PROTOKÓŁ. z kontroli problemowej. przeprowadzonej w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej przy ul. 11 Listopada 1 w Będzinie.

Transkrypt

1 PROTOKÓŁ z kontroli problemowej przeprowadzonej w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej przy ul. 11 Listopada 1 w Będzinie. Kontrolę przeprowadziła: mgr Halina Taratuta - Palimąka - Kierownik Referatu Kontroli Wewnętrznej, działająca na podstawie upoważnienia Prezydenta Miasta Będzina nr OR.III. 0113/III- 112/10 z dnia r. Kontrola została przeprowadzona w dniach od do r. na podstawie Zarządzenia nr 192/2010 Prezydenta Miasta Będzina z dnia r. w sprawie przeprowadzenia kontroli w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Będzinie przy ul.11 Listopada 1 i wyznaczenia osoby kontrolującej. Kontrola została wpisana do książki kontroli MOPS pod numerem 35. Poprzednią kontrolę z ramienia Urzędu Miejskiego przeprowadził Referat Kontroli Wewnętrznej UM w 2006r. Kontrolą tą objęto działalność finansową MOPS w okresie od stycznia 2006 do czerwca 2006r. Weryfikacji wówczas poddano następujące tematy: gospodarka funduszem płac gospodarka kasowa ustalenia dodatkowe W wyniku w/w kontroli wniosków pokontrolnych nie wydano. Zakres kontroli: Kontrolą objęto okres od grudnia 2009 do lipca 2010 r. Tematyka kontroli: Kontrola działalności finansowej Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Będzinie w okresie od grudnia 2009 do lipca 2010r,zgodnie z art.247 ust.1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r o finansach publicznych (Dz.U nr 157 poz.1240 z późn.zm.). Dane ogólne: Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej jest jednostką budżetową, której Dyrektorem jest Pani mgr Marzena Jaworska, powołana na to stanowisko z dniem r. 1

2 Statut Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej został wprowadzony uchwałą nr XLIV/781/2009 Rady Miejskiej w Będzinie z r,w którym zostały określone cele i zadania MOPS.Celem Ośrodka jest wykonywanie zadań własnych, zadań zleconych z zakresu pomocy społecznej i świadczeń rodzinnych. Do zadań Ośrodka w zakresie wykonywania zadań własnych Gminy z zakresu pomocy społecznej należy m.in.: współdziałanie w opracowaniu i realizacji gminnej strategii rozwiązywania problemów społecznych ze szczególnym uwzględnieniem programów pomocy społecznej,profilaktyki rozwiązywania problemów alkoholowych i innych,których celem jest integracja osób i rodzin z grup szczególnego ryzyka Natomiast do zadań z zakresu zadań zleconych należy m.in.: przyjmowanie i wypłacanie zasiłków stałych, przyznawanie zasiłków okresowych, W Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Będzinie wprowadzono następujące uregulowania wewnętrzne zagadnień finansowych: polityka rachunkowości wprowadzona zarządzeniem nr 11/2008 Dyrektora MOPS z instrukcja obiegu i kontroli dokumentów, stanowiąca załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 11 Dyrektora MOPS z r zakładowy plan kont, stanowiący załącznik nr 1 do instrukcji obiegu i kontroli dokumentów instrukcja kasowa, stanowiąca załącznik nr 2 do instrukcji obiegu i kontroli dokumentów zasady gospodarki inwentarzowej,stanowiące załącznik nr 3 do instrukcji obiegu i kontroli dokumentów instrukcja inwentaryzacyjna, stanowiąca załącznik nr 4 do do instrukcji obiegu i kontroli dokumentów zasady księgowości prowadzonej przy użyciu komputera,stanowiące załącznik nr 5 do instrukcji obiegu i kontroli dokumentów regulamin wynagradzania, wprowadzony zarządzeniem nr 7/2010 Dyrektora MOPS z r ustalenia zasad kontroli zarządczej wprowadzone zarządzeniem nr 2/2010 Dyrektora MOPS z dnia r USTALENIA KONTROLI W ramach niniejszej kontroli weryfikacji poddano następujące zagadnienia: 1.wydatki poniesione na wynagrodzenia 2.prawidłowość sporządzenia bilansu 3.inwentaryzacja 4.gospodarka kasowa 5.sprawozdawczość budżetowa 6.windykacja należności z funduszu alimentacyjnego 7.środki na zakładowy fundusz socjalny 8.ustalenia dodatkowe 1.Wydatki poniesione na wynagrodzenia 2

3 Kontroli poddano prawidłowość naliczania i wypłacania wynagrodzeń następujących losowo wybranych pracowników : 1.dyrektor 2.główna księgowa 3.z-ca głównej księgowej 4.kierownik działu organizacyjnego 5.kierownik działu świadczeń 6.kierownik działu świadczeń- sekcja świadczeń 7.podinspektor księgowości 8.st. referent księgowości 9.pomoc administracyjna 10.referent księgowości 11.aspirant pracy socjalnej 12.kierownik jadłodajni 13.referent księgowości p.o.kasjera 14.starszy pracownik socjalny Sprawdzeniem objęto: umowy o pracę, przedmiotowe pisma angażujące,świadectwa pracy, karty wynagrodzeń, listy płac pracowników za miesiące :grudzień 2009 poz.ks.b-328/12/09,b /12/09,b /12/09,lipiec 2010 poz.ks.b-247/07/10 B /07/10, przelewy wynagrodzeń. Weryfikacji poddano: -czy stawki poszczególnych składników wynagrodzeń zostały przyznane zgodnie z obowiązującymi przepisami -prawidłowość sporządzania zatwierdzonych do wypłaty przez upoważnione osoby list płac, wykonywanych przy pomocy programu komputerowego -czy poszczególne składniki wynagrodzeń występujące w umowie o pracę zostały w odpowiedniej wysokości naniesione na listę płac -prawidłowość obliczenia nagrody jubileuszowej -staż pracy pracowników kontrolowanych - porównano, czy przydzielona stawka procentowa wysługi lat odpowiada stażowi pracy -czy wypłata wynagrodzeń została na bieżąco wprowadzona do ewidencji księgowej. 2.Prawidłowość sporządzenia bilansu Przeprowadzona kontrola dotycząca prawidłowości sporządzenia bilansu za 2009rok wykazała, iż stan aktywów był równy stanowi pasywów.aktywa trwałe zostały wykazane w kwocie netto tj. po odjęciu umorzenia. Na majątek obrotowy składały się : 1. środki pieniężne na rachunkach bankowych 2. należności krótkoterminowe, niewymagalne od pracowników z tyt. udzielonej pożyczki z ZFŚS Zobowiązania w bilansie wykazano jako krótkoterminowe,niewymagalne i składały się na nie: zobowiązania z tytułu dostaw i usług, uregulowane terminowo zobowiązania z tytułu wynagrodzeń i pochodnych - dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2009r. rozliczenia z tyt. środków na wydatki i dochody budżetowe,przelew na r-k bankowy Gminy w dniu r Sporządzenie bilansu poprzedzone było wykonaniem zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych i analitycznych. Bilans został zatwierdzony przez dyrektora jednostki. Sprawdzono czy wykazane stany aktywów i pasywów w księgach rachunkowych na dzień ich 3

4 zamknięcia tj ujęto w tej samej wysokości, w otwartych na następny rok obrotowy księgach rachunkowych. 3.Inwentaryzacja Zgodnie z art. 26 ustawy o rachunkowości, na ostatni dzień każdego roku obrotowego jednostki przeprowadzają inwentaryzację aktywów pieniężnych, finansowych, środków trwałych. Zasady przeprowadzania inwentaryzacji zostały określone w instrukcji inwentaryzacyjnej,zatwierdzonej przez dyrektora MOPS. Jak wynika z tej instrukcji poprzez spis z natury przeprowadza się inwentaryzację : środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych raz na 4 lata,ostatni spis odbył się w roku 2007 środków pieniężnych w kasie wg stanu na ostatni dzień roku obrotowego, zapasów w magazynie na ostatni dzień roku obrotowego Zarządzeniem nr 16/2009 dyrektora MOPS z dnia r w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji, powołano komisje : inwentaryzacyjną i spisową. - Środki pieniężne w gotówce W dniu r. powołana przez dyrektora jednostki kontrolowanej komisja spisowa przeprowadziła inwentaryzację gotówki w kasie oraz druków ścisłego zarachowania, wyniki ujęto w protokole z inwentaryzacji kasy i druków ścisłego zarachowania.stwierdzony stan gotówki w kasie jest zgodny z saldem konta służącego do ewidencji księgowej. Stan druków ścisłego zarachowania stwierdzony poprzez spis z natury zgodny ze stanem wynikającym z ewidencji. - Środki pieniężne na rachunkach bankowych Stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych został potwierdzony przez ING Bank Śląski zawiadomieniem z dnia r.dot.potwierdzenia sald rachunków bankowych MOPS Będzin.W bilansie wykazano stan środków zgodny ze stanem potwierdzonym przez bank na r. -Inwentaryzacja magazynu W dniu r powołana przez Dyrektora MOPS komisja spisowa dokonała inwentaryzacji zgodnie z zapisem w instrukcji inwentaryzacyjnej. Stan magazynu stwierdzony jest zgodny z saldem konta służącego do ewidencji księgowej stanu zapasów. - Inwentaryzacja należności i zobowiązań. Występujące na koniec 2009r należności i zobowiązania zinwentaryzowano w drodze weryfikacji salda W wyniku przeprowadzonego spisu z natury stanu środków trwałych,przedmiotów nietrwałych przedmiotów niskowartościowych stwierdzono iż stan wynikający ze spisu jest zgodny ze stanem księgowym,nie stwierdzono różnic ani nadwyżek. W kontrolowanej jednostce wg stanu na r dokonano inwentaryzacji aktywów i pasywów zgodnie z art.26 ustawy o rachunkowości, co potwierdza protokół weryfikacji aktywów i pasywów wg stanu na dzień r, podpisany przez główną księgową. 4.Gospodarka kasowa Zasady gospodarki kasowej zostały ujęte w instrukcji kasowej MOPS. Odpowiedzialność materialną za prowadzenie kasy ponosi referent p.o. kasjera. Kasjer podpisał 4

5 zakres obowiązków służbowych, deklarację o odpowiedzialności materialnej za powierzoną gotówkę. W dniu kontrolująca w obecności głównej księgowej przeprowadziła kontrolę stanu środków pieniężnych w kasie oraz druków ścisłego zarachowania. Protokół z kontroli kasy stanowi załącznik nr 1 do protokołu. 5.Prawidłowość sporządzenia miesięcznego sprawozdania: RB-28 S z wykonania planu wydatków budżetowych jednostek samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia r RB-27 S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostek samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia r Kontrolę przeprowadzono w oparciu o: Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 03 lutego 2010r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20 poz.103) -ewidencje - syntetyczną i analityczną obrotów i sald wg stanu za okres kontrolowany Sprawozdania sprawdzono pod względem zgodności danych wykazanych w sprawozdaniu z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. 6.Windykacja zaległości z funduszu alimentacyjnego. Kontrolę przeprowadzono w oparciu m.in.o : Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 lipca 2001r w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji/dz.u.nr 137 poz.1541 z późn.zm./ decyzje administracyjne wezwania do zapłaty tytuły wykonawcze ewidencje :upomnień i tytułów wykonawczych Wezwania do zapłaty sporządzane są w 2 egzemplarzach. Weryfikacji poddano losowo wybrane 4 decyzje w sprawie orzeczenia o obowiązku zwrotu przez zobowiązanego należności z tyt.wypłaconych na osobę uprawnioną do alimentów świadczeń z funduszu alimentacyjnego.w kontrolowanych przypadkach zobowiązani nie uiścili wpłaty we wskazanym w decyzjach terminie,po którym wysłano do nich za potwierdzeniem zwrotnym wezwanie do zapłaty z wyznaczeniem terminu wpłaty,a następnie ostateczne wezwanie do zapłaty po bezskutecznym upływie terminu określonego w ostatecznym wezwaniu do zapłaty wystawiono tytuły wykonawcze. 7. Środki na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych Zweryfikowano terminowość przekazywania środków na ZFŚS w kontrolowanej jednostce w I półroczu 2010r. Wpływ środków na rachunek bankowy ZFŚS nastąpił dnia r WB nr 12 w kwocie stanowiącej 75% naliczonego odpisu na ZFŚS na 2010r,co jest zgodne z art.6.2 ustawy z dnia 4 marca 1994r o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych/t.j.dz.u.z 1996r nr 70 poz.335 z późn.zm./. 8.Ustalenia dodatkowe Zgodnie z przedstawioną w piśmie z dnia r nr MOPS.4075/2007 informacją Dyrektora 5

6 Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Będzinie, o sposobie realizacji wniosków pokontrolnych zawartych w wystąpieniu pokontrolnym z dnia r nr KW /07 dot.kontroli realizacji w roku 2006 umowy nr SO-VIII /06 zawartej pomiędzy Gminą Będzin a Caritas Diecezji Sosnowieckiej,podjęto działania zmierzające do ich realizacji. Zweryfikowano realizację wniosków pokontrolnych i stwierdzono ich wykonanie. Na tym ustalenia kontroli zakończono. Załącznik nr 1 stanowi integralną część protokołu. Załącznik nr 1 -protokół kontroli kasy z dnia Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono w jednostce kontrolowanej. Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Będzinie - Pani mgr Marzena Jaworska, została poinformowana o przysługującym prawie podpisania niniejszego protokołu : z równoczesnym wniesieniem uwag i zastrzeżeń do jego treści - w przypadku wnoszenia uwag i zastrzeżeń należy je zamieścić na ostatniej stronie protokołu bez wnoszenia uwag i zastrzeżeń do treści Będzin dnia r. Strona kontrolowana Strona kontrolująca Marzena Jaworska Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej Halina Taratuta - Palimąka Kierownik Referatu Kontroli Wewnętrznej 6