Polityka informowania o nieprawidłowościach

Transkrypt

1 Polityka informowania o nieprawidłowościach POLITYKA INFORMOWANIA O NIEPRAWIDŁOWOŚCIACH 1. Najważniejsze informacje Amcor z zaangażowaniem dąży do przestrzegania najwyższych standardów etycznych, uczciwości w relacjach oraz ochrony osób, które w dobrej wierze zgłaszają przypadki lub podejrzenia nieprawidłowości. Celem Amcor jest zachęcanie pracowników do zgłaszania wszelkich nieprawidłowości w dobrej wierze i w otoczeniu wolnym od represji, aby członkowie Zarządu i kierownictwa wyższego szczebla mogli zareagować na wszelkie niewłaściwe praktyki. 2. Kogo obowiązują te zasady? Zasady niniejszej polityki obowiązują wszystkich pracowników, kadrę kierowniczą i członków zarządu Spółki. Z Serwisu informowania o nieprawidłowościach Amcor mogą korzystać wszyscy pracownicy, klienci, podwykonawcy, główni dostawcy i inne osoby trzecie w celu zgłaszania nieprawidłowości. 3. Kim jest osoba zgłaszająca nieprawidłowości? Osoba zgłaszająca nieprawidłowości to dowolna osoba, która anonimowo lub z podaniem swojej tożsamości, ujawnia lub próbuje ujawnić przypadki nieprawidłowości ze szczerym przekonaniem, że są one prawdziwe. 4. Czym są nieprawidłowości? Przykłady nieprawidłowości to m.in.: przypadki naruszenia przepisów lub regulacji; postępowanie lub działanie w sposób nieuczciwy, noszący znamiona korupcji, nielegalny lub w inny sposób niezgodny z prawem lub nieetyczny, w tym nakłanianie, przyjmowanie lub oferowanie łapówek; utrudnianie wewnętrznych lub zewnętrznych procesów kontrolnych; niestosowne zachowanie w odniesieniu do kwestii księgowych, wewnętrznych kontroli rachunkowych, aktuarialnych lub audytowych; zachowanie stanowiące zagrożenie dla bezpieczeństwa i higieny pracy; zachowanie w sposób niezgodny z postanowieniami Kodeksów i Polityk Amcor lub naruszający je; zachowanie stanowiące poważne zagrożenie dla środowiska; poważna niegospodarność w zakresie zarządzania zasobami Amcor; postępowanie szkodliwe dla pozycji finansowej lub reputacji Amcor; konflikty interesów; Amcor Limited

2 Polityka informowania o nieprawidłowościach ukrywanie nieprawidłowości; molestowanie seksualne; zastraszanie, dyskryminacja, nękanie lub zniesławianie. 5. Jak zgłaszać nieprawidłowości? Pracownik może dokonać zgłoszenia nieprawidłowości za pośrednictwem: 1. swojego bezpośredniego przełożonego; 2. serwisu informowania o nieprawidłowościach. Bezpośredni przełożony W zależności od charakteru nieprawidłowości, pracownicy są zachęcani do tego, by w pierwszej kolejności omówili swoje zastrzeżenia z przełożonym. Jeśli pracownik nie czuje się na tyle swobodnie, by porozmawiać o danej sprawie z przełożonym, wówczas może zwrócić się do przedstawiciela odpowiedniego działu wsparcia w Amcor: Rodzaj wątpliwości Oszustwa lub nieprawidłowości księgowe/finansowe Kwestie relacji międzyludzkich, m.in. dotyczące dyskryminacji i zastraszania Kwestie dotyczące zgodności z przepisami, w tym korupcji, praktyk konkurencyjnych i informowania Kwestie dotyczące bezpieczeństwa, higieny pracy i środowiska naturalnego Dział wsparcia Dział ds. audytu wewnętrznego Grupy (Group Internal Audit) Dział HR Dział prawny Dział BHP Pracownicy, którzy zgłaszają nieprawidłowości przełożonemu lub przedstawicielowi odpowiedniego działu wsparcia, mogą mieć pewność, że będą chronieni, a postępowanie będzie prowadzone zgodnie z zasadami uczciwości i zwykłej sprawiedliwości. Każdy pracownik, który dokonuje zgłoszenia lub je otrzymuje, jest zobowiązany do zachowania poufności. Serwis informowania o nieprawidłowościach Ponadto Amcor zdaje sobie sprawę, że w niektórych okolicznościach pracownicy wolą pominąć bezpośredniego przełożonego. Może to między innymi dotyczyć sytuacji, gdy: obawiają się represji w przypadku zastosowania normalnego kanału informowania; lub wolą dokonać zgłoszenia anonimowo. Aby umożliwić pracownikom zgłaszanie nieprawidłowości bez obawy przed represjami, firma Amcor ustanowiła Serwis informowania o nieprawidłowościach obsługiwany przez niezależny podmiot zewnętrzny. Pracownicy mogą zgłaszać nieprawidłowości przez internet albo za Strona 2/4

3 Polityka informowania o nieprawidłowościach pośrednictwem specjalnej linii telefonicznej, dostępnej w wielu językach przez 24 godziny na dobę, anonimowo lub ujawniając swoją tożsamość. Więcej informacji można znaleźć na plakatach rozwieszonych we wszystkich zakładach Amcor lub w internecie pod adresem: Niniejsza Polityka nie zabrania pracownikom zgłaszania nieprawidłowości organom regulacyjnym zgodnie z obowiązującymi przepisami. 6. Komisja ds. Informowania o Nieprawidłowościach Niniejsza Polityka przewiduje powołanie Komisji ds. Informowania o Nieprawidłowościach, w której skład wchodzą wyżsi przedstawiciele działów prawnego, HR i ds. audytu wewnętrznego Grupy. Do obowiązków Komisji ds. Informowania o Nieprawidłowościach należy ochrona osoby zgłaszającej nieprawidłowości przed represjami w wyniku dokonania zgłoszenia. Pracownicy zgłaszający nieprawidłowości mogą zasięgać rady członków Komisji ds. informowania o nieprawidłowościach przed dokonaniem zgłoszenia lub po nim. Statut Komisji ds. informowania o nieprawidłowościach został załączony jako Załącznik A. 7. Badanie nieprawidłowości Postępowanie w sprawie podejrzeń dotyczących wystąpienia nieprawidłowości będzie prowadzone w sposób poufny, sprawiedliwy i obiektywny. Zgodnie ze swoim Statutem Komisja ds. Informowania o Nieprawidłowościach wyznaczy odpowiedni organ dochodzeniowy w celu zbadania podejrzeń. Dobór procedur dochodzeniowych będzie zależeć od domniemanych nieprawidłowości i ilości dostarczonych informacji. Aby zgłoszenie mogło zostać w pełni zbadane, musi zawierać wystarczającą ilość informacji stanowiących uzasadnioną podstawę do wszczęcia postępowania. Pracownik dokonujący zgłoszenia anonimowo powinien dostarczyć jak najwięcej informacji, aby umożliwić pełne zbadanie sprawy. Po zakończeniu postępowania w stosownych przypadkach (biorąc pod uwagę między innymi prawo do prywatności i zobowiązanie do poufności), osoba dokonująca zgłoszenia nieprawidłowości zostanie poinformowana o wyniku dochodzenia. 8. Ochrona przed represjami Komisja ds. Informowania o Nieprawidłowościach ma możliwość ochrony osoby dokonującej zgłoszenia na szereg sposobów, w tym między innymi: Strona 3/4

4 Polityka informowania o nieprawidłowościach zapewnienie poufności dochodzenia; ochrona tożsamości pracownika w dopuszczalnym przez prawo zakresie; udzielenie pracownikowi urlopu na czas dochodzenia; przeniesienie pracownika lub innych pracowników do innej grupy roboczej lub działu. Amcor zabrania wszystkim pracownikom karania osoby, która w dobrej wierze dokonuje zgłoszenia przypadku lub podejrzenia nieprawidłowości zgodnie z niniejszą Polityką. Obejmuje to upominanie, podejmowanie działań odwetowych, zmianę obowiązków zawodowych, zmianę świadczeń pracowniczych, zmianę wymogów dotyczących stosunku służbowego, narażanie na szwank perspektyw zawodowych lub reputacji, grożenie podjęciem któregokolwiek z powyższych kroków lub celowe pomijanie mające na celu zaszkodzenie danej osobie. 9. Sprawozdawczość i zarządzanie Komisja ds. Informowania o Nieprawidłowościach analizuje zgłoszenia przedstawione za pośrednictwem Serwisu informowania o nieprawidłowościach i wyniki dochodzeń. Ponadto sprawozdania dotyczące kwestii zgłoszonych za pośrednictwem Serwisu informowania o nieprawidłowościach są regularnie przedstawiane Komisji ds. Audytów i Zgodności oraz Komisji ds. Zasobów Ludzkich, w zależności od charakteru sprawy. Kwiecień 2017 Załącznik A: Statut Komisji ds. Informowania o Nieprawidłowościach. Strona 4/4

5 Statut Komisji ds. Informowania o Nieprawidłowościach STATUT KOMISJI DS. INFORMOWANIA O NIEPRAWIDŁOWOŚCIACH Zarząd Spółki Amcor Limited (dalej zwanej Spółką) powołał Komisję ds. Informowania o Nieprawidłowościach. Niniejszy Statut określa funkcje i obowiązki Komisji ds. Informowania o Nieprawidłowościach. 1. Skład 1.1. W skład Komisji wchodzą: Group General Counsel i Company Secretary Executive Vice President, Human Resources Vice President, Group Internal Audit Alternate Company Secretary 1.2. Kwestiami finansowymi będą zajmować się następujący członkowie Komisji: (i) Group General Counsel i Company Secretary, (ii) Vice President, Group Internal Audit oraz (iii) Alternate Company Secretary lub inny członek Komisji Kwestiami kadrowymi będą zajmować się następujący członkowie Komisji: (i) Group General Counsel i Company Secretary, (ii) Executive Vice President, Human Resources oraz (iii) Alternate Company Secretary lub inny członek Komisji Funkcję przewodniczącego Komisji ds. Informowania o Nieprawidłowościach pełnić będą Group General Counsel i Company Secretary lub, pod ich nieobecność, Alternate Company Secretary Funkcję sekretarza Komisji ds. Informowania o Nieprawidłowościach pełnić będzie Alternate Company Secretary Zarząd może mianować, usuwać lub zastępować członków Komisji. Amcor Limited

6 2. Obowiązki Do głównych obowiązków Komisji należą: 2.1. pomoc Zarządowi w wywiązywaniu się przez Spółkę ze swoich zobowiązań prawnych i etycznych w odniesieniu do osób zgłaszających nieprawidłowości; 2.2. ochrona osób zgłaszających nieprawidłowości przed represjami w wyniku zgłoszenia podejrzenia nieprawidłowości; 2.3. angażowanie i nadzór niezależnych podmiotów zewnętrznych odpowiadających za administrowanie Serwisem informowania o nieprawidłowościach; 2.4. koordynowanie przebiegu dochodzeń w sprawach zgłoszonych za pośrednictwem Serwisu informowania o nieprawidłowościach w taki sposób, jaki Komisja uzna za stosowny, mając na względzie charakter skargi; 2.5. składanie sprawozdań dla Komisji ds. Audytów i Zgodności na temat wszystkich skarg i dochodzeń wszczętych w wyniku zgłoszeń za pośrednictwem Serwisu informowania o nieprawidłowościach w odniesieniu do kwestii finansowych; oraz 2.6. składanie sprawozdań dla Komisji ds. Zasobów Ludzkich na temat wszystkich skarg i dochodzeń wszczętych w wyniku zgłoszeń za pośrednictwem Serwisu informowania o nieprawidłowościach w odniesieniu do kwestii kadrowych; 3. Upoważnienie Komisja jest upoważniona przez Zarząd do: 3.1. pozyskiwania wszelkich informacji potrzebnych jej do wypełniania swoich obowiązków (zgodnie z punktem 2 Statutu) od pracowników Spółki lub jej spółek zależnych; 3.2. zaangażowania niezależnego podmiotu zewnętrznego do administrowania Serwisem informowania o nieprawidłowościach na koszt Spółki tam, gdzie będzie to właściwe; oraz Strona 2/4

7 3.3. zasięgania lub uzyskiwanae zewnętrznych porad prawnych lub innych porad specjalistycznych na koszt Spółki tam, gdzie będzie to właściwe. 4. Posiedzenia 4.1. Komisja będzie się zbierać zgodnie z zapotrzebowaniem do wykonywania swoich obowiązków przedstawionych w punkcie 2, a wszystkie posiedzenia będą zwoływane przez Group General Counsel i Company Secretary na wniosek dowolnego członka Komisji Posiedzenia Komisji mogą odbywać się w sytuacjach, gdy członkowie Komisji nie są fizycznie obecni, pod warunkiem że wszyscy członkowie Komisji biorący udział w posiedzeniu są w stanie uczestniczyć w dyskusji Komisja może zaprosić do udziału w posiedzeniu dowolną osobę, której obecność zostanie uznana za stosowną. 5. Protokoły i sprawozdania 5.1. Protokoły z posiedzeń Komisji będą sporządzane przez Alternate Company Secretary i zatwierdzane przez przewodniczącego Komisji Komisja przedstawi sprawozdanie na temat: (a) (b) kwestii finansowych dla Komisji ds. Audytów i Zgodności; oraz kwestii kadrowych dla Komisji ds. Zasobów Ludzkich na następnym zaplanowanym posiedzeniu odpowiedniej komisji Po każdym posiedzeniu Komisji przewodniczący Komisji przedstawi sprawozdanie dla Zarządu tak szybko, jak to możliwe, o ile na posiedzeniu tym zostały poruszone: (a) (b) jakiekolwiek kwestie, które w jego opinii stanowią poważne zarzuty, które powinny zostać przedstawione Zarządowi; oraz jakiekolwiek zalecenia wymagające szybkiego zatwierdzenia lub działania Zarządu. Strona 3/4

8 6. Przegląd i zmiany Statutu 6.1. Komisja ds. Informowania o Nieprawidłowościach będzie dokonywać przeglądu postanowień Statutu co roku lub w zależności od potrzeb Zarząd może każdorazowo wprowadzić zmiany w Statucie za pomocą uchwały. Kwiecień 2017 Strona 4/4