OPRACOWYWANIE, KONSERWACJA I ZABEZPIECZANIE WOJSKOWYCH MATERIAŁÓW KARTOGRAFICZNYCH

Transkrypt

1 Zdzisław Lisek, Joanna Siwiec OPRACOWYWANIE, KONSERWACJA I ZABEZPIECZANIE WOJSKOWYCH MATERIAŁÓW KARTOGRAFICZNYCH Kartograficzny zbiór archiwalny znajdujący się w zasobie Centralnego Archiwum Wojskowego składa się z map, planów, schematów, szkiców i oleatów. Występują one jako dokumenty merytorycznie i formalnie lub tylko merytorycznie związane z określonymi zespołami aktowymi. Przechowywane są one wraz z aktami (przeważnie wszyte do poszczególnych teczek) lub ze względów technicznych, poza zespołami 1 w specjalnych urządzeniach i innych niż akta pomieszczeniach. Materiały nie mające związku merytorycznego i fizycznego z aktami, gromadzone są w osobnych kolekcjach. Są to przeważnie mapy czyste, które ze względu na swoją wartość historyczną, czy praktyczną zostawia się w zbiorze dla badań naukowych lub w celach ewentualnego wykorzystania ich w bieżącej pracy archiwalnej. Zasadniczym kryterium, według którego w czasie prowadzenia segregacji dokonywany jest podział materiałów kartograficznych na poszczególne kolekcje jest nomenklatura. W kolekcjach gromadzone są w zasadzie czyste mapy stanowiące komplet arkuszy danego opracowania, bądź też większe lub mniejsze fragmenty opracowania stanowiące jednak wyraźny dowód działalności wojskowej służby kartograficznej. Są one cennym materiałem pomocniczym dla naukowców, zwłaszcza przy odtwarzaniu sytuacji bojowych i pokrycia terenu w określonym okresie czasu. Umożliwiają 1 Wydzielono je ze względu na zły stan fizyczny lub duży format w celu uniknięcia lub ograniczenia ilości załamań arkusza, które przy częstym użyciu dokumentu w szybkim tempie niszczą papier.

2 określenie położenia geograficznego nieistniejących aktualnie miejscowości 2, których brak na współczesnych mapach, a nazwy ich nie występują w aktualnych skorowidzach geograficznych. Treść zawarta w dokumentacji kartograficznej, zarówno ta wynikająca z kartograficznego opracowania terenu, jak i naniesiona na mapę za pomocą znaków taktycznych (sytuacje działań wojennych, czy ćwiczeń) oraz występujące noty kancelaryjne mają zasadniczy wpływ na przyjętą formę porządkowania i inwentaryzacji tych materiałów. W Centralnym Archiwum Wojskowym opracowywanie materiałów kartograficznych odbywa się w oparciu o przepisy państwowej służby archiwalnej 3, zgodnie z którymi opracowanie obejmuje następujące etapy: porządkowanie, brakowanie i sporządzanie pomocy archiwalnych. Nie zawsze istnieje konieczność stosowania wszystkich etapów opracowywania. Materiały kartograficzne istniejące w zespołach aktowych nie wymagają odrębnego porządkowania. Są one merytorycznie związane z zespołem, dlatego też porządkowanie ich następuje automatycznie wraz z porządkowaniem akt zespołu, w którym się znajdują. Odrębne czynności porządkowania wykonuje się tylko w przypadku map występujących luzem tworzących kolekcje. Porządkowanie tych materiałów polega na ich rozpoznaniu, segregacji i systematyzacji. Kryteriami stosowanymi przy rozpoznaniu są: skala, format, treść mapy, technika wykonania i rok wydania. Klasyfikację porządkowanych materiałów prowadzi się w obrębie jednego z przyjętych kryteriów. Natomiast systematyzacja polega na nadaniu układu w obrębie danej kolekcji. Kryteriami pomocniczymi przy nadawaniu układu są: podział administracyjny, chronologia lub tematyka porządkowanych materiałów. Mapy czyste występujące luzem, systematyzuje się według posiadanej przez nie nomenklatury. Następnie umieszcza się je w teczkach lub obwolutach w taki sposób, aby posiadały jak najmniej załamań. Na teczce (obwolucie) umieszcza się informacje o ilości i rodzaju znajdujących się tam arkuszy z podaniem 2 Chodzi o miejscowości zmiecione z powierzchni ziemi w czasie działań wojennych lub zniszczone na skutek działalności eksterminacyjnej okupanta (pacyfikacje). 3 Instrukcja w sprawie porządkowania archiwalnego zasobu kartograficznego wprowadzona w życie zarządzeniem nr 22 naczelnego dyrektora archiwów państwowych z r.

3 skali, pasa, słupa oraz roku wydania mapy. Następną czynnością w ramach opracowywania jest inwentaryzacja. Czynnością tą objęte są wszystkie materiały kartograficzne, posiadające wartość historyczną (kartografiki znajdujące się w zespołach i kolekcjach). Przy inwentaryzacji map kolekcji zwraca się uwagę szczególnie na ich wytwórcę, czas powstania, skalę i technikę wykonania. Inwentaryzacja materiałów kartograficznych, zarówno zespołowych, jak i kolekcji polega na sporządzaniu kart inwentarzowych dla poszczególnych egzemplarzy. Stosowane w CAW karty inwentarzowe posiadają 11 rubryk, podobnie jak w państwowej służbie archiwalnej. W poszczególnych rubrykach umieszcza się następujące dane: w rubryce pierwszej podaje się nazwę archiwum (skrót CAW), w drugiej pełną nazwę zespołu (kolekcji), a także jeśli to możliwe nazwę oddziału. Rubryka numer trzy (wypełniona jako ostatnia po nadaniu układu) zawiera aktualną sygnaturę. Obok tej rubryki umieszcza się informacje o sposobie udostępniania tych materiałów (dotyczy to szczególnie map wydanych po 1939 roku, a także planów obiektów wojskowych). Rubryka czwarta zawiera tytuł dokumentu; jeśli występuje między nimi związek merytoryczny. W przypadku stosowania skrótów, używa się tylko powszechnie przyjęte w dokumentacji wojskowej. W zapisie tym nie stosuje się skrótów obcojęzycznych. Należy dążyć do rozwinięcia ich do pełnego brzmienia w wersji oryginalnej lub jeśli to możliwe tłumaczyć na język polski. W rubryce piątej umieszcza się datę wykonania dokumentu lub daty naniesienia treści na dokumencie. W rubryce szóstej podaje się skalę, natomiast w siódmej miejsce przechowywania. Dodatkowe informacje o inwentaryzowanej jednostce (np. wymiany) umieszcza się w rubryce numer osiem. Rubryka dziewiąta zawiera sygnaturę zespołu, z którego pochodzi inwentaryzowana jednostka, natomiast w przypadku kolekcji dawne sygnatury. W rubryce dziesiątej umieszcza się informacje o technice wykonania, a w ostatniej jedenastej podaje się nomenklaturę (ewentualnie godło) mapy oraz inne uwagi dotyczące np. stanu fizycznego, potrzeb konserwacji itp. Jednym z etapów opracowywania jest brakowanie, którego w odniesieniu do materiałów kartograficznych przechowywanych w CAW dotychczas nie stosowano.

4 Przewiduje się wydzielenie do zniszczenia jedynie te mapy, plany czy szkice, które nie posiadają objaśnień i których identyfikacja jest niemożliwa, a także materiały nieczytelne z powodu złego stanu fizycznego. Zbędne ilości egzemplarzy czystych map nie będą brakowane przed upewnieniem się co do możliwości wykorzystania ich przez instytucje. Przy brakowaniu kartografików stosuje się ten sam tryb postępowania, jak przy brakowaniu akt 4. Format znajdujących się w zbiorze egzemplarzy poszczególnych map, planów, schematów czy szkiców jest znacznie zróżnicowany. Występują dokumenty o formatach znormalizowanych 5 i nieznormalizowane wykonane często na przypadkowych skrawkach papieru bardzo różnych wielkości. Wielkość formatu poszczególnych kartografików ma duży wpływ na ich stan fizyczny oraz miejsce przechowywania. Arkusze większe od formatu A-4 wyłącza się z akt celem uchronienia przed uszkodzeniami mechanicznymi, powstającymi podczas korzystania z akt 6. Wielkość nie jest jedynym kryterium nakazującym wyłączenie tych materiałów z jednostek aktowych, także niewłaściwe złożenie lub wszycie do teczki grozi zniszczeniem mapy. Poza zespół wydziela się również mapy o dużej wartości historycznej, których.stan fizyczny uległ znacznemu pogorszeniu wskutek częstego korzystania z akt. Zły stan fizyczny tych dokumentów spowodowany jest także złą jakością papieru, na którym zostały wykonane. W przypadku materiałów zespołowych w miejsce wydzielonego dokumentu wkłada się kopię karty inwentarzowej z podaną informacją o miejscu przechowywania. Teczki (obwoluty) z materiałami kartograficznymi przechowywane są w przystosowanych do tego celu szafach (układane w położeniu poziomym) i w pomieszczeniach zapewniających warunki wymagane do przechowywania 4 Tak samo jak podczas brakowania akt działa komisja brakowania, która m.in. sporządza spisy map (arkuszy map) wydzielonych do zniszczenia. 5 Znormalizowana wielkość formatu arkusza jest od: A0 (zero), C0 (zero), D0 (zero), B0 (zero), do: A-7, C-6, D-6, B-6. 6 Z. B a r a n o w s k i, Metody porządkowania archiwalnych map wojskowych, (w;) Wybrane zagadnienia z teorii i praktyki wojskowej służby archiwalnej, Warszawa 1967, s

5 archiwaliów (o temperaturze w granicach C i wilgotności 50 65%) 7. Troska o jakość dokumentacji kartograficznej winna być dwukierunkowa: pierwsza to działalność profilaktyczna obejmująca oprócz bieżącej konserwacji, wydzielanie z akt egzemplarzy narażonych na uszkodzenie, natomiast druga to poddawanie gruntownej konserwacji egzemplarzy map posiadających uszkodzenia wskutek czynników mechanicznych, czy biologicznych. Wydaje się, że celowym przedsięwzięciem dla CAW byłoby rozpoznanie możliwości wykonania w Wojskowych Zakładach Kartograficznych reprografii zagrożonych zniszczeniem kartografików. Z konferencji poświęconych historii polskiej kartografii wojskowej wiadomo, że WZKart. wykonały reprografie map archiwalnych dla potrzeb instytucji cywilnych 8. Ograniczone możliwości techniczne i fachowe pracowni konserwatorskiej CAW nie pozwalają na prowadzenie prac konserwatorskich w pełnym zakresie. Tak więc z konieczności ograniczają się one do stosunkowo prostych i najbardziej niezbędnych zabiegów. Jednym z najprostszych jest usuwanie niepotrzebnych zagięć. Jeśli arkusz jest uszkodzony w niewielkim stopniu podkleja się go taśmą papierową. W przypadku arkuszy bardziej zniszczonych stosuje się często podklejanie płótnem. Niewątpliwie lepszym zabezpieczeniem, choć bardziej pracochłonnym, jest laminowanie bibułką japońską, jednak z braku sił i środków ten rodzaj zabiegu nie może aktualnie być w CAW wykonywany. Innym sposobem zabezpieczenia archiwaliów jest utrwalanie ich na taśmie filmowej przez mikrofilmowanie. W tym przypadku negatywy mikrofilmów zachowuje się jako zabezpieczenie oryginału, natomiast pozytywy udostępniane są korzystającym. Takie zabezpieczenie eliminuje potrzebę korzystania z oryginału dokumentu. Jednak pracownia fotograficzna CAW dysponuje aparaturą mikrofilmową, umożliwiającą wykonywanie reprografii z arkuszy tylko niewielkiego formatu (do A-2 włącznie). Ważną czynnością w zabezpieczeniu akt jest systematyczna kontrola stanu 7 Instrukcja o postępowaniu z wojskowymi materiałami archiwalnymi, Warszawa 1966 (sygn. Szt. Gen. 388/66, s. 13). 8 WZKart. przeprowadziły edycję map tzw. kwatermistrzowskich z okresu Królestwa Polskiego, co uznane zostało za początek wydawnictwa pt. Teki Kartograficzne.

6 fizycznego przechowywanych materiałów kartograficznych, a w przypadku stwierdzenia uszkodzeń poddania ich jak najszybciej zabiegom konserwatorskim. Zabieg ten jest stosunkowo łatwy do przeprowadzenia, w odniesieniu do kartografików gromadzonych w kolekcjach. Znacznie trudniej zaś dotrzeć do kartografików znajdujących się w zespołach aktowych. Odnosi się to do zespołów już opracowanych, które stanowią niewielki procent zasobu archiwalnego Wojska Polskiego. Natomiast nie ma prawie żadnych możliwości dotarcia i skontrolowania ogromnej ilości kartografików, które znajdują się w nieopracowanych dotychczas zespołach aktowych. Znajdują się tam bardzo duże ilości różnorodnych, a bardzo wartościowych materiałów kartograficznych, będących nośnikiem przekazu historycznego, mówiącym o utrwalaniu władzy ludowej i prowadzonej wówczas walce z rodzimym i ukraińskim podziemiem zbrojnym, o różnych fazach prac nad rozminowaniem i oczyszczeniem kraju z porzuconej amunicji i niewypałów, o postępach w odbudowie kraju prowadzonej w ramach planu trzyletniego, a obejmującej m.in. prace nad odbudową łączności, komunikacji oraz różnych gałęzi przemysłu. Na obecnym etapie prac archiwalnych w naszej instytucji przyspieszenie prac nad kartografią jest nakazem chwili wynikającym z obowiązku zabezpieczania przed zniszczeniem i zachowaniem dla potomnych wszelkiego rodzaju przekazów historycznych mówiących o naszej wcale nie łatwej drodze do niepodległości i demokracji. Obowiązek ten wynika z podstawowych zadań stawianych przed archiwistami i należy do normalnego toku ich działalności.