PROTOKÓŁ. z kontroli problemowej. przeprowadzonej w Gimnazjum nr 3 w Będzinie, przy ul.krakowskiej nr 14.

Transkrypt

1 PROTOKÓŁ z kontroli problemowej przeprowadzonej w Gimnazjum nr 3 w Będzinie, przy ul.krakowskiej nr 14. Kontrolę przeprowadziła: mgr Halina Taratuta - Palimąka - Kierownik Referatu Kontroli Wewnętrznej, działająca na podstawie upoważnienia Prezydenta Miasta Będzina nr OR.III. 0113/III- 80/07 z dnia r. Kontrola została przeprowadzona w dniach od do r./z przerwą na szkolenie w dniu / na podstawie Zarządzenia nr 38/2007 Prezydenta Miasta Będzina z dnia r. w sprawie przeprowadzenia kontroli w Gimnazjum nr 3 w Będzinie przy ul.krakowskiej nr 14 i wyznaczenia osoby kontrolującej. Kontrola została wpisana do książki kontroli Gimnazjum nr 3 pod numerem 24. Była to trzecia kontrola finansowa w tej jednostce przeprowadzona z ramienia Urzędu Miejskiego w Będzinie. Poprzednią kontrolę z ramienia Urzędu Miejskiego przeprowadził w 2006r Referat Kontroli Wewnętrznej UM. Kontrolą tą objęto działalność finansową Gimnazjum w okresie od m-ca stycznia 06 do maja 2006r. Weryfikacji wówczas poddano następujące tematy: prawidłowość sporządzenia bilansu za 2005r. gospodarka funduszem płac gospodarka kasowa zasady przeprowadzania inwentaryzacji ustalenia dodatkowe W wyniku w/w kontroli wydano 1 wniosek pokontrolny. Przeprowadzając obecną kontrolę, strona kontrolująca zwróciła uwagę na realizację wniosku pokontrolnego. Zakres kontroli: Kontrolą objęto okres I półrocza 2007r. Tematyka kontroli: Kontrola działalności finansowej Gimnazjum nr 3 w Będzinie w I półroczu 2007 r - zgodnie z art. 187 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz.U. nr 249 poz.2104 z póżn.zm.). Dane ogólne: 1

2 Gimnazjum nr 3 zostało powołane uchwałą nr VII/66/99 Rady Miejskiej w Będzinie z dnia r. w wyniku zmian w prawie oświatowym, które zobowiązywały gminy do rozpoczęcia procesu transformacji ośmioletnich szkół podstawowych w sześcioletnie i tworzenia gimnazjów. Zarządzeniem nr 0151/322/2006 Prezydenta Miasta Będzina z dnia 07 lipca 2006r stanowisko Dyrektora Gimnazjum nr 3 w Będzinie powierzono Pani Danucie Jakóbczyk. Zarządzeniem Dyrektora Gimnazjum wprowadzono uregulowania wewnętrzne dot.zagadnień finansowych : -instrukcja sporządzania,obiegu i kontroli dokumentów, instrukcja inwentaryzacyjna, instrukcja kasowa, zakładowy plan kont. polityka rachunkowości regulamin premiowania pracowników administracyjno-obsługowych Ustalenia kontroli W ramach niniejszej kontroli weryfikacji poddano następujące zagadnienia: prawidłowość gospodarowania funduszem płac prawidłowość gospodarki kasowej prawidłowość wykonania bilansu za 2006r inwentaryzacja sprawozdawczość za I półrocze ustalenia dodatkowe 1.Prawidłowość gospodarowania funduszem płac Weryfikacji poddano prawidłowość naliczania i wypłacania wynagrodzeń n/w pracowników kontrolowanej jednostki za m-c maj i czerwiec 2007r : dyrektor nauczyciel x 10 główna księgowa sekretarz szkoły intendent sprzątaczka wożna kucharka konserwator Sprawdzeniem objęto umowy o pracę, przedmiotowe pisma angażujące, karty wynagrodzeń, listy płac za miesiące maj i czerwiec 2007 :dla nauczycieli nr poz.ks /07 z dnia i poz.ks /07 z dnia r oraz dla pracowników administracji i obsługi poz.ks /07 z dnia i poz.ks /07 z dnia , przelewy wynagrodzeń. Stwierdzono,że stawki poszczególnych składników wynagrodzeń zostały przyznane zgodnie z obowiązującymi przepisami. Weryfikacji poddano staż pracy poszczególnych pracowników. Porównano, czy naliczona stawka procentowa za wysługę lat odpowiada stażowi pracy danego pracownika - w tym zakresie uchybień nie stwierdzono. Następnie sprawdzono prawidłowość sporządzania list płac. Listy płac są wykonywane przy pomocy programu komputerowego, zawierają imię i nazwisko pracownika,okres za jaki dokonano 2

3 wypłaty, wynagrodzenie brutto każdej osoby z wyszczególnieniem poszczególnych składników funduszu płac,kwotę do wypłaty. Listy są podpisywane przez osobę sporządzającą, sprawdzającą pod względem formalno - rachunkowym i merytorycznym oraz zatwierdzającą do wypłaty.sprawdzono czy poszczególne składniki wynagrodzeń występujące w umowie o pracę zostały w takiej samej wysokości przeniesione na listę płac. W tym zakresie uchybień nie stwierdzono. Pracownicy administracyjni otrzymują premię,której wysokość jest zgodna z zapisem w regulaminie premiowania. W liście płac ujęto kwoty premii w wysokości wynikającej z pisma przyznającego,zatwierdzonego przez dyrektora Gimnazjum nr 3. Wszyscy pracownicy otrzymują wynagrodzenie na wskazane przez nich na piśmie osobiste rachunki bankowe. Porównano naliczone w liście płac wynagrodzenia netto z dokonanymi przelewami na RORy. W tym zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości. 2.Prawidłowość gospodarki kasowej Odpowiedzialność materialną za prowadzenie kasy w kontrolowanej jednostce ponosi sekretarz szkoły. W teczce akt osobowych sekretarza szkoły, znajdują się m.in.: zakres czynności kasjera; deklaracja o odpowiedzialności materialnej za powierzoną gotówkę ; oświadczenie o niekaralności.w dniu r kontrolująca w obecności głównej księgowej i sekretarza szkoły p.o.kasjera przeprowadziła kontrolę kasy -protokół z tej kontroli stanowi załącznik nr 1 do protokołu. 3.Prawidłowość sporządzenia bilansu Przeprowadzona kontrola dotycząca prawidłowości sporządzenia bilansu za 2006rok wykazała, iż stan aktywów był równy stanowi pasywów. Tak wartości niematerialne i prawne, jak i rzeczowe aktywa trwałe zostały wykazane w kwocie netto. Majątek obrotowy wynosił ,05zł i składały się na niego: materiały w magazynie na kwotę ,69 zł, należności krótkoterminowe na kwotę ,00zł z czego; ,00zł-stanowią udzielone pracownikom pożyczki z ZFŚS,spłata następuje w terminach umownych, 96,00zł należności od MOPS Czeladż i MOPS Dąbrowa Górnicza za żywienie dzieci objętych opieką socjalną uregulowane w dniu i r środki pieniężne na rachunkach bankowych w kwocie 3.284,36 zł, Zobowiązania w bilansie wykazano jako krótkoterminowe,niewymagalne w wysokości ,29zł i składały się na nie: zobowiązania z tytułu dostaw i usług w kwocie 1.596,00zł, uregulowane terminowo zobowiązania z tytułu wynagrodzeń i pochodnych na kwotę ,58zł (dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2006r). rozliczenia z tyt.środków na wydatki i dochody budżetowe stanowią odsetki od środków na rachunku bankowym 140,71zł, przelew na r-k dochodów w dniu r Wszystkie dane wykazane w bilansie są zgodne z ewidencją księgową. Sporządzenie bilansu poprzedzone było wykonaniem zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych i analitycznych. Bilans został zatwierdzony przez dyrektora jednostki kontrolowanej. 4.Inwentaryzacja 3

4 Zgodnie z art. 26 ustawy o rachunkowości, na ostatni dzień każdego roku obrotowego należy przeprowadzić inwentaryzację aktywów pieniężnych, finansowych, środków trwałych. Zasady przeprowadzania inwentaryzacji zostały określone w instrukcji inwentaryzacyjnej Gimnazjum nr 3,zatwierdzonej przez dyrektora. Jak wynika z tej instrukcji poprzez spis z natury przeprowadza się inwentaryzację : środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych raz na 4 lata, środków pieniężnych w kasie wg stanu na ostatni dzień roku obrotowego, materiałów w magazynie na koniec każdego roku obrotowego. Zarządzeniem nr 3/2006 z dnia r dyrektora Gimnazjum nr 3 w Będzinie w sprawie przeprowadzenia spisu z natury, powołano komisję inwentaryzacyjną i zespół spisowy, którego zadaniem było dokonanie spisu z natury wymienionych w zarządzeniu składników majątkowych. - Środki pieniężne w gotówce W dniu r. powołany przez dyrektora Gimnazjum nr 3 w Będzinie zespół spisowy przeprowadził inwentaryzację gotówki w kasie oraz druków ścisłego zarachowania, wyniki ujęto w protokole z inwentaryzacji kasy i druków ścisłego zarachowania przeprowadzonej w dniu r.Stwierdzony stan gotówki w kasie 0. - Środki pieniężne na rachunkach bankowych Stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych został potwierdzony przez ING Bank Sląski zawiadomieniem z dnia r.dot.potwierdzenia sald rachunków bankowych Gimnazjum nr 3 w Będzinie. Zgodnie z tym zawiadomieniem stan środków na poszczególnych rachunkach bankowych przedstawiał się następująco: - rachunek bieżący - 0 zł - rachunek ZFŚS - 743,45 zł, - rachunek dochodów własnych ,20 zł, - rachunek dochodów budżetowych- 138,87 zł. - rachunek Sokrates Comenius -1,84zł Ogółem stan środków na r na rachunkach bankowych wynosił 3.284,36zł i w takiej samej kwocie został przedstawiony w bilansie za 2006r. - Inwentaryzacja należności i zobowiązań. Występujące zobowiązania na koniec 2006r zinwentaryzowano w drodze weryfikacji salda.należności za żywienie dzieci objętych opieką socjalną przez Ośrodki Pomocy Społecznej zinwentaryzowano w drodze potwierdzenia salda, pozostałe należności występujące na koniec 2006r zinwentaryzowano w drodze weryfikacji salda. Inwentaryzacja magazynu Spisu z natury stanu zapasów dokonano w dniu r -arkusz spisu z natury nr 285.Stan magazynu stwierdzony w wyniku dokonania spisu z natury jest zgodny ze stanem księgowym. W jednostce dokonano inwentaryzacji wszystkich aktywów i pasywów zgodnie z ustawą o rachunkowości art.26, co potwierdza protokół weryfikacji aktywów i pasywów na dzień r, podpisany przez główną księgową/załącznik nr 2 do protokołu/. W tym zakresie uchybień nie stwierdzono. 5.Sprawozdawczość za I półrocze 2007 W oparciu o rozporządzenie Ministra Finansów z 27 czerwca 2006r w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. nr 115 poz 781 z późn zm.) weryfikacji poddano prawidłowość sporządzenia 4

5 sprawozdania Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych jednostek samorządu terytorialnego za okres od początku roku do r,które zawiera dane w zakresie planu, wykonania wydatków,zaangażowania oraz zobowiązania wg stanu na koniec okresu sprawozdawczego ze szczegółowością co do działu, rozdziału i paragrafów. Dane liczbowe w sprawozdaniu : wykazane zostały narastająco od początku roku do końca okresu sprawozdawczego, są zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. Sprawozdanie sporządzono terminowo,podpisane zostało przez Dyrektora i Główną księgową.w tym zakresie uchybień nie stwierdzono. 6.Ustalenia dodatkowe Zgodnie z informacją Dyrektora Gimnazjum nr 3 w Będzinie nr G /06 z dnia r o sposobie realizacji wniosku pokontrolnego,przedstawionego w wystąpieniu pokontrolnym z dnia r, nr KW /06, wniosek zrealizowano a dowód jego wykonania dołączono do w/w pisma. Ponadto weryfikacji poddano prawidłowość dokonywania dopłat na dokształcanie nauczycieli w kontrolowanym okresie zgodnie z zasadami przyznawania dopłat na dokształcanie nauczycieli zawartymi w Zarządzeniu nr 0151/185/2003 Prezydenta Miasta Będzina z dnia 31 marca 2003roku w sprawie zasad przyznawania częściowych dopłat do czesnego dla dokształcających się nauczycieli przedszkoli, szkół i placówek oświatowych prowadzonych przez Gminę Będzin. Weryfikacji poddano złożony przez nauczyciela mianowanego,zatrudnionego na czas nieokreślony, odbywającego studia podyplomowe 3 semestralne, wniosek z dnia o przyznanie dopłaty do czesnego za zaliczony II semestr studiów,wypłata dofinansowania na podstawie tego wniosku nastąpiła r poz.ks.429/07.w tym zakresie uchybień nie stwierdzono. Na tym ustalenia kontroli zakończono. Załączniki od nru 1 do nru 2 stanowią integralną część protokołu. Załącznik nr 1 -protokół kontroli kasy w dniu r Załącznik nr 2 - protokół weryfikacji aktywów i pasywów na r Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono w jednostce kontrolowanej. Dyrektor Gimnazjum nr 3 w Będzinie Pani mgr Danuta Jakóbczyk, została poinformowana o przysługującym prawie podpisania niniejszego protokołu : z równoczesnym wniesieniem uwag i zastrzeżeń do jego treści - w przypadku wnoszenia uwag i zastrzeżeń należy je zamieścić na ostatniej stronie protokołu bez wnoszenia uwag i zastrzeżeń do treści Będzin dnia r. Strona kontrolowana Strona kontrolująca Halina Taratuta - Palimąka Gimnazjum Nr 3 Kierownik Referatu Kontroli Wewnętrznej 5