ZARZĄDZENIE NR 219/2007 PREZYDENTA MIASTA OTWOCK z dnia 10 grudnia 2007 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR 219/2007 PREZYDENTA MIASTA OTWOCK z dnia 10 grudnia 2007 r. w sprawie: zmiany w zakresie struktury Jednostki Realizującej Projekt pn.: System wodno-kanalizacyjny w Otwocku w ramach Funduszu Spójności. Na podstawie art. 33 ust.1 w związku z art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (j.t. z 2001 r. Dz. U. Nr 142, poz.1591 z późniejszymi zmianami), 14 ust.2 Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Otwocka, 3 Uchwały Nr XXII/193/04 Rady Miasta Otwock z dnia 20 lipca 2004 r. w sprawie zatwierdzenia i przekazania dokumentacji dotyczącej wniosku Miasta Otwocka do Funduszu Spójności pn.,,modernizacja i rozbudowa systemu wodociągowo-kanalizacyjnego dla miasta Otwocka, oraz w związku z Uchwałą nr XVII/93/07 Rady Miasta Otwock z dnia 20 listopada 2007 r. w sprawie promesy w zakresie delegowania realizacji części Projektu Funduszu Spójności nr 2004/PL/16/C/PE/013, to jest Kontraktu nr K2 oraz Kontraktu K4-2, na Otwockie Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji Spółka z o.o. Po porozumieniu z Zarządem Otwockiego Przedsiębiorstwa Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. zarządzam, co następuje: 1 1. Tworzy się Jednostkę Realizującą Projekt pn. System wodno-kanalizacyjny w Otwocku, którego zadaniem jest wdraŝanie i zarządzanie inwestycją współfinansowaną ze środków Funduszu Spójności w formie zespołu zadaniowego, zwane dalej Jednostką Realizującą Projekt (JRP). 2. JRP funkcjonuje na zasadach jednostki organizacyjnej Urzędu zespołu zadaniowego, którym kieruje Kierownik Jednostki Realizującej Projekt. 3. JRP w zakresie spraw nieuregulowanych instrukcjami i procedurami, których konieczność sporządzenia i wdroŝenia wynika z Umowy o dofinansowanie Projektu, funkcjonuje na zasadach ustalonych w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu w stosunku do osób zatrudnionych i finansowanych przez Urząd Miasta Otwocka oraz w Regulaminie Organizacyjnym Otwockiego Przedsiębiorstwa Wodociągów i Kanalizacji (OPWiK) Sp. z o.o. w stosunku do osób zatrudnionych i finansowanych przez OPWiK Sp. z o.o. 4. W skład Jednostki Realizującej Projekt (JRP) wchodzą: 1) Zespół Ekonomiczny( tj. specjalista ds. ekonomicznych z ramienia UM, specjalista ds. ekonomicznych z ramienia OPWiK Sp. z o.o.,) 2) Zespół Organizacyjno-Prawny 3) Zespół Techniczny

2 4) Specjalista ds. zamówień publicznych w OPWiK Sp. z. o.o., 5. Zespół Techniczny podlega Zastępcy Kierownika Jednostki Realizującej Projekt Kierownikowi Zespołu Produkcji Wody i Eksploatacji Sieci Wodociągowej w OPWiK Sp. z. o.o., Stanowisko specjalisty ds. finansowych jak równieŝ stanowisko specjalisty ds. zamówień publicznych z ramienia OPWiK Sp. z o.o. podlega Kierownikowi Jednostki Realizującej Projekt. 6. Siedziba Jednostki Realizującej Projekt mieści się w Otwockim Przedsiębiorstwie Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o., przy ul. Karczewskiej 48, Otwock. 7. W skład Jednostki Realizującej Projekt w OPWiK Sp. z. o.o., wchodzą pracownicy Otwockiego Przedsiębiorstwa Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. 2 Do zadań Kierownika JRP naleŝy m.in. : 1. Przestrzeganie instrukcji i procedur wdraŝania projektu zgodnie z wytycznymi Instytucji Pośredniczących (Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, Ministerstwo Środowiska), Sektorowej Instytucji Płatniczej (Ministerstwo Finansów), Instytucji Zarządzającej (Ministerstwo Rozwoju Regionalnego), Sektorowej Instytucji Płatniczej (Ministerstwo Finansów) oraz Komisji Europejskiej, 2. Organizowanie, kierowanie, koordynowanie i nadzór nad pracami JRP, 3. Bezpośredni nadzór nad prawidłową realizacją zadań zgodnie z: 4. Decyzją Komisji Europejskiej w sprawie przyznania pomocy w ramach Funduszu Spójności, 5. Umową o dofinansowanie Projektu zawartą z Narodowym Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, 6. Nadzór nad sporządzaniem i zatwierdzanie sprawozdań i raportów z przebiegu i realizacji projektu, 7. Nadzór nad przygotowaniem niezbędnych materiałów i analiz, 8. Nadzór nad przygotowaniem Harmonogramów Realizacji Projektu, Planów Płatności i Harmonogramów Rzeczowo Finansowych, 9. Nadzór nad sporządzaniem, weryfikacja i zatwierdzanie Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia dla wszystkich postępowań o udzielenie zamówienia publicznego ogłaszanych w ramach projektu, 10. Udział w pracach komisji przetargowych, 11. Przygotowanie i nadzór nad wdroŝeniem wewnętrznych regulacji określających organizację, skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków komisji przetargowych, 12. Niezwłoczne informowanie MAO lub Zastępców MAO o istniejących lub przewidywanych zagroŝeniach mających wpływ na właściwe wykonanie projektu oraz przedkładanie propozycji rozwiązań, 13. Zapewnienie odpowiedniej współpracy z Otwockim Przedsiębiorstwem Wodociągów i Kanalizacji Sp z o.o. w zakresie realizacji projektu, 14. Zapewnienie właściwej komunikacji w ramach realizowanego Projektu. 15. Zapewnienie odpowiedniej współpracy z Jednostkami Urzędu Miasta Otwocka w zakresie realizacji projektu, 16. Organizowanie i udział w naradach koordynacyjnych w toku realizacji projektu, 17. Zapewnienie działań na rzecz właściwej popularyzacji i przepływu informacji dotyczących finansowania i realizacji projektu, zgodnie z wytycznymi Komisji Europejskiej, Instytucji Zarządzającej oraz Instytucji Pośredniczących, 18. Zapewnienie wglądu do dokumentacji projektu upowaŝnionym instytucjom, 19. Udział w prowadzonych próbach rozruchowych, rozruchach i odbiorach cząstkowych i końcowych części i całości projektu,

3 20. Udział w odbiorach częściowych, końcowych i pogwarancyjnych zadań realizowanych w ramach projektu, 21. Zorganizowanie i sfinansowanie przeprowadzenia audytu finansowego realizacji całego Projektu w cyklu rocznym po upływie kaŝdego roku obrachunkowego, poczynając od audytu za rok, w którym Beneficjent opłacił pierwszą fakturę na pokrycie wydatków kwalifikowanych Projektu. Zakres audytu będzie zgodny z wytycznymi IZ. 22. Nadzór nad sporządzaniem i zatwierdzaniem półrocznych i rocznych Raportów Monitorujących projekt, 23. Podpisywanie korespondencji i dokumentów przygotowywanych w JRP, 24. Udzielanie pracownikom JRP pomocy i wytycznych w zakresie wykonywanych zadań, 25. Występowanie z wnioskami organizacyjnymi i personalnymi dotyczącymi pracowników JRP, 26. Wykonywanie innych zadań i czynności zleconych przez MAO lub Zastępców MAO. Do zadań Zastępcy Kierownika JRP naleŝy m.in. : 1) Zapewnienie właściwej realizacji całości projektu od strony technicznej zgodnie Decyzją Komisji Europejskiej, Umową o dofinansowanie, Umową Delegacji, obowiązującymi wytycznymi, warunkami zawartych kontraktów oraz obowiązującymi przepisami prawa, 2) Nadzór nad pracą Zespołu ds. Technicznych, 3) Udział w naradach koordynacyjnych, 4) Koordynowanie prac inŝyniera w zakresie kontraktów, 5) Udział w przygotowaniu oraz bieŝąca aktualizacja harmonogramu rzeczowofinansowego, planu płatności, 6) Opiniowanie zmian w dokumentacji technicznej w poszczególnych kontraktach, 7) Udział w odbiorach częściowych oraz końcowych, 8) Przeprowadzanie kontroli postępów prac w terenie, 9) Monitorowanie usuwania wad, 10) Opiniowanie wniosków i protokołów zmian prac dodatkowych 11) Zatwierdzanie dokumentów przygotowanych przez pracowników Zespołu Technicznego, 12) Niezwłoczne zgłaszanie Z-com MAO oraz Kierownikowi Jednostki Realizującej Projekt wszelkich uchybień i zagroŝeń dotyczących realizacji projektu, 13) Zastępowanie Kierownika Jednostki Realizującej Projekt podczas jego nieobecności. 14) Wykonywanie innych zadań i czynności zleconych przez Kierownika JRP. Do zadań Zespołu Ekonomicznego ( specjalista ds. ekonomicznych UM oraz specjalista ds. ekonomicznych OPWiK Sp. z.o.o.,( naleŝy m.in. : 1) prawidłowe rozliczanie zadań ujętych w Decyzji Komisji Europejskiej i Umowie o dofinansowanie Projektu zawartej z NFOŚiGW, 2) monitorowanie finansowe projektu zgodnie z Harmonogramem Realizacji Projektu, Planami Płatności, Harmonogramem Rzeczowo-Finansowym, 3) przygotowywanie i aktualizacja Planów Płatności we współpracy z Zespołem. Technicznym, 4) ścisła współpraca z Instytucją Pośredniczącą (NFOŚiGW) oraz Sektorową Instytucją Płatniczą (Ministerstwo Finansów) w zakresie kontroli finansowo-księgowej projektu,

4 5) dokonywanie weryfikacji formalno-rachunkowej faktur oraz dokumentów kontraktowych, 6) zapewnienie terminowej realizacji płatności zobowiązań Zamawiającego wynikających z realizacji Projektu, 7) opracowywanie danych w zakresie monitoringu finansowego, 8) sygnalizowanie Kierownikowi JRP zagroŝenia płynności finansowej projektu, 9) prowadzenie dwuwalutowej rachunkowości i sprawozdawczości Projektu, 10) sporządzanie raportów finansowych: miesięcznych, półrocznych, rocznych i ad hoc, 11) monitorowanie operacji finansowych na rachunku bankowym projektu, 12) monitorowanie gwarancji bankowych, 13) monitorowanie zabezpieczeń środków z Funduszu Spójności oraz zaciągniętych poŝyczek, ustanowionych przez Miasto Otwock i OPWiK Sp. z o.o. 14) przygotowanie dokumentów niezbędnych do zawarcia umów poŝyczek, 15) terminowe przygotowywanie wniosków o przekazanie środków finansowych z Funduszu Spójności oraz w ramach uzyskanych poŝyczek, 16) przygotowywanie dokumentów na potrzeby audytów wewnętrznych oraz audytów przeprowadzanych przez instytucje zewnętrzne, 17) przechowywanie całości dokumentacji związanej z zarządzaniem finansowym, oraz kontraktami, 18) sporządzanie sprawozdań z nakładów inwestycyjnych i prowadzenie kart analitycznych zadań inwestycyjnych dla Urzędu Statystycznego, 19) monitorowanie realizacji zawartych umów w sprawie zamówień publicznych, 20) prowadzenie rejestru zawartych umów, 21) prowadzenie korespondencji w zakresie prowadzonych spraw, 22) wykonywanie innych zadań i czynności zleconych przez Kierownika JRP. Do zadań Zespołu Technicznego naleŝy m.in. : 1) sprawowanie nadzoru nad prawidłową realizacją zadań zgodnie z Decyzją Komisji Europejskiej i Umową o dofinansowaniu Projektu zawartą z NFOŚiGW, 2) współpraca przy realizacji zadań w ramach Projektu z pozostałymi zespołami JRP, Jednostkami Organizacyjnymi Urzędu Miasta Otwocka, konsultantami zewnętrznymi oraz InŜynierem, 3) weryfikacja dokumentacji projektowej, 4) współpraca z InŜynierem w celu zapewnienia prawidłowego monitoringu technicznego projektu, 5) zatwierdzanie sporządzonych przez InŜyniera raportów w zakresie rzeczowego zaawansowania realizacji projektu, 6) przygotowywanie i aktualizacja Harmonogramów Rzeczowo-Finansowych, zgodnie z wymogami Instytucji Pośredniczących we współpracy z Zespołem Ekonomicznym, 7) przygotowywanie niezbędnych danych do sprawozdań przygotowywanych przez inne zespoły JRP w zakresie rzeczowego zaawansowania realizacji inwestycji, 8) przygotowywanie załączników do wniosków o wypłatę transz dotacji z Funduszu Spójności, 9) przygotowywanie, realizacja i rozliczanie inwestycji w zakresie spraw terenowoprawnych, 10) nadzór nad prawidłowością stosowania procedur formalnych wynikających z przepisów prawnych m.in. Ustawy Prawo Budowlane,

5 11) udział w odbiorach częściowych, końcowych i pogwarancyjnych zadań realizowanych w ramach projektu, 12) dokonywanie rozliczeń poszczególnych zadań inwestycyjnych pod względem technicznym, 13) udział w naradach koordynacyjnych w toku realizacji projektu, 14) niezwłoczne zgłaszanie Kierownikowi JRP wszelkich uchybień i zagroŝeń dotyczących realizacji inwestycji, 15) przygotowywanie korespondencji tematycznej, 16) załatwianie skarg i wniosków w zakresie prowadzonych spraw, 17) wykonywanie innych zadań zleconych przez Kierownika JRP. Do zadań Zespołu Organizacyjno-Prawnego naleŝy m.in.: 1) nadzór nad zachowaniem zgodności dokumentów z przepisami i wytycznymi Instytucji Pośredniczących i Komisji Europejskiej, 2) przygotowywanie analiz prawnych i uzgadnianie ich z Zespołem Radców Prawnych w celu ich akceptacji, 3) współpraca z Instytucjami Pośredniczącymi, konsultantami zewnętrznymi i innymi instytucjami związanymi z realizacją projektu, 4) udział w pracach komisji przetargowych, 5) współpraca z pozostałymi zespołami JRP, 6) przygotowywanie pism wymagających interpretacji przepisów prawnych, 7) tłumaczenie opracowań oraz dokumentów w zakresie przygotowania, realizacji i rozliczenia inwestycji, 8) prowadzenie korespondencji w języku polskim i w razie konieczności w języku angielskim, 9) administrowanie strony www projektu, 10) utworzenie i aktualizacja bazy danych projektu, 11) udzielanie informacji o projekcie we współpracy z Wydziałem Promocji, Rozwoju i Działalności Gospodarczej Urzędu Miasta Otwocka, 12) przygotowywanie materiałów informacyjnych i upowszechniających dotyczących środków z Funduszu Spójności i zaawansowania realizacji projektu we współpracy z Wydziałem Promocji, Rozwoju i Działalności Gospodarczej Urzędu Miasta Otwocka, 13) organizowanie spotkań z udziałem lokalnej społeczności na temat realizacji projektu, 14) współpraca z Instytucjami Pośredniczącymi w zakresie informowania i promowania projektów Funduszu Spójności zgodnie z Zarządzeniem Komisji Europejskiej (WE) nr 621/2004 z dnia 1 kwietnia 2004, 15) sporządzanie półrocznych i rocznych raportów na posiedzenia Komitetu Monitorującego we współpracy z Zespołem Technicznym i Zespołem Ekonomicznym, 16) przygotowywanie raportów miesięcznych we współpracy z Zespołem Technicznym i Zespołem Ekonomicznym, 17) wykonywanie wydruków komputerowych w zakresie bieŝącej sprawozdawczości dotyczącej projektu Funduszu Spójności, 18) organizowanie i obsługa kontroli prowadzonych przez instytucje nadzorujące, 19) współpraca z InŜynierem i konsultantami w celu zapewnienia właściwego monitoringu projektu, 20) bieŝąca współpraca z jednostkami organizacyjnymi Urzędu Miasta Otwocka, 21) sporządzanie rocznych planów zamówień publicznych, 22) współpraca z Wydziałem Zamówień Publicznych Urzędu Miasta Otwocka w całym cyklu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,

6 23) przyjmowanie i rejestracja korespondencji związanej z prowadzoną procedurą o udzielanie zamówień publicznych, 24) wydawanie wykonawcom Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, 25) przyjmowanie protestów złoŝonych przez wykonawców i organizacje zrzeszające wykonawców, 26) przyjmowanie ofert, nadawanie im numeru, wpisywanie daty i dokładnej godziny złoŝenia ofert. Po upływie terminu składania ofert przekazywanie ofert do Komisji Przetargowej, 27) przechowywanie, udostępnianie i przekazywanie do archiwum dokumentacji związanej z postępowaniami o udzielenie zamówień publicznych oraz pozostałych dokumentów, 28) prowadzenie zestawień księgowych pozostałych kosztów projektu (tzw. kosztów niekwalifikowanych), 29) obsługa kancelaryjna JRP, 30) przyjmowanie i wstępna selekcja korespondencji wpływającej do JRP, 31) nadawanie i wysyłanie korespondencji wychodzącej z JRP, 32) prowadzenie rejestru spotkań w sprawie realizacji projektu, łącznie z rejestracją podjętych decyzji oraz trybem ich egzekwowania, 33) wykonywanie innych zadań i czynności zleconych przez Kierownika JRP. Do zadań Specjalisty ds. zamówień publicznych z ramienia OPWiK Sp. z o.o. naleŝy m.in.: 1) Udział w pracach komisji przetargowych dla postępowań w Kontraktach K 2 oraz K 4-2, 2) Dokonywanie weryfikacji opracowanych kryteriów oceny ofert dla Kontraktów K 2 oraz K 4-2, 3) Udzielanie odpowiedzi na pytania wykonawców do siwz dla Kontraktów K 2 oraz K 4-2, 4) Udzielenie odpowiedzi na protesty złoŝone przez wykonawców i organizacje zrzeszające wykonawców w ramach postępowań przetargowych prowadzonych dla Kontraktów K 2 oraz K 4-2, 5) Prowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego w ramach Kontraktów K 2 oraz K 4-2, 6) Sporządzanie rocznych planów zamówień publicznych w OPWiK S. z. o.o, 7) Sporządzanie rocznych sprawozdań z udzielonych zamówień publicznych do UZP. 8) Przechowywanie, udostępnianie i przekazywanie do archiwum dokumentacji związanej z postępowaniami dla Kontraktów K2 oraz K4-2 o udzielenie zamówień publicznych oraz pozostałych dokumentów. 9) Udział w pracach nad aktualizacją procedur P, K 10) Wykonywanie innych obowiązków Kierownika JRP 3 1. Prezydent Miasta zatrudnia pracowników Zespołu ds. Organizacyjno-Prawnego oraz specjalistę z Zespołu Ekonomicznego w UM. 2. Prezes Otwockiego Przedsiębiorstwa Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. zatrudnia pracowników Zespołu Technicznego, Specjalistę ds. Ekonomicznych w OPWiK Sp. z o.o. oraz Specjalistę ds. Zamówień Publicznych. 4

7 Wykonanie zarządzenia powierzam Kierownikowi Jednostki Realizującej Projekt, zaś nadzór nad jego realizacją powierzam Z-com Pełnomocnika ds. Realizacji Projektu ( MAO). 5 Traci moc Zarządzenie Nr 133/2005 Prezydenta Miasta Otwock z dnia 17 sierpnia 2005 r. 7 Zarządzenie wchodzi w Ŝycie z dniem podpisania. Prezydent Miasta Otwocka inŝ. Zbigniew Szczepaniak

8 UZASADNIENIE Uchwałą nr XVII/93/07 Rady Miasta Otwock z dnia 20 listopada 2007 r. udzielono promesy w zakresie delegowania realizacji części Projektu Funduszu Spójności nr 2004/PL/16/C/PE/013 pn.: System wodno-kanalizacyjny w Otwocku w zakresie Kontraktu nr 2004/PL/16/C/PE/ pn. Projektowanie i wykonawstwo : sieć wodociągowa wraz z przyłączami oraz stacje uzdatniania wody oraz Kontraktu nr 2004/PL/16/C/PE/ pn. Modernizacja oczyszczalni ścieków- termiczna utylizacja osadów na Otwockie Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji Spółka z o.o. Zgodnie z rozdziałem zadań i odpowiedzialności wynikających z przyjętej zmiany struktury organizacyjnej Jednostki Realizującej Projekt, jak równieŝ w związku z planowanym zawarciem Umowy o częściowe delegowanie realizacji Projektu Funduszu Spójności nr 2004/PL/16/C/PE/013 pn. System wodno-ściekowy w Otwocku zostały zmienione zadania poszczególnych zespołów wchodzących w skład jednostki Realizującej Projekt. Niniejsza zmiana pozwoli na dalsze efektywne i skuteczne wdraŝanie Projektu. Prezydent Miasta Otwocka inŝ. Zbigniew Szczepaniak