RM-FZ AG Załącznik nr 1 do Umowy nr./2015. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

Transkrypt

1 Projekt Zamość miasto UNESCO, Pomnik Historii RP produktem turystycznym polskiej gospodarki współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Działania 6.4 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka RM-FZ AG Załącznik nr 1 do Umowy nr./2015 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia 1. Przedmiot zamówienia Przedmiotem umowy jest usługa (zwana dalej usługą lub zamówieniem ) obejmująca przygotowanie i realizację audytu zewnętrznego projektu pt. Zamość miasto UNESCO, Pomnik Historii RP produktem turystycznym polskiej gospodarki POIG /10 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka Audyt projektu należy wykonać przy uwzględnieniu zapisów Umowy o dofinansowanie projektu POIG /10 zawartej pomiędzy Polską Organizacją Turystyczną a Miastem Zamość, obowiązujących przepisów oraz wytycznych Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, Informacje dotyczące projektu podlegającego audytowi 1) Nazwa projektu: Zamość miasto UNESCO, Pomnik Historii RP produktem turystycznym polskiej gospodarki 2) Numer projektu: WNP-POIG ) Wartość całkowita Projektu: ,89 4) Wartość wydatków kwalifikowanych: ,46 5) Wartość dofinansowania: ,09 6) Źródła finansowania: Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego oraz budżet państwa, Program Operacyjny: Innowacyjna Gospodarka (dalej: POIG) 7) Priorytet: VI 8) Działanie: 6.4 Inwestycje w produkty turystyczne o znaczeniu ponadregionalnym 9) Okres realizacji: lata ) Okres realizacji rzeczowej (roboty budowlane): ) Beneficjent: Miasto Zamość 12) Projekt pt. Zamość miasto UNESCO, Pomnik Historii RP produktem turystycznym polskiej gospodarki ze względu na swój unikalny i ponadregionalny charakter znalazł się na liście projektów indywidualnych 6. Osi priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. Jednym z instrumentów przewidzianych wyżej wymienione osi priorytetowej jest wsparcie rozwoju turystyki, przyczyniającej się do równomiernego rozwoju społeczno-gospodarczego kraju. Przedsięwzięcie Miasta Zamość w sposób istotny poszerzy ofertę turystyczną Polski, co przyczyni się do wzrostu liczby turystów 1

2 odwiedzających Polskę. Działanie 6.4 wspiera inwestycje związane z tworzeniem konkurencyjnych i innowacyjnych produktów turystycznych o charakterze unikatowym i ponadregionalnym. Taki charakter ma projekt Miasta Zamościa, którego efektem będzie produkt turystyczny oparty na wpisanym w 1992 r. na Listę Światowego Dziedzictwa UNESCO Starym Mieście w Zamościu. 13) Rezultatem projektu będzie m.in.: a) wykreowanie unikatowego produktu turystycznego poprzez udostępnienie i opisanie Twierdzy Zamość od fortyfikacji XVI-wiecznego miasta idealnego po fortyfikacje poligonalne poprzez zmianę (poprawę) wizerunku miejsc już znanych, lecz słabo wyeksponowanych oraz promocję miejsc dotąd nieudostępnionych jako atrakcje turystyczne, b) wydłużenie czasu pobytu turysty w Zamościu poprzez udostępnienie zabytków dotychczas nieudostępnionych oraz zagospodarowanie otoczenia zabytków w sposób atrakcyjny i przyjazny dla użytkowników, zachęcający do zatrzymania się na dłużej, odpoczynku i relaksu, c) poszerzenie możliwości obcowania z dziedzictwem kulturowym poprzez udostępnienie na cele turystyczne historycznych obiektów oraz krajobrazu warownego, zawierającej nieznane dotychczas relikty architektoniczne, wyposażenie trasy w odpowiednią małą architekturę, infrastrukturę wizyjna i teleinformatyczną, oznakowanie i wyposażenie tras turystycznych i obiektów, d) stworzenie atrakcyjnego produktu turystycznego dla osób odwiedzających Polskę w trakcie Piłkarskich Mistrzostw Europy 2012, a w szczególności interesującego miejsca dla turystów podążających przez województwo lubelskie na mecze rozgrywane na Ukrainie. 14) Informacje dodatkowe a) Ilość instytucji zaangażowanych w realizację projektu: 1, b) Beneficjent projektu: Miasto Zamość, c) Merytoryczne miejsce realizacja projektu: Stare Miasto w Zamościu, d) Miejsce przechowywanie dokumentacji merytorycznej i finansowej: Urząd Miasta Zamość, e) Ilość złożonych wniosków o płatność: 19 (w tym 2 wnioski sprawozdawcze), f) Zaliczki: nie dotyczy. 15) Kategorie kosztów w budżecie projektu: a) Prace projektantów, architektów, rzeczoznawców majątkowych, rzeczoznawców budowlanych, w tym przygotowanie opinii, kosztorysów inwestorskich, koncepcji architektonicznej, dokumentacji budowlanej, dokumentacji wykonawczej, programu funkcjonalno-użytkowego, opracowania map lub szkiców lokalnych pokazujących usytuowanie projektu, b) Dostosowanie terenów, obiektów wraz z ich otoczeniem i pomieszczeń do świadczenia usług związanych z projektem, w tym w szczególności koszty przygotowania terenu pod inwestycję - wyburzeń, rozbiórek, remontów, rekultywacji, wraz z pracami geodezyjnymi, koszty robót budowlanych, remontowych, adaptacyjnych, w tym konserwatorskich, wraz z pracami wykończeniowymi, c) Budowa, remont, przebudowa infrastruktury towarzyszącej obiektom dziedzictwa kulturowego, w tym obiektów małej architektury, 2

3 d) Koszty budowy, przebudowy i remontu niezbędnej infrastruktury technicznej, w szczególności sieci wodnej, kanalizacyjnej, transportowej, energetycznej, gazowej, deszczowej, telekomunikacyjnej, sieci specjalistycznych, e) Pokrycie kosztów ponoszonych w imieniu inwestora w zakresie prawidłowości realizacji inwestycji, w tym również nadzoru konserwatorskiego i archeologicznego oraz nadzoru nad wykonywaniem robót przez osobę o odpowiednich kwalifikacjach zawodowych, koszty budowy, przebudowy i remontu niezbędnej infrastruktury technicznej, w szczególności sieci wodnej, kanalizacyjnej, transportowej, energetycznej, gazowej, deszczowej, telekomunikacyjnej, sieci specjalistycznych; f) Prowadzenie działań informacyjno-promocyjnych związanych z projektem i z rezultatami projektu, w tym kampanii promocyjnych dotyczących produktów turystycznych będących przedmiotem projektu, g) Przeprowadzenie badań efektywności projektu, w tym efektywności działań promocyjnych, h) Nabycie wartości niematerialnych i prawnych w formie patentów, licencji, know how lub nieopatentowanej wiedzy technicznej, i) Usługi w zakresie audytu zewnętrznego w przypadku projektów, w których całkowita wartość dofinansowania przekracza złotych, o ile przeprowadzenie audytu jest wymagane przez instytucję zarządzającą, obsługi prawnej, opłat administracyjnych, pod warunkiem że są one niezbędne do przygotowanie realizacji projektu. 16) Przybliżona ilość postępowań o udzielenie zamówienia publicznego: Okres realizacji audytu. 1) Audytem objęte zostaną wydatki poniesione przez beneficjenta w ramach projektu, realizowanego w okresie od dnia 31 lipca 2012 r. do 31 maja 2015 r. 2) W powyższym okresie złożonych zostało 11 wniosków o płatność (w tym 2 wnioski sprawozdawcze). 3) Do dnia 30 marca 2015 r. przedłożono do rozliczenia wydatki obejmujące: a) całkowita kwotę wydatków objętych wnioskiem w wysokości około ,00 zł b) wnioskowaną kwotę w wysokości około ,00 zł. od rozpoczęcia realizacji projektu tj. od roku 2009 (opracowanie dokumentacji technicznej projektu) do 31 lipca 2012 r. włącznie. Do dnia 30 maja 2012 r. przedłożono do rozliczenia wydatki obejmujące około 54 % budżetu projektu. Dnia 31 lipca planowane jest przedłożenie do rozliczenia wydatków obejmujących około 80% budżetu projektu. 4. Cel przeprowadzenia audytu Celem przeprowadzenia audytu jest: 1) sprawdzenie poprawności realizacji projektu zgodnie z: a) Umową o dofinansowanie i aneksami, b) zachowaniem prawa krajowego i wspólnotowego, 2) sprawdzenie czy wydatki są ponoszone zgodnie z: zasadami kwalifikowalności Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka , zasadami właściwymi dla projektu, harmonogramami rzeczowo finansowymi, 3) sprawdzenie czy dokumenty merytoryczne i finansowe są przygotowane prawidłowo, 3

4 4) sprawdzenie czy informacje zawarte w sprawozdaniach są wiarygodne. W ramach przeprowadzonego audytu wydana zostanie opinia na temat: 1) Wiarygodności danych liczbowych jak i opisowych zawartych w dokumentach związanych z realizacją projektu; 2) Realizacji wydatków i uzyskania założonych efektów zgodnie z wymaganiami zawartymi we wniosku i umowie o dofinansowanie projektu; 3) Poprawnego sposobu udokumentowania i ewidencyjnego wyodrębnienie rzeczywistych operacji gospodarczych. 5. Wymagany termin realizacji całości przedmiotu zamówienia 1) Data rozpoczęcia audytu Projektu 14 maja 2015 roku 2) Zakończenie audytu Projektu i przekazanie Zamawiającemu wstępnej wersji sprawozdania z wyników przeprowadzonego audyty 28 maja 2015 roku 3) Złożenie Zamawiającemu końcowego sprawozdania z wyników przeprowadzonego audytu 8 czerwca 2015 roku. 6. Miejsce oraz godziny realizacji przedmiotu zamówienia Audyt będzie prowadzony na terenie Urzędu Miasta Zamość, w dni robocze, w godzinach pracy Urzędu. 6.1 Miejsce realizacji przedmiotu zamówienia Urząd Miasta Zamość Rynek Wielki 13, Zamość. Wskazany adres jest główną siedzibą Zamawiającego. Poszczególne jednostki zaangażowane w realizację projektu ulokowane poza główną siedzibą Zamawiającego, na terenie Starego Miasta w Zamościu. 6.2 Godziny realizacji przedmiotu zamówienia poniedziałek, środa, czwartek: wtorek: piątek: Opis zadań dla Wykonawcy zamówienia W ramach zamówienia, Wykonawca zobowiązany jest do przeprowadzenia audytu zewnętrznego Projektu Zamość miasto UNESCO, Pomnik Historii RP produktem turystycznym polskiej gospodarki zgodnie z powszechnie uznanymi, międzynarodowymi standardami audytu, którego celem jest uzyskanie dowodów pozwalających na jednoznaczną ocenę czy realizacja Projektu przebiega zgodnie z przepisami, producentami/wytycznymi oraz wnioskiem i umową o dofinansowanie Projektu. Przez audyt zewnętrzny Zamawiający rozumie ogół działań prowadzonych przez podmiot zewnętrzny, niezależny od Beneficjenta, skutkujący uzyskaniem obiektywnej i niezależnej oceny 4

5 realizacji projektu pod względem legalności, gospodarności, celowości, rzetelności, a także przejrzystości i jawności. Raport z audytu zewnętrznego będzie wykorzystany do potwierdzenia wiarygodności danych, zarówno liczbowych jak i opisowych, zawartych w przedstawionych przez Beneficjenta w dokumentach związanych z realizowanym projektem. Stwierdzenie wiarygodności danych powinno mieć charakter bezpośredni (polegający np. na badaniu ksiąg rachunkowych). 8. Zakres przedmiotu zamówienia Audyt projektu będzie obejmował następujące obszary: 1) Audyt zgodności projektu w zakresie finansowym a) sprawdzenie, czy opracowane przez Beneficjenta procedury zarządzania środkami finansowymi zapewniają rzetelną i terminową realizację oraz dokumentowanie operacji, b) sprawdzenie, czy procedury wewnętrzne Beneficjenta gwarantują rzetelność wniosków o płatność oraz ich zgodność z dokumentami źródłowymi, ewidencją księgową, c) badanie poprawności księgowania (zgodność z zakładowym planem kont oraz z zapisami w ewidencji księgowej oraz treścią dokumentów źródłowych, posiadanie wyodrębnionej ewidencji księgowej), d) zgodność realizacji projektu z umową o dofinansowanie, prawem krajowym i wspólnotowym oraz osiągnięcie celu projektu, e) poprawność polityki rachunkowej, f) funkcjonowanie systemu kontroli wewnętrznej, g) poprawność księgowania wydatków poniesionych w ramach projektu, ich kwalifikowalność, sposób ich udokumentowania i ich wyodrębnienie w ewidencji księgowej, h) przepływy na rachunku bankowym projektu, i) wiarygodność i terminowość sprawozdań z realizacji projektu, j) sposób monitorowania realizacji celów projektu, k) kontrola zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223), w części dotyczącej audytowanego projektu oraz przestrzeganie przepisów o finansach publicznych, rachunkowości i o zamówieniach publicznych w tym w zakresie przestrzegania dyscypliny finansów publicznych, l) sprawdzenie zgodności sprawozdań z realizacji projektu i wniosków o płatność z wnioskiem i umową do dofinansowanie, m) ocena prawidłowości i wiarygodności poniesionych wydatków (faktycznie poniesione, zasadne, celowe, oszczędne, zgodne z zapisami w dokumentacji projektowej, w terminie realizacji projektu, nieodbiegające od cen w regionie, przekazane na wskazane w umowach na rachunki wykonawców, n) kontrola formalna faktur i ich zgodność z zapisami umów z wykonawcami, o) sprawdzenie zapewnienia przez Beneficjenta wkładu własnego, p) weryfikacja kwalifikowalności poniesionych wydatków, q) sprawdzenie sposobu dokumentowania wydatków (opis dokumentów księgowych) oraz ujęcia ich na wyodrębnionym rachunku bankowym wyszczególnionym w planie kont Beneficjenta, r) badanie zgodności kwot wynikających z zestawienia dokumentów rozliczeniowych z zapisami księgowymi, 5

6 s) sprawdzenie, czy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja wydatków, ewidencja przychodów dla projektu zgodnie z zasadami określonymi dla programu operacyjnego, t) sprawdzenie statusu podatkowego Beneficjenta, u) sprawdzenie kwalifikowalności podatku VAT poprzez zbadanie stanu faktycznego z pisemną interpretacją przepisów prawa podatkowego stwierdzającą możliwość odzyskania podatku VAT w zakresie realizowanego projektu z właściwej Izby Skarbowej (w przypadku gdy Beneficjent zadeklarował, iż nie może odzyskać podatku VAT, w związku z czym podatek VAT został uznany za koszt kwalifikowalny), v) ocena zakładanej wysokości kwalifikowalności podatku VAT (w przypadku, gdy Beneficjent zadeklarował, iż tylko część podatku VAT może odzyskać, w związku z czym koszt został uznany za częściowo kwalifikowalny), w) sprawdzenie utrzymania przez Beneficjenta odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z projektem, x) sposób archiwizacji dokumentów projektu, y) wykonywanie zaleceń pokontrolnych wcześniejszych kontroli i audytów, z) wywiązywanie się beneficjenta z obowiązków w zakresie informacji i promocji projektu, aa) weryfikacja osiągniętych wskaźników projektu. 2) Audyt zgodności realizacji projektu a) sprawdzenie zgodności realizacji projektu z przepisami prawa (m.in. prawo budowlane, prawo zamówień publicznych przepisy o rachunkowości oraz o finansach publicznych,), b) ocena zgodności realizacji projektu z dokumentami programowymi (program operacyjny, wytyczne i instrukcje, podręczniki, procedury), c) sprawdzenie zgodności realizacji projektu z wnioskiem i umową o dofinansowanie, d) sprawdzenie poprawności udzielania zamówień publicznych, obejmująca w szczególności sprawdzenie, czy Beneficjent prawidłowo stosował Ustawę Prawo zamówień publicznych, e) potwierdzenie zgodności zakresu umów zawartych z wykonawcami z dokumentacją projektową (wniosek o dofinansowanie z załącznikami), f) prawidłowość zakupu, dostaw i usług pod kątem racjonalności wydatków oraz stosowania zasady konkurencyjności, przejrzystości i należytego upubliczniania, g) sprawdzenie planowanego sposobu monitorowania osiągania celów projektu, h) potwierdzenie wiarygodności sprawozdań z realizacji projektu ze stanem faktycznym tj. m.in. weryfikacja zgodności danych przekazywanych we wniosku/wnioskach o płatność w części dotyczącej postępu rzeczowego i postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu, utrzymania zatrudnienia, i) sprawdzenie, czy cele projektu zostały zrealizowane i czy osiągnięto zakładany na dany okres poziom wskaźników, j) ocena prawidłowości stosowania zasad pomocy publicznej, zawartych w przepisach krajowych i wspólnotowych dotyczących pomocy publicznej oraz weryfikacja warunków wykluczających wystąpienie pomocy publicznej podczas realizacji projektu, k) sprawdzenie, czy Beneficjent wdrożył zalecenia po przeprowadzonych kontrolach oraz usunął uchybienia, jeżeli takie zostały wykryte, l) ocena prawidłowości zakładanej rentowności projektu tj. czy wysokość generowanego dochodu jest zgodna z zakładaną we wniosku o dofinansowanie. 6

7 3) Wizyta na miejscu realizacji projektu a) sprawdzenie czy zakres robót jest zgodny z wnioskiem i umową o dofinansowanie, b) potwierdzenie prawidłowości prowadzenia działań promocyjnych i informacyjnych. 4) Audyt zgodności prowadzenia i archiwizowania dokumentacji a) sprawdzenie, czy wprowadzono mechanizmy zapewniające właściwy obieg i sposób archiwizowania wszystkich dokumentów związanych z realizacją projektu, b) sprawdzenie, czy wprowadzono mechanizmy (w postaci wewnętrznych regulacji) są zgodne z wnioskiem i umową o dofinansowanie. 5) Audyt w zakresie zasad informacji i promocji a) potwierdzenie wywiązywania się przez Beneficjenta z obowiązku prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych. 6) Analiza powodzenia projektu a) oszacowanie czy występują zagrożenia prawidłowej realizacji Projektu i terminowości jego zakończenia. Po przeprowadzonym audycie, audytor sporządza sprawozdanie, który w sposób bezstronny, kompletny, zrozumiały, jednoznaczny, rzetelny i zgodny ze stanem faktycznym na przedstawiać wyniki tj. ustalenia i wnioski audytu zewnętrznego Projektu. 9. Opis audytu i jego przebieg 9.1 Standard audytu Audyt powinien być przeprowadzony zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa krajowego oraz Międzynarodowymi Standardami Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego opracowanymi przez The Institute of Internal Auditors. 9.2 Dobór i wielkość próby Wydatki poniesione w ramach projektu powinny zostać zweryfikowane na podstawie reprezentatywnej próby oryginałów dokumentów minimum 20 % w każdej kategorii wydatków. Oprócz dokumentów bezpośrednio dotyczących wydatków audytowi podlega także pozostała dokumentacja w trakcie realizacji projektu. Metody doboru prób do audytu oraz wielkość prób wykonawca określi w I etapie realizacji audytu. Etapy audytu Audyt zostanie zrealizowany w następujących etapach: Etap I Sporządzenie planu i harmonogramu audytu oraz wybór stosowanych metod, procedur i technik badawczych W celu sporządzenia planu i harmonogramu audytu oraz dokonania wyboru metod, procedur i technik badawczych, w tym metod doboru prób do badania i ich wielkości a także wyłonienia szczególnych obszarów audytu, Wykonawca: 1) Zapozna się z dokumentacją projektową, 2) Zapozna się z obszarami związanymi z realizacją projektu, 7

8 3) Przeprowadzi rozmowy z Zespołem Koordynującym Projekt / pracownikami odpowiadającymi za różne obszary realizacji projektu. Wykonawca sporządzi dokument pt. OPIS I HARMONOGRAM AUDYTU i przedstawi zamawiającemu do akceptacji. Dokument ten musi spełniać wymagania dotyczące informacji i promocji projektów realizowanych w ramach PO IG i zawierać logotypy, zgodne z zasadami identyfikacji wizualnej obowiązującymi w PO IG. Etap II badanie audytowe Po zatwierdzeniu przez Zamawiającego OPISU I HARMONOGRAMU AUDYTU Wykonawca rozpocznie i zrealizuje działania składające się na badanie audytowe. Wszelkie czynność będą przeprowadzone z dbałością o należyte dokumentowanie prowadzonych czynności. Wykonawca zobowiązuje się przeprowadzić audyt zgodnie z powszechnie uznawanymi, międzynarodowymi standardami audytu. Etap III Sporządzenie sprawozdania i opinii z audytu Sprawozdanie z audytu powinno spełniać wymogi dotyczące informacji i promocji zgodnie z zasadami obowiązującymi w PO IG. Sporządzenie sprawozdania z audytu zostanie przeprowadzone w następujący sposób: 1) Wersja wstępna sprawozdania z audytu zostaną przygotowana na podstawie dokumentów i materiałów zebranych trakcie audytu, po dokonaniu ich analizy. Wstępna wersja sprawozdania zostanie przekazana Zamawiającemu celem odniesienia się do jego treści. Zamawiający odniesie się do wstępnej wersji sprawozdania oraz przekaże pisemnie uwagi wykonawcy lub poinformuje wykonawcę o braku uwag do wstępnej wersji sprawozdania. Opinia Zamawiającego (uwagi i wyjaśnienia) zostanie sformułowana i przekazana wciągu 7 dni od dnia otrzymania wstępnej wersji sprawozdania. Wykonawca/audytor opracuje ostateczną wersję sprawozdania uwzględniającą uwagi i wyjaśnienia Zamawiającego w ciągu 7 dnia od dnia ich otrzymania. 2) Wersja końcowa sprawozdania z audytu zostanie przygotowana po przedłożeniu uwag Zamawiającego do wersji wstępnej lub przekazaniu informacji o braku uwag. Wykonawca dokona analizy ewentualnych uwag, odniesie się do nich pisemnie oraz przedstawi końcową wersję sprawozdania. Wersja końcowa sprawozdania z audytu wraz z opinią zostanie dostarczona Zamawiającemu w 3 egzemplarzach (3 egz. papierowe i 3 egz. elektroniczne zapisane w PDF). 3) Ostateczna wersję sprawozdania należy dostarczyć w 4 egzemplarzach, w formie oprawionego wydruku oraz dodatkowo w 4 egzemplarzach w wersji elektronicznej na nośniku w postaci płyty CD-R. Raport/sprawozdanie z audytu zewnętrznego powinien zawierać w szczególności następujący, minimalny wymagany zakres: 1) Miejsce, datę sporządzenie i podpisania sprawozdania, 2) Ustalenia stanu faktycznego, w tym: a) Miejsce i datę sporządzenie sprawozdania, b) Numer i tytuł audytowanego projektu, c) Numer i datę zawarcia umowy o dofinansowanie i aneksów, d) Całkowita wartość projektu, wartość wydatków kwalifikowanych, poziom i kwota dofinansowania, e) Termin realizacji projektu oraz zwięzły opis audytowanego projektu, 8

9 f) Nazwa, adres siedziby, NIP, REGON podmiotu realizującego projekt, g) Nazwa, adres siedziby, NIP, REGON podmiotu przeprowadzającego audyt, h) Imiona i nazwiska osób wchodzących w skład zespołu audytowego wraz z ewentualnie posiadanymi numerami wpisu KIBR, zaświadczeń MF oraz ewentualne numer imiennego upoważnienia do przeprowadzenia audytu, i) Okres objęty audytem, wartości kwot poddanych badaniu, j) Termin przeprowadzenia audytu (data rozpoczęcia i zakończenia), k) Cel audytu, l) Zakres przedmiotowy audytu, m) Podjęte działania i zastosowane techniki audytu, n) Próg istotności i poziom ufności, o) Określenie wielkości próby dokumentów oraz metodologii jej doboru, p) Opis obszarów funkcjonujących w sposób poprawny, q) Ustalenia stanu faktycznego, w tym: r) Wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji projektu wraz ze wskazaniem ich wagi oraz czy jakikolwiek z tych problemów ma charakter systemowy, s) Wskazanie wydatków niekwalifikowalnych w ramach projektu ze wskazaniem naruszenia przepisów prawa, procedur, t) Określenie oraz analiza przyczyn i skutków nieprawidłowości/uchybień, u) Uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości/uchybień, rekomendacje, v) Ocena zgodności realizacji projektu z umową/decyzją, obowiązującymi przepisami, wytycznymi, w) Ocena procedur wewnętrznych Beneficjenta, x) Ocena ścieżki audytu Beneficjenta w zakresie finansowo-księgowym, y) Ocena prawidłowości klasyfikacji wydatków wg kategorii i źródeł finansowania, z) Ocena prawidłowości prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej oraz księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, aa) Ocena kwalifikowalności wydatków i sposobu ich dokumentowania, bb) Ocena terminowości występowania, uzyskiwania i wydatkowania środków na realizację projektu, cc) Ocena wiarygodności części sprawozdawczych wniosków Beneficjenta o płatność w odniesieniu do zakresu rzeczowego projektu, dd) Ocena sposobu monitorowania projektu, ee) Ocena sposobu stosowania przepisów w zakresie zamówień publicznych, lub wytycznych w sprawie udzielania zamówień oraz wyboru wykonawców w transakcjach nieobjętych ustawą Prawo zamówień publicznych, ff) Ocena realizacji obowiązków w zakresie pomocy publicznej zgodnie z przepisami (jeśli dotyczy), gg) Ocena prawidłowości prowadzonych w ramach projektu działań informacyjnych i promocyjnych w odniesieniu do wytycznych PO IG, hh) Ocena sposobu przechowywania, udostępniania, archiwizacji dokumentacji zgromadzonej w ramach projektu, ii) Informacja o wdrożeniu zaleceń i usunięciu nieprawidłowości stwierdzonych w wyniku przeprowadzonych kontroli, jj) Opinia, 9

10 kk) Oświadczenie o bezstronności i niezależności oraz o zachowaniu poufności i nienaruszaniu tajemnic określonych w odrębnych przepisach, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, ll) Załącznik nr 1 Spis dokumentów podlegających audytowi, mm) Załącznik nr 2 Wykaz osób z którymi przeprowadzono rozmowy w trakcie trwania audytu. Audytor powinien dokonać sprawdzenia dokumentacji oraz zapewnić identyfikowalność dokumentów, które podlegały badaniu. Wykaz sprawdzonych dokumentów stanowić będzie załącznik do sprawozdania z audytu zewnętrznego. Wszystkie strony sprawozdania z przeprowadzonego audytu powinny być ponumerowane i parafowane przez audytora zewnętrznego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do kontroli audytu na każdym z etapów jego realizacji. 10. Wymagania Zamawiającego Badaniem audytowym należy objąć 100% dokumentacji związanej z realizowanym projektem, dostępnej w momencie czynności audytowych (a nie w momencie podpisania umowy z audytorem). Wykonawca musi zapewnić sobie sprzęt i oprogramowanie komputerowe, materiały biurowe a także usługi techniczne i transport lokalny. Zamawiający udostępni Wykonawcy pomieszczenie biurowe do pracy Audytora w komórkach, jednostkach miasta, w których znajduje się dokumentacja podlegająca audytowi (pkt 11 OPZ). 11. Dane, niezbędne do celów realizacji przedmiotu zamówienia Dokumentacja podlegająca audytowi znajduje się w: 1) Jednostkach realizujących projekt (dokumentacja dotycząca inwestycji): Wydział Rozwoju Miasta i Funduszy Zewnętrznych Urzędu Miasta w Zamościu, Rynek Wielki 1, Zamość, 2) Biurach koordynujących projekt (dokumentacja dotycząca realizacji Umowy o dofinasowanie projektu): Wydział Rozwoju Miasta i Funduszy Zewnętrznych Urzędu Miasta w Zamościu, Rynek Wielki 1, Zamość, Wydział Finansowy Urzędu Miasta w Zamościu, Rynek Wielki 13, Zamość. 12. Sposób odbioru przedmiotu zamówienia Odbiór przedmiotu zamówienia nastąpi w siedzibie Zamawiającego: Wydział Rozwoju Miasta i Funduszy Zewnętrznych, Rynek Wielki 1, Zamość, II piętro, pok. nr Obowiązujące regulacje prawne Przedmiot zamówienia powinien być zrealizowany w opracowany o wytyczne zawarte w n/w dokumentach: 1) Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/206 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (dz. Urz. UE L 210 z dnia r., str ), (zwane dalej rozporządzeniem 1083/2006 ) 10

11 2) Rozporządzenie (WE) nr 1080/206 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju regionalnego i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1783/1999 (Dz. Urz. UE L 210 z r., str. 1-11), 3) Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (Dz. U. UE L 371 z dnia r. str ), 4) Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1998/2006 z dnia 15 grudnia 2006 r. w sprawie stosowania art. 87 i 88 Traktatu do pomocy de minimis (Dz. U. UE L 379 z dnia r. str. 5), 5) Rozporządzenie Komisji (WE) nr 800/2008 z dnia 6 sierpnia 2008 r. uznające niektóre rodzaje pomocy za zgodne ze wspólnym rynkiem w zastosowaniu art. 87 i 88 Traktatu (ogólne rozporządzenie w sprawie wyłączeń blokowych( (Dz. Urz. UE L 214 z dnia r., str. 3), 6) Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia, przygotowane w porozumieniu z Komisją Europejską, przyjęte przez Komisję w dniu 9 maja 2007 r., 7) Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka na lata , przyjęty przez Komisję Europejską w porozumieniu z Rzeczpospolitą Polską i przez Radę Ministrów oraz Szczegółowy opis priorytetów tego programu zaakceptowany decyzją Komisji Europejskiej z dnia 1 października 2007 r., oraz uchwałą Rady Ministrów z dnia 30 października 2007 r., 8) Ustawa z dnia 3 października 2008 r. o udostępnianiu informacji o środowisku i jego ochronie, udziale społeczeństwa w ochronie środowiska oraz w ocenach oddziaływania na środowisko Dz. U. Nr 199, poz. 1227), zwanej dalej ustawą o udostępnianiu informacji o środowisku i jego ochronie, udziale społeczeństwa w ochronie środowiska oraz o ocenach oddziaływania na środowisko, 9) Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 7 września 2007 r. w sprawie wydatków ponoszonych w ramach programów operacyjnych (Dz. U. Nr 175 poz z późn. zm), 10) Krajowe wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania , 11) Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, , 12) Międzynarodowe Standardy Rewizji Finansowej i normy wykonywania zawodu biegłego rewidenta, 13) Kodeks Etyki Zawodowej Biegłych Rewidentów, ogłoszony przez Krajową Izbę Rewidentów, 14) Międzynarodowe Standardy Audytu Wewnętrznego oraz Kodeks Etyki, ogłoszone przez Institute of Internal Auditors (IIA), 15) Standardy kontroli wydane przez Komisję Standardów Kontroli Międzynarodowej Organizacji Najwyższych Organów Kontroli (INTOSAI) lub Europejskie Wytyczne Stosowania Standardów Kontroli INTOSAI. 11

12 14. Postanowienia ogólne dotyczące zamówienia 14.1 Audytor powinien być niezależny od Zamawiającego i przed podpisaniem umowy złożyć oświadczenie o niezależności Wykonawca zobowiązuje się w trakcie i po zakończeniu audytu do zachowania w tajemnicy wszelkich i informacji uzyskanych w związku z wykonywanym badaniem audytu, przez co rozumie się zachowanie w tajemnicy przedmiotu prac, wszelkich materiałów, treści rozmów i informacji oraz dokumentów, w tym w szczególności zachowanie w tajemnicy danych osobowych, do których uzyskał dostęp w związku z wykonywaniem niniejszego zamówienia Zamawiający zastrzega, iż w przypadku uwag i zapytań ze strony Instytucji Wdrażającej podmiot przeprowadzający audyt będzie zobligowany do nieodpłatnego udzielenia odpowiedzi lub złożenia wyjaśnień w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego. 12