PROTOKÓŁ. z kontroli wykorzystania dotacji za rok 2010

Transkrypt

1 Starostwo Powiatowe Słupsk PROTOKÓŁ z kontroli wykorzystania dotacji za rok 2010 Nazwa jednostki kontrolowanej: Domy dla Dzieci Towarzystwa Nasz Dom ul. T. Kościuszki Ustka Kierownik jednostki Iwona Niemasz Główny Księgowy Alicja Markiewicz Osoby przeprowadzające kontrolę Kontrolę przeprowadziła Joanna Harasimiuk, inspektor w Wydziale Organizacyjnym Starostwa Powiatowego w Słupsku, działając na podstawie upoważnienia Nr OR.III Starosty Słupskiego z dn. 20 czerwca 2011 r. Kontrolę przeprowadzono w dniach r. Przedmiot i zakres kontroli Przedmiotem kontroli było sprawdzenie sposobu gospodarowania środkami pochodzącymi z udzielonej dotacji celowej Starostwa Powiatowego w Słupsku w roku 2010, na podstawie umowy zawartej przez Starostwo Powiatowe w Słupsku z Towarzystwem Nasz Dom z siedzibą w Warszawie. Wynik poprzedniej kontroli

2 Poprzednia kontrola wykorzystania dotacji przeprowadzona została w dniach r. i dotyczyła zagadnień związanych z wydatkowaniem środków w roku W wyniku jej przeprowadzenia nie wydano zaleceń pokontrolnych. Kontrolę merytoryczną w zakresie standardów opieki sprawowanej nad wychowankami domów przeprowadza Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Słupsku. Ustalenia ogólne dotyczące badanego podmiotu Domy Dla Dzieci w Ustce i w Słupsku (zwane dalej: Domami ) są ośrodkami terenowymi Towarzystwa Nasz Dom z siedzibą w Warszawie al. Zjednoczenia 34. Działają w formie niepublicznej, całodobowej placówki opiekuńczo-wychowawczej w oparciu o Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dn. 19 października 2007 r. w sprawie placówek opiekuńczo - wychowawczych (Dz. U. Nr 201, poz ze zm.). W wyniku podpisanej umowy z Towarzystwem Nasz Dom zlecona została realizacja zadania z zakresu pomocy społecznej, tj. prowadzenie niepublicznej wielofunkcyjnej placówki opiekuńczo - wychowawczej typu socjalizacyjnego dla 72 dzieci i młodzieży w wieku od 1 roku do usamodzielnienia. Umowy podpisane zostały: 1. Dnia 24 sierpnia 2005 r. na okres od dn r. do r., a następnie przedłużona aneksem z dn r. do dnia r. 2. Dnia 13 września 2010 r. na okres od dn r. do r. Placówka posiada Statut, przyjęty dn r. Domy, w których mieszkają wychowankowie funkcjonują w formie samodzielnych gospodarstw domowych w czterech domach usytuowanych w Ustce, Przewłoce i Słupsku przekazanych na podstawie umowy użyczenia przez Starostwo Powiatowe w Słupsku, oraz w mieszkaniu na terenie miasta Słupska przekazanego w użytkowanie na podstawie umowy użyczenia przez Urząd Miasta Słupska. Do umowy za okres od dn do dn r. sporządzona została umowa użyczenia: 1. z dn r. - przekazano jednostce cztery domy z przeznaczeniem do celów prowadzenia wielofunkcyjnej placówki opiekuńczo - wychowawczej dla dzieci i młodzieży, 2. z dn r. - przekazanie budynku biurowego w Ustce, który po zmianie sposobu użytkowania stanowić będzie kolejny obiekt zamieszkały przez dzieci i młodzież. Do umowy za okres od dn r. do r. sporządzona została umowa użyczenia: 1. z dn r.- przekazano pięć nieruchomości do celów prowadzenia wielofunkcyjnej placówki opiekuńczo - wychowawczej dla dzieci i młodzieży. Dyrektorem placówki jest Pani Iwona Niemasz, zatrudniona od dn r. Główną księgową jest Pani Alicja Markiewicz. 2

3 Ustalenia kontroli Kwota dotacji na 2010 r. przyznana została na podstawie Uchwały XXXIX/291/2009 Rady Powiatu Słupskiego z dn r. w sprawie ustalenia budżetu powiatu na 2010 r. Zmiany w ciągu roku przebiegały następująco: nr Uchwały Rady Powiatu z dnia plan po zmianach zwiększenie zmniejszenie XXXIX/291/ ,00 0,00 0,00 XL/300/ , ,00 0,00 XLV/326/ , ,00 0,00 XLVII/ ,00 152,00 0,00 XLVIII/358/ , ,00 0,00 III/17/ , ,00 0,00 W 2010 r. Domy uzyskały dotację w wysokości ,00 zł. W związku z kończącym się dn r. okresem umowy zwrócona została niewykorzystana dotacja w wysokości 16,28 zł. Ponadto na koniec 2010 r. zwrócona została niewykorzystana dotacja do podpisanej kolejnej umowy, obowiązującej od r., w wysokości 23,07 zł. Badana jednostka wydatkowała w 2010 r., otrzymane środki w wysokości ,65 zł, w rozbiciu na umowy: za okres: umowa z dn r. umowa z dn r , , , ,93 Razem: , ,93 Razem 2010 r.: ,65 Zgodnie z podpisanymi umowami przekazanie dotacji następuje na wyodrębniony rachunek Domów w miesięcznych transzach, w wysokości 1/12 części kwoty ustalonej na dany rok 3

4 budżetowy. Placówka miała obowiązek składania sprawozdań kwartalnych. W umowach nie został określony termin ich składania. Sprawozdania z realizacji zadania z zakresu pomocy społecznej za 2010 r. złożone zostały: 1. do umowy z dn r.: - za I kw r. w dn r. Stwierdzono błędnie wpisanie danych w pkt. 3 Informacje o uczestnikach - podano ilość w ewidencji 65 osób w tym: chłopców 32 i dziewcząt 38 (razem 70 osób). W okresie sprawozdawczym wydatki pokryte z dotacji stanowiły 86,26%, środków własne 12,95%, darowizny od osób fizycznych i prawnych 0,79%. - za II kw r. w dn r. Wydatki pokryte z dotacji stanowiły 97,26%, ze środków własnych 2,61%, darowizny od osób fizycznych i prawnych 0,13%. - za III kw r. w dn r. Wydatki pokryte z dotacji stanowiły 99,02%, środki własne 0,55%, darowizny od osób fizycznych i prawnych 0,43%. Zgodnie z art. 18 ust 1. Ustawy z dn. 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i wolontariacie (Dz. U. z 2010 r., Nr 234, poz ze zm.), jednostka winna sporządzić sprawozdanie końcowe z wykonanego zadania 30 dni po jego zakończeniu, tj. do r. Sprawozdanie za cały okres obowiązywania umowy tj. od dn r. do r. wpłynęło do Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w dn r. 2. do umowy nr PS/50/2010 z dn r.: - za IV kw r. w dn r. Wydatki pokryte z dotacji stanowiły 70,08%, środki własne 29,43%, darowizny od osób fizycznych i prawnych 0,49%. Sprawozdanie zostało błędnie sporządzone w części II dotyczącej sprawozdania finansowego. Ponieważ był to pierwszy okres rozliczeniowy umowy w części tabel dotyczącej poprzednich okresów sprawozdawczych należało nie wykazywać żadnych kwot. Natomiast osoba sporządzająca sprawozdanie umieściła kwoty takie same jak w kolumnach dotyczących bieżącego okresu sprawozdawczego. Sumowanie kolumn powinno pokazać wartość kolumny informującej o całości wykonanego zadania za okres od do r. Kopia tabel stanowi załącznik nr 1 do protokołu. Za nieprawidłowe należy uznać przyjęcie przez Domy do sprawozdania faktur za usługi wykonane i fakturowane w miesiącu wrześniu 2010 r. Jednostka sprawozdanie za poprzedni okres złożyła dn r., natomiast faktury z miesiąca września wpływały do placówki jeszcze w dniach od 04 do r. Z uwagi na fakt, że umowa została podpisana na wykonanie zadania z zakresu pomocy społecznej od dnia r. nie ma możliwości 4

5 ujęcia w rozliczeniu wydatków z okresów poprzedzających wykonanie zadania. Poniższa tabela stanowi zestawienie błędnie ujętych faktur: Lp. nr f-ry z dnia Nazwa wydatku kwota 1. R10/ woda i ścieki 66, / przegląd i konserwacja systemu alarmowego 122, /00008/0086/1F energia elektryczna 294, / wywóz nieczystości 101, /00005/0088/1F energia elektryczna 191, / wywóz nieczystości 173, /00006/0084/1F energia elektryczna 368, / wywóz nieczystości 192, /00003/0087/1F energia elektryczna 305, /2010/Ma woda i ścieki 203, / wywóz nieczystości 105, /0004/0087/1F energia elektryczna 365, /2010/MA woda i ścieki 203, /00007/0085/1F energia elektryczna 494,05 Razem: 3 185,30 Umowa obowiązująca do r. nie zawierała zapisów umożliwiających wykorzystanie środków pieniężnych w określonym czasie po terminie wykonania zadania. Zadanie zostało rozliczone do r. i na konto Starostwa Powiatowego w Słupsku zwrócona została kwota niewykorzystanej dotacji w wysokości 16,28 zł. Zestawienie faktur do sprawozdania oraz faktury z poz. 1, 2, 3 tabeli stanowią załącznik nr 2 do protokołu. Ponadto w dn r. zostało złożone sprawozdanie za rok 2010 obejmujące swoim zakresem realizację zadania z przełomu podpisania obydwu umów. Nieprawidłowości nie stwierdzono. 5

6 Należy zauważyć, że wszystkie sprawozdania za 2010 r. sporządzone zostały zgodnie ze wzorem zamieszczonym w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dn. 8 marca 2005 r. w sprawie wzoru sprawozdania z realizacji zadania z zakresu pomocy społecznej (Dz. U. Nr 44, poz. 428). Natomiast sprawozdanie za IV kw r. (pierwszy okres rozliczeniowy z nowej umowy) winno być sporządzone zgodnie ze wzorem z Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dn. 27 grudnia 2005 r. w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. Nr 264, poz. 2207). Badana jednostka posiada opracowane procedury obowiązujące w działalności finansowej podmioty gospodarcze a przede wszystkim: 1. Zarządzenie Nr 2/05 Dyrektora z dn r. ustalające politykę rachunkowości w jednostce, 2. Zarządzeniem Nr 2/2006 Dyrektora z dn wprowadzono procedury kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych oraz dochodów własnych. Prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa otrzymanych w ramach dotacji środków. Badanie dokumentów księgowych wykazało, że dokumenty będące podstawą płatności zostały prawidłowo sporządzone, a przed zatwierdzeniem do wypłaty sprawdzone pod względem merytorycznym oraz formalno - rachunkowym. Nie stwierdzono wydatków niecelowych, które nie odpowiadałyby przeznaczeniu przyznanej dotacji. Gospodarka majątkiem Zgodnie z postanowieniami umów Domy złożyły w dn r. sprawozdanie za rok 2010 dotyczące przekazanego nieodpłatnie majątku. Jednak analiza dokumentów księgowych za rok 2010 wykazała, że sprawozdanie zostało sporządzone w oparciu o ewidencję księgową a nie o spis z natury. Zgodnie z art. 26 ust. 2 Ustawy z dn. 29 września 1994 o rachunkowości (Dz. U. z 2009 Nr 152, poz ze zm.) składniki aktywów, będące własnością innych jednostek powierzone im m.in. do używania, należy inwentaryzować na ostatni dzień każdego roku z powiadomieniem tych jednostek o wynikach spisu. Kopia sprawozdania stanowi załącznik nr 3 do protokołu. Jednostka nie posiada opracowanych procedur przeprowadzania inwentaryzacji. Zgodnie z polityką rachunkowości środki trwałe o wartości do 500 zł odpisywane są bezpośrednio w koszty. Zarządzenie nr 20/2010 z dn r. nakazywało przeprowadzenie spisu z natury środków pieniężnych w gotówce oraz dowodów ścisłego zarachowania pozostających w bezpośredniej 6

7 dyspozycji jednostki. Dotyczyło także zinwentaryzowania na dzień r. artykułów spożywczych i chemicznych zakupionych przez poszczególne domy i odpisanych bezpośrednio w koszty w momencie ich zakupu, a niezużytych do końca roku oraz oleju opałowego, napędowego, pisemnego potwierdzenia sald od kontrahentów, dostawców i banków, weryfikacji należności i zobowiązań. Za nieprawidłowości w przeprowadzonej inwentaryzacji należy uznać: 1. Wskazanie w składzie komisji do przeprowadzenia spisów z natury osoby odpowiedzialnej materialnie [ ]*. 2. Wskazanie w składzie komisji do przeprowadzenia spisów z natury Głównego Księgowego jednostki, który winien pełnić funkcję nadzorczą nad prawidłowością przeprowadzenia inwentaryzacji. Sprawowanie funkcji kontrolnej wyklucza możliwość udziału Głównego Księgowego jako członka komisji. 3. Sporządzone w wyniku przeprowadzonej inwentaryzacji arkusze spisowe nie zawierają wszystkich cech dokumentu księgowego, jakie wynikają z art. 21. ust. 1 Ustawy z dn. 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 Nr 152, poz ze zm.), brak jest numeru identyfikacyjnego dla arkusza spisowego. Kopia protokołu z inwentaryzacji kasy oraz Zarządzenie nr 20/2010 stanowią załącznik nr 4 do protokołu. W związku z przekazaniem Domom na podstawie umowy użyczenia z dn r. nieruchomości, jednostka była zobowiązana do ubezpieczenia użyczonych nieruchomości od ognia i innych zdarzeń, wypadków i klęsk żywiołowych oraz przedłożenie w Starostwie do wglądu oryginału polisy ubezpieczeniowej, a także przekazanie jej kopii w terminie do dn r. za okres od do r. Polisa nr A-A podpisana została r. na okres od do r. Kopia dokumentu nie została przedłożona zlecającemu zadanie. Kopia polisy nr A-A stanowi załącznik nr 5 do protokołu. Ponadto jednostka realizująca zakupy ze środków publicznych winna stosować ustawę z dn. 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.). Badana jednostka sporządziła plan zamówień publicznych na 2011 r. na podstawie analizy dokonanych zakupów w 2010 r., wniosków złożonych przez liderów domów zatwierdzonych przez Dyrektora i podwyższone o wskaźnik inflacji 2,3%. W wyniku analizy stwierdzono, że nie dokonuje się zakupów w poszczególnych grupach towarów powyżej kwoty euro. Kopia planu zamówień na 2011 r. stanowi załącznik nr 6 do protokołu. 7

8 Stan zatrudnienia i wynagrodzenia pracowników Zadania jednostki wg stanu na dzień r. wypełniało 38 pracowników: Personel administracyjno - pomocniczy - 5 pracowników, Personel sprawujący bezpośrednią opiekę nad dziećmi - 33 pracowników. Zarządzenie nr 3/2005 Dyrektora Domu dla Dzieci Towarzystwa Nasz Dom w Ustce i w Słupsku z siedzibą w Słupsku z dn r. wprowadzono regulaminy, które weszły w życie r.: 1. Regulamin wynagradzania pracowników zatrudnionych w Domach dla Dzieci Towarzystwa nasz dom w Ustce i w Słupsku, stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia. 2. Regulamin pracy pracowników niepublicznej, wielofunkcyjnej placówki opiekuńczo - wychowawczej Domy dla Dzieci Towarzystwa Nasz Dom w Ustce i w Słupsku. Pensje zasadnicze ustala Dyrektor Domów. Ponadto pracownikom przysługują: 1. Dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych, 2. Dodatek za pracę w godzinach nocnych, 3. Premia, zgodnie z regulaminem premiowania, 4. Nagroda jubileuszowa, 5. Dodatek funkcyjny dla pracownika zatrudnionego na stanowisku lidera, 6. Dodatek za uzyskany stopień awansu zawodowego. Pracownicy zatrudnieni na stanowiskach merytorycznych uzyskują kolejne stopnie awansu zawodowego, na podstawie przepisów wewnętrznych. Uzyskanie odpowiedniego stopnia warunkuje otrzymanie dodatku w wysokości: 1. Stażysta - 0 zł, 2. Młodszy opiekun - od 100 do 500 zł, 3. Opiekun - od 600 do 1100 zł, 4. Starszy opiekun - od do zł, 5. Mistrz - od do zł. W badanej jednostce na dzień r. najwyższym stopniem zawodowym jest opiekun. Wykaz otrzymanych dodatków stanowi załącznik nr 7 do protokołu. Naliczanie wynagrodzeń przeanalizowane zostało na podstawie listy płac administracji i obsługi za czerwiec 2011 r. dla pracowników: 1. Iwona Niemasz - Dyrektor Domów, 2. [ ]* - uczeń stażysta, 3. [ ]* - opiekun, 4. [ ]* - młodszy opiekun, 8

9 5. [ ]* - młodszy opiekun, 6. [ ]* - opiekun, 7. [ ]* - sekretarz Domów, 8. [ ]* - uczeń stażysta, 9. [ ]* - młodszy opiekun, 10. [ ]* - opiekun. Nieprawidłowości nie stwierdzono. Składki na ubezpieczenie społeczne do ZUS przekazane zostały dn r. (WB 146), a podatek dochodowy od osób fizycznych przekazany do US dn r. (WB 147). Podróże służbowe Kontroli poddano sposób dokumentowania i rozliczania poleceń wyjazdów służbowych wystawianych dla pracowników zatrudnionych w jednostce, załączonych do raportu kasowego nr 23/2011. Poniższa tabela przedstawia zestawienie w/w delegacji: Nr delegacji z dnia trasa środek lokomocji rozliczenie z dnia 133/ Ustka - Człuchów samochód prywatny / Słupsk - Ustka samochód prywatny / Słupsk - Tursko PKS / Słupsk - Tursko PKS / Kępice - Damnica - Ustka samochód prywatny / Kępice - Damnica - Ustka samochód prywatny / Ustka - Wytowno samochód prywatny / Ustka - Wytowno samochód prywatny / Ustka - Słupsk samochód prywatny / Ustka - Wytowno samochód prywatny / Ustka - Wytowno samochód prywatny / Słupsk - Kępice - Tursko PKS / Słupsk - Tursko PKS Zasady rozliczania samochodu prywatnego wykorzystanego w celu odbycia wyjazdu służbowego zostało uregulowane w Zarządzeniu nr 8/2007 Dyrektora z dn r. Podstawą rozliczenia wydatków z tym związanych jest wniosek złożony przez pracownika i zaakceptowany przez Dyrektora. Stawka za 1 km przyjęta została na poziomie 0,30 zł. Nieprawidłowości nie stwierdzono. Zarządzenie nr 8/2007 stanowi załącznik nr 8 do protokołu. 9

10 Prowadząc ocenę wybranych obszarów działalności gospodarczej Domów Towarzystwa nasz Dom w Ustce i w Słupsku stwierdzono, że jednostka nie posiada założonej strony internetowej Biuletynu Informacji Publicznej (w skrócie: BIP). Zaznaczyć należy, że w związku z tym, iż jednostka otrzymuje środki publiczne na prowadzenie swojej działalności, oraz gospodaruje majątkiem publicznym, powinna publikować informacje zgodnie z art. 4 ust. 1 pkt. 5 Ustawy z dn. 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz ze zm.) w BIP. Na tym kontrolę zakończono. Kontrolę odnotowano w książce kontroli. Poinformowano Dyrektora jednostki o prawie do odmowy podpisania protokołu wraz ze złożeniem na tę okoliczność pisemnego wyjaśnienia i żądania ponownego przebadania tematu. Poinformowano także o prawie do zgłoszenia pisemnych wyjaśnień do treści protokołu w terminie 14 dni od daty jego podpisania. Protokół sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron. Wykaz załączników: 1. Kopia tabeli do sprawozdania za IV kw r. 2. Kopia zestawienie faktur do sprawozdania za IV kw r. oraz faktury nr R10/3668, 685/10, /00008/0086/1F. 10

11 3. Kopia sprawozdania za 2010 r. z dn r. o stanie nieodpłatnie użytkowanego majątku. 4. Kopia protokołu z inwentaryzacji kasy oraz Zarządzenie nr 20/ Kopia polisy nr A-A Kopia planu zamówień publicznych na 2011 r. 7. Wykaz otrzymanych dodatków za uzyskane stopnie awansu zawodowego. 8. Kopia Zarządzenia nr 8/2007. Ustka, dnia r. DYREKTOR DYREKTOR Domów dla Dzieci Towarzystwa Nasz Dom w Ustce i Słupsku /-/ mgr Iwona Niemasz.. jednostka kontrolowana INSPEKTOR INSPEKTOR DS. KONTROLI /-/ Joanna Harasimiuk. kontrolujący /* [usunięto w zw. z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r., o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)] 11