UMOWA NR... Załącznik nr 8 do Specyfikacji

Transkrypt

1 UMOWA NR... zawarta w dniu... w Olsztynie pomiędzy:..., zwanym dalej Zamawiającym, a... z siedzibą w..., reprezentowanym przez: , zwanym dalej Wykonawcą, o następującej treści: 1 1. W wyniku rozstrzygnięcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.) Zamawiający zleca, a Wykonawca zobowiązuje się do przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu WyposaŜenie i modernizacja zintegrowanych laboratoriów naukowo-badawczych Centrum Doskonałości BIOANIREP" współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w Programie Operacyjnym Innowacyjna Gospodarka. 2. Przedmiotem umowy jest przeprowadzenie audytu w trakcie realizacji projektu WyposaŜenie i modernizacja zintegrowanych laboratoriów naukowo-badawczych Centrum Doskonałości BIOANIREP" mającego na celu stwierdzenie, czy projekt jest realizowany prawidłowo i zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym, czy dokumenty merytoryczne i finansowe są poprawne, a wydatki ponoszone zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym, listą wydatków kwalifikowanych oraz z zachowaniem prawa krajowego i wspólnotowego. 3. Przedmiot umowy obejmuje: 1) audyt zgodności projektu w zakresie finansowym obejmujący: a) sprawdzenie, czy opracowane przez Zamawiającego procedury zarządzania środkami finansowymi zapewniają rzetelną i terminową realizację oraz dokumentowanie operacji, b) sprawdzenie, czy procedury wewnętrzne Zamawiającego gwarantują rzetelność wniosków o płatność oraz ich zgodność z dokumentami źródłowymi, ewidencją księgową, c) badanie poprawności księgowania, d) sprawdzenie zgodności sprawozdań z realizacji projektu i wniosków o płatność z wnioskiem i umową o dofinansowanie, e) ocenę prawidłowości i wiarygodności poniesionych wydatków, f) kontrolę formalną faktur i ich zgodność z zapisami umów z wykonawcami, g) weryfikowanie kwalifikowalności poniesionych wydatków, h) sprawdzenie sposobu dokumentowania wydatków (opis dokumentów księgowych) oraz ujęcia ich na wyodrębnionym rachunku bankowym wyszczególnionym w planie kont Zamawiającego, i) badanie zgodności kwot wynikających z zestawienia dokumentów rozliczeniowych z zapisami księgowymi, w rozbiciu na poszczególne kwoty kwalifikowane, 1

2 j) kontrolę zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy z dnia 9 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) w części dotyczącej audytowanego projektu, k) sprawdzenie, czy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja wydatków, ewidencja przychodów dla projektu zgodnie z zasadami określonymi dla programu operacyjnego, l) status podatkowy Zamawiającego, m) sprawdzenie utrzymywania przez Zamawiającego odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z projektem, 2) audyt zgodności realizacji projektu poprzez: a) sprawdzenie zgodności realizacji projektu z przepisami prawa (m.in. przepisy o rachunkowości, o finansach publicznych, Prawo zamówień publicznych), b) ocena zgodności realizacji projektu z dokumentami programowymi, c) sprawdzenie zgodności realizacji projektu z wnioskiem i umową o dofinansowanie, d) sprawdzenie poprawności udzielenia zamówień publicznych obejmujące w szczególności sprawdzenie, czy Zamawiający prawidłowo stosował ustawę Prawo Zamówień Publicznych, e) potwierdzenie zgodności zakresu umów zawartych z wykonawcami z dokumentacją projektową (wniosek o dofinansowanie z załącznikami), f) prawidłowość zakupu dostaw i usług pod kątem racjonalności wydatków oraz stosowanie zasady konkurencyjności, przejrzystości i naleŝytego upubliczniania, g) sprawdzenie planowanego sposobu monitorowania osiągania celów projektu, h) potwierdzenie wiarygodności sprawozdań z realizacji projektu ze stanem faktycznym, tj. m.in. weryfikacja zgodności danych przekazywanych we wniosku/wnioskach o płatność w części dotyczącej postępu rzeczowego i postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu, i) sprawdzenie, czy cele projektu zostały zrealizowane i czy osiągnięto zakładany na dany okres poziom wskaźników, j) ocena realizacji działań promocyjnych, 3) wizytę na miejscu realizacji projektu dotyczącą m.in.: a) sprawdzenia, czy zrealizowane przedsięwzięcie jest zgodne z wnioskiem i umową o dofinansowanie, dokumentacją powykonawczą, protokołami odbioru, b) potwierdzenia prawidłowości prowadzenia działań promocyjnych i informacyjnych, 4) audyt zgodności prowadzenia i archiwizowania dokumentacji dotyczący sprawdzenia, czy wprowadzono mechanizmy zapewniające właściwy obieg i sposób archiwizowania wszystkich dokumentów związanych z realizacją projektu, 5) audyt zgodności projektu z politykami wspólnotowymi dotyczący: a) polityki równości szans i niedyskryminacji, b) polityki społeczeństwa informacyjnego, 6) audyt w zakresie zasad informacji i promocji obejmujący potwierdzenie wywiązania się przez Zamawiającego z obowiązku prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych. 4. Audyt naleŝy przeprowadzić na podstawie reprezentatywnej próby (minimum 10%) oryginałów dokumentów w kaŝdej kategorii wydatków Zamawiającego, podczas realizacji audytu naleŝy zweryfikować próbę ogółem poniesionych wydatków, a takŝe pozostałą dokumentację powstałą w ramach realizacji zadań, pozwalającą wydać audytorowi w sprawie prawidłowości realizacji projektu wiąŝącą opinię i sporządzić raport w tym zakresie. 2

3 5. Wykonawca wykona przedmiot umowy zgodnie z: 1) obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa powszechnie obowiązującego, 2) zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego ogłoszonymi przez Institute of Internal Auditors (IIA). 6. Przedmiot umowy realizowany jest w ramach projektu WyposaŜenie i modernizacja zintegrowanych laboratoriów naukowo-badawczych Centrum Doskonałości BIOANIREP" współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w Programie Operacyjnym Innowacyjna Gospodarka Termin wykonania umowy: 30 dni od dnia podpisania umowy, tj. do dnia W wyniku przeprowadzonego badania sporządzone zostanie sprawozdanie, którego elementem koniecznym jest opinia o projekcie na temat: 1) potwierdzenia wiarygodności danych, zarówno liczbowych jak i opisowych dotyczących zdarzeń przeszłych związanych z osiągnięciem celów projektu, zawartych w przedstawionych przez Zamawiającego dokumentach związanych z realizowanym projektem, 2) realizacji wydatków i uzyskania załoŝonych efektów zgodnie z wymaganiami zawartymi we wniosku o dofinansowanie i umowie o dofinansowanie, 3) poprawnego sposobu udokumentowania i ewidencyjnego wyodrębnienia rzeczywistych operacji gospodarczych związanych z realizowanym projektem. 3. Za termin wykonania przedmiotu umowy oraz za termin przeniesienia przez Wykonawcę na Zamawiającego autorskich praw majątkowych do sprawozdania wraz z opinią z przeprowadzonego audytu na wszystkich polach eksploatacji na czas nieokreślony uwaŝa się dzień podpisania przez Zamawiającego bez zastrzeŝeń protokołu odbioru przedmiotu umowy. 3 Wykonawca oświadcza, iŝ przedmiot umowy będzie wykonywał osobiście, bez pomocy podwykonawców. lub (w zaleŝności od treści oferty wykonawcy) 3 1. Wykonawca oświadcza, iŝ przedmiot umowy będzie wykonywał osobiście i za pomocą podwykonawcy/ów. Za pomocą podwykonawcy/ów Wykonawca będzie wykonywał następujący zakres przedmiotu umowy: 1)..., 2) 2. Wykonawca sprawuje funkcję koordynatora całości zadania i ponosi pełną odpowiedzialność za terminowość i jakość dostaw wykonywanych przez podwykonawców. 3. Wykonawca zobowiązany jest do złoŝenia Zamawiającemu w terminie 5 dni od dnia wystawienia faktury pisemnego potwierdzenia przez podwykonawcę, którego wierzytelność jest częścią składową wystawionej faktury, o dokonaniu zapłaty na rzecz tego podwykonawcy. Potwierdzenie powinno zawierać zestawienie kwot, które były naleŝne podwykonawcy z tej faktury. 3

4 4. W przypadku niedostarczenia potwierdzenia, o którym mowa w ust.3, Zamawiający jest uprawniony do wstrzymania zapłaty części naleŝności równej naleŝności podwykonawcy, do czasu otrzymania tego potwierdzenia. 5. Wykonawca ponosi wobec Zamawiającego pełną odpowiedzialność za dostawy wykonywane przy pomocy podwykonawców Wykonawca za realizację przedmiotu umowy otrzyma wynagrodzenie ryczałtowe w wysokości... złotych brutto (słownie:...), w tym naleŝny podatek VAT. 2. Wykonawca otrzyma wynagrodzenie za realizację przedmiotu umowy na podstawie faktury wystawionej przez Wykonawcę po wykonaniu przedmiotu umowy i jego odbiorze bez zastrzeŝeń przez Zamawiającego. 3. Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie przelewem na konto podane na fakturze w terminie 21 dni od dnia dostarczenia faktury Zamawiającemu. 4. Spełnienie świadczenia przez Zamawiającego następuje w dniu obciąŝenia rachunku Zamawiającego. 5 Uregulowanie przez Zamawiającego zobowiązań za wykonaną usługę nie zwalnia Wykonawcy z obowiązku udzielania Zamawiającemu dalszych ewentualnych wyjaśnień i wykonania w związku z tym niezbędnych czynności w zakresie przewidzianym niniejszą umową Za niewykonanie lub nienaleŝyte wykonanie umowy Strony będą płacić następujące kary umowne: 1) Zamawiający zobowiązany jest zapłacić karę umowną Wykonawcy z tytułu odstąpienia od umowy przez Zamawiającego lub Wykonawcę z przyczyn leŝących po stronie Zamawiającego, w wysokości 3.000,00 złotych z wyłączeniem okoliczności, o których mowa w art. 145 ustawy Prawo zamówień publicznych, 2) Wykonawca zobowiązany jest do zapłacenia Zamawiającemu kary umownej: a) z tytułu odstąpienia od wykonania umowy przez Wykonawcę lub Zamawiającego z przyczyn leŝących po stronie Wykonawcy, w wysokości 3.000,00 złotych, b) z tytułu zwłoki w wykonaniu przedmiotu umowy w wysokości 50,00 złotych za kaŝdy dzień zwłoki. 2. Strony zastrzegają prawo dochodzenia odszkodowania uzupełniającego w przypadku, gdy kary umowne nie pokryją szkody powstałej na skutek niewykonania lub nienaleŝytego wykonania przedmiotu umowy. 3. W przypadku niewykonywania lub nienaleŝytego wykonywania umowy przez Wykonawcę, Zamawiający ma prawo odstąpić od umowy w trybie natychmiastowym Wykonawca zobowiązany jest do zachowania tajemnicy rezultatów badania oraz faktów i okoliczności poznanych w toku badania. 4

5 2. Wykonawca ma prawo udostępnić rezultaty badania sprawozdania finansowego poza Zamawiającym, wyłącznie organom upowaŝnionym przepisami ustaw do wglądu w tego rodzaju dokumenty, w tym organom Krajowej Izby Biegłych Rewidentów, sprawującym nadzór nad naleŝytym wykonywaniem zawodu przez członków Izby Zamawiający dopuszcza moŝliwość dokonania zmiany postanowień niniejszej umowy w stosunku do treści oferty Wykonawcy w następujących przypadkach: 1) wystąpienia okoliczności, których nie moŝna było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, noszącego znamiona siły wyŝszej uprawniające Strony do zmiany umowy w zakresie wymaganym do jej prawidłowej realizacji, 2) zmiany przepisów mających wpływ na wynagrodzenie Wykonawcy skutkujące uprawnieniem Stron do zmiany wysokości tego wynagrodzenia, 3) wystąpienia (ujawnienia) w trakcie realizacji umowy okoliczności uzasadniających dokonanie uściśleń/uzupełnień/zmian postanowień umownych korzystnych dla Zamawiającego. W powyŝszej sytuacji wynagrodzenie Wykonawcy nie zostanie zwiększone. 2. Podstawą do dokonania zmian, o których mowa w ust. 1, jest złoŝenie wniosku przez jedną ze Stron i jego akceptacja przez drugą Stronę. 9 Wykonawca nie moŝe bez zgody Zamawiającego powierzyć innej osobie prawnej wykonania zobowiązań wynikających z niniejszej umowy. 10 Wszelkie zmiany i uzupełnienia treści umowy wymagają dla swej waŝności aneksu w formie pisemnej. 11 Spory mogące wyniknąć w związku z realizacją niniejszej umowy Strony poddają pod rozstrzygnięcie sądu właściwego dla siedziby Zamawiającego. 12 W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową będą miały zastosowanie przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Kodeksu cywilnego. 13 Umowa sporządzona została w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla kaŝdej ze Stron. Zamawiający Wykonawca 5