Zarządzenie Nr 9/2012. z dnia 3 września 2012 roku. Dyrektora Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji w Łaziskach Górnych

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr 9/2012 z dnia 3 września 2012 roku Dyrektora Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji w Łaziskach Górnych w sprawie: wprowadzenie Instrukcji obiegu dokumentów w Miejskim Ośrodku Sportu i Rekreacji w Łaziskach Górnych Na podstawie: rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67). 1 Wprowadza się Instrukcję obiegu dokumentów dla Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji w Łaziskach Górnych, stanowiącą załącznik do niniejszego Zarządzenia. 2 Nadzór nad prawidłowym wykonywaniem postanowień niniejszego zarządzenia sprawuje Kierownik Działu Organizacyjno-Administracyjnego Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji w Łaziskach Górnych. 3 Traci moc zarządzenie Nr 6/2011 Dyrektora Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji z dnia 1 marca 2011 roku w sprawie wprowadzenie Instrukcji obiegu dokumentów w Miejskim Ośrodku Sportu i Rekreacji w Łaziskach Górnych. 4 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia. 1

2 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 9/2012 z dnia 3 września 2011 INSTRUKCJA OBIEGU DOKUMENTÓW W MIEJSKIM OŚRODKU SPORTU I REKREACJI W ŁAZISKACH GÓRNYCH RODZIAŁ I. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Instrukcja obiegu dokumentów określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Miejskim Ośrodku Sportu i Rekreacji. 2. Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy: - przyjmowanie i rozdział korespondencji i przesyłek, - sporządzanie pism, - prowadzenie dziennika korespondencji, w którym ewidencjonowana jest korespondencja przychodząca, prowadzenie ewidencji faktur przychodzących, delegacji sędziowskich, ryczałtów samochodowych, delegacji oraz potwierdzeń odbioru, - przyjmowanie i nadawanie bądź faksów. 3. Czynności kancelaryjne w Ośrodku wykonuje pracownik administracji, który posiada odpowiednie wykształcenie oraz umiejętności. 4. Nadzór nad pracami sekretariatu powierza się kierownikowi Działu Organizacyjno- Administracyjnego. ROZDZIAŁ II. PRZYJMOWANIE I OBIEG KORESPONDENCJI 1. Korespondencję przyjmuje Dział Organizacyjno- Administracyjny- Sekretariat, który ją rejestruje w dzienniku korespondencyjnym. 2. Sekretariat otwiera wszelkie przesyłki z zastrzeżeniem: - adresowanych imiennie, - wartościowych lub stanowiących tajemnicę służbową. 3. Po otwarciu koperty stwierdza się: - czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego, - czy dołączone są załączniki. 2

3 4. Korespondencję mylnie dostarczoną Sekretariat zwraca do urzędu pocztowego właściwego ze względu na miejsce położenia Ośrodka lub przesyła bezpośrednio do właściwego adresata. 5. Potwierdzenie otrzymania pisma Sekretariat wydaje na żądanie składającego pismo, umieszczając na otrzymanym piśmie datę wpływu oraz podpis. 6. Na korespondencji przychodzącej do MOSiR Sekretariat umieszcza datę wpływu i parafę osoby przyjmującej. 7. W przypadku nieprawidłowego umieszczenia daty na piśmie przychodzącym, należy przekreślić datę wpływu, umieścić poprawną datę oraz podpis osoby korygującej wpływ pisma. 8. Po wykonaniu powyższych czynności sekretariat przekazuje całą korespondencję Dyrektorowi MOSiR, który następnie przekazuję ją odpowiednim działom funkcjonującym w MOSiR wg poniższego schematu: DZIAŁY Dyrektor - Zastępca Dyrektora Hali Widowiskowo- Sportowej przy ul. Ogrodowej, - Menedżer Sportu Ośrodka Rekreacyjno- Sportowego Żabka, - Menedżer Sportu Hali Sportowej przy ul. Staszica / Zaplecza Sportowego przy ul. Sportowej. Dział Finansowo- Księgowy: - Główny Księgowy. NAZWA SKRÓCONA DY ZD MZ MS FK GK Dział Organizacyjno-Administracyjny: - Kierownik Działu Organizacyjno- Administracyjny DA KA ROZDZIAŁ III. PRZEKAZYWANIE KORESPONDENCJI OSOBOM FUNKCYJNYM. 1. Osobom funkcyjnym (Dyrektor, Główny Księgowy, Kierownik Działu, Menedżer Sportu) przekazuje się korespondencję adresowaną i zastrzeżoną z imienia i nazwiska. 3

4 ROZDZIAŁ IV. CZYNNOŚCI KANCELARYJNE SEKRETARIATU 1. W Miejskim Ośrodku Sportu i Rekreacji obowiązuje system kancelaryjny bezdziennikowy oparty na rzeczowym wykazie akt. 2. Dodatkowo w celu usprawnienia prac sekretariatu prowadzi się dziennik korespondencyjny, który pełni funkcję informacyjną. 3. Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową klasyfikację akt powstającą w toku działalności Ośrodka oraz zawiera jej klasyfikację archiwalną. 4. Akta jednorodne posiadają to samo hasło klasyfikacyjne i symbol liczbowy. 5. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy i zawiera: - oznaczenie komórki organizacyjnej - MOSiR - symbol klasyfikacyjny z wykazu akt - kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw; - cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła. 6. Poszczególne elementy znaku sprawy umieszcza się w kolejności, o której mowa w pkt. 4 i oddziela kropką w następujący sposób: ABC , gdzie: - ABC to oznaczenie komórki organizacyjnej MOSiR, to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, - 77 to liczba kreślącą siedemdziesiątą siódmą sprawę rozpoczętą w 2011r. w komórce organizacyjnej oznaczonej ABC, w ramach symbolu klasyfikującego 123, to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła. 7. Dokumentacja oznaczona symbolem BE jest zaliczona do dokumentacji mającej krótkotrwałe znaczenie praktyczne. 8. Spis spraw prowadzi się na każdy rok oddzielnie. Dopuszcza się prowadzenie teczek przez okres dłuższy niż jeden rok w zależności od ilości dokumentacji tam przechowywanej. 9. Spis spraw prowadzi się na specjalnych formularzach- wzór formularza umieszczany jest w zarządzeniu dotyczącym funkcjonowania składnicy akt w MOSiR. 10. Nie podlegają rejestracji: - publikacje, - foldery reklamowe, - ogłoszenia i afisze, 4

5 - e, za wyjątkiem skarg i wniosków oraz pism istotnych dla działalności MOSiR, - zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze. ROZDZIAŁ V. WYSYŁANIE I DORĘCZNIE PISM 1. Korespondencja może być przekazywana odbiorcy w postaci pisma wysłanego: - przesyłką listowną: Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji, ul. Ogrodowa 50, Łaziska Górne, - pocztą elektroniczną na adres owy: mosirlaziska@wp.pl, - faxem na numer telefonu: Pisma wysłane powinny być opatrzone pieczęciami i podpisami. 3. Sprawy załatwione wysyła się niezwłocznie, dodatkowo rejestruje pismo podlegające wysyłce w Pocztowej książce podawczej. ROZDZIAŁ VI. PRZEKAZYWANIE I PRZECHOWYWANIE AKT 1. Przekazywanie dokumentacji odbywa się na podstawie uporządkowanego spisu akt sprawy wraz z dołączonym do nich spisem zdawczo- odbiorczym. Ponadto dana teczka powinna być prawidłowo opisana na zewnętrznej stronie zgodnie ze wzorem umieszczonym w zarządzeniu dotyczącym funkcjonowania składnicy akt w MOSiR. 2. W razie likwidacji Ośrodka przekazuje się materiały archiwalne /kategorii A/ do właściwego archiwum państwowego, a dokumentację niearchiwalną /kategorii B/ przekazuje się Urzędowi Miasta w Łaziskach Górnych na podstawie protokołów. 3. Akta spraw oraz pełna dokumentacja dotycząca funkcjonowania sekretariatu przechowywana jest w składnicy Akt. Przechowanie akt następuje zgodnie z terminarzem określonym w zarządzeniu dotyczącym funkcjonowania składnicy akt. Niniejszą instrukcję zatwierdza się do użytku wewnętrznego w Miejskim Ośrodku Sportu i Rekreacji w Łaziskach Górnych. 5