PROTOKÓŁ. z kontroli problemowej. przeprowadzonej w Rzymsko-Katolickiej Parafii pw. św. Katarzyny w Będzinie - Grodźcu przy ul. Wolności 295.

Transkrypt

1 PROTOKÓŁ z kontroli problemowej przeprowadzonej w Rzymsko-Katolickiej Parafii pw. św. Katarzyny w Będzinie - Grodźcu przy ul. Wolności 295. Kontrolę przeprowadziła: mgr Halina Taratuta - Palimąka - Kierownik Referatu Kontroli Wewnętrznej, działająca na podstawie upoważnienia Prezydenta Miasta Będzina nr OR.III. 0113/III-69/07 z dnia r do przeprowadzenia kontroli wewnętrznej. Kontrola została przeprowadzona w dniach od r do r/z przerwą w dniu na szkolenie/ na podstawie Zarządzenia nr 31/2007 Prezydenta Miasta Będzina z dnia r. w sprawie przeprowadzenia kontroli i wyznaczenia osoby kontrolującej. Kontrolę niniejszą wpisano do książki kontroli Parafii pod numerem 2. Była to druga kontrola finansowa w tej jednostce przeprowadzona z ramienia Urzędu Miejskiego w Będzinie. Poprzednia kontrola dotyczyła realizacji umowy SO-VIII/07163/16/1/03 z dnia 20 marca 2003r zawartej pomiędzy Gminą Będzin a Rzymsko - Katolicką Parafią pw. św. Katarzyny w Będzinie - Grodźcu w okresie od 20 marca do 31 maja 2003r.W wyniku w/w kontroli wniosków pokontrolnych nie wydano. Zakres kontroli: Kontrolą objęto okres od r do r. Tematyka kontroli: Realizacja umowy SO- VIII/ /07 z dnia r zawartej między Gminą Będzin a Rzymsko - Katolicką Parafią p.w. św. Katarzyny w Będzinie - Grodźcu. DANE OGÓLNE: Rzymsko - Katolicka Parafia pw. św. Katarzyny w Będzinie - Grodźcu jest związkiem wyznaniowym istniejącym od około 600 lat. Misją Parafii jest prowadzenie działalności duszpasterskiej, dożywianie i wspieranie osób bezdomnych, bezrobotnych i skrajnie ubogich. Osobą zarządzającą Parafią jest ks. Proboszcz Kanonik Stanisław Wojtuszkiewicz, powołany na to stanowisko w dniu 23 maja 1991r. 1

2 Ustalenia kontroli W dniu r pomiędzy Gminą Będzin zwaną Zleceniodawcą a Rzymsko-Katolicką Parafią p.w.św.katarzyny w Będzinie-Grodżcu zwaną Podmiotem została zawarta w formie pisemnej umowa nr SO.VIII /07 o realizację zadania w zakresie pomocy społecznej zgodnie z przepisami ustawy z dnia 12 marca 2004r o pomocy społecznej(dz.u.nr 64 poz.593 z póżn.zm.)polegającego na świadczeniu na rzecz osób wym.w art.3 ustawy usługi socjalnej,mającej na celu zapewnienie jednodaniowego gorącego posiłku osobom potrzebującym.umowa ta zawiera elementy określone w ustawie o pomocy społecznej.na realizację umownego zadania Gmina Będzin zgodnie z art.176 ustawy z dnia 30 czerwca 2005roku o finansach publicznych /Dz.U.nr 249 poz.2104 z póżn.zm./ udzieliła Parafii dotacji w wysokości ,00zł z przeznaczeniem na zakup artykułów żywnościowych niezbędnych do przygotowania gorących posiłków w wysokości ,00zł oraz na zakup materiałów,wyposażenia i środków czystości w wysokości 1.224,00zł. Termin wykonania umowy określono na okres od r do r.Jak wynika z wydruku konta poz.ks.nr 1400 z dnia r /dot.ewidencji księgowej UM Będzin/Zleceniodawca całość dotacji przekazał Parafii w dniu r Parafia pw.św.katarzyny zapewniła warunki lokalowe odpowiednie do realizowanego zadania - posiada kuchnię oraz salę do wydawania posiłków. Parafia prowadzi imienne listy osób korzystających z gorących posiłków na których osoby swoim podpisem potwierdzają skorzystanie z posiłku.z tych list wynika iż jadłodajnia prowadzona przez Parafię św.katarzyny średnio dziennie wydaje osobom potrzebującym około 100 posiłków. Na drzwiach wejściowych do jadłodajni została wywieszona informacja o godzinach otwarcia placówki. Wewnątrz pomieszczenia w miejscu widocznym zamieszczono informację, iż zadanie realizowane w zakresie objętym dotacją jest dotowane ze środków budżetu Gminy Będzin. W trakcie kontroli weryfikacji poddano następujące oryginały dowodów księgowych /posiadających klauzule zgodne z &2 ust.2 pkt.e przedmiotowej umowy/ dokumentujących poniesione w okresie od do r wydatki na zakup żywności,materiałów i wyposażenia oraz środków czystości zgodnie z przedstawionym rejestrem dowodów zakupu towarów: Wydatki na artykuły żywnościowe niezbędne do przygotowania gorących posiłków zrealizowano w kwocie ,16zł,należności regulowano gotówką. 1.Fra VAT oryginał nr 1694 z dnia na kwotę 105,83zł poz.ks.1 2.-R-k oryginał nr 1/07 z dnia na kwotę 578,00zł poz.ks.2 3.Fra VAT oryginał nr 0/0/0009/ z dnia na kwotę 100,21zł poz.ks.4 4.Fra VAT oryginał nr z dnia na kwotę 101,72zł poz.ks.5 5.Fra VAT oryginał nr 0/0/0010/ z dnia na kwotę 150,32zł poz.ks.6 6.R-k oryginał nr 2/07 z dnia na kwotę 564,75zł poz.ks.7 7.Fra VAT oryginał nr z dnia na kwotę 155,78zł poz.ks R-k oryginał nr 3/07 z dnia na kwotę 410,00zł poz.ks.11 9.Fra VAT oryginał nr 6733 z dnia na kwotę 77,24zł poz.ks R-k oryginał nr 4/07 z dnia na kwotę 592,25zł poz.ks.1 3 2

3 11.R-k oryginał nr 5/07 z dnia na kwotę 401,25zł poz.ks Fra VAT oryginał nr 0/0/009/ z dnia na kwotę 131,17zł poz.ks R-k oryginał nr 7/07 z dnia na kwotę 360,46 zł poz.ks Fra VAT oryginał nr z dnia na kwotę 92,30 zł poz.ks R-k oryginał nr 8/07 z dnia na kwotę 374,00 zł poz.ks Fra VAT oryginał nr z dnia na kwotę 118,60 zł poz.ks Fra VAT oryginał nr 0/0/0013/ z dnia na kwotę 12,48 zł poz.ks R-k oryginał nr 9/07 z dnia na kwotę 589,12 zł poz.ks R-k oryginał nr 10/07 z dnia na kwotę 324,05 zł poz.ks R-k oryginał nr 11/07 z dnia na kwotę 582,00 zł poz.ks Fra VAT oryginał nr 2722 z dnia na kwotę 97,19 zł poz.ks Fra VAT oryginał nr 9294 z dnia na kwotę 95,13 zł poz.ks R-k oryginał nr 13/07 z dnia na kwotę 550,38 zł poz.ks Fra VAT oryginał nr z dnia na kwotę 165,22 zł poz.ks Fra VAT oryginał nr 3227 z dnia na kwotę 38,19 zł poz.ks R-k oryginał nr 14/07 z dnia na kwotę 664,50 zł poz.ks R-k oryginał nr 15/07 z dnia na kwotę 744,80 zł poz.ks R-k oryginał nr 16/07 z dnia na kwotę 847,00 zł poz.ks Fra VAT oryginał nr z dnia na kwotę 46,12 zł poz.ks R-k oryginał nr 17/07 z dnia na kwotę 463,04 zł poz.ks Fra VAT oryginał nr z dnia na kwotę 127,78zł poz.ks Fra VAT oryginał nr z dnia na kwotę 160,46 zł poz.ks Fra VAT oryginał nr z dnia na kwotę 113,16 zł poz.ks Fra VAT oryginał nr 0/0/0005/ z dnia na kwotę 87,72 zł poz.ks Fra VAT oryginał nr 0/0/0012/ z dnia na kwotę 618,37 zł poz.ks Fra VAT oryginał nr 0/0/0010/ z dnia na kwotę 38,36 zł poz.ks Fra VAT oryginał nr 0/0/0017/ z dnia na kwotę 162,16 zł poz.ks Fra VAT oryginał nr z dnia na kwotę 503,98 zł poz.ks Fra VAT oryginał nr z dnia na kwotę 66,43 zł poz.ks Fra VAT oryginał nr 469/2007 z dnia na kwotę 43,14 zł poz.ks Fra VAT oryginał nr 4667 z dnia na kwotę 94,06 zł poz.ks R-k oryginał nr 19/07 z dnia na kwotę 492,00 zł poz.ks Fra VAT oryginał nr z dnia na kwotę 119,25 zł poz.ks R-k oryginał nr 20/07 z dnia na kwotę 746,42 zł poz.ks Fra VAT oryginał nr 493/2007 z dnia na kwotę 43,14 zł poz.ks Fra VAT oryginał nr 0/0/0015/ z dnia na kwotę 199,69 zł poz.ks R-k oryginał nr 21/07 z dnia na kwotę 645,00 zł poz.ks Fra VAT oryginał nr z dnia na kwotę 125,09 zł poz.ks Fra VAT oryginał nr 517/2007 z dnia na kwotę 43,14 zł poz.ks Fra VAT oryginał nr z dnia na kwotę 57,50 zł poz.ks Fra VAT oryginał nr z dnia na kwotę 79,57 zł poz.ks Fra VAT oryginał nr 5434 z dnia na kwotę 121,85 zł poz.ks Fra VAT oryginał nr 0/0/0007/ z dnia na kwotę 101,98 zł poz.ks Fra VAT oryginał nr 540/2007 z dnia na kwotę 41,43 zł poz.ks Fra VAT oryginał nr 0/0/0020/151/025 z dnia na kwotę 90,88 zł poz.ks.79 3

4 56. Fra VAT oryginał nr z dnia na kwotę 34,03zł z dotacji poz.ks Fra VAT oryginał nr 5625 z dnia na kwotę 55,45 zł poz.ks R-k oryginał nr 18/07 z dnia na kwotę 492,00 zł poz.ks Fra VAT oryginał nr 582/2007 z dnia na kwotę 75,93 zł poz.ks Fra VAT oryginał nr z dnia na kwotę 43,76 zł poz.ks R-k oryginał nr 21/05/07 z dnia na kwotę 482,78 zł poz.86a 62. Fra VAT oryginał nr z dnia na kwotę 192,56 zł poz.ks R-k oryginał nr 20/07 z dnia na kwotę 1.106,50 zł poz.ks R-k oryginał nr 22/07 z dnia na kwotę 744,80 zł poz.ks Fra VAT oryginał nr 599/2007 z dnia na kwotę 43,14 zł poz.ks Fra VAT oryginał nr z dnia na kwotę 102,67 zł poz.ks R-k oryginał nr 23/07 z dnia na kwotę 664,50 zł poz.ks R-k oryginał nr 24/07 z dnia na kwotę 553,00 zł poz.ks Fra VAT oryginał nr 616/2007 z dnia na kwotę 43,14 zł poz.ks R-k oryginał nr 23/06/07 z dnia na kwotę 496,00zł poz Fra VAT oryginał nr 0/0/0005/ z dnia na kwotę 56,12 zł poz.ks Fra VAT oryginał nr z dnia na kwotę 131,77 zł poz.ks Fra VAT oryginał nr z dnia na kwotę 349,81 zł poz.ks R-k oryginał nr 24w/07 z dnia na kwotę 235,00 zł poz.ks Fra VAT oryginał nr 632/2007 z dnia na kwotę 43,14 zł poz.ks Fra VAT oryginał nr z dnia na kwotę 90,18zł zł poz.ks R-k oryginał nr 24/07/07 z dnia na kwotę 738,50zł poz F-ra Vat oryginał nr 644/2007 z dnia na kwotę 43,14zł poz R-k oryginał nr 26/07 z dnia na kwotę 403,75zł poz.105a 80. R-k oryginał nr 25/07z dnia na kwotę 300,00zł poz Fra VAT oryginał nr z dnia na kwotę 117,83zł poz.107 Podmiot prowadził rejestr przychodu i rozchodu artykułów żywnościowych dla każdego zakupionego ze środków dotacji artykułu osobno ; na podstawie /posiadających pieczątkę Parafii św.katarzyny w Będzinie przy ul.wolności 295/kart magazynowych od nru 1 do nru 107dot.artykułów żywnościowych - stwierdzono iż wszystkie zakupione artykuły żywnościowe zgodnie z w/w fakturami zostały wprowadzone na stan magazynu w dniu oraz w ilości zgodnej z fakturą a następnie zużywane odpowiednio do przygotowywanego posiłku. Wydatki na zakup niezbędnych materiałów i wyposażenia oraz środków czystości wykonano w kwocie 1.224,00zł,należności regulowano gotówką. 1. Fra VAT oryginał nr 0/0/0009/ z dnia na kwotę 76,05zł poz.ks.3 2. R-k oryginał nr 6/07 z dnia na kwotę 610,50zł poz.ks.8 3. R-k oryginał nr 6A/07 z dnia na kwotę 307,40zł poz.ks.9 4. Fra VAT oryginał nr 0/0/0017/ z dnia na kwotę 14,74zł poz.ks Fra VAT oryginał nr 0/0/0017/ z dnia na kwotę 143,95zł poz.ks Fra VAT oryginał nr 0/0/0009/ z dnia na kwotę 29,13zł poz.ks Fra VAT oryginał nr z dnia zaliczono z dotacji kwotę 42,23 zł poz.ks.21 Podmiot prowadził rejestr przychodu i rozchodu środków czystości oraz wyposażenia dla każdego zakupionego ze środków dotacji artykułu osobno,stwierdzono iż wszystkie zakupione środki czystości i artykuły wyposażeniowe zgodnie z w/w fakturami zostały wprowadzone na stan magazynu w dniu oraz w ilości zgodnej z fakturą a następnie rozchodowane i zużyte w ilości 4

5 zakupionej.wydatki na zakup niezbędnych materiałów i wyposażenia oraz środków czystości zostały poniesione w kwocie umownej, zgodnie z przeznaczeniem,terminowo.do rozliczenia uwag nie wniesiono Zgodnie z &2 ust.2 przedmiotowej umowy Podmiot zobowiązany jest do wyodrębnienia ewidencji księgowej środków otrzymanych na realizację zadania umownego -stwierdzono iż dla środków otrzymanych na realizację przedmiotowej umowy Podmiot prowadzi ewidencje: stanu oraz obrotów środków na rachunku bankowym oraz stanu i obrotów gotówki podjętej z rachunku bankowego do kasy Parafii.Stwierdzono że na karcie kontowej służącej do ewidencji otrzymanych w celu realizacji przedmiotowej umowy środków na rachunku bankowym niektóre zapisy nie są zgodne z przedstawionymi wyciągami bankowymi - z wyciągu bankowego nr2 wynika iż na rachunku bankowym na który wpłynęły środki z dotacji UM/tj.na rachunku wyodrębnionym tylko do rozliczeń przedmiotowej umowy zgodnie z &1 ust.5 umowy /występuje saldo początkowe w kwocie 11,38zł, salda tego nie ujęto na karcie kontowej służącej do ewidencji środków na rachunku bankowym.wyjaśnienie tej kwestii przez Pełnomocnika stanowi załącznik nr1.ponadto z wyciągów bankowych nr2,3,4 wynika iż z rachunku bankowego na który wpłynęła dotacja z UM B-n Bank pobierał opłaty za obsługę tego rachunku, ponieważ w przedmiotowej umowie brak jest zapisu o możliwości pokrywania z dotacji UM opłat związanych z obsługą rachunku bankowego zatem powyższy wydatek nie jest związany z realizacją przedmiotowej umowy. Ponadto z wyciągu bankowego nr 3 str.2 wynika iż w dniu r z rachunku bankowego na który wpłynęła dotacja /zgodnie z umową służącego tylko do obsługi przedmiotowej umowy/pomyłkowo zrealizowano wydatek nie dotyczący przedmiotowej umowy w kwocie 181,02zł.W związku z powyższymi wydatkami realizowanymi z rachunku bankowego przeznaczonego tylko do realizacji przedmiotowej umowy a nie związanymi z realizacją tej umowy stan konta w dniu wynosił 80,49zł/wb nr 4 z dnia r/ a winien wynosić 287,13zł.Wyjaśnienie tej kwestii stanowi załącznik nr2.w dniu r Pełnomocnik dokonał wpłaty na rachunek bankowy przeznaczony do obsługi przedmiotowej umowy brakującej kwoty w wysokości 207,14zł.kserokopia wpłat stanowi załącznik nr 3.Ewidencja obrotów gotówki podjętej do kasy jest zgodna z wyciągami bankowymi oraz z wydatkami dokonanymi w formie gotówkowej w celu realizacji umowy. Zgodnie z wyjaśnieniem pisemnym Pełnomocnika,stanowiącym załącznik nr 11, Parafia św.katarzyny nie prowadzi rejestru osób skierowanych przez MOPS na korzystanie z posiłków ponieważ żadna z osób korzystających z posiłków nie dostarczyła takiego skierowania. Jak wynika z dostarczonych wyciągów bankowych dot.rachunku przeznaczonego do rozliczeń przedmiotowej umowy odsetki od przekazanych środków przez Zleceniodawcę w celu realizacji umowy nie wpłynęły.zgodnie z oświadczeniem Pełnomocnika,stanowiącym załącznik nr 4, przy realizacji umowy nie uzyskano przychodów,których nie można było przewidzieć przy kalkulowaniu wielkości dotacji. Na tym ustalenia kontroli zakończono. Załączniki od nr 1 do nru 11 stanowią integralną część protokołu. 1.załącznik nr 1-wyjaśnienie Pełnomocnika dot.salda początkowego na r-ku bankowym 2.załącznik nr 2-wyjaśnienie Pełnomocnika dot.mylnego wydatku 3.załącznik nr 3 -kserokopia dowodów wpłat kwoty 207,14zł 4.załącznik nr 4 -oświadczenie Pełnomocnika dot.braku przychodów 5.załącznik nr 5 - kserokopia karty stanu środków na r-ku bankowym ewidencja Parafii 6.załącznik nr 6 -kserokopia karty kontowej konta 100 ew.parafii 7.załącznik nr 7 -kserokopia wyciągów bankowych nr 2,3,4 konta przeznaczonego do rozliczeń umowy 8.załącznik nr 8 -kserokopia kart magazynowych o nrach1w,2w,3w,4w,5w oraz kart dot.śr.czystościowych od nr 1 do nr 13. 5

6 9.załącznik nr 9 -wydruk z konta poz.ks.1400 ew.um B-n 10.załącznik nr 10 - wyjaśnienie Pełnomocnika dot.podjęcia gotówki z r-ku 11.załącznik nr 11 - wyjaśnienie Pełnomocnika dot.rejestru osób skierownych przez MOPS Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach,z których jeden pozostawiono w jednostce kontrolowanej. Stwierdzone w toku kontroli nieprawidłowości na bieżąco omawiano z zainteresowanymi osobami. Ksiądz Proboszcz Kanonik Stanisław Wojtuszkiewicz został poinformowany o prawie podpisania niniejszego protokołu : z równoczesnym wniesieniem uwag i zastrzeżeń do jego treści - w przypadku wnoszenia uwag i zastrzeżeń należy je zamieścić na ostatniej stronie protokołu bez wnoszenia uwag i zastrzeżeń do treści Będzin dnia r Strona kontrolowana Rzymsko - Katolicka Parafia pw. św. Katarzyny w Będzinie - Grodźcu Strona kontrolująca Halina Taratuta - Palimąka Kierownik Referatu Kontroli Wewnętrznej 6