Zarządzenie Nr 357/ZF/2017 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 25 kwietnia 2017 r.

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr 357/ZF/2017 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 25 kwietnia 2017 r. w sprawie powołania Zespołu ds. realizacji projektu pn. Poprawa efektywności systemów oświetlenia zewnętrznego na terenie Obszaru Funkcjonalnego Miasta Słupska Na podstawie art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2016 r. poz. 446, zm. poz. 1579, poz. 1948; z 2017 r. poz. 730) oraz Zarządzenia Nr 783/ZF/2015 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 5 listopada 2015 r. w sprawie wprowadzenia procedury przygotowywania i realizacji projektów współfinansowanych ze środków zewnętrznych w ramach perspektywy zarządzam, co następuje: Powołuję Zespół ds. realizacji projektu pn. Poprawa efektywności systemów oświetlenia zewnętrznego na terenie Obszaru Funkcjonalnego Miasta Słupska zwanego dalej Projektem, zarejestrowanego pod numerem RPPM /16, umowa o dofinansowanie nr RPPM /16-00, z dnia 1 marca 2017 r. ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata , Działanie 10.4 Redukcja emisji. 2. W skład Zespołu wchodzą: 1) Katarzyna Chabros - Wydział Zarządzania Funduszami Urzędu Miejskiego w Słupsku, Koordynator Projektu ze strony Lidera Projektu Miasta Słupsk; 2) Tomasz Orłowski, jednostka budżetowa Miasta Słupska Koordynator Projektu ds. realizacji rzeczowej i finansowej Projektu w części dotyczącej modernizacji oświetlenia na terenie Miasta Słupska; 3) Iwona Mirocha, jednostka budżetowa Miasta Słupska, Członek Zespołu ds. zamówień publicznych; 4) Bożena Stryszko -, jednostka budżetowa Miasta Słupska, Członek Zespołu ds. księgowości; 5) Karolina Dalszewska - Członek Zespołu - Koordynator działań Partnera Gmina Kobylnica; 6) Joanna Koza - Członek Zespołu - Koordynator działań Partnera Gmina Ustka; 7) Katarzyna Sikora - Członek Zespołu - Koordynator działań Partnera Gmina Słupsk; 8) Marta Łomża - Duszny - Członek Zespołu - Koordynator działań Partnera Gmina Dębnica Kaszubska Projekt jest realizowany przez Miasto Słupsk Lidera Projektu w partnerstwie z samorządami: Gminą Kobylnica, Gminą Miasto Ustka, Gminą Słupsk, Gminą Dębnica Kaszubska. 2. Zakres projektu obejmie prace związane z wymianą i modernizacją oświetlenia zewnętrznego na energooszczędne wraz ze słupami i okablowaniem oraz z wprowadzeniem systemów zarządzania energią. Zakres prac przewidzianych w ramach ww. działania obejmie modernizację oświetlenia zewnętrznego na energooszczędne w ilości ok szt. łącznie.

2 3. 1. Głównym zadaniem Zespołu jest współpraca przy realizacji Projektu w pełnym zakresie, z należytą starannością, w szczególności ponosząc wydatki celowo, rzetelnie, racjonalnie i oszczędnie z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz z obowiązującymi przepisami prawa krajowego i wspólnotowego oraz w sposób, który zapewni prawidłową i terminową realizację Projektu oraz osiągnięcie celów (produktów i rezultatów) zakładanych we wniosku o dofinansowanie. 2. Spotkania Zespołu będą odbywać się cyklicznie w miarę potrzeb, ich terminy ustalane będą drogą telefoniczną/mailową Do obowiązków Lidera zgodnie z zapisami 6 Porozumienia partnerskiego zawartego w dniu r. należy m.in.: 1) Realizacja części rzeczowej projektu przypisanej Liderowi; 2) Udzielanie zamówień w ramach Projektu, w części rzeczowej projektu przypisanej Liderowi, zgodnie z ustawą Pzp lub zasadą konkurencyjności na warunkach określonych w Wytycznych dotyczących udzielania zamówień publicznych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata , które dostępne są na stronie internetowej 3) Ponoszenie wydatków na realizację zadań w ramach Projektu na warunkach określonych w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata ; 4) Zlecenie wykonania tablic pamiątkowych oraz zlecenie i montaż tablic informacyjnych w swoim zakresie zgodnie z dokumentacją aplikacyjną; 5) Promocja projektu, w tym umieszczanie na stronach internetowych informacji nt. realizowanego Projektu; 6) Rozliczenie finansowe i rzeczowe Projektu, w tym przedkładanie sprawozdań z realizacji rzeczowej i finansowej Projektu (całościowe wnioski o płatność) do IZ RPO WP celem rozliczenia wydatków w Projekcie; 7) Reprezentowanie Partnerów przed IZ RPO WP ; 8) Monitorowanie i nadzorowanie prawidłowości działań projektu; 9) Zapewnienie sprawnego systemu komunikacji z Partnerami oraz IZ RPO WP ; 10) Współpraca z podmiotami zewnętrznymi, realizującymi badanie ewaluacyjne na zlecenie Instytucji Zarządzającej lub innego podmiotu, który zawarł porozumienie z Instytucją Zarządzającą na realizację ewaluacji, poprzez udzielenie każdorazowo na wniosek tych podmiotów dokumentów i informacji na temat realizacji Projektu, niezbędnych do przeprowadzenia badania ewaluacyjnego. 2. Szczegółowy podział obowiązków w zakresie wdrażania projektu po stronie Lidera przedstawia załącznik do Zarządzenia Do obowiązków koordynatorów ze strony Partnerów zgodnie z zapisami 7 Porozumienia partnerskiego zawartego w dniu r. należy m.in.: 1) Realizacja zadań wynikających z zakresu przypisanego Partnerom; 2) Udzielanie zamówień w ramach Projektu, w części dotyczącej każdego z Partnerów zgodnie z ustawą Pzp lub zasadą konkurencyjności na warunkach określonych w Wytycznych dotyczących udzielania zamówień publicznych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata , które dostępne są na stronie internetowej

3 3) Ponoszenie wydatków na realizację zadań w ramach Projektu na warunkach określonych w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata ) Przygotowywanie częściowych wniosków o płatność w systemie SL2014 wraz z niezbędnymi załącznikami; 5) Prawidłowe i terminowe rozliczenie zaliczek przekazywanych przez Lidera; 6) Niezwłoczne informowanie Lidera projektu w formie pisemnej o zmianach w projekcie, w przypadku ich wystąpienia oraz problemach związanych z jego realizacją; 7) Promocja Projektu, w tym m.in. umieszczenie na stronach internetowych poszczególnych Partnerów informacji nt. realizowanego Projektu; 8) Zlecenie wykonania tablic pamiątkowych oraz zlecenie i montaż tablic informacyjnych w swoim zakresie zgodnie z dokumentacją aplikacyjną; 9) Przedkładanie do Lidera corocznie, z pierwszym wnioskiem o płatność pośrednią składanym w danym roku, oświadczenia o kwalifikowalności podatku VAT wraz z ankietą VAT oraz zaświadczenie właściwego Urzędu Skarbowego w statusie podatnika VAT. 6. Zespół do spraw realizacji projektu powołany jest na czas realizacji projektu, od momentu podpisania umowy o dofinansowanie tj r. do daty zakończenia realizacji rzeczowej i finansowej Projektu wskazanej w umowie o dofinansowanie, następnie na okres trwałości projektu tj. 5 lat od daty płatności końcowej otrzymanej z IZ RPO WP na rzecz Beneficjenta. Wykonanie Zarządzenia powierzam Dyrektorowi Wydziału Zarządzania Funduszami Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązywania od dnia podpisania umowy o dofinansowanie na przedmiotowy projekt tj. od dnia r. Z up. PREZYDENTA Miasta Słupska Marek Biernacki ZASTĘPCA PREZYDENTA

4 Załącznik do Zarządzenia Nr 357/ZF/2017 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 25 kwietnia 2017 r. L.p Imię i Nazwisko Stanowisko Zadania ,,, Katarzyna Chabros Tomasz Orłowski wakat Iwona Mirocha Bożena Stryszko Karolina Dalszewska Inspektor Wydziału Zarządzania Funduszami Koordynator ds. realizacji Projektu (Partner Wiodący: Miasto Słupsk) Kierownik Działu Eksploatacji i Inwestycji Inspektor - stanowisko ds. elektrycznych Kierownik Działu Zamówień Publicznych Główna Księgowa Inspektor ds. pozyskiwania dotacji zewnętrznych i koordynacji projektów (Partner: Gmina Kobylnica) Kontakt z Instytucją Zarządzającą RPO WP , sporządzanie wniosków o płatność. Odpowiedzialna za promocję, informację o projekcie, archiwizację dokumentów, monitoring i ewaluację Nadzór nad rzeczową realizacją Koordynacja działań Zarządu Infrastruktury Miejskiej w Słupsku w fazie realizacyjnej w części dotyczącej modernizacji oświetlenia na terenie Miasta Słupska. Odpowiedzialny za realizację projektu w części dotyczącej modernizacji oświetlenia na terenie Miasta Słupska, w tym nadzór nad Wykonawcą dokumentacji technicznej, nadzór nad pracami budowlanymi, nadzór nad postępowaniami o udzielenie zamówień publicznych, opis przedmiotu zamówienia w trybie zaprojektuj wybuduj. Archiwizacja dokumentacji projektowej i utrzymanie trwałości Odpowiedzialny za sprawy związane z zarządzaniem energią przy realizacji projektu, w tym za monitorowanie efektów Odpowiedzialna za przygotowanie i przeprowadzenie postępowań w celu udzielenia zamówienia publicznego, przygotowanie SIWZ, sporządzanie informacji dotyczącej wyboru najkorzystniejszej oferty, sporządzanie umów o udzielenie zamówienia publicznego. Odpowiedzialna za archiwizację dokumentacji przetargowej i utrzymanie trwałości Odpowiedzialna za prawidłowe wydatkowanie środków publicznych przygotowywanie opisów faktur i przekazywanie ich do płatności, wprowadzanie zmian w budżecie Miasta Słupska dot. przedmiotowego projektu (w części dotyczącej modernizacji oświetlenia na terenie Miasta Słupska). Odpowiedzialna za archiwizację dokumentacji i utrzymanie trwałości realizacją inwestycji w Gminie Kobylnica w pełnym zakresie rzeczowym określonym we wniosku o dofinansowanie. Koordynacja działań zespołu projektowego z zakresu rze-

5 czowego projektu przypisanego Partnerowi. Odpowiedzialna za przygotowanie częściowych wniosków o płatność i sprawozdań z realizacji projektu oraz promocję, informację o projekcie, monitoring i ewaluację 7.. Joanna Koza Inspektor Wydziału Rozwoju Lokalnego i Integracji Europejskiej (Partner: Gmina Miasto Ustka) realizacją inwestycji w Gminie Miasto Ustka w pełnym zakresie rzeczowym określonym we wniosku o dofinansowanie. Koordynacja działań zespołu projektowego z zakresu rzeczowego projektu przypisanego Partnerowi. Odpowiedzialna za przygotowanie częściowych wniosków o płatność i sprawozdań z realizacji projektu oraz promocję, informację o projekcie, monitoring i ewaluację 8.. Katarzyna Sikora Specjalista ds. odnawialnych źródeł energii (Partner: Gmina Słupsk) realizacją inwestycji w Gminie Słupsk w pełnym zakresie rzeczowym określonym we wniosku o dofinansowanie. Koordynacja działań zespołu projektowego z zakresu rzeczowego projektu przypisanego Partnerowi. Odpowiedzialna za przygotowanie częściowych wniosków o płatność i sprawozdań z realizacji projektu oraz promocję, informację o projekcie, monitoring i ewaluację 9.. Marta Łomża- Duszny Kierownik Referatu Projektów i Inwestycji (Partner: Gmina Dębnica Kaszubska) realizacją inwestycji w Gminie Dębnica Kaszubska w pełnym zakresie rzeczowym określonym we wniosku o dofinansowanie. Koordynacja działań zespołu projektowego z zakresu rzeczowego projektu przypisanego Partnerowi. Odpowiedzialna za przygotowanie częściowych wniosków o płatność i sprawozdań z realizacji projektu oraz promocję, informację o projekcie, monitoring i ewaluację Z up. PREZYDENTA Miasta Słupska Marek Biernacki ZASTĘPCA PREZYDENTA

6 Uzasadnienie Miasto Słupsk w dniu 01 marca 2017 r. podpisało umowę o dofinansowanie projektu partnerskiego pn. Poprawa efektywności systemów oświetlenia zewnętrznego na terenie Obszaru Funkcjonalnego Miasta Słupska w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata , Działanie Redukcja emisji. Zgodnie z zapisami ww. umowy projekt jest realizowany przez Miasto Słupsk Lidera Projektu w partnerstwie z samorządami: Gminą Kobylnica, Gminą Miasto Ustka, Gminą Słupsk, Gminą Dębnica Kaszubska. Zakres projektu obejmie prace związane z wymianą i modernizacją oświetlenia zewnętrznego na energooszczędne wraz ze słupami i okablowaniem oraz z wprowadzeniem systemów zarządzania energią. Zakres prac przewidzianych w ramach ww. działania obejmie modernizację oświetlenia zewnętrznego na energooszczędne w ilości ok szt. łącznie. Zgodnie z Zarządzeniem Nr 783/ZF/2015 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 5 listopada 2015 r. w sprawie wprowadzenia procedury przygotowywania i realizacji projektów współfinansowanych ze środków zewnętrznych w ramach perspektywy , w celu prawidłowej realizacji projektu konieczne jest powołanie Zespołu ds. realizacji projektu pn. Poprawa efektywności systemów oświetlenia zewnętrznego na terenie Obszaru Funkcjonalnego Miasta Słupska. Głównym zadaniem Zespołu będzie współpraca przy realizacji Projektu w pełnym zakresie, z należytą starannością, w szczególności ponosząc wydatki celowo, rzetelnie, racjonalnie i oszczędnie z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz z obowiązującymi przepisami prawa krajowego i wspólnotowego oraz w sposób, który zapewni prawidłową i terminową realizację Projektu oraz osiągnięcie celów (produktów i rezultatów) zakładanych we wniosku o dofinansowanie. Nadzór nad pracami Zespołu będzie pełnił Koordynator ds. realizacji Projektu ze strony Lidera Projektu Miasta Słupsk.