Zasady tworzenia polityki rachunkowości przedsiębiorstwa w kontekście wykorzystania systemów informatycznych

Transkrypt

1 Zeszyty Naukowe nr 838 Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie 2010 Katedra Informatyki Zasady tworzenia polityki rachunkowości przedsiębiorstwa w kontekście wykorzystania systemów informatycznych Streszczenie. Artykuł poświęcony jest określeniu zasad konstruowania dokumentacji systemu informatycznego rachunkowości (SIR), która jest istotnym elementem polityki rachunkowości przedsiębiorstwa. Tworzenie i dokumentowanie jej w jednostce gospodarczej wynika z zapisów ustawy o rachunkowości. Praktyka pokazuje jednak, że stworzenie poprawnej dokumentacji w zakresie SIR jest dla wielu przedsiębiorstw problemem w artykule wskazano publikacje ekspertów z tej dziedziny oraz powołano się na przeprowadzone badania ankietowe. W pierwszej części artykułu określono obecny stan uregulowań prawnych w zakresie tworzenia dokumentacji SIR oraz pokazano faktyczny poziom realizacji zaleceń ustawodawcy w polskich przedsiębiorstwach. W drugiej części artykułu podjęto próbę uporządkowania kwestii dotyczących poprawnej dokumentacji. W trzeciej części zdefiniowano trzy aspekty struktury funkcjonalnej, teletechnicznej oraz danych SIR. Pozostałe aspekty, ze względu na obszerność zagadnienia, związane ze specyfikacją procesu przetwarzania danych księgowych oraz kwestiami bezpieczeństwa SIR staną się tematem kolejnych opracowań. Słowa kluczowe: system rachunkowości, system informacyjny rachunkowości, system informatyczny rachunkowości, księgi rachunkowe, księga główna, księgi pomocnicze, schemat księgowania, reguły księgowe. 1. Wprowadzenie Polityka rachunkowości (PR) obejmuje zasady funkcjonowania systemu rachunkowości w jednostce. Są one potrzebne wszystkim osobom, grupom osób lub instytucjom, zarówno wewnątrz, jak i w otoczeniu jednostki, do poprawnego i efektywnego wykorzystywania tego systemu. Korzystanie z systemu rachunkowości rozumiemy jako zasilanie go danymi, ale przede wszystkim czerpanie

2 148 z niego informacji oraz odpowiednie ich zrozumienie i interpretację. Tym ostatnim zagadnieniem zainteresowane są osoby zarządzające przedsiębiorstwem, inwestorzy, kontrahenci, banki, jak również instytucje kontrolujące działalność przedsiębiorstwa biegli rewidenci, audytorzy wewnętrzni i zewnętrzni oraz inspektorzy skarbowi. To właśnie dla tej grupy PR stanowi podstawę do stwierdzenia, czy przyjęte zasady są zgodne z prawem, a w następnej kolejności, czy są skutecznie stosowane w działalności przedsiębiorstwa. PR jest dokumentem, którego zakres jest narzucony Ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, Dz.U. nr 121, poz. 591, z późn. zm. (uor). Jednym z jej obligatoryjnych elementów jest dokumentacja systemu informatycznego rachunkowości (SIR). Obecnie wykorzystywanie narzędzi informatycznych do wspomagania pracy księgowych jest standardem, stąd też nie dziwi to, że poświęcono tej kwestii wiele miejsca w przepisach i uwzględniono ją w nowelizacji uor oraz innych aktach prawnych regulujących prowadzenie rachunkowości. W artykule przytoczono ustawowy zakres polityki rachunkowości w całości, tak by pokazać, jak wiele uwagi zostało poświęcone opisowi udokumentowaniu systemu informatycznego rachunkowości. 2. Zakres polityki rachunkowości Polityka rachunkowości obejmuje zasady funkcjonowania systemu rachunkowości w jednostce zapewniające wymaganą jakość i wiarygodność informacji z niego otrzymywanych. Przyjęte przez jednostkę rozwiązania powinny być udokumentowane w formie pisemnej w języku polskim. Rozwiązania te powinny zawierać w szczególności [Gierusz 2001]: 1) określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych; 2) metody wyceny składników aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru; 3) sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej: zakładowy plan kont, ustalający wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, wykaz ksiąg rachunkowych, a jeśli są one prowadzone z użyciem komputera wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, opis systemu przetwarzania danych, a jeśli do prowadzenia ksiąg rachunkowych używany jest komputer opis systemu informatycznego, zawierający

3 Zasady tworzenia polityki rachunkowości 149 wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, 4) system służący do ochrony danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów. Czy praktyka gospodarcza w Polsce potwierdza, że przedsiębiorstwa prawidłowo tworzą PR z zastosowaniem SIR, a jeśli nie, dlaczego oraz jak tę politykę powinno się tworzyć? Na te pytania próbowano znaleźć odpowiedzi w niniejszym artykule. 3. Analiza obecnej praktyki Odpowiadając na pierwsze pytanie zadane w punkcie 2, należy stwierdzić, że zarówno opinie autorytetów w tej dziedzinie, jak i badania ankietowe przeprowadzone w wybranej grupie przedsiębiorstw oraz doświadczenia własne autora wskazują na niepokojącą tendencję niedostatecznego, niekompletnego dokumentowania narzędzi informatycznych wspierających rachunkowość w polskich przedsiębiorstwach. I. Dziedziczak, biegły rewident i autor wielu publikacji na temat SIR, do najczęstszych uchybień w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych z użyciem komputera zalicza brak odpowiedniej, obligatoryjnej jego dokumentacji. W referacie przedstawionym na konferencji INFRA 1 powiedział: Systemy informatyczne wspomagające działanie systemu rachunkowości w dalszym ciągu nie spełniają wszystkich wymagań ustawy o rachunkowości. ( ) Często brak jest odpowiedniej dokumentacji systemu informatycznego. W małych firmach i średnich firmach na ogół brak jest udokumentowania specyficznie księgowych procedur przetwarzania, procedur kontrolnych, śladów rewizyjnych, brak jest rejestru zmian. Można mieć zastrzeżenia do reglamentacji dostępu tak do systemu informatycznego, jak i do dokumentacji tego systemu [Dziedziczak 2000]. W badaniach ankietowych przeprowadzonych przez Katedrę Rachunkowości Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie [Szymczak-Madej 2005] na wybranej próbie kilkudziesięciu przedsiębiorstw, różnych branż i wielkości, potwierdzono obserwację I. Dziedziczaka. W ankiecie zawarto m.in. następujące pytania dotyczące posiadania, wykorzystania i aktualności dokumentacji SIR: 1 INFRA cykl ogólnopolskich konferencji organizowanych przez Stowarzyszenie Księgowych w Polsce oraz Uniwersytet Szczeciński pod hasłem Informatyka w rachunkowości.

4 150 Czy dokumentacja systemu informatycznego rachunkowości jest aktualna? Czy dokumentacja SIR jest ogólnie dostępna i wykorzystywana przez użytkowników? Czy istnieją spisane procedury pracy, kontroli i obiegu dokumentów? Choć w ostatnim pytaniu nie zawarto słowa SIR, należy zwrócić uwagę, że generowanie, przetwarzanie, składowanie czy przesyłanie dokumentów księgowych to procesy zachodzące w systemie informatycznym, a same dokumenty coraz częściej mają postać tylko elektroniczną. Taka konwersja formy papierowej do elektronicznej jest nieunikniona. Odpowiedzi na pytanie postawione w ankiecie były mierzone w czterostopniowej skali: zawsze, często, rzadko, nigdy. Z odpowiedzi na pierwsze pytanie wynika, że 20% firm nie ma dokumentacji SIR bądź jest ona nieaktualna. Tylko 43% ankietowanych uznało, że nie ma zastrzeżeń do aktualności posiadanej dokumentacji. Odpowiedzi na pytanie drugie wskazują, że w 26% ankietowanych przedsiębiorstw pracownicy nie mają dostępu do dokumentacji SIR lub jest on ograniczony. Tylko w 20% przedsiębiorstw dostęp taki jest wystarczający. Odpowiedzi na pytanie trzecie potwierdzają negatywną tendencję, gdyż w 47% badanych przedsiębiorstw zadeklarowano brak udokumentowania obiegu dokumentów lub udokumentowanie niewystarczające. Wyniki te pokazują, że problem stworzenia i aktualizacji dokumentacji SIR jest bardzo istotny. Doświadczenia praktyczne autora niniejszego artykułu również potwierdzają taką sytuację. Autor przeprowadził analizę kilku udostępnionych, również w Internecie, dokumentów prezentujących politykę rachunkowości instytucji, głównie użyteczności publicznej. W tematycznych portalach internetowych można również znaleźć wzory rzekomo poprawnych dokumentacji. Z analizy wynika, że opis zastosowania SIR został ograniczony do wymienienia, z jakich programów (z określeniem wersji i daty oddania do eksploatacji) korzysta instytucja, oraz stwierdzenia, że wszelkie pozostałe elementy wynikające ze wskazanego zapisu uor znajdują wyjaśnienie w instrukcji producenta dołączonej do oprogramowania. Takie podejście jest absolutnie niewystarczające i upraszcza istotę sprawy. Problemy z poprawnym i kompletnym udokumentowaniem systemu informatycznego rachunkowości działającego w jednostce mogą mieć trzy przyczyny. Po pierwsze, zapisy cytowanego artykułu uor są bardzo nieprecyzyjne w kwestii określeń stricte informatycznych. Po drugie, spłaszczenie opisu SIR, jakie zauważył autor w analizie dostępnych dokumentów PR, wynika z niezrozumienia podstawowego pojęcia, jakim jest system informacyjny i jego odmiana system informatyczny. System informacyjny jest zbiorem zasobów takich jak ludzie, organizacja, sprzęt, dane i algorytmy ich przetwarzania, realizujących postawiony cel (np. zadania rachunkowości w przedsiębiorstwie). System informatyczny to

5 Zasady tworzenia polityki rachunkowości 151 ta część systemu informacyjnego, w której wykorzystuje się narzędzia informatyczne: komputery, oprogramowanie i środki teleinformatyczne. System informatyczny rachunkowości zatem to nie tylko programy i przetwarzane przez nie dane, ale również ich umieszczenie w konkretnej organizacji ludzkiej i technicznej oraz zdefiniowane miejsce w całym procesie przetwarzania. Wynika to również z zapisów uor, brak ich precyzji sprawia jednak, że jest to kwestia problematyczna. Wymienionych aspektów organizacyjnych, ludzkich i głównych procesów realizowanych w konkretnej, opisywanej jednostce najczęściej brakuje w dokumentacji systemów informatycznych. Należy jednak zauważyć, że ich opis nie jest rzeczą prostą i schematyczną. Trzecią przyczyną niepoprawności dokumentacji SIR w polityce rachunkowości jest interdyscyplinarność tej tematyki. Aby dobrze opisać wskazane w uor aspekty SIR, nie wystarczą kompetencje księgowego. To zadanie równocześnie dla informatyków wewnątrz przedsiębiorstwa, jak również dla zewnętrznych podmiotów, głównie dostawców oprogramowania. Dopiero suma kompetencji tych trzech grup umożliwia realizację kompletnego i poprawnego opisu SIR. 4. Najważniejsze aspekty SIR w opisie polityki rachunkowości Analizując zapisy cytowanego art. 10 uor oraz innych zapisów tej ustawy regulujących komputerową rachunkowość, można wskazać następujące aspekty SIR, które należy w uwzględnić w PR: struktura funkcjonalna całego systemu, struktura teletechniczna, struktura przetwarzanych danych, specyfikacja procesu przetwarzania danych księgowych ze wskazaniem miejsc pochodzenia danych źródłowych i, co zdaniem autora najistotniejsze, reguł przetwarzania informacji źródłowej na zapisy w księgach rachunkowych, zasady zapewnienia reglamentacji dostępu do danych księgowych, zasady zabezpieczenia danych i programów przed ich fizyczną utratą lub uszkodzeniem oraz procedury postępowania na wypadek awarii, zasady archiwizacji danych i dostępu do danych historycznych, zasady rejestracji zmian w systemie. Opisanie przedstawionych aspektów byłoby, ze względu na obszerność tematu oraz charakter niniejszej pracy, niemożliwe. Dlatego też w artykule przedstawiono trzy kwestie: strukturę funkcjonalną, teletechniczną SIR oraz strukturę przetwarzanych w systemie danych. Pozostałe, związane ze specyfikacją procesu prze-

6 152 twarzania danych księgowych oraz grupą zagadnień bezpieczeństwa SIR staną się tematem kolejnych opracowań. 5. Struktura funkcjonalna systemu Struktura funkcjonalna SIR określa, jakie funkcje realizują poszczególne moduły lub programy wchodzące w skład SIR w obszarach podstawowych procesów biznesowych przedsiębiorstwa. Strukturę funkcjonalną powinny określać szczegółowo następujące zagadnienia: mapa przyporządkowania modułów SIR do głównych procesów biznesowych realizowanych w jednostce, wykaz parametrów identyfikacyjnych poszczególnych modułów, szczegółowy opis funkcji realizowanych przez poszczególne moduły. W opisie pierwszego zagadnienia należy pokazać mapę głównych procesów z nałożoną informacją, jakie programy i moduły są wykorzystywane do ich obsługi. Systemy informatyczne wykorzystywane w przedsiębiorstwach można podzielić na dziedzinowe i zintegrowane. Systemy dziedzinowe charakteryzują się tym, że każdemu obszarowi działalności przedsiębiorstwa (w organizacjach funkcjonalnych utożsamiany z odpowiednim działem) odpowiada odrębny program komputerowy wspomagający jego pracę. Programy dziedzinowe nie zapewniają wymiany danych pomiędzy sobą, co znacznie spowalnia obieg informacji, zwiększa pracochłonność (kilkakrotne wprowadzanie tej samej informacji) i prowadzi do licznych błędów. Zintegrowane systemy informatyczne to pakiety programów potrafiących wymieniać między sobą dane w łatwy sposób najczęściej zupełnie automatyczny. W praktyce wymiana danych realizowana jest najczęściej poprzez korzystanie ze wspólnej bazy danych. Takie rozwiązanie eliminuje konieczność kilkukrotnego wprowadzania tych samych danych raz wprowadzone, są w tym samym momencie gotowe do wykorzystania przez inne moduły. Producenci takich zintegrowanych narzędzi rozbudowują swoje pakiety o moduły obsługujące coraz szerszy zestaw procesów biznesowych przedsiębiorstw różnych branż, o różnej specyfice działania i wielkości. Na określenie takich narzędzi powstała w literaturze nazwa zintegrowane systemy informatyczne zarządzania (ZSIZ). W niniejszym artykule przyjęto, że programy należące do ZSIZ nazywane będą modułami, co umożliwia odróżnienie ich od samodzielnych programów. Rozwiązania zintegrowane mają znacznie więcej atutów, dlatego rozwiązania dziedzinowe są wypierane z przedsiębiorstw. Opisując strukturę funkcjonalną danego SIR, powinniśmy określić, jakie moduły ZSIZ lub niezależne programy obsługują poszczególne główne procesy przedsiębiorstwa.

7 Zasady tworzenia polityki rachunkowości 153 DOSTAWCA ODBIORCA Moduł: Produkcja System Enterprise 2008 wersja PRODUKUJ rozliczenie produkcji Moduł: Zakupy System Enterprise 2008 wersja 3.5 materiały, surowce 2 zamówienia zaopatruj produkty 4 WYNAGRADZAJ wynagrodzenia dokumenty księgowe Program: Rachmistrz wersja 1.0 Moduł: Sprzedaż System Enterprise 2008 wersja 3.5 zamówienia, płatności 1 SPRZEDAWAJ produkty Moduł: Finanse System Enterprise 2008 wersja 3.5 wyciągi bankowe dokumenty księgowe raporty i analizy 5 KSIĘGUJ deklaracje, sprawozdania BANK polecenia przelwewów PRACOWNIK ZARZĄD INSTYTUCJE PODATKOWE Rys. 1. Diagram (DFD) przyporządkowania modułów SIR do głównych procesów biznesowych realizowanych w jednostce Źródło: opracowanie własne. Punktem wyjścia opisu struktury funkcjonalnej powinny być główne procesy biznesowe lub struktura organizacyjna wraz ze wskazaniem konkretnych narzędzi. Opisu takiego można dokonać w formie tabeli, jednak bardziej obrazową metodą zaprezentowania takiego przyporządkowania mogą być diagramy, np. przepływu danych (DFD) lub struktury organizacyjnej z naniesionymi narzędziami informatycznymi przyporządkowanymi do odpowiednich procesów i działów. Prezentacja za pomocą narzędzi diagramowych daje osobom z zewnątrz jednostki dodatkową informację w postaci kontekstu działania badanego przedsiębiorstwa. Warto jednak podkreślić, że powinno się przedstawiać tylko te obszary czy procesy, które generują informację źródłową stanowiącą podstawę zapisów w księgach rachunkowych. Przykładowy diagram przepływu danych wraz ze strukturą narzędzi informatycznych prezentuje rys. 1. Na diagramach przepływów danych okręgami oznaczane są procesy, prostokątami tzw. terminatory obiekty, z którymi system informacyjny się komunikuje. Strzałki oznaczają przepływy pakietów danych pomiędzy procesami a terminatorami [Yourdon 1996]. Na rys. 1 zaprezentowano przedsiębiorstwo produkcyjne wykorzystujące zintegrowany system informatyczny o nazwie System Enterprise 2008 (narzędzie fikcyjne, zaproponowane przez autora

8 154 na potrzeby niniejszego artykułu) w podstawowych dziedzinach swojej działalności. Wyjątkiem jest obsługa wynagrodzeń, wspierana przez system dziedzinowy o nazwie Rachmistrz. Jak widać na rysunku, istnieje przepływ informacji pomiędzy procesem obsługującym wynagrodzenia a procesem realizującym zadania księgowe. Z diagramu nie wynika jednak, jak takie połączenie jest realizowane: poprzez przeniesienie informacji o płacach do ksiąg rachunkowych przez pracownika czy z wykorzystaniem automatycznych procedur opartych na tzw. regułach księgowych. W kontekście dokumentacji SIR opis tego zagadnienia jest bardzo istotny. Będzie znajdował się on w części, która została nazwana specyfikacją procesu przetwarzania danych księgowych. Tabela 1. Tabela parametrów identyfikacyjnych składników SIR Dane identyfikacyjne Obszar/proces: Sprzedaż Nazwa programu: Moduł: Sprzedaż System Enterprise 2008 Nazwa producenta oprogramowania: SuperSoft SA Warszawa Wersja programu: 3.5 Data zakupu: Informacje o przetestowaniu programu: Osoby testujące program: 1. Jan Nowak Termin przeprowadzenia testów: Wdrożenie do eksploatacji: Program dopuszczono do eksploatacji Źródło: opracowanie własne Podpisy: Następnym zagadnieniem wymagającym opisania jest wykaz parametrów identyfikacyjnych poszczególnych modułów. Ustawodawca wskazuje na takie parametry, jak: nazwa programu, producent, wersja oprogramowania oraz data rozpoczęcia eksploatacji. Warto wskazać osoby lub grupy osób, które są tzw. użytkownikami kluczowymi (key users lub administrator biznesowy), a więc uczestniczyły w testowaniu funkcji poszczególnych modułów przed przekazaniem ich do eksploatacji oraz odpowiadają za ich rozwój i usprawnianie (w sferze koncepcyjnej) w trakcie eksploatacji. Informacja, kto jest kluczowym użytkownikiem, jest niezwykle istotna również dla osób rozpoczynających pracę w przedsiębiorstwie wiadomo bowiem, kogo można zapytać o sprawy funkcjonowania informatycznych narzędzi pracy. Zestawienie wymienionych parametrów może być dokonane w formie tabeli jego przykład zaprezentowano w tabeli 1.

9 Zasady tworzenia polityki rachunkowości 155 Ostatnim zagadnieniem omawianym w ramach struktury funkcjonalnej jest szczegółowy opis funkcji wszystkich modułów i programów. Dotyczy to opisu mechanizmu działania poszczególnych funkcji programu, czynności dokonywanych przez użytkownika w trakcie ich realizacji oraz parametrów, jakimi można wpływać na działanie poszczególnych funkcji programu. Taki zestaw informacji zawiera instrukcja użytkowania programu, którą szczególnie w przypadku programów uniwersalnych (tworzonych dla większej zbiorowości użytkowników) powinien dostarczyć producent oprogramowania. W przypadku systemów dostosowywanych do wymagań użytkownika (kastomizowalnych) instrukcja ta powstaje w trakcie projektu wdrożenia systemu. Najczęściej instrukcji, z racji sporych rozmiarów, nie umieszcza się bezpośrednio w dokumentacji SIR, ale wskazuje się miejsce jej przechowywania w zasobach dyskowych przedsiębiorstwa (dla wersji elektronicznych) lub zasobach fizycznych (dla wersji papierowych). 6. Struktura teletechniczna systemu Ta część dokumentacji pokazuje sposób instalacji i dostępu do programów wymienionych w poprzedniej jej części, w konfiguracji sprzętowej i komunikacyjnej funkcjonującej w opisywanej jednostce. Należy pokazać schemat sprzętu komputerowego (pojedynczych stacji roboczych i serwerów) oraz towarzyszącej mu infrastruktury komunikacji sieciowej wraz ze wskazaniem, gdzie zainstalowane są poszczególne moduły SIR. W sieciach komputerowych poszczególne komputery mogą pełnić różne funkcje. W kontekście jednostek gospodarczych najistotniejsze są dwie z nich. Pierwszą funkcją jest stanowisko pracy komputer, na którym użytkownik realizuje swoje zadania, wykorzystując oprogramowanie systemowe oraz specjalistyczne programy, m.in. wchodzące w skład SIR. Inną funkcję pełnią komputery, których zadaniem jest udostępnianie pozostałym użytkownikom sieci swoich zasobów i realizowanie określonych usług, np. drukowania, obsługi poczty elektronicznej są to serwery. Aby efektywnie realizować swoje funkcje (np. integracyjne), nowoczesne zintegrowane systemy informatyczne są instalowane na odpowiednich serwerach. Taka konfiguracja umożliwia wykorzystywanie programów oraz baz danych zainstalowanych na serwerze przez wszystkich użytkowników danej sieci. Omawiany schemat konfiguracji sprzętowo-programowo- -komunikacyjnej wygodnie jest przedstawić za pomocą diagramu. W tym przypadku można wykorzystać tzw. diagram rozlokowania, który wchodzi w skład notacji języka UML 2. Jest ona niezwykle prosta, składa się tylko z dwóch elementów: 2 UML Unified Modeling Language, czyli ujednolicony język modelowania, popularna notacja wykorzystywana w analizie i projektowaniu obiektowym systemów informatycznych.

10 156 węzła czyli elementu infrastruktury sprzętowej oraz łącznika reprezentującego kanał komunikacji pomiędzy węzłami [Wrycza, Marcinkowski i Wyrzykowski 2005]. Przykładową organizację prezentuje rys. 2. W tym przypadku w centralnym miejscu SIR znajduje się serwer z zainstalowaną bazą danych finansowo-księgowych zarządzaną poprzez system zarządzania bazą danych, w tym przypadku firmy Microsoft, o nazwie MS SQL Server (na diagramie oznaczony jako «serwer»). Na stanowiskach pracy użytkowników (na diagramie oznaczone jako «klient») zainstalowany jest program finansowo-księgowy, pracujący na danych z serwera jest to tzw. architektura klient serwer. Na diagramie widać również, że na jednej stacji roboczej o nazwie PRACOWNIK_DZIAŁU_KADR dodatkowo zainstalowany jest program o nazwie Rachmistrz wraz z odpowiednią bazą danych. Sieć wewnętrzna (LAN) przykładowego przedsiębiorstwa Universal <<drukarka>> HP LASER JET 4 USB <<Serwer>> KSIĘGOWY System operacyjny: Windows 2003 System bazodanowy: MS SQL Server 2005 Baza danych: PK_2005 TCP/IP <<klient>> PRACOWNIK_DZIAŁU_FK System operacyjny: Windows XP Aplikacja: Finka 2005 w Aplikacja: Multicash w Internet <<klient>> PRACOWNIK_DZIAŁU_KADR System operacyjny: Windows XP Aplikacja: Finka 2005 w Aplikacja: Rachmistrz 2005 w Baza danych: KP_2005 <<Serwer>> SERWIS SYSTEMU BANKOWEGO Węzeł element infrastruktury sprzętowej Rys. 2. Diagram rozlokowania Źródło: opracowanie własne. W kwestii struktury teletechnicznej SIR ważnym elementem może być wskazanie struktur katalogów i wykazu plików potrzebnych do poprawnego działania poszczególnych programów, funkcjonujących zarówno na serwerach, jak i stanowiskach roboczych. Wykaz taki będzie miał znaczenie również w kontekście bezpieczeństwa SIR.

11 Zasady tworzenia polityki rachunkowości Struktura danych przetwarzanych w SIR Opisanie danych przetwarzanych w SIR polega na wskazaniu zbiorów danych reprezentujących księgi rachunkowe wraz z ich strukturą oraz miejscem fizycznego przechowywania (w konfiguracji sprzętowo-programowej przedsiębiorstwa). Szczegółowo powinny zostać opisane dwa zagadnienia: struktura danych dotyczących ksiąg rachunkowych, fizyczna lokalizacja zbiorów danych stanowiących księgi rachunkowe w naszej konfiguracji sprzętowo-programowej. Pierwsze zagadnienie jest czysto techniczne, programistyczne, przez co trudne dla użytkownika SIR. Należy pokazać, z jakich atrybutów składają się zbiory danych (zorganizowane w odrębne pliki lub tabele w zależności od wykorzystywanych narzędzi bazodanowych), w których przechowywane są poszczególne elementy składające się na księgi rachunkowe. Ponieważ dla użytkownika SIR ta struktura jest zbyt skomplikowana, by z niej bezpośrednio korzystał, używa do tego celu odpowiedniego programu; jej opis i dokumentacja są zadaniem dostawcy oprogramowania. Doświadczenia autora pokazują, że dostawcy oprogramowania spełniają to wymaganie. Trudniejszym przypadkiem są wdrożenia zakładające tworzenie oprogramowania od podstaw na zamówienie klienta lub sytuacje, gdy w ramach wdrożenia gotowy system był w bardzo dużym zakresie dostosowywany do wymagań klienta. Zdaniem autora z racji złożoności struktur danych oraz ich zamierzonej niedostępności dla użytkownika w nowoczesnych narzędziach informatycznych ten element dokumentacji traci na znaczeniu i możliwości jego wykorzystania są niewielkie. Lepszym rozwiązaniem byłoby powołanie instytucji o odpowiednich kompetencjach, której zadaniem byłaby techniczna homologacja i certyfikacja oprogramowania wykorzystywanego w rachunkowości. Drugie zagadnienie związane z danymi przezentowanymi w SIR to opis fizycznej lokalizacji zbiorów tych danych w opisywanej jednostce. Do realizacji tego zadania również nadaje się diagram rozlokowania (zob. rys. 2). Przykładowy diagram uwzględnia w każdym węźle atrybut baza danych, zawierający opis, jaki zbiór danych znajduje się na opisywanym komputerze. Zwróćmy uwagę, że są to konkretne nazwy zbiorów danych (nazwy logiczne baz danych lub fizyczne nazwy plików i katalogów zawierających dane). Opis struktury wewnętrznej tych zbiorów danych można znaleźć w dokumentacji dostarczonej przez dostawcę oprogramowania.

12 Podsumowanie Dokumentacja SIR powinna służyć przede wszystkim użytkownikom, czyli pracownikom wszystkich szczebli jednostki, w której system działa, jak również organom kontrolującym jednostkę w zakresie prawidłowości prowadzenia rachunkowości. Praktyka gospodarcza pokazuje, że istnieją problemy z poprawnym dokumentowaniem poszczególnych aspektów funkcjonowania SIR. Wynikać to może z nieprecyzyjnych zapisów uor, która jest w tej kwestii podstawowym aktem prawnym, oraz interdyscyplinarności wiedzy potrzebnej do stworzenia poprawnej dokumentacji SIR. Artykuł stanowi próbę uszeregowania zagadnień, na które powinno się zwrócić uwagę w tworzeniu dokumentacji. W niniejszym artykule bardziej szczegółowo pokazano tylko ich część kolejne będą tematem następnego opracowania. Na zakończenie pokazano zebrane przez I. Dziedziczaka [System rachunkowości 1999] i zmodyfikowane przez autora funkcje dokumentacji SIR. Funkcje te mogą stanowić wyznacznik oceny, czy stworzona w konkretnej jednostce dokumentacja SIR jest poprawna, czy wymaga dopracowania. Dokumentacja SIR powinna pełnić następujące funkcje: 1) prezentacyjną / komunikacyjną pokazuje wszystkim zainteresowanym stronom strukturę i funkcje poszczególnych elementów wykorzystywanego systemu; 2) wdrożeniową pozwala na prawidłowe przeprowadzenie procesu wdrożenia, bieżącą eksploatację oraz planowanie modyfikacji i reorganizacji w SIR; 3) rewizyjną pozwala kontrolującym na uzyskanie wzorcowego modelu struktury i funkcji SIR, na podstawie którego będą mogli przeprowadzić weryfikację działania systemu w warunkach rzeczywistej działalności; 4) prewencyjną pokazującą procedury zabezpieczenia danych księgowych przed nieupoważnionym dostępem lub fizyczną utratą; 5) instruktażową nowi użytkownicy powinni znaleźć w niej wiedzę potrzebną do szybkiego opanowania bardzo ważnego, w niektórych przypadkach, podstawowego narzędzia codziennej pracy. Literatura Dziedziczak I. [2000], Uchybienia sprawozdań finansowych, referat opublikowany w materiałach XXV Konferencji INFRA 2000, Stowarzyszenie Księgowych w Polsce i Uniwersytet Szczeciński, Kołobrzeg. Gierusz J. [2001], Zmiany w ustawie o rachunkowości 2001/2002, ODDK, Gdańsk. System rachunkowości wspomaganej komputerem [1999], red. I. Dziedziczak, J. Stępniewski, Stowarzyszenie Księgowych w Polsce, Rada Naukowa, Warszawa. Szymczak-Madej K. [2005], Poznawcze i decyzyjne problemy audytu wewnętrznego w systemie informatycznym rachunkowości, rozprawa doktorska, Wydział Zarządzania Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie, Kraków.

13 Zasady tworzenia polityki rachunkowości 159 Wrycza S., Marcinkowski B., Wyrzykowski K. [2005], Język UML 2.0 w modelowaniu systemów informatycznych, Helion, Gliwice. Yourdon E. [1996], Współczesna analiza strukturalna, WNT, Warszawa. Rules of Creation of Enterprise Accounting Policy in the Area of Information Technology Application The paper is devoted to rules determination for accounting information system (AIS) documentation, which is a significant factor of enterprise accounting policy. Creating and documenting of accounting policy in a business organisation is the responsibility that arises from the Accounting Act. In practice however (the article indicates the accountancy experts publications and refers to performed poll researches), it turns out that a creation of correct AIS documentation is a considerable problem in many enterprises. In the first part of the paper, the current state of legal regulations for AIS documentation creating has been presented and actual degree of legislator recommendations realisation in Polish companies has been illustrated. The second part makes an attempt of arrangement of factors that should be considered in a correct documentation. The third part of the article thoroughly defines three aspects of functional, technical and data structure of AIS. The remaining issues concerning the accounting data processing and the security of AIS, due to the extent of the problem, will be submitted in next papers. Key words: accounting system, accounting information system, accounting computer system, account books, ledger, subsidiary books, accounting scheme, accounting rules.