Symfonia Start e-dokumenty

Transkrypt

1 Symfonia Start e-dokumenty Podręcznik użytkownika Wersja 2014

2 Windows jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation. Adobe, Acrobat, Acrobat Reader, Acrobat Distiller są zastrzeżonymi znakami towarowymi firmy Adobe Systems Inc. System Symfonia jest zastrzeżonym znakiem towarowym firmy Sage sp. z o.o. Opracowanie i skład: Sage sp. z o.o. Warszawa styczeń 2014 Symbol dokumentu MXEDMV2014P0001 Copyright Sage sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone. All Rights Reserved. Powielanie w jakiejkolwiek formie całości lub fragmentów podręcznika bez pisemnej zgody firmy Sage sp. z o.o. jest zabronione.

3 Spis treści Wstęp 3 Dokumentacja programu... 3 Pomoc techniczna... 4 Zastrzeżenia... 4 Aktualne informacje... 4 Filozofia programu 5 Środowisko obiegu e-dokumentów... 6 Przesyłanie e-faktur zakupu... 7 Przesyłanie e-faktur sprzedaży... 7 Pojęcia podstawowe 9 Przygotowanie programu do pracy 17 Organizacja zabezpieczenia danych Zapewnienie poprawnego zasilania Organizacja wykonywania kopii bezpieczeństwa Utworzenie nowej firmy Otwieranie firmy Rejestracja i aktywacja Uzupełnienie danych firmy Ustalenie parametrów pracy programu Ustawienia parametrów pracy Dodawanie użytkowników i nadawanie im uprawnień Dodawanie użytkownika Zmiana hasła przez użytkownika Dodawanie e-podpisu Dodawanie e-pieczęci Dodawanie kontrahenta Obsługa przesyłania dokumentów 35 Odbieranie e-dokumentów Odbieranie dokumentów przesłanych jako plik em Odbieranie dokumentów z serwisu 37 Weryfikacja poprawności e-dokumentu Akceptacja odebranego e-dokumentu Odrzucenie odebranego e-dokumentu Wysyłanie e-faktury Wysłanie e-faktury do serwisu 40 Wysłanie e-faktury em Procedury specjalne 45 Archiwizacja danych firmy... 46

4

5 Wstęp System Symfonia Start to linia programów w wersji jednostanowiskowej przeznaczona dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, mikrofirm, w których jedna osoba odpowiada za kierowanie firmą i prowadzenie dokumentacji księgowej oraz małych, kilkuosobowych firm. Proste w obsłudze rozwiązania informatyczne, takie jak: Mała Księgowość, Handel, Faktura i Kasa, e-dokumenty usprawniają funkcjonowanie małej firmy ułatwiają tworzenie podstawowych dokumentów, zarządzanie księgowością i obsługę sprzedaży. System Symfonia Start jest też sprawdzonym rozwiązaniem dla nowopowstałych firm, które dopiero wkraczają na rynek biznesowy. Program Symfonia Start Mała Księgowość przeznaczony dla firm prowadzących Księgę Przychodów i Rozchodów lub ewidencję zryczałtowanego podatku dochodowego. Wspomaga ewidencję i obsługę rozliczeń podatkowych. Ułatwia analizę dochodowości podejmowanych działań gospodarczych. Ewidencja środków trwałych ma ograniczenie do 5 środków trwałych. Ewidencja umów o pracę i umów cywilnoprawnych ma ograniczenie do 5 umów w miesiącu. Program Symfonia Start Handel wspomaga planowanie i prowadzenie sprzedaży oraz obsługę magazynu. Wystawia dokumenty sprzedaży, magazynowe, zakupu i płatności. Współpracuje z programami finansowo-księgowymi, z drukarkami i kasami fiskalnymi oraz czytnikami kodów kreskowych. Ewidencja stanów magazynowych ma ograniczenie do 1000 aktywnych asortymentów. Program Symfonia Start Faktura i Kasa pozwala zaplanować i prowadzić sprzedaż w firmach nieposiadających magazynu. Wystawia różne typy dokumentów sprzedaży: faktury VAT, rachunki przy sprzedaży nieobjętej VAT i dokumenty korygujące. Umożliwia kontrolę płatności za wystawione dokumenty sprzedaży. Współpracuje z drukarkami fiskalnymi oraz czytnikami kodów kreskowych. Ewidencja stanów magazynowych ma ograniczenie do 1000 asortymentów. Program Symfonia Start e-dokumenty służy do zarządzania i archiwizacji faktur elektronicznych będących w obiegu przedsiębiorstwa. Współpracuje z serwisem internetowym przez co umożliwia szybką i prostą wymianę dokumentów elektronicznych. Ułatwia bezpieczny obrót fakturami elektronicznymi z wieloma kontrahentami jednocześnie, zgodnie z aktualnymi przepisami prawa, bez konieczności posiadania podpisu kwalifikowanego. Do uzyskania pełnej funkcjonalności programu Symfonia Start e-dokumenty oraz jego efektywnego działania wymagane jest posiadanie dwóch programów, jednego do wystawiania e-faktur sprzedaży: Symfonia Start Handel lub Symfonia Start Faktura i Kasa oraz drugiego do rejestrowania elektronicznych faktur zakupu i sprzedaży Symfonia Start Mała Księgowość. Dokumentacja programu W skład dokumentacji programu wchodzi podręcznik elektroniczny w formacie.pdf inne dokumenty w tym formacie oraz pliki pomocy kontekstowej. Korzystanie z podręczników elektronicznych Podręcznik w postaci elektronicznej zawiera pełną wiedzę o programie. Podręczniki elektroniczne są tworzone w formacie.pdf. Oprócz tego do programu mogą być dołączane inne dokumenty w tym formacie, opisujące wybrane zagadnienia i wprowadzane w programie zmiany.

6 4 Podręcznik użytkownika Symfonia Start e-dokumenty Do korzystania z dokumentów w formacie.pdf niezbędne jest zainstalowanie w systemie przeglądarki Acrobat Reader. Jej najnowsza, bezpłatna wersja jest dostępna do pobrania na stronie producenta (link do strony producenta w języku polskim: Korzystanie z pomocy kontekstowej Program posiada typową dla większości programów Windows dodatkową instrukcję obsługi nazywaną pomocą kontekstową. Wywoływana jest przez naciśnięcie klawisza F1. Pomoc przypomina trochę suflera, który podpowiada potrzebną akurat kwestię. Pomoc techniczna Jeżeli wystąpią trudności związane z programem należy skorzystać z pomocy technicznej dostępnej dla użytkowników programów Sage. Preferowana jest następująca kolejność korzystania z kolejnych elementów pomocy technicznej. Wykorzystać informacje z pliku pomocy kontekstowej otwieranego klawiszem F1. Skorzystać z informacji zawartych w podręczniku użytkownika. Jest on otwierany poleceniem Podręcznik użytkownika z menu Pomoc programu. Przeczytać plik zawierający najnowsze informacje, jego wersję elektroniczną otwiera polecenie Aktualności z menu Pomoc programu. Skorzystać z odpłatnej pomocy Działu Wsparcia Technicznego Produktu pod numerem na zasadach opisanych na naszej stronie WWW. Zgłosić uwagi wykorzystując polecenie Zgłoszenie problemu z menu Pomoc programu. Zastrzeżenia Przytaczane w dokumentacji przykłady wprowadzania danych należy traktować jako ilustrację działania programu, a rzeczywiste dane własnej firmy wprowadzać zgodnie z posiadaną wiedzą w zakresie zasad prowadzenia rachunkowości i prawa podatkowego. Wszystkie użyte nazwy własne nie dotyczą istniejących firm i osób, ale zostały wymyślone na potrzeby przykładów. Autorzy zakładają znajomość przez użytkownika podstawowych zasad obsługi programów w środowisku Windows oraz w stosowanej przez jego firmę sieci komputerowej. Dokumentacja została opracowana i opublikowana zgodnie ze stanem programu w momencie publikacji. Program i dokumentacja mogą podlegać modyfikacji bez dodatkowego powiadamiania użytkowników. Sage sp. z o.o. nie ponosi odpowiedzialności za błędy użytkownika, wynikające z nieznajomości powyższych zasad. Aktualne informacje System jest stale i na bieżąco aktualizowany. Opis wszystkich nowości i zmian w programie, które nie zostały ujęte w niniejszym podręczniku można znaleźć w specjalnym pliku dołączanym w momencie instalacji programu. Aktualne informacje znajdują się również na naszej stronie w Internecie. MXEDMV2014P0001

7 Filozofia programu

8 6 Podręcznik użytkownika Symfonia Start e-dokumenty W tym rozdziale znajdują się ogólne informacje o miejscu i roli jaką w przedsiębiorstwie mogą pełnić narzędzia informatyczne, które zostały zastosowane w programie Symfonia Start e-dokumenty. Naszym zamiarem jest pokazanie ogólnej funkcjonalności programu Symfonia Start e-dokumenty. Powinno to ułatwić zrozumienie możliwości zastosowania programu i pomóc w przystosowaniu go do własnych potrzeb. Mamy nadzieję, że przedstawione tu informacje będą dobrym punktem wyjścia do szybkiego i skutecznego przyswojenia sobie zagadnień opisanych szczegółowo w dalszej części podręcznika. Ogólnie Symfonia Start e-dokumenty jest narzędziem służącym do zarządzania i archiwizacji faktur elektronicznych będących w obiegu przedsiębiorstwa. Główną funkcjonalnością oferowaną przez program Symfonia Start e-dokumenty jest możliwość elektronicznego wysłania, odbierania i przechowywania e-faktur zgodnie z aktualnymi przepisami w sprawie wystawiania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. Funkcjonalność programu pozwala na bezpieczny obrót takimi dokumentami poprzez zastosowanie elektronicznej pieczęci firmy lub podpisu kwalifikowanego. Dzięki temu przedsiębiorca może być pewny tożsamości kontrahenta oraz integralności treści otrzymanego dokumentu. Współpracuje z serwisem internetowym umożliwia szybką i prostą wymianę dokumentów elektronicznych z wieloma kontrahentami jednocześnie, bez konieczności posiadania podpisu kwalifikowanego. Metody zastosowane w programie są zgodne z aktualnymi przepisami prawa. Środowisko obiegu e-dokumentów Firma Bardzo istotnym dla zrozumienia działania programu jest pojęcie firmy. Stanowi ono bowiem pewną zamkniętą całość ograniczającą obszar, w którym funkcjonuje program. Logicznie jest to kompletny zestaw danych o firmie i jej e-dokumentach, wymagany do prawidłowego wykonywania czynności związanych z obsługą procesu obiegu tych dokumentów. Natomiast technicznie jest to wyodrębniony, o spójnej zawartości, plik bazy danych. Program może równocześnie operować na danych tylko jednej firmy. Sposób przechowywania wprowadzonych informacji zabezpiecza przed ich przypadkowym (lub celowym) zniszczeniem. W programie Symfonia Start e-dokumenty zostały wykorzystane mechanizmy, pozwalające na wykonywanie kopii bezpieczeństwa. Wdrożenie właściwych mechanizmów organizacyjnych tworzenia kopii bezpieczeństwa, ich przechowywania oraz odtwarzania danych pozwala na pełne bezpieczeństwo danych w zwykłych warunkach działalności. Kontrahenci Kontrahent w programie jest stroną wymiany dokumentów. Zasadniczo jest to druga strona transakcji dokumentowanej przesyłaną e-fakturą i znajduje się na liście kontrahentów, z którym firma prowadzi wspólnie różne operacje gospodarcze. Konfiguracja do wymiany e-dokumentów wymaga co najmniej powiązania z kontrahentem umową o wymianie dokumentów elektronicznych. Umowy o wymianie dokumentów elektronicznych Umowy o wymianie dokumentów elektronicznych to standardowe porozumienia pomiędzy stronami, określające warunki oraz zasady współpracy w zakresie przesyłania faktur w formie elektronicznej. Umowa może być typu Zgoda lub typu Sprzeciw, odpowiednio potwierdzając zgodę na wymianę e- faktur lub sprzeciw podczas pracy w trybie zgody domniemanej. Jeżeli strony są użytkownikami serwisu internetowego to obsługą formalności związanych z zawieraniem umów zajmuje się ten serwis. e-podpisy Podpis elektroniczny (e-podpis) to dane w postaci elektronicznej służące (przy wymianie informacji drogą elektroniczną) do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny i do potwierdzania autentyczności dokumentu. Stosowanie podpisu elektronicznego gwarantuje, że przesyłka pochodzi od deklarowanego nadawcy oraz że jej zawartość nie została zmieniona. Każda, nawet przypadkowa zmiana w treści przesyłki jest sygnalizowana przez komputer odbiorcy. MXEDMV2014P0001

9 Filozofia programu 7 e-pieczęcie Pieczęć elektroniczna (e-pieczęć) to dane w postaci elektronicznej, przyporządkowane konkretnemu podmiotowi w taki sposób, że możliwa jest jego identyfikacja. Pieczęć elektroniczna dołączona do innych danych lub z nimi logicznie powiązana powoduje, że każda późniejsza zmiana tych danych jest wykrywalna. Z technicznego punktu widzenia pieczęć wykorzystuje ten sam mechanizm co podpis elektroniczny. W odróżnieniu od podpisu kwalifikowanego dysponentem tego klucza może być nie tylko osoba fizyczna ale też organizacja. Pieczęć elektroniczna ma zastosowanie tam, gdzie potrzebne jest automatyczne i masowe zabezpieczanie autentyczności i integralności dokumentów elektronicznych. Użytkownicy i ich uprawnienia W działalności firmy ważne jest określenie, kto wykonuje poszczególne czynności i za co dokładnie jest odpowiedzialny. Dzięki systemowi haseł i uprawnień program umożliwia pracę tylko tym osobom, które wcześniej zostały wpisane na listę jako użytkownicy programu. W czasie pracy w programie, każda z dokonanych czynności jest zapisana jako wykonana przez użytkownika, który został wybrany w czasie otwierania dostępu do danych firmy i odpowiada za zgodność rejestracji zdarzenia ze stanem faktycznym oraz zasadami wynikającymi z obowiązujących przepisów prawa. Dla każdego z użytkowników istotne jest, aby miał świadomość, że jego czynności podczas pracy z programem są na bieżąco rejestrowane w bazie danych. Taki sposób działania programu wynika z faktu, że jego zadaniem jest zarejestrowanie rzeczywistych zdarzeń w przedsiębiorstwie. Operacja w programie nie jest anonimowa. e-faktura w Symfonii Start Faktura elektroniczna wystawiana w programach linii Symfonia Start jest plikiem w formacie PDF zawierającym dodatkowo wbudowany/osadzony zestaw danych w formacie XML opisujących ten dokument i pozwalających np. na automatyczne zaimportowanie danych z takiej faktury do ewidencji zakupu, podpisanym podpisem kwalifikowanym użytkownika lub e-pieczęcią firmy. Taka faktura może zostać automatycznie wysłana z programu Symfonia Start e-dokumenty za pośrednictwem serwisu internetowego lub na adres wskazany przez odbiorcę tej faktury. Jeżeli w konfiguracji klienta poczty elektronicznej zostanie ustawione automatyczne potwierdzanie otrzymania każdej wysłanej wiadomości, to takie potwierdzenie może zostać zaimportowane do Symfonia Start e-dokumenty jako załącznik do e-faktury. Przesyłanie e-faktur zakupu Każda otrzymana faktura elektroniczna może być zarejestrowana w Symfonia Start e-dokumenty, bez względu na jej format. Każda taka e-faktura jest opisywana danymi pozwalającymi na łatwe jej odszukanie, takimi jak: dane wystawcy, numer dokumentu, data odebrania. Jeśli jest to e-faktura wystawiona przez innego użytkownika produktów z linii Symfonia Start, to dane z tej faktury mogą zostać zaimportowane bezpośrednio do ewidencji zakupu w innych programach Symfonia Start. W innym przypadku można powiązać e-fakturę zarejestrowaną w programie Symfonia Start e-dokumenty z odpowiednim zapisem w programie linii Symfonia Start. Przesyłanie e-faktur sprzedaży Wystawianie wszystkich faktur, zarówno papierowych jak i elektronicznych, odbywa się w programie Symfonia Start Handel lub Symfonia Start Faktura i Kasa. Faktury wystawiane dla kontrahentów, którzy w Symfonia Start e-dokumenty mają zarejestrowaną zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych. Obsługiwana jest także praca z ustawieniem w Symfonia Start e Dokumenty zgody domniemanej. W takim przypadku faktury wystawiane dla kontrahentów, którzy w Symfonia Start e-dokumenty lub w serwisie nie mają zarejestrowanego sprzeciwu otrzymywania faktur elektronicznych, są od razu wystawiane w formie elektronicznej i automatycznie są rejestrowane w Symfonia Start e-dokumenty. Tam następuje podpisanie e-faktury i wysłanie jej do odbiorcy. Wykonanie każdej z tych operacji jest rejestrowane w historii tego dokumentu wraz z informacją o użytkowniku, który jej dokonał.

10 8 Podręcznik użytkownika Symfonia Start e-dokumenty Faktury wystawione w formie e-faktury, są importowane do programu Symfonia Start Mała Księgowość z programu Symfonia Start Handel lub Symfonia Start Faktura i Kasa, w taki sam sposób jak dotychczas zwykłe faktury. Różnica polega na tym, że dokument posiadający e-fakturę na liście dokumentów w programie Symfonia Start Mała Księgowość jest oznaczony specjalnym znacznikiem. Dodatkowo, jeśli istnieje powiązanie z programem Symfonia Start e-dokumenty, wówczas bezpośrednio z programu Symfonia Start Mała Księgowość można obejrzeć podgląd takiej e-faktury, oraz jej szczegóły dostępne w programie Symfonia Start e-dokumenty. Na potrzeby kontroli skarbowej każda e-faktura może zostać wydrukowana lub wyeksportowana na nośnik zewnętrzny, w zależności od życzenia kontrolera. MXEDMV2014P0001

11 Pojęcia podstawowe

12 10 Podręcznik użytkownika Symfonia Start e-dokumenty W rozdziale tym prezentujemy opis podstawowych pojęć używanych w dalszej części podręcznika. Ich znajomość i rozumienie ułatwi poznanie programu i pozwoli na pełne wykorzystanie jego możliwości. Administrator Osoba odpowiedzialna za zarządzanie systemem informatycznym (komputerami, siecią, oprogramowaniem). Do jej obowiązków należy zwykle między innymi nadawanie uprawnień użytkownikom oraz archiwizacja danych. Podczas konwersji zawsze przywracany jest użytkownik programu o loginie Admin, mający prawa administratora, oraz logujący się do firmy przez podanie w jawny sposób logina i hasła (domyślnie pustego). Pozwala to, niezależnie od przebiegu procesu konwersji użytkowników, na wejście do danych firmy oraz zweryfikowanie prawidłowości ustawień wszystkich użytkowników oraz ich praw do operacji. Aktywacja firmy Pod nazwą aktywacji należy rozumieć informacje o prawach do korzystania z programu, podczas pracy z konkretną firmą. Powinny być zapisane w sposób umożliwiający programowi dostęp do nich w czasie pracy. Przed rozpoczęciem stałego wykorzystywania programu do obsługi danych firmy, należy przeprowadzić aktywację (rejestrację u producenta i wprowadzenie otrzymanego kodu aktywacji). Dostęp do danych nieaktywowanej firmy jest możliwy tylko przez określony czas umożliwiający zapoznanie się z działaniem programu. Poprawne wykonanie aktywacji usuwa ograniczenia czasowe w wykorzystywaniu programu. Akceptacja Zgoda kontrahenta na przekazywanie faktur w formie elektronicznej. Autentyczność pochodzenia faktury Przez to pojęcie rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów/usług albo wystawcy faktury. Autentyczność pochodzenia powinna być zapewniona począwszy od momentu wystawienia do końca okresu przechowywania faktury. Program Symfonia Start e-dokumenty zapewnia możliwość potwierdzenia autentyczności pochodzenia faktury. Bezpieczeństwo danych Aby zapobiec utracie danych w przypadku awarii sprzętu, należy regularnie sporządzać kopie tych danych. Są to kopie bezpieczeństwa. Tworzenie takich kopii nazywa się archiwizacją danych. Obowiązek wykonywania kopii bezpieczeństwa nakłada na księgowego art.71 Ustawy o rachunkowości. Obowiązki prawidłowego zorganizowania procesu archiwizacji danych powinny spoczywać na osobie pełniącej obowiązki administratora w programie. Bezpieczny podpis elektroniczny podpis elektroniczny, który: jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis, jest sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego, jest powiązany z danymi, do których został dołączony w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna. Centrum Certyfikacji Kluczy (CCK) Centrum Certyfikacji Kluczy jednostka organizacyjna, której zadaniem jest generowanie, dystrybucja i unieważnianie certyfikatów kluczy publicznych zgodnie z określoną polityką certyfikacji. Najważniejszym zadaniem kwalifikowanego Centrum Certyfikacji Kluczy jest zapewnienie wiarygodnego procesu kontroli tożsamości Subskrybentów otrzymujących certyfikaty oraz zapewnienie efektywnej możliwości niezwłocznego zawieszenia lub unieważnienia certyfikatu w przypadku wystąpienia losowych sytuacji zagrożenia bezpieczeństwa podpisu. MXEDMV2014P0001

13 Pojęcia podstawowe 11 Certyfikat Elektroniczne zaświadczenie, za pomocą którego dane służące do weryfikacji podpisu elektronicznego są przyporządkowane do osoby składającej podpis elektroniczny i które umożliwiają identyfikację tej osoby. Jest wystawiony przez urząd certyfikacji (certyfikat kwalifikowany), bądź tzw.: "zaufaną trzecią stronę". Zawiera co najmniej identyfikator wystawcy certyfikatu, identyfikator użytkownika, jego klucz publiczny, okres ważności, nr seryjny certyfikatu. Jest podpisany przez wystawcę. Certyfikat może znajdować się w jednym z 3 stanów: aktywny, uśpiony, w oczekiwaniu na aktywność. Certyfikat kwalifikowany Certyfikat spełniający warunki określone w Ustawie o podpisie elektronicznym, wydany przez kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne. Art. 5.2 Ustawy o podpisie elektronicznym stanowi, że: "Dane w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentom opatrzonym podpisami własnoręcznymi, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej". Certyfikat niekwalifikowany Certyfikat wystawiony przez kwalifikowany lub niekwalifikowany podmiot, zgodnie z polityką certyfikacji dla certyfikatów niekwalifikowanych. Może służyć do uwierzytelnienia (np. podpisy pod pocztą elektroniczną, logowanie do systemów operacyjnych), do ochrony poufności, do ochrony informacji w sieciach teleinformatycznych itd. Szczegółowe zastosowania certyfikatu niekwalifikowanego zależą od konkretnych zapisów certyfikatu (w tym tzw. rozszerzeń certyfikatu). Wiarygodność certyfikatu kwalifikowanego zależy od wystawiającego go podmiotu oraz polityki certyfikacji. Ten sam podmiot może realizować kilka polityk certyfikacji różniących się wiarygodnością wystawianych certyfikatów. W przypadku wykorzystywania certyfikatu niekwalifikowanego do podpisów elektronicznych, jego moc prawna może być oparta na porozumieniach dwu- lub wielostronnych (nie wynika z mocy prawa, tak jak to się dzieje w przypadku podpisu kwalifikowanego). Data odebrania Data wpływu e-faktury do odbiorcy. Ze względu na elastyczność kanałów przesyłania w programie możliwa jest edycja tej daty. e-dokument To dokumentem elektroniczny z odpowiednio sformatowanym zbiorem danych wprowadzonych lub przechowywanych na dowolnym nośniku przez system informatyczny. Składa się z dwóch warstw: bitowej oraz interfejsowej. Warstwa bitowa to przechowywana w pamięci lub zapisana na nośniku sekwencja ładunków elektromagnetycznych, znana tylko maszynie i jako taka niedostępna człowiekowi bez przetworzenia. Warstwa interfejsowa to graficzna interpretacja warstwy bitowej. Na e-dokument składają się nie tylko informacje zaliczające się do jego treści, ale także tzw. metadane, czyli zestaw logicznie powiązanych z dokumentem elektronicznym usystematyzowanych informacji opisujących ten dokument, ułatwiających jego wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowywanie oraz zarządzanie. E-Faktura Jest to faktura wystawiona w postaci elektronicznej zgodnie z wymogami rozporządzenia MF w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. Faktura elektroniczna wystawiana w programach linii Symfonia jest plikiem w formacie PDF zawierającym dodatkowo wbudowany/osadzony zestaw danych w formacie XML opisujących ten dokument i pozwalających np. na automatyczne zaimportowanie danych z takiej faktury do ewidencji zakupu, podpisanym podpisem kwalifikowanym użytkownika lub e-pieczęcią firmy.

14 12 Podręcznik użytkownika Symfonia Start e-dokumenty Firma Firma ma podwójne znaczenie w programach Symfonia. Jest to działalność gospodarcza prowadzona pod zarejestrowaną nazwą. Program Symfonia e-dokumenty wymaga określenia niektórych parametrów tej działalności. Informacje te podawane są w momencie zakładania firmy. Natomiast technicznie jest to obszar bazy danych zawierający informacje o firmie i jej działalności. Forma elektroniczna faktury To faktura, którą kontrahent otrzymuje w postaci e-dokumentu, inaczej e-faktura. Dla prawnej akceptacji takiej faktury niezbędne są autentyczność pochodzenia oraz integralność i czytelność danych. Forma papierowa faktury To faktura, którą kontrahent otrzymuje w formie wydrukowanej. Integralność i czytelność danych Rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Ma na celu uzyskanie pewności, że przesyłana informacja nie została podmieniona, zniekształcona lub zmieniona bez wiedzy adresata. W praktyce funkcję integralności realizuje się przez dołączenie do wiadomości tzw. podpisu cyfrowego, będącego funkcją chronionej wiadomości, i prywatnego tajnego klucza znanego tylko nadawcy. Tajny klucz nadawcy jest zaszyfrowany wspólnym dla nadawcy i odbiorcy kluczem uwierzytelnienia wiadomości. Informacja powinna być przesyłana, udostępniana i archiwizowana w wersji oryginalnej, ale czytelnej, umożliwiającej oglądanie zarówno odbiorcy jak i organom kontrolnym w celu wizualizacji danych zawartych w e-fakturze. Czytelna prezentacja nie może ingerować w format oryginalnej faktury. Wygląd wersji czytelnej może być różny u wystawcy i u odbiorcy. Program Symfonia Start e-dokumenty zapewnia pewność co do integralności i czytelności danych. Program nie weryfikuje postaci graficznej faktury, lecz zawarte w niej dane. Karta procesorowa Uniwersalny nośnik danych w postaci karty plastikowej z wbudowanym mikroprocesorem, służący do bezpiecznego przechowywania informacji wrażliwych (klucze prywatne, hasła, dane osobowe, klucze publiczne). Karty używane do realizacji bezpiecznego podpisu elektronicznego muszą mieć stosowny certyfikat bezpieczeństwa. Zazwyczaj wiąże się to z tym, że karta nie ma funkcjonalności umożliwiającej odczytanie klucza prywatnego służącego do składania podpisów. Subskrybent, mając kartę i kod PIN, jest w stanie generować podpisy elektroniczne, ale nikt nawet on nie może odczytać klucza prywatnego. Daje to pewność, że jedyna kopia klucza prywatnego Subskrybenta znajduje się na karcie i nie została nigdzie skopiowana. Klient Wystawca lub odbiorca dokumentu. Klucz prywatny Tajny unikatowy kod dostępu znany tylko właścicielowi. W kryptografii asymetrycznej klucz służący do wykonywania zastrzeżonej czynności, którego rozpowszechnienie zagraża bezpieczeństwu systemu. Czynności te to najczęściej: odszyfrowywanie (klucz publiczny szyfruje), podpisywanie (klucz publiczny weryfikuje podpisy), Nazwa ta jest też czasem używana dla klucza w kryptografii symetrycznej. Klucz publiczny Unikatowy kod, który może być udostępniony przez właściciela wszystkim podmiotom z którymi prowadzi on elektroniczną wymianę dokumentów. W kryptografii asymetrycznej klucz umożliwiający wykonywanie czynności, dostępu do których nie chcemy ograniczać, i który z tego powodu może być dowolnie rozpowszechniany. Czynności te to w szczególności: MXEDMV2014P0001

15 Pojęcia podstawowe 13 szyfrowanie (klucz prywatny służy do odszyfrowywania), weryfikacja podpisu (klucz prywatny służy do podpisywania). Kryptografia asymetryczna Rodzaj kryptografii, w którym używa się zestawów dwu lub więcej powiązanych ze sobą kluczy, umożliwiających wykonywanie różnych czynności kryptograficznych. Najważniejsze zastosowania kryptografii asymetrycznej (szyfrowanie i podpisy cyfrowe) zakładają istnienie 2 kluczy - prywatnego i publicznego, przy czym klucza prywatnego nie da się łatwo odtworzyć na podstawie publicznego. W niektórych innych zastosowaniach, kluczy może być więcej. Algorytmy mające zastosowanie w kryptografii asymetrycznej wykorzystują operacje jednokierunkowe - takie, które da się łatwo przeprowadzić w jedną stronę, a bardzo trudno w drugą. Kryteria wyszukiwania - filtry Przy wyszukiwaniu pozycji w oknach tabel programu można posłużyć się kryteriami wyszukiwania (filtrami). Pozwalają one na wybranie jedynie tych pozycji tabeli, które spełniają warunki kryterium wyszukiwania. Wraz z programem dostarczany jest standardowy zestaw kryteriów wyszukiwania. Jeżeli są one niewystarczające, można utworzyć ich własne definicje. Kryterium nie może być jednak całkowicie dowolne - może być składane tylko z dostarczonych w programie komponentów. Limit dokumentów Limit dokumentów obsługiwanych przez Symfonia Start e-dokumenty wynikający z zakupionej licencji dotyczy tylko e-faktur. Nie dotyczy to innych dokumentów takich jak np. Umowy. Listy CRL Listy certyfikatów unieważnionych (CRL, ang. Certificate Revocation List) są sporządzane i poświadczane elektronicznie przez Urzędy Certyfikacji. Na wykazie znajdują się certyfikaty, których termin ważności wygasł bądź zostały unieważnione przez nabywcę Certyfikatu. Login Symbol, którym są oznaczane wszystkie dokumenty wprowadzane przez użytkownika do programu. Login jest odpowiednikiem podpisu na tradycyjnych dokumentach papierowych - umożliwia identyfikację osoby wprowadzającej dokument. Login raz przypisany do danego użytkownika nie może być już zmieniony. Określa się go dodając użytkownika jako ciąg znaków przypisanych temu użytkownikowi. Narodowe Centrum Certyfikacji (NCCert) Jest to główny urząd certyfikacji (tzw. root) w Polsce wykonujący funkcje związane z obsługą infrastruktury bezpiecznego podpisu elektronicznego. Działa w ramach Narodowego Banku Polskiego. NCCCert wykonuje zadania techniczne związane z zarządzaniem strukturą PKI w Polsce, natomiast wszelkie decyzje merytoryczne (w tym decyzje o wystawieniu zaświadczenia certyfikacyjnego dla kwalifikowanego podmiotu lub o unieważnieniu klucza kwalifikowanego podmiotu) są podejmowane przez Ministra Gospodarki. OCSP Online Certificate Status Protocol - usługa centrów certyfikacji kluczy służąca do informowania o statusie konkretnego certyfikatu, o które pyta usługobiorca (czy certyfikat jest ważny, czy unieważniony/zawieszony). Odbiorca Firma, która jest kontrahentem i adresatem dokumentu.

16 14 Podręcznik użytkownika Symfonia Start e-dokumenty Odcisk palca Funkcja skrótu, jednokierunkowa funkcja mieszająca lub funkcja haszująca to funkcja, która przyporządkowuje dowolnie dużej liczbie (wiadomości) krótką, zwykle posiadającą stały rozmiar wartość (skrót wiadomości). PKI Public Key Infrastructure (infrastruktura klucza publicznego) system obejmujący Centra Certyfikacji Kluczy, Punkty Rejestracji oraz użytkowników końcowych (Subskrybentów i innych Odbiorców usług certyfikacyjnych), służący do dystrybucji certyfikatów klucza publicznego oraz zapewnienia możliwości ich wiarygodnej weryfikacji. Pieczęć elektroniczna To dane w postaci elektronicznej, przyporządkowane danemu podmiotowi w taki sposób, że możliwa jest jego identyfikacja. Pieczęć elektroniczna dołączona do innych danych lub z nimi logicznie powiązana powoduje, że każda późniejsza zmiana tych danych jest wykrywalna. Z technicznego punktu widzenia pieczęć wykorzystuje ten sam mechanizm co podpis elektroniczny. W odróżnieniu od podpisu kwalifikowanego dysponentem tego klucza może być nie tylko osoba fizyczna ale też organizacja. Przyjmuje się, że dokument elektroniczny nie uległ zmianie po opatrzeniu go pieczęcią elektroniczną i jest autentyczny. Innymi słowy, pieczęć zapewnia integralność oraz autentyczność opatrzonego nią dokumentu. W szczególności pieczęć elektroniczna przydaje się tam, gdzie potrzebne jest automatyczne i masowe zabezpieczanie autentyczności i integralności dokumentów elektronicznych. Podpis elektroniczny Dane w postaci elektronicznej służące (przy wymianie informacji drogą elektroniczną) do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny i do potwierdzania autentyczności dokumentu. Stosowanie podpisu elektronicznego gwarantuje, że przesyłka pochodzi od deklarowanego nadawcy oraz że jej zawartość nie została zmieniona. W przypadku korespondencji papierowej, charakter pisma i podpis identyfikują autora i dają pewność, że jest nadawcą wiadomości; taką samą funkcję pełni podpis cyfrowy dla korespondencji wysyłanej drogą elektroniczną. Podpis elektroniczny jest matematycznym algorytmem, w wyniku działania którego otrzymywana jest zaszyfrowana informacja doklejana do przesyłanej wiadomości - podpis. Dzięki posługiwaniu się podpisem elektronicznym przesyłane dokumenty elektroniczne są zabezpieczone przed modyfikacją przez osoby nieupoważnione. Każda, nawet przypadkowa zmiana w treści przesyłki jest sygnalizowana przez komputer odbiorcy. Podpis kwalifikowany Jest elektronicznym podpisem równoważnym podpisowi własnoręcznemu. Służy do podpisywania dokumentów i umów, które mają moc prawną. Podpis elektroniczny musi być weryfikowany ważnym kwalifikowanym certyfikatem oraz składany przy pomocy bezpiecznego urządzenia do składania podpisu. Podpis niekwalifikowany To podpis elektroniczny weryfikowany poprzez certyfikat niekwalifikowany. Podpis elektroniczny złożony za pomocą certyfikatu niekwalifikowanego (powszechnego) nie jest z mocy prawa równoważny podpisowi własnoręcznemu. Podpis elektroniczny weryfikowany poprzez certyfikat niekwalifikowany wywołuje skutki prawne podpisu odręcznego tylko wtedy, gdy obie strony zawrą wcześniej umowę. W takiej umowie powinny się znaleźć zapisy o wzajemnym uznaniu podpisów weryfikowanych certyfikatem niekwalifikowanym. Stosowanie podpisu niekwalifikowanego (powszechnego) nie wymaga również spełnienia żadnych określonych warunków - wystarczy posiadanie certyfikatu niekwalifikowanego i komputera. MXEDMV2014P0001