, ustalić, które i z jakich lat akta podlegają przekazaniu do archiwum. Następnie sprawdzić stan uporządkowania akt wewnątrz teczek, zwracając szczególną uwagę na następujące elementy: układ akt spraw w teczkach, prawidłowe zszycie akt, usunięcie części metalowych, stan fizyczny dokumentów itp. W razie stwierdzenia niedociągnięć w tym zakresie należy je usunąć jeszcze przed wykonaniem spisu akt przekazanych. Do bardzo ważnych czynności w czasie przeglądu akt należy porównanie tytułu teczki z faktyczną' zawartością materiałów wewnątrz. W przypadku stwierdzenia, że tytuł teczki jest nieadekwatny do zawartości, należy go uzupełnić lub nadać nowy, uwzględniający wszystkie zagadnienia znajdujące się w teczce. Ponadto należy sprawdzić czy teczki posiadają oznaczoną kategorię archiwalną i czy jest ona zgodna z wykazem akt. Należy ustalić również czy w teczkach nie brakuje pism (dokumentów). Spisy akt przekazanych winny być wykonane na typowych drukach w dwóch egzemplarzach, oddzielnie dla kategorii A i oddzielnie dla kategorii B 12. Egzemplarz nr 1 stanowi dokument, na podstawie którego archiwum przyjmuje akta, nr 2 dowód przekazania (przechowywany w kancelarii zdającej akta) dla jednostki. Spis akt podlegających przekazaniu powinien ujmować tylko wyłącznie materiały jednego twórcy (jednej jednostki). Przy przekazywaniu dokumentacji przejętej w ramach sukcesji biernej, należy wykonać odrębne spisy akt, z uwzględnieniem faktycznej nazwy twórcy akt. Jednostki o rozbudowanej organizacji wewnętrznej mogą przekazywać akta do archiwum na podstawie jednego spisu z wyodrębnieniem akt wytworzonych przez poszczególne komórki organizacyjne, zachowując ciągłość liczby porządkowej spisu. Spis akt przekazanych może zawierać także materiały powstałe w ciągu kilku lat, lecz wówczas muszą one być ujęte w kolejności chronologicznej poszczególnych komórek organizacyjnych. Rubryki spisu akt powinny posiadać następujące dane: rubryka nr 1 numerację bieżącą dla całego spisu, rubryka nr 2 nr teczki według wykazu akt, 12 Dotychczasowa instrukcja archiwalna nie zaleca sporządzania spisów oddzielnie dla akt kat. A. Doświadczenie dotychczasowe jednak wskazuje, że konieczne jest prowadzenie oddzielnie spisów dla akt kategorii A. Zagadnienie to zostanie unormowane w nowej instrukcji archiwalnej, która jest obecnie opracowywana.

11 rubryka nr 3 tytuł teczki, który w pełni odzwierciedla akta znajdujące się wewnątrz teczki, rubryka nr 4 kategorię archiwalną A lub B (przy kategorii B okres przechowywania akt np. B-15), rubryka nr 5 data rozpoczęcia teczki (dzień, miesiąc, rok), rubryka nr 6 datę zakończenia teczki (dzień, miesiąc, rok), rubryka nr 7 ilość kart w teczce. W rubryce uwagi należy umieszczać informacje o ewentualnych kartach zastępczych w teczkach, które włożono w miejsce wyjętych dokumentów, z podaniem numeru karty. Egzemplarz nr 1 sporządzanego spisu akt do przekazania po uzyskaniu zgody na przekazanie akt przez dowódcę lub osobę przez niego upoważnioną należy przesłać na miesiąc przed wyznaczonym terminem przekazania akt do archiwum celem sprawdzenia, czy został prawidłowo wykonany. W razie nieprawidłowo wykonanego spisu, kierownik archiwum zwraca spis jednostce ze wskazanymi uwagami do poprawy lub jeżeli zachodzi konieczność przeprowadza ekspertyzę akt w jednostce. Jednostki rozformowane przekazują do archiwum akta spraw zakończonych 13. Natomiast akta spraw niezakończonych przekazują protokolarnie jednostce przejmującej sukcesje. W zakresie przygotowania akt do zdania obowiązują również zasady omówionej wyżej. Uwagi końcowe W świetle obowiązujących przepisów kancelaryjnych i archiwalnych akta spraw zakończonych powinny napływać do archiwów właściwie ukształtowane. W praktyce jest często inaczej. Akta napływają nie zawsze w stanie właściwie uporządkowanym. Dużo pozostawia do życzenia sam opis teczek i określenie odpowiedniej kategorii archiwalnej. Zastrzeżenia są także, co do układu wewnętrznego spraw znajdujących się w teczkach. Pisma w obrębie spraw nie zawsze są ułożone chronologicznie. Ponadto teczki spraw przedmiotowych najczęściej 13 Akta materiałowo-finansowe po przeprowadzeniu kontroli materiałowych i finansowych powinny być protokolarnie zniszczone przez jednostkę, która jest rozformowywana.

12 zawierają nie łączące się ze sobą sprawy problemowe. Obok materiałów kategorii A niejednokrotnie znajdują się akta bezwartościowe oraz dokumenty wieloegzemplarzowe (rozkazy, zarządzenia, projekty, sporządzane wyciągi z nich itp.) 14. Z powyższego wynika, że znajomość normatywów kancelaryjnych i archiwalnych nie jest we wszystkich jednostkach dostatecznie przyswojona. Aby narastające akta były właściwie kształtowane u wytwórcy (w jednostkach) konieczna jest dobra znajomość obowiązujących przepisów, głównie w zakresie tworzenia, klasyfikowania, kwalifikowania, selekcji, niszczenia i przechowywania dokumentacji w jednostkach przez wszystkich pracowników sztabów. Należy planowo rozwijać wszelkie-formy szkolenia i doskonalenia służb sztabowych w zakresie znajomości spraw biurowo-archiwalnych. Wskazanym jest, aby procesem pogłębiania wiedzy fachowej objęci byli głównie ci, którzy bezpośrednio zajmują się tworzeniem dokumentów oraz sprawami kancelarii. 14 Materiały te winny być niszczone zgodnie z Wytycznymi w sprawie zasad i trybu postępowania w sprawach dotyczących Dziennika Rozkazów oraz aktów prawnych wydanych poza Dziennikiem ogłoszonymi w Zarządzeniu Szefa Sztabu Generalnego WP nr 1/Sztab z dnia 10 stycznia 1979 r.