Kodeks postępowania firmy ebm-papst. Zasady odpowiedzialnego i zgodnego z prawem postępowania

Transkrypt

1 Kodeks postępowania firmy ebm-papst Zasady odpowiedzialnego i zgodnego z prawem postępowania

2 Spis treści ebm-papst group of companies ebm-papst Mulfingen GmbH & Co. KG Bachmühle Mulfingen Germany Phone Fax info1@de.ebmpapst.com 4 Ład korporacyjny: Zasady zarządzania firmą 6 Postępujemy zgodnie z przepisami. 8 Nie akceptujemy łapownictwa i korupcji. 10 Nie uchylamy się od płacenia podatków. 12 Stawiamy na uczciwą konkurencję. 14 Przestrzegamy przepisów o handlu transgranicznym. 16 Szanujemy własność materialną. 18 Chronimy i szanujemy własność intelektualną. 20 Nie ujawniamy danych osobowych. 22 Prawidłowo i szybko dokumentujemy transakcje biznesowe. 24 Chronimy człowieka i środowisko. 26 Wspieramy interesy firmy ebm-papst. 28 Szanujemy inne kultury i postawy. 30 Komunikujemy się w uzgodniony sposób. 32 Posłowie 34 Osoba kontaktowa Aktualizacja: październik

3 Ład korporacyjny: Zasady zarządzania firmą Szanowni Państwo, ebm-papst to firma szczególna. Wynika to przede wszystkim z podstawowych wartości, według których postępujemy od ponad 50 lat. Ważnym elementem naszej kultury organizacyjnej jest to, że nie tylko dostosowujemy nasze postępowanie do przepisów prawa, ale też zobowiązujemy się do przestrzegania standardów etycznych. Cenimy innych ludzi i środowisko i odnosimy się do nich z szacunkiem. Opisany poniżej kodeks jest wiążący dla wszystkich pracowników i ma pomóc w przestrzeganiu naszych reguł i przyswojeniu sobie naszych wartości. Ponadto firma ebm-papst przestrzega również kodeksu postępowania Koalicji Odpowiedzialności Społecznej Przemysłu Elektronicznego (Electronic Industry Citizenship Coalition, EICC ). Kodeks ten określa normy mające gwarantować bezpieczne warunki pracy w łańcuchu dostaw branży elektronicznej, pełne szacunku i godne traktowanie pracowników oraz przyjazne dla środowiska i etyczne procesy biznesowe. W razie pytań lub niepewności co do odpowiedniego zachowania w konkretnym przypadku prosimy skontaktować się z przełożonym. Rainer Hundsdörfer, 5 prezes zarządu grupy przedsiębiorstw ebm-papst

4 Najważniejsza zasada Postępowanie zgodnie z przepisami odpowiada naszym przekonaniom. Przestrzegamy przepisów obowiązujących w krajach, w których prowadzimy działalność. Działanie niezgodne z prawem nie wchodzi w grę i nie leży w interesie naszej firmy, ponieważ jest nieetyczne, prowadzi do poważnej utraty reputacji i może skutkować ściganiem karnym, koniecznością wypłaty odszkodowań oraz utratą zleceń. Postępujemy zgodnie z przepisami. Pracownicy postępujący niezgodnie z prawem muszą mieć świadomość, że grożą im konsekwencje karne. Postępowanie zgodnie z prawem służy ochronie pracowników. Każdy pracownik jest zobowiązany do tego, aby znać przepisy obowiązujące w swoim zakresie odpowiedzialności i postępować zgodnie z nimi. W razie wątpliwości należy wyjaśnić sprawę z przełożonymi. 6

5 Nie akceptujemy łapownictwa i korupcji. Łapownictwo, korupcja, prezenty, darowizny Łapownictwo i korupcja są niezgodne z prawem i nieetyczne. Obarczają one naszych pracowników i firmę wysokim ryzykiem. Łapownictwo i korupcja stanowią zagrożenie dla istnienia firmy, dlatego nie wchodzą w grę i należy ich zaniechać; liczymy się przy tym także z utratą obrotów. Nie oferujemy naszym partnerom biznesowym żadnych niedozwolonych korzyści, a sami takich nie przyjmujemy. Pod pojęciem działań korupcyjnych rozumiemy m.in. angażowanie osób trzecich/pośredników, płacenie łapówek, tajne prowizje handlowe i korzyści motywacyjne. Jesteśmy ostrożni w kwestii przyjmowania i wręczania prezentów oraz innych korzyści (takich jak zaproszenia do restauracji czy na imprezy). W żadnym wypadku nie mogą one być zorganizowane w taki sposób, że ich przyjęcie wiąże się z przekroczeniem ram zwykłej gościnności, obyczajów i uprzejmości. 9

6 Podatki i subwencje Prawo podatkowe obowiązujące w danym kraju jest dla nas wiążące i ściśle go przestrzegamy. Każdy pracownik musi mieć świadomość, że w przypadku przestępstwa podatkowego zarówno firma, jak i pojedynczy pracownik musi się liczyć z możliwością ścigania karnego. Ryzyko ujawnienia przestępstwa podatkowego w wyniku regularnych i szczegółowych kontroli organów podatkowych jest duże. Wszelkie podejrzenia skutkują niezwłocznym zawiadomieniem organów ścigania. W przypadku, gdy w przestępstwa zaangażowani są klienci i dostawcy, zawiadomienie o kontroli jest wysyłane do odpowiednich organów podatkowych i na odwrót. Nie uchylamy się od płacenia podatków. Ocena stanu rzeczy pod kątem prawa podatkowego lub praw związanych z subwencjami jest często trudna. W razie wątpliwości wymaga ona decyzji przełożonego i/lub wyjaśnienia przez kierownictwo handlowe grupy przedsiębiorstw. 10

7 Stawiamy na uczciwą konkurencję. Zachowanie uczciwej konkurencji Konkurencja może funkcjonować tylko wtedy, gdy jest wolna i uczciwa. Zmowy handlowe szkodzą konkurencji. Z tego względu nie uzgadniamy z konkurencją strategii naszego przedsiębiorstwa. Stosujemy się do prawa o ochronie konkurencji. Zabronione są w szczególności: zmowa cenowa i uzgadnianie warunków, dzielenie rynku i regionów, przydzielanie klientów i uzgadnianie strategii dotyczących ofert, rozwoju lub produkcji. Niedopuszczalna jest wymiana informacji z konkurencją, mogąca być podstawą uzgodnionych działań (w szczególności odnośnie do cen, kosztów, marży, warunków, klientów, ofert, rozwoju produktów, mocy produkcyjnych). Łamanie tych zakazów jest konsekwentnie ścigane przez urzędy antymonopolowe i może doprowadzić do zastosowania sankcji wobec firmy. 13

8 Handel międzynarodowy Firma ebm-papst w dużym stopniu czerpie zyski z handlu międzynarodowego. W naszym własnym interesie leży jego wzmacnianie i przestrzeganie jego reguł. Dlatego przestrzegamy obowiązujących przepisów importowych i eksportowych, pozyskujemy wymagane zezwolenia i płacimy ustalone cła i podatki. W przypadku niejasności należy skonsultować się z osobami zajmującymi się eksportem. Przestrzeganie tych przepisów podlega regularnej kontroli właściwych organów. Złamanie tych przepisów grozi poważnymi sankcjami. Przestrzegamy przepisów o handlu transgranicznym. 14

9 Przestrzegamy prawa własności osób trzecich. Z własnością naszej firmy oraz innych firm postępujemy w sposób odpowiedzialny. Zwracamy uwagę na uczciwość naszych partnerów biznesowych. Szanujemy własność materialną. 17

10 Również myśli, pomysły i projekty są własnością, dlatego podlegają ochronie prawnej. Szanujemy własność intelektualną osób trzecich. Będąc firmą technologiczną przeznaczającą duże nakłady na badania i rozwój, ebm-papst kładzie duży nacisk na ochronę swoich wynalazków i know-how. Dlatego zachowujemy szczególnie dużą ostrożność w stosunku do tajemnic firmowych. Należy dopilnować, aby informacje poufne nie docierały do osób niepowołanych. Dotyczy to w równym stopniu informacji poufnych, które otrzymujemy od naszych partnerów biznesowych. Jeśli ze względu na szczególne okoliczności (np. w przypadku wrażliwych planów rozwojowych klientów lub zakupów firmowych) zarządzona zostaje szczególna poufność, należy ją zachować również wobec koleżanek i kolegów. Chronimy i szanujemy własność intelektualną. 18

11 Ochrona danych osobowych Dane osobowe naszych pracowników i podwykonawców wykorzystujemy wyłącznie do celów, do których zostały nam udostępnione i zachowujemy ich poufność. Firma ebm-papst bez ograniczeń przestrzega przepisów ustanowionych w celu ochrony danych osobowych. Nie ujawniamy danych osobowych. 21

12 Dokumentowanie transakcji biznesowych Raporty wewnętrzne i zewnętrzne muszą być prawidłowe i kompletne, tak aby odbiorca był dokładnie poinformowany. Przedstawiamy przy tym fakty i wyrażamy się w sposób rzeczowy. Dokumenty wykorzystywane do bieżących lub planowanych śledztw wewnętrznych albo przy dochodzeniach odpowiednich organów nie mogą być niszczone, usuwane ani modyfikowane. Prawidłowo i szybko dokumentujemy transakcje biznesowe. 22

13 Bezpieczeństwo produktu i pracy oraz ochrona środowiska Stawiamy najwyższe wymagania względem jakości oraz bezpieczeństwa naszych produktów i usług. Monitorujemy jakość naszych produktów na rynku i wspieramy klienta w unikaniu zagrożeń. Chronimy człowieka i środowisko. Troszczymy się o bezpieczne środowisko pracy. Należy bezwzględnie przestrzegać przepisów BHP i kontrolować ich skuteczność. Należy niezwłocznie ujawniać i eliminować nieprawidłowości. Oszczędzamy zasoby naturalne i dążymy do tego, aby również nasze produkty były oszczędne (w połączeniu z naszymi firmowymi wytycznymi GreenTech). Unikamy działań szkodliwych dla środowiska. Oczywiste jest dla nas przestrzeganie przepisów ochrony środowiska. 25

14 Unikanie konfliktu interesów Oddzielamy interesy prywatne od służbowych. Dodatkowa aktywność biznesowa wymaga wcześniejszej zgody firmy ebm-papst. W takim przypadku należy zwracać się z pytaniem do przełożonego. Dotyczy to zwłaszcza dodatkowej aktywności na rzecz konkurencji, klientów lub dostawców firmy ebm-papst lub nabywania udziałów finansowych w wyżej wymienionych. Jeśli członkowie rodziny są zaangażowani w taką aktywność lub posiadają udziały, należy o tym poinformować. Wspieramy interesy firmy ebm-papst. Poza tym nie wykorzystujemy naszej aktywności w firmie ebm-papst do uzyskiwania prywatnych korzyści. Należy unikać angażowania partnerów biznesowych do celów prywatnych. Partnerzy biznesowi nie mogą być preferowani z powodów prywatnych. 26

15 Jesteśmy częścią globalnej społeczności. Dlatego oczywiste są dla nas poważanie i szacunek dla innych kultur oraz odmiennego postrzegania świata. Traktujemy innych sprawiedliwie, z szacunkiem i otwartością. Nie akceptujemy dyskryminacji. W firmie zachowujemy neutralność polityczną. Szanujemy inne kultury i postawy 29

16 Komunikacja Oficjalnych wypowiedzi w imieniu firmy ebm-papst mogą udzielać jedynie upoważnione osoby. Wypowiedzi dotyczące naszej grupy przedsiębiorstw należy przed publikacją skonsultować z działem komunikacji korporacyjnej w Mulfingen. Osoba kontaktowa: Hauke Hannig Rzecznik prasowy Grupa przedsiębiorstw ebm-papst Telefon Hauke.Hannig@de.ebmpapst.com Komunikujemy się w uzgodniony sposób 30

17 Posłowie Niniejszy kodeks postępowania jest wiążący dla wszystkich pracowników grupy przedsiębiorstw ebm-papst. Może on zostać skonkretyzowany lub uzupełniony za pomocą uregulowań i szkoleń specyficznych dla danego tematu lub kraju. Szczególna odpowiedzialność spoczywa na naszych kadrach kierowniczych. Powinny one dawać przykład przestrzegania opisanych w kodeksie zasad i wartości firmy ebm-papst. W przypadku pytań współpracowników odnośnie do właściwego postępowania przedstawiciele kierownictwa są pierwszymi osobami kontaktowymi. Zadaniem kadry kierowniczej jest zapewnienie przestrzegania niniejszego kodeksu w ramach swojego obszaru odpowiedzialności. Na pytania dotyczące kodeksu lub prawidłowego postępowania w danym przypadku odpowiada każdorazowo przełożony, zarząd danej lokalizacji i filii lub zarząd grupy ds. handlowych. Nieprzestrzeganie tego kodeksu nie będzie tolerowane i może prowadzić do utraty pracy lub mieć konsekwencje karne. 33

18 Osoba kontaktowa Zakres odpowiedzialności: zgodność Hans Peter Fuchs Dyrektor ds. finansowych i kontrolingu Grupa przedsiębiorstw ebm-papst Bachmühle Mulfingen Niemcy W przypadku wątpliwości i pytań dotyczących tematu zgodności: compliance@de.ebmpapst.com Więcej informacji: 34

19 PRCO - 10/13-20 ebm-papst group of companies ebm-papst Mulfingen GmbH & Co. KG Bachmühle Mulfingen Germany Phone Fax info1@de.ebmpapst.com