O telefonie zaufania ds. zgodności Grupy Generali (EthicsPoint)

Transkrypt

1 O telefonie zaufania ds. zgodności Grupy Generali (EthicsPoint) Zgłaszanie nieprawidłowości informacje ogólne Zgłaszanie nieprawidłowości bezpieczeństwo Poufność i ochrona danych O telefonie zaufania ds. zgodności Grupy Generali (EthicsPoint) Co to jest telefon zaufania ds. zgodności Grupy Generali? Telefon zaufania ds. zgodności Grupy Generali to jedno z narzędzi do zgłaszania spraw poufnych, które pomaga Grupie Generali w rozwiązywaniu problemów dotyczących praktyk bądź działań stanowiących naruszenie przepisów wewnętrznych lub zewnętrznych, w tym Kodeksu postępowania Grupy Generali. Telefon zaufania jest obsługiwana przez GCS Compliance Services Europe LTD (filia Navex Global Inc. Telefon zaufania przyjmuje zgłoszenia w językach krajów, na terenie których działa Grupa Generali. Do czego jest nam potrzebny taki system jak Telefon zaufania ds. zgodności Grupy Generali? Tworząc otwarte kanały komunikacji, możemy promować pozytywne i uczciwe środowisko pracy. Skuteczny system zgłaszania nieprawidłowości wzmocni podejmowane przez nas inne działania na rzecz wspierania kultury spójności i etycznego podejmowania decyzji. Badania pokazują, że pracownicy lub strony trzecie często korzystają z zewnętrznie zarządzanych telefonów zaufania /formularzy online, które są dla organizacji bardzo skutecznym sposobem wykrywania przypadków naruszenia przepisów i nieetycznego postępowania. Czy mogę złożyć zgłoszenie za pomocą Internetu lub telefonu? Co mogę zrobić, jeśli nie mam dostępu do Internetu? Tak, możesz złożyć poufne zgłoszenie zarówno za pomocą telefonu, jak i Internetu. Jeżeli nie masz dostępu do komputera podłączonego do Internetu lub jeśli niezbyt sprawnie posługujesz się komputerem, możesz zadzwonić na telefon zaufania ds. zgodności, który jest dostępny 24 godziny na dobę przez 365 dni w roku. 1

2 Czy mogę złożyć raport anonimowo? W sytuacji, gdy jest to dozwolone, możesz złożyć raport jawnie lub anonimowo ( 1 ). Niemniej jednak, nawet w sytuacji, gdy składanie anonimowych raportów jest dozwolone, Grupa jest przekonana, iż dochodzenie prowadzone w związku z każdym zgłoszeniem przebiega najbardziej skutecznie w sytuacji, gdy znana jest tożsamość osoby, która złożyła zgłoszenie. ( 1 ) Składanie anonimowych raportów nie jest dozwolone w Belgii, Francji, Luksemburgu, Portugalii i Hiszpanii. 2

3 Zgłaszanie nieprawidłowości informacje ogólne Jakiego rodzaju sprawy mogę zgłaszać? Telefon zaufania ds. zgodności Grupy Generali został stworzony z myślą o pracownikach i stronach trzecich, pragnących zgłosić, w dobrej wierze, praktyki lub zachowania, które ich zdaniem są niewłaściwe lub niezgodne z prawem, Kodeksem postępowania lub innymi wewnętrznymi zasadami dotyczącymi następujących obszarów: finanse, audyt i księgowość, bankowość oraz walka z korupcją. Aby zgłosić jakikolwiek inny problem, należy skontaktować się z alternatywną grupą lub skorzystać z kanału lokalnego (listę kanałów można znaleźć w witrynie internetowej Grupy lub firmy). Zgłoszenia muszą zawierać szczegółowy opis okoliczności, w których doszło do naruszenia. Czego NIE należy zgłaszać za pomocą tego kanału? Nie należy korzystać z Telefonu zaufania /formularza online do zgłaszania zdarzeń stwarzających bezpośrednie zagrożenie dla życia lub mienia. Zgłoszenia składane tą drogą nie są rozpatrywane natychmiast. Jeżeli potrzebujesz pomocy w nagłym wypadku, skontaktuj się z lokalnymi władzami. Ponadto, narzędzie to nie powinno być wykorzystywane przez klientów do składania zgłoszeń bądź reklamacji związanych z produktami lub usługami dostarczonymi im przez firmy należące do Grupy, ponieważ tego typu zgłoszenia są rozpatrywane zgodnie z określonymi procedurami (sprawdź witrynę internetową firmy lub dokumentację dołączoną do umowy). Nie mam pewności, czy to, czego byłem świadkiem lub o czym usłyszałem, stanowi naruszenie przepisów wewnętrznych bądź zewnętrznych lub jest przykładem postępowania niezgodnego z zasadami etyki, ale sytuacja ta wydaje mi się niewłaściwa. Co powinienem zrobić? Możesz poprosić o radę specjalistę ds. zgodności w Twojej firmie lub złożyć zgłoszenie za pomocą Telefonu zaufania ds. zgodności Grupy Generali. Jeżeli jako pracownik firmy jestem świadkiem sytuacji, w której dochodzi do naruszenia przepisów, czy nie wystarczy, jeśli poinformuję o tym swojego menadżera i pozwolę mu się tym zająć? Możesz zgłosić problem bezpośrednio swojemu menadżerowi. Może się jednak zdarzyć, że w określonych okolicznościach nie będziesz się czuł komfortowo, zgłaszając problem w ten sposób, lub uznasz za stosowne skorzystać z innych sposobów. Z myślą o takich sytuacjach stworzyliśmy inne kanały komunikacji (tj. adres fizyczny czy adres działu ds. zgodności można go znaleźć w witrynie internetowej Grupy lub firmy) oraz nawiązaliśmy współpracę z Telefonem zaufania ds. zgodności Grupy Generali. Dlaczego powinienem zgłosić to, czego się dowiedziałem? Jakie będę miał z tego korzyści? Wszyscy mamy prawo do pracy w pozytywnym środowisku, ale to prawo wiąże się z odpowiedzialnością za postępowanie w prawidłowy i etyczny sposób w miejscu pracy oraz w relacjach ze stronami trzecimi. 3

4 Dlatego powinniśmy mieć prawo do zgłaszania odpowiednim osobom sytuacji, w których ktoś nie zachowuje się w sposób prawidłowy. Niewłaściwe zachowanie może zagrozić interesom Grupy, a także zaszkodzić jej działalności i reputacji. Czy kadra kierownicza firmy naprawdę chce, abym ją powiadamiał o niepokojących mnie sytuacjach? Oczywiście. Te osoby wręcz potrzebują Twoich zgłoszeń. Możesz bowiem posiadać wiedzę o niepokojących działaniach. Twoje zgłoszenie może zminimalizować potencjalny negatywny wpływ na naszą firmę, jej pracowników i strony trzecie. Czy jako pracownik powinienem obawiać się konsekwencji złożenia zgłoszenia? Grupa surowo zabrania stosowania odwetu na pracownikach, którzy złożą zgłoszenie w dobrej wierze, niezależnie od tego, kogo to zgłoszenie dotyczy. Co mam zrobić, gdy przypomnę sobie jakiś istotny szczegół dotyczący incydentu po złożeniu zgłoszenia lub gdy osoba odpowiedzialna za sprawę będzie miała pytania dotyczące mojego zgłoszenia? Zgłaszając sprawę za pomocą Telefonu zaufania ds. zgodności Grupy Generali lub formularza online, otrzymasz niepowtarzalną nazwę użytkownika i zostaniesz poproszony o wybranie hasła. Możesz w dowolnej chwili ponownie skontaktować się z Telefonem zaufania ds. zgodności lub skorzystać z formularza online, aby uzyskać dostęp do oryginalnego zgłoszenia i dodać do niego więcej szczegółów lub odpowiedzieć na pytania zadane przez osobę odpowiedzialną za sprawę i udostępnić kolejne informacje, które pomogą rozwiązać otwarte problemy. Zalecamy powrót do witryny w celu udzielenia odpowiedzi na ewentualne pytania w wyznaczonym czasie. Jeżeli zdecydujesz się złożyć anonimowe zgłoszenie, możesz nawiązać anonimowy dialog z osobą prowadzącą dochodzenie. Co się stanie, gdy w wyniku przeprowadzonego dochodzenia okaże się, że moje zgłoszenie było bezpodstawne? Jeżeli zgłoszenie okaże się bezpodstawne lub nieuzasadnione, odpowiedni specjalista ds. zgodności odrzuci zgłoszenie. Cała dokumentacja związana ze zgłoszeniem nie będzie przechowywana dłużej niż jest to konieczne. Co się stanie, gdy w wyniku przeprowadzonego dochodzenia okaże się, że moje zgłoszenie było uzasadnione? Jeżeli zgłoszony przypadek okaże się uzasadniony, odpowiedni specjalista ds. zgodności określi kroki, które należy podjąć oraz oceni, czy określone środki dyscyplinarne są zgodne z prawem i przepisami wewnętrznymi. Prezes lub odpowiedni organ administracyjny podejmą ostateczną decyzję. Cała dokumentacja związana ze zgłoszeniem nie będzie przechowywana dłużej niż jest to konieczne. 4

5 Zgłaszanie nieprawidłowości bezpieczeństwo Słyszałem, że każde zgłoszenie wysyłane przeze mnie z komputera firmowego generuje dziennik serwera, który pokazuje każdą witrynę internetową, z którą łączy się mój komputer. Czy na podstawie tego dziennika można mnie zidentyfikować jako autora zgłoszenia? System Telefonu zaufania ds. zgodności Grupy Generali (EthicsPoint) nie generuje ani nie przechowuje żadnych wewnętrznych dzienników połączeń z adresami IP, a zatem żadne informacje dotyczące połączenia Twojego komputera z Telefonem zaufania ds. zgodności nie będą dostępne. Jeżeli nie czujesz się komfortowo, składając zgłoszenie za pomocą komputera służbowego, możesz skorzystać z dowolnego komputera poza miejscem pracy (np. komputera w kafejce internetowej lub u znajomego w domu, itp.), kontaktując się z nami za pomocą bezpiecznej witryny internetowej Telefonu zaufania ds. zgodności Grupy Generali. Obawiam się, że udostępniając informacje za pośrednictwem Telefonu zaufania ds. zgodności Grupy Generali ostatecznie ujawnię swoją tożsamość. Czy możecie mnie zapewnić, że tak się nie stanie? System Telefonu zaufania ds. zgodności Grupy Generali (EthicsPoint) został zaprojektowany w taki sposób, aby chronić anonimowość ( 2 ). Jednak w sytuacji, kiedy jest to dozwolone, chcesz pozostać anonimowy jako osoba składająca zgłoszenie, sam musisz zadbać o to, aby treść zgłoszenia nie zdradziła Twojej tożsamości. Należy unikać twierdzeń w rodzaju: Znam Jana Kowalskiego od kołyski..." lub Podczas tych 33 lat.... Czy telefoniczne zgłoszenie do Telefonu zaufania również gwarantuje anonimowość? Tak ( 2 ). W sytuacji, gdy jest to dozwolone, zostaniesz poproszony o udzielenie tych samych informacji, o których udostępnienie zostałbyś poproszony przy składaniu zgłoszenia za pośrednictwem Internetu, a operator przyjmujący zgłoszenie zanotuje Twoje odpowiedzi w witrynie internetowej Telefonu zaufania ds. zgodności Grupy Generali (EthicsPoint). Podczas składania tych zgłoszeń obowiązują te same procedury bezpieczeństwa. W jaki sposób mogę ujawnić swoją tożsamość? Formularz online zawiera specjalną sekcję, w której możesz podać swoją tożsamość. Jeżeli zadzwonisz dotelefonu zaufania, możesz ujawnić swoją tożsamość rozmówcy. ( 2 ) Składanie anonimowych raportów nie jest dozwolone w Belgii, Francji, Luksemburgu, Portugalii i Hiszpanii. 5

6 Poufność i ochrona danych Czy zgłoszone przypadki i dane są traktowane z zachowaniem poufności? Tak, niezależnie od tego, z którego kanału komunikacji korzystasz, Twoje zgłoszenie oraz ewentualne dodatkowe informacje, jak również Twoje dane oraz dane osób powiązanych ze sprawą, zawsze będą traktowane jako poufne i wykorzystywane z największą dyskrecją, zgodnie z Polityką ochrony danych Grupy Generali oraz przepisami prawa dotyczącymi ochrony danych. Jakie informacje mam uwzględnić w zgłoszeniu? W zgłoszeniu należy uwzględnić tylko te informacje, które są niezbędne do wszczęcia dochodzenia w zgłoszonej sprawie, na przykład, nie należy udostępniać informacji o prywatnym życiu danej osoby oraz danych poufnych (łącznie ze szczegółami dotyczącymi zdrowia lub życia seksualnego tej osoby), o ile nie jest to wymagane i nie dotyczy bezpośrednio sprawy. Nie powinieneś również udostępniać informacji o osobach, które nie są powiązane ze zgłaszaną sprawą. Dokąd trafiają zgłoszenia? Kto ma do nich dostęp? Zgłoszenia są umieszczane bezpośrednio na bezpiecznym serwerze należącym do zewnętrznego usługodawcy (GCS Compliance Service Europe Ltd.), aby zapobiec ewentualnym naruszeniom zasad bezpieczeństwa. Informacje te mogą być przeglądane tylko przez osoby, dla których dostęp do tych danych jest niezbędny do wypełnienia swoich obowiązków zgodnie z procedurą Grupy Generali dotyczącą rozpatrywania zarzutów lub do spełnienia wymogów prawnych. Mogą to być osoby z takich działów jak dział zgodności, audytu, zasobów ludzkich lub działy prawne w ramach Assicurazioni Generali S.p.A. lub firm należących do Grupy, jak również pracownicy lub personel techniczny z GCS. Informacje te mogą być przechowywane przez GCS Compliance Service Europe Ltd, Assicurazioni Generali S.p.A., a także przez firmy należące do Grupy Generali. We wszystkich przypadkach zgłoszenie będzie traktowane jako poufne oraz zgodnie z procedurą rozpatrywania zarzutów, opisaną szczegółowo w punkcie Procedura rozpatrywania zarzutów. Czy te informacje zostaną wysłane za granicę? Może zaistnieć konieczność udostępnienia szczegółów zgłoszenia w ramach Grupy Generali i/lub profesjonalnym doradcom przebywającym za granicą. Jeśli do tego dojdzie zawsze będzie się to odbywało w zgodzie z przepisami dotyczącymi ochrony danych, przy czym Assicurazioni Generali S.p.A. oraz firmy należące do Grupy podejmą odpowiednie środki, aby zapewnić poufność danych. 6

7 Czy szczegóły zgłoszenia zostaną udostępnione osobom wymienionym w zgłoszeniu? Aby uczciwie rozpatrzyć zgłoszenie, czasami zachodzi konieczność poinformowania osoby oskarżonej, aby mogła się ustosunkować do zgłoszonej sprawy. W takiej sytuacji zostaną podjęte wszystkie niezbędne kroki, mające na celu ochronę Twojej prywatności. W jaki sposób mogę uzyskać dostęp do informacji, które przekazałem w zgłoszeniu? Po złożeniu zgłoszenia otrzymasz niepowtarzalny PIN i zostaniesz poproszony o wybranie hasła. Dzięki tym danym będziesz mógł przeglądać i uzupełniać szczegóły swojego zgłoszenia. Możesz korzystać z prawa dostępu do swoich danych, a w określonych okolicznościach także zwrócić się z prośbą o ich modyfikację lub wymazanie, logując się do systemu lub kontaktując się ztelefonem zaufania. Twoja prośba zostanie przekazana odpowiedniemu specjaliście ds. zgodności Grupy Generali, który udostępni Ci dane kontaktowe oddziału zajmującego się Twoim zgłoszeniem. 7