SELEKCJA AKT W ARCHIWACH WOJSKOWYCH. 1. Normatywy archiwalne dotyczące selekcji akt

Transkrypt

1 Juliusz Malczewski SELEKCJA AKT W ARCHIWACH WOJSKOWYCH 1. Normatywy archiwalne dotyczące selekcji akt Zagadnienie selekcji wojskowych materiałów archiwalnych dotyczy głównie akt zgromadzonych w archiwach okręgów wojskowych, rodzajów wojsk i służb, instytucji centralnych MON i wreszcie komórek wojskowych w resortach cywilnych. Dotyczy również, choć w mniejszym stopniu, Centralnego Archiwum Wojskowego zwłaszcza w przedmiocie akt jednostek, zakładów i instytucji wojskowych, które zostały rozformowane, a wytwór ich w całości przekazano do CAW, bez uprzedniej selekcji. Dotyczy wreszcie jednostek wojskowych, w odniesieniu do akt własnych w związku z wydzielaniem materiałów kategorii C. Sprawom selekcji akt poświęcono w ludowym Wojsku Polskim sporo uwagi. Pierwsze wytyczne o sposobie selekcji archiwaliów, traktujące głównie o wydzielaniu z zespołów akt kategorii B z przedawnionym okresem przechowywania 1, zawarto w instrukcji O przechowywaniu, wydzielaniu i niszczeniu akt w archiwach wojskowych wydanej w roku 1948, a więc jeszcze w okresie, gdy archiwa okręgów wojskowych i instytucji centralnych MON nie były w pełni zorganizowane. Wówczas też ukazała się broszura Centralnego Archiwum Wojskowego, dotycząca brakowania akt 2. Zarówno jedno jak i drugie wydawnictwo ujmowały sprawę selekcji akt jednostronnie, omawiały bowiem 1 Chodzi tu o akta, których okres przechowywania w archiwach już upłynął. 2 W. D ą b r o w s k i, Więcej troski przy brakowaniu i niszczeniu akt, Warszawa Por. tegoż autora: Archiwalnictwo wojskowe na nowym etapie, Myśl Wojskowa nr 7, 1853.

2 wyłącznie brakowanie akt w jednostkach wojskowych, zaś sprawom selekcji, a więc w pierwszym rzędzie wydzielaniu z zespołów akt kategorii A poświęcały zbyt mało uwagi 3. Problemy wydzielania akt stanowiących oczywistą makulaturę, przedstawiono zresztą w sposób nie odpowiadający współczesnej sytuacji w tej dziedzinie. Bardziej nowocześnie selekcję akt normalizowała instrukcja z roku , która określała sposób i tryb przekazywania materiałów wojskowych do archiwów. Ponadto co najważniejsze ustalała ona zasady porządkowania i brakowania wojskowych materiałów archiwalnych. Właśnie na bazie tych przepisów opracowane zostały wytyczne dotyczące brakowania akt w archiwach wojskowych 5. W tym normatywie omówiono główne zasady oceny, a więc i selekcji akt wojskowych. Szczegółowo potraktowano też pracę komisji brakowania akt, dokonujących faktycznie selekcji wojskowych materiałów archiwalnych. Wytyczne te stanowią do chwili obecnej pomoc dla komisji i zespołów osób, zajmujących się w praktyce selekcją wojskowych materiałów archiwalnych. W kilka lat później, w oparciu o zdobyte doświadczenia, opracowane zostały kolejne, obowiązujące do chwili obecnej, przepisy archiwalne, których jeden z rozdziałów poświęcony jest selekcji akt w wojskowych archiwach terenowych 6. Tam właśnie zawarte zostały zasady i tryb przeprowadzania selekcji. Najistotniejsze dla niniejszych rozważań wydaje się stwierdzenie, że selekcja w wojskowych archiwach terenowych polega na: sprawdzeniu, czy wojskowe materiały archiwalne przekazane przez jednostki zostały właściwie zakwalifikowane do kategorii A i B oraz dokonaniu w razie potrzeby przekwalifikowania tych materiałów; sprawdzeniu, czy okresy przechowywania materiałów kategorii B zostały przez jednostki właściwie ustalone oraz określeniu (w razie potrzeby) właściwych okresów przechowywania tych materiałów; 3 Sprawa tą powodowała poważne komplikacje w działalności archiwów okręgowych. Wspomina o tym E. Z a b ł o c k i, Dwanaście lat Archiwum Śląskiego Okręgu Wojskowego, Biuletyn Wojskowej Służby Archiwalnej nr 2, 1970, s Instrukcja o postępowaniu z wojskowymi materiałami archiwalnymi, Warszawa Por. Wytyczne o brakowaniu akt w archiwach wojskowych, Warszawa Instrukcja o postępowaniu z wojskowymi materiałami archiwalnymi, Warszawa 1966.

3 ustaleniu, które materiały kategorii B podlegają zniszczeniu w związku z upływem okresu przechowywania; określeniu, które materiały kategorii A powinny być przekazane Centralnemu Archiwum Wojskowemu. Ponadto ważnym w instrukcji jest zalecenie, aby do komisji przeprowadzającej selekcję akt wyznaczani byli oficerowie o wysokich kwalifikacjach politycznych i fachowych. Z komisją winien ściśle współpracować kierownik danego archiwum. 2. Podstawy oceny akt Akta oceniać można z podstaw historycznych, prawnych, personalnych, socjologicznych, gospodarczych itp. Praktycznie archiwista lub członek komisji przeprowadzającej selekcję styka się z koniecznością oceny historycznej i prawnej oraz personalnej akt, poddanych selekcji. Najistotniejszą, a zarazem najtrudniejszą jest ocena materiału aktowego szczególnie z punktu widzenia potrzeb historyka. Z ogromnej produkcji aktowej współczesnej kancelarii należy wyłowić materiały zawierające istotne dane dotyczące historii państwa i narodu oraz wojska w sensie ogólnym. Ponadto powinny zostać zachowane akta pozwalające odtworzyć dzieje jednostki wojskowej czy oddziału. Trudność takiej oceny polega na ograniczonej zdolności przewidywania; dziś trudno, określić zagadnienia mogące interesować przyszłych badaczy. Na pewno grupę materiałów związanych z historią siły zbrojnej stanowić będą akta dotyczące organizacji wojska, stanu uzbrojenia, metod szkolenia wojsk i systemu zaopatrzenia wszelkiego rodzaju głównie szczebla centralnego, a także okręgu wojskowego i niżej. Jednakże w aktach wojskowych znajdują również odzwierciedlenie wszelkie ważniejsze wydarzenia w życiu państwa. Na przykład materiały dotyczące stanu produkcji uzbrojenia, zaopatrzenia i wyposażenia wojska informują też o ogólnym rozwoju gospodarczym kraju, o stosunkach społecznych oraz poziomie techniki w danym okresie. Wartość dla historii narodu mieć będą akta

4 dotyczące udziału wojska w różnego rodzaju akcjach politycznych, zwalczaniu klęsk żywiołowych, czy wreszcie w życiu kulturalnym kraju. Historyczne kryteria oceny archiwaliów stosuje się także przy analizie akt personalnych, sądowych, ewidencyjnych oraz innych podobnego charakteru. Akta tego rodzaju, w zasadzie kategorii B, dłuższego okresu przechowywania, zawierać będą również informacje o wartości historycznej, a więc kwalifikować się będą do trwałego przechowywania. Wśród archiwaliów o charakterze personalnym znajdą się materiały (przeważnie teczki personalne) dotyczące wyższych oficerów, dowódców wysokich szczebli względnie powszechnie znanych osobistości. Wśród akt personalnych oficerów młodszych wystąpią charakterystyczne akta dla danego okresu historycznego, obrazujące przebieg szkolenia i doskonalenia oficera, jego położenie materialne, stan rodzinny, zainteresowania itp. Akta sądowe mamy tu głównie na uwadze akta spraw karnych, przechowywane z urzędu przez 50 lat w wielu przypadkach posiadają także nieprzemijającą wartość historyczną. Będą to akta procesów politycznych, dotyczące spraw karnych większej wagi (napady, grabież mienia państwowego i społecznego oraz inne) bądź wybrane materiały charakterystycznych procesów w danym okresie. Rzecz oczywista, że większość wyliczonych przykładowo akt zawierać będą przede wszystkim zespoły dowództw wysokich szczebli oraz instytucji centralnych. Niekiedy jednak znajdują się one w zespołach jednostek i oddziałów hierarchicznie niewysoko ustawionych. Niezależnie od materiałów ważnych dla historii danej jednostki czy oddziału mogą one zawierać akta o szczególnym znaczeniu dla województwa, miasta, powiatu czy gminy. 3. Kryteria selekcji archiwaliów Historyczne kryteria oceny akt z czasów wojny są stosunkowo proste. Poza oczywistą makulaturą wszystkie materiały archiwalne kwalifikuje się do trwałego przechowywania. Centralne Archiwum Wojskowe w pierwszych latach swojej działalności zgromadziło w zasadzie wszystkie akta z okresu Już na

5 miejscu w instytucji dokonana została selekcja wytworu kancelaryjnego. Tak też postępuje się w odniesieniu do tych materiałów z okresu wojny, które jeszcze wpływają do CAW. Znacznie trudniejsza jest natomiast selekcja akt wytworzonych po 1 stycznia 1946 roku. W tym okresie ludowe Wojsko Polskie obok walki z nacjonalistami ukraińskimi i zbrojnym podziemiem brało aktywny udział w zasiedlaniu oraz zagospodarowaniu ziem zachodnich i północnych Polski. Wykonywało ono również inne prace wykraczające poza kompetencje jednostek, a które jednak wynikały ze specyfiki okresu budowy nowego ustroju oraz odbudowy zniszczeń wojennych. Charakterystyczne dla tego okresu są również akta traktujące o przechodzeniu wojska na stopę pokojową i wynikających stąd kolejnych reorganizacjach. Funkcje spełniane przez wojsko w tamtym okresie rzutują na charakter wytworzonych akt. Należy stwierdzić, że duża ich ilość posiada trwałą wartość historyczną. Stąd też selekcja archiwaliów z tego okresu winna być przeprowadzana szczególnie starannie i ostrożnie. Rozwój ludowego Wojska Polskiego w okresie powojennym to w pierwszym rzędzie modernizacja wojska przez dostosowanie jego struktury do wprowadzanej na uzbrojenie i wyposażenie nowoczesnej techniki. Proces ten posiada również niemałe znaczenie historyczne, przy czym ocenę wartości materiałów traktujących o tego rodzaju modernizacji dokonywać mogą specjaliści z poszczególnych dziedzin. Historyk lub archiwista przeważnie nie potrafi właściwie ocenić tego typu materiałów. Burzliwy rozwój nauki i techniki w minionych latach, zwłaszcza w wojsku, stwarza konieczność systematycznej współpracy archiwistów z przedstawicielami dyscyplin technicznych przy ocenie i selekcji materiałów archiwalnych, mających w przyszłości obrazować przebieg rewolucji technicznej w Wojsku Polskim. Prawne kryteria oceny wytworu kancelarii wojskowych dotyczą w przeważającej mierze akt o wartości czasowej, oznaczonych w archiwistyce symbolem B, służących doraźnym potrzebom władz, urzędów i obywateli. Nie oznacza to oczywiście, że z tej kategorii nie można kwalifikować akt na wieczyste przechowywanie. Oceniając te dokumenty należy posługiwać się okresami

6 przedawnień, których terminy określają kodeksy cywilny, zobowiązań, handlowy oraz różnego rodzaju przepisy finansowe 7. Terminy przedawnień stosuje się również przy ocenie akt personalnych. Przyjęto w zasadzie, że akta typu personalnego, mogące być podstawą do wydawania różnego rodzaju zaświadczeń obywatelom, przechowywane są w archiwach najdłużej, przez 50 lat. Wspomniane kryteria wpływają na potrzebę dalszego przechowywania np. list płacy, choć zgodnie z przepisami finansowymi i prawnymi mogłyby być one zabezpieczane przez znacznie krótszy okres czasu. Przy ocenie akt stosuje się również kryteria socjologiczne, statystyczne i inne. Te dziedziny wiedzy znajdują coraz szersze zastosowanie w podejmowanych pracach badawczych. Krótkie z konieczności wyliczenie kryteriów oceny akt wojskowych w czasie selekcji obrazuje, jak trudne dla archiwisty stały się te zagadnienia szczególnie dzisiaj, jak nieodzowną stała się ścisła współpraca archiwistów z wybitnymi specjalistami różnych dziedzin życia wojskowego. Przystępujący do selekcji winien zdawać sobie sprawę z dwóch zasadniczych faktów: Współczesny wytwór kancelaryjny rośnie w postępie geometrycznym. W tej sytuacji badacze nie będą w stanie zapoznać się nawet z częścią produkcji aktowej; stąd więc konieczność zaostrzenia kryteriów selekcji. Powstają wciąż nowe, wysoko wyspecjalizowane dziedziny wiedzy, których rozwój uwarunkowany będzie istnieniem określonej bazy źródłowej. Rodzi się więc konieczność pozostawienia do wieczystego przechowywania materiałów o takim charakterze, jaki do tej pory bądź nie istniał w pojęciach archiwalnych, bądź nie był traktowany jako materiał zasługujący na uwagę badacza i archiwisty. Wynika stąd potrzeba pogodzenia ze sobą dwóch przeciwstawnych tendencji i znalezienia złotego środka między koniecznością bardziej śmiałego niszczenia rozległych partii materiałów wewnątrz zespołów a nawet całych zespołów z jednej strony, zaś przechowywania materiałów z zakresu młodych lub powstających gałęzi nauki i techniki z drugiej. W wojsku zjawiska tego typu również mają 7 Przedawnienie następuje wówczas, gdy po upływie określonego przepisami czy ustawą okresu czasu ustaje prawo do roszczeń. Terminy przedawnień mają rozległą skalę: od 6 miesięcy do 30 lat.

7 miejsce. Wystarczy podać dla ilustracji, że produkcja aktowa tylko w jednym dowództwie w roku 1956 wynosiła pism p objętości kart nie licząc oczywiście akt wyprodukowanych przez kancelarie oddziałów podległych. Wprawdzie spora część tej produkcji to akta kategorii C o charakterze manipulacyjnym, niemniej archiwa okręgów wojskowych, zabezpieczając w zasadzie akta kategorii B (dłuższego okresu przechowywania), zmuszone są gromadzić setki tysięcy jednostek archiwalnych i mimo przeprowadzanych selekcji, cierpią chronicznie na brak miejsca w magazynach. W wojsku produkuje się również spore ilości nowych rodzajów materiałów. Występują więc materiały fotograficzne, taśmy magnetofonowe, perforowane karty do programowania maszyn liczących, dokumentacja techniczna itp. Część z nich niewątpliwie stanowić będzie materiały kategorii A, przy czym archiwista na ogół nie posiada jeszcze dostatecznego rozeznania w wartości historycznej tego typu źródeł. 4. Działalność komisji selekcji akt Wojskowe normatywy archiwalne przewidują, że selekcji akt dokonują komisje (3 9 osób). W ich skład winni wchodzić przedstawiciele poszczególnych działów, komórek, rodzajów wojsk czy służb o największym doświadczeniu zawodowym. Komisje winny pracować kolektywnie pod ogólnym kierunkiem kierownika archiwum. W pełni zdać sobie należy sprawę z tego, że oznacza to w praktyce oderwanie szeregu oficerów od ich zasadniczej pracy i to przeważnie na dłuższy okres czasu. Nic więc dziwnego, że dowódcy poszczególnych szczebli niechętnie godzą się na wyznaczanie komisji. Zdarza się też, że jej członkowie są ustawicznie odrywani od prac nad selekcją materiałów archiwalnych. Bardzo często w skład komisji wyznacza się oficerów młodych, o niewielkim doświadczeniu. Wszystko to powoduje przewlekanie w nieskończoność selekcji; niejednokrotnie również jakość wykonanych prac pozostawia wiele do życzenia 8. 8 Problem ten porusza E. Z a b ł o c k i, op. cit., s

8 Ponieważ selekcje w archiwum muszą być dokonywane w określonych terminach, kierownicy archiwum, obchodzą w wielu przypadkach przepisy archiwalne; selekcji dokonują sami, a komisji przedstawiają gotowy materiał do wglądu i akceptacji 9. Ocena akt jest wówczas niepełna, komisja ogląda najczęściej protokół nie sięgając do akt i z tego względu nie jest w stanie ocenić ich rzeczywistej wartości. Także archiwista nie dysponując niezbędną wiedzą w poszczególnych, specjalistycznych dziedzinach wojska może niewłaściwie ocenić materiały. 5. Wnioski końcowe Istniejący stan rzeczy zmusza do szukania dróg wyjścia. Można więc sugerować częściowe rozwiązanie tego skomplikowanego problemu, traktując je jako dyskusyjne. Komisje selekcji akt winny być bezwzględnie wyznaczane przez dowódców, zgodnie z zaleceniami instrukcji archiwalnej, przy czym należy do nich powoływać rzeczywiście najbardziej doświadczonych oficerów z poszczególnych działów wojska. Członkowie komisji pracować winni kolejno, w zależności od charakteru akt poddawanych selekcji. Akta o charakterze administracyjnogospodarczym mógłby poddawać selekcji personel archiwum z tym, że protokół zatwierdzany byłby przez komisję w pełnym składzie. Taki system pracy komisji pozwoliłby jej członkom na stosunkowo krótkie odrywanie się od zasadniczych zajęć. Sprawność prac komisji uzależniona byłaby w dużym stopniu od właściwego przygotowania materiałów archiwalnych podlegających selekcji przez personel archiwum. Kierownik archiwum winien wcześniej sporządzić na podstawie protokółów zdawczo odbiorczych wykazy numerów teczek akt, które należałoby, przejrzeć w trakcie selekcji. Winien on także informować członków komisji o zachowanym zasobie archiwalnym, co ułatwiłoby podjęcie ostatecznych decyzji o pozostawieniu do dalszego przechowywania lub niszczeniu poszczególnych jednostek 9 W niektórych archiwach okręgowych dochodzi do tego, że prace związane z selekcją akt wykonywane są w 85% przez personel archiwum. Por. Z. G o ł ę b i o w s k i, Archiwum Pomorskiego Okręgu Wojskowego w latach , Biuletyn Wojskowej Służby Archiwalnej nr 3, 1971, s. 163.

9 archiwalnych. Np. sprawozdania dekadowe można wybrakować jedynie wówczas, gdy zachowały się miesięczne, zawierające te same elementy. Niezmiernie ważną sprawą jest także systematyczność w dokonywaniu selekcji. Dłuższe przerwy w tej czynności doprowadzą nieuchronnie do zapełnienia magazynów archiwalnych sporą ilością makulatury. Ponadto komisja dokonująca selekcji akt nagromadzonych w ciągu kilku lat zmuszona jest wykonać niekiedy ogromną pracę. Łatwo wówczas o pomyłki i błędy, przeważnie niemożliwe później do naprawienia. Z tego względu selekcja w wojskowych archiwach terenowych winna być przeprowadzana każdego roku. Problem bezustannie zwiększającej się produkcji aktowej wymagać będzie w bliskiej przyszłości radykalnych rozwiązań. Już dziś rozpatrywane są możliwości brakowania całego wytworu kancelaryjnego jednostek wojskowych, wyprodukowanego w okresie pokojowym, z pozostawieniem do przechowania, jedynie typowych zespołów akt z każdej grupy, rodzaju wojska czy służby. Zrozumiałe, że sprawy te jako dyskusyjne wymagają wielu przemyśleń i prac badawczych; wskazana jest w tym względzie szczególna ostrożność. Przeprowadzone w administracji wojskowej uproszczenia w zakresie funkcjonowania kancelarii, z pewnością wpłynąć powinny na stan ilościowy produkcji aktowej. Przyczyni się to również do zmniejszenia objętości akt przekazywanych do archiwów wojskowych. Pomimo tego są ze wszech miar wskazane dalsze poszukiwania nowych dróg w dziedzinie selekcji akt wojskowych.