KAŻDEGO DNIA. W KAŻDYM MIEJSCU.

Transkrypt

1 KAŻDEGO DNIA. W KAŻDYM MIEJSCU. Kluczowe wartości Kodeks etyki i postępowania w biznesie

2

3 Wiadomość od Richarda Reese a, dyrektora generalnego W firmie Iron Mountain cenimy sobie naszą reputację uzyskaną dzięki uczciwości i prawości w takim samym stopniu, jak reputację firmy świadczącej wysokiej jakości usługi. Uważamy, że działanie zgodne z najwyższymi standardami etycznymi nie jest jedynie właściwą rzeczą, którą należy robić, lecz pomaga nam budować zaufanie naszych klientów oraz przyczynia się do długotrwałego sukcesu. Chociaż przestrzeganie przepisów prawnych, rozporządzeń i zasad, które obowiązują naszą firmę, jest obowiązkowe, nasze obowiązki nie kończą się w tym miejscu. Zobowiązujemy się żyć zgodnie z naszymi kluczowymi wartościami i wdrażać je każdego dnia i w każdym miejscu, w którym działamy. W końcu to właśnie dzięki temu, że właściwe postępowanie jest naszym priorytetem, naprawdę możemy dotrzymywać obietnic. Kodeks etyki i postępowania w biznesie pomoże Wam zrozumieć, co uważamy za właściwe i niewłaściwe podczas prowadzenia działalności w firmie Iron Mountain. Dostarczy Wam narzędzi, których potrzebujecie do podejmowania decyzji, które są zarówno zgodne z prawem, jak i etyczne, oraz wskaże Wam prawidłowy kierunek, jeśli potrzebujecie dalszych wskazówek. W imieniu Rady dyrektorów i zespołu kadry kierowniczej chciałbym Wam podziękować za trwałe oddanie naszym kluczowym wartościom i Wasze zobowiązanie do przestrzegania Kodeksu etyki i postępowania w biznesie.

4 Spis treści Wiadomość od Richarda Reese a, 1 dyrektora generalnego Spis treści 2 Informacje ogólne 4 > > Jak uzyskać dodatkowe porady? > > Zgłaszanie naruszeń > > Brak odwetu > > Kto musi przestrzegać Kodeksu? > > Linia pomocy Compliance Helpline Nasze kluczowe wartości 7 1 BEZPIECZEŃSTWO 9 > > Bezpieczeństwo i higiena pracy > > Ochrona prywatności i bezpieczeństwo danych > > Przemoc w miejscu pracy > > Informacje poufne i stanowiące własność firmy 2 PEŁNA SATYSFAKCJA KLIENTA 13 > > Wyjątkowa obsługa klienta > > Uczciwe i etyczne praktyki sprzedaży > > Dbałość o naszą markę i reputację > > Ochrona środowiska > > Obywatelstwo korporacyjne 3 SZCZEROŚĆ 17 > > Wykorzystywanie w obrocie papierami wartościowymi informacji poufnych lub stanowiących tajemnicę zawodową > > Bycie przełożonym dla rodziny i przyjaciół > > Przekonania polityczne i inne osobiste przekonania KODEKS ETYKI I POSTĘPOWANIA W BIZNESIE FIRMY IRON MOUNTAIN

5 Spis treści 4 UCZCIWOŚĆ 21 > > Uczciwa konkurencja/przepisy antymonopolowe > > Korupcja i oszustwo > > Prezenty i rozrywka > > Konflikty interesów 5 ODPOWIEDZIALNOŚĆ 25 > > Dbałość o własność firmy > > Mechanizmy kontroli importu i eksportu > > Zatrudnienie poza firmą > > Prawidłowa dokumentacja finansowa/ sprawozdawczość publiczna > > Prawa człowieka 7 PRACA ZESPOŁOWA 33 > > Nękanie > > Prywatność pracowników > > Prawidłowe korzystanie z komputerów Jak uzyskać więcej informacji? 36 > > Polityki i procedury Certyfikat zgodności 6 UKIERUNKOWANIE NA DZIAŁANIE 29 > > Niedyskryminowanie, poszanowanie różnorodności i równe możliwości zatrudnienia > > Zamówienia rządowe > > Obsługa dokumentacji firmowej 3

6 Informacje Kodeks etyki i postępowania w biznesie wraz z naszymi kluczowymi wartościami zawiera wskazówki dotyczące dopuszczalnego zachowania w firmie Iron Mountain. Chociaż żaden dokument nie może uwzględnić każdej sytuacji, w której możesz się znaleźć, Kodeks zapewnia narzędzia i zasoby, które pomogą Ci w dokonaniu dobrych wyborów w sytuacjach, gdy prawidłowa odpowiedź może nie być oczywista. JAK UZYSKAĆ DODATKOWE PORADY? Jeśli po przeczytaniu Kodeksu wciąż nie masz pewności, jak poradzić sobie z określoną sytuacją, porozmawiaj ze swoim przełożonym lub przedstawicielem lokalnego działu kadr. Możesz także zadać pytania lub zasięgnąć opinii za pośrednictwem Polityki otwartych drzwi lub kontaktując się z linią pomocy Compliance Helpline. Organizacje na całym świecie ufają, że pomożemy im zarządzać ich najważniejszymi danymi. KODEKS ETYKI I POSTĘPOWANIA W BIZNESIE FIRMY IRON MOUNTAIN

7 ogólne Informacje ogólne ZGŁASZANIE NARUSZEŃ Pracownicy firmy Iron Mountain muszą zgłaszać wszystkie znane lub domniemane naruszenia Kodeksu etyki i postępowania w biznesie. Możesz zgłosić naruszenie, kontaktując się z: > > kierownikiem lub przełożonym > > kadrą kierowniczą wyższego szczebla (poprzez Politykę otwartych drzwi) > > przedstawicielem lokalnego działu kadr > > generalnym radcą prawnym firmy > > globalnym zespołem ds. prywatności i zgodności działu prawnego > > Global Security Services > > linią pomocy Compliance Helpline Gdy zgłaszasz problem za pośrednictwem linii pomocy Compliance Helpline, możesz (gdzie jest to dozwolone przepisami prawa) zachować całkowitą anonimowość. BRAK ODWETU Firma Iron Mountain nie toleruje odwetu skierowanego przeciw pracownikom, którzy zgłaszają w dobrej wierze naruszenia natury etycznej. Każdemu pracownikowi lub menedżerowi, który próbuje brać odwet, lub zachęca innych do brania odwetu na osobie, która zgłosiła naruszenie, grożą poważne kroki dyscyplinarne, włącznie z rozwiązaniem stosunku pracy. KTO MUSI PRZESTRZEGAĆ KODEKSU? Kodeks etyki i postępowania w biznesie obowiązuje wszystkie jednostki organizacyjne, osoby prawne, kontrolowane spółki joint venture, jednostki stowarzyszone i partnerskie firmy Iron Mountain. Wszyscy pracownicy, agenci, kierownicy i członkowie Rady dyrektorów firmy Iron Mountain muszą przestrzegać Kodeksu. Korzystając z naszego rygorystycznego procesu kwalifikacyjnego dla zewnętrznych usługodawców, poszukujemy dostawców, sprzedawców, kontrahentów i doradców, którzy przestrzegają wysokich standardów etycznych, zgodnych ze standardami zapisanymi w Kodeksie etyki i postępowania w biznesie. LINIA POMOCY COMPLIANCE HELPLINE Można zgłaszać problemy lub naruszenia, a także zadawać pytania 24 godziny na dobę, 365 dni w roku, dzwoniąc pod numer linii pomocy Compliance Helpline. Linia pomocy Compliance Helpline obsługiwana jest przez niezależną firmę i (gdzie jest to zgodne z prawem) zgłaszający mogą zachować pełną anonimowość. Połączenie z linią pomocy jest bezpłatne na całym świecie. Lista numerów telefonicznych znajduje się na wewnętrznej stronie tylnej okładki. Można też przesłać zgłoszenie przez Internet, pod adresem: 5

8 KLUCZOWE WARTOŚCI W firmie Iron Mountain łączą nas nasze kluczowe wartości. Niezależnie od tego, czy jest to zaangażowanie w osiągnięcie pełnej satysfakcji klienta lub stała czujność konieczna do utrzymania bezpieczeństwa, nasi oddani pracownicy każdego dnia i w każdym miejscu stosują nasze kluczowe wartości.

9 Nasze kluczowe wartości Droga Iron Mountain. Bezpieczeństwo Pełna satysfakcja klienta Szczerość Uczciwość Odpowiedzialność Ukierunkowanie na działanie Praca zespołowa Chronimy informacje naszych klientów, jakby były naszymi własnymi. Dostarczamy to, czego oczekują nasi klienci, i kiedy tego oczekują. Komunikujemy się w otwarty i szczery sposób, który jest konstruktywny i oparty na szacunku. Jesteśmy zawsze uczciwi i nie sprzeniewierzamy się naszym kluczowym wartościom. Każdy z nas czuje się osobiście odpowiedzialny za swoje działania, zobowiązania i wyniki. Zdajemy sobie sprawę z możliwości i problemów. Działamy ze świadomością Zdajemy sobie sprawę z możliwości i problemów. Działamy ze świadomością konieczności szybkiej reakcji. Pracujemy w zespołach, aby razem osiągnąć o wiele więcej, niż moglibyśmy osobno. 7

10 WIESZ O TYM? Firma Iron Mountain została założona w 1951 roku, gdy Herman Knaust przekształcił swoją podziemną farmę grzybów w pierwsze amerykańskie bezpieczne, podziemne centrum przechowywania dokumentacji. Początkowo nazwane Iron Mountain Atomic Storage, było bezpieczną przystanią dla ochrony najważniejszych informacji na wypadek wojny nuklearnej.

11 Bezpieczeństwo Chronimy informacje naszych klientów, jakby były naszymi własnymi. Bezpieczeństwo, ochrona danych i prywatność informacji mają kluczowe znaczenie dla naszej kultury i działań nasza reputacja zależy od naszych kluczowych wartości. Zamykanie na klucz naszych pojazdów, instalowanie alarmów w naszych obiektach i kodowanie informacji wrażliwych to tylko kilka ze sposobów utrzymywania przez nas bezpieczeństwa. Bezpieczeństwo wykracza poza fizyczną ochronę informacji obejmuje ono ochronę naszego zdrowia i bezpieczeństwo w pracy. Jako pracownicy firmy Iron Mountain wykazujemy troskę o bezpieczeństwo poprzez: > > zapewnianie bezpiecznego i zdrowego środowiska pracy sobie i naszym współpracownikom > > ochronę fizycznego bezpieczeństwa naszych obiektów i ich zawartości > > utrzymywanie bezpieczeństwa aktywów informacyjnych, którymi zarządzamy w imieniu naszych klientów > > przechowywanie poufnych informacji i informacji stanowiących własność firmową poza zasięgiem nieodpowiednich osób > > przestrzeganie wszystkich obowiązujących przepisów prawnych i zasad dotyczących ochrony danych osobowych > > szybkie zgłaszanie wszelkich okoliczności, które mogą negatywnie wpłynąć na bezpieczeństwo firmy Iron Mountain lub nasze własne zdrowie lub bezpieczeństwo 9

12 KLUCZOWA WARTOŚĆ BEZPIECZEŃST Co należy zrobić? SYTUACJA: Pudełko zostało uszkodzone i wypadły z niego dokumenty klienta. Co powinienem zrobić? A. Obejrzeć dokładnie wysypane dokumenty, aby ocenić, czy nastąpiło naruszenie bezpieczeństwa danych. B. Włożyć materiały do nowego pudełka, odłożyć je na półkę i powrócić do zwykłych obowiązków. C. Powiedzieć przełożonemu, co się stało, ponieważ może być konieczne złożenie raportu o incydencie. D. Zniszczyć dokumenty, aby zapobiec naruszeniom bezpieczeństwa danych. Prawidłową odpowiedzią jest odpowiedź C. Mimo że posprzątanie rozsypanych dokumentów jest ważne, należy także poinformować swojego przełożonego. W niektórych przypadkach zobowiązaliśmy się w naszych umowach powiadomić klientów, jeśli miała miejsce możliwość naruszenia bezpieczeństwa, co oznacza, że konieczne jest złożenie raportu o incydencie. BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY Bezpieczeństwo w miejscu pracy zaczyna się od zapewnienia bezpiecznego i opartego na szacunku środowiska pracy. Postępujemy zgodnie z naszymi procedurami operacyjnymi i stale je ulepszamy w celu zminimalizowania i wyeliminowania incydentów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy. Niezależnie od tego, czy jesteś w biurze, w terenie, prowadzisz samochód lub odwiedzasz klienta, zawsze przestrzegaj zasad i standardów firmy i postępuj zgodnie z odpowiednimi przepisami prawa dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony środowiska. Jeśli rzeczywiście wydarzy się incydent, Twoim obowiązkiem jest jego niezwłoczne zgłoszenie. Po złożeniu raportu możesz oczekiwać podjęcia przez kierownictwo szybkich i skutecznych działań w celu naprawienia sytuacji. Jeśli jednak uważasz, że nie są podejmowane odpowiednie działania, przekaż sprawę do kierownictwa wyższego szczebla i zgłoś ją za pośrednictwem linii pomocy Compliance Helpline. PRYWATNOŚĆ I BEZPIECZEŃSTWO DANYCH Naszym celem jest zapewnienie najwyższego poziomu usług zarządzania informacjami na świecie. Wymaga to nieustannego poświęcania uwagi prywatności i bezpieczeństwu zarówno danych klientów, jak i pracowników. Niektóre z rzeczy, które możesz zrobić, aby pomóc w zachowaniu prywatności i bezpieczeństwa informacji firmy Iron Mountain: Nie przeglądaj informacji klientów, chyba że wymaga tego Twoja praca. Zminimalizuj stopień gromadzenia, przechowywania i ujawniania danych osobowych. Nie umieszczaj danych wrażliwych na przenośnych nośnikach informacji, takich jak płyta CD lub pamięć USB. Nie wysyłaj danych wrażliwych przez Internet, chyba że są zakodowane. Jeśli pracujesz z domu, pamiętaj, aby zainstalowane na komputerze oprogramowanie zabezpieczające było aktualne. Więcej informacji można znaleźć w lokalnych zasadach ochrony prywatności i bezpieczeństwa. 10 KODEKS ETYKI I POSTĘPOWANIA W BIZNESIE FIRMY IRON MOUNTAIN

13 WO BEZPIECZEŃSTWO PRZEMOC W MIEJSCU PRACY Utrzymujemy środowisko pracy, które charakteryzuje się bezpieczeństwem, okazywaniem szacunku i uprzejmości przy jednoczesnym nietolerowaniu zachowań, które obejmują pogróżki, wrogość, molestowanie lub przemoc. Wszelkie takie zachowania należy natychmiast zgłaszać przełożonemu. Jeśli uważasz, że Ty lub Twój współpracownik znajduje się w bezpośrednim zagrożeniu, zadzwoń do lokalnych organów porządku publicznego, a następnie zgłoś to swojemu przełożonemu. INFORMACJE POUFNE I STANOWIĄCE WŁASNOŚĆ FIRMY Wszelkie informacje dotyczące naszej firmy mogą być cenne dla konkurencji. Z tego względu ważna jest ochrona naszych informacji poufnych i informacji stanowiących własność firmy. Obejmują one umowy, cenniki i listy klientów, dokumenty strategiczne, tajemnice handlowe, własność intelektualną i wszelkie inne informacje, które pomogłyby konkurencji dowiedzieć się, w jaki sposób firma Iron Mountain odnosi sukces na rynku. Należy zawsze zachowywać ostrożność przy omawianiu spraw służbowych poza biurem. Jest to szczególnie ważne w miejscach publicznych, takich jak lotniska, pociągi, puby, restauracje i hotele. W obrębie naszych obiektów należy się upewnić, czy goście są prawidłowo oprowadzani i niewpuszczani do zamkniętych obszarów. Korzystając z usług sprzedawców, należy zawsze upewnić się, że można im udzielić dostępu do naszych obiektów i naszych danych wrażliwych. CO W TAKIEJ SYTUACJI...? PYTANIE: Czasem, gdy w pomieszczeniach jeździmy wózkami widłowymi na propan butan, widoczne są spaliny. Wydaje mi się, że może być to spowodowane tym, że drzwi i okna są zamknięte i nie jestem pewien, czy jest to bezpieczne. Czy powinienem coś powiedzieć? ODPOWIEDŹ: Tak. Chociaż możliwe jest, że wszystko jest w porządku, używanie wózków widłowych w zamkniętej przestrzeni może powodować problem z jakością powietrza. Powinieneś zgłosić problem, aby firma mogła go zbadać i ustalić, czy konieczne jest działanie. PYTANIE: Znalazłem jakieś dokumenty w pomieszczeniu do kopiowania, które nie należą do mnie. Co powinienem zrobić? ODPOWIEDŹ: W miarę możliwości unikaj ich czytania. Jeśli znasz ich właściciela lub możesz się domyślić, kto nim jest, przynieś mu dokumenty lub poinformuj go, gdzie się znajdują. Jeśli nie jest oczywiste, kto jest właścicielem, lub właściciela nie można znaleźć, poinformuj o tym swojego przełożonego. W ostateczności, w celu ochrony prywatności i bezpieczeństwa informacji możesz złożyć je w zabezpieczonym pojemniku na dokumenty przeznaczone do zniszczenia. PYTANIE: Właśnie poproszono mnie o przytrzymanie drzwi komuś, kogo nie rozpoznaję. Nie nosi on identyfikatora firmy Iron Mountain. Czy stanowi to problem? ODPOWIEDŹ: Tak. Nieupoważnione osoby znajdujące się w obiektach firmy Iron Mountain (lub próbujące wejść do nich) powinno się zatrzymać, ponieważ mogą stanowić zagrożenie dla bezpieczeństwa. Należy je uprzejmie poprosić o okazanie ich identyfikatora lub przepustki gościa firmy Iron Mountain. Jeśli identyfikator lub przepustka nie są dostępne, należy odprowadzić te osoby do recepcji, gdzie można uzyskać przepustkę. 11

14 Usługi archiwizowania filmów i dźwięku firmy Iron WIESZ O TYM? Mountain Film pomagają przemysłowi rozrywkowemu zachować i chronić jego niezastąpione, kreatywne arcydzieła. Przechowujemy tysiące bezcennych skarbów kultury, w tym oryginalne negatywy filmowe ze wszystkich największych studiów filmowych i oryginalne nagrania niektórych z najsławniejszych artystów w historii muzyki.

15 Pełna Satysfakcja Klienta Dostarczamy to, czego oczekują nasi klienci, i kiedy tego oczekują. W firmie Iron Mountain dążymy do spełnienia oczekiwań naszych klientów lub wykroczenia poza nie poprzez zapewnienie najlepszej klasy obsługi, która charakteryzuje się szacunkiem, elastycznością i rzetelnością. Ten priorytet wykracza poza nasze centra dokumentacji, centra danych i budynki biurowe obejmuje środowisko i społeczności lokalne, w których żyjemy i pracujemy. Jako pracownicy firmy Iron Mountain wykazujemy zaangażowanie w osiąganie pełnej satysfakcji klienta poprzez: > > komunikowanie się z naszymi klientami w sposób otwarty i szczery > > spełnianie oczekiwań klientów poprzez dostarczanie tego, co obiecujemy > > dostarczanie naszym klientom dokładnych i terminowych informacji > > szanowanie naszych klientów, potencjalnych klientów i sprzedawców poprzez prowadzenie sprzedaży w uczciwy i etyczny sposób > > informowanie naszych klientów o wartości naszych usług (nie tylko o cenie) > > promowanie marki i reputacji firmy Iron Mountain poprzez kształtowanie pozytywnego, publicznego wizerunku naszej firmy > > postępowanie zgodne z praktyką obywatelstwa korporacyjnego poprzez uczestnictwo w etycznych praktykach biznesowych i wnoszenie wkładu do naszych lokalnych społeczności > > poszanowanie dla środowiska naturalnego i szukanie sposobów na poprawę wpływu naszych działań biznesowych na środowisko 13

16 KLUCZOWA WARTOŚĆ PEŁNA SATYSFA Co należy zrobić? SYTUACJA: Podążając swoją zwykłą trasą dostawy, zdajesz sobie sprawę, że pomyliły Ci się przesyłki. Dostarczyłeś pudełka doktora Millera doktorowi Katzowi i na odwrót. Powrót i naprawa sytuacji zburzyłyby Twój rozkład. Co należy zrobić? A. Nie martw się tym. Dr Miller i dr Katz zauważą błąd i zrobią z tym porządek. B. Wróć do obu biur i zrób, co w Twojej mocy, aby naprawić popełniony przez Ciebie błąd. Przy odrobinie szczęścia możesz go naprawić bez konieczności informowania o tym swojego przełożonego. C. Skontaktuj się natychmiast ze swoim przełożonym. Wyjaśnij, co się stało, i zapytaj, co powinieneś zrobić. D. Na razie nic nie rób. Kontynuuj swoją trasę i poinformuj przełożonego pod koniec zmiany. Prawidłową odpowiedzią jest odpowiedź C. Istnieją problemy przy dostarczeniu dokumentów w złe miejsce, które wykraczają poza zwykłą niedogodność dla Twoich klientów lub zburzenie Twojego rozkładu. Na przykład dokumenty mogą zawierać wrażliwe dane osobowe, w które powinien mieć wgląd wyłącznie właściwy odbiorca. Kadra kierownicza jest szkolona w zakresie udzielania pomocy w radzeniu sobie z tego rodzaju sytuacjami i minimalizowaniu ich wpływu. Skontaktuj się natychmiast ze swoim przełożonym. WYJĄTKOWA OBSŁUGA KLIENTA Wypełnianie naszych obietnic w zakresie obsługi i zadowalanie naszych klientów i współpracowników stanowi źródło dumy dla pracowników firmy Iron Mountain. Osiągamy to poprzez: dopilnowanie, żeby problemy zostały rozwiązane spełnianie oczekiwań poprzez dostarczanie częstych i dokładnych najnowszych informacji niezwłoczne odpowiadanie na telefony i wiadomości przychodzenie na spotkania i zebrania na czas i z odpowiednim przygotowaniem UCZCIWE I ETYCZNE PRAKTYKI SPRZEDAŻY Zapewnianie pełnej satysfakcji potencjalnym klientom w trakcie procesu sprzedaży jest najlepszym sposobem na zdobycie nowych umów. Zawsze postępujemy w uczciwy sposób we wszystkich działaniach związanych ze sprzedażą. Należy aktywnie unikać: błędnego przedstawiania lub wyolbrzymiania zalet produktów i usług dyskredytowania konkurentów wygłaszania niedokładnych stwierdzeń o charakterze technicznym lub prawnym udzielania porad prawnych naruszania praw autorskich, logo lub innej własności intelektualnej podejmowania prób uzyskania informacji poufnych na temat potencjalnych klientów lub konkurencji zmuszania klientów, aby kupili więcej, niż potrzebują proszenia klientów, aby nie prowadzili interesów z konkurencją w zamian za obniżki cen lub inne przysługi składania zawyżonych obietnic w zakresie harmonogramów wdrożenia zawierania transakcji handlowej, gdy nie ma się do tego odpowiedniego upoważnienia DBAŁOŚĆ O NASZĄ MARKĘ I REPUTACJĘ Marka Iron Mountain to więcej niż tylko logo znajdujące się na naszych ciężarówkach i pudłach to wrażenie, jakie odnoszą inni ludzie, gdy słyszą naszą nazwę, widzą nasze furgonetki lub rozmawiają z naszymi pracownikami. Dbałość o naszą markę i reputację jest podstawowym elementem decydującym o wysokiej jakości naszych usług, a my jako pracownicy firmy Iron Mountain powinniśmy się uważać za ambasadorów i strażników nazwy Iron Mountain. Powinniśmy zawsze przedstawiać firmę w dobrym świetle, gdy występujemy publicznie. Ważne jest jednak, aby pamiętać, że tylko kilku wyznaczonych pracowników jest oficjalnie upoważnionych do wypowiadania się w imieniu 14 KODEKS ETYKI I POSTĘPOWANIA W BIZNESIE FIRMY IRON MOUNTAIN

17 KCJA KLIENTA CPEŁNA SATYSFAKCJA KLIENTA firmy Iron Mountain. Wszyscy pozostali pracownicy powinni unikać sytuacji, w których ich opinie lub przekonania mogłyby być postrzegane jako reprezentujące firmę. Dotyczy to opinii wygłaszanych osobiście, przez telefon, na papierze lub przez Internet (w tym w serwisach społecznościowych, na blogach i forach internetowych). Jeśli skontaktują się z Tobą dziennikarze, nie udzielaj komentarzy i odeślij ich do naszego działu komunikacji korporacyjnej. Podczas tworzenia dokumentów, które będą prezentowane publicznie, pamiętaj, aby wszystkie znaki logo, kolory i czcionki były zgodne z wytycznymi stylu w zakresie marki i marketingu. Aby uzyskać więcej informacji, prosimy skontaktować się z działem komunikacji korporacyjnej, działem marketingu, działem prawnym ds. własności intelektualnej lub z linią pomocy Compliance Helpline. OCHRONA ŚRODOWISKA Naszym priorytetem jest prowadzenie działalności z zachowaniem odpowiedzialności o środowisko naturalne. Poniżej znajdują się niektóre działania, które możesz podjąć w pracy, aby pomóc firmie Iron Mountain osiągnąć jej cele w zakresie dbałości o środowisko: W TERENIE: pozbywaj się niebezpiecznych odpadów i materiałów w bezpieczny sposób, przestrzegając wszystkich obowiązujących przepisów prawa, regulaminów i zasad firmy. Gdy jest to możliwe, stosuj recykling i pamiętaj o wyłączeniu świateł i urządzeń, gdy z nich nie korzystasz. W BIURZE: drukuj tylko wtedy, gdy jest to konieczne, i zawsze tnij w niszczarce odpady papierowe. Usługa bezpiecznego niszczenia firmy Iron Mountain ponownie wykorzystuje większość papieru, który przetwarza, więc gdy umieścisz odpady papierowe w zabezpieczonym pojemniku na dokumenty przeznaczone do zniszczenia, pomagasz nie tylko zagwarantować prywatność i bezpieczeństwo danych, lecz również chronić środowisko. Usuwaj rzeczy, takie jak kasety z tuszem do drukarek, tonery i inny sprzęt komputerowy, w ekologiczny sposób, przestrzegając wszystkich obowiązujących przepisów prawa, regulaminów i zasad firmy. OBYWATELSTWO KORPORACYJNE Wspieramy i promujemy dobre obywatelstwo korporacyjne. Oznacza to zwracanie uwagi na to, w jaki sposób nasze działania i decyzje wpływają na naszych pracowników, ich rodziny, naszą społeczność, społeczeństwo i środowisko naturalne. Staramy się, aby wyniki naszej działalności wykraczały poza to, co jest wymagane przepisami prawa. Okazujemy to poprzez oddanie naszym kluczowym wartościom, wagę, jaką przykładamy do etycznych praktyk biznesowych i wysokie standardy, jakie ustanawiamy dla działań biznesowych na całym świecie. Poza miejscem pracy zobowiązujemy się do aktywnego zaangażowania w życie społeczności, w których żyjemy i pracujemy, poprzez wolontariat, sponsoring i inne inicjatywy charytatywne, takie jak fundacja Iron Mountain Foundation. CO W TAKIEJ SYTUACJI...? PYTANIE: Przeczytałam artykuł w Internecie, w którym znalazł się cytat wypowiedzi dyrektora generalnego konkurencyjnej firmy, według którego jego usługi są lepsze od usług firmy Iron Mountain. Witryna internetowa pozwala czytelnikom na umieszczanie komentarzy. Wiem, że nasze usługi są lepsze; czy mogę umieścić odpowiedź? ODPOWIEDŹ: Tak. Jednakże, jeśli zdecydujesz się wyrazić opinię na temat firmy Iron Mountain na forum internetowym, w serwisie społecznościowym, na blogu itd., musisz wyraźnie zaznaczyć, że Twoje opinie nie są opiniami firmy. Aby uzyskać więcej wskazówek, skontaktuj się z działem komunikacji korporacyjnej lub z linią pomocy Compliance Helpline. PYTANIE: Mój przyjaciel ma kontakt z firmą konkurencyjną i zaoferował udostępnienie mi jej cennika. Wiem, że pomogłoby to nam zdobyć klientów. Czy powinienem przyjąć jego ofertę? ODPOWIEDŹ: Nie. Przyjęcie cennika firmy konkurencyjnej byłoby nieetyczne i sprzeczne z zasadami przedstawianymi przez nasze kluczowe wartości. Mogłoby także być niezgodne z prawem. Powinieneś odrzucić ofertę przyjaciela i zainteresować tą sprawą Twojego przełożonego. 15

18 WIESZ O TYM? Firma Iron Mountain została spółką akcyjną w 1996 roku, kiedy miał miejsce jej debiut na amerykańskiej giełdzie NASDAQ. W 1999 roku firma przeniosła się na Nowojorską Giełdę Papierów Wartościowych (New York Stock Exchange), gdzie jest notowana pod symbolem IRM. Od giełdowego debiutu firma Iron Mountain zwiększyła dochody z 139 mln USD do ponad 3 mld USD i została dodana do prestiżowego Indeksu S&P 500 w 2009 roku.

19 Szczerość Komunikujemy się w otwarty i szczery sposób, który jest konstruktywny i oparty na szacunku. Szczera komunikacja pozwala nam zajmować się problemami w produktywny i terminowy sposób. Pozwala nam także podejmować decyzje biznesowe oparte na pełnej wiedzy na temat sytuacji. Cenimy szczerą komunikację nie tylko ze współpracownikami, ale także z innymi partnerami biznesowymi, w tym z klientami, sprzedawcami i inwestorami. Jako pracownicy firmy Iron Mountain wykazujemy szczerość poprzez: > > natychmiastowe i bezzwłoczne ujawnianie lub zgłaszanie problemów > > dostarczanie szczerych i konstruktywnych informacji zwrotnych naszym współpracownikom > > niewyciąganie wniosków ze sporów w miejscu pracy, zanim będą znane wszystkie fakty > > udzielanie porad biznesowych, które odzwierciedlają naszą pełną wiedzę na temat omawianych zagadnień > > ujawnianie osobistych powiązań w sytuacjach, w których mogą one mieć pozór stronniczości lub faworyzowania > > nieprzekazywanie nikomu danych finansowych i niewykorzystywanie ich do robienia inwestycji > > szanowanie współpracowników poprzez niedziałanie na rzecz prywatnych spraw w miejscu pracy 17

20 KLUCZOWA WARTOŚĆ SZCZEROŚĆ Co należy zrobić? SYTUACJA: Przypadkiem słyszysz rozmowę na korytarzu i dowiadujesz się, że prognoza zysków firmy znacząco się zmieni, gdy zostaną opublikowane najnowsze raporty finansowe. Co należy zrobić? A. Dokonać zakupu akcji na postawie tych informacji. Ponieważ usłyszałeś te informacje przypadkiem, a nie zapoznałeś się z nimi w trakcie wykonywania obowiązków służbowych, nie obowiązuje tutaj zasada niewykorzystywania w obrocie papierami wartościowymi informacji poufnych lub stanowiących tajemnicę zawodową. B. Nic nie rób, ale powiedz o tym swojemu bratu. Lubi grać na giełdzie i przydadzą się mu te informacje. C. Powiedz swoim współpracownikom. Chociaż nie możesz obracać papierami wartościowymi, ponieważ zapoznałeś się z tymi informacjami bezpośrednio, oni mogą to zrobić. D. Nic nie rób. Powstrzymaj się od dokonywania inwestycji do momentu, aż informacje staną się powszechnie znane, a polityka firmy Ci na to pozwoli. Nie powtarzaj, co usłyszałeś. Prawidłową odpowiedzią jest odpowiedź D. Posiadasz wewnętrzne informacje na temat firmy i nie wolno Ci obracać papierami wartościowymi na ich podstawie ani udzielać żadnym osobom wskazówek, aby nimi obracały. Takie działanie jest niezgodne z przepisami prawa i polityką firmy. Nie ma znaczenia, czy zapoznałeś się z tymi informacjami w trakcie wykonywania obowiązków służbowych ważne jest to, że posiadasz informacje, które nie są powszechnie dostępne. WYKORZYSTYWANIE W OBROCIE PAPIERAMI WARTOŚCIOWYMI INFORMACJI POUFNYCH LUB STANOWIĄCYCH TAJEMNICĘ ZAWODOWĄ Niektórzy pracownicy firmy Iron Mountain mają w ramach swoich obowiązków służbowych dostęp do wrażliwych, wewnętrznych danych finansowych na temat firmy Iron Mountain lub spółek, z którymi prowadzimy interesy. Wiele z tych informacji może zostać opublikowanych zgodnie z przepisami, ale niektóre nigdy nie mogą zostać ujawnione. Inwestowanie oparte na informacjach wewnętrznych zdobytych w firmie Iron Mountain jest niezgodne z prawem i sprzeczne z polityką firmy. Obejmuje to udzielanie wskazówek lub rekomendacji rodzinie lub znajomym, którzy mogą inwestować na podstawie tej wiedzy. Ufamy, że pracownicy, którzy posiadają dostęp do takich informacji, zachowają je w poufności i będą ich chronić. Amerykańska Komisja Giełd i Papierów Wartościowych (Securities and Exchange Commission) aktywnie monitoruje wszystkie transakcje giełdowe i będzie ścigać wszystkie osoby, które obracają papierami wartościowymi, wykorzystując informacje poufne lub stanowiące tajemnicę zawodową. Jeśli masz wątpliwości, czy właściwe jest inwestowanie, prosimy skontaktować się z działem prawnym lub linią pomocy Compliance Helpline. Jeśli dowiesz się o sytuacji, w której ktoś wykorzystuje swoją wiedzę na temat informacji poufnych lub stanowiących tajemnicę zawodową, prosimy zgłosić to do linii pomocy Compliance Helpline. BYCIE PRZEŁOŻONYM DLA RODZINY I PRZYJACIÓŁ Chociaż zachęcamy do przyjaznych stosunków ze współpracownikami, powinniśmy zawsze na pierwszym stawiać lojalność wobec firmy. Unikaj angażowania się w sytuacje, w których osobisty związek lub relacje rodzinne mogłyby zaburzyć Twoją ocenę dokonywaną w ramach wykonywania obowiązków służbowych lub negatywnie wpłynąć na Twoją wydajność. Nikt nie powinien mieć uprawnień w zakresie podejmowania decyzji, rozwoju zawodowego lub bezpośredniego nadzoru dotyczących członka rodziny, bliskiego przyjaciela lub osoby, z którą łączy go związek uczuciowy. Nawet, jeśli sądzisz, że określona relacja jest całkowicie odpowiednia, pamiętaj, że nawet pozór faworyzowania lub braku stronniczości może negatywnie wpłynąć na morale współpracowników i źle odbić się na całej firmie. Jeśli uważasz, że istnieje nieodpowiedni związek między pracownikami, prosimy poinformować o tym kadrę kierowniczą lub dział kadr lub zgłosić to linii pomocy Compliance Helpline. 18 KODEKS ETYKI I POSTĘPOWANIA W BIZNESIE FIRMY IRON MOUNTAIN

21 SZCZEROŚĆ PRZEKONANIA POLITYCZNE I INNE OSOBISTE PRZEKONANIA Zachęcamy do otwartej i szczerej komunikacji na temat naszej działalności. Jednakże aktywa i zasoby firmy (w tym nasz czas) nie powinny być wykorzystywane do promowania osobistych przekonań niezależnie od tego, czy są to przekonania polityczne, religijne czy społeczne. Powinniśmy brać aktywny udział w życiu naszych społeczności i w procesie politycznym. W miejscu pracy jednak niewłaściwe jest prowadzenie kampanii, zbieranie funduszy, zabieganie o poparcie, rozpowszechnianie literatury lub występowanie na rzecz spraw politycznych, religijnych lub społecznych. Poza miejscem pracy podejmij działania, aby zagwarantować, żeby osobiste przekonania nie zostały błędnie wzięte za przekonania firmy. Na przykład przekazując pieniądze na cele religijne, społeczne lub polityczne, rób to jako osoba prywatna, a nie jako pracownik firmy Iron Mountain. Przekazywanie darowizn jako pracownik firmy Iron Mountain mogłoby stworzyć nieprawdziwe wrażenie, że firma Iron Mountain wspiera te sprawy lub próbuje sobie kupić wpływy. W rezultacie mogłaby poważnie ucierpieć nasza marka i reputacja. Jeśli uważasz, że ktoś w firmie Iron Mountain używa zasobów firmy w celu promowania osobistego przekonania lub stwarza wrażenie poza miejscem pracy, że firma Iron Mountain wspiera osobistą sprawę, prosimy zgłosić tę sytuację działowi kadr lub linii pomocy Compliance Helpline. PYTANIE: W Twoim dziale właśnie powstał wakat, a Ty masz bliską przyjaciółkę, która chciałaby dostać tę pracę. Właściwie nie ma ona doświadczenia wymaganego w opisie stanowiska, ale sądzisz, że możesz jej pomóc dzięki swoim koneksjom w firmie. Czy jest w tym coś niewłaściwego? ODPOWIEDŹ: Możliwe. Firma Iron Mountain podejmuje decyzje dotyczące zatrudnienia na podstawie indywidualnych zalet i kwalifikacji. Chociaż właściwe jest odsyłanie odpowiednich kandydatów do organizacji (i zachęcamy do tego), podejmowanie prób wywarcia wpływu na decyzję o zatrudnieniu może stworzyć konflikt interesów z powodu osobistego związku. CO W TAKIEJ SYTUACJI...? PYTANIE: Moja siostra ubiega się o miejsce w lokalnej radzie szkoły, a ja pomagam jej w jej kampanii. Czy mogę korzystać z kopiarek i drukarek firmy Iron Mountain, aby przygotować ulotki na nadchodzące wydarzenie? ODPOWIEDŹ: Nie. Byłoby to niewłaściwe wykorzystanie zasobów korporacyjnych. Należące do firmy drukarki, kopiarki, telefony lub poczta nie mogą być wykorzystywane do wspierania osobistych celów politycznych. Mogłoby to stworzyć błędne wrażenie, że firma Iron Mountain wspiera kandydata lub ma opinię na temat danej kampanii. PYTANIE: Moja firma została nabyta przez firmę Iron Mountain. Przed zakupem korzystaliśmy z określonych usług świadczonych przez firmę przewozową mojego szwagra. Wykonuje świetną pracę za rozsądną cenę. Czy możemy nadal korzystać z jego usług? ODPOWIEDŹ: Powinieneś to omówić ze swoim przełożonym. Jest to typ sytuacji, gdzie osobisty związek może wpłynąć na Twoją zdolność obiektywnego podejmowania decyzji w ramach obowiązków służbowych. W tym przypadku mógłbyś faworyzować swojego szwagra, nawet jeśli inna firma oferuje te same usługi za mniejsze pieniądze. W celu zagwarantowania sprawiedliwości możesz zostać wyłączony z procesu podejmowania decyzji. 19