Szczegółowy opis i zakres przedmiotu zamówienia

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do SIWZ ZP 31/2017/CSW Szczegółowy opis i zakres przedmiotu zamówienia 1) Nazwa zamówienia. 2) Źródło finansowania. 3) Ogólny zakres (liczba osób, godzin). 4) Termin realizacji przedmiotu zamówienia. 5) Miejsce realizacji przedmiotu zamówienia. 6) Program. 7) Zapewnienie doradców. 8) Nadzór nad doradztwem. 9) Dokumentacja z doradztwa. 10) Sposób rozliczenia, płatności. 11) Ochrona danych osobowych. 12) Kody CPV. 13) Zakres, który zapewnia Zamawiający. 1) Nazwa zamówienia Przeprowadzenie usług w zakresie doradztwa specjalistycznego i strategicznego w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej dla Uczestników Projektu (III edycje po 32 Uczestników Projektu) na potrzeby projektu: Biznes Inicjator w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. 2) Źródło finansowania - Projekt pn.: Biznes Inicjator realizowany w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata Informacje o projekcie: Numer i nazwa Priorytetu: Priorytet VII Regionalny rynek pracy. Numer i nazwa Działania: Działanie 7.3 Wsparcie rozwoju przedsiębiorczości. Instytucja, w której został złożony wniosek: Wojewódzki Urząd Pracy w Rzeszowie. Nr konkursu: RPPK / Okres realizacji projektu: od r. do r. Obszar realizacji projektu: Województwo Podkarpackie. Nazwa Beneficjenta: Rzeszowska Agencja Rozwoju Regionalnego S.A. 3) Ogólny zakres (liczba osób, godzin) Przedmiot zamówienia obejmuje wykonanie usługi: W zakresie doradztwa specjalistycznego i strategicznego w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej dla Uczestników Projektu. Łączna liczba godzin doradztwa: 576 godzin. Przedmiot zamówienia podzielony jest na 2 etapy: Etap nr 1 Przeprowadzenie doradztwa specjalistycznego: rozliczanie dotacji i wsparcia pomostowego, prawo, finanse/księgowość, marketing (III edycje po 32 firmy x 4 godz.= 384 godzin doradztwa); Etap nr 2 Przeprowadzenie doradztwa dotyczącego strategicznego rozwoju firmy: opracowanie strategii rozwoju firmy, zewnętrzne źródła finansowania prowadzonej działalności (III edycje po 32 firmy x 2 godz.= 192 godziny doradztwa). Uwagi ogólne: 1

2 Doradztwo odbywać się będzie w siedzibie Rzeszowskiej Agencji Rozwoju Regionalnego S.A. w Rzeszowie. Uczestnikami doradztwa będą osoby dorosłe (nie wyklucza się, że będą to osoby z niepełnosprawnościami w tym z niepełnosprawnością ruchową). Przedmiot zamówienia obejmuje w szczególności: Organizację, obsługę techniczną, zapewnienie doradców, nadzór nad osobami prowadzącymi doradztwo merytoryczne. 4) Termin realizacji przedmiotu zamówienia Nr Nazwa etapu Termin realizacji 1 2 Przeprowadzenie doradztwa specjalistycznego: rozliczanie dotacji i wsparcia finansowego, prawo, finanse, marketing 96 Uczestników Projektu Przeprowadzenie doradztwa dotyczącego strategicznego rozwoju firmy 96 Uczestników Projektu do r. do r. Przedmiot zamówienia musi zostać zrealizowany przez Wykonawcę w terminie nie wcześniej niż od dnia podpisania umowy do r. W miesiącu liczba godzin doradztwa będzie wynikać z zapotrzebowania i według tematów zgłaszanych przez uczestników projektu. Godzina doradztwa to 60 minut. Informację o planowanym terminie przeprowadzenia doradztwa Zamawiający poda Wykonawcy na minimum 3 dni przed datą planowanego doradztwa w formie haromonogramu zawierającego daty, adresy oraz tematykę doradztwa wynikającą z zapotrzebowania Uczestników Projektu. 5) Miejsce realizacji przedmiotu zamówienia Doradztwo będzie się odbywać podczas spotkań indywidualnych z Uczestnikami Projektu w siedzibie Rzeszowskiej Agencji Rozwoju Regionalnego S.A. w Rzeszowie. Doradcy mają znajdować się w wyznaczonym miejscu według wcześniej podanego harmonogramu. Rekrutacja uczestników doradztwa leży po stronie Zamawiającego. 6) Program. Doradztwo ma obejmować tematykę: W ramach doradztwa specjalistycznego i strategicznego w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej dla Uczestników Projektu. Szczegółowa tematyka usług doradczych zostanie doprecyzowana na podstawie diagnozy potrzeb Uczestników Projektu, wykonanej przez Zamawiającego i podana Wykonawcy na bieżąco podczas realizacji usługi. Do głównych obowiązków doradcy będzie należeć bieżące wsparcie merytoryczne uczestników tj.: udzielanie odpowiedzi na zapytania, pomoc w rozwiązywaniu napotkanych problemów oraz kontrolę dokumentów tworzonych przez uczestników pod kątem zgodności z obowiązującymi przepisami. Do Wykonawcy w zakresie doradztwa będzie należało w szczególności: 1) doradztwo specjalistyczne: a) odpowiednie przygotowanie uczestników projektu do rozliczenia otrzymanego wsparcia finansowego i pomostowego w ramach Działania 7.3 RPO Województwa Podkarpackiego, b) aspekty prawne prowadzonej działalności; c) aspekty finansowe/księgowe prowadzonej działalności; d) aspekty marketingowe prowadzonej działalności; 2) doradztwo strategiczne: 2

3 a) opracowanie strategii rozwoju firmy; b) zewnętrzne źródła finansowania prowadzonej działalności. Wykonawca zobowiązany jest do współpracy z kierownikiem i/lub koordynatorem projektu oraz informowania, w formie pisemnej, o występujących problemach w realizacji przedmiotu zamówienia. 7) Zapewnienie doradców. Wykonawca musi dysponować odpowiednio wykwalifikowaną kadrą, której powierzy realizację przedmiotu zamówienia. Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć do akceptacji przez Zamawiającego do 3 dni od dnia podpisania umowy: - CV doradców oraz - dokumenty potwierdzające ich kwalifikacje (wykształcenie, doświadczenie, zaświadczenie/referencje), wystawione imiennie dla każdego z doradców. W celu zapewnienia jakości realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca powinien dysponować stałym zespołem doradców co najmniej 4 osobowym, którzy skierowani do realizacji przedmiotu zamówienia wykażą się odpowiednio: 1. Doradca prawny: a) wykształcenie wyższe magisterskie prawnicze, b) min. 2 letnie doświadczenie zawodowe związane z prowadzeniem doradztwa specjalistycznego prawnego lub wykonanie usług doradczych tożsamych rodzajowo lub udokumentowanie minimum 60 godz. przeprowadzonego doradztwa specjalistycznego prawnego. 2. Doradca marketingowy: a) wykształcenie wyższe magisterskie marketingowe, b) min. 2 letnie doświadczenie zawodowe związane z prowadzeniem doradztwa specjalistycznego marketingowego lub wykonanie usług doradczych tożsamych rodzajowo lub udokumentowanie minimum 60 godz. przeprowadzonego doradztwa specjalistycznego marketingowego. 3. Doradca finansowy: a) wykształcenie wyższe magisterskie finansowe, b) min. 2 letnie doświadczenie zawodowe związane z prowadzeniem doradztwa specjalistycznego finansowego oraz z rozliczania datacji i wsparcia pomostowego lub wykonanie usług doradczych tożsamych rodzajowo lub udokumentowanie minimum 60 godz. przeprowadzonego doradztwa specjalistycznego finansowego oraz z rozliczania datacji i wsparcia pomostowego. 4. Doradca strategiczny: a) wykształcenie wyższe magisterskie finansowe, zarządzanie i marketing; b) min. 2 letnie doświadczenie zawodowe związane z prowadzeniem doradztwa strategicznego (doświadczenie w opracowywaniu strategii rozwoju firmy oraz zagadnień związanych z pozyskiwaniem zewnętrznych źródeł finansowania prowadzonej działalności) lub wykonanie usług doradczych tożsamych rodzajowo lub udokumentowanie minimum 60 godz. przeprowadzonego doradztwa strategicznego (doświadczenie w opracowywaniu strategii rozwoju firmy oraz zagadnień związanych z pozyskiwaniem zewnętrznych źródeł finansowania prowadzonej działalności). Jedna osoba nie może być doradca w dwóch stanowiskach W przypadku zmiany doradcy, wchodzącego w skład stałego zespołu i którego CV zostało przedłożone Zamawiającemu, Wykonawca ma obowiązek poinformowania każdorazowo Zamawiającego, na minimum 30 dni przed datą planowanej zmiany, oraz dostarczenia CV i dokumentów potwierdzających wymagane kwalifikacje dla nowego doradcy, do akceptacji Zamawiającego. Zamawiający w terminie do 7 dni przesyła informację o akceptacji doradcy bądź jej braku. Przesłany komplet dokumentów powinien każdorazowo dokumentować wyżej wymienione wymagania wobec 3

4 doradcy. W przypadku braku akceptacji nowego doradcy Wykonawca w terminie 1 dnia od otrzymania informacji od zamawiającego przedkłada nową propozycję doradcy. Przedstawienie osoby nie spełniającej wymagań minimalnych przez kolejnego przedstawianego doradcę nie uprawnia Wykonawcę do realizacji zamówienia proponowanym nowym doradcą, nie zaakceptowanym przez Zamawiającego. W przypadku kiedy Wykonawca nie będzie stosował się do wymagania Zamawiającego w odniesieniu do tego aby Wykonawca dysponował przez cały okres realizacji Zamówienia stałą minimum 4 osobowa kadrą, Zamawiający zastrzega stosowanie kar umownych. W przypadku zaistnienia w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia okoliczności wskazujących na niewywiązywanie się przez konkretnego doradcę w należyty sposób z powierzonych mu zadań, Zamawiający zastrzega sobie prawo do żądania zmiany wskazanego przez niego doradcy i zastąpienia go przez osobę spełniającą co najmniej w takim samym stopniu wymagania wobec doradców określone w opisie i zakresie przedmiotu zamówienia. Zgłoszenie przez Zamawiającego zastrzeżeń do danego doradcy we wskazanym zakresie oznacza, iż w terminie do 2 dni Wykonawca zobowiązany jest do wskazania nowego doradcy spełniającego wymagania wskazane w SIWZ i dostarczenie właściwych dokumentów na poświadczenie spełnienia wymagań Zamawiającemu. W stosunku zaś do doradcy wskazanego w zgłoszeniu/zastrzeżeniu nie może nim realizować przedmiotu zamówienia. Realizacja usługi wskazanym w zgłoszeniu/zastrzeżeniu doradcom, oznacza prawo Zamawiającego do niewypłacenia Wykonawcy wynagrodzenia za przeprowadzone usługo doradcze. W takim przypadku Zamawiający zastrzega sobie również prawo do stosowania kary umownej w postaci niewypłacenia Wykonawcy wynagrodzenia za przeprowadzone doradztwo. Zamawiający zastrzega sobie prawo weryfikacji kwalifikacji poprzez m.in. przeprowadzenie rozmów kwalifikacyjnych, ocenę kwalifikacji, rozmowę z kandydatem na doradcę. Zamawiający wymaga, aby przedmiot zamówienia był wykonywany przez minimum 4 doradców zgodnie z wymaganiami jak opisane w punkcie 7 przedmiotu zamówienia. Jednocześnie wykonawca może świadczyć usługi doradcze dla kilku uczestników projektu. Ilość godzin doradczych na jednego doradcę w jednym dniu min. 2 godziny a max 6 godz. 8) Nadzór nad doradztwem Nadzór prowadzony przez Wykonawcę. a) Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia ciągłego nadzoru i kontroli nad realizacją usługi. b) Wykonawca zobowiązany jest do bieżącego informowania Zamawiającego o pojawiających się problemach w realizacji usługi, w tym o wypadkach rezygnacji z uczestnictwa w trakcie realizacji usługi, pod rygorem odmowy zapłaty za godzinę doradztwa. c) Wykonawca zobowiązany jest do wydruku i stosowania wzorów kart doradczych oraz kart czasu pracy doradców, oznaczeń miejsca prowadzenia doradztwa przekazanych przez Zamawiającego. Zamawiający przedstawi wzory do 7 dni od daty zawarcia umowy. e) Wszelkie pisma kierowane do Zamawiającego muszą mieć oznaczenie ze wskazaniem numeru umowy i datą jej zawarcia tj. Dotyczy umowy nr RARR/./.../2017 zawartej dnia... Nadzór prowadzony przez Zamawiającego a) Wykonawca jest zobowiązany do umożliwienia Zamawiającemu przeprowadzenia kontroli merytorycznej, w tym przeprowadzenia wszelkich ankiet ewaluacyjnych i oceniających oraz umożliwienia przeprowadzenia kontroli realizacji doradztwa w każdej chwili związania umową. b) UWAGA!!!! Zamawiający zastrzega sobie prawo kontroli doradztwa, w tym treści doradztwa przed rozpoczęciem doradztwa i podczas doradztwa oraz dokonania niezapowiedzianej kontroli przebiegu i sposobu prowadzenia doradztwa. Zamawiający zastrzega sobie prawo by podczas doradztwa byli obecni, przysłuchiwali się, kontrolowali treść doradztwa pracownicy Zamawiającego i/lub Instytucji Pośredniczącej tj. Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Rzeszowie. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości merytorycznych w treści doradztwa Zamawiający zastrzega sobie prawo do natychmiastowego rozwiązania umowy z winy Wykonawcy. 4

5 9) Dokumentacja z doradztwa Wykonawca jest zobowiązany do wydruku i do prowadzenia dokumentacji doradczej, oddzielnie dla każdej każdego Uczestnika Projektu, zgodnie z wytycznymi Zamawiającego, w tym: a) kart doradczych za każdą godzinę doradztwa dla Uczestnika Projektu, podpisanych przez uczestników doradztwa i doradcę. b) kart czasu pracy doradcy, które będą zawierać wymiar godzin, tematykę doradztwa oraz podpisy osób prowadzących dany rodzaj doradztwa. Karta powinna być uzupełniana na bieżąco po każdym dniu doradztwa. Każdy doradca prowadzi oddzielnie swoją kartę czasu pracy. c) list obecności na usłudze doradztwa podpisanych przez uczestników. Wzory ww. dokumentów będą przekazane Wykonawcy w terminie do 7 dni od daty zawarcia umowy. W przypadku braku obecności uczestnika projektu na doradztwie Wykonawca zobowiązany jest natychmiast informować o tym Zamawiającego, Zabrania się korektorowania ww. dokumentów, dopuszczalne są jedynie przekreślenia ewentualnych pomyłek pisarskich. Dokumentacja przekazywana Zamawiającemu potwierdzająca wykonanie usługi: a) Wykonawca jest zobowiązany do przekazania dokumentacji z doradztwa na koniec każdego miesiąca w terminie 7 dni po jego zakończeniu obejmującej: - oryginały kart czasu pracy, list obecności, kart doradczych dotyczących doradztwa indywidualnego, b) Potwierdzeniem dostarczenia dokumentów jest protokół ich odbioru zawierający numer umowy, nazwę i datę doradztwa, nazwę podmiotu któremu świadczono usługę doradczą, datę przekazania dokumentów, nazwę/opis dokumentu, wskazanie osób przekazujących i odbierających. 10) Sposób rozliczenia, płatności a) Wynagrodzenie za zrealizowaną usługę będzie płatne za liczbę godzin rzeczywiście zrealizowanego doradztwa, nie częściej niż raz w miesiącu po zakończeniu pełnego miesiąca. b) Podstawą wystawienia faktury jest przekazanie dokumentów i protokołu potwierdzającego wykonanie doradztwa (protokołu odbioru usługi). c) Wynagrodzenie płatne przelewem, w terminie do 30 dni od otrzymania faktury przez Zamawiającego. d) Fakturowanie i płatność po wykonaniu części przedmiotu zamówienia. Dopuszcza się wystawianie faktur za wykonanie usługi za dany miesiąc kalendarzowy. 11) Ochrona danych osobowych. a) Zamawiający upoważni Wykonawcę do przetwarzania danych osobowych uczestników projektu pn.: Biznes Inicjator. b) Dane osobowe mogą być przetwarzane przez Wykonawcę jedynie w celu udzielenia doradztwa, ewaluacji, monitoringu i sprawozdawczości w ramach projektu pn.: Biznes Inicjator. c) Przy przetwarzaniu danych osobowych Wykonawca jest zobowiązany do przestrzegania zapisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych oraz Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. Uz 2016 r. poz. 922). d) Wykonawca jest zobowiązany do podjęcia wszelkich kroków służących zachowaniu przez pracowników mających dostęp do powierzonych danych osobowych, danych osobowych w poufności. e) Wykonawca niezwłocznie poinformuje Zamawiającego o wszelkich przypadkach naruszenia tajemnicy danych osobowych lub o ich niewłaściwym użyciu. 12) Kody CPV Usługi doradcze w zakresie działalności gospodarczej i zarządzania oraz podobne 5

6 13) Zakres, który zapewnia Zamawiający W terminie do 7 dni od daty zawarcia umowy Zamawiający przekaże wykonawcy: a) wzór karty doradczej, b) wzór karty czasu pracy doradcy, c) wzory oznakowania dokumentacji, d) wzór listy obecności, d) wzór oznaczenia miejsca prowadzenia doradztwa. 6