Wynagrodzenie urlopowe i ekwiwalent za niewykorzystany urlop reguły ustalania, obowiązki pracodawcy

Transkrypt

1 Wynagrodzenie urlopowe i ekwiwalent za niewykorzystany urlop reguły ustalania, obowiązki pracodawcy

2 Kierownik grupy wydawniczej: Agnieszka Konopacka-Kuramochi Wydawca: Agnieszka Gorczyca Redaktor prowadzący: Leszek Skupski ISBN Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2014 Skład i łamanie: Triograf, Dariusz Kołacz Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. ul. Łotewska 9a, Warszawa tel , faks Niniejszy e-book chroniony jest prawem autorskim. Przedruk materiałów bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Zaproponowane w niniejszym poradniku wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w poradniku wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków. 2

3 Wynagrodzenia urlopowe i ekwiwalent za niewykorzystany urlop reguły ustalania, obowiązki pracodawcy wynagrodzenie za urlop i ekwiwalent za urlop Pracodawca ma obowiązek wypłacić pracownikowi wynagrodzenie urlopowe najpóźniej w terminie wypłaty pensji. Szczegółowe reguły dotyczące obliczania i wypłacania wynagrodzenia urlopowego zostały określone w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. 3

4 Spis treści Za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował 6 Zasady ustalania podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego 6 Stała pensja jest podstawą wynagrodzenia urlopowgo w wysokości należnej w miesiącu przebywania na urlopie 8 Przy wynagradzaniu godzinowym czasem uwzględnia się zsumowane składniki z kwartału 10 Zmiana składników stałych w trakcie miesiąca wpływa na sposób ustalenia wynagrodzenia urlopowego 11 Wynagrodzenia za urlop w pierwszym miesiącu pracy ustala się w miesięcznej stawce 13 Ekwiwalent za urlop przysługuje wyłącznie w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy 14 Wynagrodzenie urlopowe i ekwiwalent w pytaniach i odpowiedziach 16 Ekwiwalent urlopowy wypłaca się pracownikowi przechodzącemu na emeryturę, jeśli nie wykorzystał urlopu 16 Przy obliczaniu ekwiwalentu urlopowego przyjmuje się składniki zmienne z ostatnich 3 miesięcy 17 Żołnierzowi przysługuje ekwiwalent nawet za 3 lata zaległego urlopu 18 Po urlopie wychowawczym pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie urlopowe jak za pracę 18 Wygaśnięcie stosunku pracy w związku z tymczasowym aresztowaniem uzasadnia wypłatę ekwiwalentu za niewykorzystany urlop 20 Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy nauczyciela uwzględnia godziny ponad pensum 21 Stale wypłacanego bonusu pieniężnego nie wlicza się do wynagrodzenia urlopowego 22 Wynagrodzenie za nadgodziny czasem uwzględnia się jako zmienne składniki wynagrodzenia za okresy dłuższe niż miesiąc 23 Zaległy ekwiwalent wypłacony po zwolnieniu pracownika jest przychodem ze stosunku pracy 25 4

5 Nie wszystkie świadczenia wlicza się do podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego 27 Jednorazowa premia uznaniowa nie wpływa na wysokość ekwiwalentu 28 Niewypłacenie ekwiwalentu jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika 29 Przy urlopie w miesiącu oddelegowania trzeba uwzględnić zagraniczne warunki wynagradzania 31 Świadczenia z tytułu choroby nie wchodzą do podstawy ekwiwalentu 32 Dodatek za pracę w porze nocnej trzeba uwzględnić w wynagrodzeniu za urlop 34 Premia od zysku wypłacana nawet za czas nieobecności nie wchodzi do podstawy wynagrodzenia urlopowego 36 Faktycznie przepracowany okres liczy się do wynagrodzenia urlopowego 38 Wynagrodzenie za czas nieświadczenia pracy nie wchodzi do podstawy wymiaru ekwiwalentu 40 Urlop proporcjonalny przysługuje pracownikowi tylko w roku powrotu z urlopu wychowawczego 41 Wynagrodzenie przestojowe nie ma wpływu na zapłatę za urlop 42 W ekwiwalencie urlopowym obliczanym po rocznej chorobie uwzględnia się średnią ze składników zmiennych sprzed ZUS ZLA 44 5

6 Za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował Podstawę wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy, jednakże z wyłączeniem: jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie, wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju, gratyfikacji (nagród) jubileuszowych, wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy, ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego, wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę, do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej, odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych, wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy ( 6 rozporządzenia urlopowego). Wymienione wyżej wyłączenia stanowią katalog zamknięty. Dlatego też inne składniki, które nie zostały tutaj ujęte, należy włączyć do podstawy wynagrodzenia urlopowego. Przed ustaleniem wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego należy sprawdzić, w jaki sposób pracownik jest wynagradzany. Zasady ustalania podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego Rozporządzenie urlopowe do obliczenia podstawy wynagrodzenia za urlop rozróżnia 3 grupy składników: 1) składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości, czyli np.: wynagrodzenie zasadnicze, dodatek stażowy, dodatek funkcyjny, stałe miesięczne 6

7 premie regulaminowe, które uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu ( 7 rozporządzenia urlopowego). W przypadku obliczania wynagrodzenia urlopowego pracownika wyłącznie ze składników stałych nie ma potrzeby ustalania odrębnie wynagrodzenia zasadniczego i urlopowego. Pracownik otrzyma takie samo wynagrodzenie, jak gdyby pracował, bez względu na liczbę dni urlopu wypoczynkowego. 2) składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, z wyjątkiem składników wymienionych w pkt 1, czyli określonych w stałej miesięcznej stawce. Do tej grupy zalicza się wynagrodzenie określone stawką godzinową albo akordową oraz wynagrodzenie prowizyjne, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, nadgodziny dyżurowe, premie naliczane jako procent wynagrodzenia, dodatki zmianowe, które przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego uwzględnia się w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. W przypadkach znacznego ich wahania składniki te mogą być uwzględnione przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi; w okresie nieprzekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu ( 8 ust. 1 2 rozporządzenia urlopowego). Pensja ustalona według powyższych zasad stanowi podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego. Jednak w sytuacji zmian wysokości takich składników w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru tego wynagrodzenia, wprowadzonych przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu wypoczynkowego lub w miesiącu wykorzystywania tego urlopu, podstawę wymiaru ustala się ponownie, z uwzględnieniem tych zmian. Jeśli przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru, poprzedzający miesiąc wykorzystywania tego urlopu, lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny miesiąc kalendarzowy lub pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie, o którym mowa w pkt 2, przy ustalaniu podstawy wymiaru uwzględnia się najbliższe miesiące, za które pracownikowi ono przysługiwało. Natomiast jeżeli pracownik przed rozpoczęciem urlopu wypoczynkowego otrzymywał je za okres krótszy niż przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru, podstawę wymiaru stanowi wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres faktycznie przepracowany ( 11 ust. 1 2 rozporządzenia urlopowego). 3) składniki wynagrodzenia wypłacane za okresy dłuższe niż miesiąc. Do tej grupy zalicza się np. premię kwartalną, półroczną, którą wypłaca się w przyjętych terminach wypłaty tego typu składników, przy czym okres urlopu jest traktowany na równi z okresem wykonywania pracy. 7

8 Stała pensja jest podstawą wynagrodzenia urlopowego w wysokości należnej w miesiącu przebywania na urlopie Jeżeli pracownik otrzymuje wynagrodzenie określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości, pracodawca nie ma problemów z ustaleniem mu wynagrodzenia za urlop. Trudniej uniknąć błędów przy wyliczaniu wynagrodzenia urlopowego, z uwzględnieniem zarówno stałych, jak i zmiennych składników. Przykład Pracownik Marek Zieliński zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, oprócz wynagrodzenia zasadniczego w wysokości zł brutto miesięcznie, otrzymuje dodatek funkcyjny w wysokości 500 zł miesięcznie. W lutym przepracował 3 godziny nadliczbowe (50%), za które otrzymał wynagrodzenie w wysokości 133,14 zł. W marcu za przepracowanie dodatkowo 6 godzin nadliczbowych (50%) 231,54 zł. W kwietniu za 4 godziny nadliczbowe (50%) 169,08 zł. W maju był 15 dni (tj. 120 godz.) na urlopie wypoczynkowym. Wynagrodzenie wypłacane jest na koniec miesiąca. Ile zatem wyniesie wynagrodzenie pracownika brutto za maj 2014 roku? Wyjaśnijmy, że dodatek funkcyjny jest składnikiem stałym, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe składnikiem zmiennym. Wynagrodzenie za godziny nadliczbowe wypłacone w: Wynagrodzenie za godziny nadliczbowe Godziny do przepracowania Godziny faktycznie przepracowane kwietniu 169,08 zł marcu 231,54 zł lutym 133,14 zł razem 533,76 zł Opierając się na danych zawartych w powyższej tabeli: Krok 1. Obliczamy wynagrodzenie urlopowe ze składników stałych W tym celu należy podzielić sumę składników określonych w stawce miesięcznej, w stałej wysokości, przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w maju zł : 160 godz. do przepracowania w maju = 30,63 zł/godz. 8

9 Następnie mnożymy stawkę za 1 godzinę przez liczbę godzin urlopu i odejmujemy otrzymaną kwotę od wynagrodzenia otrzymywanego w stałej wysokości 30,63 zł 120 godz. urlopu = 3.675,60 zł (wynagrodzenie urlopowe ze składników stałych) zł 3.675,60 zł = 1224,40 zł (wynagrodzenie za pracę) Krok 2. Ustalamy wynagrodzenie urlopowe ze składników zmiennych W tym celu trzeba podzielić podstawę wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa 533,76 zł : 509 godz. = 1,05 zł/godz. Mnożymy tak ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu 1,05 zł/godz. 120 godz. urlopu = 126 zł (wynagrodzenie urlopowe ze zmiennych) Krok 3. Obliczamy wynagrodzenie urlopowe ogółem Sumujemy wynagrodzenie urlopowe ze składników stałych i zmiennych 3.675,60 zł zł = 3.801,60 zł Krok 4. Ustalamy wynagrodzenie brutto Sumujemy wynagrodzenie za pracę z ustalonym wynagrodzeniem urlopowym ze składników stałych i zmiennych 1.224,40 zł ,60 zł = 5.026,00 zł Jak widać na powyższym przykładzie, pracownik idąc na urlop, otrzyma wynagrodzenie w wyższej kwocie, niż gdyby pracował. Ma to związek z występowaniem w poprzednich miesiącach godzin nadliczbowych (czyli składników zmiennych). Inaczej przedstawiałoby się wyliczenie, gdyby wynagrodzenie wypłacane było 10. dnia następnego miesiąca. Z racji tego, że pracownik był na urlopie w maju, zgodnie z 8 rozporządzenia urlopowego należy wziąć pod uwagę wynagrodzenie wypłacone w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, czyli w kwietniu, marcu i lutym, ale czas pracy odpowiednio za miesiące, za które to wynagrodzenie przysługiwało, czyli za marzec, luty i styczeń. 9

10 Wynagrodzenie za godziny nadliczbowe wypłacone w: Wynagrodzenie za godziny nadliczbowe Czas pracy za miesiące, za które przysługiwało wynagrodzenie Godziny faktycznie przepracowane kwietniu 169,08 zł marzec = 174 marcu 231,54 zł luty = 163 lutym 133,14 zł styczeń 176 razem 533,76 zł razem 513 Stosując analogiczny schemat wyliczenia, jak przedstawiony wyżej: Krok 1. Obliczamy wynagrodzenie urlopowe ze składników stałych zł : 160 godz. do przepracowania w maju = 30,63 zł (za godzinę), 30,63 zł 120 godz. urlopu = 3.675,60 zł (wynagrodzenie urlopowe), zł 3.675,60 zł = 1.224,40 zł (wynagrodzenie za pracę). Krok 2. Wyliczamy wynagrodzenie urlopowe ze składników zmiennych 533,76 zł : 513 godz. = 1,04 zł/godz., 1,04 zł/godz. 120 godz. urlopu = 124,80 zł. Krok 3. Obliczamy wynagrodzenie urlopowe ogółem 3.675,60 zł + 124,80 zł = 3.800,40 zł Krok 4. Ustalamy wynagrodzenie brutto 1.224,40 zł ,40 zł = 5.024,80 zł. Przy wynagradzaniu godzinowym czasem uwzględnia się zsumowane składniki z kwartału Wynagrodzenie urlopowe pracownika wynagradzanego godzinowo oblicza się zgodnie z 8 rozporządzenia urlopowego. Oznacza to, że składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż miesiąc, z wyjątkiem określonych w stawce stałej miesięcznie, uwzględnia się przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. 10

11 Przykład Pracownik wynagradzany jest według stawki w wysokości 11 zł/godz. W maju 2014 roku przebywał na urlopie wypoczynkowym (10 dni). Wynagrodzenie wypłacane jest 10. dnia następnego miesiąca. Wynagrodzenie w okresie 3 poprzednich miesięcy przedstawiało się następująco: Wynagrodzenie za miesiąc Wynagrodzenie wypłacone w miesiącu Czas faktycznie przepracowany Wynagrodzenie brutto kwiecień maju zł marzec kwietniu zł luty marcu zł razem zł Na podstawie danych z tabeli wyliczamy wynagrodzenie brutto: zł : 496 = 11 zł 80 godz. = 880 zł (wynagrodzenie za urlop), 160 godz. (liczba dni do przepracowania w maju) 80 godz. urlopu = 80 godzin godziny 11 zł/godz. = 880 zł (wynagrodzenie za pracę), 880 zł zł = 1.760,00 zł (wynagrodzenie brutto za maj). Zmiana składników stałych w trakcie miesiąca wpływa na sposób ustalenia wynagrodzenia urlopowego Specjalistom ds. płac stale wiele problemów sprawia poprawne ustalenie wysokości wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego w przypadku zmiany składników wynagrodzenia. W przypadku podwyżki płacy stałej od początku miesiąca, zgodnie z zasadą, że składniki wynagrodzenia, określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości, uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu, pracownik za miesiąc, w którym wykorzystywał urlop, powinien otrzymać wynagrodzenie według nowych kwot stałego wynagrodzenia. W razie zmiany wynagrodzenia zasadniczego w trakcie miesiąca należy ustalić wynagrodzenie proporcjonalnie do okresu, za który przysługiwały obie stawki, tj. przed zamianą i po zmianie wynagrodzenia. Wynagrodzenie takie oblicza się, dzieląc jedną i drugą kwotę wynagrodzenia zasadniczego przez liczbę godzin do przepracowania w danym miesiącu, a następnie mnożąc stawkę godzinową przez liczbę godzin przepracowanych w okresie obowiązywania każdego z tych wynagrodzeń, czyli zarówno przed zmianą, jak i po zmianie. 11

12 Przykład Pracownik do 18 kwietnia otrzymywał wynagrodzenie w wysokości zł, natomiast od 19 kwietnia wynagrodzenie zostało mu podwyższone do kwoty zł. W dniach od 22 do 24 kwietnia (tj. 24 godziny) przebywał na urlopie wypoczynkowym. Aby wyliczyć wynagrodzenie brutto pracownika w kwietniu 2014 roku, należy podjąć następujące czynności: Krok 1. Wynagrodzenie za cały miesiąc odpowiednio przed podwyżką i po podwyżce dzielimy przez liczbę godzin do przepracowania, czyli w kwietniu przez 168 godzin zł : 168 godz. = 14,88 zł/godz. (stawka godzinowa przed podwyżką) zł : 168 godz. = 16,67 zł/godz. (stawka godzinowa po podwyżce) Krok 2. Mnożymy stawkę godzinową obowiązującą przed podwyżką i po podwyżce przez liczbę godzin do przepracowania Za okres od 1 do 18 kwietnia 2014 r. 14,88 zł /godz. 104 godz. = 1.547,52 zł (13 dni roboczych) Za okres od 19 do 30 kwietnia 2014 r. 16,67 zł/godz. 64 godz. = 1.066,88 zł (8 dni roboczych) Krok 3. Wyliczamy wynagrodzenie brutto za kwiecień 2014 roku 1.547,52 zł ,88 zł = 2.614,40 zł W tym przypadku nie ma potrzeby podziału wynagrodzenia na zasadnicze i urlopowe, gdyż pracownik wynagradzany jest jedynie stałą miesięczną kwotą wynagrodzenia. Inne składniki zmienne powodują konieczność ich przeliczenia Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej, w stałej wysokości uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym, w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu, natomiast zmiana zmiennych składników wynagrodzenia, branych do podstawy wynagrodzenia za urlop, wymusza ich przeliczenie za wszystkie miesiące przyjmowane do podstawy urlopowej. Ważne Co do premii uznaniowej SN w wyroku z 20 lipca 2000 r. (sygn. akt I PKN 17/00, opubl. w OSNP 2002/3/77) uznał, że premia uznaniowa, która nie ma charakteru roszczeniowego, nie stanowi składnika wynagrodzenia za pracę, w związku z czym nie mieści się w pojęciu wynagrodzenia urlopowego. 12

13 Przy zmianie ze stawki godzinowej na stałą wynagrodzenia sumuje się Jeśli zmiana następuje w trakcie miesiąca, należy dodać przeliczone proporcjonalnie wynagrodzenie pracownika przed zmianą, czyli za okres, do kiedy obowiązywała stawka godzinowa i po zmianie na stawkę stałego wynagrodzenia miesięcznego. Przykład Pracownik Jerzy Kwieciński wynagradzany stawką godzinową, pracujący w podstawowym systemie czasu pracy (od poniedziałku do piątku po 8 godzin dziennie) do 18 kwietnia 2014 r. otrzymywał wynagrodzenie według stawki 14 zł/godz. Od 19 kwietnia 2014 r. zmieniono mu stanowisko i zasady wynagradzania ze stawki godzinowej na stałą kwotę wypłacaną miesięcznie w wysokości zł brutto. W okresie od 22 do 26 kwietnia 2014 r. przebywał na urlopie wypoczynkowym. Obliczenie jego wynagrodzenia przedstawia się następująco: Krok 1. Wyliczamy wynagrodzenie za okres od 1 do 18 kwietnia 2014 r. (13 dni roboczych) według obowiązujących zasad wynagradzania (stawka godzinowa) 104 godz. 14 zł/godz. = 1.456,00 zł Krok 2. Ustalamy wysokość stawki godzinowej zł : 168 godz. w kwietniu = 17,86 zł/godz. Krok 3. Obliczamy wynagrodzenie za okres od 19 do 30 kwietnia 2014 r. 17,86 zł/godz. 64 godz. = 1.143,04 zł w tym wynagrodzenie za urlop, którego nie ma potrzeby wyodrębniać Krok 4. Wyliczamy wynagrodzenie brutto ,00 zł ,04 zł = 2.599,04 zł Wynagrodzenia za urlop w pierwszym miesiącu pracy ustala się w miesięcznej stawce W przypadku pracowników, którzy rozpoczynają zatrudnienie od początku miesiąca, wynagrodzenie za czas urlopu oblicza się tak jak w przypadku wynagrodzenia ustalanego w stałej miesięcznej stawce. 13 Przykład Pracownik Adrian Pawlikowski (2-letni staż pracy) podjął zatrudnienie 2 kwietnia 2014 r. Jego wynagrodzenie określono w wysokości zł brutto miesięcznie. W dniach od 29 do 30 kwietnia 2014 r. korzystał z urlopu wypoczynkowego. Wynagrodzenie pana Adriana należało obliczyć tak, jak w przypadku wynagrodzenia za urlop, ustalonego w stałej miesięcznej stawce, czyli zł.

14 W sytuacji kiedy pracownik podejmuje zatrudnienie w trakcie miesiąca, do wyliczenia wynagrodzenia należy zastosować 12 rozporządzenia o wynagrodzeniu urlopowym, który stanowi, że w celu obliczenia wynagrodzenia, ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości, za przepracowaną część miesiąca, jeżeli pracownik w tym miesiącu był nieobecny w pracy z innych przyczyn niż niezdolność do pracy spowodowana chorobą, i za czas tej nieobecności nie zachowuje prawa do wynagrodzenia miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu i otrzymaną kwotę mnoży się przez liczbę godzin nieobecności pracownika w pracy z tych przyczyn. Tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc. Przykład Pracownik Krzysztof Maciąg zatrudniony od 12 kwietnia 2014 r. w dniach od 23 do 26 kwietnia 2014 r. korzystał z urlopu wypoczynkowego. Pan Krzysztof legitymuje się 5-letnim stażem pracy i otrzymuje wynagrodzenie w wysokości zł miesięcznie. Stosując analogicznie 12 rozporządzenia o wynagrodzeniu urlopowym, obliczamy: zł : 168 godz. = 17,86 zł/godz., 17,86 zł/godz. 64 godz. (8 dni nieprzepracowanych w okresie od 1 do 11 kwietnia) = = 1.143,04 zł (pomniejszenie wynagrodzenia za czas nieprzepracowany), zł 1.143,04 zł = 1.856,96 zł (wynagrodzenie brutto za pracę oraz urlop wypoczynkowy). Ekwiwalent za urlop przysługuje wyłącznie w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy Pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu wówczas, gdy nie wykorzystał przysługującego mu urlopu wypoczynkowego w całości lub w części z powodu rozstania się z pracodawcą. Pracodawca nie ma obowiązku go wypłacać, jeśli ustali z pracownikiem, że wykorzysta on urlop w czasie trwania kolejnej umowy o pracę zawartej bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej. Z obowiązku wypłacania omawianego ekwiwalentu będzie też zwolniony, jeśli na podstawie odrębnych przepisów jest zobowiązany do objęcia pracownika ubezpieczeniem gwarantującym mu otrzymanie świadczenia pieniężnego za czas urlopu (art kp). Jeżeli świadczenie to okaże się niższe od należnego ekwiwalentu, należy wypłacić różnicę między obiema kwotami. 14

15 Wątpliwości pojawiają się w sytuacji, gdy ekwiwalent ma być wypłacony w związku z wygaśnięciem stosunku pracy spowodowanym śmiercią pracownika. W tej sytuacji zastosowanie będzie miał art kp mówiący o tym, że po śmierci pracownika prawa majątkowe ze stosunku pracy przechodzą, w równych częściach, na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z FUS. Dopiero w razie braku takich osób prawa te wchodzą do spadku. Zasady dotyczące obliczania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy zawarte zostały w rozporządzenia urlopowego. Lp. Etapy wyliczenia Opis 1. Ustalenie podstawy do ekwiwalentu 2. Obliczenie ekwiwalentu za dzień urlopu 3. Obliczenie ekwiwalentu za godzinę urlopu 4. Wyliczenie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy Do podstawy ekwiwalentu przyjmuje się: 1) składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości w kwocie należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu, 2) kwotę zmiennych składników wynagrodzenia, wypłacanych za okresy jednomiesięczne lub krótsze, obliczoną z 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu, 3) kwotę składników wynagrodzenia, przysługujących za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, obliczoną z 12 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu. Pracodawca dzieli wynagrodzenie stanowiące podstawę wymiaru ekwiwalentu przez współczynnik (w 2014 roku 20,83). Pracownikom zatrudnionym w niepełnym wymiarze czasu pracy wartość współczynnika obniża się proporcjonalnie (np. przy 1/4 etatu : 5,21 (1/4 20,83). Ekwiwalent za godzinę urlopu uzyskuje się, dzieląc ekwiwalent za 1 dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy pracownika. Następuje przez pomnożenie kwoty ekwiwalentu za 1 godzinę urlopu przez łączną liczbę godzin niewykorzystanego przez danego pracownika urlopu wypoczynkowego. 15

16 Wynagrodzenie urlopowe i ekwiwalent w pytaniach i odpowiedziach Ekwiwalent urlopowy wypłaca się pracownikowi przechodzącemu na emeryturę, jeśli nie wykorzystał urlopu Pytanie: 2 kwietnia pracownik pracujący w naszym przedsiębiorstwie od 2000 roku przechodzi na emeryturę. Mamy początek drugiego kwartału, a pracownik do tej pory wykorzystał tylko jeden dzień urlopu wypoczynkowego. W związku z tym chciałabym zapytać, co z pozostałym wymiarem urlopu? Czy należy wypłacić ekwiwalent za nie wykorzystany urlop, a jeśli tak, to za jaki okres? Odpowiedź: W przypadku rozwiązania stosunku pracy w trakcie roku kalendarzowego pracownikowi przysługuje urlop w wymiarze proporcjonalnym do przepracowanego okresu. Jeżeli pracownik tak ustalonego urlopu nie wykorzysta, należy mu się ekwiwalent pieniężny. W przypadku rozwiązania stosunku pracy i niewykorzystania z tego powodu urlopu wypoczynkowego nabytego w pełnym wymiarze pracownikowi przysługuje od dotychczasowego pracodawcy ekwiwalent pieniężny odpowiadający urlopowi w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w roku, w którym rozwiązano stosunek pracy, także w sytuacji gdy nastąpiło to w związku z nabyciem przez pracownika uprawnień emerytalnych. W myśl bowiem zasady proporcjonalności w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy z pracownikiem uprawnionym do urlopu, pracownikowi przysługuje urlop: 1. u dotychczasowego pracodawcy w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w roku ustania stosunku pracy, chyba że przed ustaniem tego stosunku pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze, 2. u kolejnego pracodawcy w wymiarze: proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego w razie zatrudnienia na czas nie krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego, 16 proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym w razie zatrudnienia na czas krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego. Powyższe zasady dotyczą tylko ekwiwalentu za urlop przysługujący w roku rozwiązania stosunku pracy. Jeżeli pracownik nie wykorzystał urlopu w latach poprzednich, to ma prawo do ekwiwalentu za te urlopy, wobec których roszczenie nie uległo przedawnieniu.

17 Przy ustalaniu urlopu wypoczynkowego w wymiarze proporcjonalnym, kalendarzowy miesiąc pracy odpowiada 1/12 wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi. Niepełny kalendarzowy miesiąc zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca. Podstawa prawna: art. 154, art ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.). Przy obliczaniu ekwiwalentu urlopowego przyjmuje się składniki zmienne z ostatnich 3 miesięcy Pytanie: Pracownik zatrudniony na 1/2 etatu świadczył pracę do 31 grudnia 2013 r. włącznie. W 2013 roku przysługiwał mu urlop wypoczynkowy w wymiarze 26 dni (104 godz.). Pracownik wykorzystał 22 dni urlopu (88 godz.), a za pozostałe 4 dni (16 godzin) pracodawca wypłacił mu ekwiwalent. Niestety nie został on obliczony poprawnie. Proszę o informację, w jaki sposób powinnam ustalić wysokość przysługującego pracownikowi ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy. Odpowiedź: Ponieważ pracownik nabył prawo do ekwiwalentu w grudniu 2013 roku przy obliczeniu ekwiwalentu należało uwzględnić zmienne składniki wynagrodzenia w średniej wysokości wypłacone pracownikowi w listopadzie, październiku i wrześniu. Otrzymaną kwotę trzeba było podzielić przez współczynnik (w przypadku pracownika zatrudnionego na 1/2 etatu współczynnik wynosił w 2013 roku 10,46), a następnie przez 8 i otrzymaną kwotę pomnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu. Jeżeli pracownik wynagradzany był stałą stawką miesięczną, to podstawę ekwiwalentu urlopowego stanowiło wynagrodzenie należne pracownikowi w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu. Natomiast w przypadku gdy pracownikowi przysługiwały zmienne składniki wynagrodzenia, przy obliczaniu ekwiwalentu urlopowego należało uwzględnić te składniki w średniej wysokości wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu. Zasadą jest, iż ekwiwalent za niewykorzystany przez pracownika urlop wypoczynkowy oblicza się, dzieląc sumę miesięcznych wynagrodzeń przez współczynnik, a następnie dzieląc tak otrzymany ekwiwalent za jeden dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika, a następnie mnożąc tak otrzymany ekwiwalent za 17

18 jedną godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego. Podstawa prawna: rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 ze zm.). Żołnierzowi przysługuje ekwiwalent nawet za 3 lata zaległego urlopu Pytanie: W latach żołnierz zawodowy nie wykorzystał urlopu wypoczynkowego i urlopu dodatkowego z tytułu lat służby (przysługującego po 20 latach czynnej służby wojskowej). W 2014 roku przechodzi na emeryturę. Proszę o odpowiedź, za jaki okres należy w takiej sytuacji wypłacić ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop? Odpowiedź: W związku z przejściem na emeryturę żołnierzowi należy wypłacić ekwiwalent pieniężny za urlop niewykorzystany w roku 2014 (rok zwolnienia ze służby) oraz w latach Żołnierze zawodowi otrzymują corocznie urlop wypoczynkowy w wymiarze 26 dni roboczych. Ponadto, po osiągnięciu 20 lat czynnej służby wojskowej, żołnierzowi zawodowemu udziela się corocznie dodatkowego urlopu wypoczynkowego w wymiarze 10 dni roboczych. W razie zwolnienia z zawodowej służby wojskowej żołnierzowi przysługuje ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy, w tym za dodatkowy urlop wypoczynkowy, niewykorzystany w roku zwolnienia ze służby oraz za lata poprzednie, nie więcej jednak niż za trzy lata. Podstawa prawna: art. 61 ust. 1, art. 62 ust. 4 pkt 2, art. 95 pkt 2 ustawy z 11 września 2003 r. o służbie wojskowej żołnierzy zawodowych (tekst jedn.: Dz.U. z 2010 r. nr 90, poz. 593 ze zm.). Po urlopie wychowawczym, pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie urlopowe jak za pracę Pytanie: Pracownica w 2008 roku udała się na urlop macierzyński, a następnie na wychowawczy na dwoje dzieci, który dobiegł końca 30 kwietnia 2014 r. Bezpośrednio po urlopie wychowawczym złożyła wniosek o urlop wypoczynkowy. Pracownica przed przejściem na 18

19 urlopy w 2008 roku otrzymywała wynagrodzenie zł brutto. Jak prawidłowo powinnam postąpić, skoro pracownica nie spełnia kryteriów najniższego wynagrodzenia w 2014 roku i jak obliczyć wynagrodzenie za urlop? Odpowiedź: Po zakończeniu urlopu wychowawczego powinna nastąpić zmiana warunków wynagrodzenia polegająca na podwyższeniu go przynajmniej do poziomu płacy minimalnej obowiązującej w 2014 r. roku, czyli zł. Po pierwsze, pracodawca dopuszcza pracownika po zakończeniu urlopu wychowawczego do pracy na dotychczasowym stanowisku, a jeżeli nie jest to możliwe, na stanowisku równorzędnym z zajmowanym przed rozpoczęciem urlopu lub na innym stanowisku odpowiadającym jego kwalifikacjom zawodowym, za wynagrodzeniem nie niższym od wynagrodzenia za pracę przysługującego pracownikowi w dniu podjęcia pracy na stanowisku zajmowanym przed tym urlopem. Zatem pracownica powracająca z urlopu wychowawczego powinna mieć ustalone wynagrodzenie na poziomie tego, jakie obowiązuje obecnie (po powrocie do pracy po urlopie) na zajmowanym przez nią przed urlopem stanowisku pracy, a nie wynagrodzenie, jakie pobierała przed urlopem (wyrok Sądu Najwyższego z 29 stycznia 2008 r., sygn. akt II PK 143/07, OSNP 2009/5-6/67). Jeżeli więc podczas trwającego urlopu wychowawczego pracodawca przeprowadził zmiany w wynagrodzeniach za pracę obejmujące m.in. stanowisko pracy nieobecnej pracownicy np. były podwyżki i inni pracownicy będący na tym samym stanowisku co urlopowana pracownica już mają wyższe płace, to i ona po powrocie powinna być wynagradzana według nowych zasad. Nie można jej zostawić pensji sprzed urlopu. Po drugie, wysokość wynagrodzenia pracownika zatrudnionego w pełnym miesięcznym wymiarze czasu pracy nie może być niższa od wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na podstawie ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Jeżeli więc po powrocie z urlopu wychowawczego wynagrodzenie pracownicy miałoby być niższe niż obecne minimalne zł, pracodawca musi jej wypłacać co najmniej tę kwotę wynagrodzenia. Zmianę można przeprowadzić w formie aneksu do umowy o pracę. Jeżeli natomiast na stanowisku pracownicy wynagrodzenie zdążyło ulec podwyższeniu i to ponad kwotę minimalnej płacy, to pracownica musi otrzymać aktualne, odpowiednio wyższe wynagrodzenie. Za czas urlopu wypoczynkowego pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Zatem jeżeli wynagrodzenie pracownicy to składnik określony w stawce miesięcznej w stałej wysokości, to za miesiąc urlopu powinien być wypłacony w wysokości należnej w miesiącu wykorzystywania urlopu. Innymi słowy, za urlop wypo- 19

20 czynkowy należy pracownicy wypłacić wynagrodzenie w takiej stawce jaką by otrzymała gdyby pracowała, a nie przebywała na urlopie. Podstawa prawna: art. 172 i art ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.), ustawa z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz.U. nr 200, poz ze zm.), 7 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 ze zm.). Wygaśnięcie stosunku pracy w związku z tymczasowym aresztowaniem uzasadnia wypłatę ekwiwalentu za niewykorzystany urlop Pytanie: W dniu 7 maja pracownik został zatrzymany w związku z popełnieniem przestępstwa, którego dopuścił się na terenie zakładu pracy (dźgnął kolegę z pracy nożem). Tego samego dnia został zwolniony i przewieziony do szpitala, gdzie przebywał do 14 maja, kiedy to został ponownie zatrzymany i zastosowano wobec niego areszt tymczasowy na 3 miesiące (informacja z prokuratury). Nie został zwolniony od razu, zastosowano art. 66 kp. Umowa według mnie wygaśnie z dniem 13 sierpnia czy to prawidłowa data? Proszę o informację, jak naliczyć ekwiwalent za urlop za 5 czy 8 miesięcy? Odpowiedź: Pracodawca postąpił słusznie, że nie zdecydował się na zwolnienie dyscyplinarne, gdyż jak wynika z treści pytania można było przypuszczać, że pracownik w chwili popełnienia przestępstwa być może był niepoczytalny np. w związku z chorobą psychiczną. W takiej sytuacji nie można by było przypisać mu winy umyślnej (która jest jedną z głównych przesłanek zwolnienia dyscyplinarnego). Natomiast termin wygaśnięcia stosunku pracy podany w pytaniu jest niewłaściwy. Kodeks pracy stanowi, że umowa o pracę wygasa z upływem 3 miesięcy nieobecności pracownika w pracy z powodu tymczasowego aresztowania, chyba że pracodawca rozwiązał wcześniej bez wypowiedzenia umowę o pracę z winy pracownika. Sąd Najwyższy twierdzi, że przesłanką wygaśnięcia umowy o pracę na podstawie art kp jest upływ 3 miesięcy nieobecności pracownika w pracy z powodu tymczasowego aresztowania, a nie trzymiesięczny okres tymczasowego aresztowania. Jest to istotna różnica, ponieważ dosłowna treść art kp wymaga, do wygaśnięcia umowy o pracę, aby pracownik był nieobecny w pracy z powodu tymczasowego aresztowania przez okres pełnych 3 miesięcy. Zgodnie 20

21 z wyrokiem Sądu Najwyższego z 2 marca 2011 r. (sygn. akt: II PK 213/10) trzymiesięczny okres nieobecności pracownika w pracy stanowiący przesłankę wygaśnięcia umowy o pracę na podstawie art kp oblicza się według przepisów prawa materialnego, w tym przypadku z zastosowaniem przepisów Kodeksu cywilnego o sposobie obliczania terminów (w tym art. 112 kc). Zatem do upływu terminu wygaśnięcia umowy o pracę z powodu tymczasowego aresztowania pracownika będzie mieć zastosowanie następująca zasada: termin oznaczony w miesiącach kończy się z upływem dnia, który nazwą lub datą odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było w ostatnim dniu tego miesiąca. Czyli w opisanym przypadku umowa wygaśnie 14 sierpnia br. I ta data powinna być wskazana na świadectwie pracy. Proporcjonalne obniżenie wymiaru urlopu wypoczynkowego stosuje się do pracownika powracającego do pracy u dotychczasowego pracodawcy w ciągu roku kalendarzowego po trwającym co najmniej miesiąc okresie m.in. tymczasowego aresztowania. Natomiast jeżeli pracownik nie powraca nalicza mu się urlop aż do daty ustania zatrudnienia. Nie ma bowiem przepisu, który stanowiłby, że za okres tymczasowego aresztowania, który pokrywa się z okresem trwania stosunku pracy (do daty wygaśnięcia umowy o pracę) pracownik nie nabywa prawa do urlopu wypoczynkowego. Zatem w opisanym przypadku pracownik nabył prawo do urlopu wypoczynkowego także za czerwiec, lipiec i za cały sierpień, czyli w sumie za 2014 rok nabędzie prawo do 8/12 z przysługującego mu wymiaru urlopu i za tyle urlopu należy mu wypłacić ekwiwalent pieniężny. Podstawa prawna: art. 66 1, art pkt 4 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94, ze zm.), art. 112 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 121 ze zm.). Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy nauczyciela uwzględnia godziny ponad pensum Pytanie: Nauczyciel zatrudniony na zastępstwo w okresie od 1 października 2013 r. do 17 maja 2014 r. realizował godziny ponadwymiarowe. Po ustaniu zatrudnienia przysługuje mu proporcjonalny ekwiwalent za urlop. Czy należy wypłacić średnie wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe? Odpowiedź: Wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe należy wliczyć do podstawy ekwiwalentu z urlop wypoczynkowy nauczyciela. 21

22 Ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy nauczycieli ustala się, stosując zasady obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy. Za podstawę ustalenia ekwiwalentu za jeden dzień urlopu wypoczynkowego przyjmuje się wysokość wynagrodzenia przysługującego nauczycielowi za jeden dzień urlopu. Na wynagrodzenie urlopowe nauczyciela składają się elementy wyszczególnione w przepisach rozporządzenia ministerstwa edukacji narodowej z 26 czerwca 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania wynagrodzenia oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy nauczycieli. W wynagrodzeniu urlopowym nauczyciela przyjmuje się składniki wynagrodzenia: a) w stałej wysokości: wynagrodzenie zasadnicze; dodatek za wysługę lat, dodatek za warunki pracy, dodatek motywacyjny i funkcyjny jeżeli zostały przyznane również na okres urlopu; b) w wartościach średnich: wynagrodzenie za godziny doraźnych zastępstw i za godziny ponadwymiarowe; dodatek funkcyjny jeżeli okres wykonywania zadań lub zajęć uprawniających do dodatku był krótszy od roku szkolnego. Składniki zmienne (np. wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe) uwzględnia się w wysokości średniej z okresu miesięcy roku szkolnego poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu wypoczynkowego (wypłaty ekwiwalentu). Wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe oblicza się, mnożąc przeciętną miesięczną liczbę godzin z miesięcy roku szkolnego poprzedzających miesiąc (a jeżeli okres zatrudnienia jest krótszy od roku szkolnego z tego okresu) rozpoczęcia urlopu (wypłaty ekwiwalentu) przez godzinową stawkę wynagrodzenia przysługującą nauczycielowi w miesiącu wykorzystywania urlopu wypoczynkowego (wypłaty ekwiwalentu). Do obliczenia wynagrodzenia urlopowego w składnikach za godziny ponadwymiarowe należy zatem przyjąć średnią z godzin ponadwymiarowych zrealizowanych w miesiącach zatrudnienia nauczyciela, poprzedzających miesiąc rozwiązania stosunku pracy. Podstawa prawna: 1, 4, 6 rozporządzenia ministra edukacji narodowej z 26 czerwca 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania wynagrodzenia oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy nauczycieli (Dz.U. nr 71, poz. 737 ze zm.). Stale wypłacanego bonusu pieniężnego nie wlicza się do wynagrodzenia urlopowego Pytanie: Sprawa dotyczy wliczania bonusu pieniężnego do podstawy wynagrodzenia urlopowego. Bonus wypłacany jest miesięcznie w stałej wysokości (na każdym stanowisku pracy jest określona inna wysokość kwotowa), jeśli zostaną spełnione ustalone kryteria jego wypłaty: 22

23 1. brak wad jakościowych połowa wartości bonusu, 2. brak wypadków w pracy połowa wartości bonusu. Przykładowo każdy pracownik produkcji otrzymuje 50 zł (2 25 zł), jeśli w danym miesiącu nie wystąpi wada jakościowa oraz wypadek w pracy w zakładzie pracy. Jeśli wystąpi tylko wada jakościowa, wówczas pracownik otrzymuje 25 zł. Czy bonus ten powinien być wliczany do podstawy wynagrodzenia urlopowego jako składnik zmienny liczony ze średniej z ostatnich 3 miesięcy? Składnik ten jest dość stały, tj. w ciągu ostatniego roku tylko 2 razy nie został wypłacony w całości. Wliczanie go do wynagrodzenia urlopowego powodowałoby jego podwójną wypłatę, np. pracownik przebywa cały miesiąc na urlopie i w związku z tym otrzyma bonus (jako osobny składnik, ponieważ urlop nie pomniejsza jego wysokości) oraz dodatkowo otrzyma go w wynagrodzeniu urlopowym. Odpowiedź: Z opisu składnika wynagrodzenia, jakim jest ów bonus pieniężny, wynika, że ma on charakter stały, niezależny od ilości pracy, i jest ustalony jako stała kwota 25 lub 50 zł. Zatem nie powinien być wliczany do podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego, lecz należy go wypłacić normalnie, tak jak np. wynagrodzenie w stałej miesięcznej stawce, bez przeliczania z okresu 3 miesięcy. W przypadku składników wynagrodzenia w stałej miesięcznej stawce nie ma potrzeby wyznaczania podstawy wymiaru z 3 ostatnich miesięcy. Dotyczy to bowiem tylko zmiennych składników przysługujących za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc. Natomiast stałe elementy płacowe, a tak właśnie należy traktować omawiany bonus, uwzględnia się w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu. Podstawa prawna: 7 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 ze zm.). Wynagrodzenie za nadgodziny czasem uwzględnia się jako zmienne składniki wynagrodzenia za okresy dłuższe niż miesiąc Pytanie: W jaki sposób ustalić podstawę do ekwiwalentu za urlop przy zmiennych składnikach (nadgodziny): 1. Pracownik został zwolniony 29 marca 2014 r. Dnia 10 stycznia 2014 r. wypłacono mu wynagrodzenie za nadgodziny za miesiące od października do grudnia 2013 roku (3-mie- 23

24 sięczny okres rozliczeniowy, nadgodziny nie zostały wybrane), w wysokości 250 zł. Jak w takim wypadku powinniśmy ustalić podstawę do ekwiwalentu za urlop, czy mamy potraktować ten składnik jako dłuższy niż 1 miesiąc? 2. Pracownik został zwolniony 29 marca 2014 r. W styczniu 2014 roku wypłacono zaległe nadgodziny z 2013 roku. Czy ustalając podstawę do ekwiwalentu za urlop, powinniśmy wliczyć wypłatę zaległych nadgodzin? Odpowiedź: W obu przypadkach wynagrodzenie za nadgodziny należy uwzględnić, obliczając ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy jako zmienne składniki wynagrodzenia za okresy dłuższe niż 1 miesiąc. Wynagrodzenie za nadgodziny w 1-miesięcznym okresie rozliczeniowym zmienny składniki za okres nie dłuższy niż 1 miesiąc Podstawę ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy stanowi zsumowane wynagrodzenie z odpowiednio obliczonych składników wynagrodzenia: stałych w stawce miesięcznej w wysokości przysługującej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu, zmiennych, przysługujących za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc i za okresy dłuższe niż 1 miesiąc. Zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu. Do tej grupy składników zaliczamy wynagrodzenie za godziny nadliczbowe oraz dodatki z tytułu przekroczenia normy dobowej i normy średniotygodniowej w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 1 miesiąca. nadgodziny z 3-miesięcznego okresu rozliczeniowego zmienny składnik z okresu dłuższego niż 1 miesiąc Natomiast składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu. Dodatki za nadgodziny z racji przekroczenia normy średniotygodniowej przy 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym są traktowane jak zmienne składniki wynagrodzenia, ale za okresy dłuższe niż 1 miesiąc. 24

25 Zatem w przypadku pierwszego pracownika dodatki za nadgodziny stanowią składniki zmienne za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, przy 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym. Z kolei u drugiego pracownika zaległe wynagrodzenia oraz dodatki za nadgodziny wypłacone w okresie 3 miesięcy poprzedzających marzec powinny być uwzględnione w podstawie ekwiwalentowej. Chodzi tu bowiem o składniki wypłacone w okresie, a nie za dany okres. Skoro więc składnik zmienny został wypłacony w okresie grudzień luty, należy go uwzględnić. Podstawa prawna: rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 ze zm.). Zaległy ekwiwalent wypłacony po zwolnieniu pracownika jest przychodem ze stosunku pracy Pytanie: Bardzo proszę o pomoc w naliczeniu ekwiwalentu pieniężnego za 1 dzień niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego za 2011 roku dla byłego pracownika. W lutym 2014 rok mieliśmy kontrolę PIP, która stwierdziła nieprawidłową liczba dni urlopu, za którą powinniśmy naliczyć ekwiwalent pieniężny w związku z rozwiązaniem umowy o pracę z pracownikiem 2 maja 2011 r. Wynagrodzenie za maj wypłacamy w czerwcu i wówczas naliczyliśmy ekwiwalent pieniężny za 6 dni, a powinniśmy za 7 dni. Zaleceniem pokontrolnym nakazano naliczyć i wypłacić ekwiwalent pieniężny za 1 dzień urlopu wypoczynkowego. Pracownik wynagradzany był stawką miesięczną zł: w kwietniu 2011 roku przepracował 18 dni, 2 dni nieobecności usprawiedliwionej niepłatne, otrzymał zł oraz premię regulaminową 315 zł, w marcu 2011 roku przepracował 22 dni, przebywał 1 dzień na urlopie wypoczynkowym, otrzymał zł, premię 734,90 zł oraz dodatek za dyżur domowy 61,04 zł, w lutym 2011 roku przepracował 19 dni, 1 dzień przebywał na urlopie wypoczynkowym, otrzymał zł, premia 465,50 zł, dodatek szkodliwy 29,76 zł i wynagrodzenie za dyżur domowy 33,23 zł. Mam problem ze sporządzeniem listy płac dla byłego pracownika. Czy zastosować koszty uzyskania przychodu, w jaki sposób rozliczyć naliczone wynagrodzenie w druku rozliczeniowym do ZUS i w jakiej wysokości powinnam naliczyć należne odsetki oraz należny podatek i jaka kwota przychodu powinna być ujęta w PIT-11 dla tego byłego pracownika? Odpowiedź: Zaległy ekwiwalent za urlop wypoczynkowy jest dla byłego pracownika przychodem ze stosunku pracy i należy go rozliczyć tak jak dochód z tego źródła. 25

26 Byłemu pracownikowi należy wypłacić zaległy ekwiwalent za 8 godzin urlopu (1 dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy), zgodnie z nakazem PIP. Należny ekwiwalent płatnik oblicza, mnożąc ekwiwalent za 1 godzinę urlopu przez 8. Podstawa ekwiwalentu jest taka sama jak poprzednia, ustalona w maju 2011 roku. Odsetki za zwłokę w wypłacie ekwiwalentu nie podlegają ani opodatkowaniu, ani oskładkowaniu. Roczna stopa odsetek ustawowych wynosi 13%. Wzór na naliczenie odsetek jest następujący: Odsetki = kwota zaległego ekwiwalentu liczba dni zwłoki roczna stopa odsetek : 365 Ekwiwalent pieniężny stanowi przychód ze stosunku pracy, mimo że odbierze go osoba, która nie jest już pracownikiem płatnika (pracodawcy). Źródło przychodu nie uległo zmianie, nadal pozostaje nim istniejący w przeszłości stosunek pracy. Były pracownik osiągnie przychód w miesiącu wypłaty. Pracodawca ma obowiązek pobrać zaliczkę na podatek zgodnie z zasadami, jakie obowiązują dla dochodów z etatu, a to oznacza konieczność potrącenia jednej kwotowej normy kosztów uzyskania przychodów, przewidzianej dla pracowników. Koszty bowiem potrąca się niezależnie od faktu świadczenia pracy. Jedyną przesłanką jest uzyskanie przez podatnika w danym miesiącu przychodu ze stosunku pracy. Jeżeli przychód, tj. kwota ekwiwalentu za 8 godzin urlopu, okaże się niższy niż wysokość kosztów uzyskania przychodów (111,25 zł), dochód nie wystąpi, będzie zerowy. W związku z tym zaliczka na podatek również wyniesie 0 zł. Ekwiwalent za urlop stanowi podstawę wymiaru składek na ZUS. Za miesiąc wypłaty ekwiwalentu płatnik ma obowiązek sporządzić imienny raport ZUS RCA za byłego ubezpieczonego, z kodem tytułu ubezpieczenia xx (osoba, za którą należy rozliczyć i opłacić składki lub należne świadczenia w dokumentach rozliczeniowych składanych nie wcześniej niż za następny miesiąc, po ustaniu tytułu do ubezpieczeń). Naliczone składki należy zapłacić do ZUS, a te, w części finansowanej przez byłego pracownika potrącić z kwoty ekwiwalentu (składka zdrowotna, składki społeczne 13,71%). Płatnik ma również obowiązek sporządzić dla byłego pracownika informację PIT-11 za rok, w którym świadczenie zostało wypłacone (zatem w przypadku wypłaty zaległego ekwiwalentu za 2011 rok w 2014 rok, PIT-11 należy wystawić za 2014 rok). W informacji podaje się kwotę ekwiwalentu w rubryce dotyczącej przychodów ze stosunku pracy, wysokość kosztów uzyskania przychodów, dochód prawdopodobnie zerowy, oraz zerową zaliczkę na podatek, a także składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne potrącone z kwoty ekwiwalentu. Podstawa prawna: art. 12 ust. 1, art. 32, art. 39 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.), art. 18 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz ze zm.). 26

27 Nie wszystkie świadczenia wlicza się do podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego Pytanie: W styczniu 2014 roku pracownik otrzymał wynagrodzenie, na które składało się: wynagrodzenie zasadnicze zł, dodatek stażowy 302,40 zł, premia miesięczna 1.412,60 zł, wynagrodzenie za urlop 626,40 zł. W związku ze zmianą zasad wynagradzania w lutym 2014 roku pracownik otrzymał wynagrodzenie zasadnicze: zł, premię miesięczną zł. W kwietniu 2014 roku (po kolejnej zmianie zasad wynagradzania) otrzymał wynagrodzenie zasadnicze w wysokości zł, premię kwartalną (wprowadzaną w miejsce premii miesięcznej) zł. Od 20 maja do 5 czerwca 2014 r. pracownik przebywa na urlopie wypoczynkowym. Które z wymienionych powyżej składników wynagrodzenia i w jakiej wysokości należy wliczyć do wynagrodzenia urlopowego, aby zostało wyliczone we właściwej wysokości? Odpowiedź: Za maj i czerwiec pracownikowi przysługuje normalne wynagrodzenie zasadnicze, w stałej stawce miesięczne obowiązującej w miesiącu wykorzystywania urlopów. W tym przypadku wynagrodzenia urlopowego nie należy ustalać ani z premii miesięcznej, ani kwartalnej. Wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy, z wyłączeniami zawartymi w rozporządzeniu urlopowym, takimi jak np.: jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie, wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy, wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną. Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu. Z tego wynika, że wygrodzenie stałe zasadnicze przysługuje za miesiąc wykorzystywania urlopu w wysokości obowiązującej w tym miesiącu bez żadnego przeliczania. W przedstawionej w pytaniu sytuacji będzie to po zł za maj i czerwiec 2014 roku. Zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc (np. premie regulaminowe) uwzględnia się przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. 27

28 W razie zmiany w składnikach wynagrodzenia, przysługujących za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, lub zmiany wysokości takich składników w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru, wprowadzonych przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu wypoczynkowego lub w miesiącu wykorzystywania tego urlopu, podstawę wymiaru ustala się ponownie z uwzględnieniem tych zmian. Skoro zatem w kwietniu 2014 roku zniesiono premię miesięczną, to nie można z niej ustalić podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego przysługującego za maj i czerwiec. Począwszy od maja, premia miesięczna już pracownikowi nie przysługuje, a za czas urlopu przysługuje mu wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. W opisanym przypadku premia miesięczna została zastąpiona premią kwartalną. Składniki wynagrodzenia wypłacane za okresy dłuższe niż 1 miesiąc wypłaca się w przyjętych terminach wypłaty tych składników, przy czym okres urlopu jest traktowany na równi z okresem wykonywania pracy. Oznacza to, że z premii kwartalnych nie ustala się wynagrodzenia urlopowego. Podstawa prawna: art. 172 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94), 6, 7, 8, 10 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 ze zm.). Jednorazowa premia uznaniowa nie wpływa na wysokość ekwiwalentu Pytanie: Jakie przyjąć wynagrodzenie do wyliczenia ekwiwalentu za 40 godzin niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego, jeżeli pracownik otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze w stałej wysokości miesięcznej zł brutto? Zatrudnienie ustało 24 maja 2014 r., pracownik chorował od 29 kwietnia do 10 maja. Jak wyglądałyby wyliczenia, gdyby temu samemu pracownikowi przyznano w kwietniu 2014 roku premię uznaniową w wysokości 200 zł brutto, która zgodnie z regulaminem wynagradzania pomniejszana jest proporcjonalnie za czas choroby? Odpowiedź: Podstawę wymiaru ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy stanowi wynagrodzenie zasadnicze zł. Jednorazowa premia uznaniowa nie wchodzi do podstawy wyliczenia ekwiwalentu za urlop. 28

29 Ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy ustala się, stosując zasady obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego, ale z uwzględnieniem określonych zmian, które odnoszą się wyłącznie do ekwiwalentu. Ekwiwalent, tak jak i wynagrodzenie urlopowe, oblicza się, przyjmując wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy, z wyłączeniem m.in. jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie, a także wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną. Zatem w opisanym przypadku jeśli premia miałaby rzeczywiście charakter uznaniowy nie podlegałaby ona wliczeniu do podstawy ekwiwalentu jako świadczenie jednorazowe za spełnienie określonego zadania lub określone osiągnięcie. Przystępując do wyznaczania podstawy ekwiwalentu, należy ustalić, jakie pracownik otrzymuje wynagrodzenie stałe czy zmienne. Jeśli na jego pobory składają się zarówno elementy w stałej miesięcznej stawce, jak i zmienne, przysługujące za okresy miesięczne bądź dłuższe niż 1 miesiąc, wówczas grupujemy je i przeliczamy według reguł obowiązujących odpowiednio dla danego zespołu składników. Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu. Zatem podstawę wymiaru ekwiwalentu w opisanym przypadku stanowić będzie wynagrodzenie w stałej miesięcznej stawce zł, czyli stawce, jaka obowiązywała pracownika w maju. Nie ma przy tym znaczenia, że stosunek pracy ustał w trakcie miesiąca, a także że w tym miesiącu pracownik chorował. Należy przyjąć pełne miesięczne wynagrodzenie. Podstawa prawna: 6 pkt 1, 14, 15 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 ze zm.). Niewypłacenie ekwiwalentu jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika Pytanie: Pracownik rozwiązuje umowę o pracę na czas nieokreślony 31 maja 2014 r. w ramach porozumienia stron. Złożył u pracodawcy prośbę o niewypłacanie mu ekwiwalentu za urlop od stycznia do maja 2014 roku i umieszczenie w świadectwie pracy informacji o prawie do pełnego wymiaru urlopu. W jaki sposób ma postąpić pracodawca? 29

30 Odpowiedź: Pracodawca może nie wypłacać pracownikowi ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, jeśli bezpośrednio po rozwiązaniu obecnej umowy strony zawrą kolejną umowę o pracę i postanowią o wykorzystaniu tego urlopu właśnie w czasie kolejnego zatrudnienia. Jeżeli jednak strony nie nawiązują kolejnego stosunku pracy, pracodawca powinien wypłacić pracownikowi ekwiwalent za niewykorzystany, a nabyty urlop wypoczynkowy, gdyż jego niewypłacenie stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego i płatnego urlopu wypoczynkowego, którego to prawa pracownik nie może się zrzec. Oznacza to, że w związku z pozostawaniem w zatrudnieniu, co do zasady, pracownik powinien wykorzystać w naturze przysługujący mu urlop wypoczynkowy. Wyjątkowo w sytuacji, gdy pracownik w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy nie może wykorzystać przysługującego mu urlopu, pracodawca zobowiązany jest do wypłaty pracownikowi w zamian za ten urlop ekwiwalentu pieniężnego. W związku z zakazem zrzeczenia się przez pracownika urlopu wypoczynkowego (oraz wynagrodzenia) należy tym samym wnioskować o niemożności skutecznego zrzeczenia się przez pracownika również ekwiwalentu pieniężnego przysługującego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Ustawodawca w Kodeksie pracy przewidział tylko jedną sytuację, kiedy pracodawca nie musi wypłacać pracownikowi ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, a mianowicie wtedy, gdy strony nawiązują kolejny stosunek pracy i postanawiają wykorzystać urlop wypoczynkowy właśnie w czasie trwania kolejnego zatrudnienia. Oznacza to, że jeśli bezpośrednio po rozwiązaniu stosunku pracy za porozumieniem stron 31 maja 2014 r. strony nie nawiążą kolejnej umowy o pracę, w takim przypadku przepisy nakazują pracodawcy wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Nawet jeżeli to pracownik wnioskuje do pracodawcy o jego niewypłacenie. Nieudzielanie pracownikowi należnego urlopu wypoczynkowego, jak również niewypłacenie w określonym terminie świadczenia pieniężnego przysługującego pracownikowi (np. ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w związku z ustaniem stosunku pracy) stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika, zagrożone karą grzywny w wysokości od do zł. 30

31 Warto podkreślić, że kolejny pracodawca ma obowiązek udzielenia pracownikowi urlopu w wymiarze proporcjonalnym tylko do okresu zatrudnienia u tego pracodawcy, a nie za okres całego roku kalendarzowego. Podstawa prawna: art i 2, art i 2, art pkt 1 i pkt 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.). Przy urlopie w miesiącu oddelegowania trzeba uwzględnić zagraniczne warunki wynagradzania Pytanie: Zatrudniamy pracowników z określonym stałym wynagrodzeniem (stawka miesięczna). Część pracowników czasowo zostaje oddelegowana do pracy we Francji na podstawie aneksu oddelegowania. Na wynagrodzenie tych pracowników składa się stawka godzinowa, dodatek żywieniowy oraz dodatek za rozłąkę. W jaki sposób określić podstawę wynagrodzenia urlopowego pracownika, który przez ostatnie 12 miesięcy pracował zarówno w Polsce (wynagrodzenie stałe zł brutto), jak i we Francji (oddelegowanie)? W przypadku pracy we Francji wynagrodzenie pracownika było zależne od miesięcznego wymiaru czasu pracy, np. 20 dni 8,5 euro (przeliczone na PLN) + 20 dni dodatek żywieniowy + 31 dni dodatek za rozłąkę. Czy w tym przypadku pod uwagę bierzemy wynagrodzenie z ostatnich 3, czy 12 miesięcy? Czy do podstawy wynagrodzenia urlopowego wliczamy wszystkie składniki łącznie z dodatkiem żywieniowym i rozłąkowym? Nadmieniam, iż urlop jest wykorzystywany na terenie Polski. W jaki sposób prawidłowo naliczyć wynagrodzenie urlopowe? Odpowiedź: Sposób ustalenia wynagrodzenia urlopowego zależy od tego, czy w miesiącu rozpoczęcia urlopu pracownik pracował w Polsce ze stałą stawką miesięczną, czy urlop przypadał w czasie oddelegowania, kiedy to pracownik otrzymuje wynagrodzenie zmienne. Za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Z tego przepisu wynika zasada, że urlop traktuje się jak czas przepracowany i wynagrodzenie musi być jak najbardziej zbliżone do tego, które pracownik uzyskałby, gdyby normalnie pracował, zamiast wypoczywać. Więc jeżeli urlop pracownika wypada w miesiącu, w którym praca jest wykonywana w kraju, i pracownik otrzymałby stałą stawkę miesięczną, to nie należy niczego przeliczać, tylko po prostu wypłacić pracownikowi stałą pensję (1.800 zł). Jeśli natomiast swój urlop pracownik wykorzystuje w czasie delegowania, kiedy obowiązuje go stawka godzinowa oraz dodatki (czyli dochodzi do zmiany zasad wynagradzania), to 31

32 wówczas bierzemy pod uwagę wynagrodzenie zmienne. Przy stawce godzinowej wystarczy pomnożyć ją przez liczbę godzin urlopu. Co do dodatków: żywieniowego i rozłąkowego, to z pytania wynika, że są to składniki miesięczne zmienne, które podlegają włączeniu do podstawy wynagrodzenia urlopowego. Zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc uwzględnia się przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. W przypadkach znacznego wahania wysokości tych składników wynagrodzenia mogą być one uwzględnione przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie nieprzekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. W rozporządzeniu urlopowym nie ma wyjaśnienia, jak rozumieć znaczne wahania, więc od pracodawcy zależy, z ilu miesięcy przyjmie te składniki. Może to być więc okres np. 6 czy 9 miesięcy. Podstawa prawna: art. 172 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.), 7, 8, 10 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 ze zm.). Świadczenia z tytułu choroby nie wchodzą do podstawy ekwiwalentu Pytanie: W związku z przejściem na rentę pracownikowi należy wypłacić ekwiwalent za urlop wypoczynkowy. Pracownik od 17 marca do 14 września 2013 r. przebywał na zwolnieniu lekarskim, a od 15 września 2013 r. do 13 marca 2014 r. pobierał świadczenie rehabilitacyjne. W dniu 22 kwietnia 2014 r. Powiatowy Zespół ds. Orzekania o Niepełnosprawności wydał pracownikowi orzeczenie o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności. Jak prawidłowo naliczyć ekwiwalent, skoro przed pójściem na zwolnienie lekarskie pracownik otrzymywał wynagrodzenie w stałej miesięcznej kwocie w wysokości 5.360,80 zł brutto, natomiast od 1 stycznia 2014 r. wynagrodzenie uległo zmianie i wynosiło 5.561,20 zł brutto. Czy do podstawy obliczenia ekwiwalentu należy wliczyć zasiłek chorobowy i świadczenie rehabilitacyjne, czy nie należy brać tych świadczeń pod uwagę i za podstawę przyjąć ostatnie wynagrodzenie? Czy otrzymany ekwiwalent za 1 dzień urlopu należy podzielić przez 8, czy przez 7 godzin (dobowa norma czasu pracy) w związku z uzyskanym przez pracownika orzeczeniem o umiarko- 32

33 wanym stopniu niepełnosprawności, pomimo iż od chwili uzyskania orzeczenia pracownik nie świadczył pracy? Odpowiedź: Podstawę ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy będzie stanowiła aktualna miesięczna stawka wynagrodzenia, czyli ta obowiązująca w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu. Do podstawy ekwiwalentu nie wlicza się ani zasiłku chorobowego, ani świadczenia rehabilitacyjnego. Ekwiwalent za 1 dzień urlopu należy podzielić przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika, czyli w opisanym przypadku 7 godzin. Nie ma znaczenia, że pracownik faktycznie nie zrealizował tej normy ze względu na chorobę. Podstawę wymiaru ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy, z konkretnymi wyłączeniami wymienionymi w 6 rozporządzenia urlopowego (m.in. wynagrodzenie chorobowe płatne ze środków pracodawcy). Ze względu na to, że zasiłek chorobowy oraz świadczenie rehabilitacyjne nie są ani wynagrodzeniami, ani świadczeniami ze stosunku pracy, nie wlicza się ich do podstawy ekwiwalentu. Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu. Zatem w opisanym w pytaniu przypadku należy przyjąć wynagrodzenie stałe po zmianie, tj ,20 zł. Ekwiwalent za niewykorzystany przez pracownika urlop wypoczynkowy oblicza się: dzieląc podstawę przez współczynnik urlopowy, czyli w 2014 roku 20,83, a następnie dzieląc otrzymaną kwotę za 1 dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika, a następnie mnożąc otrzymany ekwiwalent za 1 godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego. W omawianym przypadku stosunek pracy rozwiązuje się z osobą posiadającą orzeczenie o niepełnosprawności. Po nadaniu statusu osoby niepełnosprawnej w kwietniu 2014 roku pracownik zyskał uprawnienia będące przywilejem osób niepełnosprawnych, wśród nich prawo do skróconej do 7 godzin na dobę normy czasu pracy. Czas pracy osoby niepełnosprawnej zaliczonej do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności nie może bowiem przekraczać 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo. Wymiar czasu pracy tak ustalony obowiązuje od dnia następującego po przedstawieniu pracodawcy orzeczenia o niepełnosprawności. Zatem pracownika w dniu nabycia prawa do ekwiwalentu obowią- 33

34 zuje niższa norma czasu pracy. Stąd ekwiwalent za 1 dzień urlopu należy podzielić przez 7 godzin. Podstawa prawna: art. 15 ust. 2, ust. 4 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2011 r. nr 127, poz. 721 ze zm.), 6 pkt 7, 14, 15, 18 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 ze zm.). Dodatek za pracę w porze nocnej trzeba uwzględnić w wynagrodzeniu za urlop Pytanie: Pracownica przebywa na urlopie od 15 do 20 maja 2014 r. Według sporządzonego grafiku powinna w tym okresie mieć 3 dyżury nocne. Czy w tej sytuacji wypłacamy jej dodatek za pracę w porze nocnej? Odpowiedź: Za godziny niewypracowane w porze nocnej, chociaż zaplanowane w grafiku, pracownicy nie przysługuje dodatek. Dodatek za pracę w porze nocnej należy jednak uwzględnić w wynagrodzeniu urlopowym z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc wykorzystywania urlopu jako zmienny składnik wynagrodzenia przysługujący za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc. Od tego, jakie składniki wynagrodzenia: stałe, zmienne czy też stałe i zmienne otrzymuje pracownik, zależy sposób obliczenia podstawy wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy. W przypadku gdy wynagrodzenie pracownika obejmuje tylko stałe składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, są one uwzględniane w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej w miesiącu, w którym pracownik wykorzystuje urlop. Do tych składników można zaliczyć miesięczne wynagrodzenie zasadnicze, dodatek funkcyjny, dodatek stażowy, stałą miesięczną premię regulaminową. Inaczej postępujemy w przypadku, gdy pracownik, tak jak w sytuacji opisanej w pytaniu, oprócz stałych składników wynagrodzenia otrzymuje również składniki zmienne, przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc. Do tych składników, oprócz dodatku za pracę w porze nocnej, można zaliczyć również dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych, wynagrodzenie określone stawką godzinową czy wynagrodzenie prowizyjne. 34

35 Te elementy wynagrodzenia uwzględnia się przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej w ciągu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc wykorzystywania urlopu, a w przypadkach znacznego wahania wysokości wynagrodzenia okres ten może być przedłużony do 12 miesięcy. Tak ustalone wynagrodzenie z 3 lub 12 miesięcy stanowi podstawę wymiaru wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy. Przykład Pracownik przebywający w czerwcu na urlopie wypoczynkowym jest wynagradzany według stałego wynagrodzenia miesięcznego. Ponadto w okresie 3 miesięcy poprzedzających urlop wypłacono mu dodatki z tytułu pracy w porze nocnej. Ustalając wynagrodzenie urlopowe, pracodawca uwzględni w podstawie jego wymiaru dodatki nocne wypłacone w maju, kwietniu i marcu 2014 roku. Stałe wynagrodzenie miesięczne zostanie wypłacone w pełnej wysokości, która przysługuje pracownikowi w miesiącu, w którym wykorzystuje urlop, czyli w czerwcu. W podstawie wynagrodzenia urlopowego uwzględniamy tylko te zmienne składniki wynagrodzenia, które przysługują pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu. W celu obliczenia wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy należy: podstawę wymiaru podzielić przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa, a następnie, pomnożyć tak obliczone wynagrodzenie za 1 godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu. Przykład Pracownik otrzymuje stałe miesięczne wynagrodzenie w wysokości zł oraz dodatki za pracę w godzinach nocnych. W kwietniu 2014 roku otrzymał dodatek w wysokości 80 zł, w marcu 120 zł, w lutym 100 zł. W ciągu tych 3 miesięcy pracownik przepracował 488 godzin. W maju 2014 roku pracownik przebywał 6 dni na urlopie wypoczynkowym. Wynagrodzenie urlopowe ze zmiennych składników wynagrodzenia należy obliczyć w sposób następujący: (80 zł zł zł) : 488 godziny = 0,61 zł za 1 godzinę urlopu, 0,61 zł 48 godzin urlopu = 29,28 zł. Trzecia grupa dotyczy składników wynagrodzenia wypłacanych za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, np. premia kwartalna. Jeśli pracownik uzyskuje takie składniki wynagrodzenia, nie ma potrzeby dokonywania żadnych dodatkowych obliczeń, są one bowiem wypłacane w przyjętych terminach wypłaty, a okres urlopu jest traktowany na równi z okresem wykonywania pracy. 35

36 Reasumując, w sytuacji opisanej w pytaniu, pracownicy nie przysługuje dodatek za pracę w porze nocnej za godziny nocne, których nie wypracowała w czasie przebywania na urlopie wypoczynkowym (dodatek przysługuje za każdą godzinę przepracowaną w porze nocnej). Jednak dodatek ten należy uwzględnić, obliczając wynagrodzenie urlopowe pracownicy. Jeśli w którymś z miesięcy poprzedzających urlop pracownica nie otrzymała dodatku za pracę w nocy, należy cofnąć się z obliczeniami dalej i sięgnąć do miesiąca, w którym taki składnik wynagrodzenia jej przysługiwał. Podstawa prawna: art , art. 172, art. 173 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.), 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 ze zm.). Premia od zysku wypłacana nawet za czas nieobecności nie wchodzi do podstawy wynagrodzenia urlopowego Pytanie: Pracownik zatrudniony na pełen etat w 3 kolejnych miesiącach otrzymywał premię regulaminową od zysku za cały miesiąc w następującej wysokości: luty 2014 roku zł (przepracował 144 godziny), marzec 2014 roku zł (przepracował 160 godzin), kwiecień 2014 roku zł (przepracował 168 godzin). Wynagrodzenie urlopowe za 1 godzinę ze zmiennych składników wynagrodzenia (premii) wynosi 36,02 zł, co daje 288,16 zł dodatku za każdy dzień urlopu (8 godzin). Pracownik w maju 2014 roku ma wyliczone zł premii regulaminowej od zysku za cały miesiąc. Przepracował 120 godzin oraz był na urlopie 5 dni (40 godzin). Wynagrodzenie urlopowe ze zmiennych składników z 3 miesięcy poprzedzających urlop wynosi (za 5 dni urlopu) 1.440,80 zł (5 dni 288,16 zł). W jaki sposób należy wypłacać premię, aby była zgodna z przepisami i aby nie dokonywać podwójnej zapłaty pracownikowi z tytułu przebywania na urlopie i dodatkowo wypłacania premii? Który z poniżej przedstawionych sposobów liczenia jest właściwy i zgodny z przepisami? Sposób I: zł premii : 160 godzin (liczba godzin do przepracowania w maju 2014 roku) 120 godzin (liczba godzin przepracowanych) = zł ,80 zł ( wynagrodzenie ze zmiennych składników z 3 miesięcy) = 5.940,80 zł. Sposób II: zł premii ,80 zł (wynagrodzenie ze zmiennych składników z 3 miesięcy) = 7.440,80 zł? Czy zasadny będzie zapis w regulaminie premiowania, że premia pomniejszana jest proporcjonalnie o dni nieobecności w pracy (chorobowe, urlop, inna nieobecność)? 36

37 Odpowiedź: Jeżeli regulamin premiowania stanowi, że pracownikowi przysługuje miesięczna premia od zysku niezależnie od jakichkolwiek nieobecności w pracy i oceny pracy pracownika, to taka premia nie powinna być uwzględniana w podstawie wymiaru wynagrodzenia urlopowego (jako należność przysługująca z tytułu udziału w zysku). Dodatkowo, składniki wypłacane w pełnej wysokości za okresy choroby i pobierania zasiłków nie są wliczane do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego i zasiłków. Premie regulaminowe zmienne, przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, generalnie są uwzględniane w podstawie wymiaru wynagrodzenia za urlop. Należy jednak przeanalizować zapisy regulaminu premiowania, gdyż od tego zależy kwestia, z jakim świadczeniem mamy do czynienia. Mianowicie, premia jest składnikiem wynagrodzenia. Pracodawca powinien opracować system ustalania prawa do premii oraz ich wysokość, a konkretnie sprecyzować, jakie są kryteria przyznawania premii. Warunki premiowania muszą być obiektywne, sprawdzalne, mierzalne. Pracownik z kolei musi być powiadomiony o wymaganiach pracodawcy i o tym, kiedy na premię może liczyć. Premia ma charakter roszczeniowy, co oznacza, że w razie spełnienia tych wymagań może dochodzić od pracodawcy wypłaty premii na drodze sądowej. Jeżeli więc w firmie pracodawcy premie są wypłacane z zysku jako źródła ich finansowania, a jednocześnie oceniana jest praca pracownika, jego wkład w ten zysk, osiągane wyniki, efekty pracy, innymi słowy prawo do premii i jej wysokość zależy od uprzedniej kontroli jakości czy ilości pracy, to taka premia powinna być uwzględniona w podstawie wymiaru wynagrodzenia urlopowego. Bez analizy regulaminu premiowania trudno jest jednoznacznie wskazać, czy wspomniane świadczenie powinno być wliczane do podstawy urlopowej. Być może jest tak, że pracownik dostaje premię niejako z urzędu i jego indywidualna praca nie ma wpływu na jej przyznanie (co miesiąc pracownik ma zagwarantowany określony procent od zysku). Oznaczałoby to, że reguły premiowania są bardzo ogólne i sprowadzają się jedynie do stwierdzenia, że pracownik ma prawo do premii w zależności od wysokości zysku, bez potrzeby wypełnienia żadnych dodatkowych warunków. Wówczas taka premia powinna być wykluczona z podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego (jako należność przysługująca z tytułu udziału w zysku 6 pkt 8 rozporządzenia urlopowego). Pracownik dostaje bowiem całą premię mimo urlopu czy choroby. Innymi słowy, czy pracowałby, czy miał absencję w pracy, dostałby premię w tej samej wysokości. Oznacza to, że urlop został już opłacony tą premią. Wypłata pełnej premii w danym miesiącu i ponadto jeszcze wyna- 37

38 grodzenia urlopowego z premii z 3 poprzednich miesięcy oznaczałoby podwójną zapłatę za urlop. Zgodnie natomiast z regułą zawartą w art. 172 Kodeksu pracy pracownik ma otrzymać w miesiącu, w którym odpoczywał, pensję zbliżoną maksymalnie do tej, którą dostałby, gdyby normalnie pracował. Przechodząc do sytuacji opisanej w pytaniu, należy stwierdzić, że za maj pracownik i tak dostałby premię w wysokości zł niezależnie od tego, czy był na urlopie. Gdyby jeszcze zapłacić mu dodatkowo 1.440,80 zł z tzw. zmiennych składników wynagrodzenia, jego pensja wzrosłyby do 7.440,80 zł, a więc pracownik niejako zarobiłby na urlopie. Zasady wypłaty premii można zmienić, wprowadzając do regulaminu premiowania modyfikacje polegające na uszczegółowieniu sposobu przyznawania premii w zależności od nieobecności pracownika w pracy. Takie rozwiązanie rozwiałoby wątpliwości, czy dany składnik należy wliczać do podstawy innych świadczeń. Gdyby premia była pomniejszana za czas np. choroby czy opieki nad dzieckiem lub pobierania innych świadczeń z tytułu choroby i macierzyństwa, podlegałaby włączeniu do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego i zasiłków. Podstawa prawna: art. 172 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.), 6, 7, 8 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 ze zm.). Faktycznie przepracowany okres liczy się do wynagrodzenia urlopowego Pytanie: W jaki sposób obliczyć wynagrodzenie urlopowe w sytuacji, gdy pracownik pracował u pracodawcy np. tylko 2 miesiące i w jednym z nich miał godziny nadliczbowe. Czy należy wynagrodzenie za godziny nadliczbowe z tego jednego miesiąca podzielić przez liczbę przepracowanych godzin w tym miesiącu, w którym wystąpiły godziny nadliczbowe, czy też przez godziny przepracowane przez 2 miesiące zatrudnienia (mimo że składniki zmienne wystąpiły tylko w 1 miesiącu)? 38

39 Odpowiedź: Nowemu pracownikowi, który przepracował np. tylko 2 miesiące, a za 1 miesiąc otrzymał wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego ustala się z okresu faktycznie przepracowanego. Jeżeli pracownik przed rozpoczęciem urlopu wypoczynkowego otrzymywał zmienne wynagrodzenie przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, w okresie krótszym niż przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru, podstawę wymiaru stanowi wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres faktycznie przepracowany. Dotyczy to sytuacji, kiedy nowy pracownik pracuje u danego pracodawcy krócej niż 3 miesiące, czyli krócej niż wynosi okres, z którego zwykle ustalana jest podstawa wymiaru wynagrodzenia urlopowego. Wówczas przyjmuje się do podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego faktycznie uzyskane wynagrodzenie za nadgodziny. Wynagrodzenie urlopowe oblicza się, najpierw dzieląc podstawę wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa. Zatem wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, np. tylko z 1 miesiąca, trzeba podzielić przez liczbę godzin faktycznie przepracowanych w okresie, z którego liczona jest podstawa, czyli w tym 1 miesiącu. Inaczej stawka za 1 godzinę pracy zostałaby zaniżona, a przecież pracownik ma uzyskać za czas urlopu takie wynagrodzenie, jakie by dostał, gdyby nie przebywał na wypoczynku, lecz pracował. Innymi słowy, nie może stracić finansowo z powodu urlopu. Z kolei 11 ust. 1 rozporządzenia urlopowego stanowi, że jeżeli przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru, poprzedzający miesiąc wykorzystywania urlopu wypoczynkowego, lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny miesiąc kalendarzowy lub pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie określone w 8 (zmienne za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc), przy ustalaniu podstawy wymiaru uwzględnia się najbliższe miesiące, za które pracownikowi przysługiwało takie wynagrodzenie. Ten przepis odnosi się do zatrudnionych, którzy nie wypracowali zmiennego składnika wynagrodzenia w którymś z miesięcy przyjmowanych do ustalenia podstawy wymiaru lub we wszystkich tych miesiącach. Wówczas należy sięgnąć do najbliższego miesiąca, za który takie wynagrodzenie zmienne było należne. Rozporządzenie urlopowe nie określa jednak, jak daleko należy się cofnąć. Jeśli np. pracownik wrócił z urlopu wychowawczego, który stanowi dość długą przerwę w pracy, to można przyjąć jego zmienne składniki aż sprzed urlopu. Podstawa prawna: art. 172 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.), 11 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 ze zm.). 39

40 Wynagrodzenie za czas nieświadczenia pracy nie wchodzi do podstawy wymiaru ekwiwalentu Pytanie: Jak należy obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop w następującym przypadku. Pracownik powołany 28 lutego 2014 r. został odwołany z zajmowanego stanowiska z jednoczesnym wypowiedzeniem umowy o pracę, bez obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia. Stosunek pracy zostanie rozwiązany 31 maja 2014 r. Czy obliczając ekwiwalent za urlop, można wziąć pod uwagę składniki wynagrodzenia z okresu nieświadczenia pracy? W marcu 2014 roku pracownik ten otrzymał premię kwartalną. Czy i jak ją wliczyć do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop? Odpowiedź: Wynagrodzenia przysługującego za okres zwolnienia pracownika ze świadczenia pracy w okresie wypowiedzenie nie wlicza się do podstawy wymiaru ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Natomiast premię kwartalną w tej podstawie należy uwzględnić. Zwolnienie pracownika z obowiązku świadczenia pracy jest nieobecnością usprawiedliwioną, za którą przysługuje wynagrodzenie. Z kolei ekwiwalent za urlop wypoczynkowy ustala się, stosując zasady obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego, ale z pewnymi odrębnymi uregulowaniami. Ustalając podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego, pracodawca przyjmuje wynagrodzenia i inne świadczenia ze stosunku pracy, z kilkoma wyłączeniami. Wśród nich jest wynagrodzenie za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Z tego wynika, że wynagrodzenia za czas zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia nie uwzględnia się w podstawie ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Dalsze postępowanie zależne jest od tego, jakie wynagrodzenie pracownik otrzymywał: stałe czy zmienne. W przypadku gdy pracownik otrzymuje zmienne wynagrodzenie, zastosowanie będzie miał 11 ust. 1 tzw. rozporządzenia urlopowego. Zgodnie z nim, jeśli przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru, poprzedzający miesiąc wykorzystywania urlopu wypoczynkowego, lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny miesiąc kalendarzowy lub pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało zmienne wynagrodzenie za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, przy ustalaniu podstawy wymiaru uwzględnia się najbliższe miesiące, za które pracownikowi przysługiwało takie wynagrodzenie. 40

41 Zatem w przypadku zmiennych, miesięcznych składników wynagrodzenia należałoby się cofnąć do okresu 3 miesięcy poprzedzających okres nieświadczenia pracy. Natomiast składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu. Zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc (premia kwartalna), wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu. Ekwiwalent za niewykorzystany przez pracownika urlop wypoczynkowy oblicza się: dzieląc sumę miesięcznych wynagrodzeń ustalonych zgodnie z powyższymi wskazówkami, przez współczynnik urlopowy, a następnie, dzieląc tak otrzymany ekwiwalent za 1 dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika, a następnie mnożąc tak otrzymany ekwiwalent za 1 godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego. Podstawa prawna: 6 pkt 4, 11, 14, 15, 16, 17, 18 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 ze zm.). Urlop proporcjonalny przysługuje pracownikowi tylko w roku powrotu z urlopu wychowawczego Pytanie: Pracownica 4 września 2013 r. rozpoczęła urlop wychowawczy, jednak wcześniej wykorzystała 20 dni przysługującego jej urlopu wypoczynkowego. W dniu 20 listopada 2013 r. nabyła prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego. Pracownica wypowiedziała umowę o pracę, a okres wypowiedzenia skończył się 31 stycznia 2014 r. Czy wraz z rozwiązaniem umowy z końcem stycznia powinniśmy wypłacić pracownicy ekwiwalent za 6 dni urlopu wypoczynkowego, do których nabyła prawo na urlopie wychowawczym? Odpowiedź: Tak, pracownicy należało wypłacić ekwiwalent za 6 dni urlopu wypoczynkowego. 41

42 Pomniejszenia proporcjonalnego urlopu wypoczynkowego można dokonać tylko w roku, w którym pracownik powrócił do pracy po trwającym co najmniej miesiąc urlopie wychowawczym. Oznacza to, że przepisy Kodeksu pracy nie przewidują możliwości pomniejszenia proporcjonalnego urlopu wypoczynkowego w roku, w którym pracownik rozpoczyna urlop wychowawczy. Pomniejszenia można by było dokonać, gdyby pracownica wróciła do pracy w 2013 roku, a z opisanego stanu faktycznego wynika, że złożyła wypowiedzenie umowy, przebywając na urlopie wychowawczym. Pracownica złożyła wypowiedzenie umowy o pracę podczas urlopu wychowawczego w 2013 roku, termin wypowiedzenia upłynął na koniec stycznia 2014 roku, zatem stosując wykładnię celowościową, należy przyjąć fikcję powrotu pracownika do pracy w dniu rozwiązania stosunku pracy i uznać, że urlop za 2014 rok przysługuje na zasadzie proporcjonalności. Zatem z uwagi na nieobecność pracownicy w styczniu za 2014 rok nie przysługuje jej ekwiwalent za urlop za 2014 rok. Niemniej jednak przysługuje jej urlop za 2013 rok, ponieważ pracownica w zeszłym roku wykorzystała tylko 20 dni urlopu, a w ciągu roku nabyła prawo do 26 dni. W takiej sytuacji pracownicy należało wypłacić ekwiwalent za 6 dni zaległego urlopu. Podstawa prawna: art pkt 2, art. 158 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.). Wynagrodzenie przestojowe nie ma wpływu na zapłatę za urlop Pytanie: Jak wyliczyć wynagrodzenie za urlop pracownikowi, który większość dni był na postojowym? Czy wynagrodzenie za urlop może być niższe od stawki zaszeregowania? Odpowiedź: Wynagrodzenia za przestój nie uwzględnia się w podstawie wymiaru wynagrodzenia urlopowego. Za czas urlopu pracownik musi dostać takie wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną. Za czas jej niewykonywania pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wówczas, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią. I tak, pracownikowi za czas niewykonywania pracy, jeżeli był gotów do jej wykonywania, a doznał przeszkód z przyczyn dotyczących pracodawcy, przysługuje wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania 60% wynagrodzenia. 42

43 W każdym przypadku wynagrodzenie to nie może być jednak niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów. Wynagrodzenie takie przysługuje także pracownikowi za czas niezawinionego przez niego przestoju. Jeżeli przestój nastąpił z winy pracownika wynagrodzenie nie przysługuje. Ważne Przestój w pracy spowodowany przyczynami obiektywnymi, niezależnymi od pracownika, jest odpłatny. Stawka osobistego zaszeregowania, na podstawie której oblicza się wynagrodzenie przestojowe, to tylko i wyłącznie wynagrodzenie zasadnicze określone w stałej stawce miesięcznej bądź ustalone godzinowo, bez żadnych dodatków, nawet stałych (uchwała Sądu Najwyższego z 3 kwietnia 2007 r., sygn. akt II PZP 4/07). Za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Taka jest podstawowa zasada dotycząca wynagradzania za urlop. Zatem pracownik nie może ani zyskać, ani stracić na wynagrodzeniu z powodu przebywania na urlopie wypoczynkowym. Jego wynagrodzenie za miesiąc, w którym korzystał z tego uprawnienia, powinno być jak najbardziej zbliżone do normalnego wynagrodzenia, jakie uzyskałby, gdyby zamiast wypoczywać, wykonywał swoje obowiązki. W przypadku gdy pracownik wynagradzany jest stałą stawką miesięczną lub godzinową i nie otrzymuje żadnych zmiennych składników pensji, sprawa jest jasna powinien dostać takie wynagrodzenie, jakie otrzymałby za normalną pracę. Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej kwocie w wynagrodzeniu urlopowym uwzględnia się w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu. Problem pojawia się, gdy pracownik otrzymuje zmienne składniki wynagrodzenia, a przed urlopem w zakładzie był przestój. Okazuje się bowiem, że w wynagrodzeniu urlopowym nie bierze się pod uwagę wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju, natomiast składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc uwzględnia się w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, a jeżeli ulegają znacznym wahaniom nawet z 12 miesięcy. W związku z tym, jeśli przez pełny miesiąc/-e kalendarzowy/-e poprzedzając/-e urlop pracownik nie świadczył pracy z powodu przestoju, pracodawca, ustalając podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego, powinien pominąć te miesiące, uwzględniając kolejne. 43

44 Natomiast w sytuacji, gdy w którymś z miesięcy poprzedzających miesiąc korzystania z urlopu wypoczynkowego pracownik świadczył pracę choćby przez 1 dzień, a przez resztę miesiąca pozostawał w gotowości do niej, wówczas przy ustalaniu podstawy urlopowej nie pomija się tego miesiąca, a w podstawie wymiaru należy uwzględnić pensję przysługującą za czas faktycznego świadczenia pracy. Podstawa prawna: art. 80, art. 81, art. 172 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.), 6 pkt 2, 7, 8, 9 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 ze zm.). W ekwiwalencie urlopowym obliczanym po rocznej chorobie uwzględnia się średnią ze składników zmiennych sprzed ZUS ZLA Pytanie: Jak wyliczyć ekwiwalent za urlop dla pracownika, który przebywał na zwolnieniu lekarskim przez 1 rok? Czy do wyliczenia należy brać stałe składniki, takie jakie są w umowie (wynagrodzenie zasadnicze, dodatek stażowy, premia regulaminowa), czy należy wziąć składniki wypłacone w miesiącu poprzedzającym ekwiwalent, czyli tylko zasiłek chorobowy i stażowe? Odpowiedź: W tym konkretnym przypadku, kiedy rozwiązanie umowy poprzedzała choroba pracownika, do wyliczenia ekwiwalentu za urlop należy brać pod uwagę składniki stałe w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu oraz składniki zmienne jako średnią z 3 miesięcy sprzed choroby. Przypomnijmy, iż ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy ustala się, stosując zasady obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego, ze zmianami określonymi w rozporządzenia urlopowego. Z treści pytania wynika, że pracownik w okresie poprzedzającym miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu przebywał na zwolnieniu lekarskim, zatem, zgodnie z 11 ust. 1 rozporządzenia urlopowego, przy ustalaniu podstawy wymiaru ekwiwalentu od składników zmiennych należy uwzględnić miesiące poprzedzające okres choroby. Załóżmy, że pracownik od 1 czerwca 2013 r. do 31 maja 2014 r. pobierał świadczenia z ubezpieczenia chorobowego. Dnia 31 maja 2014 r. kończy mu się umowa o pracę, nie wykorzystał 44

45 wynagrodzenie za urlop i ekwiwalent za urlop 27 dni urlopu (216 godz.). Na jego miesięczne wynagrodzenie brutto składa się wynagrodzenie zasadnicze w kwocie zł, dodatek stażowy w wysokości 600 zł oraz premia regulaminowa, która w miesiącach sprzed choroby wyniosła odpowiednio: za maj 460 zł, za kwiecień 300 zł, za marzec 500 zł. Wynagrodzenie wypłacane jest ostatniego dnia danego miesiąca. Dodatek za staż pracy przysługuje w wysokości 1% za każdy udokumentowany rok zatrudnienia pracownika na podstawie umowy o pracę. Podstawę jego obliczenia stanowi wynagrodzenie zasadnicze w wysokości określonej w umowie o pracę, natomiast premia regulaminowa za efektywną pracę. W takim przypadku wynagrodzenie zasadnicze oraz dodatek stażowy są składnikami stałymi, natomiast premia regulaminowa składnikiem zmiennym. Podstawa prawna: 11 ust. 1, rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 ze zm.). 45

46 1BC30 ISBN