ELEKTRONICZNA WYMIANA DANYCH (EDI) W LOGISTYCE

Transkrypt

1 Systemy Logistyczne Wojsk nr 40/2014 ELEKTRONICZNA WYMIANA DANYCH (EDI) W LOGISTYCE Waldemar IZDEBSKI Piotr KRYŚ Wydział Zarządzania Politechnika Warszawska Streszczenie. W artykule dokonano analizy literaturowej, której celem było przedstawienie zasad funkcjonowania i skuteczności zastosowania systemu elektronicznej wymiany danych (ang. Electronic Data Interchange, w skrócie EDI) w logistyce i zarządzaniu łańcuchem dostaw. Rozważono historię i sposób działania oraz główne wady i zalety systemów EDI. Słowa kluczowe: logistyka, łańcuch dostaw, EDI, elektroniczna wymiana danych. Wprowadzenie Zarządzanie łańcuchem dostaw pozwala na analizowanie i zarządzanie całą siecią powiązań między dostawcą i jego odbiorcami ostatecznymi w sposób prowadzący do osiągania najlepszych wyników w całym systemie. Odpowiednie zarządzanie łańcuchem dostaw ma ogromny wpływ na konkurencyjność przedsiębiorstw, dlatego też bardzo ważne jest prawidłowe zrozumienie i stosowanie odpowiednych strategii oraz wspomagających strategie rozwiązań technicznych prowadzących do dostosowania działalności do zwiększających się wymagań rynku. W artykule omówiono technologię elektronicznej wymiany danych (ang. Electronic Data Interchange) oraz dokonano analizy zalet i wad tej technologii. W literaturze i biznesie określa się ją zazwyczaj skrótem EDI, a jej zadaniem jest przede wszystkim zapobieganie opóźnieniom i błędom w przepływie strumienia informacji towarzyszącym przepływowi

2 W. Izdebski, P. Kryś towarów w łańcuchu dostaw. EDI jest uważana za bardzo ważną technologię w zarządzaniu łańcuchem dostaw, stanowi także jeden z najważniejszych elementów wspomagających w wielu nowoczesnych strategiach zarządzania łańcuchem dostaw, w tym w strategii Efektywnej Obsługi Klienta (ang. Effective Customer Responce, w skrócie ECR). 1. Historia EDI Pierwszy raz idea EDI zrodziła się w drugiej połowie lat 60. XX wieku. Duże firmy ze Stanów Zjednoczonych zajmujące się handlem oraz transportem uznały, że szybkość przesyłania i przetwarzania informacji ma kluczowe znaczenie dla podniesienia poziomu konkurencyjności oferowanych usług. W odpowiedzi na stale rosnące zapotrzebowanie na metody przetwarzania informacji, w 1968 roku Ed Gilbert razem z grupą współpracowników powołał do istnienia Komitet Koordynacji Danych Transportowych (Transportation Data Coordinating Committee, w skrócie TDCC), którego celem było utworzenie standardu wymiany informacji biznesowej. Komitet ten określił standardy tworzonych informacji, formaty przesyłanych wiadomości, kody i protokoły komunikacji wspomagające elektroniczną wymianę danych między komputerami. W roku 1975 TDCC opublikował pierwszą dokumentację dla transportu kolejowego, opisującą opracowane standardy, co spowodowało wzrost zainteresowania standardami w innych gałęziach przemysłu. Głównymi odbiorcami tego standardu były przemysły: transportowy oraz żywnościowy 1. Wiele dużych firm zaczęło wdrażać, wspólnie ze swoimi partnerami, elektroniczne systemy wymiany danych, co dzięki ich szybkości i precyzji przekładało się na korzyści ekonomiczne. Jednakże każdy sektor rozwijał własne standardy dostosowane do konkretnych potrzeb, które nie pozwalały na wymianę informacji pomiędzy nimi. Było to błędne postępowanie, ponieważ ze względu na całościową naturę gospodarki bardzo często zachodzi konieczność wymiany dokumentów pomiędzy jej różnymi sektorami. Dlatego też w 1979 roku Amerykański Narodowy Instytut Standaryzacji (ang. American National Standards Institute, w skrócie ANSI) powołał Akredytowany Komitet Standardów X12 (ang. Accredited Standards Committee X12), w którego skład weszli przedstawiciele rządu amerykańskiego, przemysłu transportowego i producenci komputerów. Przygotowali oni nowy standard elektronicznej wymiany danych, nazwany ANSI X.12. Przygotowany przez nich standard rozwiązywał istniejące wówczas problemy, jednakże nadal nie istniały ustandaryzowane struktury typów wiadomości dla wszystkich partnerów w łańcuchu dostaw. 1 J. Długosz i inni, Nowoczesne technologie w logistyce, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa 2009, s

3 Elektroniczna wymiana danych (EDI) w logistyce W Europie systemy EDI zaczęto stosować w latach 80. W wielkiej Brytanii w 1982 roku wprowadzono standard TRADACOMS. Następnie powstawały projekty, takie jak: ODETTE dla przemysłu motoryzacyjnego, EDIFICE elektronicznego, CEFIC chemicznego 2. W wyniku stosowania bardzo wielu różnych standardów wymiany danych, utrudniającego prawidłowe ich przekazywanie między przedsiębiorstwami, doszło do utworzenia grupy roboczej United Nations Join Electronic Data Interchange (UN-JEDI), skupiającej amerykańskich i europejskich ekspertów. Wynikiem ich pracy był opracowany pod auspicjami ONZ standard United Nations Electronic Data Intechange for Administrations, Commence and Transport (UN/ EDIFACT). Zasady jego składni zawarte są w normie ISO Do koordynowania prac związanych z rozwojem i wdrażaniem standardu EDIFACT powołano trzech regionalnych koordynatorów ONZ. Mieli oni swoje siedziby w Europie Zachodniej, Europie Wschodniej i Ameryce Północnej. W późniejszym okresie powołano trzech nowych koordynatorów w Australii i Nowej Zelandii, Azji i Afryce. Obecnie w każdym z tych regionów działa Rada EDIFACT. Większość światowych użytkowników EDI zapowiedziała dostosowanie obecnie używanych standardów do EDIFACT-u. W wyniku tego niektóre standardy branżowe, takie jak ODETTE, stały się substandardami EDIFACT-u. Również w Ameryce Północnej, gdzie powszechnie stosowany był standard ANSI X.12, w 1992 roku podjęto decyzję o stopniowym przechodzeniu na EDIFACT 3, wiele standardów europejskich nie zapowiedziało jednak przejścia na EDIFACT. W latach 90. ubiegłego wieku postanowiono wykorzystać wszechobecny Internet do spopularyzowania EDI, proponując rozwiązania EDI Lite i Web-EDI, czy też mniej znane OBI (Open Buying on the Internet). Aktualnie stosowana jest także rozwijana obecnie XML/EDI. Jej celem jest doprowadzenie do prostoty i przejrzystości dokumentów przy równoczesnym zaoferowaniu wszystkim partnerom handlowym maksymalnych korzyści poprzez zakodowanie struktury dokumentu EDI w języku Extensible Markup Language (XML). 2. Definicja i funkcjonowanie EDI Według M.A. Emmelhainz, EDI jest wymianą danych między organizacjami, a ściślej między ich komputerami, w uporządkowanej i nadającej się do dalszego przetwarzania formie. Celem EDI jest wyeliminowanie wielokrotnego wprowadzania danych oraz przyspieszenie i zwiększenie dokładności przepływu informacji dzięki połączeniu odpowiednich aplikacji komputerowych w firmach uczestniczących w wym ianie 4. Według innej definicji, EDI jest elektroniczną formą wymiany 2 S. Krawczyk i inni, Logistyka. Teoria i praktyka, tom 2, Difin, Warszawa 2011, s Ibidem, s J.J. Coyle, E.J. Bardi, C.J. Langley Jr, Zarządzanie logistyczne, PWE, Warszawa 2002, s

4 W. Izdebski, P. Kryś danych/informacji między systemami informatycznymi partnerów biznesowych przy użyciu standardowych formatów i protokołów wymiany informacji. Łączy partnerów w łańcuchu dostaw m.in. w następujących obszarach: produkcja, zapasy, zamówienia, księgowość, transport, marketing, sprzedaż. Jednocześnie ogranicza czasochłonną pracę z tradycyjnymi papierowymi dokumentami oraz ułatwia dostęp do ważnych dokumentów i informacji dotyczących faktur, zamówień, płatności, planów produkcyjnych w całym łańcuchu dostaw 5. Jak widać, najważniejszą ideą EDI jest zastąpienie dokumentów papierowych ich odpowiednikami elektronicznymi, w celu usprawnienia przepływu informacji w łańcuchu dostaw. Zastosowanie EDI pozwala na wyeliminowanie tradycyjnych dokumentów papierowych i związanych z nimi problemów, takich jak koszty przygotowania papierowego dokumentu, jego przechowywania, transportu, konieczność tworzenia i obsługiwania archiwów. Zastąpienie dokumentów papierowych formą elektroniczną za pomocą EDI pozwala na uniknięcie powyższych problemów, przy zachowaniu takiej samej mocy prawnej. Pozwala to także na zwiększenie efektywności wymiany danych, ograniczenie błędów i oszczędność czasu. W systemie EDI wymiana elektronicznych dokumentów zaczyna się od wygenerowania dokumentu w systemie informatycznym firmy, następnie zaś jest on przekształcany za pomocą translatora na plik w odpowiednim standardzie. Tak przygotowany plik jest następnie przesyłany za pomocą łączy teleinformatycznych do komputera innej firmy powiązanej z nadawcą w łańcuchu dostaw. Następnie plik zostaje przekształcony, ponownie za pomocą translatora, do postaci akceptowalnej przez odbiorcę. Systemy informatyczne obydwu firm nie muszą być do siebie podobne wręcz przeciwnie, mogą być one całkowicie różne i działać w inny sposób. Jest to możliwe dzięki uniwersalnemu językowi elektronicznej wymiany danych. Ze względu na opisany sposób działania, w systemach EDI bardzo ważny jest dobór dwóch podstawowych elementów oprogramowania translacyjnego oraz kanału komunikacyjnego. Oprogramowanie translacyjne jest częścią EDI umożliwiającą tłumaczenie dokumentów na odpowiadające im treścią dokumenty zgodne ze standardami EDI. Pozwala ono również na odwrotną konwersję, czyli na wspomniane wyżej przełożenie dokumentów ze standardu EDI na standardy przedsiębiorstwa lub jego partnera w łańcuchu dostaw. Należy podkreślić, że każdy system EDI ma własne założenia formatu przesyłanych dokumentów, oraz że każde przedsiębiorstwo (grupa przedsiębiorstw) ma własne typy danych, logikę biznesową czy wewnętrzny przepływ informacji. [...] złożoność środowiska obiegu informacji w danym przedsiębiorstwie 5 M. Ciesielski i in., Instrumenty zarządzania łańcuchami dostaw, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa 2009, s

5 Elektroniczna wymiana danych (EDI) w logistyce powoduje, że oprogramowanie translacyjne musi być dopasowane do danej sytuacji, a wewnętrzne systemy informatyczne przedsiębiorstwa muszą być zintegrowane z wdrażanym systemem EDI 6. Kanały komunikacyjne odpowiadają za przekazywanie wcześniej przetworzonych przez oprogramowanie translacyjne dokumentów. W chwili obecnej rozróżnia się następujące typy kanałów komunikacyjnych: bezpośrednie połączenie telekomunikacyjne, prywatne sieci internetowe oraz sieci wartości dodanej VANs (ang. Value Added Network). W nowoczesnych wariancjach EDI, np. Web-EDI lub XML/EDI, jako kanał komunikacyjny stosowany jest Internet. Systemy EDI dzielimy na cztery kategorie: wymiana danych zorientowana na informacje przesyłane są informacje takie jak katalogi cen czy dane techniczne. Przesyłane wiadomości są potrzebne przedsiębiorstwu odbierającemu do podejmowania decyzji; wymiana danych zorientowana na transakcje do wymienianych dokumentów należą faktury, zlecenia zakupu, dowody dostawy i inne; elektroniczne przesyłanie środków pieniężnych (ang. Electronic Funds Transfer, w skrócie EFT) pozwala na przelewanie pieniędzy między kontami bankowymi bez konieczności wykorzystywania tradycyjnych metod. Operacja jest wykonywana w całości za pomocą komputera. Jest to forma transakcji oferowana obecnie przez większość banków, a stosowanie finansowej EDI pozwala na całkowite wyeliminowanie konieczności wystawiania, przesyłania i realizowania czeków. To z kolei powoduje obniżenie kosztów działalności przedsiębiorstwa. System EFT eliminuje równocześnie opóźnienia w terminach płatności; interakcyjna EDI (pytanie odpowiedź) zorientowana szczególnie na usługi informatyczne i rezerwacyjne. Wykorzystywana m.in. do wykonywania rezerwacji promowych, istnieją także przykłady jej zastosowania w biznesie turystycznym. 3. Wady i zalety EDI Stosowanie EDI przynosi wiele korzyści przedsiębiorstwom współpracującym w łańcuchu dostaw. Do najważniejszych z nich zaliczamy: szybkość przesyłania dokumentów czas przesyłania dokumentów w formie elektronicznej jest bardzo krótki, co jest bardzo cenne szczególnie podczas zarządzania łańcuchem dostaw przy stosowaniu strategii minimalizacji zapasów. Szybki przepływ informacji jest obecnie kluczowy przy stosowaniu 6 J. Długosz i in., Nowoczesne technologie w logistyce, op. cit, s

6 W. Izdebski, P. Kryś nowoczesnych strategii zarządzania i dla osiągnięcia przewagi konkurencyjnej; sprawne przetwarzane dużych ilości informacji ze względu na przetwarzanie coraz większej ilości informacji wraz z rozwojem przedsiębiorstw i zwiększaniem się sieci wzajemnych zależności w łańcuchu dostaw możliwość ich sprawnego i szybkiego przetwarzania jest bardzo ważna; eliminacja błędów w tradycyjnej wymianie dokumentów ręczne wprowadzanie danych na wielu etapach przygotowywania dokumentu często prowadziło do powstawania i propagacji błędów. W przypadku EDI dane wprowadzane są tylko raz, a transfer w formie elektronicznej gwarantuje, że do każdego partnera trafią te same, niezmienione informacje; redukcja kosztów wyeliminowanie większości dokumentów papierowych i kosztów ich obsługi, automatyzacja procedur, brak konieczności wielokrotnego wprowadzania danych, zmniejszenie liczby błędów oraz zwiększenie niezawodności i szybkości przekazywania dokumentów pozwalają na bardzo wysoką redukcję kosztów. Szacuje się, że koszty obsługi pojedynczych transakcji mogą zmniejszyć się nawet o 98,6% dzięki zastosowaniu EDI 7 ; użyteczność informacji powiązana z eliminacją błędów, stosowanie systemów EDI gwarantuje, że otrzymujemy pewne, użyteczne informacje; integralność informacji użyteczność informacji oraz możliwość sprawdzania poprawności przesyłanych informacji w systemach EDI na podstawie szablonów zwiększa integralność informacji; aktualność informacji związana z szybkością przekazywania dokumentów, informacje i zlecenia są natychmiast przetwarzane przez system informatyczny. W dobrze skonfigurowanym systemie EDI proces złożenia zamówienia i otrzymania w informacji zwrotnej potwierdzenia zamówienia oraz faktury może trwać zaledwie kilkanaście sekund, pozwalając na redukcję zapasów magazynowych; spójność informacji zastosowanie standardów EDI sprawia, że informacje w ramach łańcucha dostaw są w bardzo dużym stopniu spójne, niezależnie od różnic w systemach informatycznych poszczególnych podmiotów. Wraz z bezpośrednimi korzyściami wymienionymi powyżej, istnieją także korzyści pośrednie ze stosowania EDI: poprawa jakości obsługi klienta optymalizacja zapasów magazynowych skrócenie czasu trwania transakcji poprawa konkurencyjności firmy na rynku i wzmocnienie jej pozycji. 7 J. Długosz i in., Nowoczesne technologie w logistyce, op. cit., s

7 Elektroniczna wymiana danych (EDI) w logistyce Jak widać, EDI posiada bardzo wiele zalet i jest bardzo użyteczna dla firm, które decydują się na jej wprowadzenie. Niestety, nie można równocześnie zapominać o wadach, takich jak: wysoki poziom skomplikowania komunikatów EDI; nieelastyczny format przesyłanych wiadomości; znaczna ilość standardów (pomimo dążenia do ich ujednolicenia) oraz wersji katalogów i komunikatorów; brak pełnego standardu wymiany informacji systemy EDI nie zapewniają synchronizacji danych, co oznacza, że w przypadku wprowadzenia zmian przez jednego uczestnika systemu pozostali są jedynie informowani o zmianach, co może prowadzić do powstania różnic pomiędzy teoretycznie identycznymi bazami danych różnych ogniw w łańcuchu dostaw; problemy z utrzymywaniem i aktualizowaniem standardów; wysokie koszty wdrożenia (implementacji) systemu wdrożenie EDI wymaga zakupu odpowiedniego oprogramowania, sprzętu oraz przeszkolenia personelu; długi i trudny proces wdrażania systemu; wysokie koszty utrzymania systemu; wysokie koszty przesyłania danych wykorzystywanie tradycyjnych kanałów komunikacyjnych [...] powoduje, że koszty transmisji danych są wysokie. Tylko przy dużych ilościach przesyłanych informacji te kanały komunikacyjne są opłacalne 8. Posumowanie Elektroniczna wymiana danych EDI jest rozwiązaniem sprawdzonym i skutecznym, w chwili obecnej zbliża się powoli siedemdziesięciolecie jej stosowania. Stały rozwój systemów EDI i łączenie jej z wszechobecnym Internetem pozwalają tej technologii na pozostanie równie, jeśli nie bardziej skuteczną niż w poprzednim wieku. Stosowanie EDI pozwala firmom na osiąganie przewagi konkurencyjnej oraz bardzo ułatwia, jeśli nie wręcz umożliwia, zaawansowaną współpracę między podmiotami w łańcuchu dostaw. Nie bez powodu EDI wymieniane jest jako podstawowa technologia wspomagająca dla zaawansowanych strategii współpracy w łańcuchu dostaw, takich jak Efektywna Obsługa Klienta (ang. Efficient Consumer Responce, w skrócie ECR). Literatura [1] Bozarth C.C., Handfield R.B., Introduction to operations and supply chain management, Pearson Education, Upper Saddle River, New Jersey [2] Ciesielski M. i in., Instrumenty zarządzania łańcuchami dostaw, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa J. Długosz i in., Nowoczesne technologie w logistyce, op. cit., s

8 W. Izdebski, P. Kryś [3] Coyle J.J., Bardi E.J., Langley C.J. Jr, Zarządzanie logistyczne, PWE, Warszawa [4] Długosz J. i inni, Nowoczesne technologie w logistyce, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa [5] Gołembska E., Szymczak M., Logistyka międzynarodowa, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa [6] Krawczyk S. i in., Logistyka. Teoria i praktyka, tom 2, Dilfin SA, Warszawa [7] Murphy P.R. Jr, Wood D.F., Nowoczesna logistyka, Helion S.A., Gliwice [8] Kody kreskowe: rodzaje, standardy, sprzęt, zastosowania, praca zbiorowa red. M. Jerczyńska, A. Korzeniowski, Biblioteka Logistyka, wyd. 2, Poznań ELECTONIC DATA INTERCHANGE (EDI) IN LOGISTICS Abstract. The main focus of article is analysis of existing literature for the purpose of describing Electronic Data Interchange (EDI) systems in logistics and supply chain management. The article contains a description of history, workings and main advantages and disadvantages of EDI systems. Keywords: logistics, supply chain, EDI, electronic data interchange. 116