PROCEDURA ORGANIZACJI SZKOLEŃ

Transkrypt

1 PROCEDURA ORGANIZACJI SZKOLEŃ Firma Szkoleniowa MAESTRA Wartość merytoryczna szkoleń 1. Szkolenia firmy Maestra realizowane są zawsze z troską o najwyższą wartość merytoryczną 2. Realizacja szkoleń odbywa się zgodnie z następującym schematem blokowym: BADANIE POTRZEB SZKOLENIOWYCH WYZNACZENIE CELÓW SZKOLENIA PROJEKTOWANIE SZKOLENIA REALIZACJA SZKOLENIA DZIAŁANIA POSZKOLENIOWE I WDROŻENIE EWALUACJA I PODUMOWANIE 1 S t r o n a

2 Działanie Osoba odpowiedzialna WYMAGANIA DOTYCZĄCE TRENERÓW 1. Każdy trener prowadzący szkolenie pod szyldem firmy szkoleniowej Maestra musi spełniać przynajmniej jedno z poniższych wymagań: Ukończenie kursu trenerskiego lub przygotowującego do kształcenia dorosłych w wymiarze co najmniej 60 godzin. Dysponowanie przyznanym przez instytucję zewnętrzną certyfikatem potwierdzającym posiadanie kompetencji zbliżonych do powyższych. Posiadanie 750 godzin doświadczenia w zakresie edukacji osób dorosłych Posiadanie specjalistycznego wykształcenia i min 5 lat doświadczenia zawodowego w danej dziedzinie. KIEROWNIK MERYTORYCZNY BADANIE POTRZEB SZKOLENIOWYCH 1. Realizacja wszystkich szkoleń jest poprzedzona analizą potrzeb szkoleniowych. Proces analizy potrzeb szkoleniowych w sposób szczegółowy opisuje załącznik Formuła analizy potrzeb szkoleniowych jest każdorazowo dostosowywana do potrzeb klienta. TRENER 2 S t r o n a

3 3. W przypadku szkoleń otwartych proponowane zagadnienia związane są z rzeczywistymi potrzebami rynku zidentyfikowanymi po przeanalizowaniu własnych lub dostępnych badań. Przed realizacją szkolenia otwartego trener ma obowiązek przeprowadzenia wywiadów telefonicznych z przynajmniej 30% uczestników w celu doprecyzowania potrzeb i oczekiwań uczestników. 4. W przypadku szkoleń zamkniętych trener diagnozuje szczegółowe potrzeby szkoleniowe organizacji przed każdym cyklem szkoleniowym. 5. Obowiązkiem trenera jest każdorazowe przygotowywanie notatki z przeprowadzonej diagnozy (załącznik nr 2). Podsumowanie wyników diagnozy jest przechowywane w formie papierowej. 6. Wnioski z Badania Potrzeb Szkoleniowych każdorazowo zatwierdza kierownik merytoryczny. KIEROWNIK MERYTORYCZNY WYZNACZANIE CELÓW SZKOLENIA 1. Każdorazowo projektowanie szkolenia rozpoczyna się od wyznaczenia jego celów, które są bezpośrednim wynikiem procesu analizy potrzeb. 2. O ostatecznych celach szkolenia każdorazowo informowanych jest zamawiający. TRENER 3 S t r o n a

4 3. Cele szkolenia zatwierdza kierownik merytoryczny. KIEROWNIK MERYTORYCZNY PROJEKTOWANIE SZKOLENIA 1. Szkolenie jest projektowane przez trenera prowadzącego. 2. Szkolenie musi posiadać wysoką wartość merytoryczną i opierać się na jak aktualniejszej wiedzy na dany temat. 3. Programy, skrypty szkoleniowe, prezentacje konspekty są projektowanie w poszanowaniu praw autorskich trenera, jak i autorów źródeł. 4. Szkolenie musi zawierać szeroki zakres metod aktywizujących znacznie poprawiających transfer wiedzy i umiejętności oraz wpływających w długim okresie na postawy. 5. Proponowane metody szkoleniowe muszą być adekwatne do założonych celów, treści szkolenia, specyfiki grupy i otoczenia. 6. Harmonogram szkolenie winien być zaplanowany w taki sposób żeby: Czas trwania jednego modułu/zjazdu nie może przekraczać 5 z rzędu dni szkoleniowych Czas trwania szkolenia z przerwami nie może przekraczać 8 godzin dziennie W trakcie szkolenia muszą odbywać się regularne przerwy w wymiarze nie mniejszym niż 15 minut na każde 2 godziny zajęć TRENER 4 S t r o n a

5 Jeżeli szkolenie przekracza 6 godzin zegarowych jedna z przerw musi mieć charakter przerwy obiadowej lub lunchowej i musi trwać nie krócej niż 45 min. Powyższe zasady muszą mieć odzwierciedlenie w konspektach szkoleń 7. Każdorazowo program szkolenia, konspekt oraz skrypt szkoleniowy podlega ocenie i zatwierdzeniu przez kierownika merytorycznego. KIEROWNIK MERYTORYCZNY REALIZACJA SZKOLENIA 1. Szkolenie uznaje się za dobrze zorganizowane wówczas gdy zostanie osiągnięty zadowalający poziom merytoryczny szkolenia oraz poprawnie zrealizowany zostaje aspekt logistyczny. 2. W trosce o najwyższą jakość usług zostaje przyjęta zasada rozdzielności funkcji opiekuna merytorycznego od koordynatora organizacyjnego w przypadku szkoleń powyżej 16 godzin. 3. Po stronie Koordynatora leży przygotowanie sali szkoleniowej. 4. Sala szkoleniowa musi spełniać następujące warunki: Powierzchnia sali oraz oświetlenie musi zapewnić komfortowe warunki do nauki uczestnikom KOORDYNATOR 5 S t r o n a

6 Odpowiednia temperatura Sali Brak hałasu Czystość w sali i pomieszczeniach wspólnych Swobodny dostęp do zaplecza sanitarnego Umeblowanie zapewniające możliwość aranżacji wnętrza sali. Możliwość skorzystania z tablicy lub flipcharta, komputera i rzutnika, papieru i przyborów do pisania dla uczestników oraz innych specjalistycznych pomocy dydaktycznych. W firmie jest prowadzony rejestr sal szkoleniowych spełniających powyższe wymagania oraz rejestr własnych zasobów (urządzeń biurowych, projektorów, materiałów do szkoleń), możliwych do wykorzystania przez trenera w czasie szklenia. 5. Koordynator odpowiada, także za wydruk dokumentów szkoleniowych, skryptów, sporządzenie listy obecności oraz dziennika zajęć. DZIAŁANIA POSZKOLENIOWE I WDROŻENIE 1. W trakcie każdego szkolenia winien zostać zrealizowany moduł przygotowania Indywidualnych Planów Działania dla uczestników szkolenia dotyczących realizowanego tematu. TRENER 6 S t r o n a

7 2. Ponadto trener każdorazowo jest zobowiązany do poinformowania uczestników o możliwości skorzystania przez nich z: konsultacji z trenerem w zakresie tematu szkolenia dodatkowych zadań rozwojowych w zakresie tematu szkolenia sesji udzielania informacji zwrotnej 3. Trener zobowiązany jest do przeprowadzenia po zakończeniu każdego cyklu procesu ewaluacji szkolenia w zakresie: Badania opinii uczestników Efektów uczenia się 4. Wyniki ewaluacji szkolenia są przekazywane kierownikowi merytorycznemu 5. Dalsze postępowanie z wynikami bieżącej ewaluacji należy do kierownika merytorycznego. Jest on zobowiązany do przeanalizowania ankiet zarówno pod kątem oceny merytorycznej jak i organizacyjnej szkolenia. Efektem działań powinien być każdorazowo raport z analizy, który zostanie przekazany trenerowi. W uzasadnionych przypadkach trener bierze udział w analizie wyników ankiet. (np. gdy oceny odbiegałyby od oczekiwań). KIEROWNIK MERYTORYCZNY 7 S t r o n a

8 Załącznik nr 1 PROCEDURA BADANIA POTRZEB SZKOLENIOWYCH Firma Szkoleniowa MAESTRA 1. Kompleksowa analiza funkcjonowania firmy i diagnoza potrzeb rozwojowych jest wielowymiarową analizą sytuacji przedsiębiorstwa, która ma na celu ujawnić obszary jego funkcjonowania posiadające potencjał rozwojowy. Zakres i formy analizy zależą od oczekiwań i potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa. 2. Analiza każdorazowa jest prowadzona przez doświadczonych trenerów oraz teoretyków i praktyków zarządzania. 3. Analiza potrzeb obejmuje gromadzenie danych z co najmniej jednego źródła Standardowa analiza składa się z 5 ETAPÓW ETAP I Wywiad z kadrą zarządzającą Pierwszym elementem analizy jest przeprowadzenie wywiadu indywidualnego z osobą zamawiającą usługę. Rozmowa ma na celu ustalenie oczekiwań klienta oraz zidentyfikowanie podstawowych obszarów zainteresowania. Na tym etapie odbywa się też analiza posiadanych przez firmę dokumentów pomocnych w procesie analizy takich jak: misja, strategia, struktura organizacyjna, systemy motywacyjne, dokumenty personalne, procesy i procedury. 8 S t r o n a

9 ETAP II Analiza dokumentów wewnętrznych firmy Jeżeli istnieje taka potrzeba Firma prosi o udostępnienie dokumentów wewnętrznych firmy, takich jak strategia firmy, strategia marketingowa, opis systemu motywacyjnego, zakresy obowiązków pracowników itp. ETAP III Ankieta badawcza Kolejnym etapem analizy jest przeprowadzenie specjalnie przygotowanych kwestionariuszy badawczych dla pracowników i kierowników w przedsiębiorstwie. Efektem ankiet będzie wyciągnięcie pierwszych wniosków dotyczących rozwojowych obszarów działalności firmy. Na podstawie wyników kwestionariuszy zostaną też opracowane szczegóły dotyczące kolejnych etapów badania potrzeb przedsiębiorstwa. ETAP IV Spotkanie focusowe Focusto grupowe spotkanie pracowników, na którym bada się szczegółowo obszary rozwojowe zidentyfikowane na podstawie kwestionariuszy. Forma i zakres spotkania zależy od wyników dotychczasowej analizy. Zadaniem moderatora jest poprowadzenie procesu grupowego tak, aby uzyskać jak najwięcej informacji o lukach kompetencyjnych pracowników, o problemach w działaniu zespołów i całej organizacji. ETAP V Spotkania indywidualne Spotkania indywidualne z wybranymi pracownikami oraz kierownikami firmy są ostatnim etapem badania potrzeb szkoleniowych. Są to około minutowe rozmowy dwóch przedstawicieli firmy szkoleniowej Maestra z jedną osobą reprezentującą firmę badaną. Ponieważ dwa poprzednie etapy badania potrzeb 9 S t r o n a

10 (anonimowe ankiety oraz spotkanie focusowe) dostarczają dosyć dużej ilości danych jakościowych, spotkania indywidualne nie mają ściśle określonej struktury. Służą natomiast głównie rozwianiu ewentualnych wątpliwości badających, dotyczących uzyskanych w poprzednich etapach informacji na temat funkcjonowania firmy i samopoczucia pracowników oraz zadania dodatkowych pytań w atmosferze zaufania i bezpieczeństwa. Taka forma zbierania informacji często okazuje się jedyną, w której pewne osoby czują się na tyle komfortowo i bezpiecznie, aby się otworzyć i powiedzieć to, co naprawdę myślą i czują, a tylko takie dane są wartościowe w procesie badania potrzeb firmy. Szczególnie, że spotkania indywidualne są objęte najwyższym spośród trzech etapów badania potrzeb szkoleniowych stopniem poufności uzyskiwanych informacji i ich anonimowości. Zarówno w trakcie spotkań indywidualnych jak i grup fokusowych osoba prowadząca analizę ma za zadanie ocenić poziom zaawansowania kompetencji przyszłych uczestników szkolenia. ETAP VI Sporządzenie dokumentów podsumowujących Ostatnim elementem identyfikacji potrzeb szkoleniowych jest sporządzenie: Notatki z badania określającej zidentyfikowane problemy oraz ocenę poziomu zaawansowania uczestników i/lub Raportu dla strony zamawiającej szkolenie 10 S t r o n a

11 Notatka z IAPS Nazwa Firmy Data spotkania Uczestnicy spotkania (imię i nazwisko, stanowisko) Metoda gromadzenia danych Informacje o uczestnikach szkolenia Dotychczasowe szkolenia 11 S t r o n a

12 Zdiagnozowane problemy szkoleniowe Informacje dotyczące obecnego poziomu kompetencji uczestników Pożądany poziom kompetencji uczestników i obszary ich zastosowania Dodatkowe uwagi. Osoba prowadząca diagnozę... Opiekun merytoryczny 12 S t r o n a