ZARZĄDZENIE Nr 1697/16 PREZYDENTA MIASTA GDAŃSKA z dnia 3 listopada 2016 r. w sprawie realizacji Gdańskiego Projektu Komunikacji Miejskiej etap IV A

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE Nr 1697/16 PREZYDENTA MIASTA GDAŃSKA z dnia 3 listopada 2016 r. w sprawie realizacji Gdańskiego Projektu Komunikacji Miejskiej etap IV A Na podstawie art. 31 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2016 r., poz. 446) zarządza się, co następuje: 1. Ilekroć w Zarządzeniu jest mowa o: 1) Zarządzeniu Nr 625/10 - należy przez to rozumieć Zarządzenie Nr 625/10 Prezydenta Miasta Gdańska z dnia 10 maja 2010 r. w sprawie projektów inwestycyjnych oraz zakupów inwestycyjnych Gminy Miasta Gdańska; 2) Projekcie - należy przez to rozumieć przedsięwzięcie pn.: Gdański Projekt Komunikacji Miejskiej etap IV A ; 3) Uczestniku Projektu - należy przez to rozumieć podmiot uczestniczący w Projekcie, wymieniony w 3 niniejszego Zarządzenia; 4) Pełnomocniku - należy przez to rozumieć Pełnomocnika Prezydenta Miasta Gdańska ds. Projektów Europejskich, ustanowionego Zarządzeniem 716/09 Prezydenta Miasta Gdańska z dnia 26 maja 2009 r.; 5) GZNK należy przez to rozumieć Gdański Zarząd Nieruchomości Komunalnych Samorządowy Zakład Budżetowy; 6) WPR należy przez to rozumieć Wydział Programów Rozwojowych Urzędu Miejskiego w Gdańsku; 7) ZKM/Partner Projektu należy przez to rozumieć Zakład Komunikacji Miejskiej w Gdańsku Sp. z o. o.; 8) DRMG należy przez to rozumieć Dyrekcję Rozbudowy Miasta Gdańska; 9) ZDiZ należy przez to rozumieć Zarząd Dróg i Zieleni w Gdańsku; 10) POIiŚ należy przez to rozumieć Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko na lata ; 11) Instytucji Pośredniczącej należy przez to rozumieć Centrum Unijnych Projektów Transportowych. 12) Instytucji Zarządzającej - należy przez to rozumieć Ministerstwo Rozwoju Pełnomocnik wydaje Uczestnikom Projektu pisemne polecenia i wiążące wytyczne w imieniu Prezydenta Miasta Gdańska. 2. Uczestnik Projektu może odwołać się od polecenia lub wiążących wytycznych Pełnomocnika do Prezydenta Miasta Gdańska. 3. Pełnomocnik realizuje następujące zadania: 1) nadzoruje działania Uczestników Projektu w zakresie realizacji Projektu;

2 2) monitoruje realizację zadań przez Uczestników Projektu w celu zapewnienia zgodności z Umową o dofinansowanie Projektu i przepisami regulującymi zasady wydatkowania środków z funduszy strukturalnych; 3) analizuje ryzyka i tworzy plany awaryjne; 4) komunikuje się z Instytucją Pośredniczącą/Instytucją Zarządzającą. 4. Pełnomocnik, w razie potrzeby i dla usprawnienia pracy związanej z realizacją Projektu, będzie tworzył odpowiednie procedury W Projekcie biorą udział niżej wymienieni Uczestnicy Projektu, którzy realizują w nim następujące zadania: 1) DRMG: a) realizuje zastępcze wykonywanie zadań inwestora; b) pozyskuje prawo do dysponowania nieruchomościami na cele budowlane; c) sprawdza i akceptuje dokumentację projektową (projekt budowlany) pod względem rzeczowym i merytorycznym przed złożeniem do uzgodnienia do ZDiZ; d) przekazuje ZDiZ w formie elektronicznej Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia oraz dokumentację projektową Zadania inwestycyjnego, na podstawie, którego udzielono zamówienia publicznego; e) informuje WPR i ZDiZ na bieżąco o ważnych terminach przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (wszczęcie postępowania, ogłoszenie postępowania, wybór Wykonawcy, zawarcie umowy); f) przygotowuje dokumentację wymaganą do złożenia wniosku o wydanie decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach, decyzji o zezwoleniu na realizację inwestycji drogowej (ZRID), decyzji o pozwoleniu na budowę i je pozyskuje; g) występuje z wnioskami o wydanie decyzji, pozwoleń, uzgodnień i opinii, o których mowa w pkt b oraz uczestniczy w odpowiednich postępowaniach; h) prowadzi postępowania o udzielenie zamówień publicznych na usługi, roboty budowlane i dostawy, niezbędne do przygotowania i realizacji Projektu oraz zawiera umowy z wykonawcami; i) przedkłada ZDiZ do kontrasygnaty umowy za usługi, roboty budowlane i dostawy, w których ZDiZ jest płatnikiem; j) przekazuje ZDiZ egzemplarz umowy na usługi, roboty budowlane i dostawy, w których ZDiZ jest płatnikiem; k) realizuje zastępcze wykonywanie zadań inwestora; l) realizuje w Projekcie zadanie inżyniera kontraktu oraz pełni nadzór inwestorski;

3 m) prowadzi monitoring w zakresie ponoszonych nakładów i przychodów inwestycyjnych; 2) ZDiZ: n) sporządza sprawozdania z przebiegu realizacji Projektu na obowiązujących formularzach; o) przygotowuje dokumenty księgowe OT dla ZDiZ i PT dla innych użytkowników infrastruktury niezwłocznie po zakończeniu zadania inwestycyjnego po wcześniejszym uzgodnieniu wartości i treści merytorycznej z płatnikiem (ZDiZ) oraz z przyjmującym środek trwały, z adnotacją o dofinansowaniu z Unii Europejskiej oraz przekazuje do akceptacji do ZDiZ; p) przygotowuje dane merytoryczne i finansowe do Wniosków o płatność i przekazuje do WPR; q) przejmuje prawa i obowiązki Gminy Miasta Gdańska wynikające z umów zawartych przez Gminę Miasta Gdańska w zakresie sprawowania gwarancji zrealizowanych zadań inwestycyjnych w Projekcie; r) archiwizuje dokumentację związaną z Projektem zgodnie z wytycznymi a) opracowuje wytyczne do projektowania i zakres rzeczowy zadania inwestycyjnego, opiniuje i uzgadnia dokumentację projektową; b) przygotowuje na obowiązujących formularzach i przekazuje do WPR Wnioski o przekazanie środków na dokonanie płatności wykonawcom; c) zatwierdza i dokonuje płatności za usługi, roboty budowlane i dostawy; d) przygotowuje i przekazuje na bieżąco do Pełnomocnika oraz DRMG informacje z wykonania finansowego na Projekcie; e) przejmuje w użytkowanie przebudowaną i wybudowaną infrastrukturę tramwajową i drogową; f) uzgadnia wartości dowodów księgowych OT i PT i je potwierdza; g) przygotowuje załączniki do Wniosku o płatność w zakresie finansowym, tj. faktury, przelewy bankowe dla wykonawców i przelewy bankowe z tytułu przychodów w Projekcie i przekazuje do WPR; h) archiwizuje dokumentację związaną z Projektem zgodnie z wytycznymi 3) GZNK: przejmuje w administrację, po zakończeniu realizacji Projektu, budynki socjalne oraz ogólnodostępne toalety. 4) ZKM: a) prowadzi postępowania o udzielenie zamówień publicznych na dostawę 15 sztuk taboru tramwajowego; b) przygotowuje dane merytoryczne i finansowe do Wniosków o płatność i przekazuje do WPR;

4 c) przygotowuje załączniki do Wniosku o płatność w zakresie finansowym, tj. faktury, przelewy bankowe dla wykonawców i przelewy bankowe z tytułu przychodów w Projekcie i przekazuje do WPR; d) zatwierdza i dokonuje płatności za dostawy; e) archiwizuje dokumentację związaną z Projektem zgodnie z wytycznymi 5) Wydział Budżetu Miasta i Podatków: a) przekazuje środki finansowe, w tym z zaliczki, do ZDiZ na podstawie Wniosków o przekazanie środków otrzymanych z WPR; b) prowadzi rozliczanie księgowe transz zaliczki ze środków unijnych; c) dokonuje zwrotu niewykorzystanej w terminie zaliczki, zgodnie z dyspozycją WPR; d) przekazuje na wniosek WPR refundację należną Partnerowi Projektu; e) archiwizuje dokumentację związaną z Projektem zgodnie z wytycznymi 6) Wydział Środowiska: a) udziela informacji i wsparcia w zakresie ochrony środowiska; b) współuczestniczy w analizie i weryfikacji prawidłowości postępowania w zakresie przepisów ochrony środowiska; 7) WPR: a) koordynuje zadania, realizowane przez Uczestników Projektu; b) kontroluje zgodność działań, związanych z realizacją Projektu, w części objętej Umową o dofinansowanie Projektu; f) sporządza Wnioski o płatność na obowiązujących formularzach i przekazuje do odpowiednich instytucji; g) archiwizuje dokumentację związaną z Projektem zgodnie z wytycznymi 8) Wydział Promocji, Informacji i Komunikacji Społecznej: a) realizuje promocję Projektu zgodnie z wytycznymi dla projektów dofinansowanych ze środków Unii Europejskiej; b) archiwizuje dokumentację związaną z Projektem zgodnie z wytycznymi 2. Schemat organizacyjny GPKM etap IV A określa Załącznik nr 1 do niniejszego Zarządzenia. 3. Zasady opisywania faktur i not księgowych dotyczących GPKM etap IV A określa Załącznik nr 2 do niniejszego Zarządzenia. 4. Dyrektorzy wydziałów Urzędu Miejskiego i kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy Miasta Gdańska oraz ZKM, będący Uczestnikami Projektu, odpowiadają za:

5 1) terminową realizację zadań przydzielonych w Projekcie; 2) realizację zadań zgodnie z Umową o dofinansowanie Projektu oraz zasadami wydatkowania środków publicznych; 3) przekazywanie do Pełnomocnika informacji na temat przebiegu realizacji zadań zgodnie z procedurami i wytycznymi POIiŚ; 4) niezwłoczne wykonywanie pisemnych poleceń i wiążących wytycznych Pełnomocnika w zakresie Projektu; 5) niezwłoczne informowanie Pełnomocnika o wszelkich powstałych zakłóceniach oraz pojawiających się zagrożeniach dla realizacji Projektu; 6) niezwłoczne udostępnianie dokumentów związanych z realizacją Projektu oraz udzielenie informacji Pełnomocnikowi na potrzeby Instytucji Pośredniczącej, Instytucji Zarządzającej oraz innych instytucji kontrolnych Sprawy związane z wydawaniem decyzji i postanowień administracyjnych, podpisywanie sprawozdań z przebiegu realizacji Projektu oraz Wniosków o płatność będą załatwiane bez zbędnej zwłoki przez wszystkie wydziały oraz biura Urzędu Miejskiego w Gdańsku. 2. Dokumenty dotyczące Projektu oznakowane będą przez Uczestników Projektu zgodnie z wytycznymi POIiŚ. 6. W trakcie realizacji Projektu Uczestnicy Projektu w szczególności stosować się będą do postanowień Umowy o dofinansowanie Projektu wraz z załącznikami, wytycznych POIiŚ oraz innych wiążących umów i dokumentów. 7. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Zarządzeniem, a dotyczącym realizacji Projektu, przepisy Zarządzenia Nr 625/10 stosuje się odpowiednio. 8. Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia podpisania.