Zapytanie ofertowe. Zgodnie z zasadą konkurencyjności

Transkrypt

1 Zapytanie ofertowe Dotyczące zakupu usługi noclegowej, wynajmu sal szkoleniowych oraz wyżywienia w ramach projektu: Rozwój dialogu społecznego poprzez wzmocnienie potencjału Polskiej Organizacji Pracodawców Osób Niepełnosprawnych finansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach priorytetu V Dobre rządzenie Zgodnie z zasadą konkurencyjności NR postępowania: 2/2015/POPON/POKL z dnia r Upublicznione dnia r na stronach internetowych zamawiającego oraz w bazie konkurencyjności: 1. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO Polska Organizacja Pracodawców Osób Niepełnosprawnych Ul. Szpitalna 6 lok 18-19, Warszawa NIP , REGON OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Mając na uwadze zachowanie zasady konkurencyjności w postępowaniu prowadzonym w ramach Projektu: Rozwój dialogu społecznego poprzez wzmocnienie potencjału Polskiej Organizacji Pracodawców Osób Niepełnosprawnych, finansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, w ramach priorytetu V Dobre rządzenie, Zamawiający kieruje zapytania ofertowe do Wykonawców, którzy w ramach realizowanego projektu na potrzeby przeprowadzenia szkolenia mogą zapewnić nocleg, sale szkoleniowe wraz ze sprzętem audiowizualnym oraz zapewnić usługę cateringową zgodnie z niniejszym zapytaniem. Zamawiający dopuszcza jedynie osobiste wykonanie przedmiotu zamówienia przez wykonawcę, zastrzegając brak możliwości udziału dalszych podwykonawców w wykonywaniu zamówienia. 2.1 Hotelarskie usługi noclegowe Kod CPV: hotelarskie usługi noclegowe, Zapewnienie noclegu w obiekcie typu hotel minimum 3 *, dla uczestników i prelegentów szkoleń w terminie maja 2015 r. Lokalizacja hotelu na terenie Bydgoszczy - Torunia. Infrastruktura hotelu przystosowana dla osób z różnymi rodzajami niepełnosprawności. Nocleg z na ze śniadaniem dla 64 osób z czego 60 pokoi to pokoje jednoosobowe oraz 2 pokoje dwuosobowe. Pokoje wyposażone w łazienkę, TV, pościel, ręczniki, przybory toaletowe. Bezpłatny parking dla 20 samochodów osobowych. Zamawiający zastrzega możliwość zmiany wskazanych terminów, ilości osób oraz pokojów. Powyższe zmiany będą uzgadniane w porozumieniu pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą. 2.2 Wynajem sal szkoleniowych Kod CPV: usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji a) dzień małe sale szkoleniowe na 20 osób każda w godz. 10:00-13:00 oraz 1 duża sala szkoleniowa na 60 os w godz. 14:00 18:30. Każda sala wyposażona w flipchart, rzutnik, krzesełka z możliwością prowadzenia ćwiczeń w grupach.

2 b) dzień duża sala na 60 osób w godz. 9:00-13:00 oraz 3 małe sale szkoleniowe na 20 osób każda w godz. 14:00 16:00. Każda sala wyposażona w flipchart, rzutnik, krzesełka z możliwością prowadzenia ćwiczeń w grupach. Zamawiający zastrzega możliwość zmiany wskazanych terminów, ilości osób oraz godzin wynajmu sali. Powyższe zmiany będą uzgadniane w porozumieniu pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą. Kryteria jakie powinna spełniać sala i jej otoczenie: 2.3. Wyżywienie a. sala mogąca pomieścić minimalną ilość osób podanych w punkcie 2.2, podpunkt a i b, b. z infrastrukturą przystosowaną dla osób z niepełnosprawnością, c. wyposażona w sprawną klimatyzację, powinna posiadać okna i możliwość ich zasłaniania, d. wyposażona w ekran, rzutnik do prezentacji multimedialnych, nagłośnienie, e. wyposażona w flip-chart wraz z wyposażeniem (papier, pisaki), f. dostęp do sieci energetycznej zapewniającej podłączenie laptopa, stolik na sprzęt multimedialny, przedłużacz, g. miejsce przed salą konferencyjną z jednym stolikiem, na których rozmieszczane będą materiały szkoleniowe oraz przeprowadzona będzie rejestracja uczestników, h. bezpłatny dostęp do sanitariatów, dostępnych także dla osób z niepełnosprawnością, wraz z podstawowymi środki higieny (mydło, papier toaletowy, ręczniczki jednorazowe lub suszarka do rąk), i. sala będzie sprzątana przez Wykonawcę, j. wykonawca obowiązany będzie do wyrażenia zgody na oznaczenia sali informacjami promocyjnymi, dotyczącymi projektu, dostarczonymi przez Zamawiającego. Kod CPV: usługi bufetowe oraz usługi kawiarniane dla ograniczonej grupy klientów a) 1 dzień r.: - przerwa kawowa ciągła w godz. 9:30-16:00 dla 64 osób kawa, herbata, woda, soki, ciasto pieczone i ciasteczka koktajlowe. - lunch 2 daniowy z napojami i deserem w formie bufetu z możliwością wyboru posiłków mięsnych i wegetariańskich - dla 64 osób, - kolacja dania na ciepło i na zimno w formie bufetu, z napojami (kawa, herbata, soki), dla 64 osób b) 2 dzień r.: - przerwa kawowa ciągła w godz. 9:00-16:00 dla 64 osób kawa, herbata, woda, soki, ciasto pieczone i ciasteczka koktajlowe - lunch 2 daniowy z napojami i deserem w formie bufetu z możliwością wyboru posiłków mięsnych i wegetariańskich - dla 64 osób Zamawiający w uzgodnieniu z Wykonawcą zastrzega sobie prawo do zmiany liczby uczestników. W związku z tym Zamawiający zapłaci za faktycznie zamówione usługi. Wykonawca odpowiadał będzie za obsługę, rozstawienie oraz bieżącą wymianę naczyń i sprzątanie oraz dbał będzie o estetykę miejsca podania wyżywienia.

3 3. WSPÓLNY SŁOWNIK ZAMÓWIEŃ CPV: hotelarskie usługi noclegowe, CPV usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji CPV usługi bufetowe oraz usługi kawiarniane dla ograniczonej grupy klientów 4. ZADANIA PO STRONIE WYKONAWCY 4.1 Hotelarskie usługi noclegowe Realizacja usługi zgodnie z opisem zamówienia pkt Wynajem sal szkoleniowych Przygotowanie i udostępnienie sal szkoleniowych wraz z wyposażeniem zgodnie z opisem zamówienia pkt Wyżywienie Przygotowanie, dostarczenie i podanie posiłków zgodnie z opisem zamówienia pkt ZADANIA PO STRONIE ZAMAWIAJĄCEGO Podanie ostatecznej ilości osób uczestniczących w szkoleniach w terminie nie późniejszym niż 3 dni przed planowanym terminem szkolenia. 6 TERMIN I MIEJSCE WYKONANIA ZAMÓWIENIA r. Bydgoszcz - Toruń 7 WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU O udzielenie zamówienia może ubiegać się Wykonawca który: a. Dysponuje niezbędnym zapleczem technicznym i potencjałem osobowym gwarantującym rzetelne wykonanie zamówienia b. Posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie z zakresu objętego zamówieniem c. Nie jest powiązany osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania osobowe lub kapitałowe rozumie się wzajemne powiązania pomiędzy Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej (rodzice, dzieci, wnuki, teściowie, zięć, synowa), w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia (rodzeństwo, krewni małżonka/i) lub pozostawania w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. (co poświadcza składając oświadczenie stanowiące załącznik 3) Zamawiający dopuszcza jedynie osobiste wykonanie przedmiotu zamówienia przez wykonawcę, zastrzegając brak możliwości udziału dalszych podwykonawców w wykonywaniu zamówienia. Niespełnienie chociażby jednego z wyżej wymienionych warunków skutkować będzie wykluczeniem wykonawcy z postępowania. Ofertę wykonawcy wykluczonego uważa się za odrzuconą.

4 8 DOKUMENTY WYMAGANE W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIENIA WARUNKÓW a. Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu według wzoru, stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego zapytania b. Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych wg wzoru stanowiącego załącznik 3 c. Aktualny odpis z ewidencji działalności gospodarczej lub z Krajowego Rejestru Sadowego oryginał lub kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem 9 WALUTA W JAKIEJ BĘDĄ PROWADZONE ROZLICZENIA ZWIĄZANE Z REALIZACJĄ NINIEJSZEGO ZAMÓWIENIA PLN 10 OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY Ofertę należy sporządzić w wersji pisemnej w języku polskim. Oferta powinna zawierać: a. Wypełniony formularz oferty przygotowany zgodnie ze wzorem, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania b. Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu według wzoru, stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego zapytania. c. Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych wg wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszego zapytania. d. Aktualny odpis z ewidencji działalności gospodarczej lub z Krajowego Rejestru Sądowego oryginał lub kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem. Oferta nie spełniająca warunków postępowania lub wymogów formalnych określonych w niniejszym zapytaniu podlega odrzuceniu. Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa Wykonawcy, w rozumieniu przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, powinny zostać wyraźnie oznaczone z zastrzeżeniem Wykonawcy, pod rygorem uznania, że stanowią one informacje jawne. W niniejszym postępowaniu dopuszczalna jest forma elektroniczna lub faksu lub złożenie w biurze POPON ul. Szpitalna 6 lok Warszawa w dni robocze w godz. 8:00-16:00 11 OSOBY UPRAWNIONE DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z POTENCJALNYMI WYKONAWCAMI Magdalena Słonecka Tel uslugi@popon.pl 12 MIEJSCE, TERMIN I SPOSÓB ZŁOŻENIA OFERTY Ofertę należy przesłać: drogą elektroniczną (skan) na adres: uslugi@popon.pl lub faxem na nr (52) lub złożyć w biurze POPON ul. Szpitalna 6 lok Warszawa w godz. pracy biura tj. w dni robocze w godz. 8:00-16:00 w terminie do dnia do godz decyduje data wpływu oferty 13 KRYTERIA OCENY OFERT I WYBORU WYKONAWCY

5 Dokonując wyboru oferty najkorzystniejszej Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami: 1. Cena 90% 2. Jakość - 10 % Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. 14 SPOSÓB OBLICZENIA OFERTY 1. Cena 90% 2. Jakość - 10 % Jakość oceniania jest według kategorii hotelu każda dodatkowa gwiazdka powyżej 3 gwiazdek punktowana dodatkowo waga 10 % = 10 pkt (hotel 5***** =10 pkt; hotel 4****=5 pkt) Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, której stosunek wartości netto usługi do jakości będzie najkorzystniejszy tj. uzyska najwyższą liczbę punktów. 15 INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY BYĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERT W CELU ZAWARCIA UMOWY Wykonawcy, którzy złożą oferty zostaną zawiadomieni o wynikach postępowania w formie elektronicznej na adres wskazany w ofercie 16 TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ 30 dni od daty złożenia oferty. 17 UNIEWAŻNIENIE POSTĘPOWANIA Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania. 18 FINANSOWANIE Zamówienie jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach projektu pt. Rozwój dialogu społecznego poprzez wzmocnienie potencjału Polskiej Organizacji Pracodawców Osób Niepełnosprawnych 19 UWAGI KOŃCOWE a. Z możliwości realizacji zamówienia będą wyłączone podmioty, które powiązane są z beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo. b. Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych, a propozycje składane przez zainteresowane podmioty nie są ofertami w rozumieniu kodeksu cywilnego. Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania Polskiej Organizacja Pracodawców Osób Niepełnosprawnych do zawarcia umowy. POPON może odstąpić od podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji.

6 20 POSTANOWIENIA KOŃCOWE Do zapytania ofertowego dołączono: Załącznik nr 1 formularz oferty Załącznik nr 2 - Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu Załącznik nr 3 - Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych