System Zarządzania Forte moduł Delegacje Krajowe

Transkrypt

1 System Zarządzania Forte moduł Delegacje Krajowe Podręcznik użytkownika Wersja 2010

2 Windows jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation. Microsoft SQL Server jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation. Adobe, Acrobat, Acrobat Reader, Acrobat Distiller są zastrzeżonymi znakami towarowymi firmy Adobe Systems Inc. System Zarządzania Forte jest zastrzeżonym znakiem towarowym firmy Sage sp. z o.o. Opracowanie i skład: Sage sp. z o.o. Warszawa lipiec 2009 Symbol dokumentu MXDEGV2010P0001 Copyright Sage sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone. All Rights Reserved. Powielanie w jakiejkolwiek formie całości lub fragmentów podręcznika bez pisemnej zgody firmy Sage sp. z o.o. jest zabronione.

3 Spis treści Spis treści I Wstęp 0-1 Dokumentacja modułu Korzystanie z podręczników elektronicznych Korzystanie z pomocy kontekstowej Pomoc techniczna Zastrzeżenia Aktualne informacje Praca z modułem Delegacje Krajowe 1-1 Delegacje Krajowe w firmie Wyjazdy służbowe pracowników Wprowadzanie polecenia wyjazdu Wprowadzanie kosztów rozliczenia Akceptacja kosztów rozliczenia Rozliczenie kosztów wyjazdu służbowego Zwrot kosztów wyjazdu Funkcje - Nadawanie uprawnień osobom zajmującym się wyjazdami Podręcznik Użytkownika

4

5 Wstęp System Zarządzania Forte to rozwiązanie klasy ERP pozwalające osiągnąć przedsiębiorstwom trwałe i wymierne korzyści biznesowe. Wspiera zarządzanie strategicznymi obszarami i procesami zachodzącymi w organizacji, przyczynia się do wzrostu efektywności i optymalizacji kosztów jej funkcjonowania. Szybki dostęp do wiarygodnej i spójnej informacji zarządczej pozwala elastycznie reagować na zmiany rynkowe, wpływa na zwiększenie przewagi konkurencyjnej oraz obniża ogólne ryzyko działalności. System Zarządzania Forte jest zintegrowanym systemem o budowie modułowej, który obejmuje swoim zakresem strategiczne obszary i procesy w organizacji - finanse, zarządzanie zasobami ludzkimi, sprzedaż i marketing oraz analizy i zarządzanie informacją. Zaawansowane rozwiązania oraz wykorzystywana baza Microsoft SQL Server pozwalają na bezpieczny rozwój poszczególnych modułów, integrację z innymi systemami oraz tworzenie nowych raportów i zestawień dostosowanych do specyfiki i potrzeb firmy. Forte Delegacje Krajowe jest jednym z modułów Systemu Zarządzania Forte. Dokumentacja modułu W skład dokumentacji modułu wchodzi podręcznik elektroniczny w formacie.pdf inne dokumenty w tym formacie, dokumenty pomocnicze w formacie.rtf oraz pliki pomocy kontekstowej. Korzystanie z podręczników elektronicznych Podręcznik w postaci elektronicznej zawiera pełną wiedzę o module. Podręczniki elektroniczne są tworzone w formacie.pdf. Oprócz tego do modułu mogą być dołączane inne dokumenty w tym formacie lub w formatach tekstowych, opisujące wybrane zagadnienia i wprowadzane w module zmiany. Do korzystania z dokumentów w formacie.pdf niezbędne jest zainstalowanie w systemie przeglądarki Acrobat Reader. Jej najnowsza, bezpłatna wersja jest dostępna do pobrania na stronie producenta (link do strony producenta w języku polskim: Korzystanie z pomocy kontekstowej Moduł posiada typową dla większości aplikacji Windows dodatkową instrukcję obsługi nazywaną pomocą kontekstową. Wywoływana jest przez naciśnięcie klawisza F1. Pomoc przypomina trochę suflera, który podpowiada potrzebną akurat kwestię. Użyciu klawiszy Shift+F1, powoduje zmianę kształtu kursora na. Kliknięcie takim kursorem na dowolnym elemencie okna programu otwiera pomoc kontekstową w miejscu dotyczącym tego elementu. W modułach Systemu Forte została dodatkowo zastosowana pomoc kontekstowa opisująca dostarczone z modułem raporty i język, w którym zostały napisane. Pomoc ta jest dostępna w oknach związanych z tworzeniem i wykonywaniem raportów po wybraniu klawiszy Ctrl+F1.

6 0 2 Podręcznik użytkownika Forte Delegacje Krajowe Pomoc techniczna Jeżeli wystąpią trudności związane z modułem należy skorzystać z pomocy technicznej dostępnej dla użytkowników programów Sage. Preferowana jest następująca kolejność korzystania z kolejnych elementów pomocy technicznej. Zastrzeżenia Skorzystać z informacji zawartych w podręczniku użytkownika. Jest on otwierany poleceniem Podręcznik użytkownika z menu Podręczniki modułu. Przeczytać plik zawierający najnowsze informacje, jego wersja elektroniczna znajduje się w menu Start systemu operacyjnego, w katalogu Wszystkie programy/sage/forte dokumentacja. Zgłosić problem wykorzystując polecenie Zgłoszenie problemu. W tym celu należy otworzyć menu Start w systemie operacyjnym, a następnie wybrać Wszystkie programy/sage/narzędzia/zgłoszenie problemu. Skontaktować się z Działem Wsparcia Technicznego Produktu Sage. Możliwości uzyskiwania pomocy w tej formie zależą od zakresu wykupionego wraz z systemem pakietu usług wsparcia technicznego. Aktualny sposób kontaktu jest opisany na naszej stronie w Internecie. Przytaczane w dokumentacji przykłady wprowadzania danych należy traktować jako ilustrację działania modułu, a rzeczywiste dane własnej firmy wprowadzać zgodnie z posiadaną wiedzą w zakresie zasad prowadzenia rachunkowości i prawa podatkowego. Wszystkie użyte nazwy własne nie dotyczą istniejących firm i osób, ale zostały wymyślone na potrzeby przykładów. Autorzy zakładają znajomość przez użytkownika podstawowych zasad obsługi programów w środowisku Windows oraz w stosowanej przez jego firmę sieci komputerowej. Dokumentacja została opracowana i opublikowana zgodnie ze stanem modułu w momencie publikacji. Moduł i dokumentacja mogą podlegać modyfikacji bez dodatkowego powiadamiania użytkowników. Sage sp. z o.o. nie ponosi odpowiedzialności za błędy użytkownika, wynikające z nieznajomości powyższych zasad. Aktualne informacje System jest stale i na bieżąco aktualizowany. Opis wszystkich nowości i zmian w module, które nie zostały ujęte w niniejszym podręczniku można znaleźć w specjalnym pliku dołączanym w momencie instalacji modułu. Aktualne informacje znajdują się również na naszej stronie w Internecie. MXDEGV2010P0001

7 Praca z modułem Delegacje Krajowe Moduł Delegacje Krajowe, będący jednym z wielu modułów Systemu Zarządzania Forte, wspomaga proces zarządzania delegacjami pracowników. Powstał on w odpowiedzi na potrzeby Klientów, świadomych zasobochłonności, a co za tym idzie kosztowności procesu. Moduł pozwala pracownikowi w sposób elektroniczny, a więc bez dokumentów papierowych, zgłosić delegacje, uzyskać niezbędne akceptacje, jak również, przy współpracy modułów Zaliczki Pracownicze i Rozliczenia pracownicze, pobrać zaliczki na wyjazdy oraz je rozliczyć. Moduł posiada również okno, w którym dokonywane jest definiowanie koniecznych uprawnień. Funkcjonalności obsługujące moduł znajdują się w menu głównym w grupie Aplikacje. Delegacje Krajowe w firmie Wyjazdy służbowe pracowników Rys. 1-1 Moduł Forte Delegacje Krajowe menu główne. Do ewidencjonowania i rozliczania wyjazdów służbowych pracowników firmy służą opcje menu w grupie Aplikacje. Rys. 1-2 Aplikacje Moduł Delegacje krajowe.

8 1 2 Podręcznik użytkownika Forte Delegacje Krajowe Prosty schemat obiegu dokumentów wyjazdu obejmuje wprowadzenie polecenia wyjazdu, jego akceptację, oraz rozliczenie. Wprowadzanie polecenia wyjazdu W celu wstawienia polecenia wyjazdu służbowego należy wybrać kolejno Aplikacje/Polecenia, a następnie w oknie Nowy wyjazd służbowy wypełnić pola: miasto, w celu, środek lokomocji, w okresie od - do. Pole zaliczka aktywne jest dla posiadaczy modułu Zaliczki Pracownicze. UWAGA Zaliczki na wyjazdy służbowe są obsługiwane przez Moduł Forte Zaliczki Pracownicze. Rys. 1-3 Formularz wniosku - wyjazd służbowy. Moduł posiada również możliwość składania wniosku wyjazdu w imieniu pracownika przez osoby do tego uprawnione. Kliknięcie przycisku Wstaw wyjazd spowoduje dodanie nowej pozycji do listy wyjazdów służbowych. Najechanie kursorem myszy na ikonę i powoduje wyświetlenie informacji na temat miejsca i celu wyjazdu, jego terminu i środka lokomocji. Dodatkowo środek lokomocji jest przedstawiony za pomocą rysunku. Rys. 1-4 Uzupełniony formularz wyjazdu służbowego. MXDEGV2010P0001

9 Praca z modułem Delegacje Krajowe 1 3 Aby anulować wniosek wyjazdu, należy wybrać przycisk. Wprowadzanie kosztów rozliczenia Wprowadzenie dokumentów rozliczenia możliwe jest na dwa sposoby. Pierwszy, to wybranie przycisku widocznego z prawej strony okna, drugi, to wybranie polecenia Aplikacje/Rozliczenia. Otwarte zostanie okno rozliczenia, w którym należy wprowadzić nowy przejazd związany z wyjazdem służbowym oraz inne dokumenty kosztów (np. faktury). Rys. 1-5 Formularz rozliczenia wyjazdu służbowego. Aby naliczenia związane z kosztami wyjazdu naliczone były poprawnie, należy pamiętać o wprowadzeniu dat i tras obu przejazdów, np Warszawa - Cieszyn, Cieszyn - Warszawa. Do kosztów rozliczenia moduł dodaje obowiązujące według prawa wartości diet oraz ryczałtów. Aktualne dane są skonfigurowane w bazie danych modułu. Wybranie przycisku Dodaj dokument/dodaj przejazd spowoduje dodanie pozycji wprowadzonej w oknie Rozliczenie wyjazdu służbowego do formularza Zestawienie kosztów podroży. Wybranie przycisku Wyślij spowoduje przekazanie do przełożonego, za pomocą poczty elektronicznej, informacji o konieczności akceptacji kosztów rozliczenia.

10 1 4 Podręcznik użytkownika Forte Delegacje Krajowe Akceptacja kosztów rozliczenia Rys. 1-6 Powiadomienie o rozliczeniu wyjazdu służbowego. W celu akceptacji kosztów wyjazdów służbowych przełożony korzysta z formularza w oknie Aplikacje/Akceptacja, gdzie znajdują się wnioski oczekujące na akceptację. Poprzez system wyszukiwania można je przeszukiwać według różnych kryteriów, takich jak: Akceptujący, Status, Wnioskodawca, Data zgłoszenia. MXDEGV2010P0001

11 Praca z modułem Delegacje Krajowe 1 5 Rys. 1-7 Akceptacja wniosku. Wybierając przycisk widoczny w prawej części formularza, widocznym na rysunku powyżej, dokonuje się otwarcia okna Rozliczenie wyjazdu służbowego nr. Rys. 1-8 Rozliczenie wyjazdu służbowego do akceptacji. Obok każdej pozycji rozliczenia po prawej stronie widoczna jest rozwijana lista z wyborem: do akceptacji, akceptuję, odrzucam. Osoba dokonująca akceptacji wybiera pozycje, które zostaną zaakceptowane, lub skierowane do wyjaśnienia. Następnie należy potwierdzić operacje klikając na przycisk OK, wówczas na formularzu, w kolumnie info obok każdej pozycji, pojawi się informacja o statusie.

12 1 6 Podręcznik użytkownika Forte Delegacje Krajowe Wybranie opcji akceptuję powoduje zaakceptowanie kosztu wyjazdu, tj. przejazdów i załączonych dokumentów. Rozliczenie kosztów wyjazdu służbowego Po zaakceptowaniu kosztów wyjazdu następuje jego rozliczenie. Pracownik zostaje powiadomiony o konieczności odebrania bądź dokonania zwrotu do kasy kwoty rozliczenia oraz dostarczenia dokumentów związanych z wyjazdem. Następny krok stanowi rozliczenie kosztów wyjazdu. W tym celu administrator wybiera kolejno Aplikacje/Rozliczenia. Wyświetlony zostanie formularz Wyjazdy służbowe zawierający numer wniosku, wnioskodawcę, datę zgłoszenia, kwotę do rozliczenia, status oraz informację o osobie wnioskującej. Rys. 1-9 Rozliczenie wyjazdu służbowego. Jeżeli administrator chce przejrzeć lub rozliczyć inne zaliczki, powinien ustalić status, wnioskodawcę i datę zgłoszenia, po czym wybrać przycisk Szukaj. Pokaż szczegóły wniosku służbowego wyświetla formularz prezentujący szcze- Wybranie ikony góły wniosku. MXDEGV2010P0001

13 Praca z modułem Delegacje Krajowe 1 7 Rys Szczegóły polecenia wyjazdu służbowego. Naciśnięcie ikony Rozlicz pozycje do wniosku wyjazdu służbowego otwiera okno Rozliczenie wyjazdu służbowego nr.... W kolumnie obok każdej z pozycji na liście istnieje możliwość zaznaczenia na check boxie pozycji akceptowanych przez przełożonego do rozliczenia. Wybranie przycisku OK zapisuje zmiany akceptacji.

14 1 8 Podręcznik użytkownika Forte Delegacje Krajowe Rys Rozliczenie polecenia wyjazdu służbowego. Wybranie przycisku Rozlicz powoduje zakończenie rozliczanie wniosku zaliczki i wyświetlenie formularza opisu dokumentu. Rozliczony wniosek jest podstawą do fizycznego zwrotu kosztów wyjazdu. Możliwe jest również zakończenie procesu rozliczenia poprzez wybranie przycisku prawej strony formatki w oknie Aplikacje/Rozliczenia. widocznego z Jeżeli administrator wyjazdów chce przejrzeć koszty wyjazdów innych pracowników, musi ustalić Status rozliczenia, wybrać nazwisko pracownika w polu Wnioskodawca, wybrać datę zgłoszenia i środek lokomocji. Po wybraniu przycisku Szukaj wyświetla się formularz pracownika wybranego z listy. Zwrot kosztów wyjazdu Obsługa kasowa zwrotu kosztów wyjazdu pracowników jest możliwa wtedy, gdy Użytkownik posiada moduł Rozliczenia Pracownicze. Proces rozliczenia jest opisany w dokumentacji do wyżej wymienionego modułu. Funkcje - Nadawanie uprawnień osobom zajmującym się wyjazdami Aby ustalić status osoby uprawnionej do rozliczania zaliczek należy wybrać kolejno Aplikacje/Funkcje. Użytkownicy mają uprawnienia w kategoriach przedstawionych na rysunku poniżej: MXDEGV2010P0001

15 Praca z modułem Delegacje Krajowe 1 9 Rys Nadawanie uprawnień administratora wyjazdów służbowych. Aby dodać osoby uprawnione należy w każdej z kategorii wybrać pracownika z listy w lewej części okna, a następnie przez wybranie przycisku Nadaj uprawnienia przenieść wybrane osoby do kolumny z prawej strony. Analogicznie postępujemy chcąc usunąć pracownika z listy administratorów, wybierając przycisk Usuń uprawnienia. W oknie możemy zdefiniować następujące kategorie osób uprawnionych: Podręcznik Użytkownika Osoby rozliczające wyjazdy służbowe; Osoby zarządzające podróżami. Po wybraniu z menu pozycji Podręczniki/Użytkownika otwiera się podręcznik użytkownika w formacie PDF. Aby móc skorzystać z tej opcji należy mieć zainstalowany program umożliwiający odczyt plików w formacie PDF np. Acrobat Reader).