Cognizant Technology Solutions Polityka zgłaszania nieprawidłowości i zakaz działań odwetowych

Transkrypt

1 Cognizant Technology Solutions Polityka zgłaszania nieprawidłowości i zakaz działań odwetowych Data wejścia w życie: Styczeń 2017 Jaki cel ma niniejsza Polityka? Zachęcamy Współpracowników do zgłaszania wątpliwości i zadawania pytań. W szczególności, niniejsza Polityka stanowi, że: Komitetu audytu firmy Cognizant sprawuje nadzór nad systemem zgłaszania nieprawidłowości, w ramach którego Współpracownicy Cognizant oraz osoby trzecie (np. konkurenci, kontrahenci i konsumenci) mogą zgłaszać wątpliwości natury prawnej i etycznej, w tym także te, które dotyczą kwestii księgowości, wewnętrznej kontroli księgowej, audytu i korupcji; Współpracownicy Cognizant i osoby trzecie mogą zgłaszać swoje wątpliwości w sposób poufny i anonimowy; Zgłoszenia potencjalnych naruszeń prawa, Kodeksu lub innych polityk Cognizant będą badane i wyjaśniane; Firma Cognizant dołoży wszelkich starań na rzecz ochrony osób zgłaszających wątpliwości natury prawnej lub etycznej przed szykanami, działaniami odwetowymi lub nękaniem w miejscu pracy. Każde zgłoszenie dotyczące szykan zostanie zbadane i wyjaśnione, a podejmowanie działań odwetowych będzie skutkować wszczęciem postępowania dyscyplinarnego, którego sankcje obejmują także rozwiązanie stosunku pracy. 1 z 5 Polityka zgłaszania nieprawidłowości i zakaz działań odwetowych

2 Zgłaszanie potencjalnych naruszeń prawa lub polityk firmy Firma oddaje do dyspozycji kilka kanałów służących do zgłaszania faktycznych lub potencjalnych naruszeń Kodeksu lub obowiązującego prawa. Współpracownicy mogą zwracać się o porady nt. przestrzegania obowiązującego prawa lub Kodeksu oraz zgłaszać naruszenia za pośrednictwem następujących kanałów: Pracownik Działu Prawnego Cognizant Nasz Dyrektor ds. zgodności z przepisami o chiefcomplianceofficer@cognizant.com o Faks: o Tradycyjna poczta: Cognizant Technology Solutions Attn: Chief Compliance Officer Glenpointe Centre West 500 Frank W. Burr Boulevard Teaneck, New Jersey Nasz Dyrektor ds. prawnych/radca generalny Lokalny specjalista ds. zgodności Nasza Infolinia Pomocy ds. zgodności Cognizant z przepisami Infolinia Pomocy ds. zgodności Cognizant z przepisami jest obsługiwana przez firmę zewnętrzną i można kontaktować się z nią telefonicznie lub online. Zgłoszenia mogą być dokonywane anonimowo, gdy pozwalają na to przepisy miejscowego prawa. Jednak zachęcamy do przedstawienia się podczas dokonywania zgłoszenia, aby w przypadku konieczności można było uzyskać dodatkowe informacje. Zawsze gdy jest to możliwe lub dozwolone prawem, Twoja tożsamość będzie utrzymywana w poufności. Infolinia Pomocy ds. Zgodności z Przepisami posiada również Dyrektora ds. Pytań, u którego Współpracownik może zasięgnąć porady. Aby uzyskać dostęp do Infolinii pomocy ds. zgodności z przepisami przez Internet, należy przejść na stronę oraz wykonać polecenia dotyczące dokonania zgłoszenia. Aby dokonać zgłoszenia przez telefon, proszę wybrać numer dla danego państwa oraz postępować zgodnie z instrukcjami o USA i Kanada: o Indie: Kod bezpośredniego dostępu AT&T , po którym należy wybrać z 5 Polityka zgłaszania nieprawidłowości i zakaz działań odwetowych

3 o Wielka Brytania: Kod bezpośredniego dostępu AT&T (lub ), po którym należy wybrać o Inne lokalizacje: Użyj właściwego kodu dostępu dla swojego kraju, a potem wybierz o Dodatkowe kody bezpośredniego dostępu AT&T są dostępne na Czy przekazywane przeze mnie informacje będą zachowane w poufności? Współpracownicy mogą wybrać anonimową formę informowania o zdarzeniu, chociaż zachęcamy ich, aby podawali informacje kontaktowe, co pomoże Firmie w wyjaśnianiu zgłaszanych spraw. Firma Cognizant będzie utrzymywać zgłoszenia w poufności w zakresie, w jakim umożliwi jej przeprowadzenie pełnego i uczciwego postępowania wyjaśniającego oraz w jakim dopuszcza obowiązujące prawo. Jak wygląda obsługa zgłoszeń? Przełożeni lub inne osoby, które otrzymają zgłoszenie naruszenia lub możliwego naruszenia powinny odstąpić od przeprowadzania samodzielnego postępowania wyjaśniającego i niezwłocznie przekazać zgłoszenie do naszego Dyrektora ds. zgodności z przepisami. Firma Cognizant zleci wyjaśnienie faktycznych lub podejrzewanych nieprawidłowości osobom doświadczonym w tego typu sprawach. Nasi specjaliści będą postępować w sposób profesjonalny, a wszystkie działania naprawcze będą odbywać się pod nadzorem kierownictwa. Ochrona osób zgłaszających potencjalne naruszenia przed szykanami i współpraca w ramach postępowania wyjaśniającego Firma Cognizant nie toleruje działań odwetowych skierowanych wobec osób, które w dobrej wierze zgłosiły informacje o naruszeniu lub potencjalnym naruszeniu prawa, Kodeksu lub innych polityk Cognizant. Współpracownikom Cognizant nie wolno pod żadnym pozorem zastraszać, szykanować ani podejmować innych działań odwetowych przeciwko osobom, które przekazały informacje nt. potencjalnego naruszenia prawa, regulacji, Kodeksu lub innych polityk Cognizant, a także przeciwko osobom, które współpracowały w ramach postępowania wyjaśniającego takie zgłoszenia. 3 z 5 Polityka zgłaszania nieprawidłowości i zakaz działań odwetowych

4 Termin Działania odwetowe obejmuje między innymi podejmowanie wrogich działań przeciwko osobie, ze względu na: Zgłoszenie przez nią naruszenia lub potencjalnego naruszenia Kodeksu, innych polityk lub procedur Cognizant lub obowiązującego prawa (w tym zgłoszeń dotyczących nieprawidłowości w zakresie księgowości); Uczestnictwo lub przekazywanie przez nią informacji lub inną formę wsparcia w ramach postępowania wyjaśniającego potencjalne naruszenie Kodeksu, innych polityk lub procedur Cognizant lub obowiązującego prawa; Przekazanie przez nią prawdziwych informacji organom regulacyjnym lub wymiaru sprawiedliwości nt. popełnienia lub możliwości popełnienia przestępstwa federalnego lub stanowego, a także dotyczących potencjalnych naruszeń przepisów antykorupcyjnych, antydyskryminacyjnych oraz odnoszących się do bezpieczeństwa i molestowania w miejscu pracy oraz innych przepisów. Zachęcamy współpracowników, którzy sądzą, że zostali dotknięci szykanami do zgłaszania takich sytuacji Osoby, które zostały dotknięte szykanami powinny niezwłocznie zgłosić to za pośrednictwem jednego z kanałów wymienionych w Kodeksie lub niniejszej Polityce. Przykłady zakazanych działań odwetowych, szykan i nękania w pracy to: Próby zastraszania Współpracownika, których celem jest wycofanie lub odstąpienie od zgłoszenia sprawy; Karanie Współpracownika, który w dobrej wierze zgłosił wątpliwości poprzez podejmowanie wrogich działań związanych z jego pracą, przydziałem zmianowym, wynagrodzeniem, oceną, urlopem i/lub innymi warunkami zatrudnienia; Zwalnianie z pracy, degradacja, zawieszanie lub nakładanie kar dyscyplinarnych na Współpracownika za zgłoszenie nieprawidłowości w dobrej wierze; Straszenie podjęciem wymienionych wyżej działań. 4 z 5 Polityka zgłaszania nieprawidłowości i zakaz działań odwetowych

5 Współpracownicy, którzy będą świadkami lub wiedzą o podejmowaniu przez innego Współpracownika działań odwetowych, szykan lub nękania mają obowiązek zgłoszenia takiej sytuacji za pośrednictwem jednego z kanałów wymienionych wyżej w tym dokumencie. Firma Cognizant obiecuje odpowiednie wyjaśnienie wszelkich skarg dotyczących działań odwetowych Firma Cognizant podejmie działania wyjaśniające wszelkie skargi dotyczące działań odwetowych i po ich potwierdzeniu podejmie czynności dyscyplinarne, które obejmują rozwiązanie stosunku pracy, a także wdroży odpowiednie działania naprawcze. Z kim należy się kontaktować, jeśli mam jakieś pytania? Pytania dotyczące niniejszej Polityki należy kierować do naszego Dyrektora ds. zgodności z przepisami lub lokalnego specjalisty ds. zgodności. 5 z 5 Polityka zgłaszania nieprawidłowości i zakaz działań odwetowych