PROCEDURA OBIEGU INFORMACJI W SYSTEMIE ZARZĄDZANIA MAJĄTKIEM UNIWERSYTETU GDAŃSKIEGO

Transkrypt

1 Załącznik do Zarządzenia Kanclerza nr 5/K/15 PROCEDURA OBIEGU INFORMACJI W SYSTEMIE ZARZĄDZANIA MAJĄTKIEM UNIWERSYTETU GDAŃSKIEGO wdrożonego modelu zarządzania majątkiem realizowanego w ramach Projektu Wdrożenie nowoczesnych modeli zarządzania jakością w Uniwersytecie Gdańskim (MODEL_UG) Nr umowy: UDA-POKL /

2 PROCEDURA OBIEGU INFORMACJI 1 Cel procedury Procedura obiegu informacji wewnętrznego systemu informatycznego Zarządzanie Majątkiem w Uniwersytecie Gdańskim określa sposoby realizacji danego działania. Procedura reguluje postępowanie w poszczególnych obszarach funkcjonalności Systemu, co ułatwi zarządzania nieruchomościami zainteresowanym jednostkom organizacyjnym struktury organizacyjnej i pozwoli na otrzymanie spójnej informacji umożliwiającej tworzenie raportów różnego typu. 1 Informacje ogólne 1. System Zarządzania Majątkiem Uniwersytetu Gdańskiego, zwany dalej Systemem lub Systemem Nieruchomości, obejmuje: 1) prowadzenie ewidencji danych o gruntach, umożliwiającej dostęp do wszystkich istotnych dla tego obszaru informacji; 2) prowadzenie ewidencji danych o budynkach i pomieszczeniach, umożliwiającej uzyskanie informacji w różnych kategoriach wyszukiwania; 3) generowanie elektronicznej książki obiektu oraz elektronicznej książki eksploatacyjnej, umożliwiające kontrolowanie terminowości realizowanych przeglądów i ułatwiającej opracowywanie planów remontów; 4) prowadzenie ewidencji kosztów utrzymania obiektów dające możliwość tworzenia raportów i prognoz; 5) prowadzenie ewidencji przychodów z wynajmów w obiektach dające możliwość tworzenia raportów i prognoz; 6) prowadzenie rejestru długo i krótkoterminowych wynajmów pomieszczeń i powierzchni, powinien umożliwić nadzór i monitorowanie wynajmowanych pomieszczeń w obiektach UG; 7) prowadzenie ewidencji danych dotyczących stacji transformatorowych oraz liczników i podliczników, umożliwiającej wykonywanie analiz i bieżącą kontrolę zużyć dla poszczególnych mediów. 2. Słownik pojęć: 1) Obiekt element ewidencjonowany w Systemie taki jak grunt, działka, budynek, pomieszczenie, teren zewnętrzny, licznik itd. 2) System, System Nieruchomości System Zarządzania Majątkiem UG. 3. Dane w Systemie wprowadzane są w szczególności przez Centrum Inwestycji i Remontów, Dział Administracji i Transportu, Dział Studenckich Spraw Socjalnych, Dział Pracowniczych Spraw Socjalno-Bytowych, Ośrodek Konferencyjno-Szkoleniowy w Leźnie, Biuro Zarządzania Nieruchomościami

3 4. Do korzystania z danych ewidencjonowanych w Systemie Nieruchomości poza jednostkami wymienionymi w ust. 3 upoważnieni są również: Dział Kontrolingu, Dział Gospodarowania Rzeczowymi Składnikami Majątku. 5. Za terminowe wprowadzanie danych do Systemu odpowiada kierownik danej jednostki organizacyjnej. 6. Wyznaczeni przez kierownika danej jednostki organizacyjnej pracownicy analizują dane i przygotowują wymagane przez kierownika raporty w określonym przez niego terminie. 7. Wprowadzenie danych w Systemie dokonują wyznaczeni pracownicy danej jednostki organizacyjnej niezwłocznie po zaistnieniu zdarzenia, powodującego konieczność ich aktualizacji. 3 Obsługa obszaru gruntów 1. Za ewidencję danych dotyczących obszaru gruntów odpowiada Biuro Zarządzania Nieruchomościami. 2. Biuro Zarządzania Nieruchomościami prowadzi ewidencję danych dotyczących obszaru gruntów w Systemie w szczególności poprzez: 1) prowadzenie, bieżącą weryfikację i aktualizację elektronicznego rejestru gruntów i działek; 2) gromadzenie w wersji elektronicznej dokumentów związanych z gruntami i działkami. 3. Biuro Zarządzania Nieruchomościami bezpośrednio współpracuje z osobą upoważnioną w administracji budynku w przypadku konieczności określenia obrębu gruntu i wskazania działek gruntu na potrzeby wprowadzenia do ewidencji nowego budynku. 4 Obsługa obszaru budynków i pomieszczeń 1. Za obsługę obszaru budynków i pomieszczeń odpowiadają: 1) Biuro Zarządzania Nieruchomościami w zakresie wszystkich obiektów; 2) Dział Studenckich Spraw Socjalnych lub osoba upoważniona w administracji budynku w Zespole Domów Studenckich w zakresie Domów Studenckich; 3) Dział Pracowniczych Spraw Socjalno-Bytowych w zakresie Hoteli Asystenckich i Ośrodka Wypoczynkowego w Łączynie; 4) Ośrodek Konferencyjno-Szkoleniowy w zakresie obiektów w Leźnie; 5) Dział Administracji i Transportu lub osoba upoważniona w administracji budynku w Zespole Obiektów w zakresie pozostałych obiektów, w tym Studenckiej Bazy Socjalnej w Helu. 2. Jednostki wymienione w ust. 1 prowadzą w Systemie Nieruchomości ewidencję danych dotyczących budynków i pomieszczeń, realizowaną w szczególności poprzez: 1) przypisanie budynku do gruntu w oparciu o dokumenty potwierdzone przez Biuro Zarządzania Nieruchomościami; - 3 -

4 2) wprowadzenie do Systemu na podstawie dokumentów potwierdzających przyjęcie do ewidencji majątku UG oraz dokumentacji technicznej podstawowych oraz szczegółowych danych nowych budynków; 3) uzupełnianie i aktualizacja danych w zakresie terenów zewnętrznych przy budynkach; 4) uzupełnianie informacji dotyczących instalacji technicznych; 5) gromadzenie elektronicznej wersji istotnych dokumentów związanych z budynkami i pomieszczeniami; 6) aktualizację w Systemie na podstawie posiadanych dokumentów, informacji o budynku i pomieszczeniach w przypadku zmian będących następstwem pracy budowlanej w obiekcie (np. remont, modernizacja). 3. Prowadzenie elektronicznej wersji książki eksploatacyjnej, uzupełnianej na bieżąco w zakresie technicznej eksploatacji budynku, w szczególności w zakresie: 1) odnotowywania terminów przeprowadzonych kontroli i przeglądów eksploatacyjnych wynikających z przepisów prawa budowlanego i innych aktów prawnych; 2) odnotowanie w Systemie zaleceń pokontrolnych jako wytycznych do wykonania modernizacji lub remontu; 3) wpis do Systemu informacji o protokołach potwierdzających wykonanie modernizacji lub remontu oraz załączenie zeskanowanych wersji dokumentów; 4) odnotowywanie zgłoszeń koniecznych napraw bieżących, konserwacji, usterek, awarii, planowanych modernizacji itp. 4. Właściwe jednostki organizacyjne zobowiązane są do bieżącej aktualizacji parametrów budynków i pomieszczeń powodujących zmiany np.: przeznaczenie budynku lub pomieszczenia, jednostka organizacyjna użytkująca budynek lub pomieszczenie, wyposażenie techniczne podnoszące walory użytkowe budynku i pomieszczenia. 5 Obsługa obszaru rejestrowania kosztów 1. Za rejestrowanie w Systemie Nieruchomości wydatków stanowiących koszty utrzymania nieruchomości ponoszonych przez administrację centralną UG odpowiadają odpowiednio: 1) Dział Studenckich Spraw Socjalnych w zakresie Domów Studenckich; 2) Dział Pracowniczych Spraw Socjalno-Bytowych w zakresie podległych budynków; 3) Ośrodek Konferencyjno-Szkoleniowy w zakresie obiektów w Leźnie; 4) Dział Administracji i Transportu - w zakresie pozostałych obiektów. 2. Wyznaczone jednostki organizacyjne zobowiązane są w szczególności do bieżącego rejestrowania w Systemie informacji o kosztach obiektów na podstawie otrzymywanych dokumentów zakupu

5 6 Obsługa obszaru rejestrowania przychodów 1. Za rejestrowanie w Systemie Nieruchomości przychodów uzyskiwanych z wynajmów powierzchni obiektów odpowiadają odpowiednio: 1) Biuro Zarządzania Nieruchomościami w zakresie wszystkich obiektów; 2) Dział Studenckich Spraw Socjalnych lub osoba upoważniona w administracji budynku w Zespole Domów Studenckich w zakresie Domów Studenckich; 3) Dział Pracowniczych Spraw Socjalno-Bytowych w zakresie Hoteli Asystenckich i Ośrodka Wypoczynkowego w Łączynie; 4) Ośrodek Konferencyjno-Szkoleniowy w zakresie obiektów w Leźnie; 5) Dział Administracji i Transportu lub osoba upoważniona w administracji budynku w Zespole Obiektów w zakresie pozostałych obiektów. 2. Wyznaczeni pracownicy jednostek zarządzających obiektami są zobowiązani do rejestracji przychodu obiektu poprzez zaewidencjonowanie w systemie dokumentu potwierdzającego zaistnienie zdarzenia. 7 Obsługa obszaru rezerwacji długo i krótkoterminowych 1. Za obsługę wynajmów długoterminowych odpowiada odpowiednio: 1) Ośrodek Konferencyjno-Szkoleniowy obiekt w Leźnie, 2) Biuro Zarządzania Nieruchomościami pozostałe obiekty. 2. Prowadzenie rejestru wynajmów długoterminowych obiektów powinno nastąpić na podstawie obowiązujących w tym zakresie przepisów wewnętrznych UG. 3. Za rezerwację wynajmu krótkoterminowego obiektu odpowiada: 1) Dział Studenckich Spraw Socjalnych lub osoba upoważniona w administracji budynku w Zespole Domów Studenckich w zakresie Domów Studenckich; 2) Dział Pracowniczych Spraw Socjalno-Bytowych w zakresie Hoteli Asystenckich i Ośrodka Wypoczynkowego w Łączynie; 3) Ośrodek Konferencyjno-Szkoleniowy w zakresie obiektów w Leźnie; 4) Dział Administracji i Transportu lub osoba upoważniona w administracji budynku w Zespole Obiektów w zakresie pozostałych obiektów. 4. Prowadzenie rejestru rezerwacji i wynajmów krótkoterminowych obiektów, w tym: 1) rezerwacji pomieszczenia, powierzchni lub terenu zewnętrznego; 2) rezerwacji miejsca noclegowego; powinno nastąpić na podstawie obowiązujących w tym zakresie przepisów wewnętrznych UG

6 8 Obszar liczników mediów 1. Za obsługę w Systemie Nieruchomości obszaru liczników i podliczników mediów odpowiedzialne jest Centrum Inwestycji i Remontów oraz osoby upoważnione w administracji budynków. 2. Centrum Inwestycji i Remontów zobowiązane jest w szczególności do: 1) prowadzenia i aktualizacji ewidencji stacji transformatorowych, zawierającej także dane techniczne, informację o remontach, przeglądach i innych modernizacjach tych stacji; 2) prowadzenia i aktualizacji ewidencji liczników uwzględniającej zależności licznikowe dla wszystkich rodzajów mediów (prowadzenie schematu połączeń licznikowych); 3) aktualizacja informacji dotyczących legalizacji i wymiany liczników i podliczników. 3. Centrum Inwestycji i Remontów weryfikuje i nadzoruje dane dotyczące podliczników wprowadzane przez osoby upoważnione w administracji budynków. 4. Wyznaczeni pracownicy Centrum Inwestycji i Remontów zobowiązani są do wprowadzania stanów liczników głównych na podstawie otrzymanych faktur od dostawców mediów w terminie 14 dni od daty wpływu faktury do UG. 5. Osoby upoważnione w administracjach budynków zobowiązane są do wprowadzania do piątego dnia każdego miesiąca aktualnych stanów podliczników znajdujących się w podległych im budynkach. Odczyt licznika winien być wykonany pierwszego dnia roboczego danego miesiąca