System Symfonia e-dokumenty

Transkrypt

1 System Symfonia e-dokumenty Podręcznik użytkownika Wersja 2012

2 Windows jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation. Adobe, Acrobat, Acrobat Reader, Acrobat Distiller są zastrzeżonymi znakami towarowymi firmy Adobe Systems Inc. System Symfonia jest zastrzeżonym znakiem towarowym firmy Sage sp. z o.o. Opracowanie i skład: Sage sp. z o.o. Warszawa maj 2011 Symbol dokumentu MXEDSV2010P0001 Copyright Sage sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone. All Rights Reserved. Powielanie w jakiejkolwiek formie całości lub fragmentów podręcznika bez pisemnej zgody firmy Sage sp. z o.o. jest zabronione.

3 Spis treści Spis treści I Wstęp 0-1 Dokumentacja programu Korzystanie z podręczników elektronicznych Korzystanie z pomocy kontekstowej Pomoc techniczna Zastrzeżenia Aktualne informacje Filozofia programu 1-1 Stan prawny Opis programu Symfonia e-dokumenty Funkcjonalność programu Współpraca z innymi programami Symfonii Korzyści Wystawca e-dokumentu: Odbiorca e-dokumentu: Pojęcia podstawowe 1-1 Admin Aktywacja firmy Akceptacja Autentyczność pochodzenia faktury Bezpieczeństwo danych Bezpieczny podpis elektroniczny Centrum Certyfikacji Kluczy (CCK) Certyfikat Certyfikat kwalifikowany Certyfikat niekwalifikowany Dane firmy Data odebrania e-dokument E-Faktura Firma Firma demonstracyjna (DEMO) Forma elektroniczna faktury Forma papierowa faktury Grupa firm Integralność i czytelność danych Karta procesorowa Klient Klucz prywatny Klucz publiczny Kryptografia asymetryczna Kryteria wyszukiwania - filtry Limit dokumentów Listy CRL

4 II Podręcznik użytkownika Symfonia e-dokumenty Login Narodowe Centrum Certyfikacji (NCCert) OCSP Odbiorca Odcisk palca PKI Pieczęć elektroniczna Podpis elektroniczny Podpis kwalifikowany Podpis niekwalifikowany Subskrybent Symfonia Token Użytkownicy i ich uprawnienia Użytkownik Weryfikacja podpisu elektronicznego Wystawca Zaakceptowany Znakowanie czasem Zweryfikowany (Poprawny) Instalacja programu 2-1 Przebieg instalacji Rodzaje instalacji Symfonia MySQL Instalacja programu Symfonia e-dokumenty Ustawienia administracyjne 3-1 Organizacja zabezpieczenia danych Zapewnienie poprawnego zasilania Zapewnienie "higieny" pracy komputera Zabezpieczenie antywirusowe Organizacja wykonywania kopii bezpieczeństwa Przyczyny tworzenia kopii bezpieczeństwa Wykonawca kopii bezpieczeństwa Nośnik kopii bezpieczeństwa Częstotliwość wykonywania kopii bezpieczeństwa Przechowywanie kopii bezpieczeństwa Przygotowanie do wykorzystania kopii bezpieczeństwa Obsługa baz danych w programie Zakładanie nowej firmy Aby utworzyć nową firmę należy: Otwieranie firmy Aby otworzyć firmę: Zmiana hasła Aby zmienić hasło użytkownika: Ustawianie parametrów pracy Tworzenie użytkowników i nadawanie im praw Aby nadać prawa użytkownikowi: Aby utworzyć nowego użytkownika: Uzupełnianie danych firmy Aby zmienić lub uzupełnić dane firmy: Generowanie e-pieczęci i e-podpisów (własnych) Aby wygenerować e-pieczęć firmy: Aby usunąć e-pieczęć (własną): Aby wygenerować e-podpis: Aby usunąć e-podpis: Archiwizacja i odtwarzanie danych Aby wykonać kopię bezpieczeństwa firmy (grupy firm): Aby odtworzyć dane z kopii bezpieczeństwa MXEDSV2010P0001

5 Spis treści III Rejestracja i aktywacja programu Wstęp Aby zarejestrować i aktywać program: Kontakt z Działem Aktywacji Sage sp. z o.o.: Rejestracja produktu Aby zarejestrowac program należy: Aktywacja produktu Aby aktywować program Symfonia e-dokumenty Zmiana licencji Aby zmienic licencję: Dodawanie nowej firmy do istniejacej grupy firm Aby dodać nową firmę do grupy: Ustawienia merytoryczne 4-1 Dodawanie kontrahenta i umowy ze zgodą na wymianę e-dokumentów Aby dodać kontrahenta Aby zawrzeć umowę z kontrahentem: Aby zarejestrować z kontrahentem umowę na wymianę dokumentów elektronicznych: Praca z programem 4-1 Import i weryfikacja e-dokumentów Aby zaimportować e-dokumenty do programu: Aby zweryfikować autentyczność pochodzenia oraz integralność treści otrzymanej e-faktury i zarejestrować ją w systemie: Tworzenie faktur z nieznanych dokumentów Aby utworzyć e-fakturę zakupu z nieznanego dokumentu: Podpisywanie i wysyłanie wygenerowanych e-faktur Aby podpisać i wysłać e-dokumenty sprzedaży Współpraca z innymi programami Symfonii 5-1 Współpraca z programami Symfonia Handel i Faktura Ustawienie współpracy z programem Symfonia e-dokumenty Aby nawiązać współpracę programami Handel i Faktura Eksport danych kontrahentów do EDS Aby wyeksportować wybranych kontrahentów z programu Symfonia Handel do programu Symfonia e-dokumenty należy: Aby umożliwić w programie Symfonia Handel wyświetlenie listy kontrahentów zarejestrowanych w Symfonia e-dokumenty: Tworzenie umów na otrzymywanie e-faktur i ich rejestracja Aby utworzyć dokument umowy dla wybranego kontrahenta, należy: Aby zarejestrować umowę z kontrahentami na wymianę dokumentów elektronicznych: Wystawianie i wysyłanie e-faktury Aby utworzyć e-fakturę należy: Automatyczne tworzenie e-faktury Aby utworzyć e-fakturę automatycznie należy: Tworzenie duplikatu e-faktury Aby utworzyć duplikat faktury, do której została utworzona e-faktura, należy: Operacja grupowego generowania e-faktur Aby grupowo wygenerować e-faktury należy: Import e-faktur zakupu z programu Symfonia e-dokumenty Aby zaimportować dokumenty z programu e-dokumenty do programu Handel: Oznaczenie e-faktury na liście Wyszukiwanie e-faktur Segregator e-faktur Aby umożliwić wyświetlenie listy e-faktur zarejestrowanych w Symfonia e-dokumenty, w kartotece Sprzedaż i kartotece Zakup: Współpraca z programem Symfonia Mała Księgowość Ustawienie parametrów współpracy z programem Symfonia e-dokumenty Aby nawiązać współpracę programu e-dokumenty i Mała Księgowość Wyszukiwanie e-faktur

6 IV Podręcznik użytkownika Symfonia e-dokumenty Aby umożliwić w programie Mała Księgowość wyświetlenie listy e-faktur zakupu zarejestrowanych w programie Symfonia e-dokumenty: Współpraca z programem Symfonia Finanse i Księgowość Aby nawiązać współpracę z programem Symfonia Finanse i Księgowość Import e-faktur zakupu z programu Symfonia e-dokumenty do FK Wyszukiwanie e-faktur Aby umożliwić w programie Finanse i Księgowość wyświetlenie listy e-faktur zakupu zarejestrowanych w programie Symfonia e-dokumenty: MXEDSV2010P0001

7 Wstęp System Symfonia wspomaga zarządzanie w małych i średnich firmach o dowolnym profilu działalności. Tworzące go programy umożliwiają obsługę wielu firm i równoczesną pracę wielu użytkowników w sieci. Dostępny jest własny wewnętrzny język programowania raportów, pozwalający na wykorzystywanie informacji zgromadzonych w bazach danych. Stosowany jest mechanizm wymiany informacji pomiędzy programami systemu poprzez eksport i import plików tekstowych. Symfonia e-dokumenty jest jednym z programów Systemu Symfonia. Dokumentacja programu W skład dokumentacji programu wchodzi podręcznik elektroniczny w formacie.pdf oraz pliki pomocy kontekstowej. Korzystanie z podręczników elektronicznych Podręcznik w postaci elektronicznej zawiera pełną wiedzę o programie. Podręczniki elektroniczne są tworzone w formacie.pdf. Oprócz tego do programu mogą być dołączane inne dokumenty w tym formacie lub w formatach tekstowych, opisujące wybrane zagadnienia i wprowadzane w programie zmiany. Do korzystania z dokumentów w formacie.pdf niezbędne jest zainstalowanie w systemie przeglądarki Acrobat Reader. Jej najnowsza, bezpłatna wersja jest dostępna do pobrania na stronie producenta (link do strony producenta w języku polskim: Korzystanie z pomocy kontekstowej Program posiada typową dla większości programów Windows dodatkową instrukcję obsługi nazywaną pomocą kontekstową. Wywoływana jest przez naciśnięcie klawisza F1. Pomoc przypomina trochę suflera, który podpowiada potrzebną akurat kwestię. Użyciu klawiszy Shift+F1, powoduje zmianę kształtu kursora na. Kliknięcie takim kursorem na dowolnym elemencie okna programu otwiera pomoc kontekstową w miejscu dotyczącym tego elementu. Pomoc techniczna Jeżeli wystąpią trudności związane z programem należy skorzystać z pomocy technicznej dostępnej dla użytkowników programów Sage. Preferowana jest następująca kolejność korzystania z kolejnych elementów pomocy technicznej. Wykorzystać informacje z pliku pomocy kontekstowej otwieranego klawiszem F1. Skorzystać z informacji zawartych w podręczniku użytkownika. Jest on otwierany poleceniem Podręcznik użytkownika z menu Pomoc programu. Zgłosić problem wykorzystując polecenie Zgłoszenie problemu z menu Pomoc programu i postępując zgodnie z ukazującymi się kolejnymi wskazówkami.

8 0 2 Podręcznik użytkownika Symfonia e-dokumenty Zastrzeżenia Skontaktować się z Działem Wsparcia Technicznego Produktu Sage. Możliwości uzyskiwania pomocy w tej formie zależą od zakresu wykupionego wraz z systemem pakietu usług wsparcia technicznego. Aktualny sposób kontaktu jest opisany na naszej stronie w Internecie. Przytaczane w dokumentacji przykłady wprowadzania danych należy traktować jako ilustrację działania programu, a rzeczywiste dane własnej firmy wprowadzać zgodnie z posiadaną wiedzą w zakresie zasad prowadzenia rachunkowości i prawa podatkowego. Wszystkie użyte nazwy własne nie dotyczą istniejących firm i osób, ale zostały wymyślone na potrzeby przykładów. Autorzy zakładają znajomość przez użytkownika podstawowych zasad obsługi programów w środowisku Windows oraz w stosowanej przez jego firmę sieci komputerowej. Dokumentacja została opracowana i opublikowana zgodnie ze stanem programu w momencie publikacji. Program i dokumentacja mogą podlegać modyfikacji bez dodatkowego powiadamiania użytkowników. Sage sp. z o.o. nie ponosi odpowiedzialności za błędy użytkownika, wynikające z nieznajomości powyższych zasad. Aktualne informacje System jest stale i na bieżąco aktualizowany. Opis wszystkich nowości i zmian w programie, które nie zostały ujęte w niniejszym podręczniku można znaleźć w specjalnym pliku dołączanym w momencie instalacji programu. Aktualne informacje znajdują się również na naszej stronie w Internecie. MXEDSV2010P0001

9 Filozofia programu Stan prawny Stan prawny obowiązujący do pozwalał przedsiębiorcy, który był wystawcą faktury na przesłanie faktury do nabywcy towaru lub usługi na dwa sposoby: Przesłanie faktury za pomocą poczty czy dostarczenie osobiście. Dotyczy to tradycyjnej postaci dokumentu w formie papierowej. Przesłanie faktury w formie elektronicznej. Taki rodzaj faktury musiał być opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu, lub przesłany poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych. Najwyższy Sąd Administracyjny w wyroku z 20 maja 2010 r., sygn. akt I FSK 1444/09, wskazał na dodatkową, poza drogą pocztową, możliwość przesyłania faktur wystawionych w formie papierowej. Uzasadnienie wyroku mówi, że dopuszczalne jest przesłanie kontrahentowi faktury pocztą mailową, np. jako załącznik do a pod warunkiem, że zarówno wystawca faktury, jak i jej nabywca wydrukują taką fakturę i będą ją przechowywać w formie papierowej. Polskie prawodawstwo dotyczące przesyłania faktur w formie elektronicznej było o wiele bardziej restrykcyjne niż przewiduje Dyrektywa Rady 2010/45/UE z 13 lipca 2010 r., zmieniająca Dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania. Zgodnie z definicją zawartą we wspomnianej dyrektywie, fakturą elektroniczną jest nie tylko faktura opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub przesłana poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI), lecz każda faktura wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym, który zapewnia autentyczność pochodzenia faktury, integralność jej treści oraz czytelność. Polski ustawodawca ma obowiązek implementacji wymienionej dyrektywy do krajowego systemu prawnego do 31 grudnia 2012 r. Minister Finansów dostosowując przepisy do prawa unijnego w rozporządzeniu MF z dnia w sprawie wystawiania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej proponuje zasadę, zgodnie z którą faktury mogą być przesyłane przez podatnika w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Dodatkowym warunkiem przesyłania faktur w formie elektronicznej jest konieczność zapewnienia autentyczności ich pochodzenia i integralności treści faktury, co wynika wprost z dyrektywy. UWAGA Rozporządzenie weszło w życie dnia

10 1 2 Podręcznik użytkownika Symfonia e-dokumenty Opis programu Symfonia e-dokumenty Program jest elastycznym narzędziem służącym do zarządzania i archiwizacji elektronicznych dokumentów będących w obiegu przedsiębiorstwa. Pierwszą z głównych funkcji zarządzania dokumentami oferowaną przez program jest możliwość elektronicznego wysłania i przechowywania faktur elektronicznych zgodnie z rozporządzeniem MF z dnia w sprawie wystawiania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. Funkcjonalność e-dokumentów pozwala również na bezpieczny obrót takimi dokumentami poprzez zastosowanie elektronicznej pieczęci firmy lub podpisu kwalifikowanego. Dzięki temu przedsiębiorca może być pewny tożsamości kontrahenta oraz integralności treści otrzymanego dokumentu. Program pozwala również importować faktury elektroniczne do systemu finansowo-księgowego, znacznie skracając proces dekretacji dokumentów oraz zmniejszając ryzyko popełnienia błędu. Dodatkowo dokumenty przechowywane w systemie są automatycznie archiwizowane, co pozwala na łatwe ich odszukanie oraz zmniejszenie czasu dotarcia do informacji źródłowej. Funkcjonalność programu Wysyłanie e-dokumentów Odbieranie e-dokumentów Wsparcie w procesie akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę (Umowa) Archiwizowanie e-faktur Katalogowanie zbioru dokumentów i łatwy dostęp Bezpieczeństwo o o o o Prawa i dostęp użytkownika Archiwizacja bazy e-dokumentów Podpisywanie bezpieczną pieczęcią lub podpisem kwalifikowanym Weryfikacja podpisu Statusy e-dokumentów Import e-faktury do systemu finansowo-księgowego Ergonomia rozwiązania Przyjazny interfejs Współpraca z innymi programami Symfonii Program Symfonia e-dokumenty może pracować jako samodzielna aplikacja pozwalająca na przesyłanie umów o wymianie e-faktur, sprawdzanie integralności otrzymanych dokumentów elektronicznych oraz ich archiwizację. Pełnię możliwości program pokazuje dopiero przy współpracy z takimi aplikacjami Symfonii jak Handel, Finanse i Księgowość, Faktura czy Mała Księgowość. Współpraca polega na eksporcie i imporcie e-faktur pomiędzy tymi programami, a programem Symfonia e-dokumenty. Możliwe jest również wykorzystywanie tych danych przez inne programy finansowo-księgowe i handlowe, jeżeli mają odpowiednie mechanizmy importu i eksportu danych. Korzyści Wystawca e-dokumentu: Redukcja kosztów związanych w porównaniu z tradycyjnym obiegiem dokumentów w formie papierowej poprzez usprawnienie procesu generowania i wysyłki. MXEDSV2010P0001

11 Wstęp 1 3 Obniżenie kosztów związanych z fakturowaniem (koszty papieru, wydruku itd.). Eliminowanie błędów, które mogą pojawić się przy manualnym wystawieniu i wysyłce faktur. Skrócenie czasu dostarczenia faktury. Rozwiązanie proekologiczne. Odbiorca e-dokumentu: Ułatwienie zarządzania i kontroli obiegu faktur w firmie a w konsekwencji obniżenie kosztów. Oszczędność kosztów poprzez skrócenie czasu ręcznego wprowadzenia dokumentów do systemów ewidencyjnych. Redukcja prawdopodobieństwa popełnienia błędu przy ręcznym wprowadzaniu dokumentu. Bezpieczeństwo transakcji. Rozwiązanie proekologiczne.

12

13 Pojęcia podstawowe W rozdziale tym prezentujemy opis podstawowych pojęć używanych w dalszej części podręcznika oraz w systemie pomocy programu. Ich znajomość i rozumienie ułatwi poznanie programu i pozwoli na pełne wykorzystanie jego możliwości. Admin Użytkownik programu o prawach administratora. W bazie danych zawsze musi być przynajmniej jeden aktywny użytkownik o tych prawach, w przeciwnym wypadku niemożliwe będzie zarządzanie prawami innych użytkowników. Podczas konwersji zawsze przywracany jest użytkownik programu o loginie Admin, mający prawa administratora, oraz logujący się do firmy przez podanie w jawny sposób loginu i hasła (domyślnie pustego). Pozwala to, niezależnie od przebiegu procesu konwersji użytkowników, na wejście do danych firmy oraz zweryfikowanie prawidłowości ustawień wszystkich użytkowników oraz ich praw do operacji. Aktywacja firmy Pod nazwą aktywacji należy rozumieć informacje o prawach do korzystania z programu, podczas pracy z konkretną firmą. Powinny być zapisane w sposób umożliwiający programowi dostęp do nich w czasie pracy. Przed rozpoczęciem stałego wykorzystywania programu do obsługi danych firmy, należy przeprowadzić aktywację (rejestrację u producenta i wprowadzenie otrzymanego kodu aktywacji). Dostęp do danych nieaktywowanej firmy jest możliwy tylko przez określony czas umożliwiający zapoznanie się z działaniem programu. Poprawne wykonanie aktywacji usuwa ograniczenia czasowe w wykorzystywaniu programu. Akceptacja Zgoda kontrahenta na przekazywanie faktur w formie elektronicznej. Autentyczność pochodzenia faktury Przez to pojęcie rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów/usług albo wystawcy faktury. Autentyczność pochodzenia powinna być zapewniona począwszy od momentu wystawienia do końca okresu przechowywania faktury. Program Symfonia e-dokumenty zapewnia możliwość potwierdzenia autentyczności pochodzenia faktury. Bezpieczeństwo danych Aby zapobiec utracie danych w przypadku awarii sprzętu, należy regularnie sporządzać kopie tych danych. Są to kopie bezpieczeństwa. Tworzenie takich kopii nazywa się archiwizacją danych. Obowiązek wykonywania kopii bezpieczeństwa nakłada na księgowego art.71 Ustawy o rachunkowości. Obowiązki prawidłowego zorganizowania procesu archiwizacji danych powinny spoczywać na osobie pełniącej obowiązki administratora w programie. Bezpieczny podpis elektroniczny podpis elektroniczny, który: jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis, jest sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego,

14 1 2 Podręcznik użytkownika Symfonia e-dokumenty jest powiązany z danymi, do których został dołączony w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna. Centrum Certyfikacji Kluczy (CCK) Centrum Certyfikacji Kluczy jednostka organizacyjna, której zadaniem jest generowanie, dystrybucja i unieważnianie certyfikatów kluczy publicznych zgodnie z określoną polityką certyfikacji. Najważniejszym zadaniem kwalifikowanego Centrum Certyfikacji Kluczy jest zapewnienie wiarygodnego procesu kontroli tożsamości Subskrybentów otrzymujących certyfikaty oraz zapewnienie efektywnej możliwości niezwłocznego zawieszenia lub unieważnienia certyfikatu w przypadku wystąpienia losowych sytuacji zagrożenia bezpieczeństwa podpisu. Certyfikat Elektroniczne zaświadczenie, za pomocą którego dane służące do weryfikacji podpisu elektronicznego są przyporządkowane do osoby składającej podpis elektroniczny i które umożliwiają identyfikację tej osoby. Jest wystawiony przez urząd certyfikacji (certyfikat kwalifikowany), bądź tzw.: "zaufaną trzecią stronę". Zawiera co najmniej identyfikator wystawcy certyfikatu, identyfikator użytkownika, jego klucz publiczny, okres ważności, nr seryjny certyfikatu. Jest podpisany przez wystawcę. Certyfikat może znajdować się w jednym z 3 stanów: aktywny, uśpiony, w oczekiwaniu na aktywność. Certyfikat kwalifikowany Certyfikat spełniający warunki określone w Ustawie o podpisie elektronicznym, wydany przez kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne. Art. 5.2 Ustawy o podpisie elektronicznym stanowi, że: "Dane w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentom opatrzonym podpisami własnoręcznymi, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej". Certyfikat niekwalifikowany Certyfikat wystawiony przez kwalifikowany lub niekwalifikowany podmiot, zgodnie z polityką certyfikacji dla certyfikatów niekwalifikowanych. Może służyć do uwierzytelnienia (np. podpisy pod pocztą elektroniczną, logowanie do systemów operacyjnych), do ochrony poufności, do ochrony informacji w sieciach teleinformatycznych itd. Szczegółowe zastosowania certyfikatu niekwalifikowanego zależą od konkretnych zapisów certyfikatu (w tym tzw. rozszerzeń certyfikatu). Wiarygodność certyfikatu kwalifikowanego zależy od wystawiającego go podmiotu oraz polityki certyfikacji. Ten sam podmiot może realizować kilka polityk certyfikacji różniących się wiarygodnością wystawianych certyfikatów. W przypadku wykorzystywania certyfikatu niekwalifikowanego do podpisów elektronicznych, jego moc prawna może być oparta na porozumieniach dwu- lub wielostronnych (nie wynika z mocy prawa, tak jak to się dzieje w przypadku podpisu kwalifikowanego). Dane firmy Program może jednocześnie operować na danych tylko jednej firmy, ale można z jego pomocą ewidencjonować i archiwizować działalność różnych firm i grup firm. Wymaga to przełączania się między firmami. Zmiana firmy na inną, jak też założenie dodatkowej nowej firmy, nie oznacza utraty dotychczasowych danych. Są one bezpiecznie zapisane na dysku i w każdej chwili można z nimi ponownie pracować. Data odebrania Data wpływu e-faktury do odbiorcy. Ze względu na elastyczność kanałów przesyłania w programie możliwa jest edycja tej daty. e-dokument To dokumentem elektroniczny z odpowiednio sformatowanym zbiorem danych wprowadzonych lub przechowywanych na dowolnym nośniku przez system informatyczny. Składa się z dwóch warstw: bitowej oraz interfejsowej. Warstwa bitowa to przechowywana w pamięci lub zapisana na nośniku sekwencja ładunków elektromagnetycznych, znana tylko maszynie i jako taka niedostępna czło- MXEDSV2010P0001

15 Pojęcia podstawowe 1 3 wiekowi bez przetworzenia. Warstwa interfejsowa to graficzna interpretacja warstwy bitowej. Na e-dokument składają się nie tylko informacje zaliczające się do jego treści, ale także tzw. metadane, czyli zestaw logicznie powiązanych z dokumentem elektronicznym usystematyzowanych informacji opisujących ten dokument, ułatwiających jego wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowywanie oraz zarządzanie. E-Faktura Jest to faktura wystawiona w postaci elektronicznej zgodnie z wymogami rozporządzenia MF w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. Faktura elektroniczna wystawiana w programach linii Symfonia jest plikiem w formacie PDF zawierającym dodatkowo wbudowany/osadzony zestaw danych w formacie XML opisujących ten dokument i pozwalających np. na automatyczne zaimportowanie danych z takiej faktury do ewidencji zakupu, podpisanym podpisem kwalifikowanym użytkownika lub e-pieczęcią firmy. Firma Firma ma podwójne znaczenie w programach Symfonia. Jest to działalność gospodarcza prowadzona pod zarejestrowaną nazwą. Program Symfonia e-dokumenty wymaga określenia niektórych parametrów tej działalności. Informacje te podawane są w momencie zakładania firmy. Natomiast technicznie jest to obszar bazy danych zawierający informacje o firmie i jej działalności. Firma demonstracyjna (DEMO) W wersji demonstracyjnej dane firmy są dostępne przez rok, a dane każdej nowo utworzonej firmy przez 60 dni od momentu jej założenia. Do chwili aktywacji danych obowiązują też ograniczenia liczby elementów na listach. Usunięcie ograniczeń wymaga wprowadzenia kodu aktywacji wydanego przez Dział Aktywacji Sage sp z o.o. Forma elektroniczna faktury To faktura, którą kontrahent otrzymuje w postaci e-dokumentu, inaczej e-faktura. Dla prawnej akceptacji takiej faktury niezbędne są autentyczność pochodzenia oraz integralność i czytelność danych. Forma papierowa faktury To faktura, którą kontrahent otrzymuje w formie wydrukowanej. Grupa firm Grupa stanowi pewną zamkniętą całość ograniczającą obszar, w którym funkcjonuje program. Logicznie grupa to kompletny zestaw danych o firmach. Natomiast technicznie jest to wyodrębniona baza danych. Program może równocześnie operować na danych jednej firmy, ale jego konstrukcja umożliwia ewidencjonowanie informacji o wielu firmach w grupie. Integralność i czytelność danych Rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Ma na celu uzyskanie pewności, że przesyłana informacja nie została podmieniona, zniekształcona lub zmieniona bez wiedzy adresata. W praktyce funkcję integralności realizuje się przez dołączenie do wiadomości tzw. podpisu cyfrowego, będącego funkcją chronionej wiadomości, i prywatnego tajnego klucza znanego tylko nadawcy. Tajny klucz nadawcy jest zaszyfrowany wspólnym dla nadawcy i odbiorcy kluczem uwierzytelnienia wiadomości. Informacja powinna być przesyłana, udostępniana i archiwizowana w wersji oryginalnej, ale czytelnej, umożliwiającej oglądanie zarówno odbiorcy jak i organom kontrolnym w celu wizualizacji danych zawartych w e-fakturze. Czytelna prezentacja nie może ingerować w format oryginalnej faktury. Wygląd wersji czytelnej może być różny u wystawcy i u odbiorcy. Program Symfonia e-dokumenty zapewnia pewność co do integralności i czytelności danych. Program nie weryfikuje postaci graficznej faktury, lecz zawarte w niej dane.

16 1 4 Podręcznik użytkownika Symfonia e-dokumenty Karta procesorowa Uniwersalny nośnik danych w postaci karty plastikowej z wbudowanym mikroprocesorem, służący do bezpiecznego przechowywania informacji wrażliwych (klucze prywatne, hasła, dane osobowe, klucze publiczne). Karty używane do realizacji bezpiecznego podpisu elektronicznego muszą mieć stosowny certyfikat bezpieczeństwa. Zazwyczaj wiąże się to z tym, że karta nie ma funkcjonalności umożliwiającej odczytanie klucza prywatnego służącego do składania podpisów. Subskrybent, mając kartę i kod PIN, jest w stanie generować podpisy elektroniczne, ale nikt nawet on nie może odczytać klucza prywatnego. Daje to pewność, że jedyna kopia klucza prywatnego Subskrybenta znajduje się na karcie i nie została nigdzie skopiowana. Klient Wystawca lub odbiorca dokumentu. Klucz prywatny Tajny unikatowy kod dostępu znany tylko właścicielowi. W kryptografii asymetrycznej klucz służący do wykonywania zastrzeżonej czynności, którego rozpowszechnienie zagraża bezpieczeństwu systemu. Czynności te to najczęściej: odszyfrowywanie (klucz publiczny szyfruje), podpisywanie (klucz publiczny weryfikuje podpisy), Nazwa ta jest też czasem używana dla klucza w kryptografii symetrycznej. Klucz publiczny Unikatowy kod, który może być udostępniony przez właściciela wszystkim podmiotom z którymi prowadzi on elektroniczną wymianę dokumentów. W kryptografii asymetrycznej klucz umożliwiający wykonywanie czynności, dostępu do których nie chcemy ograniczać, i który z tego powodu może być dowolnie rozpowszechniany. Czynności te to w szczególności: szyfrowanie (klucz prywatny służy do odszyfrowywania), weryfikacja podpisu (klucz prywatny służy do podpisywania). Kryptografia asymetryczna Rodzaj kryptografii, w którym używa się zestawów dwu lub więcej powiązanych ze sobą kluczy, umożliwiających wykonywanie różnych czynności kryptograficznych. Najważniejsze zastosowania kryptografii asymetrycznej (szyfrowanie i podpisy cyfrowe) zakładają istnienie 2 kluczy - prywatnego i publicznego, przy czym klucza prywatnego nie da się łatwo odtworzyć na podstawie publicznego. W niektórych innych zastosowaniach, kluczy może być więcej. Algorytmy mające zastosowanie w kryptografii asymetrycznej wykorzystują operacje jednokierunkowe - takie, które da się łatwo przeprowadzić w jedną stronę a bardzo trudno w drugą. Kryteria wyszukiwania - filtry Przy wyszukiwaniu pozycji w oknach tabel programu można posłużyć się kryteriami wyszukiwania (filtrami). Pozwalają one na wybranie jedynie tych pozycji tabeli, które spełniają warunki kryterium wyszukiwania. Wraz z programem dostarczany jest standardowy zestaw kryteriów wyszukiwania. Jeżeli są one niewystarczające, można utworzyć ich własne definicje. Kryterium nie może być jednak całkowicie dowolne - może być składane tylko z dostarczonych w programie komponentów. Limit dokumentów Limit dokumentów obsługiwanych przez e-dokumenty wynikający z zakupionej licencji dotyczy tylko e- Faktur. Nie dotyczy to innych dokumentów takich jak np. Umowy. Listy CRL Listy certyfikatów unieważnionych (CRL, ang. Certificate Revocation List) są sporządzane i poświadczane elektronicznie przez Urzędy Certyfikacjii. Na wykazie znajdują się certyfikaty, których MXEDSV2010P0001

17 Pojęcia podstawowe 1 5 termin ważności wygasł bądź zostały unieważnione przez nabywcę Certyfikatu (certyfikat klucza publicznego). Login Symbol, którym są oznaczane wszystkie dokumenty wprowadzane przez użytkownika do programu. Login jest odpowiednikiem podpisu na tradycyjnych dokumentach papierowych - umożliwia identyfikację osoby wprowadzającej dokument. Login raz przypisany do danego użytkownika nie może być już zmieniony. Określa się go dodając użytkownika jako ciąg znaków przypisanych temu użytkownikowi. Narodowe Centrum Certyfikacji (NCCert) Jest to główny urząd certyfikacji (tzw. root) w Polsce wykonujący funkcje związane z obsługą infrastruktury bezpiecznego podpisu elektronicznego. Działa w ramach Narodowego Banku Polskiego. NCCCert wykonuje zadania techniczne związane z zarządzaniem strukturą PKI w Polsce, natomiast wszelkie decyzje merytoryczne (w tym decyzje o wystawieniu zaświadczenia certyfikacyjnego dla kwalifikowanego podmiotu lub o unieważnieniu klucza kwalifikowanego podmiotu) są podejmowane przez Ministra Gospodarki. OCSP Online Certificate Status Protocol - usługa centrów certyfikacji kluczy służąca do informowania o statusie konkretnego certyfikatu, o które pyta usługobiorca (czy certyfikat jest ważny, czy unieważniony/zawieszony). Odbiorca Firma, która jest kontrahentem i adresatem dokumentu. Odcisk palca Funkcja skrótu, jednokierunkowa funkcja mieszająca lub funkcja haszująca to funkcja, która przyporządkowuje dowolnie dużej liczbie (wiadomości) krótką, zwykle posiadającą stały rozmiar wartość (skrót wiadomości). PKI Public Key Infrastructure (infrastruktura klucza publicznego) system obejmujący Centra Certyfikacji Kluczy, Punkty Rejestracji oraz użytkowników końcowych (Subskrybentów i innych Odbiorców usług certyfikacyjnych), służący do dystrybucji certyfikatów klucza publicznego oraz zapewnienia możliwości ich wiarygodnej weryfikacji. Pieczęć elektroniczna To dane w postaci elektronicznej, przyporządkowane danemu podmiotowi w taki sposób, że możliwa jest jego identyfikacja. Pieczęć elektroniczna dołączona do innych danych lub z nimi logicznie powiązana powoduje, że każda późniejsza zmiana tych danych jest wykrywalna. Z technicznego punktu widzenia pieczęć wykorzystuje ten sam mechanizm co podpis elektroniczny. W odróżnieniu od podpisu kwalifikowanego dysponentem tego klucza może być nie tylko osoba fizyczna ale też organizacja. Przyjmuje się, że dokument elektroniczny nie uległ zmianie po opatrzeniu go pieczęcią elektroniczną i jest autentyczny. Innymi słowy, pieczęć zapewnia integralność oraz autentyczność opatrzonego nią dokumentu. W szczególności pieczęć elektroniczna przydaje się tam, gdzie potrzebne jest automatyczne i masowe zabezpieczanie autentyczności i integralności dokumentów elektronicznych. Podpis elektroniczny Dane w postaci elektronicznej służące (przy wymianie informacji drogą elektroniczną) do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny i do potwierdzania autentyczności dokumentu. Stosowanie podpisu elektronicznego gwarantuje, że przesyłka pochodzi od deklarowanego nadawcy

18 1 6 Podręcznik użytkownika Symfonia e-dokumenty oraz że jej zawartość nie została zmieniona. W przypadku korespondencji papierowej, charakter pisma i podpis identyfikują autora i dają pewność, że jest nadawcą wiadomości; taką samą funkcję pełni podpis cyfrowy dla korespondencji wysyłanej drogą elektroniczną. Podpis elektroniczny jest matematycznym algorytmem, w wyniku działania którego otrzymywana jest zaszyfrowana informacja doklejana do przesyłanej wiadomości - podpis. Dzięki posługiwaniu się podpisem elektronicznym przesyłane dokumenty elektroniczne są zabezpieczone przed modyfikacją przez osoby nieupoważnione. Każda, nawet przypadkowa zmiana w treści przesyłki jest sygnalizowana przez komputer odbiorcy. Podpis kwalifikowany Jest elektronicznym podpisem równoważnym podpisowi własnoręcznemu. Służy do podpisywania dokumentów i umów, które mają moc prawną. Podpis elektroniczny musi być weryfikowany ważnym kwalifikowanym certyfikatem oraz składany przy pomocy bezpiecznego urządzenia do składania podpisu. Podpis niekwalifikowany To podpis elektroniczny weryfikowany poprzez certyfikat niekwalifikowany. Podpis elektroniczny złożony za pomocą certyfikatu niekwalifikowanego (powszechnego) nie jest z mocy prawa równoważny podpisowi własnoręcznemu. Podpis elektroniczny weryfikowany poprzez certyfikat niekwalifikowany wywołuje skutki prawne podpisu odręcznego tylko wtedy, gdy obie strony zawrą wcześniej umowę. W takiej umowie powinny się znaleźć zapisy o wzajemnym uznaniu podpisów weryfikowanych certyfikatem niekwalifikowanym. Stosowanie podpisu niekwalifikowanego (powszechnego) nie wymaga również spełnienia żadnych określonych warunków - wystarczy posiadanie certyfikatu niekwalifikowanego i komputera. Subskrybent Osoba, której wystawiono kwalifikowany certyfikat, zgodnie z polityką certyfikacji centrum certyfikacji. Symfonia Pole wyboru informujące o statusie e-faktury w systemie Symfonia. Jeżeli pole jest zaznaczone, oznacza to że e-faktura została odebrana przez jeden z programów systemu Symfonia. Token Generator kodów jednorazowych urządzenie elektroniczne służące do uwierzytelniania transakcji internetowych. Jego działanie polega na generowaniu ciągów cyfr za pomocą funkcji jednokierunkowej wykorzystującej dwa parametry jeden stały dla konkretnego egzemplarza urządzenia, drugi zmienny wprowadzany za pomocą klawiatury, wczytywany z ekranu monitora, bądź generowany na podstawie czasu. Niektóre modele tokenów są zabezpieczone przed użyciem za pomocą systemu haseł. Ze względu na stosunkowo wysoką cenę tokena pojawia się tendencja do zastępowania go kartą kodów jednorazowych lub hasłami SMS. Urządzenie może też być zastąpione przez telefon komórkowy używający dedykowanej aplikacji. Użytkownicy i ich uprawnienia Dzięki systemowi haseł i uprawnień program umożliwia pracę tylko tym osobom, które wcześniej zostały dodane jako użytkownicy programu. W czasie pracy w programie, każda z dokonanych czynności jest zapisana jako wykonana przez użytkownika, który został wybrany w czasie otwierania dostępu do danych firmy. Aby uniemożliwić niepowołany dostęp do danych firmy, każdy użytkownik ma możliwość zabezpieczenia swoich uprawnień indywidualnym hasłem dostępu, podawanym w momencie rozpoczynania pracy z firmą. Użytkownik Zarejestrowany pracownik lub osoba upoważniona przez klienta do reprezentowania go podczas pracy w programie. MXEDSV2010P0001

19 Pojęcia podstawowe 1 7 Weryfikacja podpisu elektronicznego Czynności, które pozwalają na identyfikację osoby składającej podpis elektroniczny oraz pozwalają stwierdzić, że podpis został złożony za pomocą danych służących do składania podpisu elektronicznego przyporządkowanych do tej osoby, a także że dane opatrzone tym podpisem nie uległy zmianie po złożeniu podpisu elektronicznego. Wystawca Firma generująca i udostępniająca dokument. Zaakceptowany Pole informujące, że e-dokument (e-faktura) został zaakceptowany. Możliwa jest akceptacja dokumentu, który nie przeszedł poprawnie weryfikacji. Znakowanie czasem Dołączenie do danych w postaci elektronicznej (logicznie powiązanych z danymi opatrzonymi podpisem lub poświadczeniem elektronicznym) oznaczenia czasu w chwili wykonywania operacji. Zweryfikowany (Poprawny) Pole informujące, że przeprowadzono weryfikację podpisu i jest on poprawny.

20 1 8 Podręcznik użytkownika Symfonia e-dokumenty MXEDSV2010P0001

21 Instalacja programu Przebieg instalacji Przedstawiony przykładowy opis dotyczy instalacji typowej w systemie Windows. Aby rozpocząć proces instalacji, należy umieścić płytę instalacyjną w napędzie. W przypadku, gdy program instalacyjny nie zostanie uruchomiony automatycznie, należy wybrać przycisk polecenia systemowego Start ->Mój komputer, a następnie wskazać napęd z płytą instalacyjną. Następnie należy wybrać przycisk polecenia Otwórz, uruchamiający właściwy program instalacyjny. Otwarte zostanie okno dialogowe Instalacja programu Symfonia e-dokumenty, w którym będą się pojawiać kolejne okna dialogowe. Treść i zawartość okien będzie zależeć od stopnia zaawansowania procesu instalacji. Rys. 2-1 Okno Instalacja programu. Przyciski poleceń znajdujące się w dolnej części dialogu powodują: - powrót do poprzedniego okna; - przejście do następnego okna; - przerwanie procesu przygotowania instalacji. Po kliknięciu przycisku Dalej pojawia się okno dialogowe umożliwiające wybranie rodzaju instalacji.

22 2 2 Podręcznik użytkownika Symfonia e-dokumenty Rys. 2-2 Okno Wybór rodzaju instalacji. Rodzaje instalacji Symfonia MySQL Program e-dokumenty pracuje w oparciu o silnik bazy danych Symfonia MySQL. W związku z tym poza samą aplikacją należy zainstalować również silnik bazy danych. Dostępne są trzy rodzaje instalacji: Typowa: instaluje najczęściej używane składniki motoru bazy danych na stacji roboczej użytkownika. Ta opcja jest zalecana dla większości użytkowników; Specjalna: nie instaluje silnika bazy danych Symfonia MySQL. Ta opcja jest zalecana, gdy Symfonia MySQL jest już zainstalowana i chcemy zainstalować tylko program e- Dokumenty. Po instalacji programu należy wskazać bazę danych, do której program będzie się łączył. Zaawansowana: instalacja z ręczną konfiguracją silnika bazy danych. MXEDSV2010P0001

23 Instalacja programu 2 3 Rys. 2-3 Okno Wybór składników do instalacji. Po zaznaczeniu składnika Dane można określić położenie bazy danych aplikacji. Rys. 2-4 Okno Ustawienia instalacji. Okno Ustawienia instalacji pozwala na wybór portu do komunikacji z serwerem Symfonia MySQL. Domyślnie numer portu dla serwisu Symfonia MySQL jest ustawiony jako 3330, ale można go zmienić w zakresie od 3330 do Zaznaczenie pola wyboru Zezwól użytkownikom lokalnej podsieci na dostęp przez Zaporę Windows pozwala na komunikację serwera przez zaporę dla użytkowników lokalnej podsieci. UWAGA Odinstalowanie silnika bazy danych Symfonia MySQL nie powoduje usunięcia bazy danych aplikacji Symfonia e-dokumenty. Rys. 2-5 Okno Hasło administratora Symfonia MySQL. W tym oknie należy wprowadzić a następnie potwierdzić hasło administratora serwera Symfonia My- SQL. Hasło należy zachować tylko dla osoby, która będzie administratorem bazy danych. Będzie ono niezbędne przy niektórych czynnościach administracyjnych i serwisowych bazy danych.

24 2 4 Podręcznik użytkownika Symfonia e-dokumenty Instalacja programu Symfonia e-dokumenty Po wybraniu rodzaju instalacji silnika bazy danych przechodzimy do okna kreatora instalacji programu e-dokumenty. Licencja Rys. 2-6 Dialog powitalny kreatora instalacji. Rys. 2-7 Dialog Umowa licencyjna. MXEDSV2010P0001

25 Instalacja programu 2 5 W kolejnym oknie można wybrać katalog, w którym program ma być zainstalowany. Rys. 2-8 Dialog Katalog docelowy. Można zaakceptować podpowiadany przez program katalog docelowy lub wybrać przycisk polecenia Przeglądaj i w oknie Wybierz katalog docelowy wskazać lub wpisać ścieżkę dostępu do katalogu, w którym chcemy zainstalować program. Rys. 2-9 Okno Wybierz katalog docelowy.

26 2 6 Podręcznik użytkownika Symfonia e-dokumenty Kolejne okno informuje o gotowości do rozpoczęcia instalacji. Potwierdzenie (przycisk polecenia Dalej>) rozpoczyna właściwy proces instalacji. Rys Dialog Gotowy do instalacji aplikacji. Wyświetlone zostaje dialog informujący o procentowym zaawansowaniu procesu instalacji. Rys Przebieg procesu instalacji. Po zakończeniu instalacji pojawi się okno informujące o pomyślnym zainstalowaniu aplikacji. MXEDSV2010P0001

27 Instalacja programu 2 7 Rys Dialog Instalacja zakończona. Jeśli podczas instalacji (w szczególnych przypadkach) pojawią się dodatkowe informacje i pytania, postępuj zgodnie z instrukcjami ukazującymi się na ekranie. Po poprawnym zainstalowaniu programu automatycznie otworzy się plik tekstowy zawierający ważniejsze uwagi dotyczące aktualnej wersji programu. W przypadku trudności skontaktuj się z działem pomocy technicznej Sage sp z o.o.

28

29 Ustawienia administracyjne Program Symfonia e-dokumenty posiada wygląd okien i sposób obsługi zgodny z ogólnymi zasadami ustalonymi dla środowiska Windows. Występują jednak pewne cechy charakterystyczne jedynie dla tego programu. Zostały one opisane w tym rozdziale. Ponadto przypomnimy tu podstawowe zasady zapewniające bezpieczeństwo danych. Organizacja zabezpieczenia danych W celu zapewnienia bezpieczeństwa danych, należy przeprowadzić kilka przedsięwzięć organizacyjnych i technicznych, pozwalających zminimalizować skutki ewentualnych awarii sprzętu i błędów użytkowników. Omówione poniżej działania mogą być wykonywane w dowolnym zakresie, w zależności od oceny przez firmę kosztów odtworzenia utraconych danych i zaufania do posiadanego sprzętu oraz wykorzystujących go użytkowników. Dla osób doświadczonych w posługiwaniu się komputerem będą to sprawy oczywiste, ale pozostałym powinny pomóc w ochronie swoich danych. Przedstawione propozycje będą przydatne dla firm wykorzystujących program na pojedynczym stanowisku. Firmy wykorzystujące sieć komputerową zazwyczaj zatrudniają osobę posiadającą wystarczającą wiedzę dla samodzielnego zorganizowania odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa danych w firmie. UWAGA Powtórne wprowadzenie utraconych informacji jest zazwyczaj bardziej pracochłonne od pierwotnego, a niektóre dane są niemożliwe do odtworzenia. Należy rozpocząć od wyznaczenia osoby bezpośrednio odpowiedzialnej za organizację i wykonanie przedsięwzięć zabezpieczania danych. W standardowo zorganizowanej firmie obowiązek zapewnienia prawidłowego zabezpieczenia danych powinien spoczywać na administratorze programu. W miarę możliwości powinna to być osoba posiadająca większe od innych doświadczenie w posługiwaniu się komputerem. Program ochrony danych możemy podzielić na następujące etapy: Zapewnienie poprawnego zasilania. Zapewnienie "higieny" pracy komputera. Zabezpieczenie antywirusowe. Regularne wykonywanie kopii bezpieczeństwa. Zapewnienie poprawnego zasilania Komputer, który wykorzystujesz do pracy, jest zasilany z krajowej sieci energetycznej i w związku z tym narażony jest na skutki zmian parametrów prądu w tej sieci. Stopień ryzyka zależy od stanu i obciążenia sieci w rejonie działalności firmy. Zagrożeniem dla integralności danych może być: nagły zanik zasilania impulsowy wzrost napięcia. Standardowym zabezpieczeniem komputera przed tymi zagrożeniami jest wyposażenie go w zasilacz awaryjny (UPS), pozwalający podtrzymać zasilanie do chwili zapisania danych i zamknięcia systemu oraz w filtr sieciowy, eliminujący zakłócenia w sieci. Urządzenia te są powszechnie dostępne, a dostawca komputera powinien pomóc w prawidłowym ich połączeniu z komputerem.

30 3 2 Podręcznik użytkownika Symfonia e-dokumenty Zapewnienie "higieny" pracy komputera Pod pojęciem "higieny" pracy komputera należy rozumieć regularne prowadzenie czynności zapewniających wykrywanie i naprawianie nieprawidłowości w działaniu komputera oraz zachowanie minimum porządku w otoczeniu komputera. Podstawowymi działaniami w tym zakresie są: skanowanie dysku defragmentacja dysku tworzenie kopii archiwalnych zawartości dysku posiadanie aktualnych awaryjnych dysków startowych zachowanie czystości, w tym niepalenie papierosów w pomieszczeniu z komputerami - dym jest szkodliwy nie tylko dla płuc. Są to szeroko opisane w literaturze czynności możliwe do wykonania przy pomocy dostępnych na rynku programów narzędziowych. Przypominamy o potrzebie ich stosowania w celu zapewnienia poprawnego wykorzystywania oprogramowania. Zabezpieczenie antywirusowe Wirusy komputerowe są złośliwymi programami utrudniającym pracę lub, w skrajnych przypadkach, niszczącymi zapisane dane. Ich "twórcy" nie domagają się opłat, a swoje programy starają się ukryć przed użytkownikami komputerów. Jeżeli dotychczas żaden wirus nie uruchomił się na komputerze, to jeszcze nie dowód, że go nie ma. Może dotychczas nie wystąpiły warunki do jego uruchomienia. W celu zabezpieczenia się przed tym niebezpieczeństwem należy przestrzegać następujących zasad: Regularnie sprawdzać zawartość dysków komputera przy pomocy dobrego, stale aktualizowanego programu antywirusowego. Prawidłowo skonfigurować zabezpieczenia dostępu do Internetu. Zachować zasady bezpiecznego korzystania z poczty elektronicznej. Sprawdzać programem antywirusowym każdy nośnik danych przed próbą jego odczytu. Nie korzystać z programów nieznanego pochodzenia. Jeżeli istnieje taka możliwość, wykorzystywać komputer i nośniki danych archiwalnych jedynie do prowadzenia ewidencji w programach systemu Symfonia. Problematyka zabezpieczenia antywirusowego jest dokładnie opisywana w literaturze, a dobre programy antywirusowe są dostępne na rynku. Organizacja wykonywania kopii bezpieczeństwa Program Symfonia e-dokumenty zawiera wbudowany mechanizm, umożliwiający wykonywanie kopii bezpieczeństwa danych. Wykonanie kopii bezpieczeństwa stanowi jeden z poziomów zabezpieczenia danych i polega na zapisaniu kopii danych firmy na innym niż dysk roboczy nośniku. Tak wykonana kopia bezpieczeństwa zawiera tylko informacje o danych rejestrowanych w programie Symfonia e- Dokumenty. Prawidłowo zorganizowany proces wykonywania kopii bezpieczeństwa powinien wyróżniać się dwiema głównymi cechami: regularnym cyklem tworzenia kolejnych kopii fizyczną odrębnością nośników, na których wykonywane są kopie. Przyczyny tworzenia kopii bezpieczeństwa Przyczynami wykonywania kopii bezpieczeństwa danych jest możliwość fizycznej awarii oraz powstanie błędów w strukturze zapisanych danych. Jeżeli nastąpi uszkodzenie dysku, najprawdopodobniej niedostępne będą dane ze wszystkich fragmentów jego powierzchni. Działają wprawdzie firmy zajmujące się odzyskiwaniem danych, ale nigdy nie ma pewności, że będzie to możliwe w każdym przypadku. Natomiast koszt takiej usługi jest z pewnością wyższy niż cena dodatkowych nośników przeznaczonych na wykonywanie kopii bezpieczeństwa. Dlatego za kopię bezpieczeństwa będziemy uważać tylko tę, która została wykonana na innym nośniku. MXEDSV2010P0001

31 Ustawienia administracyjne 3 3 Wykonawca kopii bezpieczeństwa Jednym z organizacyjnych warunków pewności działania systemu tworzenia kopii bezpieczeństwa jest wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za ich terminowe i poprawne wykonanie. Ze względu na powiązanie tej czynności z innymi związanymi z bezpieczeństwem danych, wskazane jest, aby był to administrator programu Symfonia e-dokumenty lub programów Systemu Symfonia. Nośnik kopii bezpieczeństwa Aktualny stan technologii pozwala na wybór różnych nośników przeznaczonych do archiwizacji danych w systemie Symfonia. Istnieje wiele bardziej pewnych nośników danych, takich jak dodatkowe dyski twarde, montowane w wyjmowanej kieszeni lub dyski magnetooptyczne. Wybór należy do użytkownika i zależy od oceny ważności danych i posiadanych środków finansowych. Z punktu widzenia zastosowanej w systemie Symfonia metody archiwizacji ważne jest tylko to, aby zastosowany napęd był widziany przez system operacyjny jako kolejny dysk. Częstotliwość wykonywania kopii bezpieczeństwa Zalecanym rozwiązaniem jest posiadanie kilku kompletów nośników danych używanych cyklicznie, zawierających kolejne kopie bezpieczeństwa. Oznacza to, że kolejna kopia tworzona jest na nośniku zawierającym najstarszą wersję archiwum. Dobrym rozwiązaniem jest również zachowywanie w bezpiecznym miejscu nośnika z kopią sporządzoną np. na koniec każdego miesiąca, kwartału lub roku. Częstotliwość wykonywania kopii bezpieczeństwa może być różna, zależnie od indywidualnej oceny problemów bezpieczeństwa w firmie. Czynnikami, które powinny być brane pod uwagę, są: zaufanie do jakości posiadanego sprzętu komputerowego i umiejętności użytkowników ilość i ważność zgromadzonych danych zdolność firmy do odtworzenia danych. Przechowywanie kopii bezpieczeństwa Kopie bezpieczeństwa danych powinny być przechowywane w sposób i w miejscu maksymalnie zmniejszającymi możliwość równoczesnego zniszczenia lub kradzieży komputera z danymi i kopii bezpieczeństwa. Przyzwoitym minimum jest inne pomieszczenie i sejf przystosowany do przechowywania nośników danych (odporny na ogień i ekranujący przed wpływem pól magnetycznych). Dla firm posiadających oddziały w różnych miejscach może to być przesyłanie kopii do innego oddziału. Przygotowanie do wykorzystania kopii bezpieczeństwa Osoba odpowiedzialna za wykonywanie kopii bezpieczeństwa powinna również przygotować się do ich odtworzenia w przypadku wystąpienia awarii oraz regularnie sprawdzać jakość wykonanych kopii. Weryfikacja danych przez program po wykonaniu kopii bezpieczeństwa polega na sprawdzeniu, czy zapisane zostały wszystkie niezbędne pliki. Proponujemy następujący cykl przeprowadzenia treningu w odtwarzaniu danych z kopii bezpieczeństwa: 1. Wykonać kopię bezpieczeństwa danych wybranej firmy. 2. Odłączyć firmę w programie. 3. Założyć nowy katalog testowy na dysku. 4. Odtworzyć dane firmy w utworzonym katalogu testowym. 5. Otworzyć odtworzoną firmę i sprawdzić poprawność ostatnio wprowadzonych danych. 6. Odłączyć odtworzoną firmę w programie. 7. Usunąć katalog testowy wraz z zawartością. 8. Dołączyć firmę w programie. Przed wykonywaniem powyższych czynności należy dokładnie zapoznać się z ich opisem, a zakładanemu katalogowi testowemu nadać nazwę wyraźnie różną od katalogu z danymi i określającą przeznaczenie np. C:\TEST.

32 3 4 Podręcznik użytkownika Symfonia e-dokumenty Obsługa baz danych w programie Informacje wprowadzane w czasie wykorzystywania programu zapisywane są w plikach o specjalnej organizacji, zwanych bazami danych. Obsługa zapisu i wykorzystywania informacji z baz danych jest prowadzona przy pomocy specjalnego programu zwanego motorem bazy danych. W systemie Symfonia jest to program MySQL. Po zainstalowaniu programu należy go otworzyć wybierając przycisk Start->Wszystkie programy- >Sage->Symfonia e-dokumenty. Otworzy się okno programu Symfonia e-dokumenty w stanie bezfirmowym. To okno służy dla celów administracyjnych programu. Można tu przy pomocy polecenia menu głównego Firma: 1. Utworzyć grupę firm, a w niej pierwszą firmę w grupie. 2. Otworzyć grupę firm i dane firmy w tej grupie. 3. Dołączyć grupę firm. 4. Odtworzyć z archiwum dane grupy firm. Przy pomocy polecenia Pomoc: 1. Otworzyć tematy pomocy, gdzie można wyszukać informacje z opisem działania programu. 2. Uzyskać informacje o programie dotyczące wersji programu, właściciela licencji, rodzaju licencji (liczba stanowisk, termin ważności) oraz numeru seryjnego programu. Następnym krokiem w pracy z programem jest stworzenie bazy e-dokumentów firmy. W tym celu należy utworzyć grupę firm i pierwszą firmę w tej grupie. Zakładanie nowej firmy Proces zakładania nowej firmy polega na zarejestrowaniu danych firmy w programie. Program zapisuje później te dane we wskazanym folderze (katalogu) na dysku. Aby założyć nową firmę, należy pracować w trybie "bez firmy". Nową firmę w programie Symfonia e-dokumenty może utworzyć użytkownik, który ma prawa administratora w systemie operacyjnym. Aby utworzyć nową firmę należy: 1. W trybie bez firmy wybierz polecenie Utwórz grupę firm z menu Firma. 2. W oknie Zakładanie grupy firm są do wyboru dwa tryby połączenia z bazą danych: Domyślny oraz Zaawansowany: a) Po wybraniu opcji Domyślny parametry połączeń z motorem bazy danych zostaną ustawione domyślnie. b) Po wybraniu opcji Zaawansowany program pozwala na samodzielne skonfigurowanie parametrów połączenia z motorem bazy danych. W takim przypadku w oknie pojawiają się pola do wpisania ustawień połączenia z bazą MySQL. Domyślnie pojawiają się dane z ustawień połączenia utworzonych w trakcie instalacji programu. MXEDSV2010P0001

33 Ustawienia administracyjne 3 5 Rys. 3-1 Okno Rozpoczęcie kreatora Zakładania grupy firm po wybraniu opcji Zaawansowany. W polu Serwer wpisz nazwę serwera, na którym znajduje się motor bazy danych. W polu Port wpisz numer portu komunikacyjnego, poprzez który program będzie się komunikował z bazą. Należy również wpisać nazwę i hasło użytkownika, który ma prawo do tworzenia grupy firm na tym serwerze. 3. Po wybraniu ustawień parametrów połączenia z bazą i kliknięciu przycisku Dalej otwiera się panel Dane firmy, gdzie w poszczególne pola wpisz odpowiednie dane: a) Skrót skrót nazwy firmy, b) Grupa firm nazwę tworzonej grupy firm (domyślnie podpowiada się skrócona nazwa firmy), c) Nazwa pełna firmy wpisz pełną nazwę tworzonej firmy, d) NIP numer identyfikacji podatkowej tworzonej firmy. e) Numer seryjny w tych polach wpisz numer seryjny dostarczony razem z programem. f) Zaznaczenie pola wyboru Tworzona firma jest firmą testową powoduje wyszarzenie pól z numerem seryjnym (stają się nieedycyjne), a nowo utworzona firma będzie w wersji testowej.

34 3 6 Podręcznik użytkownika Symfonia e-dokumenty Rys. 3-2 Okno Dane firmy kreatora Zakładania grupy firm. 4. Po wypełnieniu wszystkich pól i kliknięciu Dalej pojawia się panel Dane adresowe, gdzie w poszczególne pola wpisz dane adresowe tworzonej firmy. Rys. 3-3 Okno Dane adresowe kreatora Zakładania grupy firm. 5. W następnym panelu Parametry firmy ustal, poprzez zaznaczenie pola wyboru, globalne parametry pracy dla tworzonej firmy: a) Automatycznie akceptuj e-faktury zakupu - zaznaczenie tego pola spowoduje, że e-faktury zakupu będą automatycznie oznaczane jako zaakceptowane. b) Do podpisywania faktur używaj e-pieczęci firmowej - zaznaczenie tego pola spowoduje, że do podpisywanie wszystkich wysyłanych faktur będzie używana e-pieczęć firmowa. c) Operacja Wyślij działa jako Podpisz i Wyślij - zaznaczenie tego pola spowoduje, że operacja Wyślij będzie wysyłała od razu podpisane faktury. MXEDSV2010P0001

35 Ustawienia administracyjne 3 7 Rys. 3-4 Okno Parametry firmy kreatora Zakładania grupy firm. 6. Po przejściu do następnego panelu kreatora wyświetlają się wprowadzone w poprzednich oknach informacje o założonej firmie. Przed wybraniem przycisku Zakończ sprawdź je i ewentualnie skoryguj powracając przyciskiem Wróć do poprzednich paneli kreatora. Rys. 3-5 Okno Podsumowanie kreatora Zakładania grupy firm. 7. Kliknięcie polecenia Zakończ uruchamia proces tworzenia bazy danych firmy.

36 3 8 Podręcznik użytkownika Symfonia e-dokumenty Rys. 3-6 Okno Podsumowanie kreatora Zakładania grupy firm. 8. Po ukończeniu otrzymasz informację Operacja została zakończona i możesz zamknąć okno kreatora przyciskiem Zakończ. Otwieranie firmy Po utworzeniu bazy danych firmy na serwerze MySQL można ją otworzyć. Otwieranie firmy to czynność, którą trzeba wykonać, aby rozpocząć pracę z firmą, uzyskując dostęp do jej danych. W momencie otwierania firmy, czyli uaktywnienia danych firmy, należy podać również nazwę użytkownika i hasło dostępu. Hasło dostępu jest to określony dla użytkownika tajny tekst o długości od kilku do kilkunastu znaków, który służy do ochrony danych firmy przed niepowołanym dostępem. Program sprawdza hasło, umożliwiając dalszą pracę tylko po podaniu właściwego dla użytkownika hasła dostępu. Aby otworzyć firmę: 1. Wybierz polecenie Otwórz grupę firm z menu Firma. Rys. 3-7 Okno Otwieranie grupy firm. MXEDSV2010P0001

37 Ustawienia administracyjne W oknie Otwieranie grupy firm przy pomocy przycisku przy polu Grupa firm wybierz grupę firm, do której należy otwierana firma. 3. Następnie przy pomocy przycisku przy polu Firma wybierz z listy firmę, którą chcesz otworzyć. 4. W pola Użytkownik wpisz swój login. 5. W pole Hasło wpisz swoje hasło. Przy pierwszym logowaniu do firmy pole Hasło pozostaw puste. Po otworzeniu firmy zmień hasło z pustego na swoje. 6. Wprowadzone dane zatwierdź klikając OK. Przy pierwszym logowaniu do danych nowo utworzonej firmy należy w pole Użytkownik wpisać nazwę Admin i zostawić puste hasło. Po zalogowaniu do firmy pojawi się okno strony domowej firmy. Zmiana hasła Rys. 3-8 Okno startowe programu z firmą. Ze względu na bezpieczeństwo danych każda operacja wykonywana w programie jest sygnowana nazwą (loginem) użytkownika. W związku z tym ważne jest zabezpieczenie operacji wykonywanych w programie przez użytkownika jego indywidualnym hasłem. Przy pierwszym logowaniu do danych firmy należy zalogować się na użytkownika o nazwie Admin z pustym hasłem, a następnie zmienić hasło. Aby zmienić hasło użytkownika: 1. Zaloguj się do firmy podając login i hasło użytkownika. 1. Wybierz polecenie Zmień hasło z menu Firma.

38 3 10 Podręcznik użytkownika Symfonia e-dokumenty Rys. 3-9 Okno Zmiana Hasła. 2. W oknie Zmiana Hasła w polu Stare hasło wpisz swoje dotychczasowo używane hasło (jeżeli logujesz się pierwszy raz do firmy pozostawiasz to pole puste). 3. W pole Nowe hasło wpisz nowe hasło. 4. W pole Potwierdzenie hasła wpisz jeszcze raz nowe hasło. 2. Kliknij przycisk polecenia Zastosuj. 5. Pojawi się komunikat Hasło użytkownika zostało zmienione. 6. Od tego momentu będziesz posługiwał się nowym hasłem. Ustawianie parametrów pracy Tworzenie użytkowników i nadawanie im praw Program e-dokumenty został tak zbudowany, aby mógł obsługiwać zarówno firmy jednoosobowe, gdzie wszystkie operacje wykonuje jeden użytkownik, jak i firmy wieloosobowe, gdzie poszczególne operacje są wykonywane przez różne osoby. W tym celu przygotowano proces dodawania nowych użytkowników i nadawania im praw do wykonywania przydzielonych im operacji. Aby nadać prawa użytkownikowi: 1. W oknie firmy kliknij przycisk. 2. W panelu Ustawienia wybierz. 3. W panelu Użytkownicy zaznacz na liście użytkownika, któremu chcesz nadać lub zmienić prawa. 4. Poniżej listy użytkowników pojawi się panel z danymi wybranego użytkownika. Wybierz zakładkę Uprawnienia. Panel z danymi szczegółowymi pojawi się jako oddzielne okno Szczegóły: Użytkownicy po dwukrotnym kliknięciu w użytkownika na liście. MXEDSV2010P0001

39 Ustawienia administracyjne 3 11 Rys Okno Użytkownicy: Szczegóły. 5. Zaznacz pola wyboru przy prawach, które chcesz nadać użytkownikowi (dla ułatwienia możesz posłużyć się przyciskami na pasku narzędziowym: Wszystko, Nic, Odwróć). 6. Kliknij przycisk Aby utworzyć nowego użytkownika: 1. Musisz mieć nadane prawo Zarządzanie użytkownikami. 2. W oknie firmy kliknij przycisk. 3. W panelu Ustawienia wybierz.

40 3 12 Podręcznik użytkownika Symfonia e-dokumenty 4. W panelu Użytkownicy kliknij przycisk. 5. W oknie kreatora Nowy użytkownik w panelu Dane użytkownika wypełnij pola Login, Imię, Nazwisko oraz PESEL, a następnie przejdź Dalej. 6. W panelu Uprawnienia nadaj użytkownikowi odpowiednie uprawnienia zaznaczając pola wyboru na liście uprawnień. 7. Kliknij przycisk Zakończ. Po wykonaniu tej operacji nowy użytkownik pojawi się na liście użytkowników, a poniżej wybierając zakładki Szczegóły, e-podpisy lub Uprawnienia można obejrzeć i ewentualnie zmodyfikować jego dane szczegółowe. Panel z danymi szczegółowymi pojawi się jako oddzielne okno Szczegóły: Użytkownicy po dwukrotnym kliknięciu w użytkownika na liście. 8. Po modyfikacji danych szczegółowych użytkownika zapisz je klikając przycisk. Rys Okno Ustawienia panel Użytkownicy zakładka Uprawnienia wybranego na liście użytkownika Uzupełnianie danych firmy W trakcie tworzenia firmy nie zawsze wprowadzane są wszystkie dane, czasem również chcemy te dane zmienić. Aby zmienić lub uzupełnić dane firmy: 1. Musisz mieć nadane prawo Zarządzanie danymi firm. 2. W oknie firmy kliknij przycisk. 3. W panelu Ustawienia wybierz. 4. W panelu Firmy wybierz na liście firmę, której dane chcesz modyfikować. 5. Poniżej listy firm pojawią się zakładki Szczegóły, Adres firmy i Parametry firmy Na zakładkach można obejrzeć i ewentualnie zmodyfikować dane szczegółowe firmy (są to te same dane, które zostały wprowadzone w kreatorze tworzenia nowej firmy). Panel z danymi szczegółowymi pojawi się jako oddzielne okno po dwukrotnym kliknięciu w firmę na liście. UWAGA Każda zmiana nazwy firmy oraz jej numeru NIP powoduje powstanie ograniczeń czasowych w pracy produktu i wymaga ponownej aktywacji w ciągu 30 dni. Dlatego po zmianie MXEDSV2010P0001

41 Ustawienia administracyjne 3 13 tych danych prześlij faxem pod numer nową kartę rejestracyjną wraz z prośbą o kod aktywacji i dopiskiem o przyczynie ponownej aktywacji. W celu otrzymania kodu aktywacji skontaktuj się z firmą, w której zakupiłeś licencję. Jeśli kupiłeś licencję bezpośrednio u producenta skontaktuj się z Działem Aktywacji Sage sp. z o.o UWAGA Zmiany w panelu Parametry firmy są możliwe w dowolnym momencie pracy z firmą, jednakże należy pamiętać, że są to parametry globalne i zmieniają sposób pracy dla całej firmy, czyli na wszystkich stanowiskach pracy. 6. Po modyfikacji danych szczegółowych użytkownika zapisz je klikając przycisk. Generowanie e-pieczęci i e-podpisów (własnych) Pierwszym warunkiem przesyłania dokumentów w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym jest uprzednia akceptacja tego sposobu przesyłania e-dokumentu przez odbiorcę. Równie istotnym warunkiem przesyłania dokumentów w formie elektronicznej jest konieczność zapewnienia autentyczności ich pochodzenia i integralności treści dokumentu. Dla zapewnienia tego warunku program daje możliwość podpisywania e-dokumentów e-pieczęcią lub e-podpisem. W trakcie pracy z danymi firmy możemy globalnie przełączać te dwa tryby pracy. Żeby można było podpisywać e-dokumenty e-pieczęcią lub e-podpisem należy je wygenerować. Aby wygenerować e-pieczęć firmy: 1. Musisz mieć nadane prawo Zarządzanie e-pieczęciami. 2. W oknie firmy kliknij przycisk. 3. W panelu Ustawienia wybierz. 4. W panelu e-pieczęcie kliknij przycisk na pasku narzędziowym. 5. W oknie kreatora Nowa e-pieczęć (własna) panel Źródło e-pieczęci wybierz pole opcji: a. Utwórz nową tworzy nową pieczęć (własną) firmy. Należy określić parametry generowanej e-pieczęci: nazwę, okres obowiązywania oraz adres e- mail (kontaktowy). b. Wczytaj z pliku wczytuje pieczęć zapisaną w pliku. c. Wczytaj z karty wczytuje pieczęć z karty przy użyciu czytnika kart. d. Wczytaj z magazynu certyfikatów wczytuje pieczęć z magazynu certyfikatów. e. Zaznaczenie pola Domyślna powoduje, że tworzona pieczęć będzie się podpowiadać domyślnie przy podpisywaniu e-dokumentu. 6. Kliknij przycisk Zakończ, aby potwierdzić dodanie nowej pieczęci i rozpocznij proces generowania nowej e-pieczęci. 7. Po wygenerowaniu pieczęci możesz obejrzeć jej szczegóły, klikając przycisk Pokaż szczegóły. 8. Wciśnij przycisk Zakończ, aby zamknąć okno. 9. Nowa e-pieczęć pojawi się na liście w panelu e-pieczęcie. Aby usunąć e-pieczęć (własną): 1. Musisz mieć nadane prawo Zarządzanie e-pieczęciami. 2. W oknie firmy kliknij przycisk. 3. W panelu Ustawienia wybierz. 4. W panelu e-pieczęcie zaznacz na liście e-pieczęć, którą chcesz usunąć. 5. Kliknij przycisk na pasku narzędziowym. 6. Pieczęć zostanie usunięta.

42 3 14 Podręcznik użytkownika Symfonia e-dokumenty Aby wygenerować e-podpis: 1. Musisz mieć nadane prawo Zarządzanie e-podpisami. 2. W oknie firmy kliknij przycisk. 3. W panelu Ustawienia wybierz. 4. W panelu e-podpisy kliknij przycisk na pasku narzędziowym. 5. W oknie kreatora Nowy e-podpis (własny) panel Źródło e-podpisu wybierz pole opcji: a. Wczytaj z Pliku wczytuje podpis zapisany w pliku. b. Wczytaj z karty wczytuje podpis z karty przy użyciu czytnika kart. c. Wczytaj z magazyn certyfikatów wczytuje podpis z magazynu certyfikatów. d. Zaznaczenie pola Domyślny powoduje, że tworzony podpis będzie się podpowiadać domyślnie przy podpisywaniu e-dokumentu. 6. Kliknij przycisk Zakończ, aby potwierdzić dodanie nowego podpisu i rozpocznij proces generowania nowego e-podpisu. 7. Po wygenerowaniu podpisu możesz obejrzeć jego szczegóły, klikając przycisk Pokaż szczegóły. 8. Wciśnij przycisk Zakończ, aby zamknąć okno. 9. Nowy e-podpis pojawi się na liście w panelu e-podpisy. Aby usunąć e-podpis: 1. Musisz mieć nadane prawo Zarządzanie e-podpisami. 2. W oknie firmy kliknij przycisk. 3. W panelu Ustawienia wybierz. 4. W panelu e-podpisy kliknij przycisk na pasku narzędziowym. 5. Podpis zostanie usunięty. Archiwizacja i odtwarzanie danych Program Symfonia e-dokumenty ma wbudowany mechanizm wspomagający zabezpieczenie danych przez regularne wykonywanie kopii bezpieczeństwa oraz odtwarzanie z tych kopii baz danych zawierających wprowadzone informacje. Kopia bezpieczeństwa może być wykonana w dowolnym czasie, określonym zasadami funkcjonowania firmy. Aby wykonać kopię bezpieczeństwa firmy (grupy firm): 1. Musisz mieć nadane prawo Archiwizacja i odtwarzanie grupy firm. 2. W oknie firmy wybierz polecenie Kopia bezpieczeństwa z menu Firma. 3. W oknie Kopia bezpieczeństwa grupy firm wpisz ścieżkę dostępu do kopii bezpieczeństwa. Możesz również wybrać przycisk polecenia Wybierz i w otwartym oknie dialogu Zapisz jako wskazać odpowiednie parametry ścieżki dostępu. MXEDSV2010P0001

43 Ustawienia administracyjne Kliknij przycisk Dalej, a następnie Zakończ.. 5. Sprawdź czy w określonej lokalizacji pojawiła się kopia bezpieczeństwa. Aby odtworzyć dane z kopii bezpieczeństwa 1. Musisz mieć nadane prawo Archiwizacja i odtwarzanie grupy firm. 2. W stanie bezfirmowym wybierz polecenie Odtwarzanie danych grupy z menu Firma. 3. W oknie Odtwarzanie bazy Grupy firm w panelu Plik źródłowy wybierz lokalizację pliku archiwum i wskaż plik, który chcesz odtworzyć. W polu Grupa firm pojawi się nazwa grupy, której dane chcesz odtworzyć. 4. Kliknij Dalej.

44 3 16 Podręcznik użytkownika Symfonia e-dokumenty 5. W panelu Serwer docelowy wpisz nazwę serwera, na którym mają być odtworzone dane grupy firm oraz numer portu za pomocą, którego będzie nawiązana komunikacja. Domyślnie pojawi się nazwa serwera i portu, które zostały wpisane podczas tworzenia firmy. 6. Kliknij Dalej i Zakończ. Rejestracja i aktywacja programu Wstęp W obecnej wersji systemu bezpieczeństwa produktów Sage sp. z o.o. zabezpieczane są dane poszczególnych firm lub stanowiska, na których te produkty działają. Limitowana jest liczba użytkowników jednocześnie korzystających z danych wybranej firmy lub stanowiska oraz czas aktywności danych firmy lub stanowiska. Dla poszczególnych produktów mogą być wyznaczane różne limity danych (np. Środki Trwałe - liczba ewidencjonowanych środków trwałych, Kadry i Płace - liczba pracowników rozliczanych w danym okresie płacowym). Licencjonowana i niezależnie aktywowana może być dodatkowa funkcjonalność dla poszczególnych obszarów (np. Rejestracja Czasu Pracy czy Rozliczenia Międzyokresowe Kosztów). Innym rozwiązaniem zabezpieczającym produkty Sage stosowanym do aktywacji programów jest klucz sprzętowy. Ten rodzaj licencjonowania i aktywacji programów przeznaczony jest dla biur rachunkowych, oraz firm prowadzących księgowość wielu firm (np. firm zależnych). Aktywacja programów z wykorzystaniem klucza sprzętowego eliminuje konieczność niezależnego aktywowania każdej firmy założonej w programie. Szczegółowe informacje dotyczące klucza sprzętowego można znaleźć na naszej stronie WWW lub w dokumentacji dołączonej do klucza sprzętowego. To rozwiazanie nie jest dostępne dla programu e-dokumenty. Po utworzeniu firmy lub zainstalowaniu produktu na stanowisku, użytkownik ma 60 dni na dokonanie aktywacji. Aby pracować bez ograniczeń konieczne jest dokonanie rejestracji oraz aktywacji, identyfikowanej przez unikalny numer seryjny. W zależności od licencji produktu, aktywowane są dane firmy, na których działa produkt, stacja robocza, na której produkt jest zainstalowany lub aktywacja jest przechowywana w kluczu sprzętowym. Większość operacji związanych z rejestracją i aktywacją produktu jest identyczna. Te, które są różne, zostały dokładnie opisane w dokumencie. Aby zarejestrować i aktywować program: 1. Zainstaluj produkt wprowadzając podczas instalacji numer seryjny umieszczony na opakowaniu nośnika znajdującego się w pudełku zakupionego produktu. MXEDSV2010P0001

45 Ustawienia administracyjne Zainstalowany produkt będzie aktywny tylko przez 60 dni. Usunięcie tego ograniczenia czasowego wymaga wprowadzenia kodu aktywacji otrzymanego od sprzedawcy produktu. 3. Wypełnij elektroniczną kartę rejestracyjną dokładnie czytając zawartość formatek. W y- pełnioną kartę rejestracyjną prześlij poprzez , fax lub pocztą na adres Działu Aktywacji Sage sp. z o.o.. 4. W celu otrzymania kodu aktywacji skontaktuj się z firmą, w której produkt został zakupiony. 5. Jeśli nabyłeś produkt bezpośrednio u producenta, kod aktywacji zostanie wysłany na adres osoby do kontaktów roboczych podanej w karcie rejestracyjnej. W przypadku przesyłania karty rejestracyjnej pocztą, skontaktuj się z Działem Aktywacji Sage sp. z o.o.. UWAGA Kody aktywacji wydawane są po uregulowaniu przez Klienta należności wobec sprzedawcy oraz przesłaniu karty rejestracyjnej na adres Działu Aktywacji Sage sp. z o.o.. 6. Po otrzymaniu od sprzedawcy kodu aktywacji wprowadź go w oknie aktywacji produktu. Szczegółowy opis realizacji poszczególnych kroków znajdziesz w kolejnych rozdziałach tego dokumentu. Kontakt z Działem Aktywacji Sage sp. z o.o.: ul. Bema Warszawa tel. (022) lub fax (022) rejestracja@symfonia.pl adres przeznaczony wyłącznie do wysyłania elektronicznej karty rejestracyjnej z prośbą o aktywację. Obsługiwany jest przez automatyczny system zgłoszeniowy i nie należy na ten adres wysyłać żadnej innej korespondencji. aktywacja@symfonia.pl adres przeznaczony do kontaktów roboczych z działem aktywacji, np. udzielania wyjaśnień lub obsługi poprzedniej wersji systemu aktywacji. Rejestracja produktu Aby zarejestrować program należy: 1. Wybrać polecenie Zgłoszenie danych firmy z menu Aktywacja w oknie programu z firmą. Uruchomi się program Karta rejestracyjna, pomagający wypełnić i wysłać kartę rejestracyjną oraz prośbę o aktywację produktu do Działu Aktywacji Sage sp. z o.o.. Ważne jest, aby dane dotyczące Twojej firmy zostały wypełnione dokładnie. Jeżeli będziesz w przyszłości instalować inne produkty firmy Sage sp. z o.o. dane w karcie rejestracyjnej będą już częściowo wypełnione. Wystarczy jedynie potwierdzać, po weryfikacji poprawności danych, poszczególne okna przyciskiem Dalej >. Po uruchomieniu programu pokazuje się okno Karta rejestracyjna.

46 3 18 Podręcznik użytkownika Symfonia e-dokumenty Rys Dialog Karta rejestracyjna. Pola Nazwa programu i Numer seryjny są wypełniane automatycznie. Przyciski poleceń znajdujące się w dolnej części dialogu powodują uruchomienie następujących akcji: Pomoc - wyświetlenie pliku pomocy < Wstecz - powrót do poprzedniego okna Dalej > Anuluj - przejście do następnego okna - przerwanie procesu rejestracji 2. Kliknij Dalej > spowoduje przejście do następnej strony. W tym panelu wpisz pełną nazwę i NIP firmy, oraz formę prawną prowadzonej działalności. Rys Dialog Informacje o firmie. 3. Po kliknięciu przycisku Dalej > pojawi się następna strona, wpisz adres firmy która zakupiła produkt. MXEDSV2010P0001

47 Ustawienia administracyjne 3 19 Rys Informacje z danymi adresowymi firmy. 4. Po wpisaniu danych kliknij przycisk Dalej >, co pozwoli przenieść się do następnego okna. Następne okno wymaga wpisania danych do korespondencji. Rys Dane adresowe firmy do korespondencji. Standardowo pola są nieaktywne i zostały przepisane z poprzedniego dialogu. Zaznaczając pole wyboru Dodaj inny adres do korespondencji można uaktywnić pola i wpisać inne dane do korespondencji niż dane adresowe firmy. 5. W kolejnym oknie wpisz dane osoby odpowiedzialnej za kontakty robocze w firmie.

48 3 20 Podręcznik użytkownika Symfonia e-dokumenty Rys Dane osoby do kontaktów roboczych. Najlepiej, aby taką osobą był ktoś, kto będzie zarządzał produktem (np administrator sieci, jeżeli taka osoba w firmie istnieje). Podany tutaj adres umożliwi elektroniczny kontakt z firmą, a numer telefonu ewentualny kontakt telefoniczny. 6. W następnym oknie zadecyduj czy wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych firmy, która zakupiła produkt. Rys Zgoda na przetwarzanie danych osobowych. Zgoda na przetwarzanie danych firmy niezbędnych do realizacji procesu rejestracji jest konieczna aby przejść do kolejnych punktów karty rejestracyjnej. Bez tej akceptacji niemożliwe jest dokonanie rejestracji oraz aktywacji produktu. Wyrażenie zgody na przetwarzanie danych firmy dla celów marketingowych daje Państwu możliwość otrzymywania informacji o uaktualnieniach, nowych produktach, promocjach, itp. 7. Wypełnij okno Karty rejestracyjnej - Ankieta użytkownika. Wypełnienie ankiety nie jest niezbędne do rejestracji, jednak usprawnia współpracę i da nam możliwość tworzenia produktów lepiej dostosowanych do Państwa potrzeb. MXEDSV2010P0001

49 Ustawienia administracyjne 3 21 Rys Ankieta użytkownika. 8. Po wypełnieniu ankiety pojawia się kolejne okno, które umożliwi Ci ostateczną weryfikację wprowadzonych danych do aktywacji. Rys Weryfikacja danych dla aktywowanych danych firmy. Dane w tym oknie wypełniane są automatycznie. Na ich podstawie będzie wysłany wniosek o wydanie kodu aktywacji. 9. W celu otrzymania kodu aktywacji skontaktuj się z firmą, w której nabyto produkt. Jeśli produkt nabyto bezpośrednio u producenta - kod aktywacji zostanie wysłany na adres osoby do kontaktów roboczych. Jeżeli pola te nie zostały wypełnione w karcie rejestracyjnej skontaktuj się z Działem Aktywacji Sage sp. z o.o. UWAGA Kody aktywacji wydawane są po uregulowaniu przez Klienta należności wobec sprzedawcy oraz przesłaniu karty rejestracyjnej na adres Działu Aktywacji Sage sp. z o.o.

50 3 22 Podręcznik użytkownika Symfonia e-dokumenty 10. Następne okno umożliwi Ci przesłanie do firmy Sage sp. z o.o. karty rejestracyjnej i danych potrzebnych do wygenerowania kodu aktywacji. Jeśli produkt był zakupiony w firmie Sage sp. z o.o., to kod aktywacji zostanie przesłany bezpośrednio do Ciebie. Jeżeli produkt zakupiono u dystrybutora, kod otrzyma dystrybutor, który powinien przesłać go Tobie. Rys Wybór sposobu przekazania zgłoszenia. Wyślij Jeśli masz w firmie pocztę elektroniczną i jest ona odpowiednio skonfigurowana, wybierz ten sposób przesłania zgłoszenia. Zapewnia on automatyczny kontakt z Działem Aktywacji Sage sp. z o.o. Po wybraniu przycisku zostanie wysłane zgłoszenie na adres rejestracja@symfonia.pl. Wydrukuj faks/list Jeśli nie masz poczty elektronicznej wybierz ten sposób przekazania zgłoszenia. Po wybraniu przycisku zostanie otworzony Internet Explorer ze stroną gotową do wydrukowania. Wydrukowane zgłoszenie możesz przesłać faksem na numer (022) lub tradycyjnie pocztą na adres: Dział Aktywacji Sage sp. z o.o. ul. Bema Warszawa Zapisz plik W przypadku braku możliwości automatycznego przesłania zgłoszenia pocztą elektroniczną można zapisać plik z kartą rejestracyjną na wybrany nośnik, a następnie przesłać go z dowolnej lokalizacji pocztą elektroniczną na adres rejestracja@symfonia.pl. 11. Po wybraniu optymalnej dla Ciebie metody przesłania karty rejestracyjnej pojawi się pożegnalne okno procesu rejestracji produktu. MXEDSV2010P0001

51 Ustawienia administracyjne 3 23 Rys Okno pożegnalne karty rejestracyjnej. 12. Kliknij przycisku Zakończ i zakończ proces rejestracji produktu. Aktywacja produktu Po zainstalowaniu produktu jest on aktywny przez 60 dni. Informacje o tym, ile czasu produkt będzie jeszcze aktywny, znajdziesz wybierając polecenie Informacje o aktywacji. Rys Okno Informacje o aktywacji. Dla programu Symfonia e-dokumenty aktywacji podlegają dane firmy, identyfikowane przez: Pełną nazwę firmy NIP Numer licencji Kod danych Kod aktywacji związany jest między innymi z numerem seryjnym, nazwą firmy, NIP-em. Jeśli zmianie ulegnie którykolwiek z tych elementów kod aktywacji nie zadziała. Kod aktywacji może być użyty tylko jeden raz. Po wprowadzeniu do produktu i aktywacji danych konkretnej firmy staje się on bezużyteczny. Każda istotna zmiana nazwy firmy lub zmiana NIP-u spowoduje usunięcie aktywacji danych i konieczna będzie ponowna aktywacja w ciągu 30 dni. Po otrzymaniu kodu aktywacji możesz aktywować produkt. Produkt należy aktywować w ciągu 60 dni od utworzenia firmy.

52 3 24 Podręcznik użytkownika Symfonia e-dokumenty Aby aktywować program Symfonia e-dokumenty 1. Wybierz polecenie Aktywacja danych firmy z menu Aktywacja. 2. W oknie Aktywacja licencji wprowadź kod otrzymany od sprzedawcy lub z działu aktywacji firmy Sage sp. z o.o. Rys Okno Aktywacja licencji. Otrzymany kod aktywacji dotyczy firmy, której dane zostały zgłoszone wcześniej, podczas wysyłania prośby o aktywację. UWAGA Jeżeli po zgłoszeniu do sprzedawcy prośby o aktywację zmieniłeś numer seryjny, otrzymany kod aktywacji nie zadziała. Proces aktywacji wersji jednostanowiskowej i wielostanowiskowej przebiega identycznie. Wprowadzając jednorazowo kod aktywacji aktywujemy wszystkie stanowiska w sieci, na które wykupiliśmy licencję. Zmiana licencji 3. Kliknij przycisk OK. W pewnych sytuacjach konieczna może być zmiana numeru seryjnego produktu. Zmiana taka jest konieczna dla stacji roboczej po zmianie wersji edukacyjnej lub demonstracyjnej na pełną wersję produktu, a dla danych firmy - po zakupie dodatkowych stanowisk, które mogą pracować z firmą, zmianie ograniczeń licencyjnych danych np. liczby obsługiwanych pracowników lub środków trwałych albo po przejęciu danych z biura rachunkowego. Aby zmienić licencję: 1. Wybierz przycisk polecenia Zmiana licencji z menu Aktywacja. 2. W oknie dialogowym wpisz nowy numer licencji oraz kod aktywacji. 3. Kliknij przycisk Zatwierdź. Rys Zmiana licencji dla danych firmy. Każda zmiana licencji powoduje powstanie ograniczeń czasowych w pracy programu i wymaga ponownej aktywacji w ciągu 30 dni. Dlatego po zmianie numeru seryjnego produktu prześlij nową kartę rejestracyjną wraz z prośbą o kod aktywacji i dopiskiem o przyczynie ponownej aktywacji. W celu otrzymania kodu aktywacji skontaktuj się z firmą, w której zakupiłeś licencję. Jeśli kupiłeś licencję bezpośrednio u producenta skontaktuj się z Działem Aktywacji Sage sp. z o.o. MXEDSV2010P0001

53 Ustawienia administracyjne 3 25 Dodawanie nowej firmy do istniejącej grupy firm Dodawanie nowych firm w istniejącej grupie wymaga licencji Aby dodać nową firmę do grupy: 1. Musisz mieć nadane prawo Zarządzanie danymi firm. 2. W oknie firmy kliknij przycisk. 3. W panelu Ustawienia wybierz. W oknie Zakładanie firmy panelu Dane firmy 4. W panelu Firmy wybierz przycisk. 5. W oknie Zakładanie firmy panelu Dane firmy wpisz Skrót i Nazwę tworzonej firmy oraz jej NIP. 6. W oknie Zakładanie firmy panelu Dane adresowe wpisz w pola dane adresowe tworzonej firmy. 7. W oknie Parametry firmy ustal, poprzez zaznaczenie pola wyboru, globalne parametry pracy dla tworzonej firmy: a) Automatycznie akceptuj e-faktury zakupu - zaznaczenie tego pola spowoduje, że e-faktury zakupu będą automatycznie oznaczane jako zaakceptowane. b) Do podpisywania faktur używaj e-pieczęci firmowej - zaznaczenie tego pola spowoduje, że do podpisywanie wszystkich wysyłanych faktur będzie używana e-pieczęć firmowa. c) Operacja Wyślij działa jako Podpisz i Wyślij - zaznaczenie tego pola spowoduje, że operacja Wyślij będzie wysyłała od razu podpisane faktury. 8. Kliknij przycisk Zakończ Nowa firma pojawi się na liście firm. Poniżej listy firm pojawią się zakładki Szczegóły, Adres firmy i Parametry firmy można obejrzeć i ewentualnie zmodyfikować jej dane szczegółowe (są to te same dane, które zostały wprowadzone w kreatorze tworzenia nowej firmy). Panel z danymi szczegółowymi pojawi się jako oddzielne okno po dwukrotnym kliknięciu w firmę na liście.

54

55 Ustawienia merytoryczne Dodawanie kontrahenta i umowy ze zgodą na wymianę e-dokumentów Warunkiem niezbędnym do wystawiania dokumentów w formie elektronicznej jest wyrażenie przez kontrahenta pisemnej zgody na ich otrzymywanie. W związku z tym w bazie programu e-dokumenty musimy mieć wprowadzonych kontrahentów wraz z ich danymi oraz umowy ze zgodą kontrahentów na przesyłanie dokumentów elektronicznych. Aby dodać kontrahenta: 1. Musisz mieć nadane prawo Dodawanie kontrahenta do EDS. 2. W oknie firmy kliknij przycisk. 3. W panelu Kontrahenci kliknij przycisk na pasku narzędziowym. 4. W oknie Dodawanie kontrahenta wpisz w pola dane. a. Kod - unikalny symbol kontrahenta identyfikujący go na listach wyboru. b. Nazwa - pełną nazwę kontrahenta (będzie ona używana na wszystkich dokumentach, dotyczących tego kontrahenta). c. Ulica, Kod pocztowy, Miejscowość - dane adresowe kontrahenta. d. NIP - numer identyfikacji podatkowej podatnika nadany przez urząd skarbowy. e. NIP UE - numer identyfikacji podatnika VAT dla potrzeb handlu wewnątrzwspólnotowego. f. REGON - numer kontrahenta nadany przez Wojewódzki Urząd Statystyczny, identyfikujący go do celów statystyki państwowej g. Adres - adres kontrahenta, na który będą przesyłane e- Dokumenty. h. Aktywny - to pole wyboru określa aktywność lub nieaktywność kontrahenta, czyli to, czy dany kontrahent pojawia się na listach wyboru w programie, czy też nie. Danego kontrahenta można w dowolnej chwili uaktywnić bądź dezaktywować zmieniając wartość tego pola. 5. Wciśnij przycisk Zapisz, aby zapisać wprowadzone dane i zamknąć okno. 6. Nowy kontrahent pojawi się na liście w panelu Kontrahenci. Aby zawrzeć umowę z kontrahentem: 1. Musisz mieć nadane prawo Zarządzanie umowami kontrahentów. 2. W oknie firmy kliknij przycisk. 3. W panelu Kontrahenci zaznacz na liście kontrahenta. 4. Kliknij przycisk na pasku narzędziowym. 5. W oknie kreatora Nowa umowa kontrahenta w panelu Zgoda kontrahenta podaj dane do umowy: a. Numer - wpisz numer kolejny umowy. b. Miejscowość - wpisz miejscowość, gdzie została podpisana umowa.

56 4 2 Podręcznik użytkownika Symfonia e-dokumenty a. Data rozpoczęcia - kliknij w przycisk i w oknie kalendarza wybierz datę rozpoczęcia obowiązywania umowy. b. Data zakończenia kliknij w przycisk i w oknie kalendarza wybierz datę zakończenia obowiązywania umowy. c. Jeżeli do podpisywania e-faktur będzie używana e-pieczęć kliknij przycisk c. W oknie Wybór elementów: e-pieczęcie wybierz z list pieczęć, którą chcesz podpisać umowę. d. Kliknij przycisk. e. - wpisz adres kontrahenta, na który będą przesyłane e-dokumenty. UWAGA e-dokumenty będą się pojawiać w skrzynce pocztowej kontrahenta tylko w przypadku, gdy mamy zainstalowanego klienta poczty elektronicznej obsługującego mechanizm MAPI. f. Kliknij przycisk Dalej. 6. W oknie kreatora Nowa umowa kontrahenta w panelu Dodatkowe parametry umowy uzupełnij dane zawarte w umowie kładąc szczególną uwagę na pole Adres odbioru e-faktur. 7. W oknie kreatora Nowa umowa kontrahenta w panelu Podgląd umowy zobacz podgląd umowy, uzupełnij brakujące elementy. Możesz zaznaczyć pola wyboru Drukuj i Podpisz, co spowoduje podpisanie i wydrukowanie umowy po jej wygenerowaniu. 8. W oknie kreatora Nowa umowa kontrahenta w panelu Zakończenie kliknij przycisk Zakończ. Po zakończeniu tworzenia umowy można ją wydrukować i dać kontrahentowi w formie papierowej lub podpisać elektronicznie i wysłać em. Aby umowa była prawomocna, musi zostać podpisana przez kontrahenta. Po otrzymaniu podpisanej umowy, należy zarejestrować ten fakt w programie Symfonia e-dokumenty. Aby zarejestrować z kontrahentem umowę na wymianę dokumentów elektronicznych: 1. Musisz mieć nadane prawo Zarządzanie umowami i Dodawanie potwierdzeń i rezygnacji do umowy. 2. W oknie firmy kliknij przycisk. 3. W panelu Kontrahenci zaznacz na liście kontrahenta. 4. Poniżej listy kontrahentów pojawi się panel ze szczegółowymi danymi kontrahenta. 5. Wybierz zakładkę Umowy. 6. Kliknij przycisk na pasku narzędziowym, 7. Pojawi się komunikat z pytaniem Czy potwierdzić wybraną umowę? 8. Chcąc potwierdzić umowę kliknij Tak, jeżeli chcesz zrezygnować kliknij Nie. 9. W oknie Potwierdzenie umowy ustal datę obowiązywania oraz wybierz plik z umową i dodaj opis do potwierdzenia. Dopiero po wykonaniu tej operacji można rozpocząć wystawianie e-dokumentów w programach Symfonia Handel i Symfonia Faktura. MXEDSV2010P0001

57 Praca z programem Import i weryfikacja e-dokumentów Aby zaimportować e-dokumenty do programu: 1. Musisz mieć nadane prawo Odbieranie e-faktur. 2. W oknie firmy kliknij przycisk. 3. W panelu Dokumenty wybierz Dokumenty zakupu. 4. W panelu Dokumenty zakupu kliknij przycisk. 5. W oknie systemowym Otwórz wybierz lokalizację, na której znajdują się e-dokumenty do importu. 6. Zaznacz pliki, które chcesz zaimportować do programu e-dokumenty.

58 4 2 Podręcznik użytkownika Symfonia e-dokumenty 7. Kliknij przycisk Otwórz. 8. Po zakończeniu odbierania dokumentów w panelu Dokumenty zakupu pojawią się na liście e-faktury zakupu. MXEDSV2010P0001

59 Praca z programem 4 3 Aby zweryfikować autentyczność pochodzenia oraz integralność treści otrzymanej e-faktury i zarejestrować ją w systemie: 1. Musisz mieć nadane prawo Weryfikacja e-podpisu. 2. W oknie firmy kliknij przycisk. 3. W panelu Dokumenty wybierz na liście Dokumenty zakupu. 4. W panelu Dokumenty zakupu zaznacz na liście dokument, który chcesz zweryfikować.

60 4 4 Podręcznik użytkownika Symfonia e-dokumenty 5. Kliknij przycisk. 6. Podpis został zweryfikowany. 7. Podpis można rzeczywiście obejrzeć otwierając e-fakturę. MXEDSV2010P0001

61 Praca z programem 4 5 UWAGA Program Symfonia e-dokumenty weryfikuje autentyczność pochodzenia oraz integralność danych e-faktury zaszytych w dokumencie PDF. Jakakolwiek zmiana postaci graficznej e-faktury sygnalizowana jest przez program Adobe Acrobat Reader. Tworzenie faktur z nieznanych dokumentów W trakcie importu program nie zawsze jest w stanie zidentyfikować wszystkie e-dokumenty, dotyczy to zwłaszcza faktur zakupu wystawionych przy pomocy innych programów niż Symfonia. W takim przypadku importowane dokumenty są umieszczane w panelu Nieznane dokumenty, gdzie użytkownik może je obejrzeć i zdecydować czy je usunąć czy może utworzyć z nich e-faktury zakupu. Aby utworzyć e-fakturę zakupu z nieznanego dokumentu: 1. Musisz mieć nadane prawo Odbieranie e-faktur. 2. W oknie firmy kliknij przycisk. 3. W panelu Dokumenty wybierz na liście Nieznane dokumenty.

62 4 6 Podręcznik użytkownika Symfonia e-dokumenty 4. W panelu Nieznane dokumenty zaznacz na liście dokument, z którego chcesz utworzyć e-fakturę. 5. Kliknij przycisk. 6. W oknie Tworzenie e-faktury wskaż typ dokumentu i określ zawartość plików. 7. Kliknij przycisk Dalej. MXEDSV2010P0001

63 Praca z programem Uzupełnij szczegóły dokumentu, kliknij przycisk. 9. W oknie Wybór elementów: Kontrahenci skojarz fakturę z kontrahentem i kliknij przycisk Dalej.

64 4 8 Podręcznik użytkownika Symfonia e-dokumenty 10. W panelu Zakończenie można wybrać przycisk Pokaż, aby obejrzeć utworzoną fakturę. 11. Po kliknięciu przycisku zakończ faktura pojawi się na liście w dokumentach zakupu. Podpisywanie i wysyłanie wygenerowanych e-faktur Aby podpisać i wysłać e-dokumenty sprzedaży: 1. Musisz mieć nadane prawo Podpisywanie e-faktur oraz Wysyłanie e-faktur. 2. W oknie firmy kliknij przycisk. 3. W panelu Dokumenty wybierz na liście Dokumenty sprzedaży. 4. W panelu Dokumenty sprzedaży zaznacz na liście dokument, z który chcesz podpisać i wysłać. MXEDSV2010P0001

65 Praca z programem Jeżeli w ustawieniach globalnych firmy nie masz zaznaczonego pola wyboru Operacja Wyślij działa jak Podpisz i Wyślij to kliknij przycisk. W przypadku, gdy w ustawieniach globalnych firmy nie masz zaznaczonego pola wyboru Do podpisywania faktur używaj; e-pieczęci firmowej faktura zostanie podpisana e-podpisem, jeżeli masz to pole zaznaczone do podpisu zostanie użyta pieczęć firmowa. 6. W oknie Wysyłanie dokumentu miejsce docelowe dla e-faktury sprzedaży. 7. Kliknij Dalej, a w następnym oknie Zakończ.

66 4 10 Podręcznik użytkownika Symfonia e-dokumenty 8. Kliknij przycisk. 9. Faktura zostanie wysłana na adres wybrany w trakcie podpisywania. Jeżeli w ustawieniach globalnych firmy masz zaznaczone pole wyboru Operacja Wyślij działa jak Podpisz i Wyślij to dla podpisania i wysłania e-faktury zakupu wystarczy kliknąć przycisk, a operacje zostaną wykonane równocześnie. MXEDSV2010P0001

67 Współpraca z innymi programami Symfonii Najefektywniejszą formą pracy z programem Symfonia e-dokumenty jest zintegrowanie tej aplikacji z innymi programami Systemy Symfonia. W takim przypadku większość operacji związanych z przesyłaniem e-dokumentów można wykonywać na bieżąco w programach, które bezpośrednio generują dokumenty elektroniczne, a program e-dokumenty jest miejscem ich weryfikacji i bazą dla ich przechowywania. Współpraca z programami Symfonia Handel i Faktura Dotychczas programy Handel i Faktura zapewniały możliwość wystawiania faktur w tradycyjnej formie papierowej. Obecnie, w ślad za nowelizacją stanu prawnego, dodano narzędzia umożliwiające wystawianie faktur w postaci elektronicznej (zgodnie z odpowiednim rozporządzeniem) mające moc prawną oraz pozwalające na zarządzanie fakturami, przechowywanie, podpisywanie i wysyłanie dzięki współpracy z programem Symfonia e-dokumenty. Wszystkie wykonywane przez użytkownika operacje związane z e-fakturami są weryfikowane przez program Symfonia e-dokumenty, który odpowiada za kontrolę uprawnień użytkownika. Współpraca zostanie opisana na podstawie programu Symfonia Handel. Tam, gdzie współpraca pomiędzy programem e-dokumenty a programami Handel i Faktura będzie się różniła, będzie to podkreślone. Ustawienie współpracy z programem Symfonia e-dokumenty Jest to pierwsza czynność, jaką należy wykonać, aby poprawnie zarządzać procesem wystawiania, podpisywania i wysyłania e-faktur. Na podstawie tych ustaleń będzie przebiegała współpraca z programem Symfonia e-dokumenty. Aby nawiązać współpracę programami Handel i Faktura 1. Musisz mieć zainstalowane programy Symfonia Handel oraz Symfonia e-dokumenty. 2. W programie e-dokumenty musisz mieć utworzoną co najmniej jedną firmę; będzie ona bazą współpracy z firmą handlową. 3. W obu programach należy mieć co najmniej jednego użytkownika, którego będzie można powiązać dla realizacji współpracy pomiędzy aplikacjami. Dobrze jest wcześniej dodać użytkowników w programie e-dokumenty i określić ich prawa tak, aby można było ich później powiązać z użytkownikami programu Handel lub Faktura, którzy będą wykonywali poszczególne operacje z e-fakturami. 4. W oknie firmy programu Handel kliknij przycisk. 5. W panelu Ustawienia na drzewie Ustawienia wybierz gałąź Współpraca z Symfonia e-dokumenty. 6. W panelu Symfonia e-dokumenty kliknij przycisk na pasku narzędziowym. 7. W polach Grupa firm i Firma wybierz z rozwijanej listy grupę firm i firmę w tej grupie, z którą będzie współpracować Symfonia Handel. Będzie to jednocześnie miejsce przechowywania dokumentów.

68 5 2 Podręcznik użytkownika Symfonia e-dokumenty 8. W polach Powiązania użytkowników przyporządkuj (wybierając z rozwijanej listy) użytkownikom Symfonia Handel odpowiadających im użytkowników w Symfonia e- Dokumenty. Powiązanie użytkowników spowoduje, że ci użytkownicy uzyskają prawa do wykonywania operacji zdefiniowane w programie e-dokumenty. Rys. 5-1 Okno Ustawienia programu Handel powiązania użytkowników z programem e-dokumenty. 9. Wciśnij przycisk, aby zamknąć okno. 10. Kliknij przycisk, aby sprawdzić czy połączenie działa prawidłowo. Eksport danych kontrahentów do EDS Aby można było wysłać e-faktury z programu Handel do programu e-dokumenty muszą istnieć w programie e-dokumenty kontrahenci, którzy mają podpisaną umowę ze zgodą na ten sposób wymiany dokumentów. Wcześniej w podręczniku zostało opisane jak dodawać kontrahentów w programie e- Dokumenty i jak dodawać do nich umowę ze zgodą na wymianę dokumentów elektronicznych. Obecna wersja programu Symfonia Handel umożliwia eksport wybranych kontrahentów do programu Symfonia e-dokumenty. Aby można było wystawić e-dokument umowa z kontrahentem musi być aktywna, ważna (datowo) i potwierdzona. Aby wyeksportować wybranych kontrahentów z programu Symfonia Handel do programu Symfonia e-dokumenty należy: 1. Musisz mieć zainstalowane programy Symfonia Handel oraz Symfonia e-dokumenty. 2. W programie e-dokumenty musisz mieć utworzoną co najmniej jedną firmę; będzie ona bazą współpracy z firmą handlową. MXEDSV2010P0001

69 Współpraca z innymi programami Symfonii Musisz mieć powiązane firmy; użytkownik, na którego jesteś zalogowany w Handlu musi być powiązany z użytkownikiem w programie e-dokumenty, który ma prawo Dodawanie kontrahenta do EDS. 4. W oknie firmy programu Handel kliknij przycisk. 5. W panelu Kontrahenci na liście zaznacz kontrahentów, których chcesz wyeksportować do EDS. 6. Kliknij przycisk w dolnym prawym rogu okna i wybierz z listy polecenie Eksport do EDS. Rys. 5-2 Program Handel - eksport wybranych kontrahentów do programu e-dokumenty. 7. Pojawi się okno z informacją dotyczącą liczby eksportowanych kontrahentów: Rys. 5-3 Okno Eksport kontrahentów do EDS. 8. Po kliknięciu OK. dane kontrahentów pojawią się w programie e-dokumenty. Wynik operacji można obejrzeć w oknie kontrahentów w programie Symfonia e-dokumenty. Można go również obejrzeć w programie Symfonia Handel. Aby umożliwić w programie Symfonia Handel wyświetlenie listy kontrahentów zarejestrowanych w Symfonia e-dokumenty: 1. Musisz mieć zainstalowane programy Symfonia Handel oraz Symfonia e-dokumenty.

70 5 4 Podręcznik użytkownika Symfonia e-dokumenty 2. W programie e-dokumenty musisz mieć utworzoną co najmniej jedną firmę - tę która ma być bazą współpracy z firmą handlową. 3. Musisz mieć powiązane firmy oraz użytkownik, na którego jesteś zalogowany w Handlu musi być powiązany z użytkownikiem w programie e-dokumenty. 4. W oknie firmy programu Handel kliknij przycisk. 5. Kliknij przycisk w dolnym prawym rogu okna i wybierz z listy polecenie Pokaż kontrahentów w EDS. 6. Zostanie wyświetlone okno z listą wybranych kontrahentów w Symfonia e-dokumenty umożliwiając wykonanie dodatkowych operacji dostępnych w tym oknie. Rys. 5-4 Okno Kontrahenci z lista wybranych kontrahentów. Tworzenie umów na otrzymywanie e-faktur i ich rejestracja Warunkiem niezbędnym do wystawiania faktur w formie elektronicznej jest wyrażenie przez kontrahenta pisemnej zgody na otrzymywanie e-faktur. Symfonia e-dokumenty dostarcza wzór takiej umowy z kontrahentem. Aby utworzyć dokument umowy dla wybranego kontrahenta, należy: 1. Musisz mieć zainstalowane programy Symfonia Handel oraz Symfonia e-dokumenty. 2. W programie e-dokumenty musisz mieć utworzoną co najmniej jedną firmę - tę która ma być bazą współpracy z firmą handlową. 3. Musisz mieć powiązane firmy; użytkownik na którego jesteś zalogowany w Handlu musi być powiązany z użytkownikiem w programie e-dokumenty. 4. Musisz mieć nadane prawo Zarządzanie umowami kontrahentów. MXEDSV2010P0001

71 Współpraca z innymi programami Symfonii W oknie firmy programu Handel kliknij przycisk. 6. W panelu Kontrahenci na liście zaznacz kontrahenta, z którym chcesz podpisać umowę. 7. Wybierz z menu kontekstowego (dostępnego pod prawym klawiszem myszy) operację Utwórz umowę w EDS. 8. W oknie kreatora Nowa umowa kontrahenta w panelu Zgoda kontrahenta podaj dane do umowy: a. Numer - wpisz numer kolejny umowy. b. Miejscowość - wpisz miejscowość, gdzie została podpisana umowa. c. Data dokumentu - kliknij w przycisk i w oknie kalendarza wybierz datę rozpoczęcia obowiązywania umowy. d. Data rozpoczęcia kliknij w przycisk i w oknie kalendarza wybierz datę zakończenia obowiązywania umowy. e. Jeżeli do podpisywania e-faktur będzie używana e-pieczęć kliknij przycisk f. W oknie Wybór elementów: e-pieczęcie wybierz pieczęć. Jej skrót (odcisk palca) będzie umieszczony w treści umowy. g. Kliknij przycisk. h. - wpisz adres kontrahenta, na który będą przesyłane e-dokumenty. UWAGA e-dokumenty będą się pojawiać w skrzynce pocztowej kontrahenta tylko w przypadku, gdy mamy zainstalowanego klienta poczty elektronicznej obsługującego mechanizm MAPI. i. Kliknij przycisk Dalej. 9. W oknie kreatora Nowa umowa kontrahenta w panelu Dodatkowe parametry umowy uzupełnij dane zawarte w umowie kładąc szczególną uwagę na pole Adres odbioru e-faktur. 10. W oknie kreatora Nowa umowa kontrahenta w panelu Podgląd umowy zobacz podgląd umowy, uzupełnij brakujące elementy. Możesz zaznaczyć pola wyboru Drukuj i Podpisz, co spowoduje podpisanie i wydrukowanie umowy po jej wygenerowaniu. 11. W oknie kreatora Nowa umowa kontrahenta w panelu Zakończenie kliknij przycisk Zakończ. 12. Kliknij przycisk Dalej. 13. W oknie kreatora Nowa umowa kontrahenta w panelu Zakończenie kliknij przycisk Zakończ. Po zakończeniu tworzenia umowy można ją wydrukować i dać kontrahentowi w formie papierowej lub podpisać elektronicznie i wysłać em. Aby umowa była prawomocna, musi zostać podpisana przez kontrahenta. Po otrzymaniu podpisanej umowy, należy zarejestrować ten fakt w Symfonia e- Dokumenty. Aby zarejestrować umowę z kontrahentami na wymianę dokumentów elektronicznych: 1. Musisz mieć zainstalowane programy Symfonia Handel oraz Symfonia e-dokumenty. 2. W programie e-dokumenty musisz mieć utworzoną co najmniej jedną firmę - tę, która ma być bazą współpracy z firmą handlową. 3. Musisz mieć powiązane firmy oraz użytkownik, na którego jesteś zalogowany w Handlu musi być powiązany z użytkownikiem w programie e-dokumenty. 4. Musisz mieć nadane prawo Zarządzanie umowami. 5. W oknie firmy programu Handel kliknij przycisk.

72 5 6 Podręcznik użytkownika Symfonia e-dokumenty 6. W panelu Kontrahenci na liście zaznacz kontrahenta, z którym chcesz podpisać umowę. 7. Wybierz z menu kontekstowego (dostępnego pod prawym klawiszem myszy) operację Szczegóły kontrahenta w EDS. 8. Pojawi się panel ze szczegółowymi danymi kontrahenta. 9. Wybierz zakładkę Umowy. 10. Kliknij przycisk na pasku narzędziowym. 11..Pojawi się komunikat z pytaniem Czy potwierdzić wybraną umowę? 12. Chcąc potwierdzić umowę kliknij Tak, jeżeli chcesz zrezygnować kliknij Nie. 13. W oknie Potwierdzenie umowy ustal datę obowiązywania oraz wybierz plik z umową i dodaj opis do potwierdzenia. Dopiero po wykonaniu tej operacji można rozpocząć wystawianie e-dokumentów. Podczas wystawiania faktury dla tego kontrahenta program sprawdza na podstawie daty wystawienia faktury, czy potwierdzona umowa zaczęła już obowiązywać i na tej podstawie proponuje wystawienie e-faktury lub faktury papierowej. UWAGA Operacja Utwórz zgodę w EDS jest dostępna tylko dla kontrahentów, którzy nie zostali wyeksportowani do Symfonia e-dokumenty. Dla kontrahentów wyeksportowanych do Symfonia e-dokumenty dostępna jest wyłącznie operacja Szczegóły kontrahenta w EDS. Wystawianie i wysyłanie e-faktury Warunkiem niezbędnym do wystawiania faktur w formie elektronicznej jest wyrażenie przez kontrahenta pisemnej zgody na otrzymywanie e-faktur. Podczas wystawiania faktury w Handlu, program automatycznie sprawdza, czy kontrahent będący nabywcą ma zarejestrowaną w programie Symfonia e-dokumenty aktywną i potwierdzoną umowę na otrzymywanie e-faktur i w zależności od tego proponuje wystawienie e-faktury lub faktury papierowej. Jeżeli kontrahent nie ma umowy, to po wystawieniu faktury widoczny jest przycisk Drukuj, tak jak dotychczas. Natomiast, gdy ma umowę - przycisk zmienia się na Utwórz e-fakturę umożliwiający utworzenie dokumentu elektronicznego. Aby utworzyć e-fakturę należy: Rys. 5-5 Okno Faktura. 1. W oknie faktury kliknąć przycisk. MXEDSV2010P0001

73 Współpraca z innymi programami Symfonii 5 7 Rys. 5-6 Okno Wystawianie dokumentu. Przy wystawaniu dokumentu w formie e-faktury w tym oknie pojawia się ikona (utwórz e-fakturę automatycznie) lub (utwórz e-fakturę ręcznie). Jest to zarazem przełącznik pozwalający na ustalenie czy e-faktura ma się tworzyć automatycznie, czy też utworzymy ją ręcznie. 2. Wybierz ikonę. 3. Kliknij przycisk Wystaw dokument. 4. Wybierz przycisk. Rys. 5-7 Okno Faktura tworzenie e-faktury. 5. Kliknij przycisk Wystaw dokument. Rys. 5-8 Okno Tworzenie e-faktury.

74 5 8 Podręcznik użytkownika Symfonia e-dokumenty 6. Po wybraniu tego polecenia otwiera się okno Tworzenie e-faktury, w którym należy wybrać raport za pomocą którego zostanie wygenerowana e-faktura. Jeżeli e-faktura ma zostać automatycznie podpisana, zaznacz pole Podpisz. Po jej zaznaczeniu pojawi się dodatkowo opcja Wyślij, którą należy zaznaczyć jeśli e-faktura ma zostać automatycznie podpisana. Zaznaczenie opcji Pokazuj ustawienia raportu spowoduje wyświetlenie dodatkowych opcji do wyboru elementów, które dodatkowo mogą zostać zaprezentowane na e-fakturze. 7. Wybierz przycisk OK Zostanie utworzona e-faktura i automatycznie zapisana w Symfonia e-dokumenty. UWAGA Wszystkie opcje wybrane podczas wykonywania tej operacji są zapamiętywane i wykorzystywane przy automatycznym generowaniu e-faktur. Po utworzeniu e-faktury w oknie dokumentu przycisk polecenia zmienia się na. Wybierając ten przycisk można zobaczyć informacje dotyczące tego dokumentu zapisane w programie Symfonia e-dokumenty, np. sprawdzić czy został wysłany do kontrahenta. Rys. 5-9 Okno Faktura szczegóły e-faktury. Dodatkowo w menu kontekstowym (dostępnym pod prawym klawiszem myszy) pojawiają się dwa nowe polecenia: Podgląd e-faktury - umożliwia wyświetlenie podglądu faktury w formacie PDF. Utwórz e-fakturę - umożliwia ponowne utworzenie e-faktury (jeśli nie została jeszcze wysłana do kontrahenta i użytkownik ma odpowiednie uprawnienia) lub utworzenie duplikatu e- Faktury. Automatyczne tworzenie e-faktury Symfonia Handel umożliwia również automatyczne utworzenie e-faktury w trakcie wystawiania nowego dokumentu. Aby utworzyć e-fakturę automatycznie należy: 1. W oknie Wystawianie dokumentu zaznacz opcję (Utwórz e-fakturę). 2. Wybierz przycisk Wystaw dokument. MXEDSV2010P0001

75 Współpraca z innymi programami Symfonii 5 9 Rys Okno Wystawianie dokumentu automatyczne tworzenie e-faktury. 3. Zostanie automatycznie wystawiony dokument w Handlu i utworzona e-faktura zgodnie z ustawieniami zapamiętanymi podczas ostatniego ręcznego tworzenia e-faktury lub zgodnie z domyślnymi ustawieniami, jeśli nie były tworzone e-faktury ręcznie. Tworzenie duplikatu e-faktury Aby utworzyć duplikat faktury, do której została utworzona e-faktura, należy: 1. W menu kontekstowym w oknie wystawionego dokumentu sprzedaży (dostępnym pod prawym klawiszem myszy) wybierz polecenie Utwórz e-fakturę. Otworzy się okno Tworzenie e-faktury. Rys Okno Tworzenie e-faktury tworzenie duplikatu e-faktury. 2. Wybierz raport, przy pomocy którego zostanie wygenerowana duplikat e-faktury. 3. Zaznacz opcję Generuj duplikat. 4. Jeśli duplikat ma zostać automatycznie podpisany i wysłany, zaznacz opcje Podpisz i Wyślij. 5. Aby wybrać dodatkowe elementy, które mają zostać zaprezentowane na duplikacie, zaznacz opcję Pokazuj ustawienia raportu. 6. Wybierz przycisku OK. 7. Zostanie utworzony i automatycznie zapisany w Symfonia e-dokumenty duplikat e- Faktury, który jako datę wystawienia duplikatu będzie zawierał datę bieżącą. UWAGA W przypadku dokumentu fiskalnego konieczna jest jego uprzednia fiskalizacja. Operacja grupowego generowania e-faktur Jeżeli podczas wystawiania dokumentów nie były od razu tworzone e-faktury (np. użytkownik wystawiający dokumenty nie był uprawniony do tworzenia e-faktur), można utworzyć je korzystając z operacji grupowej. Aby grupowo wygenerować e-faktury należy:

76 5 10 Podręcznik użytkownika Symfonia e-dokumenty 1. Zaznacz dokumenty, do których mają zostać utworzone e-faktury. Dokumenty, do których brakuje e-faktur są oznaczone na liście ikoną Można je również wyszukać za pomocą polecenia Szukaj wybierając w polu e-faktura "brak". 2. Z menu Operacje wybierz opcję Generowanie e-faktur. Rys Okno Generowanie e-faktury grupowe tworzenie e-faktury. 3. Jeśli e-faktura ma zostać automatycznie podpisana i wysłana, w oknie Tworzenie e- Faktury zaznacz opcje Podpisz e-fakturę i Wyślij e-fakturę (ta opcja pojawi się po zaznaczeniu Podpisz e-fakturę). 4. Kliknij przycisk OK. 5. Zostaną utworzone e-faktury. Rys Okno Symfonia e-dokumenty e-faktury sprzedaży przesłane z programu Symfonia Handel. Import e-faktur zakupu z programu Symfonia e-dokumenty Każda otrzymana faktura elektroniczna może być zarejestrowana w Symfonia e-dokumenty, bez względu na jej format. Każda taka e-faktura jest opisywana danymi pozwalającymi na jej łatwe odszukanie, takimi jak: dane wystawcy, numer dokumentu, data odebrania. Jeśli jest to e-faktura wystawiona przez innego użytkownika produktów z linii Symfonia, to dane z tej faktury mogą zostać potem zaimportowane do ewidencji zakupu prowadzonej w programie Symfonia Handel. MXEDSV2010P0001

77 Współpraca z innymi programami Symfonii 5 11 Operacja importu jest dostępna w zależności od skonfigurowania współpracy z Symfonia e-dokumenty w Ustawieniach programu Handel. UWAGA Ta operacja dostępna jest wyłącznie w programie Symfonia Handel. W programie Symfonia Faktura jest niedostępna. Aby zaimportować dokumenty z programu e-dokumenty do programu Handel: 1. Wybierz z menu Firma programu Handel polecenie Import z EDS. Rys Okno Symfonia Handel polecenie Import z EDS. 2. Otworzy się okno programu Symfonia e-dokumenty - Wybór elementów: Dokumenty zakupu W wywołanym oknie Symfonia e-dokumenty - Wybór elementów: Dokumenty zakupu domyślnie widzimy jedynie dokumenty zaakceptowane i do tej pory nie wysłane do Symfonii.

78 5 12 Podręcznik użytkownika Symfonia e-dokumenty Rys Okno Symfonia e-dokumenty - Wybór elementów: Dokumenty zakupu z zaznaczonymi dokumentami do importu. 4. Zaznacz na liście dokumenty, które mają zostać zaimportowane. 5. Wybierz przycisk Użyj. 6. Zaimportowane w ten sposób dokumenty trafiają do bufora Kartoteki Zakupów programu Handel. Rys Okno Symfonia Handel Import danych informacje o imporcie. UWAGA Ze względu na różnorodność dostępnych formatów e-faktur na rynku, nie wszystkie dane mogą być rozpoznane przez program Handel, dlatego zazwyczaj część informacji należy uzupełnić w dokumentach w buforze Handlu po zakończeniu importu. Oznaczenie e-faktury na liście Każdy dokument wystawiony w Handlu jest oznaczony w następujący sposób: jeśli została do tego dokumentu utworzona e-faktura, to obok numeru jest prezentowana ikona. MXEDSV2010P0001

79 Współpraca z innymi programami Symfonii 5 13 jeśli do tego dokumentu powinna zostać utworzona e-faktura, ale nie zostało to wykonane, to obok numeru jest prezentowana ikona (ta ikona może pojawić się tylko w kartotece Sprzedaż). jeśli dany dokument został wystawiony jako faktura papierowa, to obok numeru nie ma żadnej ikony. Wyszukiwanie e-faktur Zarówno w kartotece Sprzedaż, jak i w kartotece Zakup w oknie Szukaj została dodana opcja wyszukiwania e-faktura. Opcja ta umożliwia wyszukiwanie faktur według ich oznaczenia na liście. Segregator e-faktur Aby umożliwić wyświetlenie listy e-faktur zarejestrowanych w Symfonia e- Dokumenty, w kartotece Sprzedaż i kartotece Zakup: 1. Zaznacz grupę faktur w kartotece Sprzedaż lub Zakup. 2. Wybierz polecenie Segregator e-faktur w menu Operacje. 3. Zostanie wyświetlone okno z listą wybranych dokumentów w Symfonia e-dokumenty umożliwiające wykonanie dodatkowych operacji dostępnych w tym oknie (np. wyeksportowanie e-faktur na dysk lokalny w celu przekazania Kontrolerowi Skarbowemu). Rys Okno Symfonia e-dokumenty Dokumenty sprzedaży lista e-faktur sprzedaży. Współpraca z programem Symfonia Mała Księgowość Faktury wystawione w formie e-faktury są importowane do programu Symfonia Mała Księgowość z programu Handel lub Faktura, w taki sam sposób jak dotychczas zwykłe faktury. Różnica polega na tym, że dokument mający e-fakturę na liście dokumentów w programie Mała Księgowość jest oznaczony specjalnym znacznikiem. Dodatkowo, jeśli istnieje powiązanie z programem e-dokumenty,

80 5 14 Podręcznik użytkownika Symfonia e-dokumenty wówczas bezpośrednio z programu Mała Księgowość można obejrzeć podgląd takiej e-faktury, oraz jej szczegóły dostępne w programie e-dokumenty. Każda otrzymana faktura elektroniczna może być zarejestrowana w Symfonia e-dokumenty, bez względu na jej format. Każda taka e-faktura jest opisywana danymi pozwalającymi na łatwe jej odszukanie, takimi jak: dane wystawcy, numer dokumentu, data odebrania. Jeśli jest to e-faktura wystawiona przez innego użytkownika produktów z linii Symfonia, to dane z tej faktury mogą zostać zaimportowane do ewidencji zakupu prowadzonej w Symfonia Mała Księgowość. Z tego względu w programie Symfonia Mała Księgowość umożliwiono import e-faktur zakupu z programu Symfonia e-dokumenty. UWAGA Ze względu na różnorodność dostępnych formatów e-faktur na rynku, nie wszystkie dane mogą być rozpoznane przez program Mała Księgowość, dlatego zazwyczaj część informacji należy uzupełnić w dokumentach w buforze Mała Księgowość po zakończeniu importu. Ustawienie parametrów współpracy z programem Symfonia e- Dokumenty W oknie ustawień programu pojawia się nowy panel Symfonia e-dokumenty, w którym należy ustalić parametry współpracy programu Symfonia Mała Księgowość z programem Symfonia e-dokumenty. Aby nawiązać współpracę programu e-dokumenty i Mała Księgowość 1. Musisz mieć zainstalowane programy Symfonia Mała Księgowość oraz Symfonia e- Dokumenty. 2. W programie e-dokumenty musisz mieć utworzoną co najmniej jedną firmę - tę która ma być bazą współpracy z firmą w Małej Księgowości. 3. W obu programach należy mieć co najmniej jednego użytkownika, którego będzie można powiązać dla realizacji współpracy pomiędzy aplikacjami. Dobrze jest wcześniej dodać użytkowników w programie e-dokumenty i określić ich prawa tak, aby można było ich później powiązać z użytkownikami programu Mała Księgowość, którzy będą wykonywali poszczególne operacje z e-fakturami. 4. W oknie firmy programu Mała Księgowość kliknij przycisk. 5. W panelu Ustawienia na drzewie Ustawienia wybierz gałąź Symfonia e-dokumenty. 6. W panelu Symfonia e-dokumenty kliknij przycisk na pasku narzędziowym. 7. W polu Grupa firm wybierz z rozwijanej listy grupę firm, z którą będzie współpracować Symfonia Mała Księgowość. 8. Na zakładce Firmy wybierz z rozwijanej listy firmy w polu e-dokumenty i skojarz je z firmami programu Mała Księgowość. 9. Na zakładce Użytkownicy wybierz z rozwijanej listy użytkowników w polu e- Dokumenty i skojarz je z użytkownikami programu Mała Księgowość. MXEDSV2010P0001

81 Współpraca z innymi programami Symfonii 5 15 Rys Okno Ustawienia programu Mała Księgowość powiązania użytkowników z programem e- Dokumenty 10. Wciśnij przycisk, aby zamknąć okno. 11. Kliknij przycisk, aby sprawdzić czy połączenie działa prawidłowo. Wyszukiwanie e-faktur W oknach rejestrów VAT zakupu i sprzedaży dodane zostało nowe polecenie Segregator e-faktur na liście rozwijanej przyciskiem Operacje. Polecenie jest dostępne wyłącznie w sytuacji, gdy został zainstalowany program e-dokumenty i zostało poprawnie aktywowane połączenie podczas uruchamiania programu Symfonia Mała Księgowość. Aby umożliwić w programie Mała Księgowość wyświetlenie listy e-faktur zakupu zarejestrowanych w programie Symfonia e-dokumenty: 1. Musi być nawiązana współpraca pomiędzy programem e-dokumenty, a programem Mała Księgowość. 2. Wybierz kolejno przycisk. 3. W oknie Rejestr zakupu wybierz polecenie Operacje. 4. W menu Operacje wybierz polecenie Segregator e-faktur. 5. Wybór polecenia Segregator e-faktur otwiera okna zawierającego listę e-faktur zgromadzonych w repozytorium programu Symfonia e-dokumenty dla bieżącej firmy. Odpowiednio do okna rejestru, z którego nastąpiło wywołanie, będą to dokumenty sprzedaży albo zakupu.

82 5 16 Podręcznik użytkownika Symfonia e-dokumenty Rys Podgląd e-faktur zakupu z okna dokumenty programu Mała Księgowość - okno Dokumenty zakupu programu Symfonia e-dokumenty. Współpraca z programem Symfonia Finanse i Księgowość Aby nawiązać współpracę z programem Symfonia Finanse i Księgowość 1. Musisz mieć zainstalowane programy Symfonia Finanse i Księgowość oraz Symfonia e-dokumenty. 2. W programie e-dokumenty musisz mieć utworzoną co najmniej jedną firmę - tę która ma być bazą współpracy z firmą finansowo-księgową. 3. W obu programach należy mieć co najmniej jednego użytkownika, którego będzie można powiązać dla realizacji współpracy pomiędzy aplikacjami. Dobrze jest wcześniej dodać użytkowników w programie e-dokumenty i określić ich prawa tak, aby można było ich później powiązać z użytkownikami programu Finanse i Księgowość, którzy będą wykonywali poszczególne operacje z e-fakturami.. 4. W oknie firmy programu Finanse i Księgowość kliknij przycisk. 5. W oknie Ustawienia wybierz Parametry stałe. 6. W panelu Parametry stałe wybierz Współpraca z EDS. 7. W oknie Współpraca z Symfonia e-dokumenty kliknij przycisk na pasku narzędziowym. 8. W polu Grupa firm wybierz z rozwijanej listy grupę firm, z którą będzie współpracować Symfonia Finanse i Księgowość. 9. Na zakładce Firmy wybierz z rozwijanej listy firmy w polu e-dokumenty i skojarz je z firmami programu Finanse i Księgowość. MXEDSV2010P0001

83 Współpraca z innymi programami Symfonii 5 17 Import e-faktur zakupu z programu Symfonia e-dokumenty do FK Każda otrzymana faktura elektroniczna może być zarejestrowana w Symfonia e-dokumenty, bez względu na jej format. Z tego względu w Symfonia Finanse i Księgowość umożliwiono import e-faktur zakupu z programu Symfonia e-dokumenty. Dostępne są dwie opcje takiego importu: 1. Import grupowy dostępny z menu Firma po wybraniu polecenia Import e-faktur z EDS. Umożliwia zaimportowanie wielu e-faktur jednocześnie bezpośrednio z programu e- Dokumenty. W czasie importu do bufora zapisywane są dokumenty wypełnione danymi na podstawie danych z importowanych e-faktur. Rys Import grupowy z menu Firma. Po pojawieniu się okna Wybór elementów: Dokumenty zakupu programu Symfonia e-dokumenty zaznacz faktury, które chcesz zaimportować i kliknij przycisk. Faktury pojawią się w buforze programu Finanse i Księgowość.

84 5 18 Podręcznik użytkownika Symfonia e-dokumenty Rys Import grupowy z menu Firma okno Wybór elementów: Dokumenty zakupu programu Symfonia e-dokumenty. 2. Import pojedynczej e-faktury dostępny bezpośrednio w oknie wprowadzania dokumentu do bufora. Po wybraniu operacji Importuj program umożliwia wybranie dokumentu, który ma zostać zaimportowany do bufora programu Finanse i Księgowość. Po wybraniu e-faktury, w oknie wprowadzania w Finanse i Księgowość wypełniane są automatycznie dane m.in. kontrahenta, lub inne, jeśli są znane. Rys Opcja importu pojedynczej e-faktury z okna wprowadzania dokumentu. MXEDSV2010P0001

85 Współpraca z innymi programami Symfonii 5 19 Rys Import pojedynczej faktury z okna nowego dokumentu - okno Wybór elementów: Dokumenty zakupu programu Symfonia e-dokumenty. UWAGA Ze względu na różnorodność dostępnych formatów e-faktur na rynku, nie wszystkie dane mogą być rozpoznane przez program Finanse i Księgowość dlatego zazwyczaj część informacji należy uzupełnić w dokumentach w buforze Finanse i Księgowość po zakończeniu importu. Wyszukiwanie e-faktur W oknie Dokumenty w panelu Przeglądanie została dodana opcja wyszukiwania e-faktur. Aby umożliwić w programie Finanse i Księgowość wyświetlenie listy e-faktur zakupu zarejestrowanych w programie Symfonia e-dokumenty: 1. Musi być nawiązana współpraca pomiędzy programem e-dokumenty, a programem Finanse i Księgowość. 2. Wybierz przycisk Dokumenty. 3. W oknie Dokumenty wybierz polecenie Przeglądanie. 4. W panelu Przeglądanie wybierz polecenie Segregator e-faktur. 5. Zostanie wyświetlone okno z listą wybranych dokumentów w Symfonia e-dokumenty umożliwiające wykonanie dodatkowych operacji dostępnych w tym oknie (np. wyeksportowanie e-faktur na dysk lokalny w celu przekazania Kontrolerowi Skarbowemu).

86 5 20 Podręcznik użytkownika Symfonia e-dokumenty Rys Podgląd e-faktur zakupu z okna dokumenty programu Finanse i Księgowość - okno Dokumenty zakupu programu Symfonia e-dokumenty. MXEDSV2010P0001