Warszawa, dn r. Zapytanie ofertowe (do niniejszego trybu nie stosuje się przepisów Ustawy Prawo Zamówień Publicznych) Szanowni Państwo,

Transkrypt

1 Warszawa, dn r. Zapytanie ofertowe (do niniejszego trybu nie stosuje się przepisów Ustawy Prawo Zamówień Publicznych) Szanowni Państwo, Mazowiecka Izba Rzemiosła i Przedsiębiorczości, Fundacja Małych i Średnich Przedsiębiorstw oraz Związek Rzemiosła Polskiego zapraszają do złożenia oferty w zakresie wynajmu 1 sali konferencyjnej, 4 sal warsztatowych oraz cateringu dla 200 uczestników konferencji podsumowującej w Warszawie w ramach projektu Fundusze europejskie - jakie to proste. Działania edukacyjne dla przedsiębiorców sektora MSP z zakresu Funduszy Europejskich na lata Projekt współfinansowany jest z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (Program Operacyjny Pomoc Techniczna). Wspólny słownik CPV usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków I. Zamawiający: Mazowiecka Izba Rzemiosła i Przedsiębiorczości ul. Smocza Warszawa Tel: Fax: II Postępowanie prowadzone jest zgodnie z Wytycznymi w zakresie korzystania z pomocy technicznej w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna Do postępowania nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655, z późn. zm.) III Opis przedmiotu zamówienia: 1. Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie jednej sali konferencyjnej dla 200 osób, 4 sal szkoleniowych, każda na 50 osób, 3 przerw kawowych, jednego obiadu w terminie 24 września 2015 r. 2. Lokalizacja: hotel/ośrodek konferencyjny lub inny obiekt wyposażony w salę konferencyjną i 4 sale szkoleniowe (co najmniej 3-gwiazdkowy lub odpowiadający standardem hotelom co najmniej 3-gwiazdkowym w przypadku ośrodków) zlokalizowany na terenie m.st. Warszawy w miejscu dogodnym komunikacyjnie, dostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych (m.in. odpowiednio przystosowane łazienki) zapewniający min. 20 miejsc parkingowych dla uczestników konferencji w dniu 24 września 2015 r. 3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert cząstkowych lub wariantowych.

2 4. Zamawiający nie przewiduje udzielania zaliczek na poczet wykonania zamówienia. 5. Zamawiający odrzuci oferty na zrealizowanie zamówienia w dniu innym niż 24 września 2015 r. 5. Zadania wykonawcy: Zadanie 1 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji zapewnienie 1 sali konferencyjnej i 4 sal szkoleniowych (kod CPV 551). Sala plenarna na 200 osób w ustawieniu teatralnym. Cztery sale szkoleniowe, każda dla min. 50 osób w ustawieniu szkolnym. Możliwość ustawienia stoiska wystawienniczego przed salą plenarną oraz miejsca na rejestrację uczestników konferencji (korytarz/foyer/inne). Sala konferencyjna i sale szkoleniowe powinny być z nagłośnieniem, przestrzenne i jasne. Na sali konferencyjnej powinny zostać zapewnione 4 mikrofony na stole plenarnym i dwa przenośne mikrofony do zadawania pytań z sali. Na stole prezydialnym powinna znajdować się woda gazowana i niegazowana oraz szklanki dla prelegentów. W każdej sali szkoleniowej powinny znajdować się do dyspozycji: dwa mikrofony przenośne oraz jeden mikrofon na stole. Odpowiednie oświetlenie sali konferencyjnej i sal szkoleniowych: dostęp światła dziennego oraz całodobowego oświetlenia umożliwiającego swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie, a zarazem możliwość zaciemnienia sal podczas prezentacji multimedialnej. Krzesła miękkie z oparciami o wysokości przystosowanej do wzrostu dorosłego człowieka. Klimatyzacja z możliwością regulacji temperatury. Dodatkowe wyposażenie sali konferencyjnej oraz sal szkoleniowych to flipczart wraz z wyposażeniem (papier, pisaki), ekran, rzutnik multimedialny oraz laptop, wszystkie sale z dostępem do internetu. Możliwość wjazdu osób na wózkach inwalidzkich. Sala konferencyjna oraz sale szkoleniowe muszą być przygotowane i udostępnione dla Zamawiającego na minimum 1,5 godziny przed rozpoczęciem konferencji i 1,5 godziny po konferencji. Wykonawca zobowiąże się do udostępnienia Zamawiającemu powierzchni do prawidłowego oznaczenia konferencji (oznaczenia dojścia do sali konferencyjnej, sal warsztatowych). Zadanie 2 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków zapewnienie wyżywienia oraz organizacja serwisu kawowego (kod CPV 553) zgodnie z programem podanym poniżej: rejestracja uczestników oraz powitalna kawa (200 osób) konferencja (200 osób) przerwa kawowa (200 osób) 12: konferencja (200osób) obiad / lunch (200 osób)

3 14:00-15:45 warsztaty w 4 salach równolegle (w każdej min. 50 osób) przerwa kawowa (200 osób) warsztaty w 4 salach równolegle (w każdej min. 50 osób) Podczas przerwy kawowej będą podawane: kawa świeżo parzona, wybór herbat, woda gazowana i niegazowana, 4 rodzaje soków, dwa rodzaje ciasta lub 4 rodzaje kruchych ciasteczek. Obiad będzie podawany w formie bufetowej przy stolikach koktajlowych, 2 zupy oraz 4 dania gorące do wyboru (w tym 1 danie wegetariańskie), 3 surówki do wyboru, mini bar sałatkowy, oprócz tego woda gazowana i niegazowana, 4 rodzaje soków, deser. Wykonawca zapewni serwis gastronomiczny (przygotowanie i sprzątanie, obsługa kelnerska, zastawa ceramiczna i szklana). Zamawiający zastrzega, aby posiłki podawane były w pomieszczeniach zarezerwowanych wyłącznie dla uczestników szkolenia lub w pomieszczeniu z wyraźnie wyodrębnionym obszarem dla uczestników szkolenia. Na 7 dni przed konferencją Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji projekt menu. Zamawiający w terminie 1 dnia dokona akceptacji menu lub zgłosi uwagi, które Wykonawca ma obowiązek uwzględnić. Wykonawca zapewni osobę/osoby do bieżących kontaktów z Zamawiającym (drogą e- mailową i telefoniczną) IV. Warunki udziału w postępowaniu 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają poniższe warunki: Akceptują treść zapytania bez zastrzeżeń złożenie oferty jest uważane za akceptację treści zapytania. Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakazują obowiązek ich posiadania. Posiadają odpowiednią wiedzę i doświadczenie. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. Nie są powiązani osobowo i kapitałowo z Zamawiającym i współpartnerami projektu: Fundacją Małych i Średnich Przedsiębiorstw oraz Związkiem Rzemiosła Polskiego. Zamawiający nie może udzielić zamówienia Wykonawcom powiązanym z nim oraz współpartnerami projektu osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania osobowe lub kapitałowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym i partnerami projektu. lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego i partnerów projektu lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego i partnerów projektu czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: - uczestniczeniu w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; - posiadaniu, co najmniej 10 % udziału lub akcji;

4 - pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; - pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki i kurateli. Oferent jest obowiązany dołączyć do formularza ofertowego oświadczenie (załącznik nr 3) o braku w/w powiązań pomiędzy składającym ofertę a Beneficjentem. 2. Opis sposobu dokonywania oceny spełniania ww. warunków: W odniesieniu do warunku posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, za spełnienie warunku udziału w postępowaniu Zamawiający uzna Wykonawcę, który wykaże, że posiada aktualny (nie starszy niż 3 m-ce) odpis z ewidencji działalności gospodarczej lub KRS. W odniesieniu do warunku posiadania odpowiedniej wiedzy i doświadczenia, za spełnienie warunku udziału w postępowaniu Zamawiający uzna Wykonawcę, który wykaże, że: wykonał, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert (od do dnia złożenia oferty), a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, co najmniej trzy usługi z przedmiotu tożsamego z zamówieniem z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania, odbiorców wraz z referencjami potwierdzającymi, że te usługi zostały wykonane należycie należy dołączyć wykaz usług stanowiący załącznik nr 2 do Zapytania Ofertowego wraz z kopiami referencji od co najmniej 3 klientów. 3. Zamawiający dokona oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu na podstawie oświadczeń i dokumentów złożonych przez Wykonawcę wraz z ofertą. V. Opis sposobu przygotowania oferty 1. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 2. Ofertę należy sporządzić wg formularza ofertowego stanowiącego Załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego 3. Na ofertę składają się: - formularz ofertowy stanowiący Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania Ofertowego, - aktualny (nie starszy niż 3 m-ce) odpis z ewidencji działalności gospodarczej lub KRS Wykonawcy, - wykaz co najmniej trzech usług z przedmiotu tożsamego z zamówieniem (Załącznik nr 2 do Zapytania Ofertowego) - kopie referencji od co najmniej 3 klientów - oświadczenie Wykonawcy o braku powiązań osobowych lub kapitałowych z Zamawiającym i współpartnerami projektu (Załącznik nr 3 do Zapytania Ofertowego). 4. Ofertę należy złożyć w formie pisemnej, oferta powinna posiadać datę sporządzenia oraz podpis Wykonawcy. Oferta musi być spięta w sposób trwały, uniemożliwiający przypadkowe zdekompletowanie. 5. Oferta może zostać złożona także w formie elektronicznej (zeskanowane, podpisane dokumenty) na adres magdalena.weremczuk@fund.org.pl

5 6. Treść oferty musi odpowiadać treści Zapytania Ofertowego i zostać przygotowana w języku polskim. 7. Zaoferowana cena powinna uwzględniać wykonanie wszystkich prac i czynności świadczonych przez okres i na warunkach określonych w ofercie. Zamawiający w szczególnych przypadkach dopuszcza możliwość zwiększenia wartości zamówienia do 50% w przypadku zlecenia większej liczby usług (za zgodą Wykonawcy). 8. Oferta oraz wszelkie załączniki powinny być podpisane przez osobę/osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z formą reprezentacji określoną w rejestrze sądowym lub innym dokumencie, właściwym dla danej formy organizacyjnej Wykonawcy albo przez osobę umocowaną przez osobę uprawnioną, przy czym pełnomocnictwo musi być załączone do oferty. 9. Wszystkie miejsca, w których Wykonawca naniósł zmiany, winny być parafowane przez osobę/osoby podpisujące ofertę. Poprawki powinny być dokonane w sposób czytelny oraz opatrzone datą ich dokonania. 10. W przypadku, gdy informacje zawarte w ofercie stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (t.j. Dz.U. z 2003 r. Nr 153 poz z późn. zm.), Wykonawca powinien wyraźnie zastrzec to w ofercie i odpowiednio oznaczyć zastrzeżone informacje. 11. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty niezależnie od wyników postępowania. VI. Miejsce oraz termin dostarczania ofert 1.Ofertę można złożyć osobiście w Sekretariacie Mazowieckiej Izby Rzemiosła i Przedsiębiorczości ( Warszawa, ul. Smocza 27, pok.103) lub przesłać pocztą/kurierem/ em do dnia r. do godz (wiążąca jest data wpływu). 2. W przypadku osobistego składania oferty, drogą pocztową lub za pośrednictwem kuriera, oferta powinna zostać złożona w zamkniętej kopercie. Koperta powinna być opatrzona pieczęcią firmową oraz adresem Mazowieckiej Izby Rzemiosła i Przedsiębiorczości z dopiskiem: Oferta na wynajem sali konferencyjnej, sal szkoleniowych oraz cateringu. Miejsce złożenia oferty, adres korespondencyjny, numer faksu i adres mailowy: Mazowiecka Izba Rzemiosła i Przedsiębiorczości ul. Smocza 27, Warszawa Tel: Fax: magdalena.weremczuk@fund.org.pl 3. Wykonawca może, przed upływem terminu przesyłania ofert, zmienić lub wycofać ofertę. 4. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może zażądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 5. Wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

6 VII. Kontakt z Zamawiającym 1. Osobą wyznaczoną do kontaktów z Wykonawcami jest Magdalena Weremczuk, tel: , magdalena.weremczuk@fund.org.pl 2. Wszelkie wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują drogą pisemną, elektroniczną lub faksem. W przypadku przekazywania oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji faksem lub drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania. VIII. Ocena ofert 1. Oceny ofert będzie dokonywała komisja. 2. Oferty oceniane będą w II etapach: I etap: badanie i ocena w zakresie spełniania warunków udziału w postępowaniu W I etapie Zamawiający będzie badał czy oceniana oferta spełnia/nie spełnia warunków udziału w postępowaniu. Oferty niekompletne nie będą rozpatrywane w ocenie merytorycznej. II etap: ocena merytoryczna według kryteriów określonych poniżej. W II etapie rozpatrywane będą oferty nie podlegające odrzuceniu. W celu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający przyjął następujące kryteria przypisując im odpowiednio wagi procentowe: Kryterium I cena oferty brutto 50%. Kryterium II doświadczenie w organizacji konferencji połączonych z warsztatami/szkoleniami dla minimum 200 osób w okresie od do dnia złożenia oferty w zakresie zgodnym z przedmiotem zamówienia 30% Kryterium III odległość hotelu/ośrodka konferencyjnego od Dworca Centralnego 20 % Sposób oceny ofert: Kryterium I W kryterium I cena oferty brutto ocena ofert zostanie dokonana przy zastosowaniu wzoru: oferta z najniższą ceną ofertową brutto cena / cena ofertowa brutto oferty ocenianej wartość punktowa oferty = x 100 x 50% Oferta najkorzystniejsza otrzyma w tym kryterium 50 pkt. Kryterium II Jeżeli oferent posiada udokumentowane doświadczenie w organizacji powyżej 20 konferencji połączonych z warsztatami/szkoleniami dla min. 200 osób otrzyma 30 pkt. Jeżeli oferent posiada udokumentowane doświadczenie w organizacji konferencji połączonych z warsztatami/szkoleniami dla min. 200 osób otrzyma 20 pkt. Jeżeli oferent posiada udokumentowane doświadczenie w organizacji 4-10 konferencji połączonych z warsztatami/szkoleniami dla min. 200 osób otrzyma 10 pkt.

7 Jeżeli oferent posiada udokumentowane doświadczenie w organizacji min. 3 konferencji połączonych z warsztatami/szkoleniami dla min. 200 osób otrzyma 0 pkt. Kryterium III odległość hotelu/ośrodka konferencyjnego od Dworca Centralnego Jeżeli hotel/ośrodek konferencyjny oddalony jest od Dworca Centralnego od 0 do 10 km oferent otrzyma 20 pkt. Jeżeli hotel/ośrodek konferencyjny oddalony jest od Dworca Centralnego powyżej 10 km oferent otrzyma 0 pkt. IX. Ogłoszenie wyników postępowania O fakcie wyboru oferty oraz terminie zawarcia umowy Zamawiający powiadomi wybranego w drodze postępowania Wykonawcę owo. Zamawiający zastrzega sobie możliwość podjęcia negocjacji ceny z Wykonawcą, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, jeżeli zaproponowana przez Wykonawcę cena przekracza kwotę, jaką Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. W przypadku gdy wybrany Wykonawca w drodze negocjacji nie wyrazi zgody na obniżenie ceny zamówienia, jego oferta zostanie odrzucona i umowa zostanie zawarta z następnym w kolejności oferentem, którego oferta uzyskała najwyższą punktację. Zamawiający zastrzega sobie również prawo do odstąpienia od udzielenia zamówienia w sytuacji nieosiągnięcia porozumienia w wyniku negocjacji. X. Przesłanki odrzucenia oferty Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli: - jej treść nie będzie odpowiadać treści zapytania ofertowego, - zostanie złożona po terminie składania ofert, - będzie zawierała rażąco niską cenę - będzie nieważna na podstawie odrębnych przepisów, - nie będzie zawierała wszystkich wymaganych przez Zamawiającego dokumentów lub oświadczeń. - termin przeprowadzenia zamówienia będzie inny niż 24 września 2015 r. XI. Unieważnienie postępowania Zamawiający unieważni postępowanie, gdy ceny we wszystkich złożonych ofertach przekraczają kwotę przeznaczoną na zamówienie w budżecie projektu, a żaden z Wykonawców nie zgodził się na obniżenie ceny lub postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.