Poznań, dnia ZAPYTANIE OFERTOWE

Transkrypt

1 Poznań, dnia ZAPYTANIE OFERTOWE W związku z realizacją projektu pn. Wdrożenie systemu B2B, w celu integracji procesów biznesowych pomiędzy firmą DISTANCE Sp. z o.o. Sp. komandytowa i jej kontrahentami, nr Umowy o dofinansowanie UDA-POIG /13-00 przez Distance Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Spółką komandytową z siedzibą w Poznaniu, kod pocztowy przy ul. Półwiejskiej 33, NIP: , REGON: W ramach Działania 8.2 Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka , współfinansowanego w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, ogłasza nabór ofert na dostawę usług / towarów: 1. Stworzenie oraz uruchomienie głównego silnika systemu B2B w środowisku testowym - 1 szt. 2. Zakup i implementacja modułu sprzedaży - (obsługi zamówień) 1 szt. Okres realizacji usług / dostawy towarów: od dnia podpisania umowy do dnia Usługi informatyczne związane z integracją systemu B2B z Sage Symfonią Handel 1 szt. 2. Zakup i implementacja modułu integracji systemu Zamawiającego z systemami dostawców 1 szt. Okres realizacji usług / dostawy towarów: Zakup i implementacja modułu kontrahenta - 1 szt. 2. Zakup i implementacja modułu raportowania - 1 szt. Okres realizacji usług / dostawy towarów: Zakup usług informatycznych związanych z wdrożeniem, przeprowadzeniem testów i uruchomieniem systemu B2B. 1 szt. Okres realizacji usług / dostawy towarów: Zamawiający: Distance Sp. z o.o. Spółka Komandytowa Poznań ul. Półwiejska 33 (siedziba firmy), NIP: REGON: Wpisany do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy pod nr KRS: Sposób uzyskania informacji dot. zamówienia: Osoba do kontaktu: Marek Sobolewski str. 1

2 tel.: adres: Obodrzycka 61, Poznań (biuro firmy) 3.Opis przedmiotu dostawy/usługi: Przedmiotem zamówienia jest zakup usług informatycznych oraz dostawa wartości niematerialnych i prawnych (towarów) w celu realizacji projektu pn. Wdrożenie systemu B2B, w celu integracji procesów biznesowych pomiędzy firmą DISTANCE Sp. z o.o. Sp. komandytowa i jej kontrahentami". Zgodny z przedstawionym poniżej zakresem: lp. nazwa ilość minimalne wymagania 1. Stworzenie oraz uruchomienie głównego silnika sytemu B2B w środowisku testowym 2. Zakup i implementacja modułu sprzedaży - (obsługi zamówień) 1 Zadaniem wykonawcy będzie stworzenie szkieletu platformy B2B na podstawie stworzonej dokumentacji oraz uruchomienie głównego silnika systemu B2B w środowisku testowym. Minimalny zakres usługi: stworzenie prototypu platformy i umieszczenie go w środowisku programistycznym, integracja systemów Zamawiającego i dostawców między systemami, stworzenie dokumentacji zawierającej dane szczegółowe projektu stosowanych struktur danych oraz funkcji systemu oraz prowadzonych prac projektowych. 1 Zadaniem wykonawcy będzie stworzenie modułu sprzedaży (zamówień), który ma być rdzeniem systemu B2B. Minimalny zakres funkcjonalny modułu: agregacja informacji na temat zamówień, monitorowanie stanu wykonania każdego zamówienia, nadzór nad terminami poszczególnych etapów realizacji zamówienia, korelowanie zamówień dokonywane przez Zamawiającego u jego dostawców, funkcja wyszukiwarki, która pozwoli partnerom Zamawiającego powiązać pasujące do siebie towary, informowanie o braku dostępności towarów i terminach ich planowanych dostaw, nadzór nad prawidłowym przepływem danych między poszczególnymi modułami systemu B2B. monitorowanie stanów magazynowych - automatyczne generowanie faktur i przesyłanie odbiorcom. 3. Usługi informatyczne związane z integracją 1 Zadaniem wykonawcy będzie integracja budowanej platformy B2B z wewnętrznym systemem str. 2

3 systemu B2B z Sage Symfonią Handel, 4. Zakup i implementacja modułu integracji systemu Zamawiającego z systemami dostawców informatycznym Zamawiającego. 1 Usługa ma na celu stworzenie modułu platformy B2B, który umożliwi automatyczną wymianę danych z wewnętrznymi systemami dostawców Zamawiającego. Minimalny zakres funkcjonalny modułu stworzonego w ramach usługi: rejestrowanie FV przesłanych przez Dostawców, dokonywanie zamówień, kontrolowanie i wysyłania cenników, wgląd w stany magazynowe dostawców. 5. Zakup i implementacja modułu kontrahenta 6. Zakup i implementacja modułu raportowania 7. Zakup usług informatycznych związanych z wdrożeniem, przeprowadzeniem testów i uruchomieniem systemu B2B 1 Zadaniem wykonawcy będzie stworzenie modułu kontrahenta (odbiorcy hurtowego), który będzie odpowiedzialny za realizację procesu obsługi i utrzymania relacji z klientami. Ponadto, wykonanie wstępnych testów modułu. Minimalny zakres funkcjonalny modułu: automatyczne tworzenie ofert pod kątem potrzeb danego odbiorcy, dostęp do aktualnie dostępnych produktów oraz cennika, możliwości uruchomienia i zarządzania kredytem kupieckim, pobieranie przez odbiorców hurtowych tzw. pacshotów kolekcji. 1 Zadaniem wykonawcy ma być stworzenie modułu raportowania, oraz wykonanie wstępnych testów modułu. Minimalny zakres funkcjonalny modułu: określanie zbioru atrybutów wykorzystanych w raportach w różnych formach (graficzna, tabelaryczna), umożliwienie wglądu w dane historyczne, określenie okresowości zapotrzebowania na wybrane produkty. 1 Minimalny zakres prac, jaki musi zostać wykonany w ramach usługi: testy poprawności funkcjonowania, konfiguracja wytworzonego systemu, weryfikacja poprawności wykonanego wdrożenia, testy poprawności działania systemu od strony funkcjonalnej, testy obciążeniowe, testy zdolności systemu do działania w przypadku awarii jednego z serwerów, testy przywracania systemu po awarii, dostarczenie pełnego raportu z testów oraz dokumentacji powdrożeniowej. str. 3

4 4.Sposób przygotowania oferty 4.1 W postępowaniu mogą brać udział Wykonawcy, którzy wykażą, że spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące (oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu ofertowym Załącznik nr 3): a) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania; b) posiadania wiedzy i doświadczenia niezbędnych do wykonywania zamówienia; c) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; d) znajdowania się w sytuacji ekonomicznej i finansowej umożliwiającej wykonanie zamówienia. Niespełnienie chociażby jednego z wymienionych wyżej warunków skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania a jego oferta zostanie odrzucona. 4.2 Opis sposobu przygotowania oferty: Ofertę należy sporządzić w formie pisemnej w języku polskim na wzorach formularzy zawartych w niniejszym Zapytaniu ofertowym; Wykaz dokumentów składających się na ofertę (formularz ofertowy Załącznik nr 1, oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych Załącznik nr 2, oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu ofertowym Załącznik nr 3); Treść oferty musi odpowiadać treści Zapytania ofertowego; Oferta złożona po terminie nie podlega weryfikacji przez Zamawiającego. Oferta złożona po terminie zostanie odrzucona z powodu uchybienia formalnego; Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę; Oferty składa się w jednym egzemplarzu w formie papierowej lub drogą elektroniczną, jednakże oferta przesłana w formie elektronicznej musi zostać także dostarczona w formie papierowej; Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem oferty; Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu; Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych; W cenie oferty Wykonawca uwzględnia wszelkie cła, podatki i inne należności; Rozliczenia odbywać się będą wyłącznie w złotych polskich. Zamawiający nie przewiduje rozliczania w walutach obcych; Oferta oraz wszelkie załączniki powinny być podpisane przez osobę/osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy zgodnie z formą reprezentacji określoną w Krajowym Rejestrze Sądowym lub innym dokumencie właściwym dla danej formy organizacyjnej Wykonawcy albo przez osobę umocowaną przez osobę uprawnioną (stosowne umocowanie / pełnomocnictwo należy dołączyć do oferty), Wszystkie miejsca, w których Wykonawca naniósł zmiany winny być parafowane przez osobę/osoby podpisujące ofertę. Poprawki powinny być dokonane w sposób czytelny, Ofertę zatrzymuje Zamawiający. Złożone wraz z ofertą dokumenty lub oświadczenia nie podlegają zwrotowi. str. 4

5 5.Termin i miejsce wykonania zamówienia: Zamówienie musi zostać zrealizowane najpóźniej do dnia r., po wcześniejszym uzgodnieniu z Zamawiającym. Miejsce dostawy/odbioru: Distance Sp. z o.o. Spółka Komandytowa ul. Obodrzycka 61, Poznań Termin wykonania poszczególnych elementów zamówienia: 1. Stworzenie oraz uruchomienie głównego silnika systemu B2B w środowisku testowym - 1 szt. 2. Zakup i implementacja modułu sprzedaży - (obsługi zamówień) 1 szt. Okres realizacji usług / dostawy towarów: od dnia podpisania umowy, najpóźniej do dnia r. 1. Usługi informatyczne z integracją systemu B2B z Sage Symfonią Handel. 1 szt. 2. Zakup i implementacja modułu integracji systemu Zamawiającego z systemami dostawców 1 szt. Okres realizacji usług / dostawy towarów: od r., najpóźniej do dnia r. 1. Zakup i implementacja modułu kontrahenta - 1 szt. 2. Zakup i implementacja modułu raportowania - 1 szt. Okres realizacji usług / dostawy towarów: od r., najpóźniej do dnia r. 1.Zakup usług informatycznych związanych z wdrożeniem, przeprowadzeniem testów i uruchomieniem systemu B2B. 1 szt. Okres realizacji usług / dostawy towarów: od r., najpóźniej do dnia r. 6. Miejsce i termin składania ofert: Oferty należy składać na wzorze Formularza ofertowego, stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego: a) Pisemnie na adres Zamawiającego: Distance Sp. z o.o. Spółka Komandytowa ul. Obodrzycka 61, Poznań lub b) Drogą elektroniczną na adres marek.sobolewski@distance.com.pl Oferty w formie papierowej należy składać w dni powszednie w godzinach pracy Zamawiającego tj. od godziny 8.00 do godziny od dnia r. do dnia roku. Oferty drogą elektroniczną składać można do dnia na adres: marek.sobolewski@distance.com.pl Oferta złożona drogą elektroniczną musi zostać dostarczona w formie papierowej do dnia do godz str. 5

6 7. Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert (kryteria oceny ofert). Zamawiający dokona oceny złożonych ofert pod względem ich formalnej zgodności z treścią Zapytania ofertowego. Oferta zostanie odrzucona, jeśli: a) została złożona przez osobę nieuprawnioną, b) jej treść nie odpowiada treści niniejszego Zapytania ofertowego lub jest niezgodna z innymi obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, c) jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, d) zawiera rażąco niską cenę, e) Wykonawca nie zgodził się na poprawienie przez Zamawiającego oczywistej omyłki pisarskiej i rachunkowej w treści oferty, f) jest niezgodna z obowiązującymi przepisami prawa. Zamawiający jest uprawniony do poprawienia w tekście oczywistych omyłek pisarskich lub rachunkowych, niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę. W terminie 1 dnia od zawiadomienia, Wykonawca może nie zgodzić się na dokonanie poprawek. Oferta jego w takim przypadku podlega odrzuceniu. Zamawiający zastrzega sobie prawo do podjęcia negocjacji w zakresie oferowanej ceny z Wykonawcą, którego oferta uzyskała najwyższą ilość punktów, to jest została uznana za najkorzystniejszą, w przypadku, gdy cena podana przez Wykonawcę przekracza wysokość środków przeznaczonych w budżecie projektu na usługę/towar objętą niniejszym Postępowaniem. W przypadku nieuzyskania porozumienia w toku prowadzonych negocjacji, Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od udzielenia zamówienia Wykonawcy, którego oferta jest najkorzystniejsza i podjęcia negocjacji lub wybrania oferty Wykonawcy, którego oferta jest kolejną najkorzystniejszą. Jeżeli Zamawiający nie będzie mógł wybrać najkorzystniejszej oferty z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert uzyskały taką samą punktację, wówczas Zamawiający wezwie tych Wykonawców do złożenia w wyznaczonym terminie ofert dodatkowych. Oferty dodatkowe nie mogą zawierać ceny wyższej od ceny w ofercie pierwotnej. Pozostałe warunki oferty nie mogą ulec zmianie. Do wyboru oferty przyjmuje się najkorzystniejszy bilans poniższych składników: 1. Najniższa cena - waga 40% 2. Liczba minimum 10 zrealizowanych systemów informatycznych o charakterze B2B w terminie ostatnich dwóch lat od daty ogłoszenia zamówienia, w tym co najmniej 3 systemy informatyczne o charakterze B2B o wartości powyżej 300 tys. zł netto każdy system - waga 20% 3. Warunki gwarancyjne waga 40% Łącznie wszystkie składniki (kryteria oceny ofert) 100% str. 6

7 Sposób punktowania rozpatrywanych ofert wg wag podanych w niniejszym zapytaniu: 1. Najniższa cena 40% Ilość punktów = 40 pkt x cena najtańszej oferty / cena ocenianej oferty Maksymalna ilość punktów za cenę 40,00 pkt. 2. Minimum 10 zrealizowanych systemów informatycznych o charakterze B2B w terminie ostatnich dwóch lat od daty ogłoszenia zamówienia, w tym co najmniej 3 systemy informatyczne o charakterze B2B o wartości powyżej 300 tys. zł netto każdy system 20% Ilość punktów: 10 zrealizowanych systemów informatycznych o charakterze B2B w terminie ostatnich dwóch lat od daty ogłoszenia zamówienia, w tym 3 systemy informatyczne o charakterze B2B o wartości powyżej 300 tys. zł netto każdy 0 punktów; Od 11 do 20 zrealizowanych systemów informatycznych o charakterze B2B w terminie ostatnich dwóch lat od daty ogłoszenia zamówienia, w tym co najmniej realizacja 3 systemów informatycznych o charakterze B2B o wartości powyżej 300 tys. zł netto - każdy system 5 punktów; Od 21 do 30 zrealizowanych systemów informatycznych o charakterze B2B w terminie ostatnich dwóch lat od daty ogłoszenia zamówienia, w tym co najmniej realizacja 3 systemów informatycznych o charakterze B2B o wartości powyżej 300 tys. zł netto - każdy system 10 punktów; Od 31 do 40 zrealizowanych systemów informatycznych o charakterze B2B w terminie ostatnich dwóch lat od daty ogłoszenia zamówienia, w tym co najmniej realizacja 3 systemów informatycznych o charakterze B2B o wartości powyżej 300 tys. zł netto - każdy system 15 punktów; 41 i więcej zrealizowanych systemów informatycznych o charakterze B2B w terminie ostatnich dwóch lat od daty ogłoszenia zamówienia, w tym co najmniej realizacja 3 systemów informatycznych o charakterze B2B o wartości powyżej 300 tys. zł netto - każdy system 20 punktów. Maksymalna liczba punktów za kryterium wyboru Minimum 10 zrealizowanych systemów informatycznych o charakterze B2B w terminie ostatnich dwóch lat od daty ogłoszenia zamówienia, w tym co najmniej 3 systemów informatycznych, o charakterze B2B o wartości powyżej 300 tys. zł netto każdy system 20,00 pkt. 3. Warunki gwarancyjne 40% Ilość punktów = 40 pkt x ilość miesięcy gwarancji udzielona w ocenianej ofercie / najwyższa ilość miesięcy gwarancji udzielona w złożonych ofertach Maksymalna ilość punktów za warunki gwarancyjne 40,00 pkt. Łącznie do uzyskania możliwe jest 100,00 pkt. Sposób punktowania ofert wg wag podanych w niniejszym zapytaniu: str. 7

8 Liczba punktów przypadająca na ofertę = liczba punktów za kryterium 1 + liczba punktów za kryterium 2 + liczba punktów za kryterium 3 Oferta, która otrzyma największą liczbę punktów i spełni wszystkie wymogi formalne, zostanie uznana za najkorzystniejszą. Pozostałe oferty zostaną sklasyfikowane zgodnie z ilością uzyskanych punktów. Realizacja zamówienia zostanie powierzona Wykonawcy, którego oferta uzyska najwyższą liczbę punktów. Jeżeli Zamawiający nie będzie mógł dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że dwie lub więcej ofert uzyskało taką samą cenę, wówczas Zamawiający wzywa Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych. Warunki ofert dodatkowych nie mogą być gorsze od warunków przedstawionych w ofercie pisemnej. Opis sposobu obliczenia ceny. Cena oferty za zamówienie, musi być podana cyfrowo do dwóch miejsc po przecinku z uwzględnieniem podatku VAT. Cena oferty winna być obliczona i zapisana zgodnie z formularzem ofertowym. Rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą prowadzone będą w walucie polskiej (złoty polski). 8.Termin związania ofertą: Wykonawcy pozostają związani ofertą przez okres 30 dni od terminu końcowego składania ofert. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 9.Załączniki: 1.Formularz ofertowy Załącznik nr 1, 2.Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych i osobowych Załącznik nr 2, 3.Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu ofertowym Załącznik nr Dodatkowe informacje Wszystkie wydatki kwalifikujące się do objęcia wsparciem w ramach przedmiotowego projektu ponoszone są z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości. 1.Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia bądź unieważnienia zapytania ofertowego bez podania przyczyny. 2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość prowadzenia negocjacji cenowych z wyłonionym Wykonawcą, szczególnie w przypadku przekroczenia założonych w budżecie projektu kwot. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niepodpisania umowy, gdy zaoferowana stawka jest rażąco niska lub gdy zaproponowana stawka po negocjacji z Oferentem przekracza możliwości budżetowe projektu. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wezwania Wykonawcy do okazania dodatkowych dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu określonych w punkcie 4 niniejszego zapytania ofertowego. str. 8