ZASTOSOWANIE E-PODPISU W AUTORYZACJI DOKUMENTÓW W WOJSKOWYCH ODDZIAŁACH GOSPODARCZYCH

Transkrypt

1 Systemy Logistyczne Wojsk nr 40/2014 ZASTOSOWANIE E-PODPISU W AUTORYZACJI DOKUMENTÓW W WOJSKOWYCH ODDZIAŁACH GOSPODARCZYCH Katarzyna RZADKOWSKA Tomasz WAŚNIEWSKI Paweł ŚLASKI Instytut Logistyki Wojskowa Akademia Techniczna Streszczenie. Artykuł jest poświęcony zastosowaniu elektronicznego podpisu w jednostkach organizacyjnych SZ RP. Ukazuje, jakie problemy finansowe i organizacyjne mają Wojskowe Oddziały Gospodarcze, stosujące papierowe metody wymiany dokumentów. Słowa kluczowe: e-podpis, elektroniczny obieg dokumentów, Wojskowe Oddziały Gospodarcze. Wprowadzenie W dobie informatyzacji i automatyzacji procesów logistycznych, zatwierdzanie dokumentów za pomocą elektronicznego podpisu jest nieuniknione. Nowoczesne wymagania i postęp technologiczny wymuszają stosowanie najnowszych rozwiązań, które pozwolą na ułatwienie realizacji procesów logistycznych. Współczesna armia wymaga od dowódców podejmowania taktycznych decyzji opierających się na dostępnych informacjach. Aby sprostać wymaganiom stawianym Siłom Zbrojnym, decyzje muszą być podejmowane szybko. Do podejmowania właściwych decyzji niezbędne są rzetelne i aktualne informacje, uzyskiwane w procesie raportowania operacyjnego i strategicznego. Zarządzać

2 K. Rzadkowska, T. Waśniewski, P. Ślaski można tylko tymi informacjami, które są znane dowódcom, zatem potrzebne są narzędzia pozyskiwania informacji. 1. Obieg dokumentów Dokumenty papierowe są trudne w zarządzaniu, nie da się ich łatwo odszukać i współużytkować w różnych komórkach organizacyjnych oraz na różnych poziomach zarządzania. Dokumenty papierowe są nietrwałe, narażone na różnego rodzaju zniszczenia, a w przypadku katastrof informacje w nich zawarte są niemożliwe do odzyskania. Koszty związane z powielaniem dokumentów, tradycyjnym obiegiem oraz ich składowaniem są odczuwalnym składnikiem budżetu organizacji. Jednocześnie w poszczególnych latach obserwowany jest wzrost ilości przetwarzanych informacji. Szacuje się, że przyrost przetwarzanych informacji corocznie wynosi kilkadziesiąt procent, ukazuje to rys. 1. Rys. 1. Ilości przetwarzanych informacji w przedsiębiorstwie Żródło: J. Żywiołek, E. Staniewska, Informacje i marketing w działalności organizacji, Wyd. ATH w Bielsku-Białej Przyrost ilości informacji, jak wynika z rys. 1, oraz komupteryzacja i zastosowanie internetu to główne elementy stanowiące podstawę do opracowania dokumentu elektronicznego. Powstało wiele defincji dokumentu elektronicznego. Odnoszą się one do struktury dokumentu, nośnika i jego zawartości (Żywiołek, Staniewska, 2013, s ). 276

3 Zastosowanie e-podpisu w autoryzacji dokumentów w Wojskowych Zgodnie z definicją dokument ektroniczny w ujęciu informatycznym to postać pliku tekstowego, graficznego, muzycznego, filmowego lub mieszanego będącego wynikiem pracy z danym programem komputerowym, dający się zapisać, a następnie odczytać. W ujęciu ustawy z 2005 roku dokument elektroniczny to stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych. 2. System Informatyczny w SZ RP Używanym obecnie systemem informatycznym wspomagania gospodarowaniem środkami bojowymi w Siłach Zbrojnych RP jest LOGIS-ZSB. Jego podmiotem są środki bojowe (śb), czyli: amunicja rakiety środki minersko-zaporowe środki obrony przeciwchemicznej środki Marynarki Wojennej oraz lotnicze do rażenia przeciwnika na polu walki lub środki przeciwdziałające takiemu działaniu. Wykaz środków bojowych objętych systemem jest zawarty w bazie indeksowo- -kodowej. Przedmiotem komputerowego wspomagania są następujące zadania: ewidencja stanów i obrotów środków bojowych ewidencja należności zapasów wojennych i użytku bieżącego typowanie środków bojowych do zużycia planowanie zaopatrywania i rotacji środków bojowych bieżące udostępnianie zainteresowanym użytkownikom informacji analitycznych i przekrojowych przekazywanie do systemu kierowania mobilizacją i systemów dowodzenia czasu W danych o stanie zapasów środków bojowych sprawozdawczość. System ten składa się z trzech podsystemów: podsystemu szczebla centralnego, podsystemu szczebla regionalnego (RBLog) oraz podsystemu szczebla oddziału gospodarczego (WOG). Podsystem oddziału gospodarczego jest jedynym szczeblem, na którym powstają dokumenty źródłowe i jedynym, na którym są one przechowywane. Dokumenty źródłowe to określonego wzoru formularze, w których zapisano dane o zdarzeniu w miejscu jego zaistnienia. Dokumenty źródłowe mogą opisywać dwa rodzaje obrotów: wewnętrzny, zewnętrzny. 277

4 K. Rzadkowska, T. Waśniewski, P. Ślaski Obrót wewnętrzny to obrót środkami bojowymi w obrębie jednego oddziału gospodarczego. Obrót zewnętrzny to obrót środkami bojowymi między dwoma odrębnymi oddziałami gospodarczymi. Obroty wewnętrzne mogą zachodzić w układzie: magazyn WOG pododdział pododdział magazyn WOG pododdział pododdział (bez obrotu przez magazyn WOG). W dwóch pierwszych wypadkach dokumenty należy wykonać w 3 egzemplarzach z przeznaczeniem dla: egz. nr 1 dla osoby odpowiedzialnej za gospodarowanie śb w WOG egz. nr 2 dla Ośrodka Przetwarzania Informacji (OPI) egz. nr 3 dla pododdziału WOG. W trzecim przypadku dokument należy wykonać w 4 egzemplarzach z przeznaczeniem: egz. nr 1 dla osoby odpowiedzialnej za gospodarowanie śb w WOG egz. nr 2 dla OPI egz. nr 3 dla pododdziału WOG wydającego materiał egz. nr 4 dla pododdziału WOG przyjmującego materiał. Jednostki przydzielone na zaopatrzenie do danego WOG należy traktować tak, jak pododdział WOG. Obroty zewnętrzne mogą zachodzić wówczas, gdy: 1. WOG-i należą do jednej RBLog, 2. WOG-i nie należą do jednej RBLog. W pierwszym przypadku należy wykonać dokument w 3 egzemplarzach z przeznaczeniem dla: egz. nr 1 dla WOG wydającego materiał egz. nr 2 dla OPI egz. nr 3 dla WOG przyjmującego materiał. W drugim układzie należy wykonać dokument w 4 egzemplarzach z przeznaczeniem dla: egz. nr 1 dla WOG wydającego materiał egz. nr 2 dla OPI WOW, w skład którego wchodzi WOG wydający egz. nr 3 dla WOG przyjmującego materiał egz. nr 4 dla OPI RBLog, w skład którego wchodzi WOG przyjmujący. Jednym z najczęściej używanych dokumentów jest WZS-20 Zapotrzebowanie protokół zużycia. Jest to dokument, który spełnia następujące funkcje: aktualizuje kartotekę stanową dzięki odjęciu (rozchodowaniu) środków zużytych w procesie szkolenia oraz dodaniu (zaprzychodowaniu) pozostałych elementów po zużytym środku (np. łuski); 278

5 Zastosowanie e-podpisu w autoryzacji dokumentów w Wojskowych jest sprawozdaniem z poprawności działania środków wykorzystanych w procesie szkolenia; jest sprawozdaniem, które umożliwia analizę wyników i kosztów szkolenia oraz pozwala na planowanie zabezpieczenia materiałowego procesu szkolenia w kolejnych okresach. Dokumenty te są wciąż wypełniane ręcznie, a tylko w części drukowane. Po zakończeniu każdych zajęć amunicyjny ma obowiązek dokładnego rozliczenia zużytych środków, a następnie przekazania informacji do magazyniera. Ewidencja prowadzona jest ręcznie. Prawidłowe prowadzenie gospodarki środkami bojowymi, ocena stopnia zabezpieczenia wojsk, określenie potrzeb procesu szkolenia wymagają określenia ilości śb potrzebnych do utrzymania odpowiedniego stanu gotowości bojowej wojsk (zwanej normatywem) oraz ilości niezbędnej w procesie szkolenia (zwanej limitem). Normatyw jest wielkością powiązaną z ilością sprzętu oraz ilością śb przypadających na jednostkę sprzętu oraz norm urzutowania zapasów dla poszczególnych szczebli organizacyjnych. Zgodnie z instrukcją, w systemie LOGIS-ZSB prowadzone są kartoteki: należności jednorazowo podczas założenia konta jednostki. W dalszej eksploatacji jest ona aktualizowana poprzez dodawanie lub odjęcie odpowiedniej wielkości dla danego indeksu; limitów każdorazowo na początku roku kalendarzowego po rozdziale odpowiednich środków bojowych przez dysponentów limitu. Może ona być aktualizowana w ciągu roku przez dysponentów limitów 1. Analizując współpracę jednostki wojskowej z Wojskowym Oddziałem Gospodarczym, można przedstawić ją w następujący sposób: jednostki składają zapotrzebowanie drogą elektroniczną (najczęściej z wykorzystaniem systemu Arcus) do określonego Wojskowego Oddziału Gospodarczego. Poprzez zatwierdzenie oraz przekazanie właściwym podwładnym zapotrzebowania drogą elektroniczną, informacja trafia do szefa służby. Szef danej służby wystawia asygnatę (w kilku egzemplarzach), na podstawie której osoba składająca zapotrzebowanie pobiera np. środki bojowe. Następnie ewidencjonowane jest wydanie i pobranie, a asygnata zwrotna dostarczana jest do WOG przez kuriera z grupy zabezpieczenia, który przyjeżdża dwukrotnie w ciągu tygodnia ze wszystkimi zebranymi dokumentami. Asygnata zwrotna wraca do osoby zajmującej się ewidencją ilościowo-wartościową, która odpowiednio obciąża daną jednostkę kosztem finansowym. Księgowość ewidencjonuje cały sprzęt wojskowy danej jednostki, określając jej wartość. Jednostka dostaje od swojego przełożonego przydzielone limity. JW przesyłają wartość śb, jakie mają być zabezpieczane na dany rok. 1 Instrukcja SI LOGIS-ZSB. 279

6 K. Rzadkowska, T. Waśniewski, P. Ślaski W przypadku ćwiczeń poligonowych jednostka wysyła zapotrzebowanie do WOG, na zaopatrzeniu którego się znajduje, natomiast WOG przesyła je do WOG, na terenie którego odbywać się będą ćwiczenia. Informacje te przesyłane są za pomocą systemu Arcus. Jednostka jadąc na poligon, zabiera dokumentację ze sobą i osoba odpowiedzialna za rozliczanie ma ze sobą blankiet upoważniający do pobrania określonego sprzętu wojskowego. Następnie do WOG spływają dokumenty obciążeniowe (pocztą lub są przywożone przez upoważnionego żołnierza) za dane ćwiczenia do ewidencji ilościowo-wartościowej. Zintegrowany Wieloszczeblowy System Informatyczny Resortu Obrony Narodowej funkcjonuje w WOG we Wrocławiu, który jest jednostką pilotażową. Głównym celem wdrożenia ZWSI RON w Wojskowych Oddziałach Gospodarczych, jednostkach pełniących funkcję WOG i innych jednostkach będących dysponentami środków budżetu państwa III stopnia jest: zintegrowanie autonomicznych, niezależnych ewidencji zasobów rzeczowych i usług prowadzonych przez służby logistyczne oraz pion głównego księgowego; agregacja informacji o posiadanych zasobach rzeczowych na różnych szczeblach organizacyjnych w oparciu o Jednolity Indeks Materiałowy; realizacja przebiegów procesu łańcucha dostaw wraz z ich skutkami księgowymi z wykorzystaniem systemu informatycznego. Inne jednostki nie posiadają systemu informatycznego, a większość dokumentów przepływa w formie fizycznej, co zwiększa czas i koszt realizacji poszczególnych zadań. Bardzo ważnym problemem jest także fakt, iż jednostki nie posiadają sieci teleinformatycznej ze swoimi magazynami. Raz w miesiącu magazyny muszą się porównać ze swoją służbą znajdującą się w WOG. Przyjeżdżają magazynierzy ze swoimi stanami i porównują z ewidencją w WOG (książki). Każda jednostka ma przydzielone limity na dany rodzaj służb w niej występujących (środki bojowe, MPS, umundurowanie itd.). Jednakże jednostki nie mają bezpośredniego dostępu do monitorowania swoich limitów, a co najważniejsze nie mają wglądu do cen za poszczególne środki bojowe, przejechane kilometry, czy też zużyte mundury, które są im naliczane. Za wykorzystanie limitu zużycia odpowiada dysponent limitu jednostki wojskowej, instytucji wojskowej, której limit został przydzielony przez przełożonego. Brak zintegrowanej sieci informatycznej wynika z niewystarczających środków finansowych. W magazynach także brakuje infrastruktury teleinformatycznej. Prostym rozwiązaniem usprawnienia funkcjonowania jednostek i Wojskowych Oddziałów Gospodarczych jest stworzenie sieci umożliwiającej monitorowanie i zamawianie określonego sprzętu wojskowego. System taki może działać w oparciu o funkcjonowanie sklepu. Osoba zamawiająca (jednostka wojskowa) będzie miała dostęp do bazy interesujących ją zasobów oraz do informacji na temat obciążenia 280

7 Zastosowanie e-podpisu w autoryzacji dokumentów w Wojskowych finansowego w przypadku złożenia zapotrzebowania na określony sprzęt wojskowy. Do tego celu można wykorzystać program Joomla, który przeznaczony jest do łatwego tworzenia i obsługi dynamicznych witryn www. Dzięki stworzeniu właściwej aplikacji można bardzo tanio skonstruować zintegrowany system informatyczny wspomagający funkcjonowanie jednostek wojskowych. Mając dostęp do bazy danych, użytkownik (magazynier, szef służby) może wyszukać (po nazwie lub JIM Jednolity Indeks Materiałowy) interesujący go sprzęt wojskowy, zamówić go i od razu uzyskać informację o dostępności, czasie realizacji zamówienia, a także obciążeniu finansowym jednostki. W tym samym czasie informacja taka spływa do Wojskowego Oddziału Gospodarczego, który zaopatruje daną jednostkę. Po przyjęciu zamówienia do realizacji, asortyment automatycznie ściągany jest z magazynów, a stan aktualny jest na bieżąco monitorowany. W przypadku niskiego poziomu zapasów w danym magazynie system ostrzega użytkownika, by mógł je uzupełnić. Istotą tworzonego systemu byłoby zmniejszenie kosztów oraz redukcja czasu, związana np. z rozliczaniem środków bojowych. Na przykładzie strzelań wykonywanych przez daną jednostkę można przeanalizować poniższy schemat (rys. 1). Kierownik strzelania zamiast wypełniać asygnatę protokół zużycia, ma ze sobą tablet, który jest skomunikowany z magazynem środków bojowych. Ilość zużytych środków zostaje wprowadzona do systemu i automatycznie, po ich zatwierdzeniu pojawia się u magazyniera, który jest poinformowany o zakończeniu strzelań przez dany pododdział, a także o ilości zużytych środków. Żołnierz odpowiedzialny za rozliczenie się ze środków bojowych ma w systemie wyszczególnione (pod względem nazwy oraz JIM) wszystkie środki bojowe, zatem ma możliwość wybrania tych, które były użyte w danym strzelaniu/ćwiczeniu. Takie rozwiązanie dodatkowo pozwala uniknąć pomyłek przy wpisywaniu zużytych środków, gdyż użytkownik ma je na liście, a nie musi wpisywać tego ręcznie. Dowódca jednostki ma wgląd do systemu, co pozwala mu na sprawniejsze kontrolowanie przebiegu zajęć (ich rozpoczęcia, zakończenia i rozliczania). W przypadku informacji o zakończeniu zajęć może on zaledwie kilkoma kliknięciami sprawdzić, czy dany pododdział rozliczył się z magazynem. Stałe monitorowanie sytuacji w pododdziale pozwoli uniknąć nieporozumień i zwiększy efektywność danej jednostki podczas kontroli. Następnie do magazyniera środków bojowych spływają informacje od żołnierzy rozliczających poszczególne strzelania, a ten po rozliczeniu i zatwierdzeniu faktycznego zużycia przesyła informację do Wojskowego Oddziału Gospodarczego, który w czasie rzeczywistym dysponuje informacją o zużytych środkach materiałowych ze wszystkich podległych mu jednostek i magazynów. Dzięki zastosowaniu podpisu elektronicznego zbędne staje się drukowanie i przewożenie asygnat, które wbrew pozorom generują wysokie koszty. Wojskowy Oddział Gospodarczy na bieżąco 281

8 K. Rzadkowska, T. Waśniewski, P. Ślaski monitoruje stany magazynów, co pozwala na składanie zamówień do Regionalnej Bazy Logistycznej z odpowiednim wyprzedzeniem (rys. 2). Rys. 2. Symulacyjny schemat funkcjonowania Zintegrowanego Systemu Informatycznego na szczeblu Jednostki Wojskowej i Wojskowego Oddziału Gospodarczego Źródło: Opracowanie własne Rozwiązanie takie spowoduje przede wszystkim skrócenie czasu obiegu dokumentów, redukcję kosztów związanych z dowozem, a także pozwoli zniwelować pomyłki. Obecnie na terenie WOG-ów działają grupy zabezpieczenia, które m.in. zbierają dokumenty z jednostek im przydzielonych, a następnie kurierzy z tych 282

9 Zastosowanie e-podpisu w autoryzacji dokumentów w Wojskowych grup dostarczają je do WOG-u. Grupa Zabezpieczenia jest komórką wewnętrzną Wojskowego Oddziału Gospodarczego bezpośrednio podporządkowaną Komendantowi, właściwą w zakresie zabezpieczenia materiałowego i technicznego jednostek i instytucji wojskowych stacjonujących w garnizonach znajdujących się w rejonie odpowiedzialności WOG. Do najważniejszych zadań grup zabezpieczenia zalicza się: wykonywanie zadań w zakresie realizacji zabezpieczenia materiałowego i technicznego jednostek i instytucji wojskowych garnizonu; prowadzenie gospodarki magazynowej zgodnie z zasadami określonymi w odrębnych przepisach branżowych; żywienie uprawnionej kadry i pracowników wojska w warunkach stacjonarnych w oparciu o posiadaną bazę stołówkowo-kuchenną; prowadzenie przeglądów bieżących i utrzymywanie w stanie stałej sprawności technicznej administrowanych obiektów budowlanych; przechowywanie oraz bieżące prowadzenie dokumentacji technicznej i eksploatacyjnej dotyczących administrowanych nieruchomości 2. Dla analizowanego przykładu (rys. 3) przyjęto sześć grup zabezpieczenia, które dostarczają asygnaty dwa razy w tygodniu. Kilometry podane na schemacie obrazują drogę z jednostki do WOG-u i z powrotem (jeden pełny kurs). W Grupach Zabezpieczenia, w zależności od specyfiki głównej JW stacjonującej na tym terenie, znajdują się odpowiednie magazyny, które są niezbędne do zabezpieczenia codziennych potrzeb danej JW. Kurierami wchodzącymi w skład danej GZ mogą być referenci, kierowcy itp. Zgodnie z ideą i zamysłem przełożonych (zostało to po części określone w instrukcji kontroli i obiegu dokumentów) dwa razy w tygodniu (choć z życia wynika, że jest to trzy razy w zależności od potrzeb) mają przywozić zapotrzebowania, zrealizowane asygnaty itp., które JW na danym terenie dostarczyła do Kierownika Grupy Zabezpieczenia. Następnie po przyjeździe do Komendy WOG przekazuje je do poszczególnych służb, a zabiera nowe bądź też te, które zostały zarejestrowane w służbach i do którch wytworzone zostały dokumenty ilościowo-wartościowe. Zawozi je do Kierownika GZ, a tam są odbierane przez upoważnionych żołnierzy JW. Przyjmując, że kurierzy jeżdżą do WOG dwa razy w tygodniu, a cena za jeden przejechany kilometr wynosi 1,16 zł, dodatkowo opłata za czas pracy kierowcy wynosi 27 zł/h. Można zatem dokonać kilku prostych obliczeń kosztowych (tabela 1). 2 Materiały pozyskane z 26 WOG w Zegrzu. 283

10 K. Rzadkowska, T. Waśniewski, P. Ślaski Rys. 3. Schemat działalności kurierów z grup zabezpieczenia dla przykładowego WOG Źródło: Opracowanie własne na podstawie materiałów pozyskanych w 26 WOG 284

11 Zastosowanie e-podpisu w autoryzacji dokumentów w Wojskowych Tabela 1 Analiza finansowa funkcjonowania kurierów z grup zabezpieczenia Źródło: Opracowanie własne Z powyższych danych wynika, iż w zależności od odległości grup zabezpieczenia od Wojskowego Oddziału Gospodarczego, roczne koszty transportu wynoszą od ponad 6,5 tys. zł do prawie 30 tys. zł. Dodatkowo w wyliczeniach nie uwzględniono kosztów związanych z przemieszczaniem się kurierów w obrębie swojej grupy zabezpieczenia, co mogłoby podwoić kwotę. Roczne koszty ponoszone przez WOG wynoszą zatem średnio ok zł. Do tych kosztów należy także doliczyć te, które bezpośrednio wiążą się z drukowaniem asygnat (tabela 2). Każda asygnata drukowana jest w co najmniej trzech egzemplarzach, a zatem wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów z zastosowaniem podpisu elektronicznego znacznie obniżyłoby koszty związane ze współpracą WOG i jednostek wojskowych. 285

12 K. Rzadkowska, T. Waśniewski, P. Ślaski Tabela 2 Koszty związane z przewozem asygnat WOG Oznaczenia Wartości średnie Liczba asygnat przewożonych w ciągu miesiąca n Liczba asygnat przewożonych w ciągu roku 12*n Liczba ryz papieru potrzebnych do wydrukowania asygnat 12n*3/500 34,56-57,6 Cena za wykorzystane ryzy papieru (1 ryza 13 zł) 12n*3/500*13 449,28-748,8 Cena za wykorzystanie tonerów do drukarek (1 toner na 600 stron) 1 toner 12n*3/600* zł Razem [zł] 5345, ,8 Źródło: Opracowanie własne Z tabeli 2 wynika, iż roczne koszty zużytego papieru wahają się w Wojskowych Oddziałach Gospodarczych w granicach zł. Stosunkowo kwoty te nie wydają się znaczne, jednak doliczając koszty związane z ich wydrukiem ( zł), znacząco powiększa to kwotę wydatków związanych z produkowaniem asygnat (ok zł). Należy także zaznaczyć, że są to wyłącznie koszty zużytego papieru i tuszu. Do tego dochodzą straty tuszu na przygotowanie drukarki przed rozpoczęciem pracy oraz zużywanie się drukarek. Średnie roczne koszty związane tylko z drukowaniem i dowożeniem asygnat z pewnością przekraczają zatem 110 tys. zł. 3. Podpis elektroniczny Podpis elektroniczny to ogólna nazwa różnych technik potwierdzania autentyczności dokumentu i tożsamości jego nadawcy przy wymianie informacji drogą elektroniczną. Podpis elektroniczny musi spełnić te same warunki co podpis zwykły, tzn. powinien być trudny lub niemożliwy do podrobienia, stwarzać możliwość weryfikacji i trwale łączyć się z dokumentem. Praktyczne formy podpisów cyfrowych stały się dostępne dzięki rozwojowi kryptografii z kluczem publicznym i polegają na dołączeniu do dokumentu skrótu, zaszyfrowanego kluczem prywatnym strony podpisującej 3. Podpis elektroniczny to narzędzie identyfikujące uczestników wymiany dokumentów elektronicznych oraz służące przyjęciu odpowiedzialności za ich treść. Bezpieczny podpis elektroniczny zwykle jest składany za pomocą specjalnej karty procesorowej lub tokena USB oraz oprogramowania służącego do składania podpisu elektronicznego. Bezpieczny podpis elektroniczny jest równoważny pod 3 ( ). 286

13 Zastosowanie e-podpisu w autoryzacji dokumentów w Wojskowych względem skutków prawnych z podpisem własnoręcznym. Bezpieczny podpis elektroniczny może być obecnie stosowany m.in.: do elektronicznego podpisywania umów i dokumentów w obrocie handlowym i cywilnoprawnym; w korespondencji z urzędami oraz do podpisywania pism i decyzji administracyjnych przez urzędy; do podpisywania faktur elektronicznych; do rejestrowania działalności gospodarczej (CEIDG); do składania deklaracji celnych i podatkowych; do zgłoszeń ubezpieczenia społecznego (również system PUE ZUS); do podpisywania wniosków do Krajowego Rejestru Sądowego; do podpisywania raportów dla Generalnego Inspektora Informacji Finansowej; w korespondencji z Generalnym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych; do podpisywania dokumentacji medycznej. Zestawy do składania bezpiecznego podpisu elektronicznego można kupić w pięciu firmach (tzw. kwalifikowanych podmiotach świadczących usługi certyfikacyjne w zakresie podpisu elektronicznego). Przedsiębiorstwa te są wpisane do rejestru Ministra Gospodarki ( Nadzór nad świadczeniem usług związanych z podpisem elektronicznym w rozumieniu ustawy o podpisie elektronicznym należy zgodnie z art. 9 ust. 2 pkt 5 ustawy o działach administracji rządowej do kompetencji Ministra Gospodarki. Zakres i formy nadzoru określa ustawa o podpisie elektronicznym (rys. 4). Rys. 4. Schemat użycia e-podpisu Źródło: Opracowanie własne 287

14 K. Rzadkowska, T. Waśniewski, P. Ślaski Przyjmując, że dla danego WOG liczba użytkowników, którym podpis elektroniczny jest niezbędny, wynosi ok. 20 (dowódcy grup zabezpieczenia, szefowie służb itp.), można dokonać prostych kalkulacji (tabela 3) związanych z kosztem jego wprowadzenia. Szacunkowa cena za 2 lata Szacunkowe koszty wprowadzenia podpisu elektronicznego w WOG Szacunkowa cena za 2 lata przy odnawianiu certyfikatu Szacunkowa liczba użytkowników e-podpisu Tabela 3 Koszt za użytkowanie e-podpisu przez okres 4 lat zł zł szt. zł Źródło: Opracowanie własne na podstawie: Z powyższych danych wynika, iż średni roczny koszt e-podpisu dla WOG wynosi 2250 zł, a zatem jest on 50-krotnie mniejszy od kosztów drukowania i wożenia asygnat. Nawet jeśli liczba użytkowników e-podpisu wzrasta, to opłacalność tego rozwiązania nie ulega wątpliwości. Wnioski Zastosowanie nowoczesnych rozwiązań technologicznych w Siłach Zbrojnych RP jest zadaniem priorytetowym. Każda organizacja ma za zadanie przynoszenie zysków, a nie strat. Stosowanie przestarzałych metod papierowych oraz używanie kurierów do przekazywania faktur i dokumentów do szczebla nadrzędnego generuje dodatkowe bardzo wysokie koszty. Ponadto wyszukiwanie potrzebnych dokumentów jest wielokrotnie trudniejsze niż przeszukiwanie tych samych w wersji zdigitalizowanej. Tworzenie raportów i zestawień z dokumentów elektronicznych jest o wiele szybsze i bardziej precyzyjne. Ograniczenie dostępu osobom nieuprawnionym do tych dokumentów jest o wiele łatwiejsze, gdy są przechowywane na serwerach w postaci elektronicznej, a każda próba wglądu jest rejestrowana przez oprogramowanie zabezpieczające. Wprowadzenie narzędzi informatycznych do wspomagania procesów logistycznych w JW jest nieuniknione i wręcz potrzebne, aby SZ RP mogły być sprawnym narzędziem do działań w kraju i poza granicami. Literatura [1] Bral W., Obieg i ochrona dokumentów, Difin, Warszawa [2] ( ). 288

15 Zastosowanie e-podpisu w autoryzacji dokumentów w Wojskowych [3] [4] ( ). [5] Łunarski J., Systemy zarządzania bezpieczeństwem w przedsiębiorstwie, Oficyna Wydawnicza Politechniki Rzeszowskiej, Rzeszów [6] Żywiołek J., Staniewska E., Informacje i marketing w działalności organizacji, Wyd. ATH w Bielsku-Białej, Bielsko-Biała [7] [8] Instrukcja SI LOGIS-ZSB. THE USE OF E-SIGNATURE IN AUTHORIZATION OF DOCUMENTS IN MILI- TARY ECONOMIC UNITS Abstract. The article is devoted to use of electronic signature w organizational units in Polish Armed Forces. It shows what financial and organizational problems Military Economic Units have, while using paper methods in exchanging documents. Keywords: e-signature, electronic workflow, Military Economic Units. 289

16