Raport użytkownika LFS

Transkrypt

1 Raport użytkownika LFS Przechowywanie jest kwestią zaufania HUK-COBURG integruje system LFS do przechowywania dokumentów Oprogramowanie do zarządzania magazynem i logistyką

2 W zakresie bezpiecznego przechowywania ważnych dokumentów swoich klientów koncern ubezpieczeniowy HUK-COBURG Versicherungsgruppe stawia na system do zarządzania magazynem LFS. System grupy E+P obejmuje ponad takich dokumentów i dzięki zastosowaniu maksymalnych środków bezpieczeństwa chroni je przed nieuprawnionym dostępem. Codziennie do archiwum trafia około nowych listów cała korespondencja grupy. 16 pracowników zajmuje się opracowywaniem i zarządzaniem zgromadzonymi tutaj dokumentami, korzystając z systemu LFS zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz wewnętrznymi wytycznymi koncernu. Ponadto HUK- COBURG wykorzystuje system także do prowadzenia sąsiedniego magazynu materiałów. W firmie HUK- COBURG system LFS obsługuje łącznie 21 nowo zakupionych podajników. Przechowywanie jest kwestią zaufania zwłaszcza gdy chodzi o najbardziej poufne pisma. Dlatego firma HUK- COBURG od jesieni 2006 roku przechowuje około dokumentów klientów w opartym na systemie LFS, najnowocześniejszym w branży ubezpieczeniowej magazynie, w archiwum nowego Centrum Logistycznego na północy Coburga. Przechowuje się tu na przykład oryginały umów, orzeczenia sądowe oraz inne poufne dokumenty klientów. Cała korespondencja grupy jest skanowana w Centrum Logistycznym przez pracowników punktu pocztowego. Następnie oryginały są dzielone na dwie grupy dokumenty dotyczące umów oraz szkód i przekazywane do archiwum w celu przechowania. Umieszczone w dziewięciu automatycznych systemach podajnikowych doku- menty są chronione przed nieupoważnionym dostępem. Jeżeli pracownik jeszcze raz chce zobaczyć oryginalny dokument, to pobiera go przez system hosta. System generuje w LFS zlecenie wydania. Ważne dokumenty dotyczące szkód są archiwizowane przez firmę HUK-COBURG przez długi okres, natomiast pozostała korespondencja jest zniszczona po upływie 60 dni. W drugim, opartym na systemie LFS, centralnym magazynie materiałów o powierzchni około 3000 m 2 firma HUK-COBURG przechowuje papier dla drukarni i działu wysyłkowego, blankiety, formularze, prospekty, artykuły reklamowe oraz inne materiały użytkowe. W magazynie jest około 2000 miejsc na palety i 750 stanowisk z półkami oraz 12 automatycznych podajników, oferujących ponad miejsc. 12 pracowników obsługuje magazyn.

3 Zakres zadań Przed zastosowaniem systemu LFS wszystkie dokumenty segregowano według daty i obsługiwano wyłącznie manualnie, bez wsparcia przez oprogramowanie. Dlatego celem integracji systemu LFS było umożliwienie niezawodnej i długofalowej archiwizacji danych klientów lub dokumentów. Konieczne było zatem zapewnienie stabilnego rozwiązania systemowego, maksymalnej dostępności oraz wysokiego poziomu bezpieczeństwa, relacjonuje Jörg Fröhlich, pełnomocnik i udziałowiec w grupie E+P, czyli wymogów projektowych dotyczących archiwum. Stany zasobów w centralnym magazynie materiałów w firmie HUK-COBURG były wcześniej obsługiwane wyłącznie przez system gospodarki towarowej MAT Do momentu wdrożenia systemu LFS kompletacja artykułów odbywała się tradycyjnie (na papierze), a mobilna rejestracja danych była niemożliwa. Oprócz aspektów związanych z bezpieczeństwem wprowadzenie systemu LFS miało zapewnić także wyraźną optymalizację procesów w zakresie kompletacji, dostępności, terminów dostaw, inwentaryzacji oraz wysyłania paczek. Innowacyjne rozwiązanie programowe do przechowywania dokumentów Do centralnego punktu pocztowego HUK-COBURG codziennie trafia około listów. Pracownicy sortują je pod względem treści, skanują i gromadzą w teczkach tematycznych. Codziennie powstaje nawet 3000 takich teczek. Poszczególne dokumenty w teczce obsługuje nadrzędny system oprogramowania. Wszystkie teczki są przekazywane do systemu LFS bez uprzedniego awizowania. Przez zeskanowanie kodu kreskowego teczki przypisuje się ją do kartonu magazynowego oraz umieszcza w jednym z dziewięciu podajników. Po upływie 60 dni dokumenty są niszczone lub przenoszone do archiwum ciągłego, które także jest zarządzane przez system LFS. W menu systemu Przegląd pracownik widzi liczbę wolnych miejsc magazynowych, a także uzyskuje informację, czy wprowadzenie do magazynu wymaga pobrania innych kartonów, przesunięcia do magazynu długoterminowego, czy zniszczenia dokumentów. Podczas wprowadzania do magazynu system LFS zawsze sprawdza, czy istnieją zlecenia wydania, eliminując tym samym czasochłonne, zdublowane operacje. Jeżeli potrzebne są dokumenty, to pracownik pobiera z podajnika odpowiednie kartony z teczkami i transportuje je na specjalne miejsce, w którym możliwy jest wgląd. Po zeskanowaniu kodu kreskowego z grzbietu teczki system LFS wskazuje pracownikowi wszystkie zlecenia pobrania dla tej teczki. Aby ułatwić pobieranie akt, system hosta MAT 2000 przesyła obraz odpowiedniego dokumentu do systemu LFS. Dzięki temu pracownik może pobrać właściwy dokument. Każdego dnia w ten sposób pobiera się ponad 700 teczek.

4 Zapewnianie jakości z centralnym magazynie materiałów Ograniczenie możliwości dostępu w celu zwiększenia bezpieczeństwa Wyjątkowe operacje podczas wprowadzania dokumentów do i pobierania z archiwum: System LFS upewnia się, że dostęp do dokumentów mają wyłącznie upoważnieni pracownicy magazynu. Specjaliści grupy nie mają bezpośredniego dostępu do dokumentów, lecz muszą wygenerować zlecenie wydania na potrzebny dokument. Po zarejestrowaniu się upoważnionego pracownika do podajnika wydawane są tylko te tacki z teczkami, dla których utworzono zlecenie wydania. Dostęp do innych tacek, a tym samym też do innych teczek, jest zatem niemożliwy. Po wprowadzeniu do magazynu lub wydaniu tacka wraca na swoje miejsce i zamykają się automatyczne drzwi podajnika, których nie można otworzyć ręcznie. Implementując system LFS, zyskaliśmy naprawdę bezpieczny i wydajny system do archiwizacji dokumentów w systemach podajnikowych, wyraża swoje zadowolenie odpowiedzialny za projekt w HUK-COBURG Marcus Hagl. W centralnym magazynie firmy HUK-COBURG pracownicy codziennie opracowują średnio 140 zleceń, liczących około 450 pozycji. Materiał dostarczany jest do poszczególnych placówek zgodnie z zapotrzebowaniem. Dziennie odnotowuje się około 15 przyjęć towaru. Wszystkie zlecenia obsługuje się wózkami widłowymi lub transportowymi. Pracownicy kompletują artykuły na terminalach do wózków widłowych, które także dostarczyła firma E+P. Zastosowany system pracuje podobnie jak terminale w archiwum w oparciu o interfejs graficzny, umożliwiający obsługę na ekranie dotykowym. Podczas przyjmowania towaru zaawizowany przez system hosta towar jest skanowany przez pracowników i wprowadzany do magazynu. Równocześnie system LFS sprawdza, czy określone artykuły podlegają kontroli jakości. Sprawdza na przykład, czy papier drukarski musi być przechowywany przez określony czas przed użyciem w klimatyzowanym magazynie. Zapewniona jest tam odpowiednia temperatura oraz określona wilgotność powietrza. Dzięki tej procedurze zapewniania jakości systemu LFS istnieje gwarancja, że drukarnia i dział wysyłkowy grupy otrzyma wyłącznie optymalnie przechowywany papier, co eliminuje ewentualne usterki produkcyjne. 12 systemów podajnikowych ma bezpośrednie połączenie z systemem LFS. Podajniki są sterowane na potrzeby załadunku i pobierania w zoptymalizowany pod względem procesowym sposób, a czas oczekiwania pracowników obniżany jest do minimum. Podczas kompletacji częściowo bardzo wartościowych artykułów reklamowych system LFS umożliwia i tu pobieranie ich wyłącznie przez upoważnionych pracowników.

5 Sprawna integracja systemu LFS w firmie HUK-COBURG Dzięki przeprowadzonemu przez ekspertów ds. magazynowych firmy Ehrhardt + Partner szkoleniu dla użytkowników kluczowych uruchomienie systemu LFS przebiegło bezproblemowo, relacjonuje Marcus Hagl. Pracownicy firmy HUK-COBURG mieli bowiem jeszcze przed implementacją oprogramowania sposobność poznania i przećwiczenia wszystkich procesów w Centrum Szkoleniowo- Logistycznym firmy E+P. Decydujące znaczenie w podjęciu decyzji o zakupie oprogramowania do zarządzania magazynem firmy Ehrhardt + Partner miał dobry stosunek ceny do jakości produktu, wyjaśnia Hagl. W rozpisanym przez HUK-COBURG przetargu firma Ehrhardt + Partner pokonała siedmiu konkurentów. Ten działający na rynku międzynarodowym ekspert ds. magazynowych był jedynym oferentem systemu, którego rozwiązanie bazuje na platformie i5 wyjątkowa cecha, która przekonała firmę HUK-COBURG. Zlecenie przydzielono firmie E+P w październiku 2005 roku. W sierpniu 2006 roku uruchomiono nowe archiwum, a z systemu LFS firma HUK-COBURG korzysta w magazynie od początku listopada 2006 roku. Nasi pracownicy bardzo dobrze przyjęli nowe oprogramowanie. Dlatego nawet w początkowej fazie nie wpłynęło to w najmniejszym stopniu negatywnie na nasze codzienne zadania, mówi Hagl. Wyniki w skrócie System LFS oznacza dla firmy HUK-COBURG następujące korzyści: LFS zapewnia maksymalne bezpieczeństwo oraz dostępność pozwala na przechowywanie ponad poufnych dokumentów oraz zarządzanie nimi przy zastosowaniu maksymalnych środków bezpieczeństwa. Do akt mają dostęp jedynie upoważnione osoby. LFS steruje automatycznym przechowywaniem długoterminowym lub niszczeniem określonych dokumentów w odpowiednim czasie. W centralnym magazynie materiałów system LFS wyraźnie optymalizuje procesy. Oprogramowanie umożliwia niezawodne zaopatrywanie produkcji oraz sprawne połączenie z podajnikami. Jakość magazynu została wyraźne zoptymalizowana: Sterowane przez system LFS przechowywanie papieru w klimatyzowanym pomieszczeniu zapewnia najlepszą jakość papieru oraz optymalne warunki produkcji. Oprogramowanie do zarządzania magazynem i logistyką Oficjalny Partner: E+P Polska Wyspiańskiego 4/ Warszawa Tel.: Faks: info@ehrhardt-partner.pl 0513 R1-1a