KAŻDEGO DNIA. W KAŻDYM MIEJSCU.

Transkrypt

1 KAŻDEGO DNIA. W KAŻDYM MIEJSCU. Kluczowe wartości Kodeks etyki i postępowania w biznesie

2 Wiadomość od Richarda Reese a, dyrektora generalnego W firmie Iron Mountain cenimy sobie naszą reputację uzyskaną dzięki uczciwości i prawości w takim samym stopniu, jak reputację firmy świadczącej wysokiej jakości usługi. Uważamy, że działanie zgodne z najwyższymi standardami etycznymi nie jest jedynie właściwą rzeczą, którą należy robić, lecz pomaga nam budować zaufanie naszych klientów oraz przyczynia się do długotrwałego sukcesu. Chociaż przestrzeganie przepisów prawnych, rozporządzeń i zasad, które obowiązują naszą firmę, jest obowiązkowe, nasze obowiązki nie kończą się w tym miejscu. Zobowiązujemy się żyć zgodnie z naszymi kluczowymi wartościami i wdrażać je każdego dnia i w każdym miejscu, w którym działamy. W końcu to właśnie dzięki temu, że właściwe postępowanie jest naszym priorytetem, naprawdę możemy dotrzymywać obietnic. Kodeks etyki i postępowania w biznesie pomoże Wam zrozumieć, co uważamy za właściwe i niewłaściwe podczas prowadzenia działalności w firmie Iron Mountain. Dostarczy Wam narzędzi, których potrzebujecie do podejmowania decyzji, które są zarówno zgodne z prawem, jak i etyczne, oraz wskaże Wam prawidłowy kierunek, jeśli potrzebujecie dalszych wskazówek. W imieniu Rady dyrektorów i zespołu kadry kierowniczej chciałbym Wam podziękować za trwałe oddanie naszym kluczowym wartościom i Wasze zobowiązanie do przestrzegania Kodeksu etyki i postępowania w biznesie.

3 Spis treści Spis treści Wiadomość od Richarda Reese a, 1 dyrektora generalnego Spis treści 2 Informacje ogólne 4 > > Jak uzyskać dodatkowe porady? > > Zgłaszanie naruszeń > > Brak odwetu > > Kto musi przestrzegać Kodeksu? > > Linia pomocy Compliance Helpline Nasze kluczowe wartości 7 1 BEZPIECZEŃSTWO 9 > > Bezpieczeństwo i higiena pracy > > Ochrona prywatności i bezpieczeństwo danych > > Przemoc w miejscu pracy > > Informacje poufne i stanowiące własność firmy 2 PEŁNA SATYSFAKCJA KLIENTA 13 > > Wyjątkowa obsługa klienta > > Uczciwe i etyczne praktyki sprzedaży > > Dbałość o naszą markę i reputację > > Ochrona środowiska > > Obywatelstwo korporacyjne 4 UCZCIWOŚĆ 21 > > Uczciwa konkurencja/przepisy antymonopolowe > > Korupcja i oszustwo > > Prezenty i rozrywka > > Konflikty interesów 5 ODPOWIEDZIALNOŚĆ 25 > > Dbałość o własność firmy > > Mechanizmy kontroli importu i eksportu > > Zatrudnienie poza firmą > > Prawidłowa dokumentacja finansowa/ sprawozdawczość publiczna > > Prawa człowieka 6 UKIERUNKOWANIE NA DZIAŁANIE 29 > > Niedyskryminowanie, poszanowanie różnorodności i równe możliwości zatrudnienia > > Zamówienia rządowe > > Obsługa dokumentacji firmowej 7 PRACA ZESPOŁOWA 33 > > Nękanie > > Prywatność pracowników > > Prawidłowe korzystanie z komputerów Jak uzyskać więcej informacji? 36 > > Polityki i procedury Certyfikat zgodności 3 SZCZEROŚĆ 17 > > Wykorzystywanie w obrocie papierami wartościowymi informacji poufnych lub stanowiących tajemnicę zawodową > > Bycie przełożonym dla rodziny i przyjaciół > > Przekonania polityczne i inne osobiste przekonania KODEKS ETYKI I POSTĘPOWANIA W BIZNESIE FIRMY IRON MOUNTAIN 3

4 Informacje ogólne Informacje ogólne Kodeks etyki i postępowania w biznesie wraz z naszymi kluczowymi wartościami zawiera wskazówki dotyczące dopuszczalnego zachowania w firmie Iron Mountain. Chociaż żaden dokument nie może uwzględnić każdej sytuacji, w której możesz się znaleźć, Kodeks zapewnia narzędzia i zasoby, które pomogą Ci w dokonaniu dobrych wyborów w sytuacjach, gdy prawidłowa odpowiedź może nie być oczywista. JAK UZYSKAĆ DODATKOWE PORADY? Jeśli po przeczytaniu Kodeksu wciąż nie masz pewności, jak poradzić sobie z określoną sytuacją, porozmawiaj ze swoim przełożonym lub przedstawicielem lokalnego działu kadr. Możesz także zadać pytania lub zasięgnąć opinii za pośrednictwem Polityki otwartych drzwi lub kontaktując się z linią pomocy Compliance Helpline. Organizacje na całym świecie ufają, że pomożemy im zarządzać ich najważniejszymi danymi. ZGŁASZANIE NARUSZEŃ Pracownicy firmy Iron Mountain muszą zgłaszać wszystkie znane lub domniemane naruszenia Kodeksu etyki i postępowania w biznesie. Możesz zgłosić naruszenie, kontaktując się z: > > kierownikiem lub przełożonym > > kadrą kierowniczą wyższego szczebla (poprzez Politykę otwartych drzwi) > > przedstawicielem lokalnego działu kadr > > generalnym radcą prawnym firmy > > globalnym zespołem ds. prywatności i zgodności działu prawnego > > Global Security Services > > linią pomocy Compliance Helpline Gdy zgłaszasz problem za pośrednictwem linii pomocy Compliance Helpline, możesz (gdzie jest to dozwolone przepisami prawa) zachować całkowitą anonimowość. BRAK ODWETU Firma Iron Mountain nie toleruje odwetu skierowanego przeciw pracownikom, którzy zgłaszają w dobrej wierze naruszenia natury etycznej. Każdemu pracownikowi lub menedżerowi, który próbuje brać odwet, lub zachęca innych do brania odwetu na osobie, która zgłosiła naruszenie, grożą poważne kroki dyscyplinarne, włącznie z rozwiązaniem stosunku pracy. KTO MUSI PRZESTRZEGAĆ KODEKSU? Kodeks etyki i postępowania w biznesie obowiązuje wszystkie jednostki organizacyjne, osoby prawne, kontrolowane spółki joint venture, jednostki stowarzyszone i partnerskie firmy Iron Mountain. Wszyscy pracownicy, agenci, kierownicy i członkowie Rady dyrektorów firmy Iron Mountain muszą przestrzegać Kodeksu. Korzystając z naszego rygorystycznego procesu kwalifikacyjnego dla zewnętrznych usługodawców, poszukujemy dostawców, sprzedawców, kontrahentów i doradców, którzy przestrzegają wysokich standardów etycznych, zgodnych ze standardami zapisanymi w Kodeksie etyki i postępowania w biznesie. LINIA POMOCY COMPLIANCE HELPLINE Można zgłaszać problemy lub naruszenia, a także zadawać pytania 24 godziny na dobę, 365 dni w roku, dzwoniąc pod numer linii pomocy Compliance Helpline. Linia pomocy Compliance Helpline obsługiwana jest przez niezależną firmę i (gdzie jest to zgodne z prawem) zgłaszający mogą zachować pełną anonimowość. Połączenie z linią pomocy jest bezpłatne na całym świecie. Lista numerów telefonicznych znajduje się na wewnętrznej stronie tylnej okładki. Można też przesłać zgłoszenie przez Internet, pod adresem: KODEKS ETYKI I POSTĘPOWANIA W BIZNESIE FIRMY IRON MOUNTAIN 5

5 KLUCZOWE WARTOŚCI W firmie Iron Mountain łączą nas nasze kluczowe wartości. Niezależnie od tego, czy jest to zaangażowanie w osiągnięcie pełnej satysfakcji klienta lub stała czujność konieczna do utrzymania bezpieczeństwa, nasi oddani pracownicy każdego dnia i w każdym miejscu stosują nasze kluczowe wartości. Nasze kluczowe wartości Bezpieczeństwo Droga Iron Mountain. Chronimy informacje naszych klientów, jakby były naszymi własnymi. Pełna satysfakcja klienta Szczerość Uczciwość Odpowiedzialność Ukierunkowanie na działanie Praca zespołowa Dostarczamy to, czego oczekują nasi klienci, i kiedy tego oczekują. Komunikujemy się w otwarty i szczery sposób, który jest konstruktywny i oparty na szacunku. Jesteśmy zawsze uczciwi i nie sprzeniewierzamy się naszym kluczowym wartościom. Każdy z nas czuje się osobiście odpowiedzialny za swoje działania, zobowiązania i wyniki. Zdajemy sobie sprawę z możliwości i problemów. Działamy ze świadomością Zdajemy sobie sprawę z możliwości i problemów. Działamy ze świadomością konieczności szybkiej reakcji. Pracujemy w zespołach, aby razem osiągnąć o wiele więcej, niż moglibyśmy osobno. 7

6 WIESZ O TYM? Firma Iron Mountain została założona w 1951 roku, gdy Herman Knaust przekształcił swoją podziemną farmę grzybów w pierwsze amerykańskie bezpieczne, podziemne centrum przechowywania dokumentacji. Początkowo nazwane Iron Mountain Atomic Storage, było bezpieczną przystanią dla ochrony najważniejszych informacji na wypadek wojny nuklearnej. Bezpieczeństwo Chronimy informacje naszych klientów, jakby były naszymi własnymi. Bezpieczeństwo, ochrona danych i prywatność informacji mają kluczowe znaczenie dla naszej kultury i działań nasza reputacja zależy od naszych kluczowych wartości. Zamykanie na klucz naszych pojazdów, instalowanie alarmów w naszych obiektach i kodowanie informacji wrażliwych to tylko kilka ze sposobów utrzymywania przez nas bezpieczeństwa. Bezpieczeństwo wykracza poza fizyczną ochronę informacji obejmuje ono ochronę naszego zdrowia i bezpieczeństwo w pracy. Jako pracownicy firmy Iron Mountain wykazujemy troskę o bezpieczeństwo poprzez: > > zapewnianie bezpiecznego i zdrowego środowiska pracy sobie i naszym współpracownikom > > ochronę fizycznego bezpieczeństwa naszych obiektów i ich zawartości > > utrzymywanie bezpieczeństwa aktywów informacyjnych, którymi zarządzamy w imieniu naszych klientów > > przechowywanie poufnych informacji i informacji stanowiących własność firmową poza zasięgiem nieodpowiednich osób > > przestrzeganie wszystkich obowiązujących przepisów prawnych i zasad dotyczących ochrony danych osobowych > > szybkie zgłaszanie wszelkich okoliczności, które mogą negatywnie wpłynąć na bezpieczeństwo firmy Iron Mountain lub nasze własne zdrowie lub bezpieczeństwo 9

7 KLUCZOWA WARTOŚĆ BEZPIECZEŃSTWO BEZPIECZEŃSTWO Co należy zrobić? BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY Bezpieczeństwo w miejscu pracy zaczyna się od zapewnienia bezpiecznego i opartego na szacunku środowiska pracy. Postępujemy zgodnie z naszymi PRZEMOC W MIEJSCU PRACY Utrzymujemy środowisko pracy, które charakteryzuje się bezpieczeństwem, okazywaniem szacunku i uprzejmości przy jednoczesnym nietolerowaniu SYTUACJA: Pudełko zostało uszkodzone i wypadły z niego dokumenty klienta. Co powinienem zrobić? A. Obejrzeć dokładnie wysypane dokumenty, aby ocenić, czy nastąpiło naruszenie bezpieczeństwa danych. B. Włożyć materiały do nowego pudełka, odłożyć je na półkę i powrócić do zwykłych obowiązków. C. Powiedzieć przełożonemu, co się stało, ponieważ może być konieczne złożenie raportu o incydencie. D. Zniszczyć dokumenty, aby zapobiec naruszeniom bezpieczeństwa danych. Prawidłową odpowiedzią jest odpowiedź C. Mimo że posprzątanie rozsypanych dokumentów jest ważne, należy także poinformować swojego przełożonego. W niektórych przypadkach zobowiązaliśmy się w naszych umowach powiadomić klientów, jeśli miała miejsce możliwość naruszenia bezpieczeństwa, co oznacza, że konieczne jest złożenie raportu o incydencie. procedurami operacyjnymi i stale je ulepszamy w celu zminimalizowania i wyeliminowania incydentów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy. Niezależnie od tego, czy jesteś w biurze, w terenie, prowadzisz samochód lub odwiedzasz klienta, zawsze przestrzegaj zasad i standardów firmy i postępuj zgodnie z odpowiednimi przepisami prawa dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony środowiska. Jeśli rzeczywiście wydarzy się incydent, Twoim obowiązkiem jest jego niezwłoczne zgłoszenie. Po złożeniu raportu możesz oczekiwać podjęcia przez kierownictwo szybkich i skutecznych działań w celu naprawienia sytuacji. Jeśli jednak uważasz, że nie są podejmowane odpowiednie działania, przekaż sprawę do kierownictwa wyższego szczebla i zgłoś ją za pośrednictwem linii pomocy Compliance Helpline. PRYWATNOŚĆ I BEZPIECZEŃSTWO DANYCH Naszym celem jest zapewnienie najwyższego poziomu usług zarządzania informacjami na świecie. Wymaga to nieustannego poświęcania uwagi prywatności i bezpieczeństwu zarówno danych klientów, jak i pracowników. Niektóre z rzeczy, które możesz zrobić, aby pomóc w zachowaniu prywatności i bezpieczeństwa informacji firmy Iron Mountain: Nie przeglądaj informacji klientów, chyba że wymaga tego Twoja praca. Zminimalizuj stopień gromadzenia, przechowywania i ujawniania danych osobowych. Nie umieszczaj danych wrażliwych na przenośnych nośnikach informacji, takich jak płyta CD lub pamięć USB. Nie wysyłaj danych wrażliwych przez Internet, chyba że są zakodowane. Jeśli pracujesz z domu, pamiętaj, aby zainstalowane na komputerze oprogramowanie zabezpieczające było aktualne. Więcej informacji można znaleźć w lokalnych zasadach ochrony prywatności i bezpieczeństwa. zachowań, które obejmują pogróżki, wrogość, molestowanie lub przemoc. Wszelkie takie zachowania należy natychmiast zgłaszać przełożonemu. Jeśli uważasz, że Ty lub Twój współpracownik znajduje się w bezpośrednim zagrożeniu, zadzwoń do lokalnych organów porządku publicznego, a następnie zgłoś to swojemu przełożonemu. INFORMACJE POUFNE I STANOWIĄCE WŁASNOŚĆ FIRMY Wszelkie informacje dotyczące naszej firmy mogą być cenne dla konkurencji. Z tego względu ważna jest ochrona naszych informacji poufnych i informacji stanowiących własność firmy. Obejmują one umowy, cenniki i listy klientów, dokumenty strategiczne, tajemnice handlowe, własność intelektualną i wszelkie inne informacje, które pomogłyby konkurencji dowiedzieć się, w jaki sposób firma Iron Mountain odnosi sukces na rynku. Należy zawsze zachowywać ostrożność przy omawianiu spraw służbowych poza biurem. Jest to szczególnie ważne w miejscach publicznych, takich jak lotniska, pociągi, puby, restauracje i hotele. W obrębie naszych obiektów należy się upewnić, czy goście są prawidłowo oprowadzani i niewpuszczani do zamkniętych obszarów. Korzystając z usług sprzedawców, należy zawsze upewnić się, że można im udzielić dostępu do naszych obiektów i naszych danych wrażliwych. PYTANIE: Znalazłem jakieś dokumenty w pomieszczeniu do kopiowania, które nie należą do mnie. Co powinienem zrobić? ODPOWIEDŹ: W miarę możliwości unikaj ich czytania. Jeśli znasz ich właściciela lub możesz się domyślić, kto nim jest, przynieś mu dokumenty lub poinformuj go, gdzie się znajdują. Jeśli nie jest oczywiste, kto jest właścicielem, lub właściciela nie można znaleźć, poinformuj o tym swojego przełożonego. W ostateczności, w celu ochrony prywatności i bezpieczeństwa informacji możesz złożyć je w zabezpieczonym pojemniku na dokumenty przeznaczone do zniszczenia. CO W TAKIEJ SYTUACJI...? PYTANIE: Czasem, gdy w pomieszczeniach jeździmy wózkami widłowymi na propan butan, widoczne są spaliny. Wydaje mi się, że może być to spowodowane tym, że drzwi i okna są zamknięte i nie jestem pewien, czy jest to bezpieczne. Czy powinienem coś powiedzieć? ODPOWIEDŹ: Tak. Chociaż możliwe jest, że wszystko jest w porządku, używanie wózków widłowych w zamkniętej przestrzeni może powodować problem z jakością powietrza. Powinieneś zgłosić problem, aby firma mogła go zbadać i ustalić, czy konieczne jest działanie. PYTANIE: Właśnie poproszono mnie o przytrzymanie drzwi komuś, kogo nie rozpoznaję. Nie nosi on identyfikatora firmy Iron Mountain. Czy stanowi to problem? ODPOWIEDŹ: Tak. Nieupoważnione osoby znajdujące się w obiektach firmy Iron Mountain (lub próbujące wejść do nich) powinno się zatrzymać, ponieważ mogą stanowić zagrożenie dla bezpieczeństwa. Należy je uprzejmie poprosić o okazanie ich identyfikatora lub przepustki gościa firmy Iron Mountain. Jeśli identyfikator lub przepustka nie są dostępne, należy odprowadzić te osoby do recepcji, gdzie można uzyskać przepustkę. 10 KODEKS ETYKI I POSTĘPOWANIA W BIZNESIE FIRMY IRON MOUNTAIN 11

8 Pełna Satysfakcja Klienta Dostarczamy to, czego oczekują nasi klienci, i kiedy tego oczekują. W firmie Iron Mountain dążymy do spełnienia oczekiwań naszych klientów lub wykroczenia poza nie poprzez zapewnienie najlepszej klasy obsługi, która charakteryzuje się szacunkiem, elastycznością i rzetelnością. Ten priorytet wykracza poza nasze centra dokumentacji, centra danych i budynki biurowe obejmuje środowisko i społeczności lokalne, w których żyjemy i pracujemy. WIESZ O TYM? Usługi archiwizowania filmów i dźwięku firmy Iron Mountain Film pomagają przemysłowi rozrywkowemu zachować i chronić jego niezastąpione, kreatywne arcydzieła. Przechowujemy tysiące bezcennych skarbów kultury, w tym oryginalne negatywy filmowe ze wszystkich największych studiów filmowych i oryginalne nagrania niektórych z najsławniejszych artystów w historii muzyki. Jako pracownicy firmy Iron Mountain wykazujemy zaangażowanie w osiąganie pełnej satysfakcji klienta poprzez: > > komunikowanie się z naszymi klientami w sposób otwarty i szczery > > spełnianie oczekiwań klientów poprzez dostarczanie tego, co obiecujemy > > dostarczanie naszym klientom dokładnych i terminowych informacji > > szanowanie naszych klientów, potencjalnych klientów i sprzedawców poprzez prowadzenie sprzedaży w uczciwy i etyczny sposób > > informowanie naszych klientów o wartości naszych usług (nie tylko o cenie) > > promowanie marki i reputacji firmy Iron Mountain poprzez kształtowanie pozytywnego, publicznego wizerunku naszej firmy > > postępowanie zgodne z praktyką obywatelstwa korporacyjnego poprzez uczestnictwo w etycznych praktykach biznesowych i wnoszenie wkładu do naszych lokalnych społeczności > > poszanowanie dla środowiska naturalnego i szukanie sposobów na poprawę wpływu naszych działań biznesowych na środowisko 13

9 KLUCZOWA WARTOŚĆ PEŁNA SATYSFAKCJA KLIENTA CPEŁNA SATYSFAKCJA KLIENTA Co należy zrobić? SYTUACJA: Podążając swoją zwykłą trasą dostawy, zdajesz sobie sprawę, że pomyliły Ci się przesyłki. Dostarczyłeś pudełka doktora Millera doktorowi Katzowi i na odwrót. Powrót i naprawa sytuacji zburzyłyby Twój rozkład. Co należy zrobić? A. Nie martw się tym. Dr Miller i dr Katz zauważą błąd i zrobią z tym porządek. B. Wróć do obu biur i zrób, co w Twojej mocy, aby naprawić popełniony przez Ciebie błąd. Przy odrobinie szczęścia możesz go naprawić bez konieczności informowania o tym swojego przełożonego. C. Skontaktuj się natychmiast ze swoim przełożonym. Wyjaśnij, co się stało, i zapytaj, co powinieneś zrobić. D. Na razie nic nie rób. Kontynuuj swoją trasę i poinformuj przełożonego pod koniec zmiany. Prawidłową odpowiedzią jest odpowiedź C. Istnieją problemy przy dostarczeniu dokumentów w złe miejsce, które wykraczają poza zwykłą niedogodność dla Twoich klientów lub zburzenie Twojego rozkładu. Na przykład dokumenty mogą zawierać wrażliwe dane osobowe, w które powinien mieć wgląd wyłącznie właściwy odbiorca. Kadra kierownicza jest szkolona w zakresie udzielania pomocy w radzeniu sobie z tego rodzaju sytuacjami i minimalizowaniu ich wpływu. Skontaktuj się natychmiast ze swoim przełożonym. WYJĄTKOWA OBSŁUGA KLIENTA Wypełnianie naszych obietnic w zakresie obsługi i zadowalanie naszych klientów i współpracowników stanowi źródło dumy dla pracowników firmy Iron Mountain. Osiągamy to poprzez: dopilnowanie, żeby problemy zostały rozwiązane spełnianie oczekiwań poprzez dostarczanie częstych i dokładnych najnowszych informacji niezwłoczne odpowiadanie na telefony i wiadomości przychodzenie na spotkania i zebrania na czas i z odpowiednim przygotowaniem UCZCIWE I ETYCZNE PRAKTYKI SPRZEDAŻY Zapewnianie pełnej satysfakcji potencjalnym klientom w trakcie procesu sprzedaży jest najlepszym sposobem na zdobycie nowych umów. Zawsze postępujemy w uczciwy sposób we wszystkich działaniach związanych ze sprzedażą. Należy aktywnie unikać: błędnego przedstawiania lub wyolbrzymiania zalet produktów i usług dyskredytowania konkurentów wygłaszania niedokładnych stwierdzeń o charakterze technicznym lub prawnym udzielania porad prawnych naruszania praw autorskich, logo lub innej własności intelektualnej podejmowania prób uzyskania informacji poufnych na temat potencjalnych klientów lub konkurencji zmuszania klientów, aby kupili więcej, niż potrzebują proszenia klientów, aby nie prowadzili interesów z konkurencją w zamian za obniżki cen lub inne przysługi składania zawyżonych obietnic w zakresie harmonogramów wdrożenia zawierania transakcji handlowej, gdy nie ma się do tego odpowiedniego upoważnienia DBAŁOŚĆ O NASZĄ MARKĘ I REPUTACJĘ Marka Iron Mountain to więcej niż tylko logo znajdujące się na naszych ciężarówkach i pudłach to wrażenie, jakie odnoszą inni ludzie, gdy słyszą naszą nazwę, widzą nasze furgonetki lub rozmawiają z naszymi pracownikami. Dbałość o naszą markę i reputację jest podstawowym elementem decydującym o wysokiej jakości naszych usług, a my jako pracownicy firmy Iron Mountain powinniśmy się uważać za ambasadorów i strażników nazwy Iron Mountain. Powinniśmy zawsze przedstawiać firmę w dobrym świetle, gdy występujemy publicznie. Ważne jest jednak, aby pamiętać, że tylko kilku wyznaczonych pracowników jest oficjalnie upoważnionych do wypowiadania się w imieniu firmy Iron Mountain. Wszyscy pozostali pracownicy powinni unikać sytuacji, w których ich opinie lub przekonania mogłyby być postrzegane jako reprezentujące firmę. Dotyczy to opinii wygłaszanych osobiście, przez telefon, na papierze lub przez Internet (w tym w serwisach społecznościowych, na blogach i forach internetowych). Jeśli skontaktują się z Tobą dziennikarze, nie udzielaj komentarzy i odeślij ich do naszego działu komunikacji korporacyjnej. Podczas tworzenia dokumentów, które będą prezentowane publicznie, pamiętaj, aby wszystkie znaki logo, kolory i czcionki były zgodne z wytycznymi stylu w zakresie marki i marketingu. Aby uzyskać więcej informacji, prosimy skontaktować się z działem komunikacji korporacyjnej, działem marketingu, działem prawnym ds. własności intelektualnej lub z linią pomocy Compliance Helpline. OCHRONA ŚRODOWISKA Naszym priorytetem jest prowadzenie działalności z zachowaniem odpowiedzialności o środowisko naturalne. Poniżej znajdują się niektóre działania, które możesz podjąć w pracy, aby pomóc firmie Iron Mountain osiągnąć jej cele w zakresie dbałości o środowisko: W TERENIE: pozbywaj się niebezpiecznych odpadów i materiałów w bezpieczny sposób, przestrzegając wszystkich obowiązujących przepisów prawa, regulaminów i zasad firmy. Gdy jest to możliwe, stosuj recykling i pamiętaj o wyłączeniu świateł i urządzeń, gdy z nich nie korzystasz. W BIURZE: drukuj tylko wtedy, gdy jest to konieczne, i zawsze tnij w niszczarce odpady papierowe. Usługa bezpiecznego niszczenia firmy Iron Mountain ponownie wykorzystuje większość papieru, który przetwarza, więc gdy umieścisz odpady papierowe w zabezpieczonym pojemniku na dokumenty przeznaczone do zniszczenia, pomagasz nie tylko zagwarantować prywatność i bezpieczeństwo danych, lecz również chronić środowisko. Usuwaj rzeczy, takie jak kasety z tuszem do drukarek, tonery i inny sprzęt komputerowy, w ekologiczny sposób, przestrzegając wszystkich obowiązujących przepisów prawa, regulaminów i zasad firmy. OBYWATELSTWO KORPORACYJNE Wspieramy i promujemy dobre obywatelstwo korporacyjne. Oznacza to zwracanie uwagi na to, w jaki sposób nasze działania i decyzje wpływają na naszych pracowników, ich rodziny, naszą społeczność, społeczeństwo i środowisko naturalne. Staramy się, aby wyniki naszej działalności wykraczały poza to, co jest wymagane przepisami prawa. Okazujemy to poprzez oddanie naszym kluczowym wartościom, wagę, jaką przykładamy do etycznych praktyk biznesowych i wysokie standardy, jakie ustanawiamy dla działań biznesowych na całym świecie. Poza miejscem pracy zobowiązujemy się do aktywnego zaangażowania w życie społeczności, w których żyjemy i pracujemy, poprzez wolontariat, sponsoring i inne inicjatywy charytatywne, takie jak fundacja Iron Mountain Foundation. CO W TAKIEJ SYTUACJI...? PYTANIE: Przeczytałam artykuł w Internecie, w którym znalazł się cytat wypowiedzi dyrektora generalnego konkurencyjnej firmy, według którego jego usługi są lepsze od usług firmy Iron Mountain. Witryna internetowa pozwala czytelnikom na umieszczanie komentarzy. Wiem, że nasze usługi są lepsze; czy mogę umieścić odpowiedź? ODPOWIEDŹ: Tak. Jednakże, jeśli zdecydujesz się wyrazić opinię na temat firmy Iron Mountain na forum internetowym, w serwisie społecznościowym, na blogu itd., musisz wyraźnie zaznaczyć, że Twoje opinie nie są opiniami firmy. Aby uzyskać więcej wskazówek, skontaktuj się z działem komunikacji korporacyjnej lub z linią pomocy Compliance Helpline. PYTANIE: Mój przyjaciel ma kontakt z firmą konkurencyjną i zaoferował udostępnienie mi jej cennika. Wiem, że pomogłoby to nam zdobyć klientów. Czy powinienem przyjąć jego ofertę? ODPOWIEDŹ: Nie. Przyjęcie cennika firmy konkurencyjnej byłoby nieetyczne i sprzeczne z zasadami przedstawianymi przez nasze kluczowe wartości. Mogłoby także być niezgodne z prawem. Powinieneś odrzucić ofertę przyjaciela i zainteresować tą sprawą Twojego przełożonego. 14 KODEKS ETYKI I POSTĘPOWANIA W BIZNESIE FIRMY IRON MOUNTAIN 15

10 WIESZ O TYM? Firma Iron Mountain została spółką akcyjną w 1996 roku, kiedy miał miejsce jej debiut na amerykańskiej giełdzie NASDAQ. W 1999 roku firma przeniosła się na Nowojorską Giełdę Papierów Wartościowych (New York Stock Exchange), gdzie jest notowana pod symbolem IRM. Od giełdowego debiutu firma Iron Mountain zwiększyła dochody z 139 mln USD do ponad 3 mld USD i została dodana do prestiżowego Indeksu S&P 500 w 2009 roku. Szczerość Komunikujemy się w otwarty i szczery sposób, który jest konstruktywny i oparty na szacunku. Szczera komunikacja pozwala nam zajmować się problemami w produktywny i terminowy sposób. Pozwala nam także podejmować decyzje biznesowe oparte na pełnej wiedzy na temat sytuacji. Cenimy szczerą komunikację nie tylko ze współpracownikami, ale także z innymi partnerami biznesowymi, w tym z klientami, sprzedawcami i inwestorami. Jako pracownicy firmy Iron Mountain wykazujemy szczerość poprzez: > > natychmiastowe i bezzwłoczne ujawnianie lub zgłaszanie problemów > > dostarczanie szczerych i konstruktywnych informacji zwrotnych naszym współpracownikom > > niewyciąganie wniosków ze sporów w miejscu pracy, zanim będą znane wszystkie fakty > > udzielanie porad biznesowych, które odzwierciedlają naszą pełną wiedzę na temat omawianych zagadnień > > ujawnianie osobistych powiązań w sytuacjach, w których mogą one mieć pozór stronniczości lub faworyzowania > > nieprzekazywanie nikomu danych finansowych i niewykorzystywanie ich do robienia inwestycji > > szanowanie współpracowników poprzez niedziałanie na rzecz prywatnych spraw w miejscu pracy 17

11 KLUCZOWA WARTOŚĆ SZCZEROŚĆ SZCZEROŚĆ Co należy zrobić? SYTUACJA: Przypadkiem słyszysz rozmowę na korytarzu i dowiadujesz się, że prognoza zysków firmy znacząco się zmieni, gdy zostaną opublikowane najnowsze raporty finansowe. Co należy zrobić? A. Dokonać zakupu akcji na postawie tych informacji. Ponieważ usłyszałeś te informacje przypadkiem, a nie zapoznałeś się z nimi w trakcie wykonywania obowiązków służbowych, nie obowiązuje tutaj zasada niewykorzystywania w obrocie papierami wartościowymi informacji poufnych lub stanowiących tajemnicę zawodową. B. Nic nie rób, ale powiedz o tym swojemu bratu. Lubi grać na giełdzie i przydadzą się mu te informacje. C. Powiedz swoim współpracownikom. Chociaż nie możesz obracać papierami wartościowymi, ponieważ zapoznałeś się z tymi informacjami bezpośrednio, oni mogą to zrobić. D. Nic nie rób. Powstrzymaj się od dokonywania inwestycji do momentu, aż informacje staną się powszechnie znane, a polityka firmy Ci na to pozwoli. Nie powtarzaj, co usłyszałeś. Prawidłową odpowiedzią jest odpowiedź D. Posiadasz wewnętrzne informacje na temat firmy i nie wolno Ci obracać papierami wartościowymi na ich podstawie ani udzielać żadnym osobom wskazówek, aby nimi obracały. Takie działanie jest niezgodne z przepisami prawa i polityką firmy. Nie ma znaczenia, czy zapoznałeś się z tymi informacjami w trakcie wykonywania obowiązków służbowych ważne jest to, że posiadasz informacje, które nie są powszechnie dostępne. WYKORZYSTYWANIE W OBROCIE PAPIERAMI WARTOŚCIOWYMI INFORMACJI POUFNYCH LUB STANOWIĄCYCH TAJEMNICĘ ZAWODOWĄ Niektórzy pracownicy firmy Iron Mountain mają w ramach swoich obowiązków służbowych dostęp do wrażliwych, wewnętrznych danych finansowych na temat firmy Iron Mountain lub spółek, z którymi prowadzimy interesy. Wiele z tych informacji może zostać opublikowanych zgodnie z przepisami, ale niektóre nigdy nie mogą zostać ujawnione. Inwestowanie oparte na informacjach wewnętrznych zdobytych w firmie Iron Mountain jest niezgodne z prawem i sprzeczne z polityką firmy. Obejmuje to udzielanie wskazówek lub rekomendacji rodzinie lub znajomym, którzy mogą inwestować na podstawie tej wiedzy. Ufamy, że pracownicy, którzy posiadają dostęp do takich informacji, zachowają je w poufności i będą ich chronić. Amerykańska Komisja Giełd i Papierów Wartościowych (Securities and Exchange Commission) aktywnie monitoruje wszystkie transakcje giełdowe i będzie ścigać wszystkie osoby, które obracają papierami wartościowymi, wykorzystując informacje poufne lub stanowiące tajemnicę zawodową. Jeśli masz wątpliwości, czy właściwe jest inwestowanie, prosimy skontaktować się z działem prawnym lub linią pomocy Compliance Helpline. Jeśli dowiesz się o sytuacji, w której ktoś wykorzystuje swoją wiedzę na temat informacji poufnych lub stanowiących tajemnicę zawodową, prosimy zgłosić to do linii pomocy Compliance Helpline. BYCIE PRZEŁOŻONYM DLA RODZINY I PRZYJACIÓŁ Chociaż zachęcamy do przyjaznych stosunków ze współpracownikami, powinniśmy zawsze na pierwszym stawiać lojalność wobec firmy. Unikaj angażowania się w sytuacje, w których osobisty związek lub relacje rodzinne mogłyby zaburzyć Twoją ocenę dokonywaną w ramach wykonywania obowiązków służbowych lub negatywnie wpłynąć na Twoją wydajność. Nikt nie powinien mieć uprawnień w zakresie podejmowania decyzji, rozwoju zawodowego lub bezpośredniego nadzoru dotyczących członka rodziny, bliskiego przyjaciela lub osoby, z którą łączy go związek uczuciowy. Nawet, jeśli sądzisz, że określona relacja jest całkowicie odpowiednia, pamiętaj, że nawet pozór faworyzowania lub braku stronniczości może negatywnie wpłynąć na morale współpracowników i źle odbić się na całej firmie. Jeśli uważasz, że istnieje nieodpowiedni związek między pracownikami, prosimy poinformować o tym kadrę kierowniczą lub dział kadr lub zgłosić to linii pomocy Compliance Helpline. PRZEKONANIA POLITYCZNE I INNE OSOBISTE PRZEKONANIA Zachęcamy do otwartej i szczerej komunikacji na temat naszej działalności. Jednakże aktywa i zasoby firmy (w tym nasz czas) nie powinny być wykorzystywane do promowania osobistych przekonań niezależnie od tego, czy są to przekonania polityczne, religijne czy społeczne. Powinniśmy brać aktywny udział w życiu naszych społeczności i w procesie politycznym. W miejscu pracy jednak niewłaściwe jest prowadzenie kampanii, zbieranie funduszy, zabieganie o poparcie, rozpowszechnianie literatury lub występowanie na rzecz spraw politycznych, religijnych lub społecznych. Poza miejscem pracy podejmij działania, aby zagwarantować, żeby osobiste przekonania nie zostały błędnie wzięte za przekonania firmy. Na przykład przekazując pieniądze na cele religijne, społeczne lub polityczne, rób to jako osoba prywatna, a nie jako pracownik firmy Iron Mountain. Przekazywanie darowizn jako pracownik firmy Iron Mountain mogłoby stworzyć nieprawdziwe wrażenie, że firma Iron Mountain wspiera te sprawy lub próbuje sobie kupić wpływy. W rezultacie mogłaby poważnie ucierpieć nasza marka i reputacja. Jeśli uważasz, że ktoś w firmie Iron Mountain używa zasobów firmy w celu promowania osobistego przekonania lub stwarza wrażenie poza miejscem pracy, że firma Iron Mountain wspiera osobistą sprawę, prosimy zgłosić tę sytuację działowi kadr lub linii pomocy Compliance Helpline. PYTANIE: W Twoim dziale właśnie powstał wakat, a Ty masz bliską przyjaciółkę, która chciałaby dostać tę pracę. Właściwie nie ma ona doświadczenia wymaganego w opisie stanowiska, ale sądzisz, że możesz jej pomóc dzięki swoim koneksjom w firmie. Czy jest w tym coś niewłaściwego? ODPOWIEDŹ: Możliwe. Firma Iron Mountain podejmuje decyzje dotyczące zatrudnienia na podstawie indywidualnych zalet i kwalifikacji. Chociaż właściwe jest odsyłanie odpowiednich kandydatów do organizacji (i zachęcamy do tego), podejmowanie prób wywarcia wpływu na decyzję o zatrudnieniu może stworzyć konflikt interesów z powodu osobistego związku. CO W TAKIEJ SYTUACJI...? PYTANIE: Moja siostra ubiega się o miejsce w lokalnej radzie szkoły, a ja pomagam jej w jej kampanii. Czy mogę korzystać z kopiarek i drukarek firmy Iron Mountain, aby przygotować ulotki na nadchodzące wydarzenie? ODPOWIEDŹ: Nie. Byłoby to niewłaściwe wykorzystanie zasobów korporacyjnych. Należące do firmy drukarki, kopiarki, telefony lub poczta nie mogą być wykorzystywane do wspierania osobistych celów politycznych. Mogłoby to stworzyć błędne wrażenie, że firma Iron Mountain wspiera kandydata lub ma opinię na temat danej kampanii. PYTANIE: Moja firma została nabyta przez firmę Iron Mountain. Przed zakupem korzystaliśmy z określonych usług świadczonych przez firmę przewozową mojego szwagra. Wykonuje świetną pracę za rozsądną cenę. Czy możemy nadal korzystać z jego usług? ODPOWIEDŹ: Powinieneś to omówić ze swoim przełożonym. Jest to typ sytuacji, gdzie osobisty związek może wpłynąć na Twoją zdolność obiektywnego podejmowania decyzji w ramach obowiązków służbowych. W tym przypadku mógłbyś faworyzować swojego szwagra, nawet jeśli inna firma oferuje te same usługi za mniejsze pieniądze. W celu zagwarantowania sprawiedliwości możesz zostać wyłączony z procesu podejmowania decyzji. 18 KODEKS ETYKI I POSTĘPOWANIA W BIZNESIE FIRMY IRON MOUNTAIN 19

12 Uczciwość Jesteśmy zawsze uczciwi i nigdy nie naruszamy naszych kluczowych wartości. Aktywnie stosujemy zasady reprezentowane przez nasze kluczowe wartości do każdej decyzji, którą podejmujemy. Nasi współpracownicy, klienci i inni partnerzy biznesowi mogą na nas liczyć, że robimy, co mówimy i że dotrzymujemy naszych obietnic. Poprzez zaufanie, szacunek i uczciwość nie tylko wzmacniamy naszą własną reputację, ale także reputację firmy Iron Mountain. Jako pracownicy firmy Iron Mountain wykazujemy uczciwość poprzez: > > dążenie do robienia tego, co należy, nawet jeśli możliwości nie są jasne > > uczciwość w relacjach z naszymi klientami i współpracownikami > > konkurowanie zawsze w uczciwy sposób > > nieoferowanie i nieprzyjmowanie łapówek WIESZ O TYM? Największy podziemny obiekt firmy Iron Mountain znajduje się 70 metrów pod wzgórzami rolniczego obszaru stanu Pensylwania. Długi na 4,8 km i szeroki na 3,2 km ma 32 km jezdni i ponad 158 tys. metrów kwadratowych zagospodarowanej powierzchni. W środku pracuje około 2700 osób chronionych przez wiele poziomów zabezpieczeń i własną straż pożarną firmy Iron Mountain z dwoma wozami strażackimi, posiadającą certyfikat amerykańskiej agencji OSHA. > > unikanie konfliktów interesów między firmą Iron Mountain i osobistymi związkami lub pozafirmową aktywnością > > oferowanie lub przyjmowanie prezentów i rozrywki wyłącznie zgodnie z polityką firmy > > prowadzenie dokładnych informacji finansowych i dokumentacji > > zgłaszanie każdej sytuacji, która naszym zdaniem narusza nasz Kodeks etyki i postępowania w biznesie 21

13 KLUCZOWA WARTOŚĆ UCZCIWOŚĆ PYTANIE: Budżet naszego działu jest napięty, ale wciąż chcielibyśmy przygotować coś miłego na przyjęcie świąteczne. Jeden z naszych sprzedawców zaoferował dostarczyć upominki. Czy jest to w porządku? ODPOWIEDŹ: Nie. Żądanie lub przyjmowanie czegokolwiek wartościowego od sprzedawcy byłoby niewłaściwe, ponieważ zapewniłoby to pracownikom korzyść, która mogłaby wpłynąć (lub stworzyć wrażenie, że wpływa) na przyszłą decyzję podejmowaną w ramach wykonywania obowiązków służbowych. UCZCIWOŚĆ CO W TAKIEJ SYTUACJI...? PYTANIE: Na targach w ubiegłym tygodniu rozmawiałem z przedstawicielami handlowymi z konkurencyjnych firm na temat tego, jak marże zysku spadają w naszej branży. Dziś rano przeczytałem w gazecie, że te same firmy podnoszą swoje ceny. Czy zrobiłem coś złego? ODPOWIEDŹ: Być może. Zachowaj najwyższy stopień ostrożności przy omawianiu kwestii biznesowych z konkurentami. Ten rodzaj działalności może być postrzegany jako zmowa cenowa, nawet jeśli nie zostały zawarte żadne oficjalne porozumienia. Jeśli znajdziesz się w sytuacji, w której rozmawiasz z konkurentem na temat cen lub innych wrażliwych kwestii biznesowych, zakończ natychmiast rozmowę lub odejdź, nawet jeśli wydaje się to niegrzeczne. Następnie skontaktuj się ze swoim przełożonym lub linią pomocy Compliance Helpline, aby uzyskać dalsze wskazówki. PYTANIE: Lokalna urzędniczka państwowa powiedziała Ci, że jej agencja chciałaby prowadzić interesy z firmą Iron Mountain. Mówi jednak, że istnieją pewne przeszkody, które mogłyby zostać usunięte, jeśli firma zgodzi się sfinansować budowę parku i dokonać innych inwestycji w lokalną społeczność. To, o co prosi, nie jest kosztowne. Czy powinieneś się zgodzić? ODPOWIEDŹ: Nie. Prezenty i przysługi, które są przekazywane urzędnikom państwowym lub w ich imieniu z zamiarem wpływu na decyzję podejmowaną w ramach wykonywania obowiązków służbowych, są uważane za łapówki i mogą skutkować poważnymi konsekwencjami o charakterze prawnym i biznesowym. Skontaktuj się z linią pomocy Compliance Helpline lub działem prawnym w celu uzyskania porad na temat radzenia sobie z tą sytuacją. UCZCIWA KONKURENCJA/PRZEPISY ANTYMONOPOLOWE Naszym priorytetem jest demonstrowanie naszych kluczowych wartości w kontaktach z naszymi partnerami biznesowymi w tym z konkurentami. Aktywnie unikamy sytuacji, które mogą sugerować nieuczciwość lub oszustwo, lub nawet tylko stwarzać taki pozór. Przekazywanie poniższych informacji konkurencji mogłoby stwarzać wrażenie, że firma Iron Mountain próbuje manipulować konkurencją lub bazą klientów: cenniki i listy rabatów listy klientów strategie biznesowe plany marketingowe Zawieranie porozumień z konkurencją w zakresie cen, jakich zamierzamy żądać, lub transakcji, jakie chcemy zawrzeć, a jakie nie, jest niezgodne z prawem. KORUPCJA I OSZUSTWO Firma Iron Mountain surowo zabrania oferowania łapówek w jakiejkolwiek postaci. Nawet jeśli oferowanie pieniędzy lub przedmiotów wartościowych jest akceptowaną i normalną częścią robienia interesów w lokalnej kulturze, uważamy to za praktykę korupcyjną, która nigdy nie jest dopuszczalna. Wolelibyśmy stracić korzyści biznesowe, niż dać łapówkę, aby je zdobyć. Nasz zakaz korupcji nie dotyczy tylko firmy Iron Mountain i jej pracowników oczekujemy, że nasi agenci, sprzedawcy i partnerzy joint venture będą stosować te same wysokie standardy. Musimy zrobić, co w naszej mocy, aby nie oferowali oni łapówek w naszym imieniu. Pomóż firmie Iron Mountain uniknąć zarzutów oszustwa lub korupcji poprzez składanie szczegółowych raportów wydatków i prowadzenie ksiąg i dokumentacji, które w pełny i dokładny sposób opisują wszystkie transakcje w zakresie podróży, rozrywki i finansów. PREZENTY I ROZRYWKA Wymienianie się z klientami prezentami stanowi powszechny sposób wyrażania wdzięczności. Jednak prezenty i rozrywka nie powinny być nigdy przekazywane jako próba wywarcia wpływu na decyzje biznesowe nawet jeśli jest to standardowa praktyka biznesowa lub lokalny zwyczaj. Zawsze sprawdź to w swoich lokalnych Zasadach dotyczących prezentów i rozrywki, zanim zaoferujesz lub przyjmiesz cokolwiek stanowiącego wartość, w tym prezenty, przysługi, bilety na wydarzenia o charakterze rozrywkowym, zaproszenia na podróż itd. Poniżej znajdują się niektóre z pytań, jakie należy sobie zadać przed przekazaniem lub przyjęciem prezentu: Czy prezent jest droższy niż pozwalają na to lokalne Zasady dotyczące prezentów i rozrywki? Czy prezent jest przekazywany urzędnikowi państwowemu lub otrzymywany od niego? Czy prezent mógłby być interpretowany jako łapówka? Czy publiczne ujawnienie prezentu byłoby kłopotliwe dla firmy Iron Mountain? Jeśli odpowiedź na którekolwiek z powyższych pytań brzmi tak, wtedy prezent jest niewłaściwy. Czasem trudno jest powiedzieć, czy prezent byłby dopuszczalny. Jeśli nie masz pewności co do określonej sytuacji, porozmawiaj ze swoim przełożonym lub skontaktuj się z linią pomocy Compliance Helpline. KONFLIKTY INTERESÓW Kiedy związki rodzinne, przyjaźń lub inny związek osobisty ogranicza Twoją zdolność do podejmowania w ramach obowiązków służbowych sprawiedliwych decyzji w imieniu firmy Iron Mountain, może mieć wtedy miejsce konflikt interesów. Ponieważ reputacja naszej firmy zależy od działań i uczciwości wszystkich pracowników firmy Iron Mountain, ważne jest, aby unikać nawet pozoru takich konfliktów. Czasem pozorny konflikt interesów jest nie do uniknięcia na przykład, gdy do wyboru jest tylko jeden określony usługodawca i tak się składa, że jest to ktoś, z kim łączy Cię związek. W tego rodzaju sytuacji ważne jest, aby ujawnić okoliczności, ponieważ może być wymagana zgoda menedżera wyższego szczebla lub generalnego radcy prawnego firmy. Jeśli nie masz pewności, czy określona relacja biznesowa jest właściwa ze względu na potencjalny konflikt interesów, prosimy skontaktować się z linią pomocy Compliance Helpline lub z generalnym radcą prawnym firmy. Co należy zrobić? SYTUACJA: Po trzech miesiącach odkrywasz, że nowy pracownik, którego zatrudniłeś (który jak dotąd wykonuje świetną pracę) złożył fałszywe oświadczenia w swoim podaniu o pracę, twierdząc, że ma dyplom ukończenia studiów, chociaż w rzeczywistości go nie miał. Co powinieneś zrobić jako jego menedżer? A. Rozważyć jego wyniki, okres zatrudnienia i potencjalne, długoterminowe korzyści dla firmy, zanim z kimkolwiek porozmawiasz. B. Zalecić, aby został zwolniony za kłamstwo. C. Omówić sprawę z działem kadr, aby ustalić najlepszy sposób postępowania. D. Zatrzymać to odkrycie dla siebie, ponieważ jesteś zadowolony z pracownika. Jest to trudna sytuacja, ale najlepszą odpowiedzią jest odpowiedź C. Gdy wystąpi trudna pod względem etycznym sytuacja dotycząca zatrudniania pracowników, powinieneś skontaktować się z działem kadr w celu uzyskania pomocy. 22 KODEKS ETYKI I POSTĘPOWANIA W BIZNESIE FIRMY IRON MOUNTAIN 23

14 WIESZ O TYM? W 2000 roku firma Iron Mountain rozpoczęła swoją działalność w zakresie niszczenia informacji: Iron Mountain Secure Shredding. Usługa bezpiecznego niszczenia informacji umożliwia klientom przestrzeganie wymagań w zakresie zgodności z przepisami bez naruszania swych wartości dotyczących ochrony środowiska poprzez ponowne wykorzystanie przetworzonego materiału. W ten sposób zostaje oszczędzonych siedem milionów drzew i ponad 11 miliardów litrów wody rocznie. Odpowiedzialność Każdy z nas czuje się osobiście odpowiedzialny za swoje działania, zobowiązania i wyniki. Stawiamy sobie ambitne cele, a potem ciężko pracujemy, aby je osiągnąć. Jako odpowiedzialni pracownicy zdajemy sobie sprawę, że jesteśmy oceniani zarówno na podstawie naszych działań, jak i niepodejmowania przez nas działania. Wykraczamy poza minimalne wymagania ustanowione przepisami prawa i regulaminami. Jako pracownicy firmy Iron Mountain wykazujemy się odpowiedzialnością: > > zawsze etycznie postępując i pomagając innym postępować etycznie > > podejmując decyzje, które leżą w najlepszym interesie firmy i nie tylko w naszym najlepszym interesie > > przekazując problemy dalej, gdy inni nie podjęli odpowiednich działań, i zgłaszając wykroczenia służbowe, gdy jest taka potrzeba > > upewniając się, że spełniamy zobowiązania pracownicze, poprzez stawianie w pierwszej kolejności pracy w firmie Iron Mountain przed innym zewnętrznym zatrudnieniem > > odgrywając osobistą rolę w chronieniu fizycznych i intelektualnych aktywów firmy Iron Mountain > > pracując ze sprzedawcami w celu zagwarantowania, że odpowiadają oni względem tych samych wysokich standardów, wobec których my odpowiadamy > > prowadząc pełną, terminową i dokładną dokumentację finansową > > podejmując działania w celu zagwarantowania, że nasi partnerzy biznesowi na całym świecie wspierają podstawowe prawa człowieka 25

15 KLUCZOWA WARTOŚĆ ODPOWIEDZIALNOŚĆ ODPOWIEDZIALNOŚĆ Co należy zrobić? SYTUACJA: Jesteś menedżerem, który sprawdza tekst na broszurę marketingową napisany przez Twoją pracownicę. Zawiera on naprawdę niesamowite, dobrze przemyślane pomysły, o których pracownica mówi, że są w całości jej pomysłami. Tekst jednak przypomina Ci artykuł w magazynie, który przeczytałeś kilka miesięcy temu. Gdy zaglądasz do artykułu, widzisz, że pracownica skopiowała tekst słowo w słowo. Co należy zrobić? A. Nic nie rób. Jest mało prawdopodobne, że ktokolwiek to zauważy. B. Podnieś ten problem w rozmowie z pracownicą i poproś ją o ponowne napisanie tekstu. Nie pozwól, aby obecny tekst znalazł się w broszurze. C. Zgłoś sprawę swojemu przełożonemu i poproś go o radę. D. Zgłoś problem z pracownikiem do działu kadr lub linii pomocy Compliance Helpline i oczekuj dalszych działań. Jest to trudna sytuacja, najlepszą odpowiedzią jest połączenie odpowiedzi B i D. Jako menedżer masz pewne prawa i obowiązki dotyczące etyki i uczciwości Twoich podwładnych. Chociaż powinieneś wyraźnie powiedzieć Twojej podwładnej, że kopiowanie w ten sposób tekstu jest całkowicie nie do zaakceptowania, to naruszenie jest tak poważne, że może zasługiwać na dalsze kroki dyscyplinarne. Naruszenie prawa autorskiego jest nie tylko niezgodne z polityką spółki jest także niezgodne z prawem i mogłoby narazić firmę na znaczne szkody. DBAŁOŚĆ O WŁASNOŚĆ FIRMY Kiedy nasi klienci powierzają nam swoje informacje, odpowiadamy za ich ochronę i bezpieczny zwrot. Prawidłowa dbałość o własność firmy pozwala nam stale wypełniać te zobowiązania. WŁASNOŚĆ FIZYCZNA: Własność firmy (komputery, pojazdy i inny sprzęt) muszą być zabezpieczone i nie mogą być wykorzystywane do celów niezwiązanych z pracą. Należy natychmiast zgłaszać kwestie, które wpływają na bezpieczeństwo naszej fizycznej własności nawet tak drobne incydenty, jak utrata skanera ręcznego lub źle działający alarm w drzwiach. Niezrobienie tego może zagrozić naszemu bezpieczeństwu i naszej zdolności wypełnienia naszych zobowiązań wobec klientów. WŁASNOŚĆ INTELEKTUALNA: Firma Iron Mountain tworzy i posiada znaczące ilości informacji poufnych i własności intelektualnej. Obejmują one patenty, znaki towarowe, prawa autorskie, informacje na temat naszych finansów i procesów biznesowych, a także produkty i wynalazki naszych pracowników stworzone w ramach ich pracy w naszej firmie. Jako odpowiedzialny pracownik firmy Iron Mountain możesz pomóc chronić te aktywa: upewniając się, że obowiązują umowy o nieujawnianiu informacji poufnych, zanim wyślesz wrażliwe dane poza firmę nie ujawniając nigdy tajemnic firmy bez odpowiedniego upoważnienia zgłaszając każdy przypadek nieodpowiedniego wykorzystania własności intelektualnej do działu prawnego MECHANIZMY KONTROLI IMPORTU I EKSPORTU Ze względów bezpieczeństwa narodowego rząd Stanów Zjednoczonych (i wiele innych rządów na całym świecie) kontroluje import i eksport oprogramowania szyfrującego i innych wrażliwych informacji technologicznych. Zajmowanie się jakąkolwiek formą marketingu, sprzedaży lub świadczenie usług na rzecz krajów lub osób, które znajdują się na listach embarga lub sankcji USA jest sprzeczne z polityką firmy Iron Mountain. Przed wysłaniem lub przekazaniem informacji technicznych lub produktów poza Twój kraj, upewnij się, że została zakończona wymagana kontrola eksportowa oraz pamiętaj, aby przestrzegać wszystkich obowiązujących wymogów w zakresie zgodności z przepisami i dokumentacji. Ponieważ określenie zgodności z prawem i odpowiedniości importu lub eksportu jest skomplikowane, skonsultuj się z globalnym zespołem ds. prywatności i zgodności działu prawnego w celu uzyskania porad. ZATRUDNIENIE POZA FIRMĄ Jesteśmy dumni z tego, że dobrze wykonujemy naszą pracę i odpowiadamy za nasze zobowiązania w miejscu pracy. Zatrudnienie w więcej niż jednym miejscu mogłoby osłabić naszą zdolność do podejmowania obiektywnych decyzji w ramach wykonywania obowiązków służbowych lub negatywnie wpłynąć na naszą wydajność. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, w której druga praca ma miejsce u dostawcy lub konkurenta firmy Iron Mountain. Zatrudnienie poza firmą nie dotyczy tylko drugiej pracy w tradycyjnym znaczeniu odnosi się także do usług specjalistycznych lub usług doradztwa, które mogą być wykonywane w trakcie dnia pracy w firmie Iron Mountain. Obejmowałoby to takie zadania jak, pisanie kodu na potrzeby osobistego projektu programistycznego lub przygotowywanie dokumentów prawnych lub podatkowych dla przyjaciela w trakcie pracy. Pamiętaj, że korzystanie z zasobów firmy (w tym naszego czasu w trakcie godzin pracy) na cele niezwiązane z działalnością firmy Iron Mountain jest niezgodne z naszymi zasadami. Jeśli szukasz drugiej pracy poza firmą Iron Mountain, omów to ze swoim przełożonym, aby upewnić się, że nie stworzy to konfliktu interesów lub nie wpłynie negatywnie na Twoją zdolność wykonywania obowiązków związanych z zatrudnieniem w firmie Iron Mountain. PRAWIDŁOWA DOKUMENTACJA FINANSOWA/ SPRAWOZDAWCZOŚĆ PUBLICZNA Jako spółka notowana na giełdzie musimy publikować określone informacje na temat naszych finansów. Prowadzenie prawidłowej dokumentacji i zapewnianie przejrzystej sprawozdawczości finansowej stanowią najlepsze sposoby zachowania odpowiedzialności wobec naszych akcjonariuszy i zwiększenia naszej wiarygodności na rynku. Priorytetem firmy Iron Mountain jest dostarczenie akcjonariuszom i organom regulacyjnym pełnych, uczciwych, terminowych i zrozumiałych raportów finansowych. Osiągamy to poprzez: prowadzenie ksiąg i dokumentacji, które są dokładne i stanowią pełne odzwierciedlenie transakcji przestrzeganie wszystkich obowiązujących przepisów prawa i regulaminów dotyczących księgowości i prowadzenia dokumentacji zgłaszanie podejrzeń oszustwa lub innego przestępstwa o charakterze finansowym do działu audytu wewnętrznego, Komisji Rady Dyrektorów ds. Audytu oraz linii pomocy Compliance Helpline PRAWA CZŁOWIEKA Wykazujemy wartość praw człowieka wszędzie, gdzie prowadzimy działalność poprzez traktowanie naszych pracowników i partnerów biznesowych z szacunkiem i godnością. Zapewniamy odpowiednie warunki pracy, płace i godziny pracy wszystkim członkom personelu. Nie korzystamy z pracy dzieci ani więźniów. Jesteśmy głęboko przekonani, że nasi partnerzy biznesowi (sprzedawcy, kontrahenci, doradcy, dostawcy, agenci, partnerzy, spółki joint venture itd.) powinni wspierać i promować te zasady wszędzie, gdzie prowadzą działalność. CO W TAKIEJ SYTUACJI...? PYTANIE: Usłyszałem, że kierowca używa swojej karty paliwowej Iron Mountain do tankowania własnego samochodu. Nie chcę nikomu sprawiać problemów, jeśli nie jestem na 100 procent pewien, ale czy istnieje sposób anonimowego zgłoszenia moich obaw? ODPOWIEDŹ: Tak, możesz skontaktować się z linią pomocy Compliance Helpline i przekazać anonimowe zgłoszenie. Linia pomocy Compliance Helpline jest dostępna za pośrednictwem telefonu lub poczty w Twoim ojczystym języku i jest zarządzana przez inną firmę w celu zapewnienia anonimowości. (Należy zauważyć, że anonimowe zgłoszenia są niezgodne z prawem w niektórych krajach, ale firma Iron Mountain nie ujawni Twojej tożsamości i surowo zabrania odwetu za dokonanie zgłoszenia w dobrej wierze.) PYTANIE: Pracownik pracujący w obiekcie, który przechowuje wrażliwe dokumenty rządowe, nie przyszedł dzisiaj do pracy. Czy mogę go zastąpić pracownikiem tymczasowym? ODPOWIEDŹ: Być może. W niektórych obiektach przepisy i postanowienia umów wymagają od nas ograniczenia dostępu tylko dla pracowników, którzy przeszli rozległą kontrolę danych osobowych i kontrolę pod kątem bezpieczeństwa. Chociaż możliwe jest znalezienie zastępstwa, będziesz musiał sprawdzić, czy ta osoba spełnia wszystkie obowiązujące ograniczenia prawne i umowne. 26 KODEKS ETYKI I POSTĘPOWANIA W BIZNESIE FIRMY IRON MOUNTAIN 27

16 WIESZ O TYM? Firma Iron Mountain utrzymuje flotę samochodową składającą się 3500 specjalnie zaprojektowanych i dostosowanych do jej potrzeb ciężarówek i furgonetek. Nasze wyposażone w serię najnowocześniejszych funkcji bezpieczeństwa, takich jak aktywowane drogą radiową alarmy, automatycznie zamykane drzwi i odcięcie zapłonu, pojazdy są prawdziwymi sejfami na kołach. KLUCZOWA WARTOŚĆ Ukierunkowanie na działanie Zdajemy sobie sprawę z możliwości i problemów. Działamy ze świadomością konieczności szybkiej reakcji. Staramy się wychodzić naprzeciw problemom i rozwiązywać je w pozytywny, proaktywny sposób. Przyjmujemy odpowiedzialność i dopilnowujemy, żeby problemy zostały rozwiązane. Nawet, jeśli nasze procesy dobrze funkcjonują, przewidujemy przyszłe potrzeby i działamy, aby wprowadzić ulepszenia. Jako pracownicy firmy Iron Mountain wykazujemy się ukierunkowaniem na działanie poprzez: > > umożliwianie współpracownikom osiągnięcia sukcesu, zapewniając im narzędzia, zasoby i wsparcie, których potrzebują > > podejmowanie inicjatywy w przypadku zadań, które nie mają wyraźnego właściciela > > jasne określanie kolejnych działań i terminów przy rozwiązywaniu problemów > > terminowe podejmowanie decyzji, zwłaszcza gdy inni muszą zaczekać na decyzję, aby móc dalej działać > > pomaganie klientom w rozwiązywaniu ich problemów poprzez oferowanie usług, które zaspokajają ich potrzeby, i przewidywanie ich przyszłych potrzeb > > zarządzanie informacjami w sposób, który najlepiej pasuje do każdego, indywidualnego klienta > > aktywne zarządzanie dokumentacją wewnętrzną zgodnie z harmonogramami i wytycznymi przechowywania > > zatrudnianie pracowników na podstawie ich zalet, bez dyskryminacji > > postępowanie z klientami rządowymi zgodnie z naszymi surowymi standardami w zakresie zamówień rządowych 29

17 KLUCZOWA WARTOŚĆ UKIERUNKOWANIE NA DZIAŁANIE UKIERUNKOWANIE NA DZIAŁANIE Co należy zrobić? PYTANIE: Jakaś kobieta ostatnio złożyła u nas podanie o pracę. Ma doskonałe kwalifikacje, ale musiałaby pracować późno w nocy w niebezpiecznej części miasta. Czy zamiast tego powinienem dać tę pracę mężczyźnie? ODPOWIEDŹ: Nie. Powinieneś wziąć pod uwagę wyłącznie kwalifikacje kandydata do wykonywania pracy, a nie takie czynniki, jak płeć, rasa, wyznanie lub inne osobiste cechy chronione przez prawo. Dbamy w takim samym stopniu o bezpieczeństwo wszystkich naszych pracowników, a potraktowanie tej kandydatki w inny sposób ze względu na jej płeć zostałoby uznane za dyskryminację. PYTANIE: W czasie negocjacji z lokalnym sprzedawcą przedstawiciel handlowy powiedział mi, że jego brat jest ważnym urzędnikiem państwowym. Sądzę, że sugeruje, że jeśli wybierzemy jego firmę do tej pracy, może wpłynąć na swojego brata, który przyzna zamówienia rządowe firmie Iron Mountain. Co powinienem zrobić? ODPOWIEDŹ: Istnieją rygorystyczne zasady, które dotyczą kontaktów z rządem. Podjęcie decyzji o prowadzeniu interesów z krewnym urzędnika rządowego mogłoby być postrzegane jako próba wywarcia wpływu na rząd lub zdobycia kontraktu w nieuczciwy sposób. Przed podjęciem decyzji powinieneś zasięgnąć porady pracowników linii pomocy Compliance Helpline lub działu prawnego. NIEDYSKRYMINOWANIE, POSZANOWANIE RÓŻNORODNOŚCI I RÓWNE MOŻLIWOŚCI ZATRUDNIENIA Trwały sukces firmy Iron Mountain nie jest możliwy bez poświęcenia wykazywanego przez wielu naszych oddanych pracowników. Różnorodność wśród naszego personelu stanowi odzwierciedlenie rynków, na których działamy. Jesteśmy z tego dumni i uważamy, że przyczynia się to bezpośrednio do naszej zdolności zaspokojenia różnorodnych potrzeb naszej międzynarodowej bazy klientów. Aktywnie pracujemy nad zapobieganiem i eliminowaniem dyskryminacji. Decyzje dotyczące zatrudniania, rozwoju, awansowania pracowników lub rozwiązywania z nimi stosunku pracy muszą być oparte wyłącznie na zaletach, a nigdy na rasie, płci, wyznaniu, preferencjach seksualnych, orientacji seksualnej ani żadnych innych chronionych cechach. Postępowanie o charakterze dyskryminującym: stwarza uczucie braku zaufania i braku szacunku uniemożliwia nam przyciąganie i zatrzymywanie najlepiej wykwalifikowanych pracowników niszczy naszą markę i reputację zniechęca klientów i potencjalnych klientów może skutkować postępowaniem sądowym Jeśli wiesz o działalności o charakterze dyskryminującym w firmie Iron Mountain, powinieneś to zgłosić swojemu lokalnemu przedstawicielowi działu kadr lub linii pomocy Compliance Helpline. ZAMÓWIENIA RZĄDOWE Rządy na całym świecie powierzają firmie Iron Mountain ochronę swej bardzo ważnej dokumentacji. Chociaż działamy z zachowaniem najwyższego stopnia uczciwości i prawości w stosunku do wszystkich naszych klientów, usługi dla rządów czasem obejmują dodatkową odpowiedzialność wynikającą z przepisów prawa lub postanowień umownych. Upewnij się, że nasza firma przestrzega wszystkich obowiązujących przepisów, regulaminów i zasad firmy związanych z zamówieniami rządowymi. W tym celu zapoznaj się ze swoimi lokalnymi zasadami dotyczącymi zamówień rządowych lub skontaktuj się z działem prawnym. OBSŁUGA DOKUMENTACJI FIRMOWEJ Dokumentacja firmy musi być przechowywana w spójny i rzetelny sposób, aby mogła być szybko odzyskana w razie potrzeby. Pozwala nam to nie tylko wykonać wewnętrzne zobowiązania, ale także pomaga nam uniknąć postępowania sądowego, działań egzekucyjnych organu regulacyjnego oraz uszczerbku dla naszej marki i reputacji. Podejmij następujące kroki, aby pomóc zagwarantować, że dokumentacja firmy jest prawidłowo obsługiwana: Przechowuj dokumentację tak długo, jak to konieczne, zgodnie z lokalnym Harmonogramem przechowywanie dokumentacji. Przechowuj dokumentację w bezpiecznym środowisku. Dokonaj bezpiecznego zniszczenia dokumentacji, gdy Harmonogram przechowywania wskazuje, że można to zrobić. Aby uzyskać więcej informacji, prosimy skontaktować się z lokalnym koordynatorem ds. dokumentacji, globalnym zespołem ds. prywatności i zgodności działu prawnego lub linią pomocy Compliance Helpline. PYTANIE: Jestem opiekunem klienta i przechowuję dokumentację dotyczącą wszystkich moich klientów w szafie na dokumenty. Właśnie ją przejrzałam i zauważyłam, że wielu z klientów już nie korzysta z naszych usług. Czy mogę zniszczyć tę dokumentację? ODPOWIEDŹ: Nie. Chociaż klient nie korzysta już z usług firmy Iron Mountain, konieczne jest przechowywanie jego akt roboczych przez określony czas zgodnie z Harmonogramem przechowywania dokumentacji. Więcej informacji na temat ustalania odpowiedniego okresu przechowywania można znaleźć na stronie internetowej Zarządzanie dokumentacją lub kontaktując się z lokalnym koordynatorem ds. dokumentacji. Można także skontaktować się z globalnym zespołem ds. prywatności i zgodności działu prawnego. CO W TAKIEJ SYTUACJI...? PYTANIE: Podejrzewam, że inny pracownik firmy Iron Mountain znajduje się w pracy pod wpływem alkoholu lub narkotyków. Co powinienem zrobić? ODPOWIEDŹ: Aby zapewnić zdrowe, bezpieczne i wydajne środowisko pracy, firma Iron Mountain posiada rygorystyczną politykę przeciwko używaniu narkotyków i alkoholu. Jeśli podejrzewasz, że kolega znajduje się w pracy pod wpływem środków odurzających, powinieneś zgłosić sytuację swojemu przełożonemu lub innemu członkowi kierownictwa. Ta sytuacja jest niebezpieczna nie tylko dla tego pracownika, ale także dla współpracowników, a nawet klientów. Jeśli nie czujesz się dobrze, zgłaszając to swojemu przełożonemu, możesz skorzystać z linii pomocy Compliance Helpline i zachować anonimowość (gdzie jest to dozwolone przepisami prawa). Firma Iron Mountain dba o zdrowie i dobre samopoczucie swoich pracowników. Jeśli masz do czynienia z problemami nadużywania substancji odurzających, dostępnych jest szereg rozwiązań. Więcej informacji można znaleźć w części Nadużywanie substancji odurzających w lokalnym Podręczniku pracownika. 30 KODEKS ETYKI I POSTĘPOWANIA W BIZNESIE FIRMY IRON MOUNTAIN 31

18 Praca zespołowa Pracujemy w zespołach, aby razem osiągnąć o wiele więcej, niż moglibyśmy osobno. Od początku procesu sprzedaży do wykonania naszych zobowiązań w zakresie usługi pracownicy firmy Iron Mountain pracują razem w celu zapewnienia naszym klientom wartości, stałości i spokoju. WIESZ O TYM? Podziemia w firmie Iron Mountain mieszczą ogromną kolekcję zdjęć i negatywów o znaczeniu historycznym. Najcenniejsze przedmioty są przechowywane w otoczeniu zaprojektowanym tak, aby utrzymywało temperaturę dwudziestu stopni poniżej zera przy 35% wilgotności względnej, co wydłuża ich okres przydatności o ponad 2000 lat. Jako pracownicy firmy Iron Mountain wykazujemy się pracą zespołową: > > zgodnie pracując w celu osiągnięcia celów obejmujących całe przedsiębiorstwo > > zapewniając koordynację funkcji i sektorów działalności w celu zagwarantowania, że wysiłki nie są powielane > > prosząc naszych przełożonych o radę, gdy stajemy w obliczu trudnych problemów > > pomagając nowym pracownikom nauczyć się umiejętności, których potrzebują, aby osiągnąć sukces > > szkoląc nawzajem pracowników, aby mogli udzielać wsparcia współpracownikom w potrzebie > > wspierając pracowników poprzez zapewnienie miejsca pracy wolnego od nękania > > budując zaufanie wśród pracowników poprzez szanowanie ich prywatności > > korzystając z komputerów firmy w celu osiągnięcia celów służbowych, a nie dla osobistej korzyści lub rozrywki 33

19 KLUCZOWA WARTOŚĆ PRACA ZESPOŁOWA PRACA ZESPOŁOWA Co należy zrobić? NĘKANIE Wszyscy pracownicy mają prawo do pracy w środowisku, które zapewnia wsparcie, jest profesjonalne i wolne od nękania. Praca zespołowa oznacza PRAWIDŁOWE KORZYSTANIE Z KOMPUTERÓW Chociaż komputery i systemy informatyczne mogą pomóc w zwiększeniu wydajności i przyspieszyć komunikację między kolegami z zespołów, PYTANIE: Zawsze pytam moją koleżankę z pracy, czy potrzebuje pomocy przy podnoszeniu ciężkich pudeł. Obawiam się, że nie jest wystarczająco silna, i nie chcę, żeby zrobiła sobie krzywdę, lecz ona ciągle odrzuca moją pomoc. Czy robię coś nie tak? ODPOWIEDŹ: Zaoferowanie pomocy koleżance z zespołu w potrzebie jest właściwą rzeczą, ale nie jest nią, jeśli traktujesz koleżankę w inny sposób, ponieważ jest kobietą. Jeśli została przyjęta na to stanowisko, musi być w stanie sprostać wymaganiom tej roli fizycznym i innym. Dalsze oferowanie jej pomocy mogłoby zostać zinterpretowane jako molestowanie i może naruszać politykę firmy lub przepisy prawa. PYTANIE: Grupa pracowników często dręczy jednego z moich współpracowników i robi nieodpowiednie uwagi za jego plecami. Chcę zgłosić to zachowanie, ale boję się, że zainteresują się mną. Co powinienem zrobić? ODPOWIEDŹ: Zgłosić natychmiast przypadek nękania. Zespół nie może skutecznie działać, jeśli nie zapewnia profesjonalnego i wspierającego środowiska pracy. Powinieneś odgrywać aktywną rolę w osiąganiu tego. Gdy przygotujesz raport, firma przeprowadzi dochodzenie i (jeśli jest to właściwe) ukarze sprawców i nie będzie tolerować odwetu na Tobie. Jeśli lepiej się czujesz, dokonując anonimowego zgłoszenia, możesz to zrobić (gdzie jest to dozwolone przepisami prawa), kontaktując się z linią pomocy Compliance Helpline. zarówno poszanowanie dla indywidualności i wyjątkowości pracowników, jak i powstrzymywanie się od wrogości, zastraszania lub obrażania. Zawsze myśl o innych w swoich działaniach i pamiętaj, że jest możliwe, że ktoś poczuje się nękany, nawet jeśli wiesz, że tylko żartowałeś. Nasze polityki całkowicie zakazują nękania. Obejmuje to nękanie: SŁOWNE: obraźliwe stwierdzenia na temat rasy, pochodzenia etnicznego, narodowości, wyznania, płci, orientacji lub preferencji seksualnej osoby itp.; groźby, krzyk i przekleństwa; robienie wulgarnych uwag i wysyłanie wiadomości zawierających nieodpowiedni, obraźliwy lub zawierający treści erotyczne materiał FIZYCZNE: niechciany dotyk lub niedwuznaczne propozycje; fizyczne uniemożliwianie osobie opuszczenia pomieszczenia; przemoc w miejscu pracy lub zastraszanie; brawurowa jazda samochodem lub obsługa maszyn WIZUALNE: obraźliwe naklejki na zderzak umieszczone na samochodach firmy oraz wywieszanie zdjęć, plakatów lub rysunków przedstawiających niewłaściwe treści lub treści o charakterze erotycznym Jeśli jesteś ofiarą lub świadkiem nękania, masz obowiązek to zgłosić. Skontaktuj się ze swoim przełożonym lub menedżerem, przedstawicielem lokalnego działu kadr lub linią pomocy Compliance Helpline. PRYWATNOŚĆ PRACOWNIKÓW Szacunek, który mamy dla prywatności informacji naszych klientów, rozszerza się na dane osobowe, które zbieramy od naszych kolegów z zespołu. Jako pracownicy firmy Iron Mountain budujemy szacunek: informując naszych współpracowników, dlaczego prosimy o ich dane osobowe i w jaki sposób będą one wykorzystane zbierając dane osobowe tylko wtedy, gdy jest to konieczne dla działalności firmy nie omawiając danych osobowych naszych współpracowników używając danych osobowych wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane podejmując odpowiednie działania w celu ochrony informacji, gdy już zostały nam powierzone nieprawidłowe ich użycie może doprowadzić do marnowania zasobów, obniżenia bezpieczeństwa i niszczenia naszej marki i reputacji. Korzystając z systemów komputerowych firmy, prosimy nie: otwierać nieodpowiednich witryn internetowych otwierać podejrzanych załączników z wiadomości udostępniać identyfikatorów logowania lub haseł wysyłać spamu, niepożądanych reklam wysyłanych pocztą elektroniczną, łańcuszków lub wiadomości zawierających obraźliwe treści lub treści mające na celu nękanie odbiorcy umieszczać informacji na temat firmy Iron Mountain lub jej klientów w zewnętrznych witrynach internetowych, na forach, blogach lub portalach społecznościowych używać nadmiernie Internetu do celów niezwiązanych z pracą pobierać lub instalować oprogramowanie, które narusza zasady bezpieczeństwa firmy Iron Mountain i uprawnienia ustawowe innych podmiotów Więcej informacji można znaleźć w lokalnych zasadach ochrony prywatności i bezpieczeństwa. PYTANIE: Mój przełożony poprosił mnie, abym zaznaczył dziś wyjście z pracy o normalnej porze, mimo że będę pracować po godzinach. Powiedział, że doda ręcznie godziny do mojej karty kontrolnej w następnym tygodniu. Czy jest to w porządku? ODPOWIEDŹ: Nie. Przesuwanie godzin z jednego okresu na drugi jest niewłaściwe, ponieważ mogłoby to skutkować nieprawidłową wypłatą pensji lub nadgodzin. Wypracowane godziny muszą być dokładnie przedstawione na karcie kontrolnej, a nie przesuwane na inne dni lub okresy. Prosimy skontaktować się z działem kadr lub linią pomocy Compliance Helpline, jeśli wystąpi taka sytuacja. CO W TAKIEJ SYTUACJI...? PYTANIE: Współpracownik przychodził do pracy późno i wcześnie wychodził, a ludzie zaczęli zadawać pytania. Zobaczyłem formularz na biurku mojego menedżera, mówiący, że pracownik idzie na urlop z powodu ciężkiej choroby. Czy mogę o tym powiedzieć innym pracownikom, żeby zrozumieli, co się dzieje? ODPOWIEDŹ: Nie. Prywatne informacje pracowników, w tym informacje na temat stanu zdrowia, powinny zostać zachowane w całkowitej poufności. Twój menedżer nie powinien zostawić formularza w widocznym miejscu, a Ty nie powinieneś go przeczytać. Nie powtarzaj, czego się dowiedziałeś. 34 KODEKS ETYKI I POSTĘPOWANIA W BIZNESIE FIRMY IRON MOUNTAIN 35

20 JAK UZYSKAĆ WIĘCEJ INFORMACJI? Polityki i procedury Kodeks etyki i postępowania w biznesie zawiera wytyczne dotyczące problemów natury etycznej, które możesz napotkać jako pracownik firmy Iron Mountain. Oprócz przeczytania kodeksu powinieneś się także zapoznać z naszymi zasadami, politykami i procedurami firmowymi, które mogą zawierać bardziej szczegółowe informacje. Aby uzyskać najnowszą lokalną wersję danej polityki, skontaktuj się ze swoim przełożonym lub menedżerem, przedstawicielem lokalnego działu kadr, globalnym zespołem ds. prywatności i zgodności lub linią pomocy Compliance Helpline. Odstąpienia od postanowień Kodeksu etyki i postępowania w biznesie mogą być udzielone w rzadkich sytuacjach. Jeśli ubiegasz się o takie odstąpienie, skontaktuj się z generalnym radcą prawnym firmy. Rząd USA wymaga, aby odstąpienia udzielone członkom Rady dyrektorów lub określonym innym osobom należącym do kierownictwa firmy Iron Mountain były zgłaszane amerykańskiej Komisji Giełd i Papierów Wartościowych. Linia pomocy Compliance Helpline Dzwoniąc pod numer linii pomocy Compliance Helpline można zgłaszać problemy lub nadużycia etyczne, a także zadawać pytania. Linia pomocy dostępna jest 24 na dobę, 365 dni w roku. Linia pomocy obsługiwana jest przez niezależną firmę i (gdzie jest to zgodne z prawem). Zgłaszający mogą zachować pełną anonimowość. Połączenie z linią pomocy jest bezpłatne na całym świecie. Po prawej stronie znajduje się lista numerów telefonów. Można także zamówić rozmowę na koszt odbiorcy, dzwoniąc pod numer Można też przesłać zgłoszenie przez Internet, pod adresem: Linia pomocy Compliance Helpline Argentyna Argentyna Australia Austria Belgia Brazylia Kanada Chile Chiny (północne) Chiny (południowe) Cypr* Republika Czeska Dania Francja Niemcy Gibraltar* Grecja Węgry Indie Indonezja Indonezja Irlandia Włochy Japonia/J Japonia/JP Luksemburg Malezja Mauritius* Meksyk (M1.M5) Meksyk (Nowy) Holandia Nowa Zelandia Norwegia Peru Polska Rumunia* Rosja Singapur Słowacja Hiszpania Sri Lanka* Szwajcaria Tajwan Turcja* Ukraina* Wielka Brytania Stany Zjednoczone Stany Zjednoczone *Rozmowa na koszt odbiorcy 36 KODEKS ETYKI I POSTĘPOWANIA W BIZNESIE FIRMY IRON MOUNTAIN