System Zarządzania Forte Repozytorium Dokumentów

Transkrypt

1 System Zarządzania Forte Repozytorium Dokumentów Podręcznik użytkownika Wersja 2014

2 Windows jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation. Microsoft SQL Server jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation. Adobe, Acrobat, Acrobat Reader, Acrobat Distiller są zastrzeżonymi znakami towarowymi firmy Adobe Systems Inc. System Zarządzania Forte jest zastrzeżonym znakiem towarowym firmy Sage sp. z o.o. Opracowanie i skład: Sage sp. z o.o. Warszawa, grudzień 2013 Symbol dokumentu MXRDFV2014P0001 Copyright Sage sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone. All Rights Reserved. Powielanie w jakiejkolwiek formie całości lub fragmentów podręcznika bez pisemnej zgody firmy Sage sp. z o.o. jest zabronione.

3 Spis treści Spis treści I Wstęp 1 Dokumentacja modułu... 1 Korzystanie z podręczników elektronicznych... 1 Korzystanie z pomocy kontekstowej... 2 Pomoc techniczna... 2 Zastrzeżenia... 2 Aktualne informacje... 2 Filozofia systemu 3 Opis modułu Forte Repozytorium Dokumentów... 3 Możliwości modułu... 3 Forte Repozytorium Dokumentów... 4 Forte e-deklaracje... 4 Forte e-dokumenty... 5 Współpraca z innymi modułami Forte... 5 Korzyści... 5 Wystawca e-dokumentu:... 5 Odbiorca e-dokumentu:... 5 Pojęcia podstawowe 7 Admin... 7 Aktywacja firmy... 7 Akceptacja... 7 Autentyczność pochodzenia faktury... 7 Bezpieczeństwo danych... 7 Bezpieczny podpis elektroniczny... 7 Centrum Certyfikacji Kluczy (CCK)... 8 Certyfikat... 8 Certyfikat kwalifikowany... 8 Certyfikat niekwalifikowany... 8 Data odebrania... 8 Domniemana zgoda... 8 e-dokument... 8

4 II Podręcznik użytkownika Forte Repozytorium Dokumentów e-faktura... 9 e-przelew... 9 Firma... 9 Forma elektroniczna faktury... 9 Forma papierowa faktury... 9 Integralność i czytelność danych... 9 Karta procesorowa Klient Klucz prywatny Klucz publiczny Kryptografia asymetryczna Kryteria wyszukiwania - filtry Limit dokumentów Listy CRL Login Narodowe Centrum Certyfikacji (NCCert) OCSP Odbiorca Odcisk palca PKI Pieczęć elektroniczna Podpis elektroniczny Podpis kwalifikowany Podpis niekwalifikowany Subskrybent Token Użytkownicy i ich uprawnienia Użytkownik Weryfikacja podpisu elektronicznego Wystawca Zaakceptowany Znakowanie czasem Zweryfikowany (Poprawny) Ustawienia administracyjne 15 Obsługa baz danych w programie Zakładanie nowej firmy Otwieranie firmy Otwieranie firmy Ustawianie parametrów pracy Tworzenie użytkowników i nadawanie im praw Ustawienia pracy Wprowadzanie zmian w panelu Parametry Ustawienia Forte e-deklaracje Ustawienia współpracy z serwisem 18 Obsługa w aplikacji limitów z serwisu miedzyfirmami.pl Wysyłanie e-faktur przez serwis miedzyfirmami.pl do niezarejestrowanych w nim kontrahentów19 MXRDFV2014P0001

5 Spis treści III Generowanie e-pieczęci i e-podpisów (własnych) Generowanie e-pieczęci firmy Usuwanie e-pieczęci (własną) Tworzenie e-podpisu Usuwanie e-podpisu Rejestracja i aktywacja programu Ustawienia programu 23 Parametr pracy Pracuj w trybie zgody domniemanej Parametr pracy Pozwalaj na wysyłkę niepodpisanych e-faktur Parametr pracy Blokuj ponowną wysyłkę dokumentu Dodawanie kontrahenta i umowy ze zgodą na wymianę e-dokumentów Dodawanie kontrahenta Zawieranie umowy z kontrahentem Rejestrowanie z kontrahentem umowy na wymianę dokumentów elektronicznych Systemy bankowe i ich konfiguracja Rachunki bankowe Ustawienie uprawnień do obsługi e-przelewów Tryby pracy Praca z modułem 31 Import i weryfikacja e-dokumentów Importowanie e-dokumentów obcych do modułu Weryfikacja autentyczności pochodzenia oraz integralności treści otrzymanej e-faktury i rejestrowanie w systemie Tworzenie faktur z nieznanych dokumentów Tworzenie dokumentu zakupu / zamówienia obcego z nieznanego dokumentu Podpisywanie i wysyłanie wygenerowanych e-faktur Aby podpisać i wysłać dokumenty sprzedaży Zadania w tle Zlecanie przelewów bankowych Przelewy krajowe Polecenie Zleć przelew Szczegóły poleceń przelewów Przelewy do ZUS i US Szczegóły poleceń przelewów do US I ZUS Operacje dla poleceń przelewów Edycja polecenia przelewu Akceptacja poleceń przelewów do realizacji Anulowanie polecenia przelewu Usuwanie wystawionych poleceń przelewów Polecenie Importuj przelew Zarządzanie wyciągami i operacjami bankowymi Wyciągi bankowe Operacje bankowe Łączenie operacji bankowych z przelewami Filtrowanie i wyszukiwanie przelewów... 47

6 IV Podręcznik użytkownika Forte Repozytorium Dokumentów Współpraca z innymi modułami Forte 49 Współpraca z modułem Forte Handel Dane kontrahentów w Repozytorium Dokumentów Wyświetlanie w module Handel listy kontrahentów zarejestrowanych w Repozytorium Dokumentów Tworzenie umów na otrzymywanie e-faktur i ich rejestracja Tworzenie dokumentu umowy dla wybranego kontrahenta Rejestrowanie umowy z kontrahentami na wymianę dokumentów elektronicznych Wystawianie i wysyłanie e-faktury Tworzenie e-faktury Faktura papierowa Operacje grupowe dotyczące e-faktur Import e-faktur zakupu i zamówień obcych z modułu Repozytorium Importowanie dokumentów z Repozytorium do modułu Handel Oznaczenie e-dokumentów na liście Wyszukiwanie e-faktur Przelewy elektroniczne Import operacji bankowych w module Handel Współpraca z modułem Forte Finanse i Księgowość Import faktur sprzedaży i zakupu z modułu Repozytorium Dokumentów do modułu FK Wyszukiwanie e-faktur Wyświetlanie w module Finanse i Księgowość listy faktur zarejestrowanych w module Repozytorium Dokumentów Import wyciągów bankowych z modułu Repozytorium Dokumentów Zlecanie e-przelewów Przelewy elektroniczne Pojedynczy przelew elektroniczny Zbiorczy przelew elektroniczny Przelew z formatki deklaracji podatkowej Wyświetlanie w module Finanse i Księgowość listy kontrahentów zarejestrowanych w Repozytorium Dokumentów Obsługa Deklaracji Współpraca z modułem Forte Kadry i Płace Współpraca z modułem Forte Kadry i Płace Deklaracje ZUS Deklaracje PIT Tworzenie przelewów elektronicznych Podgląd utworzonych przelewów elektronicznych MXRDFV2014P0001

7 Wstęp System Zarządzania Forte to rozwiązanie ERP pozwalające osiągnąć przedsiębiorstwom trwałe i wymierne korzyści biznesowe. Wspiera zarządzanie strategicznymi obszarami i procesami zachodzącymi w organizacji, a także przyczynia się do wzrostu efektywności i optymalizacji kosztów jej funkcjonowania. Szybki dostęp do wiarygodnej i spójnej informacji zarządczej pozwala elastycznie reagować na zmiany rynkowe, wpływa na zwiększenie przewagi konkurencyjnej oraz obniża ogólne ryzyko działalności. System Zarządzania Forte jest zintegrowanym systemem o budowie modułowej, który obejmuje swoim zakresem strategiczne obszary i procesy w organizacji - finanse, zarządzanie zasobami ludzkimi, sprzedaż i marketing oraz analizy i zarządzanie informacją. Zaawansowane rozwiązania oraz wykorzystywana platforma Microsoft SQL Server pozwalają na bezpieczny rozwój poszczególnych modułów, integrację z innymi systemami oraz tworzenie nowych raportów i zestawień dostosowanych do specyfiki i potrzeb firmy. Istotnym aspektem działalności każdej firmy jest dbałość o bezpieczeństwo danych, ze względu na ich poufność. System Zarządzania Forte daje taką możliwość, ponieważ dostęp do danych jest nadawany i kontrolowany przez administratora, dzięki czemu użytkownicy mają precyzyjnie określony zestaw praw. System Zarządzania Forte współpracuje z serwisem internetowym co umożliwia szybką i prostą wymianę dokumentów elektronicznych. Ułatwia to także bezpieczny obrót fakturami elektronicznymi z wieloma kontrahentami jednocześnie, zgodnie z aktualnymi przepisami prawa, bez konieczności posiadania podpisu kwalifikowanego. Tę automatyczną wymianę e-faktur z serwisem umożliwia moduł Forte e-faktury, będący elementem Forte Repozytorium Dokumentów. Wraz z wersją 2014 oferta Systemu Zarządzania Forte została rozszerzona o moduł BI. Forte Business Intelligence jest narzędziem analityczno-raportującym którego głównym zadaniem jest wspieranie procesów zarządzania w firmie. Jego zastosowanie jest szczególnie istotne dla oceny efektywności podejmowanych działań i planowania potencjalnych kierunków rozwoju przedsiębiorstwa. Za jego pomocą osoby zarządzające w firmie mogą samodzielnie dokonywać analizy danych w obszarach: finanse, sprzedaż, zakup. Podstawową formą prezentacji danych analitycznych i innych informacji o stanie działalności przedsiębiorstwa jest forma graficzna. Forte Repozytorium Dokumentów jest jednym z modułów Systemu Zarządzania Forte. Dokumentacja modułu W skład dokumentacji modułu wchodzi podręcznik elektroniczny w formacie.pdf oraz pliki pomocy kontekstowej. Korzystanie z podręczników elektronicznych Podręcznik w postaci elektronicznej przekazuje wiedzę o module. Podręczniki elektroniczne są tworzone w formacie.pdf. Oprócz tego do programu mogą być dołączane inne dokumenty w tym formacie lub w formatach tekstowych, opisujące wybrane zagadnienia i wprowadzane w module zmiany.

8 2 Podręcznik użytkownika Forte Repozytorium Dokumentów Do korzystania z dokumentów w formacie.pdf niezbędne jest zainstalowanie w systemie przeglądarki Acrobat Reader. Jej najnowsza, bezpłatna wersja jest dostępna do pobrania na stronie producenta (link do strony producenta w języku polskim: Korzystanie z pomocy kontekstowej Moduł ma typową dla większości programów Windows dodatkową instrukcję obsługi nazywaną pomocą kontekstową. Wywoływana jest przez naciśnięcie klawisza F1. Pomoc przypomina trochę suflera, który podpowiada potrzebną akurat kwestię. Kliknięcie kursorem na dowolnym elemencie okna programu otwiera pomoc kontekstową w miejscu dotyczącym tego elementu. Pomoc techniczna Jeżeli wystąpią trudności związane z programem należy skorzystać z pomocy technicznej dostępnej dla użytkowników programów Sage. Preferowana jest następująca kolejność korzystania z kolejnych elementów pomocy technicznej. Zastrzeżenia a) Wykorzystać informacje z pliku pomocy kontekstowej otwieranego klawiszem F1. b) Skorzystać z informacji zawartych w podręczniku użytkownika. Jest on otwierany poleceniem Podręcznik użytkownika z menu Pomoc programu. c) Zgłosić problem wykorzystując polecenie Zgłoszenie problemu z menu Pomoc programu i postępując zgodnie z ukazującymi się kolejnymi wskazówkami. d) Skontaktować się z Działem Wsparcia Technicznego Produktu Sage. Możliwości uzyskiwania pomocy w tej formie zależą od zakresu wykupionego wraz z systemem pakietu usług wsparcia technicznego. Aktualny sposób kontaktu jest opisany na naszej stronie w Internecie. Przytaczane w dokumentacji przykłady wprowadzania danych należy traktować jako ilustrację działania programu, a rzeczywiste dane własnej firmy wprowadzać zgodnie z posiadaną wiedzą w zakresie zasad prowadzenia rachunkowości i prawa podatkowego. Wszystkie użyte nazwy własne nie dotyczą istniejących firm i osób, ale zostały wymyślone na potrzeby przykładów. Autorzy zakładają znajomość przez użytkownika podstawowych zasad obsługi programów w środowisku Windows oraz w stosowanej przez jego firmę sieci komputerowej. Dokumentacja została opracowana i opublikowana zgodnie ze stanem programu w momencie publikacji. Program i dokumentacja mogą podlegać modyfikacji bez dodatkowego powiadamiania użytkowników. Sage sp. z o.o. nie ponosi odpowiedzialności za błędy użytkownika, wynikające z nieznajomości powyższych zasad. Aktualne informacje System jest stale i na bieżąco aktualizowany. Opis wszystkich nowości i zmian w programie, które nie zostały ujęte w niniejszym podręczniku można znaleźć w specjalnym pliku dołączanym w momencie instalacji programu. Aktualne informacje znajdują się również na naszej stronie w Internecie. MXRDFV2014P0001

9 Filozofia systemu Opis modułu Forte Repozytorium Dokumentów System Forte za pośrednictwem Repozytorium Dokumentów jest dostosowany do współpracy z serwisem internetowym przez co umożliwia szybką i prostą wymianę dokumentów elektronicznych. Ułatwia bezpieczny obrót fakturami elektronicznymi z wieloma kontrahentami jednocześnie, zgodnie z aktualnymi przepisami prawa, bez konieczności posiadania podpisu kwalifikowanego. Moduł Repozytorium Dokumentów jest elastycznym narzędziem służącym do zarządzania i archiwizacji elektronicznych i papierowych dokumentów będących w obiegu przedsiębiorstwa. Główną funkcją oferowaną przez moduł jest możliwość elektronicznego wysłania i przechowywania faktur elektronicznych zgodnie z obowiązującymi przepisami. Funkcjonalność Repozytorium pozwala również na bezpieczny obrót takimi dokumentami poprzez zastosowanie elektronicznej pieczęci firmy lub podpisu kwalifikowanego. Dzięki temu przedsiębiorca może być pewny tożsamości kontrahenta oraz integralności treści otrzymanego dokumentu. Moduł pozwala również importować faktury elektroniczne do systemu finansowo-księgowego, znacznie skracając proces dekretacji dokumentów oraz zmniejszając ryzyko popełnienia błędu. Dodatkowo dokumenty przechowywane w systemie są automatycznie archiwizowane, co pozwala na łatwe ich odszukanie oraz skrócenie czasu dotarcia do informacji źródłowej. Możliwości modułu Moduł Forte Repozytorium Dokumentów służy do przechowywania, zarządzania i użytkowania dokumentów. Jest to realizowane przez: Forte Repozytorium Dokumentów, Forte e-deklaracje i Forte e-dokumenty. System ten umożliwia: Przygotowanie oraz rejestrowanie umów zawierających zgodę/sprzeciw na otrzymywanie faktur elektronicznych. Podpisywanie faktur elektronicznych z wykorzystaniem: podpisu elektronicznego, bezpiecznego podpisu elektronicznego, pieczęci elektronicznej Automatyczne wysyłanie podpisanych faktur elektronicznych na adres wskazany w zawartej z kontrahentem umowie lub za pośrednictwem serwisu miedzyfirmami.pl. Odbieranie i import dokumentów z zewnątrz. Weryfikację otrzymanych dokumentów elektronicznych pod względem autentyczności pochodzenia oraz integralności treści. We współpracy innymi modułami Systemu Forte, wspierają ich działanie w zakresie: obsługi handlowej faktur i zamówień (moduł Forte Handel), ewidencji księgowej i podatkowej faktur (moduł Forte Finanse i Księgowość), obsługi deklaracji podatkowych (moduł Forte Finanse i Księgowość i Forte Kadry i Płace), obsługi deklaracji rozliczeniowych i zgłoszeniowych ZUS (moduł Forte Kadry i Płace).

10 4 Podręcznik użytkownika Forte Repozytorium Dokumentów Forte Repozytorium Dokumentów Forte Repozytorium Dokumentów we współpracy z innymi modułami składowymi systemu, zapewnia kompleksowe wsparcie użytkownika w przechowywaniu zarządzaniu i użytkowaniu dokumentów zarówno papierowych jak i elektronicznych. W tej wersji modułu wspierane są procesy: przechowywanie dokumentów zarówno papierowych jak i elektronicznych w bazie danych, dodawanie nowego kontrahenta, przygotowanie oraz rejestrowanie umów zawierających zgodę/sprzeciw na otrzymywanie faktur elektronicznych. Na szczególną uwagę zasługuje zamieszczenie w module gotowych formularzy umowy zawierającej zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych, przegotowane przez Kancelarię PricewaterhouseCoopers Sp. z o.o. specjalnie pod kątem tego rozwiązania, odbieranie i import dokumentów z zewnątrz do Repozytorium, weryfikację otrzymanych dokumentów elektronicznych pod względem autentyczności pochodzenia oraz integralności treści. wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu Ustawy o podpisie elektronicznym z dnia 18 września 2001 r. (Dz.U. z 2001 r, Nr 130, poz ze zm.) weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu do podpisywania e- dokumentów, możliwość wczytania podpisu elektronicznego w rozumieniu Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 1999/93/WE z dnia 13 grudnia 1999r. w sprawie wspólnotowych ram w zakresie podpisów elektronicznych (Dz. Urz. WE L 13 z r., Polskie Wydanie Specjalne 2004, rozdz. 13, t. 24, s. 239) opartym na kryptografii asymetrycznej, generowanie pieczęci elektronicznej, która z technicznego punktu widzenia wykorzystuje ten sam mechanizm co podpis elektroniczny, jednak w odróżnieniu od podpisu kwalifikowanego dysponentem tego klucza może być nie tylko osoba fizyczna, ale też organizacja. Pieczęć elektroniczna ma zastosowanie tam, gdzie potrzebne jest automatyczne i masowe zabezpieczanie autentyczności i integralności dokumentów elektronicznych. Forte e-deklaracje Forte e-deklaracje umożliwia wysyłanie z modułów finansowo-księgowego i kadrowo-płacowego Systemu Zarządzania Forte deklaracji podatkowych w formie elektronicznej bezpośrednio do platformy e Deklaracje Ministerstwa Finansów. Proces składania deklaracji elektronicznych przebiega w pełni automatycznie. Potwierdzenie złożenia deklaracji jest przesyłane natychmiast po wysłaniu deklaracji, a dostęp on-line do urzędów elektronicznych jest ograniczony jedynie godzinami działania bramki. Forte e-deklaracje pozwala zaoszczędzić czas potrzebny do standardowego przygotowania formularzy podatkowych oraz comiesięcznych deklaracji. W szczególności ułatwia pracę płatnikom VAT. Przynosi wymierne oszczędności finansowe poprzez wyeliminowanie konieczności drukowania deklaracji dla urzędów, zakupu kopert i znaczków oraz dokonywania opłat za przesłanie deklaracji drogą tradycyjną. Wysłane deklaracje, przechowywane są wraz z Urzędowym Potwierdzeniem Odbioru w Module Forte Repozytorium Dokumentów, co umożliwia proste i szybkie wyszukanie odpowiedniego dokumentu. Rozbudowane możliwości filtrowania dokumentów znacznie usprawniają zarządzanie zarówno pojedynczymi deklaracjami, jaki i ich grupami. Wysoki poziom bezpieczeństwa dokumentów przesyłanych za pośrednictwem aplikacji oraz zachowanie poufności przesłanych informacji zapewnia system szyfrowania danych. Korzystanie z Forte e-deklaracje to najdogodniejszy sposób wysyłania deklaracji podatkowych, wygenerowanych w postaci plików XML z modułów finansowo-księgowych i kadrowo-płacowych. Wymaga zastosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Forte e-deklaracje w pełni integruje się z modułem finansowo-księgowym i kadrowo-płacowym Systemu Zarządzania Forte. MXRDFV2014P0001

11 Filozofia systemu 5 Forte e-dokumenty Jest to elastyczne narzędzie służące do obsługi faktur elektronicznych będących w obiegu przedsiębiorstwa. Główną funkcją oferowaną przez Dokumenty elektroniczne jest możliwość wystawiania faktur elektronicznych zgodnie z aktualnymi przepisami w sprawie wystawiania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. Funkcjonalność pozwala na bezpieczny obrót takimi dokumentami poprzez zastosowanie elektronicznej pieczęci firmy lub podpisu kwalifikowanego. Dzięki temu przedsiębiorca może być pewny tożsamości kontrahenta oraz integralności treści otrzymanego dokumentu. W obszarze przelewów elektronicznych możliwa jest: obsługa przelewów krajowych, ZUS i US w wielu formatach bankowych w zakresie: -Sporządzania i edycji przelewów, -Eksportu zleconych przelewów do plików w formatach akceptowanych przez banki, -Akceptacji przelewów, -Usunięcia przelewów, -Wycofania przelewów wysłanych do banku, ale przed jego zrealizowaniem przez bank, -Importu zleceń przelewów zdefiniowanych w formacie XML, obsługa paczek przelewów z wcześniej zdefiniowanych paczek przelewów, pobieranie statusów przelewów, pobieranie wyciągów i operacji bankowych, wyświetlanie i filtrowanie okien z przelewami, wyciągami, operacjami bankowymi, integracja w zakresie obsługi poleceń przelewów elektronicznych z modułami Forte: Handel, Kadry i Płace, Finanse i Księgowość. Współpraca z innymi modułami Forte Forte Repozytorium Dokumentów może pracować jako samodzielna aplikacja pozwalająca na przesyłanie umów o wymianie e-dokumentów, sprawdzanie integralności otrzymanych dokumentów elektronicznych oraz ich archiwizację. Pełnię możliwości Forte Repozytorium Dokumentów pokazuje dopiero przy współpracy z takimi modułami Forte jak Handel, Finanse i Księgowość, Kadry i Płace. Możliwe jest również wykorzystywanie tych danych przez obce programy finansowo-księgowe i handlowe, jeżeli mają odpowiednie mechanizmy importu i eksportu danych. Korzyści Wystawca e-dokumentu: Redukcja kosztów w porównaniu z tradycyjnym obiegiem dokumentów w formie papierowej poprzez usprawnienie procesu generowania i wysyłki. Obniżenie kosztów związanych z fakturowaniem (koszty papieru, wydruku itd.). Eliminowanie błędów, które mogą pojawić się przy manualnym wystawieniu i wysyłce faktur. Skrócenie czasu dostarczenia faktury. Rozwiązanie proekologiczne. Odbiorca e-dokumentu: Ułatwienie zarządzania i kontroli obiegu faktur w firmie a w konsekwencji obniżenie kosztów. Oszczędność kosztów poprzez skrócenie czasu ręcznego wprowadzenia dokumentów do systemów ewidencyjnych. Redukcja prawdopodobieństwa popełnienia błędu przy ręcznym wprowadzaniu dokumentu.

12 6 Podręcznik użytkownika Forte Repozytorium Dokumentów Bezpieczeństwo transakcji. Rozwiązanie proekologiczne. MXRDFV2014P0001

13 Pojęcia podstawowe W rozdziale tym prezentujemy opis podstawowych pojęć używanych w dalszej części podręcznika oraz w systemie pomocy programu. Ich znajomość i rozumienie ułatwi poznanie programu i pozwoli na pełne wykorzystanie jego możliwości. Admin Użytkownik programu o prawach administratora. W bazie danych zawsze musi być przynajmniej jeden aktywny użytkownik o tych prawach, który może być nazwany Adminem, w przeciwnym wypadku niemożliwe będzie zarządzanie prawami innych użytkowników. Aktywacja firmy Pod nazwą aktywacji należy rozumieć informacje o prawach do korzystania z programu, podczas pracy z konkretną firmą. Powinny być zapisane w sposób umożliwiający programowi dostęp do nich w czasie pracy. Przed rozpoczęciem stałego wykorzystywania programu do obsługi danych firmy, należy przeprowadzić aktywację (rejestrację u producenta i wprowadzenie otrzymanego kodu aktywacji). Dostęp do danych nieaktywowanej firmy jest możliwy tylko przez określony czas umożliwiający zapoznanie się z działaniem programu. Poprawne wykonanie aktywacji usuwa ograniczenia czasowe w wykorzystywaniu programu. Akceptacja Zgoda kontrahenta na przekazywanie faktur w formie elektronicznej. Autentyczność pochodzenia faktury Przez to pojęcie rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów/usług albo wystawcy faktury. Autentyczność pochodzenia powinna być zapewniona począwszy od momentu wystawienia do końca okresu przechowywania faktury. Moduł Repozytorium Dokumentów zapewnia możliwość potwierdzenia autentyczności pochodzenia faktury. Bezpieczeństwo danych Aby zapobiec utracie danych w przypadku awarii sprzętu, należy regularnie sporządzać kopie tych danych. Są to kopie bezpieczeństwa. Tworzenie takich kopii nazywa się archiwizacją danych. Obowiązek wykonywania kopii bezpieczeństwa nakłada na księgowego art.71 Ustawy o rachunkowości. Obowiązki prawidłowego zorganizowania procesu archiwizacji danych powinny spoczywać na osobie pełniącej obowiązki administratora w programie. Bezpieczny podpis elektroniczny podpis elektroniczny, który: jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis, jest sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego, jest powiązany z danymi, do których został dołączony w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna.

14 8 Podręcznik użytkownika Forte Repozytorium Dokumentów Centrum Certyfikacji Kluczy (CCK) Centrum Certyfikacji Kluczy jednostka organizacyjna, której zadaniem jest generowanie, dystrybucja i unieważnianie certyfikatów kluczy publicznych zgodnie z określoną polityką certyfikacji. Najważniejszym zadaniem kwalifikowanego Centrum Certyfikacji Kluczy jest zapewnienie wiarygodnego procesu kontroli tożsamości Subskrybentów otrzymujących certyfikaty oraz zapewnienie efektywnej możliwości niezwłocznego zawieszenia lub unieważnienia certyfikatu w przypadku wystąpienia losowych sytuacji zagrożenia bezpieczeństwa podpisu. Certyfikat Elektroniczne zaświadczenie, za pomocą którego dane służące do weryfikacji podpisu elektronicznego są przyporządkowane do osoby składającej podpis elektroniczny i które umożliwiają identyfikację tej osoby. Jest wystawiony przez urząd certyfikacji (certyfikat kwalifikowany), bądź tzw.: "zaufaną trzecią stronę". Zawiera co najmniej identyfikator wystawcy certyfikatu, identyfikator użytkownika, jego klucz publiczny, okres ważności, nr seryjny certyfikatu. Jest podpisany przez wystawcę. Certyfikat może znajdować się w jednym z 3 stanów: aktywny, uśpiony, w oczekiwaniu na aktywność. Certyfikat kwalifikowany Certyfikat spełniający warunki określone w Ustawie o podpisie elektronicznym, wydany przez kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne. Art. 5.2 Ustawy o podpisie elektronicznym stanowi, że: "Dane w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentom opatrzonym podpisami własnoręcznymi, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej". Certyfikat niekwalifikowany Certyfikat wystawiony przez kwalifikowany lub niekwalifikowany podmiot, zgodnie z polityką certyfikacji dla certyfikatów niekwalifikowanych. Może służyć do uwierzytelnienia (np. podpisy pod pocztą elektroniczną, logowanie do systemów operacyjnych), do ochrony poufności, do ochrony informacji w sieciach teleinformatycznych itd. Szczegółowe zastosowania certyfikatu niekwalifikowanego zależą od konkretnych zapisów certyfikatu (w tym tzw. rozszerzeń certyfikatu). Wiarygodność certyfikatu kwalifikowanego zależy od wystawiającego go podmiotu oraz polityki certyfikacji. Ten sam podmiot może realizować kilka polityk certyfikacji różniących się wiarygodnością wystawianych certyfikatów. W przypadku wykorzystywania certyfikatu niekwalifikowanego do podpisów elektronicznych, jego moc prawna może być oparta na porozumieniach dwu- lub wielostronnych (nie wynika z mocy prawa, tak jak to się dzieje w przypadku podpisu kwalifikowanego). Data odebrania Data wpływu e-faktury do odbiorcy. Ze względu na elastyczność kanałów przesyłania w programie możliwa jest edycja tej daty. Domniemana zgoda To domniemana akceptacja otrzymywania faktur elektronicznych. Oznacza to, że jeśli sprzedający wyśle do kupującego e-fakturę, sam fakt jej zapłaty znaczyć będzie akceptację otrzymywania e- faktur. Zakładając, że od 2013 r. wystawca zaczyna wystawiać faktury elektroniczne - nabywca który nie będzie chciał otrzymywać e-faktur od sprzedającego (np. teleoperatora), będzie musiał zgłosić formalny sprzeciw, by nadal otrzymywać faktury w formie papierowej. W świetle proponowanych zmian przedsiębiorcy powinni pamiętać, że faktury wystawione na papierze nie mogą być uznane za elektroniczne, nawet jeśli zostaną zeskanowane i np. wysłane em. Faktura wystawiona tradycyjnie nie będzie uznana, jeśli będzie okazana do kontroli w formie elektronicznej. e-dokument To dokumentem elektroniczny z odpowiednio sformatowanym zbiorem danych wprowadzonych lub przechowywanych na dowolnym nośniku przez system informatyczny. Składa się z dwóch warstw: MXRDFV2014P0001

15 Pojęcia podstawowe 9 bitowej oraz interfejsowej. Warstwa bitowa to przechowywana w pamięci lub zapisana na nośniku sekwencja ładunków elektromagnetycznych, znana tylko maszynie i jako taka niedostępna człowiekowi bez przetworzenia. Warstwa interfejsowa to graficzna interpretacja warstwy bitowej. Na e-dokument składają się nie tylko informacje zaliczające się do jego treści, ale także tzw. metadane, czyli zestaw logicznie powiązanych z dokumentem elektronicznym usystematyzowanych informacji opisujących ten dokument, ułatwiających jego wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowywanie oraz zarządzanie. e-faktura Jest to faktura wystawiona w postaci elektronicznej zgodnie z wymogami rozporządzenia MF w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. Faktura elektroniczna wystawiana w modułach linii Forte jest plikiem w formacie PDF zawierającym dodatkowo wbudowany/osadzony zestaw danych w formacie XML opisujących ten dokument i pozwalających np. na automatyczne zaimportowanie danych z takiej faktury do ewidencji zakupu, podpisanym podpisem kwalifikowanym użytkownika lub e-pieczęcią firmy. e-przelew e-przelew to przelew wystawiony w postaci elektronicznej bezpośrednio z modułów Systemu Zarządzania Forte lub programów zewnętrznych i pobrany do modułu Forte Repozytorium Dokumentów. Wprowadzona w module funkcjonalność e-przelewów umożliwia współpracę z bankami w zakresie zlecania elektronicznych poleceń przelewów krajowych, przelewów do organów podatkowych oraz do ZUS-u, a także odbierania wyciągów bankowych i poszczególnych operacji bankowych. Firma Firma ma podwójne znaczenie w modułach Forte. Jest to działalność gospodarcza prowadzona pod zarejestrowaną nazwą. Repozytorium Dokumentów wymaga określenia niektórych parametrów tej działalności. Informacje te podawane są w momencie zakładania firmy. Natomiast technicznie jest to obszar bazy danych zawierający informacje o firmie i jej działalności. Forma elektroniczna faktury To faktura, którą kontrahent otrzymuje w postaci e-dokumentu, inaczej e-faktura. Dla prawnej akceptacji takiej faktury niezbędne są autentyczność pochodzenia oraz integralność i czytelność danych. Forma papierowa faktury To faktura, którą kontrahent otrzymuje w formie wydrukowanej. Integralność i czytelność danych Rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Ma na celu uzyskanie pewności, że przesyłana informacja nie została podmieniona, zniekształcona lub zmieniona bez wiedzy adresata. W praktyce funkcję integralności realizuje się przez dołączenie do wiadomości tzw. podpisu cyfrowego, będącego funkcją chronionej wiadomości, i prywatnego tajnego klucza znanego tylko nadawcy. Tajny klucz nadawcy jest zaszyfrowany wspólnym dla nadawcy i odbiorcy kluczem uwierzytelnienia wiadomości. Informacja powinna być przesyłana, udostępniana i archiwizowana w wersji oryginalnej, ale czytelnej, umożliwiającej oglądanie zarówno odbiorcy jak i organom kontrolnym w celu wizualizacji danych zawartych w e-fakturze. Czytelna prezentacja nie może ingerować w format oryginalnej faktury. Wygląd wersji czytelnej może być różny u wystawcy i u odbiorcy. Moduł Repozytorium Dokumentów zapewnia pewność co do integralności i czytelności danych. Program nie weryfikuje postaci graficznej faktury, lecz zawarte w niej dane.

16 10 Podręcznik użytkownika Forte Repozytorium Dokumentów Karta procesorowa Uniwersalny nośnik danych w postaci karty plastikowej z wbudowanym mikroprocesorem, służący do bezpiecznego przechowywania informacji wrażliwych (klucze prywatne, hasła, dane osobowe, klucze publiczne). Karty używane do realizacji bezpiecznego podpisu elektronicznego muszą mieć stosowny certyfikat bezpieczeństwa. Zazwyczaj wiąże się to z tym, że karta nie ma funkcjonalności umożliwiającej odczytanie klucza prywatnego służącego do składania podpisów. Subskrybent, mając kartę i kod PIN, jest w stanie generować podpisy elektroniczne, ale nikt nawet on nie może odczytać klucza prywatnego. Daje to pewność, że jedyna kopia klucza prywatnego Subskrybenta znajduje się na karcie i nie została nigdzie skopiowana. Klient Wystawca lub odbiorca dokumentu. Klucz prywatny Tajny unikatowy kod dostępu znany tylko właścicielowi. W kryptografii asymetrycznej klucz służący do wykonywania zastrzeżonej czynności, którego rozpowszechnienie zagraża bezpieczeństwu systemu. Czynności te to najczęściej: odszyfrowywanie (klucz publiczny szyfruje), podpisywanie (klucz publiczny weryfikuje podpisy), Nazwa ta jest też czasem używana dla klucza w kryptografii symetrycznej. Klucz publiczny Unikatowy kod, który może być udostępniony przez właściciela wszystkim podmiotom z którymi prowadzi on elektroniczną wymianę dokumentów. W kryptografii asymetrycznej klucz umożliwiający wykonywanie czynności, dostępu do których nie chcemy ograniczać, i który z tego powodu może być dowolnie rozpowszechniany. Czynności te to w szczególności: szyfrowanie (klucz prywatny służy do odszyfrowywania), weryfikacja podpisu (klucz prywatny służy do podpisywania). Kryptografia asymetryczna Rodzaj kryptografii, w którym używa się zestawów dwu lub więcej powiązanych ze sobą kluczy, umożliwiających wykonywanie różnych czynności kryptograficznych. Najważniejsze zastosowania kryptografii asymetrycznej (szyfrowanie i podpisy cyfrowe) zakładają istnienie 2 kluczy - prywatnego i publicznego, przy czym klucza prywatnego nie da się łatwo odtworzyć na podstawie publicznego. W niektórych innych zastosowaniach, kluczy może być więcej. Algorytmy mające zastosowanie w kryptografii asymetrycznej wykorzystują operacje jednokierunkowe - takie, które da się łatwo przeprowadzić w jedną stronę a bardzo trudno w drugą. Kryteria wyszukiwania - filtry Przy wyszukiwaniu pozycji w oknach tabel programu można posłużyć się kryteriami wyszukiwania (filtrami). Pozwalają one na wybranie jedynie tych pozycji tabeli, które spełniają warunki kryterium wyszukiwania. Wraz z programem dostarczany jest standardowy zestaw kryteriów wyszukiwania. Jeżeli są one niewystarczające, można utworzyć ich własne definicje. Kryterium nie może być jednak całkowicie dowolne - może być składane tylko z dostarczonych w programie komponentów. Limit dokumentów Limit dokumentów obsługiwanych przez Forte Repozytorium Dokumentów wynika z warunków zakupionej licencji. Ten limit nie dotyczy umów. Rozliczanie dokumentów w ramach wspólnego pakietu dokumentów dla Forte e-dokumenty (prefix EDF) oraz Forte e-deklaracje (prefix EDX) odbywa się zgodnie założeniami: zlecenie przelewu = 1 dokument pakietu EDF pobranie wyciągu = 1 dokument pakietu EDF (Operacje bankowe nie są zliczanie) MXRDFV2014P0001

17 Pojęcia podstawowe 11 e-faktura (zakup, sprzedaż) = 1 dokument pakietu EDF e-deklaracja = 1 dokument pakietu EDX Listy CRL Listy certyfikatów unieważnionych (CRL, ang. Certificate Revocation List) są sporządzane i poświadczane elektronicznie przez Urzędy Certyfikacji. Na wykazie znajdują się certyfikaty, których termin ważności wygasł bądź zostały unieważnione przez nabywcę Certyfikatu (certyfikat klucza publicznego). Login Symbol, którym są oznaczane wszystkie dokumenty wprowadzane przez użytkownika do modułu. Login jest odpowiednikiem podpisu na tradycyjnych dokumentach papierowych - umożliwia identyfikację osoby wprowadzającej dokument. Login raz przypisany do danego użytkownika nie może być już zmieniony. Określa się go dodając użytkownika jako ciąg znaków przypisanych temu użytkownikowi. Narodowe Centrum Certyfikacji (NCCert) Jest to główny urząd certyfikacji (tzw. root) w Polsce wykonujący funkcje związane z obsługą infrastruktury bezpiecznego podpisu elektronicznego. Działa w ramach Narodowego Banku Polskiego. NCCCert wykonuje zadania techniczne związane z zarządzaniem strukturą PKI w Polsce, natomiast wszelkie decyzje merytoryczne (w tym decyzje o wystawieniu zaświadczenia certyfikacyjnego dla kwalifikowanego podmiotu lub o unieważnieniu klucza kwalifikowanego podmiotu) są podejmowane przez Ministra Gospodarki. OCSP Online Certificate Status Protocol - usługa centrów certyfikacji kluczy służąca do informowania o statusie konkretnego certyfikatu, o które pyta usługobiorca (czy certyfikat jest ważny, czy unieważniony/zawieszony). Odbiorca Firma, która jest kontrahentem i adresatem dokumentu. Odcisk palca Funkcja skrótu, jednokierunkowa funkcja mieszająca lub funkcja haszująca to funkcja, która przyporządkowuje dowolnie dużej liczbie (wiadomości) krótką, zwykle posiadającą stały rozmiar wartość (skrót wiadomości). PKI Public Key Infrastructure (infrastruktura klucza publicznego) system obejmujący Centra Certyfikacji Kluczy, Punkty Rejestracji oraz użytkowników końcowych (Subskrybentów i innych Odbiorców usług certyfikacyjnych), służący do dystrybucji certyfikatów klucza publicznego oraz zapewnienia możliwości ich wiarygodnej weryfikacji. Pieczęć elektroniczna To dane w postaci elektronicznej, przyporządkowane danemu podmiotowi w taki sposób, że możliwa jest jego identyfikacja. Pieczęć elektroniczna dołączona do innych danych lub z nimi logicznie powiązana powoduje, że każda późniejsza zmiana tych danych jest wykrywalna. Z technicznego punktu widzenia pieczęć wykorzystuje ten sam mechanizm co podpis elektroniczny. W odróżnieniu od podpisu kwalifikowanego dysponentem tego klucza może być nie tylko osoba fizyczna ale też organizacja. Przyjmuje się, że dokument elektroniczny nie uległ zmianie po opatrzeniu go pieczęcią elektroniczną i jest autentyczny. Innymi słowy, pieczęć zapewnia integralność oraz autentyczność opatrzonego nią dokumentu.

18 12 Podręcznik użytkownika Forte Repozytorium Dokumentów W szczególności pieczęć elektroniczna przydaje się tam, gdzie potrzebne jest automatyczne i masowe zabezpieczanie autentyczności i integralności dokumentów elektronicznych. Podpis elektroniczny Dane w postaci elektronicznej służące (przy wymianie informacji drogą elektroniczną) do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny i do potwierdzania autentyczności dokumentu. Stosowanie podpisu elektronicznego gwarantuje, że przesyłka pochodzi od deklarowanego nadawcy oraz że jej zawartość nie została zmieniona. W przypadku korespondencji papierowej, charakter pisma i podpis identyfikują autora i dają pewność, że jest nadawcą wiadomości; taką samą funkcję pełni podpis cyfrowy dla korespondencji wysyłanej drogą elektroniczną. Podpis elektroniczny jest matematycznym algorytmem, w wyniku działania którego otrzymywana jest zaszyfrowana informacja doklejana do przesyłanej wiadomości - podpis. Dzięki posługiwaniu się podpisem elektronicznym przesyłane dokumenty elektroniczne są zabezpieczone przed modyfikacją przez osoby nieupoważnione. Każda, nawet przypadkowa zmiana w treści przesyłki jest sygnalizowana przez komputer odbiorcy. Podpis kwalifikowany Jest elektronicznym podpisem równoważnym podpisowi własnoręcznemu. Służy do podpisywania dokumentów i umów, które mają moc prawną. Podpis elektroniczny musi być weryfikowany ważnym kwalifikowanym certyfikatem oraz składany przy pomocy bezpiecznego urządzenia do składania podpisu. Podpis niekwalifikowany To podpis elektroniczny weryfikowany poprzez certyfikat niekwalifikowany. Podpis elektroniczny złożony za pomocą certyfikatu niekwalifikowanego (powszechnego) nie jest z mocy prawa równoważny podpisowi własnoręcznemu. Podpis elektroniczny weryfikowany poprzez certyfikat niekwalifikowany wywołuje skutki prawne podpisu odręcznego tylko wtedy, gdy obie strony zawrą wcześniej umowę. W takiej umowie powinny się znaleźć zapisy o wzajemnym uznaniu podpisów weryfikowanych certyfikatem niekwalifikowanym. Stosowanie podpisu niekwalifikowanego (powszechnego) nie wymaga również spełnienia żadnych określonych warunków - wystarczy posiadanie certyfikatu niekwalifikowanego i komputera. Subskrybent Osoba, której wystawiono kwalifikowany certyfikat, zgodnie z polityką certyfikacji centrum certyfikacji. Token Generator kodów jednorazowych urządzenie elektroniczne służące do uwierzytelniania transakcji internetowych. Jego działanie polega na generowaniu ciągów cyfr za pomocą funkcji jednokierunkowej wykorzystującej dwa parametry jeden stały dla konkretnego egzemplarza urządzenia, drugi zmienny wprowadzany za pomocą klawiatury, wczytywany z ekranu monitora, bądź generowany na podstawie czasu. Niektóre modele tokenów są zabezpieczone przed użyciem za pomocą systemu haseł. Ze względu na stosunkowo wysoką cenę tokena pojawia się tendencja do zastępowania go kartą kodów jednorazowych lub hasłami SMS. Urządzenie może też być zastąpione przez telefon komórkowy używający dedykowanej aplikacji. Użytkownicy i ich uprawnienia Dzięki systemowi haseł i uprawnień moduł umożliwia pracę tylko tym osobom, które wcześniej zostały dodane jako użytkownicy programu. W czasie pracy w programie, każda z dokonanych czynności jest zapisana jako wykonana przez użytkownika, który został wybrany w czasie otwierania dostępu do danych firmy. Aby uniemożliwić niepowołany dostęp do danych firmy, każdy użytkownik ma możliwość zabezpieczenia swoich uprawnień indywidualnym hasłem dostępu, podawanym MXRDFV2014P0001

19 Pojęcia podstawowe 13 w momencie rozpoczynania pracy z firmą. Dodawanie użytkowników i nadawanie im uprawnień wykonywane jest w module Forte Administracja. Użytkownik Zarejestrowany pracownik lub osoba upoważniona przez klienta do reprezentowania go podczas pracy w programie. Weryfikacja podpisu elektronicznego Czynności, które pozwalają na identyfikację osoby składającej podpis elektroniczny oraz pozwalają stwierdzić, że podpis został złożony za pomocą danych służących do składania podpisu elektronicznego przyporządkowanych do tej osoby, a także że dane opatrzone tym podpisem nie uległy zmianie po złożeniu podpisu elektronicznego. Wystawca Firma generująca i udostępniająca dokument. Zaakceptowany Pole informujące, że e-dokument (e-faktura) został zaakceptowany. Możliwa jest akceptacja dokumentu, który nie przeszedł poprawnie weryfikacji. Znakowanie czasem Dołączenie do danych w postaci elektronicznej (logicznie powiązanych z danymi opatrzonymi podpisem lub poświadczeniem elektronicznym) oznaczenia czasu w chwili wykonywania operacji. Zweryfikowany (Poprawny) Pole informujące, że przeprowadzono weryfikację podpisu i jest on poprawny.

20 14 Podręcznik użytkownika Forte Repozytorium Dokumentów MXRDFV2014P0001

21 Ustawienia administracyjne Rejestracja, aktywacja i wprowadzanie użytkowników oraz nadawanie im praw przeprowadzane jest w module Forte Administracja. Moduł Repozytorium Dokumentów ma wygląd okien i sposób obsługi zgodny z ogólnymi zasadami ustalonymi dla środowiska Windows. Występują jednak pewne cechy charakterystyczne jedynie dla tego programu. Zostały one opisane w tym rozdziale. Ponadto przypomnimy tu podstawowe zasady zapewniające bezpieczeństwo danych. Obsługa baz danych w programie Informacje wprowadzane w czasie wykorzystywania programu zapisywane są w plikach o specjalnej organizacji, zwanych bazami danych. Obsługa zapisu i wykorzystywania informacji z baz danych jest prowadzona przy pomocy specjalnego programu zwanego motorem bazy danych. Po zainstalowaniu modułu Repozytorium należy go otworzyć wybierając przycisk Start->Wszystkie programy->sage->repozytorium Dokumentów. Otworzy się okno modułu Repozytorium Dokumentów w stanie bezfirmowym. Okno to służy do administrowania modułem. Można tu przy pomocy polecenia menu głównego Firma: 1. Zalogować się do firmy. 2. Zakończyć pracę z modułem. Przy pomocy polecenia Pomoc można: 1. Otworzyć tematy pomocy, gdzie można wyszukać informacje z opisem działania programu. 2. Uzyskać informacje o programie dotyczące wersji modułów Forte, właściciela licencji, rodzaju licencji oraz numeru seryjnego. Zakładanie nowej firmy Proces zakładania nowej firmy odbywa się w module Forte Administracja. Otwieranie firmy Po utworzeniu bazy danych firmy na serwerze można firmę otworzyć. Otwieranie firmy to czynność, którą trzeba wykonać, aby rozpocząć pracę z firmą, uzyskując dostęp do jej danych. W momencie otwierania firmy, czyli uaktywnienia danych firmy, należy podać również nazwę użytkownika i hasło dostępu. Hasło dostępu jest to określony dla użytkownika tajny tekst o długości od kilku do kilkunastu znaków, który służy do ochrony danych firmy przed niepowołanym dostępem. Program sprawdza hasło, umożliwiając dalszą pracę tylko po podaniu właściwego dla użytkownika hasła dostępu.

22 16 Podręcznik użytkownika Forte Repozytorium Dokumentów Otwieranie firmy Rys. 3-1 Okno Otwieranie firmy. 1. Wybrać polecenie Zaloguj się do firmy. 2. W oknie Otwieranie firmy z listy rozwijanej w polu Firma wybrać firmę. 3. W polu Użytkownik wpisać swój login. 4. W pole Hasło wpisz swoje hasło. Przy pierwszym logowaniu do firmy pole Hasło pozostaw puste. Po otworzeniu firmy zmień hasło z pustego na swoje. 5. Wprowadzone dane zatwierdź klikając Otwórz. Przy pierwszym logowaniu do danych nowo utworzonej firmy należy w pole Użytkownik wpisać swój login. Po zalogowaniu do firmy, jeśli wykupiono licencję na Forte e-dokumenty, pojawi się okno strony domowej firmy. Rys. 3-2 Okno startowe programu z firmą. MXRDFV2014P0001

23 Ustawienia programu 17 Ustawianie parametrów pracy Tworzenie użytkowników i nadawanie im praw Moduł Forte Repozytorium Dokumentów został tak zbudowany, aby mógł obsługiwać zarówno firmy jednoosobowe, gdzie wszystkie operacje wykonuje jeden użytkownik, jak i firmy wieloosobowe, gdzie poszczególne operacje są wykonywane przez różne osoby. Dodawanie oraz usuwanie użytkowników i nadawanie im praw odbywa się w module Forte Administracja. Ustawienia pracy Grupa poleceń Parametry pracy dotyczy konfigurowania ustawień związanych z niektórymi parametrami pracy, e-deklaracjami. Ustawienie Wymuszaj na aplikacjach Forte przechowywanie e-deklaracji podatkowych w Repozytorium Dokumentów warunkuje czy będzie prowadzona w systemie współpraca z Repozytorium gdy jest obecny w systemie moduł Sage e-deklaracje (jest to ustawienie wspólne dla KDF i FKF). Rys. 3-3 Okno Ustawienia pracy. W części e-przelewy okna Parametry pracy można wybrać tryb obsługi przelewów elektronicznych. Wybór trybu obiegu dokumentów bez wymagania akceptacji powoduje skrócenie ścieżki obiegu dokumentów i aktywuje dla nowo utworzonych przelewów trzy statusy: wyślij, edytuj, usuń.

24 18 Podręcznik użytkownika Forte Repozytorium Dokumentów Zaznaczenie pola wymagania akceptacji przelewów włącza do procesu dodatkową osobę i uaktywnia więcej statusów, jakie mogą otrzymać nowo utworzone dokumenty: do akceptacji akceptuj, odrzuć, edytuj, usuń. Dla statusu niezaakceptowany można wykonać akcje usunięcia przelewu lub jego edycji, co ponownie włączy go w obieg dokumentów ze statusem do akceptacji. Wprowadzanie zmian w panelu Parametry UWAGA Zmiany w panelu Parametry firmy są możliwe w dowolnym momencie pracy z firmą, jednakże należy pamiętać, że są to parametry globalne i zmieniają sposób pracy dla całej firmy, czyli na wszystkich stanowiskach pracy. Po modyfikacji danych szczegółowych użytkownika zapisz je klikając przycisk Zapisz. Ustawienia Forte e-deklaracje W tej części okna Ustawień można wprowadzić ustalenia dotyczące określenia warunków współpracy z Forte e-deklaracje. Po zaznaczeniu pola wyboru dostępnego w ramce e-deklaracje podatkowe z modułów Forte będą przechowywane w module Repozytorium Dokumentów. Ustawienia współpracy z serwisem Użytkownik musi mieć nadane w ramach systemu Forte uprawnienia, które umożliwią mu współpracę z serwisem Dotyczą one korzystania z serwisu i zarządzania parametrami pracy. Użytkownik z nadanym prawem do współpracy z serwisem może korzystać poprzez moduł Forte z serwisu w ramach uprawnień konta serwisowego, które ma nadane w Forte. Oznacza to, że gdyby nie miał nadanych żadnych uprawnień w serwisie, to może tylko zsynchronizować kontrahentów. Użytkownik, który ma uprawnienia do zarządzania parametrami pracy może zarządzać tymi parametrami, w tym częścią dostępną w ramce Ustawienia współpracy z serwisem miedzyfirmami.pl. Na zakładce Umowy widoczna jest informacja o statusie kontrahenta na serwisie miedzyfirmami.pl (kolumna Źródło, status na serwisie: kontrahent zweryfikowany, kontrahent niezweryfikowany). Jeżeli kontrahent jest niezweryfikowany to w źródle umowy pokazuje się informacja kontrahent niezweryfikowany. Jeżeli kontrahent jest zweryfikowany, to napis jest tylko w źródle umowy ( miedzyfirmami.pl ) bez dopiska kontrahent zweryfikowany. UWAGA Nadawanie uprawnień do wykonywania operacji związanych z wysyłaniem i pobieraniem dokumentów przez serwis odbywa się na stronie serwisu. Obsługa w aplikacji limitów z serwisu miedzyfirmami.pl W serwisie sprzedawana jest usługa Pakiet na wysyłanie dokumentów. Dotyczy to tylko sytuacji, kiedy aplikacja współpracuje z serwisem miedzyfirmami.pl i dotyczy tylko limitów z serwisu miedzyfirmami.pl. W programie pojawia się komunikat o wykorzystaniu pakietu z serwisu miedzyfirmami.pl. Pakiet wysyłania dokumentów ma ograniczenie czasowe na 1 rok oraz limit dokumentów wysyłanych za pośrednictwem serwisu. Pakiet traci ważność w przypadku wyczerpania limitu dokumentów lub po upływie roku od daty wykupienia (nawet jeśli limit nie zostanie wyczerpany). W ostatnim oknie kreatora wysyłki dokumentu pojawia się informacja o stanie pakietu (ile pozostało dokumentów we wszystkich aktywnych pakietach). Używaj serwisu Należy zaznaczyć to pole aby rozpocząć połączenie z serwisem miedzyfirmami.pl. Mam konto w serwisie Zaznacza użytkownik, który jest już zarejestrowany w serwisie miedzyfirmami.pl. MXRDFV2014P0001

25 Ustawienia programu 19 Ramka Ustawienia uwierzytelnienia Jedno konto dla wszystkich użytkowników Pole to jest domyślnie odznaczone. Jeśli jest zaznaczone, to każdy użytkownik w Forte korzysta z tego samego loginu w serwisie miedzyfirmami.pl, jeśli odznaczone - to każdy z musi wprowadzić sam parametry logowania do serwisu miedzyfirmami.pl Login i Hasło Należy wpisać w te pola login i hasło logowania używane w serwisie miedzyfirmami.pl. Chcę zarejestrować się w serwisie Wybranie przycisku otwiera przeglądarkę internetową z wypełnionymi wstępnie danymi firmy, koniecznymi do rejestracji w serwisie miedzyfirmami.pl. Wysyłanie e-faktur przez serwis miedzyfirmami.pl do niezarejestrowanych w nim kontrahentów W serwisie miedzyfirmami.pl jest funkcja umożliwiająca wysyłanie dokumentów do kontrahentów niezarejestrowanych w serwisie miedzyfirmami.pl. Dokument będzie umieszczany w serwisie miedzyfirmami.pl, a do kontrahenta będzie wysyłany mail z linkiem do pobrania dokumentu. W Forte Repozytorium dodano parametry w Ustawieniach współpracy z serwisem miedzyfirmami.pl: (1.) Wysyłaj e-faktury do wszystkich kontrahentów (2.) Pomijaj kontrahentów z umową indywidualną Zaznaczenie parametru (1.) i niezaznaczenie (2.) spowoduje, że wszystkie e-faktury będą wysyłane przez serwis wg klucza: do kontrahentów, którzy: -Nie mają żadnej zgody - wysyłamy przez serwis miedzyfirmami.pl na maila z danych kontrahenta lub na podanego maila (jeśli w danych kontrahenta brak maila) -Mają zgodę pochodzącą z serwisu miedzyfirmami.pl - bez zmian -Mają dwie zgody: pochodzącą z serwisu miedzyfirmami.pl i indywidualną - przez serwis miedzyfirmami.pl bez zmian - Mają tylko umowę indywidualną - wysyłamy przez serwis miedzyfirmami.pl na maila z umowy Niezaznaczenie parametru (1.) spowoduje, że e-faktury będą wysyłane tylko dla kontrahentów zarejestrowanych w serwisie miedzyfirmami.pl. Zaznaczenie parametru (2.) ogranicza działanie parametru (1.). W tym wypadku e-faktury dla kontrahentów z umową indywidualną będą wysyłane za pośrednictwem poczty. Ten parametr można zaznaczyć tylko po wybraniu parametru (1.). Zaznaczenie parametru (1.) powoduje, że przy wysyłaniu faktury przez serwis miedzyfirmami.pl do kontrahenta który nie ma zarejestrowanej umowy z serwisem miedzyfirmami.pl i nie był jeszcze w danym dniu synchronizowany z serwisem miedzyfirmami.pl, Forte Repozytorium będzie sprawdzał czy kontrahent jest zarejestrowany w serwisie miedzyfirmami.pl i będzie wysyłał dokument zgodnie z wynikiem sprawdzenia. (3.) Wysyłaj pozostałe dokumenty wszystkich kontrahentów Zaznaczenie tego parametru spowoduje, że wszelkie dokumenty własne (oprócz faktur papierowych oraz e-faktur) będzie można wysłać za pośrednictwem serwisu miedzyfirmami.pl

26 20 Podręcznik użytkownika Forte Repozytorium Dokumentów Niezaznaczenie tego parametru spowoduje, że wszelkie dokumenty własne będą miały niedostępną akcję wysyłki przez serwis miedzyfirmami.pl, ale będzie dostępna akcja wysyłki na maila z danych kontrahenta lub podanego ręcznie. Generowanie e-pieczęci i e-podpisów (własnych) Warunkiem przesyłania dokumentów w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym jest akceptacja tego sposobu przesyłania e-dokumentu przez odbiorcę lub brak sprzeciwu na taką formę przesyłania faktur. Może się to również odbywać w trybie Zgody domniemanej. (Parametry pracy zaznaczony parametr Pracuj w trybie zgody domniemanej). Istotnym warunkiem przesyłania dokumentów w formie elektronicznej jest konieczność zapewnienia autentyczności ich pochodzenia i integralności treści dokumentu. Dla zapewnienia tego warunku program daje możliwość podpisywania e-dokumentów e-pieczęcią lub e-podpisem. W trakcie pracy z danymi firmy możemy globalnie przełączać te dwa tryby pracy. Żeby można było podpisywać e- dokumenty e-pieczęcią lub e-podpisem należy je wygenerować. Generowanie e-pieczęci firmy 1. W oknie firmy kliknij przycisk Ustawienia. 2. W panelu Ustawienia wybierz e-pieczęcie. 3. W panelu e-pieczęcie kliknij przycisk Dodaj na pasku narzędziowym. 4. W oknie kreatora Nowa e-pieczęć (własna) panel Źródło e-pieczęci wybierz pole opcji: a. Utwórz nową tworzy nową pieczęć (własną) firmy. Należy określić parametry generowanej e-pieczęci: nazwę, okres obowiązywania oraz adres (kontaktowy). b. Wczytaj z pliku wczytuje pieczęć zapisaną w pliku. c. Wczytaj z karty wczytuje pieczęć z karty przy użyciu czytnika kart. d. Wczytaj z magazynu certyfikatów wczytuje pieczęć z magazynu certyfikatów. e. Zaznaczenie pola Domyślna powoduje, że tworzona pieczęć będzie się podpowiadać domyślnie przy podpisywaniu e-dokumentu. 5. Kliknij przycisk Zakończ, aby potwierdzić dodanie nowej pieczęci i rozpocznij proces generowania nowej e-pieczęci. 6. Po wygenerowaniu pieczęci możesz obejrzeć jej szczegóły, klikając przycisk Pokaż szczegóły. 7. Wciśnij przycisk Zakończ, aby zamknąć okno. 8. Nowa e-pieczęć pojawi się na liście w panelu e-pieczęcie. Usuwanie e-pieczęci (własną) 1. W oknie firmy kliknij przycisk Ustawienia. 2. W panelu Ustawienia wybierz e-pieczęcie. 3. W panelu e-pieczęcie zaznacz na liście e-pieczęć, którą chcesz usunąć. 4. Kliknij przycisk Usuń na pasku narzędziowym. 5. Pieczęć zostanie usunięta. Tworzenie e-podpisu 1. W oknie firmy kliknij przycisk Ustawienia. 2. W panelu Ustawienia wybierz e-podpisy. 3. W panelu e-podpisy kliknij przycisk Dodaj na pasku narzędziowym. 4. W oknie kreatora Nowy e-podpis (własny) panel Źródło e-podpisu wybierz pole opcji: MXRDFV2014P0001

27 Ustawienia programu 21 a. Wczytaj z pliku wczytuje podpis zapisany w pliku. b. Wczytaj z karty wczytuje podpis z karty przy użyciu czytnika kart. c. Wczytaj z magazyn certyfikatów wczytuje podpis z magazynu certyfikatów. d. Zaznaczenie pola Domyślny powoduje, że tworzony podpis będzie się podpowiadać domyślnie przy podpisywaniu e-dokumentu. 5. Kliknij przycisk Zakończ, aby potwierdzić dodanie nowego podpisu i rozpocznij proces generowania nowego e-podpisu. 6. Po wygenerowaniu podpisu możesz obejrzeć jego szczegóły, klikając przycisk Pokaż szczegóły. 7. Wciśnij przycisk Zakończ, aby zamknąć okno. 8. Nowy e-podpis pojawi się na liście w panelu e-podpisy. Usuwanie e-podpisu 1. W oknie firmy kliknij przycisk Ustawienia. 2. W panelu Ustawienia wybierz e-podpis. 3. W panelu e-podpisy kliknij przycisk Usuń na pasku narzędziowym. 4. Podpis zostanie usunięty. Rejestracja i aktywacja programu Czynności związane z rejestracją i aktywacją modułu wykonywane są w module Forte Administracja.

28 22 Podręcznik użytkownika Forte Repozytorium Dokumentów MXRDFV2014P0001

29 Ustawienia programu Parametr pracy Pracuj w trybie zgody domniemanej Można wystawiać faktury elektroniczne bez otrzymania zgody kontrahenta, ale konieczne jest spełnienie wymogu autentyczności pochodzenia i integralności treści. Wymogi te są spełnione w programie poprzez możliwość wybrania odpowiednich parametrów. Jeśli jest zaznaczony parametr pracy Pracuj w trybie zgody domniemanej - to programy będą wystawiać e-faktury wszystkim kontrahentom, którzy nie mają zarejestrowanego w programie sprzeciwu. Jeśli nie jest zaznaczony parametr pracy Pracuj w trybie zgody domniemanej - to domyślnie program podpowiada wystawienie e-faktury tylko tym kontrahentom, którzy mają zarejestrowaną zgodę, a pozostałym będą podpowiadać wystawienie faktury papierowej. Jeżeli jest zaznaczona Zgoda domniemana i jest nawiązana współpraca z serwisem miedzyfirmami.pl, to faktury są wysyłane zgodnie z ustawieniami parametru wysyłki dokumentów przez serwis miedzyfirmami.pl. Jeżeli jest zaznaczona Zgoda domniemana i nie ma nawiązanej współpracy z serwisem miedzyfirmami.pl, to faktury są wysyłane wg klucza do kontrahentów, którzy: - Nie mają żadnej zgody - na z danych kontrahenta lub na podany (jeśli w danych kontrahenta brak a). - Mają tylko umowę indywidualną - na z umowy. Ten parametr odnosi się wyłącznie do faktur oznaczonych jako e-faktura. Nie wpływa na inne dokumenty oraz na faktury nieoznaczone jako e-faktura. Parametr pracy Pozwalaj na wysyłkę niepodpisanych e-faktur Zaznaczenie parametru Pozwalaj na wysyłkę niepodpisanych e-faktur pozwala na wysyłkę e-faktur które nie zostały podpisane i oznacza je jako wysłane. Brak zaznaczenia parametru Pozwalaj na wysyłkę niepodpisanych e-faktur blokuje wysyłkę niepodpisanej e-faktury. Jeśli będzie jednocześnie zaznaczony parametr Wyślij działa jak Podpisz i wyślij oraz Pozwalaj wysyłać niepodpisane e-faktury, to przy wysyłaniu niepodpisanej e-faktury system próbuje ją podpisać. Jeśli podpisywanie się nie powiedzie - wysyła niepodpisaną. Jeśli parametr Wyślij działa jak Podpisz i wyślij będzie zaznaczony, a parametr Pozwalaj wysyłać niepodpisane e-faktury będzie odznaczony, to przy wysyłaniu niepodpisanej e-faktury system próbuje ją podpisać. Jeśli podpisywanie się nie powiedzie - anuluje wysyłkę.

30 24 Podręcznik użytkownika Forte Repozytorium Dokumentów Parametr pracy Blokuj ponowną wysyłkę dokumentu Zaznaczenie parametru spowoduje zablokowanie możliwości ponownej wysyłki tego samego dokumentu, czyli faktury ze statusem Wysłana. Dla faktur w trakcie wysyłania - pojawia się ostrzeżenie, niezależnie od wartości parametru. Dodawanie kontrahenta i umowy ze zgodą na wymianę e-dokumentów Dodawanie kontrahenta 1. W oknie firmy kliknij przycisk Kontrahenci. 2. W panelu Kontrahenci kliknij przycisk Dodaj na pasku narzędziowym. 3. W oknie Dodawanie kontrahenta wpisz w pola dane. a. Kod - unikalny symbol kontrahenta identyfikujący go na listach wyboru. b. Nazwa - pełną nazwę kontrahenta (będzie ona używana na wszystkich dokumentach dotyczących tego kontrahenta). c. Ulica, Kod pocztowy, Miejscowość - dane adresowe kontrahenta. d. NIP - numer identyfikacji podatkowej podatnika nadany przez urząd skarbowy. e. NIP UE - numer identyfikacji podatnika VAT dla potrzeb handlu wewnątrzwspólnotowego. f. REGON - numer kontrahenta nadany przez Wojewódzki Urząd Statystyczny, identyfikujący go do celów statystyki państwowej. g. Adres - adres kontrahenta, na który będą przesyłane e- dokumenty. h. Aktywny - to pole wyboru określa aktywność lub nieaktywność kontrahenta, czyli to, czy dany kontrahent pojawia się na listach wyboru w programie, czy też nie. Danego kontrahenta można w dowolnej chwili uaktywnić bądź dezaktywować zmieniając wartość tego pola. 4. Wciśnij przycisk Zapisz, aby zapisać wprowadzone dane i zamknąć okno. 5. Nowy kontrahent pojawi się na liście w panelu Kontrahenci. Zawieranie umowy z kontrahentem 1. W oknie firmy kliknij przycisk Kontrahenci. 2. W panelu Kontrahenci zaznacz na liście kontrahenta. 3. Kliknij przycisk Dodaj umowę na pasku narzędziowym. 4. W panelu Rodzaj umowy wybierz Rodzaj umowy. W zależności od tych parametrów umowa będzie obejmować jedynie wysyłkę, odbiór lub obie opcje. W panelu Sposób rejestracji umowy należy zadecydować czy utworzona będzie nowa umowa czy zarejestrowana przygotowana wcześniej umowa. 5. W oknie kreatora Nowa umowa kontrahenta w panelu Rodzaj umowy podaj dane do umowy uwzględniając w ramce Typ umowy następujące informacje: - Jeśli jest wprowadzona umowa o typie Sprzeciw, to programy zablokują wystawienie e- faktury w zakresie dat jej obowiązywania, bez względu na ustawione parametry pracy. - Jeśli jest wprowadzona umowa o typie Sprzeciw i użytkownik dodaje umowę o typie Zgoda, to po zatwierdzeniu tej umowy program automatycznie powinien rozwiązać umowę typu Sprzeciw z dniem poprzedzającym rozpoczęcie obowiązywania umowy typu Zgoda. - Jeśli jest wprowadzona umowa o typie Zgoda i użytkownik dodaje umowę o typie Sprzeciw, to po zatwierdzeniu tej umowy program automatycznie powinien rozwiązać umowę typu Zgoda z dniem poprzedzającym rozpoczęcie obowiązywania umowy typu Sprzeciw. MXRDFV2014P0001

31 Ustawienia programu W oknie kreatora Nowa umowa kontrahenta w panelu Dane umowy podaj dane do umowy: - Numer - wpisz numer kolejny umowy. Miejscowość - wpisz miejscowość, gdzie została podpisana umowa. - Data rozpoczęcia - kliknij w przycisk i w oknie kalendarza wybierz datę rozpoczęcia obowiązywania umowy. - Data zakończenia kliknij w przycisk i w oknie kalendarza wybierz datę zakończenia obowiązywania umowy. - Jeżeli do podpisywania e-faktur będzie używana e-pieczęć kliknij przycisk - W oknie Wybór elementów: e-pieczęcie wybierz z list pieczęć, którą chcesz podpisać umowę. - Kliknij przycisk Użyj. - Adres - wpisz adres kontrahenta, na który będą przesyłane e-dokumenty. UWAGA E-dokumenty będą się pojawiać w skrzynce pocztowej kontrahenta tylko w przypadku, gdy mamy zainstalowanego klienta poczty elektronicznej obsługującego mechanizm MAPI. - Kliknij przycisk Dalej. 7. W oknie kreatora Nowa umowa kontrahenta w panelu Dodatkowe parametry umowy uzupełnij dane zawarte w umowie kładąc szczególną uwagę na pole Adres odbioru e-faktur. 8. W oknie kreatora Nowa umowa kontrahenta w panelu Podgląd umowy zobacz podgląd umowy, uzupełnij brakujące elementy. Możesz zaznaczyć pola wyboru Drukuj i Podpisz, co spowoduje podpisanie i wydrukowanie umowy po jej wygenerowaniu. 9. W oknie kreatora Nowa umowa kontrahenta w panelu Zakończenie kliknij przycisk Zakończ. W tej grupie ustawień można także zarejestrować istniejącą umowę oraz zatwierdzić zgodę na odbiór i/lub wysyłkę dokumentów. Po zakończeniu tworzenia umowy można ją wydrukować i dać kontrahentowi w formie papierowej lub podpisać elektronicznie i wysłać em. Aby umowa była prawomocna, musi zostać podpisana przez kontrahenta. Po otrzymaniu podpisanej umowy należy zarejestrować ten fakt w module Repozytorium Dokumentów. Rejestrowanie z kontrahentem umowy na wymianę dokumentów elektronicznych 1. W oknie firmy kliknij przycisk Kontrahenci. 2. W panelu Kontrahenci zaznacz na liście kontrahenta. 3. Poniżej listy kontrahentów pojawi się panel ze szczegółowymi danymi kontrahenta. 4. Wybierz zakładkę Umowy. 5. Kliknij przycisk Potwierdzenie na pasku narzędziowym. 6. Pojawi się komunikat z pytaniem Czy potwierdzić wybraną umowę? 7. Chcąc potwierdzić umowę kliknij Tak, jeżeli chcesz zrezygnować kliknij Nie. 8. W oknie Potwierdzenie umowy ustal datę obowiązywania oraz wybierz plik z umową i dodaj opis do potwierdzenia.

32 26 Podręcznik użytkownika Forte Repozytorium Dokumentów Systemy bankowe i ich konfiguracja W module Forte Repozytorium Dokumentów dostępnych jest kilka predefiniowanych systemów bankowych. Każdemu z systemów przypisany jest odpowiedni format przelewów i wyciągów, obsługiwany przez bank. System bankowy umożliwia klientom przeprowadzanie bezpiecznego transferu danych w zakresie przesyłania poleceń przelewów, pobierania wyciągów bankowych, sald, historii operacji i obsługi zleceń. Istnieje również możliwość wprowadzenia do programu systemu bankowego, który nie został wcześniej predefiniowany. Należy wówczas dopasować do niego istniejący format dla wyciągów i przelewów. Systemy bankowe takie jak: Alior Bank SA, Bank Polska Kasa Opieki SA, ING Bank Śląski SA (konto typu ING BusinessOnLine) i BRE Bank SA oferują możliwość pobrania wyeksportowanych z systemów transakcyjnych banku operacji bankowych w postaci pliku IntraDay. Część banków zwraca numer referencyjny, przez co uzyskuje się automatyczne łączenie zrealizowanych zleceń przelewów z operacjami. Są to Systemy bankowe: Bank BPH SA, Bank Polska Kasa Opieki SA, Powszechna Kasa Oszczędności Bank Polski SA, BRE Bank SA, Bank Millennium SA oraz Raiffeisen Bank Polska SA. W module Forte Repozytorium Dokumentów dla tych banków widnieje jeden System bankowy mający w nazwie samą nazwę banku. W definicji systemu bankowego dla banku PEKAO zaleca się ustawienie formatu przelewów na "PEKAO - PLI PekaoREADY. Na liście systemów bankowych widnieją systemy, które w nazwie mają albo samą nazwę banku (np. Bank BPH SA ) albo nazwę banku wraz z dopiskiem REF (np. Alior Bank SA REF ). Numer REF to unikatowy numer referencyjny umożliwiający połączenie zrealizowanego zlecenia e-przelewu z pobranymi operacjami bankowymi. UWAGA Użytkownicy nie widzą nadawanych numerów referencyjnych, ponieważ są zaszyte w programie. Rys. 3-4 Okno dodawania systemu bankowego posiadającego możliwość nadawania numeru referencyjnego. MXRDFV2014P0001

33 Ustawienia programu 27 Dla banków, które nie zwracają numeru referencyjnego, w programie wprowadzone są dwa systemy bankowe. Wybór systemu nieposiadającego w nazwie dopisku REF powoduje, że użytkownik samodzielnie dokonuje łączenia zleceń z operacjami. Pobrane operacje bankowe można łączyć z przelewami za pomocą opcji dostępnej z menu kontekstowego listy przelewów - Powiąż z operacją bankową. Wybór systemu bankowego, który ma w nazwie dopisek REF umożliwia automatyczne łączenie zrealizowanych zleceń z pobranymi operacjami dzięki nadawanemu przez moduł e-dokumenty indywidualnemu numerowi referencyjnemu. UWAGA Moduł Forte Repozytorium Dokumentów dokleja numer referencyjny do Tytułu wysyłanego przelewu w przypadku gdy System bankowy ma w nazwie dopisek REF. Tytuł przelewu bankowego mieści 140 znaków, zatem jeśli sam tytuł przelewu będzie tej długości to zostanie skrócony, tak, aby został zapisany numer referencyjny umożliwiający automatyczne połączenie zlecenia przelewu z operacjami bankowymi. Może się również zdarzyć, że na wyciągach otrzymanych z banku widoczne będą w polu tytułem literki i cyferki niewpisane przez użytkownika. Są to zapisy pochodzące z programu, zawierające numery referencyjne. Znaki te nie są prezentowane w programie. Dane na temat systemu bankowego, formatu przelewów i wyciągów znajdują się w menu Ustawienia / Systemy bankowe. W tym miejscu można sprawdzić, czy formaty dokumentów bankowych obsługiwanych przez bank w którym ma konto są obsługiwane przez moduł Forte Repozytorium Dokumentów. Oprócz informacji na temat typów obsługiwanych formatów, znajduje się tu pole z liczbą określającą maksymalną liczbę przelewów w paczce. Paczka przelewów to wygenerowany przez program plik, w którym są gromadzone przelewy. Następnie wygenerowany plik jest importowany w systemie bankowym jako jedna dyspozycja wymagająca pojedynczej autoryzacji. Zlecanie dyspozycji w postaci paczki pozwala firmom na znaczne ograniczenie czasu i kosztów związanych z wymianą dokumentów bankowych. W celu dodania systemu bankowego, który nie został wprowadzony na listę systemów predefiniowanych, należy skorzystać z przycisku Dodaj. Rys. 3-5 Okno dodawania systemu bankowego. Zostanie otwarte okno dodawania systemu bankowego. Należy w nim uzupełnić pole nazwy systemu, wybrać format wyciągów i przelewów z list wyboru zawierających dostępne w programie formaty. Aby ułatwić wybór, nazwy dostępnych formatów są poprzedzone skrótową nazwą banku. Następnie należy wybrać maksymalną liczbę przelewów w paczce jaka jest obsługiwana przez dany system bankowy.

34 28 Podręcznik użytkownika Forte Repozytorium Dokumentów Informacje na temat szczegółów systemów bankowych znajdują się w dokumencie Konfiguracja systemów bankowych.pdf, dołączanym do modułu Forte Repozytorium Dokumentów. Dokument zawiera szczegóły konfiguracji importu i eksportu danych w systemach bankowych, obsługiwanych przez System Zarządzania Forte. Dodany system bankowy widoczny jest na liście w menu Ustawienia / Systemy bankowe. Będzie widoczny również na liście wyboru w oknie Dodawanie rachunku bankowego. Rachunki bankowe Prawo bankowe rozróżnia i definiuje różne rodzaje rachunków bankowych (kont bankowych) prowadzonych dla klientów będących podmiotami prawnymi. Są to między innymi rachunki bieżące i pomocnicze. Firmy zobowiązane są przepisami prawa do posiadania rachunku bieżącego, służącego do przeprowadzania rozliczeń. Natomiast rachunki pomocnicze mogą służyć do prowadzenia ściśle określonych rozliczeń lub mogą być wykorzystywane do przeprowadzania operacji międzybankowych. Każdy rachunek bankowy posiada przypisany system bankowy określający sposób współpracy z bankiem, między innymi formaty wymiany plików bankowych. Aby zapewnić wymagany poziom bezpieczeństwa, w module Forte Repozytorium Dokumentów określa się uprawnienia do poszczególnych kont bankowych. Szczegóły dotyczące uprawnień znajdują się w rozdziale poniżej. UWAGA Wszelkie operacje związane z obsługą przelewów i wyciągów można wykonywać wyłącznie na rachunkach bankowych zdefiniowanych w obowiązujących danych firmy. Rys. 3-6 Okno szczegółów rachunków bankowych. W celu wprowadzenia rachunku bankowego należy otworzyć okno Rachunki Bankowe w menu Ustawienia. Na górze okna widoczny jest przycisk Dodaj. Otwiera on okno Dodawanie rachunku bankowego, w którym należy wpisać numer rachunku bankowego. Po wprowadzeniu numeru rachunku bankowego podpowiada się nazwa systemu bankowego. Na rozwijanej liści Systemów bankowych widoczne będą systemy zawierające w nazwie dopisek REF. W zależności od tego, czy zostanie wybrany system bankowy posiadający w nazwie ten dopisek czy nie, pobierane operacje będą łączone ze zleceniami automatycznie lub samodzielnie przez użytkownika. Więcej informacji na MXRDFV2014P0001

35 Ustawienia programu 29 temat systemów bankowych z dopiskiem REF w nazwie, znajduje się w części dotyczącej Systemów bankowych. Jeżeli system bankowy właściwy dla rachunku bankowego jest wprowadzony do programu, wówczas pola: nazwa rachunku, system bankowy, folder wyciągów i folder przelewów zostaną wypełnione automatycznie. Dla pola Aktywny jest domyślnie zaznaczone, co oznacza, że rachunek jest aktywny. Pola Folder wyciągów i Folder przelewów służą do podania ścieżek dostępu do folderów służących odpowiednio do przechowywania wyciągów i przelewów. UWAGA Aby zapewnić bezpieczeństwo danych zapisywanych w wymienionych folderach, należy ograniczyć dostęp do nich tylko dla właściwych użytkowników poprzez uprawnienia Windows. Pola w oknie dodawania rachunku bankowego można też uzupełnić i edytować ręcznie. Powyższe dane po wprowadzeniu będą widoczne na liście u góry okna. Są opisane kolumnami: nazwa rachunku, numer rachunku, aktywność, system bankowy. Listę można sortować według danych w poszczególnych kolumnach. Nagłówki kolumn są jednocześnie przyciskami do zmiany sposobu posortowania danych. Po wybraniu z listy danego rachunku bankowego, w dolnej części okna prezentowane są szczegóły konta bankowego oraz uprawnienia nadane do jego obsługi poszczególnym użytkownikom. Operację nadawania praw dostępu wykonuje się na zakładce Użytkownicy. Ustawienie uprawnień do obsługi e-przelewów Ze względu na tajność niektórych danych dostęp do nich powinien być w module kontrolowany, a użytkownicy muszą mieć precyzyjnie określoną grupę praw. System Forte ma wbudowany mechanizm pozwalający na zróżnicowanie praw do operacji dla poszczególnych użytkowników i umożliwia pracę tylko tym osobom, które wcześniej zostały zarejestrowane jako jego użytkownicy. W obszarze funkcjonalności związanej z obsługą przelewów elektronicznych poszczególnym użytkownikom można przypisać w module Forte Administracja dostęp do następujących procesów: - prawo do e-przelewów - dostęp do e-przelewów - dostęp do wyciągów i operacji - edycja systemów bankowych - edycja rachunków bankowych - import przelewów - edycja przelewów - akceptacja i odrzucanie przelewów - zlecenie przelewów - wysyłanie przelewów - usuwanie przelewów - anulowanie przelewów - odbieranie operacji bankowych i wyciągów - usuwanie operacji bankowych i wyciągów - łączenie przelewów z operacjami. Dostęp do danych związanych z przelewami, wyciągami i operacjami opiera się na prawach do rachunków, prawie dostępu do przelewów oraz do wyciągów i operacji. W rezultacie użytkownik widzi przelewy, operacje i wyciągi tylko z tych rachunków bankowych, do których ma dostęp.

36 30 Podręcznik użytkownika Forte Repozytorium Dokumentów Więcej informacji na temat uprawnień znajduje się w dokumentacji modułu Forte Administracja. Tryby pracy Każdy podmiot gospodarczy, w zależności od wielkości i polityki bezpieczeństwa firmy oraz przepisów prawa, posiada wypracowaną przez siebie procedurę obiegu dokumentów i ich akceptacji. Zwykle akceptacji przelewów dokonuje osoba z najwyższego kierownictwa firmy lub osoba upoważniona. Moduł Forte Repozytorium Dokumentów przewiduje możliwość pracy według dwóch modeli pracy z przelewami elektronicznymi: z akceptacją przelewów i bez wymaganej akceptacji. Model pracy bez wymaganej akceptacji przelewów jest skierowany do użytkowników samodzielnie zarządzających całym procesem obsługi e-przelewów oraz do firm, w których akceptacja zleceń przelewów przed wysłaniem do banku nie jest konieczna. W sytuacji, gdy użytkownik podejmie decyzję o pracy w modelu bez wymaganej akceptacji przelewów, parametr pracy Wymagana akceptacja przelewów, ustawiany w module Administracja, musi być wyłączony. Zlecenie e-przelewu przesłane z modułów systemu Forte lub utworzone w module RDF ma status Do wysłania, a jego przesłanie do banku nie wymaga dodatkowej akceptacji. W czasie pracy w trybie niewymagającym akceptacji e-przelewów można zlecać przelewy, wysyłać je bez dodatkowego akceptowania, zatwierdzać zrealizowane zlecenia e-przelewów. Pozostałe możliwe do wykonywania czynności z e-przelewami to min.: usuwanie, edycja, anulowanie e-przelewu. Model pracy z wymaganą akceptacja przelewów skierowany jest do firm, w których kilka osób obsługuje zlecenia e-przelewów a zakres uprawnień jest zróżnicowany w zależności do pełnionego w firmie stanowiska. Dla przykładu pracownik księgowy wystawia i obsługuje e-przelewy, a prezes firmy akceptuje lub odrzuca zlecenia przed ich wysłaniem do banku. W sytuacji, gdy podjęto decyzję o pracy w modelu z wymaganą akceptacją przelewów, parametr pracy Wymagana akceptacja przelewów musi być włączony, a poszczególnym użytkownikom modułu należy nadać lub odebrać uprawnienia do akceptacji zleceń przed wysłaniem uprawnienie Akceptacja i odrzucanie przelewów. W tym modelu pracy elektroniczne zlecenia przelewów przed wysłaniem do banku wymagają akceptacji przez osobę uprawnioną. Dokument taki posiada status Do akceptacji, a jego zaakceptowanie zmienia status dokumentu na Do wysłania. Dopiero tak zatwierdzone zlecenie e-przelewu będzie możliwe do przesłania do banku w celu realizacji. Pozostałe możliwe do wykonywania czynności z e-przelewami to m. in.: usuwanie, edycja, anulowanie e-przelewu. UWAGA Parametr Wymagana akceptacja przelewów może włączyć osoba z nadanym uprawnieniem do zarządzania parametrami pracy w module Administracja. Zmiany ustawień są możliwe w dowolnym momencie pracy z firmą, jednak sugerujemy, aby modyfikacje parametrów były wykonywane, gdy użytkownicy nie pracują z programem. MXRDFV2014P0001

37 Praca z modułem Import i weryfikacja e-dokumentów Importowanie e-dokumentów obcych do modułu 1. W oknie firmy kliknij przycisk Dokumenty. 2. W panelu Dokumenty wybierz Dokumenty obce. 3. W panelu Dokumenty obce/dokumenty zakupu lub Zamówienia kliknij przycisk Odbierz. Jeśli jest ustawiona współpraca z serwisem miedzyfirmami.pl, to pojawia się okienko: Wybierz źródło dokumentów. 4. W oknie systemowym Otwórz wybierz położenie dokumentów do importu. 5. Zaznacz pliki, które chcesz zaimportować do modułu Repozytorium. 6. Na zakładce Załączniki w module Repozytorium można zapisać plik odebrany razem z fakturą jako załącznik do tego konkretnego dokumentu. Załącznik może być w formacie XML lub PDF; w pozostałych przypadkach trafia do katalogu Dokumenty nieznane.

38 32 Podręcznik użytkownika Forte Repozytorium Dokumentów 7. Kliknij przycisk Otwórz. 8. Po zakończeniu odbierania dokumentów w panelu Dokumenty zakupu pojawią się na liście e-faktury zakupu. Weryfikacja autentyczności pochodzenia oraz integralności treści otrzymanej e-faktury i rejestrowanie w systemie 1. W oknie firmy kliknij przycisk Dokumenty. 2. W panelu Dokumenty wybierz na liście Dokumenty zakupu. 3. W panelu Dokumenty zakupu zaznacz na liście dokument, który chcesz zweryfikować. MXRDFV2014P0001

39 Praca z modułem Kliknij przycisk Weryfikuj podpis. 5. Podpis został zweryfikowany. 6. Po otworzeniu e-faktury można obejrzeć podpis. Tworzenie faktur z nieznanych dokumentów W trakcie importu program nie zawsze jest w stanie zidentyfikować wszystkie e-dokumenty, dotyczy to zwłaszcza faktur zakupu wystawionych przy pomocy innych programów niż Forte. W takim przypadku importowane dokumenty są umieszczane w panelu Nieznane dokumenty, gdzie użytkownik może je obejrzeć i zdecydować - czy je usunąć czy może utworzyć z nich papierową fakturę zakupu czy też elektroniczną (jeśli jest w systemie zarejestrowana zgoda) lub zamówienie obce. Tworzenie dokumentu zakupu / zamówienia obcego z nieznanego dokumentu 1. W oknie firmy kliknij przycisk Dokumenty. 2. W panelu Dokumenty/Inne wybierz na liście Nieznane (dokumenty). 3. W panelu Nieznane (dokumenty) zaznacz na liście dokument, z którego chcesz utworzyć zamówienie/dokument zakupu. 4. Kliknij przycisk Twórz dokument. 5. W oknie Tworzenie dokumentu wskaż typ dokumentu i określ zawartość plików. 6. Kliknij przycisk Dalej.

40 34 Podręcznik użytkownika Forte Repozytorium Dokumentów 7. Uzupełnij szczegóły dokumentu, kliknij przycisk Filtruj. 8. W oknie Wybór elementów: Kontrahenci skojarz fakturę z kontrahentem i kliknij przycisk Dalej. MXRDFV2014P0001

41 Praca z modułem W panelu Zakończenie można wybrać przycisk Pokaż aby obejrzeć podgląd utworzonej faktury. 10. Po kliknięciu przycisku Zakończ faktura pojawi się na liście w dokumentach zakupu. Podpisywanie i wysyłanie wygenerowanych e-faktur Aby podpisać i wysłać dokumenty sprzedaży 1. W oknie firmy kliknij przycisk Dokumenty. 2. W panelu Dokumenty wybierz na liście Dokumenty sprzedaży. 3. W panelu Dokumenty sprzedaży zaznacz na liście dokument, który chcesz podpisać i wysłać.

42 36 Podręcznik użytkownika Forte Repozytorium Dokumentów 4. Jeżeli w ustawieniach globalnych firmy nie ma zaznaczonego pola wyboru Operacja Wyślij działa jak Podpisz i Wyślij to kliknij przycisk Podpisz. W przypadku, gdy w ustawieniach globalnych firmy nie ma zaznaczonego pola wyboru Do podpisywania faktur używaj: e-pieczęci firmowej, faktura zostanie podpisana e- Podpisem. Jeżeli jest to pole zaznaczone do podpisu zostanie użyta pieczęć firmowa. 5. Kliknij przycisk Wyślij do 6. W oknie Wysyłanie dokumentu wybierz odbiorcę. Kliknij przycisk Dalej. 7. Wraz z e-fakturą można wysłać załącznik dodany do dokumentu - zarówno em jak i poprzez serwis miedzyfirmami.pl. Załącznik może być w formacie XML lub PDF 8. W oknie Sposób wysyłki wybierz miejsce docelowe dla e-faktury sprzedaży. 9. Kliknij Dalej, a w następnym oknie Zakończ. 10. Kliknij przycisk Wyślij. 11. Faktura zostanie wysłana zgodnie z ustawieniami (na serwis miedzyfirmami.pl lub adres ). MXRDFV2014P0001

43 Praca z modułem 37 W oknie Sposób wysyłki można wybrać metodę przesłania dokumentu, na przykład Przez serwis miedzyfirmami.pl. Widok okna jest zależny od wyboru miejsca docelowego wysyłki dokumentu. Jeżeli w ustawieniach globalnych firmy zaznaczone jest pole wyboru Operacja Wyślij działa jak Podpisz i Wyślij to dla podpisania i wysłania e-faktury sprzedaży wystarczy kliknąć przycisk Wyślij, a operacje zostaną wykonane równocześnie. Zadania w tle W trakcie wykonywania operacji podpisywania i wysyłania można przejść do wykonywania pracy w innych oknach. Operacje podpisywania i wysłania będą wówczas wykonywane jako zadania w tle. Zadania wykonywane w tle można obejrzeć w oknie Zadania w tle. W oknie tym można również usunąć wszystkie prezentowane zadania, które wykonywane są w tle normalnej pracy użytkownika. Jeśli operacja w tle (wysyłanie) trwa dłużej, pojawia się informacja, że operacja jeszcze się nie zakończyła. Dokument w trakcie wysyłania jest od razu oznaczany jako wysyłany i pojawia sie ostrzeżenie przy próbie ponownej wysyłki. Na liście z prawej strony okna można obejrzeć realizowane w danym momencie zadania oraz stopień ich realizacji. Z listy zadań w tle można wybrać rodzaj realizowanego zadania: Łączenie przelewów z operacjami Pobieranie wyciągów bankowych Wysyłanie przelewów bankowych Pobieranie przelewów bankowych Wysyłanie dokumentów Podpisywanie dokumentów Podpisywanie i wysyłanie dokumentów Synchronizacja umów z serwisem Zlecanie przelewów bankowych Polecenia przelewów to metoda prowadzenia rozliczeń bezgotówkowych, prosta i wygodna, która pozwala firmom znacznie zaoszczędzić czas i koszty. Wprowadzona w linii Forte funkcjonalność e-przelewów umożliwia współpracę z bankami w zakresie zlecania elektronicznych poleceń przelewów krajowych, importu przelewów do organów podatkowych oraz do ZUS, a także odbierania wyciągów bankowych i poszczególnych operacji bankowych.

44 38 Podręcznik użytkownika Forte Repozytorium Dokumentów Przelewy bankowe można zlecać z dowolnego modułu linii Forte współpracującego z modułem RDF. Można je także wykonywać bezpośrednio z modułu RDF, korzystając z funkcjonalności obsługi krajowych przelewów elektronicznych. Polecenia przelewów bankowych wystawione w dowolnym module linii Forte widoczne są w oknie przeglądania przelewów bankowych modułu RDF. Szczegóły wykonywania przelewów zleconych w modułach Forte Handel, Finanse i Księgowość, oraz Kadry i Płace znajdują się w rozdziale Współpraca modułu Forte Repozytorium Dokumentów z innymi modułami Forte oraz w dokumentacji do poszczególnych programów. Przelewy krajowe Aby wprowadzać polecenia przelewu bankowego bezpośrednio w module RDF trzeba mieć nadane Prawo do e-przelewów oraz prawo Dostęp do przelewów. Formatka polecenia przelewu dostępna jest w menu Dokumenty / Przelewy / Przelewy krajowe. Przelewy krajowe można zlecać zarówno w oknie Przelewów jak i Przelewów krajowych. Polecenie Zleć przelew W górnym menu formatki widoczny jest przycisk Zleć przelew otwierający okno Polecenie przelewu. Dane wystawcy podpowiadane są przez program, jednak pola pozostają edycyjne i można je modyfikować. Następnie należy uzupełnić dane odbiorcy, takie jak nr rachunku na który zostanie przesłana płatność, nazwa i dane adresowe odbiorcy oraz szczegóły płatności. W zależności od wybranego trybu pracy na dole formatki polecenia przelewu widoczny jest status przelewu: Do akceptacji lub Do wysłania. Lista utworzonych poleceń przelewów elektronicznych widoczna jest w tabeli w oknie Przelewów krajowych i w oknie Przelewów, w którym dodatkowo widoczne są polecenia przelewów zrealizowane w oknach Przelewy do ZUS i Przelewy do US. Każdy z przelewów widoczny na liście opisany jest: numerem paczki, datą utworzenia, datą księgowania, nazwą odbiorcy, tytułem przelewu, terminem realizacji, nazwą osoby tworzącej przelew, rachunkiem odbiorcy, rachunkiem wystawcy, kwotą, statusem. Przelewy umieszczone na liście można przeszukiwać poprzez użycie opcji szybkiego wyszukiwania i wpisanie szukanej frazy, lub używając filtra zawężającego kryteria wyszukiwania. Istnieje również możliwość zmiany sposobu sortowania prezentowanej listy. Nagłówki kolumn są jednocześnie przyciskami do zmiany sposobu posortowania. Rys. 4-1 Okno formatki polecenia przelewu krajowego. MXRDFV2014P0001

45 Praca z modułem 39 Szczegóły poleceń przelewów W oknie Przelewy i Przelewy krajowe widoczne są polecenia przelewów bankowych. Są tam dostępne szczegółowe dane, z którymi można się zapoznać w dowolnym momencie pracy z programem. Aby obejrzeć szczegóły polecenia przelewu, należy wybrać je na liście. W dolnym panelu zostanie wyświetlone okno z zakładkami, w których można obejrzeć szczegóły, załączniki, linki, dokumenty powiązane i historię operacji wykonywanych na danym poleceniu przelewu. Rys. 4-2 Okno z listą przelewów i panelem, w którym widoczne są szczegóły poleceń przelewów. Rys. 4-3 Zakładka z historią operacji wykonywanych na poleceniu przelewu krajowego. Dla wybranego z listy polecenia przelewu można sporządzić raport zestawień operacji wykonanych na zleceniu przelewu. W tym celu, po zaznaczeniu na liście wybranego polecenia przelewu, należy wybrać przycisk Drukuj szczegóły, widoczny w głównym menu okna Przelewów / Przelewów krajowych. Przycisk otwiera raport Historia przelewu, w którym widoczne są szczegóły operacji, takie jak nazwa operacji, nazwa użytkownika, który ją zlecił oraz datę wykonania. Oprócz powyższych informacji widoczne są dane identyfikujące przelew: data utworzenia, rachunek odbiorcy, nazwa odbiorcy, rachunek i nazwa wystawcy przelewu, kwota przelewu i tytuł. W górnym menu okna znajdują się przyciski poleceń, za pomocą których można raport wydrukować, zapisać, jako arkusz MS Excel lub plik w formacie PDF. Przelewy do ZUS i US Płatnicy składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz podatków do Urzędu Skarbowego są zobowiązani do dokonywania wpłat należności z tytułu składek za dany okres obrachunkowy na zdefiniowane i wydzielone konta właściwych urzędów. Sposób opisywania poleceń przelewów składek oraz okresy obrachunkowe są ściśle określone przepisami prawa, takimi jak ustawy oraz rozporządzenia właściwych ministerstw.

46 40 Podręcznik użytkownika Forte Repozytorium Dokumentów Moduły linii Forte mają odrębne funkcje do obsługi przelewów do ZUS i do obsługi przelewów do US. Zapewnia to wymagany poziom dostosowania programów do przepisów prawa Przelewy do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z tytułu składek można zlecać za pomocą modułu Kadry i Płace. Polecenia przelewów do Urzędów Skarbowych z tytułu deklaracji podatkowych PIT, CIT i VAT są dostępne w module Kadry i Płace oraz w module Finanse i Księgowość. Polecenia przelewów wykonane w modułach linii Forte są widoczne w module Repozytorium Dokumentów na liście przelewów, odpowiednio w katalogach Przelewy do US i Przelewy do ZUS oraz w zbiorczym katalogu Przelewy. W module RDF nie można zlecać nowych poleceń przelewów do ZUS czy do US. Jeżeli nie zostały wcześniej wystawione w modułach Forte Kadry i Płace czy Forte Finanse i Księgowość, pliki mogą zostać wystawione i zaimportowane w formacie.xml poleceniem Importuj, widocznym w głównym menu okien Przelewy do ZUS i Przelewy do US. Zaimportowane przelewy można edytować, ale ze względów bezpieczeństwa zalecane jest, aby operacja edycji była wykonywana tylko w szczególnych przypadkach. Polecenie Importuj otwiera systemowe okno wyboru katalogu i pliku w formacie xml, zawierającego polecenie przelewu do ZUS czy US, sporządzone dla odpowiedniej deklaracji podatkowej. Zaimportowane oraz wystawione w modułach linii Forte polecenia przelewów są widoczne na liście przelewów w zbiorczym oknie Przelewy. Szczegóły poleceń przelewów do US I ZUS Polecenia przelewów bankowych widoczne na liście w oknie Przelewy zawierają szczegółowe dane, z którymi można się zapoznać w dowolnym momencie pracy z programem. Aby obejrzeć szczegóły polecenia przelewu, należy wybrać je na liście. W dolnym panelu zostanie wyświetlone okno z zakładkami, w których można obejrzeć szczegóły, załączniki, linki, dokumenty powiązane i historię operacji wykonywanych na danym poleceniu przelewu. W oknie szczegółów polecenia przelewu do Urzędu Skarbowego, oprócz pól opisujących dane zobowiązanego i dane organu podatkowego, znajdują się pola zawierające identyfikator zobowiązanego, symbol formularza płatności, typ identyfikatora, okres, za jaki został sporządzony przelew oraz identyfikacja zobowiązania. Rys. 4-4 Zakładka Szczegóły przelewu do US. W oknie szczegółów polecenia przelewu do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych widoczne są pola opisujące dane płatnika i dane ZUS oraz szczegóły płatności, takie jak: NIP płatnika, numer i typ drugiego identyfikatora, typ wpłaty, numer deklaracji, okres, za jaki została przesłana płatność, numer decyzji tytułu wykonawczego, kwota i termin realizacji. MXRDFV2014P0001

47 Praca z modułem 41 Rys. 4-5 Zakładka Szczegóły przelewu do ZUS. Dla wybranego z listy polecenia przelewu można sporządzić raport zestawień operacji wykonanych na zleceniu przelewu. W tym celu, po zaznaczeniu na liście wybranego polecenia przelewu, należy wybrać przycisk Drukuj szczegóły widoczny w głównym menu okna Przelewów. Przycisk otwiera raport Historia przelewu, w którym widoczne są szczegóły operacji, takie jak nazwa operacji, nazwa użytkownika, który ją zlecił oraz datę wykonania. Oprócz powyższych informacji widoczne są dane identyfikujące przelew: data utworzenia, rachunek odbiorcy, nazwa odbiorcy, rachunek i nazwa wystawcy przelewu, kwota przelewu i tytuł. W górnym menu okna znajdują się przyciski poleceń, za pomocą których można raport wydrukować, zapisać jako arkusz MS Excel lub plik w formacie PDF. Pozostałe informacje na temat pracy z oknem Przelewy znajdują się w rozdziale Przelewy Krajowe. Operacje dla poleceń przelewów Edycja polecenia przelewu Możliwość wykonania edycji przelewu dostępna jest dla pracowników z nadanymi uprawnieniami: Prawo do e-przelewów, Dostęp do przelewów oraz Edycja przelewów. 1. Opcjonalnie z listy przelewów, przelewów krajowych, do ZUS lub US wybierz przelew, który chcesz edytować. Możliwa jest edycja przelewów o statusie Do akceptacji, Niezaakceptowany, Anulowany, Do wysłania lub Odrzucony przez bank. 2. Zmień dane przelewu w dolnym panelu, na zakładce: Szczegóły, Załączniki (Dodaj) lub Linki (Dodaj), w zależności od tego, jakie zmiany planujesz wprowadzić. 3. Zapisz zmiany poleceniem Zapisz. 4. Po zapisaniu zmian szczegóły przelewu zostały zaktualizowane. 5. W historii przelewu odnotowana została informacja, kto i kiedy zmienił treść przelewu. 6. Jeżeli zmiany będą wprowadzane do polecenia przelewu ze statusem Do wysłania, to w przypadku obiegu dokumentów z wymaganą akceptacją, zmiany będą skutkować zmianą statusu przelewu na status Do akceptacji. 7. Polecenia przelewu ze statusem Wysłany bądź Zrealizowany są nieedycyjne. Akceptacja poleceń przelewów do realizacji Możliwość wykonania akceptacji przelewu dostępna jest dla pracowników z nadanymi uprawnieniami: Prawo do e-przelewów, Dostęp do przelewów oraz Akceptacji i odrzucania przelewów. W oknie Parametry pracy w menu Ustawienia wybrany jest obieg dokumentów z wymaganą akceptacją przelewów. 1. Z menu nawigacji wybierz stronę domową.

48 42 Podręcznik użytkownika Forte Repozytorium Dokumentów 2. W panelu e-przelewy widoczna jest lista poleceń przelewów z poszczególnymi statusami, m.in. Do akceptacji. Obok nazw poszczególnych statusów znajduje się informacja, ile poleceń przelewów ma dany status. 3. Kliknij w liczbę określającą ilość poleceń przelewów oczekujących na akceptację. Liczba ta działa jak filtr i otwiera okno Przelewy: e-przelewy do akceptacji. 4. Wybierz przelew, który chcesz zaakceptować i kliknij przycisk Akceptuj. 5. Polecenie przelewu zmieni status na Do wysłania. 6. Można też odrzucić przelew poleceniem Odrzuć, które zmienia status polecenia na Niezaakceptowany. 7. Czynność akceptacji lub odrzucenia można wykonać zbiorczo dla kilku przelewów. 8. W historii przelewów zapisana została informacja, kto i kiedy zmieniał status poleceń przelewów. 9. Zaakceptowane przelewy ze statusem Do wysłania można wysłać do banku. Anulowanie polecenia przelewu Możliwość anulowania polecenia przelewu dostępna jest dla pracowników z nadanymi uprawnieniami: Prawo do e-przelewów, Dostęp do przelewów oraz Anulowanie przelewów. 1. Opcjonalnie z listy przelewów, przelewów krajowych, do ZUS lub US wybierz przelew, który chcesz edytować. Możliwa jest edycja przelewów o statusie Wysłany. 2. Aby anulować wysyłkę polecenia przelewu, wybierz z lisy polecenie przelewu ze statusem Wysłany 3. Następnie wybierz z menu podręcznego polecenie Anuluj wysłany przelew. Przelew może zostać anulowany jedynie w przypadku, gdy nie został zrealizowany przez bank. 4. Akcję anulowania polecenie przelewu można przerwać. 5. Wysyłka polecenia przelewu zostanie anulowana, a przelew uzyska status Anulowany. 6. Informacja na temat przeprowadzonych akcji znajduje się na zakładce Historia danego polecenia przelewu. Usuwanie wystawionych poleceń przelewów Możliwość usuwania polecenia przelewu dostępna jest dla pracowników z nadanymi uprawnieniami: Prawo do e-przelewów, Dostęp do przelewów oraz Usuwanie przelewów. Jeżeli obieg dokumentów w programie posiada wymóg akceptacji przelewów, wówczas: 1. Wybierz z listy poleceń przelewów dokument, który chcesz usunąć. Jest to możliwe, o ile ma jeden ze statusów: Do akceptacji, Niezaakceptowany, Anulowany, Do wysłania lub Odrzucony przez bank. 2. Wybierz polecenie Usuń. 3. Polecenie przelewu zostanie usunięte i nie będzie widoczne na liście. 4. Wybierz z listy poleceń przelewów dokument, który chcesz usunąć. Jeżeli ma status Wysłany lub Zrealizowany, po wybraniu polecenia Usuń pojawi się komunikat, że przelew nie może być usunięty, ponieważ ma status odpowiednio Wysłany lub Zrealizowany. Jeżeli obieg dokumentów w programie nie ma wymogu akceptacji przelewów, wówczas: 1. Wybierz z listy poleceń przelewów dokument, który chcesz usunąć, mający status Do wysłania, Anulowany lub Odrzucony przez bank. 2. Wybierz polecenie Usuń. 3. Polecenie przelewu zostanie skutecznie usunięte z listy przelewów. Polecenie Importuj przelew Jeżeli polecenie przelewu krajowego, do ZUS lub US zostało wystawione poza modułem linii Forte, można je zaimportować w postaci pliku xml do modułu Repozytorium Dokumentów. MXRDFV2014P0001

49 Praca z modułem 43 W celu zaimportowania pliku należy posłużyć się poleceniem Importuj, które otwiera okno systemowe wyboru katalogów i plików do pobrania. Import polecenia przelewu krajowego do ZUS lub US można wykonać odpowiednio w oknach Przelewy, Przelewy krajowe, Przelewy do ZUS i Przelewy do US. Polecenie Import widoczne jest w głównym menu okien. Zaimportowane polecenia przelewów widoczne są na liście przelewów. Zarządzanie wyciągami i operacjami bankowymi Wyciągi bankowe Wyciąg bankowy jest dokumentem bankowym, na którym umieszczone są informacje dotyczące obrotów na danym koncie oraz informacje o pobranych opłatach, prowizjach i odsetkach bankowych. Zawiera również saldo początkowe i końcowe. Wyciągi bankowe pobiera się w serwisie transakcyjnym na stronie banku, obsługującym dany rachunek bankowy. Podczas pobierania wyciągu należy wskazać katalog, w którym wyciąg zostanie zapisany. Powinien to być ten katalog, który został skonfigurowany w ustawieniach rachunku bankowego. Następnie można wprowadzić pobrane ze strony bankowej wyciągi do modułu Forte Repozytorium Dokumentów. Proces pobierania wyciągów bankowych można wykonać w oknie Wyciągi bankowe, otwieranym z menu Dokumenty. W celu pobrania wyciągu należy użyć przycisk Pobierz Wyciąg. Jeżeli użytkownik ma więcej niż jeden aktywny rachunek bankowy, zostanie otwarte okno Wybór elementu: Rachunki bankowe. Po wskazaniu rachunku bankowego, dla którego bank sporządził wyciąg, a następnie wybraniu przycisku Użyj, zostaje otwarte okno systemowe z katalogiem zawierającym pobrane z banku wyciągi. Jeżeli użytkownik ma jeden aktywny rachunek bankowy, po wybraniu przycisku Pobierz Wyciąg zostanie od razu otwarte okno systemowe z katalogiem zawierającym pobrane z banku wyciągi. Stan procesu pobierania wyciągu można obejrzeć na zakładce Zadania w tle. Pobrany wyciąg zostanie umieszczony na liście w oknie Wyciągi bankowe. Wyciągi bankowe na liście są opisane numerem, nazwą i numerem rachunku oraz okresem, w którym były przeprowadzone operacje bankowe zawarte w wyciągu. Po podświetleniu wybranego wyciągu bankowego, w dolnej części okna pod listą zostanie wyświetlony panel zawierający zakładki: szczegółów wyciągu, zawartych w wyciągu operacji bankowych, załączników i historii procesów związanych z pobieraniem wyciągu. W zakładce Załączniki można dodać nowy załącznik, a w szczególności formę graficzną wyciągu, otworzyć podgląd wybranego dokumentu, zapisać w wybranym katalogu systemowym załącznik oraz usunąć wybrany dokument. Pozostałe zakładki pozwalają na zapoznanie się z danymi opisującymi wybrany wyciąg: Szczegóły - zakładka z informacjami na temat wyciągu bankowego tj.: numer wyciągu, numer rachunku, okres, za jaki obowiązuje wyciąg bankowy, saldo. Operacje bankowe - prezentowane są szczegóły operacji bankowych danego wyciągu. Na pasku narzędziowym widoczne są nagłówki kolumn: Numer porządkowy, Data księgowania, Rachunek kontrahenta, Nazwa kontrahenta, Tytułem, Kwota, Typ operacji, Kod operacji. Historia - zakładka z informacjami o zdarzeniach związanych z dokumentem (data pobrania, typ operacji oraz login użytkownika). Proces pobrania wyciągu lub usunięcia już pobranego dokumentu można uruchomić z menu podręcznego w oknie Wyciągi bankowe. W górnym menu okna znajdują się przyciski pozwalające odświeżać listę wyciągów, filtrować wyciągi oraz przeszukiwać listę wyciągów po ciągach znaków opisujących wyciągi w poszczególnych kolumnach. Istnieje również możliwość zmiany sposobu sortowania prezentowanej listy. Nagłówki wszystkich kolumn listy są jednocześnie przyciskami do zmiany sposobu jej posortowania.

50 44 Podręcznik użytkownika Forte Repozytorium Dokumentów Rys. 4-6 Okno z listą wyciągów i panelem, w którym widoczne są szczegóły wybranego wyciągu. Operacje bankowe Operacje bankowe obsługiwane przez moduł RDF są to czynności bankowe wykonywane na rzecz klientów, takie jak: prowadzenie rozliczeń pieniężnych (obciążenia i uznania) z kontrahentami i urzędami na zlecenie klientów, pobieranie opłat, prowizji i procentów za wykonane usługi. Operacje bankowe są pobierane do modułu RDF z wyciągami bankowymi. Po pobraniu wyciągu widoczne są na liście w oknie Operacje bankowe. Istnieje również możliwość pobrania operacji bankowych w postaci innego pliku niż wyciąg bankowy np. pliku IntraDay. Jeżeli dany bank oferuje taką możliwość, to operacje bankowe można pobrać w serwisie transakcyjnym na stronie banku a następnie można je zapisać w odpowiednim katalogu, właściwym dla danego rachunku. Następnie, w oknie Dokumenty / Operacje bankowe, można użyć przycisku Pobierz operacje. Jeżeli użytkownik ma więcej niż jeden aktywny rachunek bankowy, zostanie otwarte okno Wybór elementu: Rachunki bankowe. Po zaznaczeniu rachunku bankowego, dla którego była zawarta operacja bankowa i wybraniu przycisku Użyj, zostanie otwarty katalog, w którym uprzednio została zapisana operacja. Jeżeli użytkownik ma jeden aktywny rachunek bankowy, po wybraniu przycisku Pobierz Operacje zostanie od razu otwarte okno systemowe z katalogiem zawierającym pobrane z banku operacje. Pobrana operacja będzie widoczna na liście w oknie Operacje bankowe. Zaznaczenie operacji bankowej powoduje rozwinięcie dołu okna w postaci panelu z widocznymi zakładkami: szczegóły operacji, dokumenty powiązane, historia i podmioty. Można tu zapoznać się z danymi opisującymi szczegółowo wybraną operację: Szczegóły - dane szczegółowe dla wybranej z listy operacji bankowej: Data księgowania, Rachunek własny, Typ operacji, Rachunek kontrahenta, Nazwa kontrahenta, Adres kontrahenta, Tytułem, Kwota. Dokumenty powiązane - na zakładce można podejrzeć szczegóły dokumentu powiązanego, który jest opisany cechami: Numer, Typ, Data wprowadzenia, Rodzaj powiązania. Przycisk Otwórz umożliwia podejrzenie szczegółów wybranego z listy dokumentu powiązanego. MXRDFV2014P0001

51 Praca z modułem 45 Historia - zakładka z informacjami o zdarzeniach związanych z dokumentem (data importu, typ operacji oraz login użytkownika). Podmioty - na zakładce można przeglądać, dodawać otwierać i usuwać dane podmiotów (kontrahentów, pracowników i urzędów). Proces pobrania operacji lub usunięcia już pobranego dokumentu można uruchomić z menu podręcznego w oknie Operacje bankowe, prawym przyciskiem myszy. W górnym menu okna znajdują się przyciski pozwalające odświeżać listę operacji, filtrować operacje oraz przeszukiwać listę operacji po ciągach znaków, opisujących szczegóły w poszczególnych kolumnach. Można także zmienić sposoby sortowania prezentowanej listy. Nagłówki wszystkich kolumn listy są jednocześnie przyciskami do zmiany sposobu jej posortowania. Rys. 4-7 Okno z listą operacji i panelem, w którym widoczne są szczegóły wybranej operacji. Łączenie operacji bankowych z przelewami Część banków zwraca numer referencyjny, przez co uzyskuje się automatyczne łączenie zrealizowanych zleceń przelewów z operacjami. W module RDF dla tych banków widnieje jeden System Bankowy mający w nazwie samą nazwę banku. Dla banków, które nie zwracają numeru referencyjnego, w programie wprowadzone są dwa systemy bankowe. Wybór systemu mającego w nazwie REF umożliwi automatyczne łączenie przelewów z operacjami (kosztem obcięcia części tytułu przelewu). Wybór systemu nieposiadającego w nazwie dopisku REF powoduje, że użytkownik samodzielnie dokonuje łączenia zleceń z operacjami. Pobrane operacje bankowe można łączyć z przelewami za pomocą opcji dostępnej z menu kontekstowego listy przelewów - Powiąż z operacją bankową. Przed przystąpieniem do powiązania przelewu z operacją bankową należy się upewnić, czy rachunek bankowy, które posłużył do wykonania przelewu elektronicznego jest wprowadzony do kartoteki rachunków bankowych, w danych firmy oraz czy Użytkownik dokonujący operacji ma do niego uprawnienia.

52 46 Podręcznik użytkownika Forte Repozytorium Dokumentów Rys. 4-8 Menu podręczne wywołujące funkcjonalność powiązania przelewu z operacją bankową. Wybranie z menu podręcznego polecenia powiązania wybranego przelewu bankowego z operacją bankową powoduje otwarcie okna z operacjami bankowymi. Polecenie to jest dostępne tylko dla przelewów o statusie Wysłany. Po zaznaczeniu odpowiedniej operacji bankowej należy wybrać przycisk Użyj. Rys. 4-9 Polecenie Użyj wiążące wybraną operację bankową z przelewem. Przelew bankowy zostaje powiązany z operacją bankową i zmienia status na Zrealizowany. Proces zostaje zakończony wyświetleniem komunikatu informującego o powiązaniu operacji bankowej z przelewem. Rys Komunikat informujący o zakończeniu operacji powiązania. Operacja bankowa powiązana z poleceniem przelewu zostaje umieszczona na liście dokumentów powiązanych wybranego przelewu. MXRDFV2014P0001

53 Praca z modułem 47 Rys Dokument widoczny w panelu Dokumenty powiązane w oknie Operacje bankowe. W oknie Operacje bankowe, po zaznaczeniu operacji powiązanej z przelewem, przelew będzie widoczny w dolnym panelu okna, na zakładce dokumentów powiązanych. Filtrowanie i wyszukiwanie przelewów Możliwość filtrowania i wyszukiwania poleceń przelewów dostępna jest dla użytkowników programu którzy mają nadane uprawnienie Prawo do e-przelewów, Dostęp do przelewów. Filtrowanie listy według wybranych kryteriów: 1. Otwórz opcjonalnie listę poleceń przelewów, przelewów krajowych, przelewów do US lub przelewów do ZUS. 2. Wybierz ikonkę filtrowania, która otwiera okno filtrowania.

54 48 Podręcznik użytkownika Forte Repozytorium Dokumentów Rys Okno filtrowania przelewów krajowych. 3. Wprowadź przy cechach warunki, po których chcesz filtrować listę. 4. Filtr możesz zapisać pod unikalną nazwą i korzystać z niego w trakcie późniejszej pracy z listą. 5. Po wybraniu przycisku Zastosuj, lista zostanie zawężona do wybranych kryteriów wyszukiwania. Przeszukiwanie listy według wybranych słów: 1. Otwórz opcjonalnie listę poleceń przelewów, przelewów krajowych, przelewów do US lub przelewów do ZUS. W polu wyszukiwania wpisz fragment ciągów liczbowych lub tekstowych, występujących w kolumnach opisujących dane poleceń przelewów: a. daty wystawienia b. daty realizacji c. NIP-u odbiorcy d. PESEL-u odbiorcy e. nazwy odbiorcy f. tytułu przelewu g. kwoty h. nazwy rachunku i. numeru rachunku 2. Lista zostanie zawężona do wprowadzonych kryteriów wyszukiwania. MXRDFV2014P0001

55 Współpraca z innymi modułami Forte Najefektywniejszą formą pracy z modułem Repozytorium Dokumentów jest zintegrowanie tej aplikacji z innymi modułami Systemu Forte. W takim przypadku większość operacji związanych z przesyłaniem dokumentów można wykonywać na bieżąco w programach, które bezpośrednio generują dokumenty elektroniczne, a moduł Repozytorium Dokumentów jest miejscem ich weryfikacji i bazą dla ich przechowywania. Dodatkowo, po wykupieniu licencji na moduł e-dokumenty, możliwe jest wysyłanie i podpisywanie dokumentów. Współpraca z modułem Forte Handel Dotychczas moduł Handel zapewniał możliwość wystawiania faktur w tradycyjnej formie papierowej. Obecnie, w ślad za nowelizacją stanu prawnego, dodano narzędzia umożliwiające wystawianie faktur w postaci elektronicznej (zgodnie z odpowiednim rozporządzeniem) mające moc prawną oraz pozwalające na zarządzanie fakturami (także papierowymi), przechowywanie, podpisywanie i wysyłanie dzięki współpracy z Forte Repozytorium Dokumentów. Wszystkie wykonywane przez użytkownika operacje związane z e-fakturami są weryfikowane przez moduł Forte Administracja, który odpowiada za kontrolę uprawnień użytkownika. W module Forte Handel przygotowywane są także polecenia przelewów elektronicznych w zakresie przedpłat, zaliczek oraz zapłaty za otrzymane towary dla jednego lub grupy kontrahentów. Następnie polecenia przelewów trafiają do modułu Repozytorium, gdzie odbywa się proces ich akceptacji i wysłania. Dane kontrahentów w Repozytorium Dokumentów Wyświetlanie w module Handel listy kontrahentów zarejestrowanych w Repozytorium Dokumentów 1. W oknie pracy z firmą modułu Forte Handel otwórz kartotekę Kontrahenci. 2. Kliknij przycisk Operacje w dolnym prawym rogu okna i wybierz z listy polecenie Kontrahenci z umowami. 3. Zostanie wyświetlone w Repozytorium Dokumentów okno z listą kontrahentów którzy mają zarejestrowaną umowę, umożliwiające wykonanie dodatkowych operacji dostępnych w tym oknie. Dodatkowo, po wybraniu klawisza Shift, widoczna jest lista wszystkich kontrahentów. 4. Aby zobaczyć szczegóły wybranego kontrahenta, należy kliknąć jego nazwę i przejść do dolnej części okna z danymi szczegółowymi.

56 50 Podręcznik użytkownika Forte Repozytorium Dokumentów Rys. 5-1 Okno Kontrahenci z umowami z listą wybranych kontrahentów. Tworzenie umów na otrzymywanie e-faktur i ich rejestracja Warunkiem niezbędnym do wystawiania faktur w formie elektronicznej jest wyrażenie przez kontrahenta pisemnej zgody na otrzymywanie e-faktur lub brak zarejestrowanego sprzeciwu. Repozytorium Dokumentów dostarcza wzór takiej umowy z kontrahentem. Tworzenie dokumentu umowy dla wybranego kontrahenta 1. W oknie pracy z firmą modułu Forte Handel otwórz kartotekę Kontrahenci. 2. W panelu Kontrahenci na liście zaznacz kontrahenta, z którym chcesz podpisać umowę. Otwórz kliknięciem okno danych tego kontrahenta. 3. Przejdź na zakładkę Umowy. Kliknij przycisk Dodaj. 4. W panelu Rodzaj umowy wybierz Rodzaj umowy. W zależności od tych parametrów umowa będzie obejmować jedynie wysyłkę, odbiór lub obie opcje. 5. W ramce Typ umowy uwzględnij następujące warunki: - Jeśli jest wprowadzona umowa o typie Sprzeciw, to programy zablokują wystawienie e- faktury w zakresie dat jej obowiązywania, bez względu na ustawione parametry pracy. - Jeśli jest wprowadzona umowa o typie Sprzeciw i użytkownik dodaje umowę o typie Zgoda, to po zatwierdzeniu tej umowy program automatycznie powinien rozwiązać umowę typu Sprzeciw z dniem poprzedzającym rozpoczęcie obowiązywania umowy typu Zgoda. - Jeśli jest wprowadzona umowa o typie Zgoda i użytkownik dodaje umowę o typie Sprzeciw, to po zatwierdzeniu tej umowy program automatycznie powinien rozwiązać umowę typu Zgoda z dniem poprzedzającym rozpoczęcie obowiązywania umowy typu Sprzeciw. 6. W ramce Sposób rejestracji umowy należy zadecydować czy utworzona będzie nowa umowa czy zarejestrowana przygotowana wcześniej umowa. MXRDFV2014P0001

57 Współpraca z innymi modułami Forte W oknie kreatora Nowa umowa kontrahenta w panelu Dane umowy podaj dane do umowy: a. Numer - wpisz numer kolejny umowy. b. Miejscowość - wpisz miejscowość, gdzie została podpisana umowa. c. Data dokumentu - kliknij w przycisk i w oknie kalendarza wybierz datę rozpoczęcia obowiązywania umowy. d. Data rozpoczęcia kliknij w przycisk i w oknie kalendarza wybierz datę zakończenia obowiązywania umowy. e. Jeżeli do podpisywania e-faktur będzie używana e-pieczęć kliknij przycisk f. W oknie Wybór elementów: e-pieczęcie wybierz pieczęć. Jej skrót (odcisk palca) będzie umieszczony w treści umowy. g. Kliknij przycisk Użyj. h. Adres - wpisz adres kontrahenta, na który będą przesyłane e- dokumenty. UWAGA E-dokumenty będą się pojawiać w skrzynce pocztowej kontrahenta tylko w przypadku, gdy mamy zainstalowanego klienta poczty elektronicznej obsługującego mechanizm MAPI. i. Kliknij przycisk Dalej. 10. W oknie kreatora Nowa umowa kontrahenta w panelu Dodatkowe parametry umowy uzupełnij dane zawarte w umowie kładąc szczególną uwagę na pole Adres odbioru e-faktur. 11. W oknie kreatora Nowa umowa kontrahenta w panelu Podgląd umowy zobacz podgląd umowy, uzupełnij brakujące elementy. Możesz zaznaczyć pola wyboru Drukuj i Podpisz, co spowoduje podpisanie i wydrukowanie umowy po jej wygenerowaniu. 12. Kliknij przycisk Dalej. 13. W oknie kreatora Nowa umowa kontrahenta w panelu Zakończenie kliknij przycisk Zakończ. Po zakończeniu tworzenia umowy można ją wydrukować i dać kontrahentowi w formie papierowej lub podpisać elektronicznie i wysłać em. Aby umowa była prawomocna, musi zostać podpisana przez kontrahenta. Po otrzymaniu podpisanej umowy, należy zarejestrować ten fakt w Repozytorium Dokumentów. Rejestrowanie umowy z kontrahentami na wymianę dokumentów elektronicznych 1. W oknie pracy z firmą modułu Forte Handel otwórz kartotekę Kontrahenci. 2. W panelu Kontrahenci na liście zaznacz kontrahenta, z którym chcesz podpisać umowę. Otwórz kliknięciem okno danych tego kontrahenta. 3. Pojawi się panel ze szczegółowymi danymi kontrahenta. 4. Wybierz zakładkę Umowy. 5. Kliknij przycisk Potwierdzenie na pasku narzędziowym. 6. Pojawi się komunikat z pytaniem Czy potwierdzić wybraną umowę? 7. Chcąc potwierdzić umowę kliknij Tak, jeżeli chcesz zrezygnować kliknij Nie. 8. W oknie Potwierdzenie umowy ustal datę obowiązywania oraz wybierz plik z umową i dodaj opis do potwierdzenia. Dopiero po wykonaniu tej operacji można rozpocząć wystawianie e-dokumentów. Podczas wystawiania faktury dla tego kontrahenta program sprawdza na podstawie daty wystawienia faktury, czy potwierdzona umowa zaczęła już obowiązywać i na tej podstawie proponuje wystawienie e-faktury lub faktury papierowej.

58 52 Podręcznik użytkownika Forte Repozytorium Dokumentów Wystawianie i wysyłanie e-faktury Warunkiem niezbędnym do wystawiania faktur w formie elektronicznej jest wyrażenie przez kontrahenta pisemnej zgody na otrzymywanie e-faktur lub brak zarejestrowanego sprzeciwu. Podczas wystawiania faktury w Handlu, program sprawdza te warunki i proponuje wystawienie e-faktury lub faktury papierowej. Każda faktura wystawiana w Handlu jest automatycznie zapisywana w Repozytorium. Dla każdej faktury można także zapisać w Repozytorium podgląd w postaci pliku PDF. Każda faktura wystawiana w Handlu jest automatycznie zapisywana w Repozytorium. Dla każdej faktury można także zapisać w Repozytorium podgląd w postaci pliku PDF. Tworzenie e-faktury Dla kontrahentów z umową podpisaną w module Repozytorium, lub jeżeli w Repozytorium pracują w trybie zgody domniemanej i nie ma sprzeciwu na wystawienie e-faktury, podczas wystawiania dokumentu w oknie dokumentów powiązanych pojawia się opcja, która pozwala na wygenerowanie e- faktury w sposób automatyczny. Aby e-fakturę automatycznie podpisać i wysłać, należy w oknie Wystawianie dokumentów zaznaczyć pole e-faktura. Następnie należy zaznaczyć pole Wykonaj dodatkowe operacje RDF. W kolejnym oknie Operacje w repozytorium można wybrać czy dla e-faktury ma być generowany plik PDF oraz czy e-fakturę automatycznie podpisać i wysłać, na przykład do serwisu a także jaki format pliku ma zostać utworzony przez program (PDF czy XML). Plik PDF zostanie utworzony zgodnie z ustawieniami raportu zapamiętanymi podczas ostatniego ręcznego tworzenia e-faktury lub zgodnie z domyślnymi ustawieniami, jeśli e-faktury nie były tworzone ręcznie. Rys. 5-2 Okno potwierdzenia wystawienia dokumentu elektronicznego. W oknie wystawionej e-faktury zamiast przycisku Drukuj widoczny jest przycisk e-faktura, po wybraniu którego rozwija się lista poleceń: Podgląd dokumentu w Repozytorium, Szczegóły dokumentu w Repozytorium i Operacje dla e-faktury. Polecenie Podgląd dokumentu w RDF otwiera okno pliku PDF z widokiem danej faktury. Jeśli podczas wystawiania dokumentu nie wybrano automatycznego podpisania, można wykonać tę operację wybierając polecenie Operacje dla e-faktury. Otworzy się okno Operacje w Repozytorium. Ta sama operacja służy do wystawiania duplikatów dla e-faktur. Polecenie Szczegóły dokumentu w Repozytorium pozwala wyświetlić dodatkowe informacje o dokumencie, zapisane w module Repozytorium. Zależności między Zgoda domniemaną i wystawieniem dokumentu wyglądają następująco: 1. Wyłączona Zgoda domniemana w Repozytorium: MXRDFV2014P0001

59 Współpraca z innymi modułami Forte 53 a. Jeśli w danych kontrahenta w dacie podanej jako data wystawienia faktury obowiązuje jakakolwiek umowa o typie Zgoda - program podpowiada wystawienie e-faktury. Można jednak wybrać wydruk faktury papierowej (zależy to od uprawnień w Forte/Repozytorium). b. Jeśli w danych kontrahenta w dacie podanej jako data wystawienia faktury nie obowiązuje żadna umowa o typie Zgoda lub obowiązuje umowa o typie Sprzeciw - program podpowiada wystawienie faktury papierowej bez możliwości wyboru e-faktury. 2. Włączona Zgoda domniemana w Repozytorium: Przy braku Sprzeciwu jest zawsze podpowiadana e-faktura, można jednak wybrać wydruk faktury papierowej (zależy to od uprawnień w Repozytorium). Każda e-faktura jest wysyłana na adres z umowy lub z danych w oknie kontrahenta. Jeśli w programie nie ma tych danych, pojawia się okno z prośbą o podanie danych do wysyłki. Dodatkowo przy włączonym w Repozytorium parametrze pracy wysyłaj e-faktury do wszystkich kontrahentów i jeśli Handel współpracuje z serwisem miedzyfirmami.pl, to każda e-faktura może być wysłana na serwis miedzyfirmami.pl, lub na adres z umowy, lub na podany adres Użytkownik na umowę z serwisem miedzyfirmami.pl: Można wysyłać dokumenty do serwisu lub według ustawień programu. Faktura papierowa Wystawiając fakturę papierową można zdecydować czy automatycznie ją wydrukować oraz czy zapisać wydruk w Repozytorium. W tym celu w oknie Wystawianie dokumentu należy zaznaczyć pole Faktura papierowa a następnie Wydrukuj. W kolejnym oknie Wybór wydruku dokumentu można zaznaczyć opcję Zapisz wydruk w Repozytorium. Drukując duplikat faktury papierowej również można go zapisać w Repozytorium poprzez wybranie opcji Zapis duplikatu w Repozytorium. Pojawia się ona tylko po wybraniu z listy napisu duplikat. Rys. 5-3 Okna wystawienia dokumentu papierowego. W oknie wystawionej faktury papierowej obok przycisku Drukuj widoczny jest przycisk operacje RDF, po wybraniu którego rozwija się polecenie: Szczegóły dokumentu w Repozytorium. Polecenie pozwala wyświetlić dodatkowe informacje o dokumencie zapisane w module Repozytorium. UWAGA W przypadku dokumentu fiskalnego konieczna jest jego uprzednia fiskalizacja.

60 54 Podręcznik użytkownika Forte Repozytorium Dokumentów Operacje grupowe dotyczące e-faktur Po wystawieniu dokumentów w Handlu można usprawnić ich współpracę z Repozytorium za pomocą operacji grupowych. Zapisz dekret w Repozytorium Przy pracy w trybie wspólnej bazy umożliwia zapisanie pliku z dekretacją w Repozytorium. Repozytorium dokumentów (sprzedaż, zakup, zamówienia) Wyświetla listę dokumentów zarejestrowanych w Repozytorium. Po wybraniu polecenia można zobaczyć informacje dotyczące dokumentu zapisane w module Repozytorium, np. można sprawdzić czy został wysłany do kontrahenta. Zostaje wyświetlone okno z listą wybranych dokumentów z wybranej kartoteki w Repozytorium, z możliwością wykonanie dodatkowych operacji dostępnych w tym oknie (np. wyeksportowanie dokumentów na dysk lokalny w celu przekazania Kontrolerowi Skarbowemu). Rys. 5-4 Okno dokumentów sprzedaży w Repozytorium. Aktualizuj dokumenty w Repozytorium (sprzedaż, zakup, zamówienia) Operacja grupowego tworzenia e-dokumentów i ich aktualizacji według zaznaczonych w oknie kryteriów. Opcja dodaj niezapisane - zapisuje do Repozytorium pliki XML, a aktualizuj istniejące - aktualizują pliki XML dla tych dokumentów po wprowadzeniu zmian w danych firmy'. Zapisz pliki PDF w Repozytorium (sprzedaż, zakup, zamówienia) Operacja grupowego tworzenia, zapisywania i wysyłania do Repozytorium pliku PDF dla wybranych dokumentów źródłowych. Zmień status faktury (sprzedaż) Operacja grupowa umożliwiająca zmianę statusu wybranych z listy faktur na e-fakturę lub fakturę papierową. Import e-faktur zakupu i zamówień obcych z modułu Repozytorium Każda otrzymana faktura elektroniczna może być zarejestrowana w Repozytorium, bez względu na jej format. Każda taka e-faktura jest opisywana danymi pozwalającymi na jej łatwe odszukanie, takimi jak: dane wystawcy, numer dokumentu, data odebrania. Repozytorium umożliwia zaewidencjonowanie e- MXRDFV2014P0001

61 Współpraca z innymi modułami Forte 55 faktury w różnych formatach. Dane, które nie zostaną automatycznie wczytane, należy uzupełnić ręcznie. Dokument taki można wczytać dalej do modułu Forte Handel, poprzez operację dostępną w menu Firma: Odbierz z Repozytorium / dokumenty zakupu lub Zamówienia obce. Importowanie dokumentów z Repozytorium do modułu Handel 1. Wybierz z menu Firma modułu Handel polecenie Odbierz z Repozytorium. Na liście poleceń widoczne są opcje: Dokumenty zakupu i Zamówienia obce. Oba procesy importu przebiegają w podobny sposób. 2. Otworzy się okno Wybór elementów: Dokumenty zakupu z modułu Repozytorium. 3. Należy zaznaczyć dokumenty, które mają zostać zaimportowane. 4. Wybrać następnie przycisk Użyj. 5. Zaimportowane w ten sposób dokumenty trafiają do bufora Kartoteki Zakupów modułu Handel. Rys. 5-5 Okno Repozytorium - Wybór elementów: Dokumenty zakupu z zaznaczonymi dokumentami do importu. UWAGA Dokument obcy można pobrać z serwisu miedzyfirmami.pl jeżeli jest prawidłowo skonfigurowana współpraca i użytkownik ma odpowiednie uprawnienia. Przysłany za pośrednictwem serwisu dokument można odrzucić wybierając przycisk Odrzuć. Status takiego dokumentu, czyli fakt jego odrzucenia, jest wysyłany do serwisu i tam odnotowywany. Inne dokumenty też można odrzucać; otrzymują wówczas w Forte status wewnętrzny. Dokumenty te domyślnie nie podpowiadają się potem przy imporcie do Handlu. Operacja odrzucenia lub akceptacji dla dokumentów z serwisu miedzyfirmami.pl jest ostateczna, a więc nie można jej cofnąć. Informacja o zaakceptowaniu w Repozytorium dokumentu przesłanego z serwisu miedzyfirmami.pl jest odnotowywana także w serwisie.

62 56 Podręcznik użytkownika Forte Repozytorium Dokumentów Rys. 5-6 Okno Handel Import danych informacje o imporcie. UWAGA Ze względu na różnorodność dostępnych formatów e-faktur na rynku, nie wszystkie dane mogą być rozpoznane przez Handel, dlatego zazwyczaj część informacji należy uzupełnić w dokumentach w buforze Handlu po zakończeniu importu. Oznaczenie e-dokumentów na liście Każdy dokument wystawiony w Handlu jest oznaczony w następujący sposób: Oznaczenie dokumentu na liście Każdy dokument wystawiony w Handlu jest oznaczony w następujący sposób: jeśli dokument został wystawiony jako e-faktura, jeśli został wystawiony jako e-faktura i został utworzony PDF, jeśli dany dokument został wystawiony jako faktura papierowa i w Repozytorium został zapisany wydruk w postaci pliku PDF, jeśli dany dokument został wystawiony jako faktura papierowa, brak ikonki dokument nie jest zapisany w Repozytorium. Wyszukiwanie e-faktur Zarówno w kartotece Sprzedaż, jak i w kartotece Zakup w oknie Szukaj znajduje się opcja wyszukiwania e-faktur. Opcja ta umożliwia wyszukiwanie faktur według ich oznaczenia na liście. Przelewy elektroniczne W kartotece Płatności modułu Handel, po wybraniu przycisku Operacje dostępna jest grupa poleceń związanych z obsługą przelewów elektronicznych. Są one widoczne tylko po nawiązaniu współpracy z Repozytorium Dokumentów. Dostępne opcje to: Zlecanie e-przelewów - operacja grupowa, za pomocą której można zlecić przelewy elektroniczne dla wybranych nierozliczonych zobowiązań. Pokaż e-przelewy - otwiera okno przelewów elektronicznych w RDF prezentując listę e-przelewów dla zaznaczonych zobowiązań w module Handel. Pokaż operacje bankowe - otwiera okno operacji bankowych w RDF i listę zaimportowanych do modułu Handel operacji bankowych. MXRDFV2014P0001

63 Współpraca z innymi modułami Forte 57 Import operacji bankowych w module Handel Wybranie polecenia Import operacji bankowych z menu Firma programu rozpoczyna import danych operacji bankowych z modułu Repozytorium do kartoteki pieniędzy. Aby operacja była możliwa, rachunek bankowy dla którego będą importowane dokumenty płatności musi być zdefiniowany w module Handel (nie może to być rachunek walutowy). W przeciwnym wypadku operacja bankowa nie zostanie zaimportowana. Po imporcie operacji bankowych, w kartotece Pieniądze zostaną dodane dokumenty wpłat i wypłat. możliwy jest import. Można zaimportować operację, do której w Repozytorium jest przypisany podmiot, albo bez przypisanego podmiotu. Jeżeli chcemy ponownie zaimportować operacje juz raz zaimportowane do Handlu, to do zmiany statusu takiej operacji służy raport pomocniczy Zmiana statusu operacji bankowych. Jeżeli podmiot będzie przypisany do operacji bankowej w Repozytorium, to kontrahent podpowie się na płatności z automatu. Podczas takiego importu można wskazać innego kontrahenta z innym rachunkiem. Aby dopisać ten rachunek do kontrahenta, znacznik zapisz rachunek musi być zaznaczony. Przy imporcie operacji bankowych można automatycznie rozliczyć dokumenty handlowe. Aby rozliczenie było możliwe - na operacji bankowej numer rachunku kontrahenta, kwota oraz opis płatności muszą być zgodne z danymi na rozrachunku. Współpraca z modułem Forte Finanse i Księgowość Import faktur sprzedaży i zakupu z modułu Repozytorium Dokumentów do modułu FK Każda otrzymana faktura elektroniczna może być zarejestrowana w Repozytorium Dokumentów, bez względu na jej format. Jeżeli pobierana faktura sprzedaży nie ma dekretacji wykonanej w module Handel, wówczas pojawia się informacja o braku możliwości jej pobrania z Repozytorium.

64 58 Podręcznik użytkownika Forte Repozytorium Dokumentów W module Finanse i Księgowość można pobierać faktury sprzedaży i zakupu z modułu Repozytorium Dokumentów. Dostępne są dwie opcje takiego importu: 1. Import grupowy dostępny z menu Firma po wybraniu polecenia Pobierz z Repozytorium. Umożliwia zaimportowanie wielu faktur sprzedaży lub zakupu bezpośrednio z modułu Repozytorium Dokumentów. W czasie importu do bufora modułu Finanse i Księgowość zapisywane są dokumenty wypełnione danymi na podstawie danych z importowanych faktur. Mogą to być dane pobrane z faktury, jak również dane wprowadzone w module Forte Handel. Rys. 5-7 Polecenia z menu Firma. Po pojawieniu się okna Wybór elementów: Dokumenty zakupu lub faktury sprzedaży modułu Repozytorium Dokumentów należy zaznaczyć faktury, które mają zostać zaimportowane i kliknąć przycisk Użyj. Faktury pojawią się w buforze modułu Finanse i Księgowość. 2. Import pojedynczej faktury dostępny bezpośrednio w oknie wprowadzania dokumentu do bufora. Po wybraniu operacji Pobierz (ramka Faktura) program umożliwia wybranie dokumentu, który ma zostać zaimportowany do bufora modułu Finanse i Księgowość. Po wybraniu faktury, w oknie wprowadzania dokumentu w module Finanse i Księgowość dane (jeśli są znane) wypełniane są automatycznie. Rys. 5-8 Proces importu pojedynczej e-faktury po wybraniu polecenia Pobierz na formatce wprowadzania dokumentu MXRDFV2014P0001

65 Współpraca z innymi modułami Forte 59 UWAGA Ze względu na różnorodność dostępnych formatów e-faktur na rynku, nie wszystkie dane mogą być rozpoznane przez moduł Finanse i Księgowość, dlatego część informacji należy uzupełnić w dokumentach w buforze Finanse i Księgowość po zakończeniu importu. Wyszukiwanie e-faktur W oknie Dokumenty w panelu Przeglądanie znajduje się opcja wyszukiwania e-faktur. Wyświetlanie w module Finanse i Księgowość listy faktur zarejestrowanych w module Repozytorium Dokumentów 1. Wybierz przycisk Dokumenty. 2. W oknie Dokumenty wybierz polecenie Przeglądanie. 3. W panelu Przeglądanie wybierz polecenie Repozytorium Dokumentów. 4. Zostanie wyświetlone okno z listą wybranych dokumentów w Repozytorium Dokumentów umożliwiające wykonanie dodatkowych operacji dostępnych w tym oknie (np. wyeksportowanie faktur na dysk lokalny w celu przekazania Kontrolerowi Skarbowemu). Rys. 5-9 Okno Dokumenty zakupu Repozytorium Dokumentów. Import wyciągów bankowych z modułu Repozytorium Dokumentów Wyciągi bankowe pobrane i zapisane w Repozytorium mogą zostać zaimportowane do modułu Finansowo-Księgowego. Wyciągi bankowe zawierają zapis operacji bankowych wykonanych przez bank obsługujący konto bankowe użytkownika, takich jak polecenia wpłat od klientów, polecenia zapłaty klientom, polecenia wypłat wynagrodzeń i zaliczek dla pracowników, polecenia zapłaty towarzyszące deklaracjom podatkowym czy też opłaty bankowe. Aby przeprowadzić import wyciągów bankowych z modułu Repozytorium Dokumentów, w menu Firma należy wybrać polecenie Pobierz z Repozytorium / Wyciągi bankowe. Polecenie to otwiera okno Wybór elementów: Wyciągi bankowe. W oknie można wykonać operacje pobrania wyciągów, przeprowadzenia importu wskazanych wyciągów oraz przefiltrowania i przeszukania listy z pobranymi wyciągami. Jeżeli w module Repozytorium Dokumentów zostały zdefiniowane dwa lub więcej rachunki firmowe, użycie przycisku Pobierz wyciąg otworzy okno Wybór elementu: Rachunki bankowe, w którym znajduje się lista firmowych rachunków.

66 60 Podręcznik użytkownika Forte Repozytorium Dokumentów Wybranie danego rachunku bankowego umożliwi pobranie pliku z wyciągami bankowymi zawierającymi operacje bankowe związane z wybranym kontem. Pliki z wyciągami bankowymi zostały wcześniej przesłane z banku i zapisane w zdefiniowanym wcześniej katalogu użytkownika. W katalogu tym zostały również zapisane wizualizacje wyciągów w postaci plików PDF-owych. Pobrane wyciągi można zaimportować do modułu FKF, wskazując na formatce wyboru elementów wyciąg do pobrania i korzystając z polecenia Użyj. Rys Okno Wybór elementu: Wyciągi bankowe wskazanie odpowiedniego rachunku bankowego do użycia w dalszej pracy z modułem. Zaimportowany wyciąg zostanie zapisany na liście dokumentów księgowych w buforze. W trakcie uzgadniania importowanych danych należy uzgodnić konto rachunku bankowego, wskazać typ dokumentu dla wyciągu, jak również konta kontrahentów i pracowników oraz konta księgowe dla poszczególnych operacji bankowych znajdujących się na wyciągu. Dane te można później uzupełniać i zmieniać po otworzeniu dokumentu w trybie do edycji. Po uzgodnieniu i sprawdzeniu wprowadzonych zapisów dokument można zaksięgować. Zlecanie e-przelewów Przelewy elektroniczne Rys Okno edycji zaimportowanego wyciągu. Moduł Forte Finanse i Księgowość umożliwia wystawianie poleceń przelewów elektronicznych do różnych podmiotów (np. kontrahentów, urzędów skarbowych) oraz osób indywidualnych (np. MXRDFV2014P0001

67 Współpraca z innymi modułami Forte 61 pracowników) w oparciu o dane wprowadzone do kartotek systemowych. Zlecenie przelewu elektronicznego może być też użyte do przelania środków pomiędzy własnymi rachunkami firmowymi. Przelewy elektroniczne mogą być sporządzane jako pojedyncze lub zbiorcze (np. do wielu kontrahentów i/lub uwzględniające rozliczenie wielu transakcji). Przelew pojedynczy można sporządzić w oknie Dokumenty oraz w oknie Rozrachunki. Przelew pojedynczy do Urzędu Skarbowego można też sporządzić bezpośrednio w oknie deklaracji podatkowej. Przelew zbiorczy można wystawić wyłącznie w oknie Rozrachunki. Rozrachunki, z których zostały wystawione polecenia przelewu, są oznaczane w kolumnie e-p na liście w oknie Rozrachunków ikonką. Pojedynczy przelew elektroniczny Zlecenie pojedynczego przelewu elektronicznego oraz zlecenie przelewu do Urzędu Skarbowego można sporządzić w oknie Zleć e-przelew otwieranym z menu Dokumenty / Przelewy. W oknie tym należy podać dane podmiotu zlecającego oraz dane kontrahenta lub urzędu. Wystawiony przelew jest przesyłany do modułu RDF i umieszczany na liście dokumentów w katalogu Przelewy. Rys Lista e-przelewów w module RDF. Przelewy elektroniczne można również wystawiać w oknie przeglądania rozrachunków wybierając polecenie e-przelew pojedynczy. W zależności od wybranej pozycji z listy nierozliczonych transakcji, pola na formularzu są wypełniane automatycznie, ale można je edytować (patrz dalej Przelew zbiorczy). Rys Menu Operacje w oknie rozrachunków.

68 62 Podręcznik użytkownika Forte Repozytorium Dokumentów Zbiorczy przelew elektroniczny Elektroniczny przelew zbiorczy można wystawić w oknie Rozrachunki wybierając polecenie e-przelew zbiorczy z menu Operacje. Aby wybrać rozrachunki, na podstawie których zostanie sporządzony przelew zbiorczy, należy w lewej kolumnie listy rozrachunków zaznaczyć żądane elementy składowe. Po wybraniu polecenia e-przelew zbiorczy zostanie wyświetlone okno raportu Zleć e-przelew a następnie formatka e-przelew zbiorczy z polami wyboru, w których można zaznaczyć opcje przelewu. Pokaż e-przelewy Polecenie Pokaż e-przelewy otwierane w oknie rozrachunków z menu Operacje służy do przeglądania listy przelewów elektronicznych sporządzonych dla wybranych rozrachunków. Polecenie otwiera okno e-przelewy. W oknie przelewów można wykonać operacje zlecenia, wysłania, akceptacji, odrzucenia lub usunięcia przelewu. Można w nim również przeszukiwać i filtrować listę przelewów. Rys Widok okna z przykładową listą zleconych przelewów krajowych. W dolnym panelu widoczne są szczegóły zaznaczonego polecenia przelewu krajowego Przelew z formatki deklaracji podatkowej Z okna Operacje można zlecić przelewy elektroniczne, które służą do rozliczania deklaracji podatkowych z właściwymi urzędami. Po wybraniu polecenia Zleć e-przelew zostaje otwarte okno z listą rachunków bankowych. Użytkownik może z niej wybrać firmowy rachunek bankowy, z którego będzie uregulowana należność do urzędu. Zlecony przelew elektroniczny zostanie wysłany do modułu RDF. Rys Komunikat potwierdzający wystawienie przelewu elektronicznego z deklaracji podatkowej MXRDFV2014P0001

69 Współpraca z innymi modułami Forte 63 Wyświetlanie w module Finanse i Księgowość listy kontrahentów zarejestrowanych w Repozytorium Dokumentów 1. W oknie pracy z firmą modułu Forte FK otwórz kartotekę Kontrahenci. 2. Kliknij przycisk Operacje w dolnym prawym rogu okna i wybierz z listy polecenie Kontrahenci z umową. 3. Zostanie wyświetlone okno z listą wybranych kontrahentów w Repozytorium Dokumentów umożliwiające wykonanie dodatkowych operacji dostępnych w tym oknie. 4. Aby zobaczyć szczegóły wybranego kontrahenta, należy kliknąć jego nazwę i przejść do dolnej części okna z danymi szczegółowymi. Obsługa Deklaracji Deklaracje wystawiane są w module Forte Finanse i Księgowość, natomiast zapisywane mogą być w module e-deklaracje lub Repozytorium Dokumentów. Współpraca z modułem Forte Kadry i Płace Współpraca z modułem Forte Kadry i Płace Moduł Kadry i Płace umożliwia tworzenie deklaracji PIT-11, PIT-40, PIT-8AR, PIT-8C, PIT-4R, ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA, ZUS ZUA, ZUS ZZA, ZUS ZWUA, ZUS ZIUA, ZUS ZCNA, ZUS ZSWA do przesyłania drogą elektroniczną i przechowywanie ich w module Repozytorium dokumentów. Deklaracje ZUS Deklaracje ZUS tworzone są w module Kadry i Płace w trakcie wykonywania odpowiednich raportów (np. Deklaracje ZUS eksport zbiorczy).ich skutkiem jest zapisanie deklaracji ZUS w repozytorium oraz zapisanie pliku XML zgodnego z formatem programu Płatnik. Pliki XML deklaracji zapisywane są w katalogu domyślnym plików ZUS definiowanym w ustawieniach modułu Kadry i Płace. Deklaracjom ZUS zapisanym w repozytorium można samodzielnie zmienić status, aby oznaczyć te które zostały już wysłane. Kartoteka Deklaracje ZUS umożliwia podgląd utworzonych deklaracji w module Kadry i Płace. Deklaracje PIT Deklaracje PIT do przesyłania drogą elektroniczną tworzy się w przez wykonanie odpowiedniego raportu (np. PIT-11) i zaznaczenie w ustawieniach jego wykonania pola e-deklaracja. Rys Fragment okna ustawień raportu tworzącego e-deklaracje. Wykonanie takiego raportu spowoduje zapisanie e-deklaracji PIT w Repozytorium Dokumentów skąd można jest podpisać i wysłać. Kartoteka e-deklaracje umożliwia podgląd oraz podpisywanie i wysyłanie e-deklaracji w module Kadry i Płace. Tworzenie przelewów elektronicznych Polecenie przelewu elektronicznego tworzymy wykonując raport Przelewy z zaznaczoną opcją Utwórz e-przelew. Tak wygenerowane polecenie przelewu wysyłane jest do modułu RDF, gdzie należy je zaakceptować i wysłać. Czynności te można wykonać również z kartoteki e-przelewy w module Kadry i Płace.