ZARZĄDZENIE NR K PREZYDENTA MIASTA ZIELONA GÓRA - KIEROWNIKA URZĘDU. z dnia 16 listopada 2015 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR K PREZYDENTA MIASTA ZIELONA GÓRA - KIEROWNIKA URZĘDU z dnia 16 listopada 2015 r. w sprawie Instrukcji inwentaryzacji majątku Urzędu Miasta Zielona Góra oraz rozliczania jej wyników. Na podstawie art. 26 i 27 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 poz tekst jednolity z późn. zm. 1 ) w związku z 12 zarządzenia nr K z dnia 5 stycznia 2015 r. w sprawie regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Zielona Góra z późn. zm. 2 wprowadza się INSTRUKCJĘ INWENTARYZACJI MAJĄTKU URZĘDU MIASTA ZIELONA GÓRA ORAZ ROZLICZANIA JEJ WYNIKÓW Rozdział 1 Przepisy ogólne 1. Instrukcja inwentaryzacji majątku Urzędu Miasta Zielona Góra oraz rozliczania jej wyników, zwana dalej instrukcją, określa jednolite, szczegółowe zasady przeprowadzania inwentaryzacji majątku w Urzędzie Miasta Zielona Góra W zarządzeniu używa się słów: prezydent, skarbnik, sekretarz, kierownik komórki organizacyjnej, pracownik w rozumieniu regulaminu organizacyjnego. 2. Ilekroć w instrukcji jest mowa o: 1) inwentaryzacji- należy przez to rozumieć zespół czynności zmierzających do ustalenia rzeczywistego stanu składników majątkowych Urzędu Miasta Zielona Góra; 2) komisji- należy przez to rozumieć komisję inwentaryzacyjną; 3) ustawie- należy przez to rozumieć ustawę o rachunkowości; 4) urzędzie- należy przez to rozumieć Urząd Miasta Zielona Góra; 5) komórce właściwej ds. finansowych- należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną ds. rachunkowości budżetowej lub podatków i opłat lokalnych; 6) komórce właściwej ds. gospodarowania majątkiem należy przez to rozumieć właściwą komórkę urzędu gospodarującą majątkiem niezbędnym do realizacji zadań zgodnie z regulaminem organizacyjnym urzędu. 1 Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2013 r. poz. 613, z 2014 r. poz.768,1100 oraz z 2015 r. poz. 4, 978, 1045, 1166 oraz Zarządzenie zmienione zarządzeniem nr K z dnia 27 marca 2015 r. oraz nr K z dnia 19 czerwca 2015 r.

2 Rozdział 2 Cele i metody inwentaryzacji 3. Celem inwentaryzacji jest ustalenie faktycznego stanu aktywów i pasywów na dany dzień, a na tej podstawie: 1) doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym, a tym samym zapewnienie realności wynikających z nich informacji ekonomicznych; 2) rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone mienie; 3) dokonanie oceny gospodarczej przydatności składników majątku; 4) przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce majątkowej. 4. Rzeczywisty stan aktywów i pasywów w urzędzie ustala się w drodze: 1) przeprowadzenia spisów z natury; 2) uzyskania od kontrahentów pisemnego potwierdzenia stanów na dzień inwentaryzacji; 3) porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości aktywów i pasywów. 5. Inwentaryzację przeprowadza się z wykorzystaniem możliwości, jakie dostarczają posiadane systemy informatycznego przetwarzania danych. 6. Kierownicy komórek organizacyjnych urzędu przygotowują majątek do przeprowadzenia inwentaryzacji, w szczególności składają przed rozpoczęciem prac inwentaryzacyjnych, do komórki właściwej ds. finansowych: 1) wszystkie dowody, w tym: faktury, protokoły przyjęcia (OT), protokoły przekazania-przejęcia (PT) i protokoły likwidacji (LT) środków trwałych; 2) wykaz nazw stosowanych druków ścisłego zarachowania. Rozdział 3 Komisja inwentaryzacyjna i zespoły spisowe 7. Prezydent zarządzając inwentaryzację określa m.in.: 1) zakres i metody inwentaryzacji; 2) skład komisji inwentaryzacyjnej (i zespołów spisowych); 3) termin przeprowadzenia inwentaryzacji Komisja inwentaryzacyjna składa się z co najmniej trzech osób przewodniczącego i dwóch członków. 2. Członek komisji nie uczestniczy w inwentaryzacji majątku, za który ponosi odpowiedzialność. Instrukcja inwentaryzacji majątku Urzędu Miasta Zielona Góra oraz rozliczania jej wyników 2

3 9. Do uprawnień i obowiązków przewodniczącego komisji należy odpowiedzialność za całokształt prac komisji, a w szczególności; 1) kierowanie pracami komisji; 2) wyznaczenie indywidualnych zadań poszczególnym członkom komisji; 3) tworzenie zespołów spisowych składających się minimum z dwóch osób; 4) sprawowanie kontroli nad pracami inwentaryzacyjnymi; 5) przygotowanie dokumentacji przebiegu i rozliczenia inwentaryzacji; 6) zorganizowanie szkolenia członków komisji oraz zespołów spisowych; 7) przydzielenie poszczególnym zespołom pól spisowych; 8) pobranie z komórki właściwej ds. finansowych druków ścisłego zarachowania - arkusze spisowe i rozdysponowanie ich na zespoły spisowe za potwierdzeniem odbioru. Wzór załącznika określa system zarządzania Do uprawnień i obowiązków członków komisji inwentaryzacyjnej należy: 1) złożenie oświadczenia o odpowiedzialności za prawidłowe oraz terminowe przeprowadzenie i rozliczenie wyników inwentaryzacji w formie spisu z natury. Wzór załącznika określa system zarządzania; 2) przygotowanie harmonogramu spisu z natury. Wzór załącznika określa system zarządzania; 3) zmiany terminu spisu z natury i terminów realizacji harmonogramu; 4) stawianie wniosków w sprawie przeprowadzenia spisów powtórnych i uzupełniających; 5) sprawdzanie poprawności dokumentacji inwentaryzacyjnej (spisów, wyceny, rozliczeń, ustaleń różnic itp.); 6) dokonanie weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych na formularzu Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych. Wzór załącznika określa system zarządzania; 7) sporządzenie opisowego protokółu końcowego z jej przeprowadzenia wraz z wnioskami w zakresie rozliczenia inwentaryzacji. Wzór załącznika określa system zarządzania. 2. Zakres działania komisji nie obejmuje weryfikacji stanu składników majątkowych ujętych wyłącznie w ewidencji ilościowej. 3. Informacje o likwidacji składników majątkowych zniszczonych, bezużytecznych komisja otrzymuje zgodnie, z 6, przed rozpoczęciem inwentaryzacji spisu z natury Do obowiązków członków zespołu spisowego należy: 1) uczestnictwo w szkoleniu przed inwentaryzacyjnym; 2) pobieranie za pokwitowaniem, a po zakończeniu spisów rozliczenie się z pobranych arkuszy spisowych; 3) pobranie oświadczeń od osób materialnie odpowiedzialnych. Wzór załączników określa system zarządzania; 4) dokonanie inwentaryzacji w przydzielonych polach spisowych, zgodnie z instrukcją inwentaryzacyjną, zarządzeniem wewnętrznym oraz wytycznymi podanymi w czasie szkolenia; Instrukcja inwentaryzacji majątku Urzędu Miasta Zielona Góra oraz rozliczania jej wyników 3

4 5) poprawne opracowanie arkuszy spisowych, w tym właściwe dokonanie korekt popełnionych błędów oraz spisanie na odrębnych arkuszach obcych środków trwałych; 6) terminowe przeprowadzenie spisu z natury w wyznaczonym zakresie; 7) ocena przydatności składników majątkowych; 8) ustalenie ilości określonego składnika majątku przez dokładne przeliczenie, przemierzenie lub przeważenie, wpisanie na arkusze spisu z natury w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej. W przypadku, gdy osoba materialnie odpowiedzialna nie może być obecna przy spisie, wówczas zespół spisowy musi być, co najmniej trzyosobowy; 9) ustalenie różnic inwentaryzacyjnych; 10) przyjęcie wyjaśnień oraz postawienie wniosków w sprawie rozliczenia różnic; 11) po zakończeniu spisu z natury wycena składników majątku objętych spisem z natury; 12) sporządzenie sprawozdania z przebiegu spisu z natury; wzór załącznika określa system zarządzania; 13) terminowe przekazanie właściwie opracowanych materiałów inwentaryzacyjnych (arkuszy spisowych, sprawozdań, protokołów, oświadczeń itp.) po zakończeniu prac do komisji inwentaryzacyjnej. 2. Zadania zespołu spisowego realizują pracownicy, o których mowa w 10 ust. 1, jeżeli nie zostały powołane odrębne zespoły spisowe. Rozdział 4 Spis z natury 12. Spisem z natury ustala się stan: 1) środków pieniężnych w gotówce; 2) druków ścisłego zarachowania (czeki, kwitariusze itp.); 3) papierów wartościowych (weksle, akcje, obligacje itp.); 4) środków trwałych własnych w eksploatacji z wyjątkiem gruntów oraz trudno dostępnych oglądowi; 5) środków trwałych, będących własnością innych jednostek; 6) środków trwałych postawionych w stan likwidacji, a fizycznie nie zlikwidowanych; 7) rzeczowych składników aktywów obrotowych tj. zapasy materiałów (magazyny, paliwo) Spis z natury rzeczowych i pieniężnych składników polega na ustaleniu rzeczywistej ich ilości i wpisaniu do arkusza spisu z natury lub protokołu inwentaryzacji kasy, o którym mowa w 17 ust Arkusz spisu z natury powinien zawierać, co najmniej: 1) nazwę: Urząd Miasta ul. Podgórna 22, Zielona Góra (nadruk lub odciśniętą pieczęć); 2) oznaczenie identyfikujące arkusz spisowy zgodne z 14 ust. 2 ; 3) imiona i nazwiska oraz podpisy osób przeprowadzających spis z natury; 4) imię i nazwisko oraz podpis osoby bądź osób materialnie odpowiedzialnych; Instrukcja inwentaryzacji majątku Urzędu Miasta Zielona Góra oraz rozliczania jej wyników 4

5 5) datę i godzinę rozpoczęcia i zakończenia spisu z natury; 6) dane dotyczące spisywanych składników, a zwłaszcza: a) numery kolejnych poszczególnych pozycji, b) nazwy składników majątku, c) jednostki miary, d) ilość stwierdzoną w czasie spisu i wartość. 3. Bezpośrednio pod ostatnią pozycją naniesioną na arkuszu spisu z natury należy zamieścić klauzulę o następującej treści: Spis zakończono na pozycji nr... ". 4. W arkuszu spisu z natury niewykorzystaną część przekreśla zespół spisowy Arkusz spisu z natury sporządza się je w języku polskim, w walucie polskiej. 2. Oznaczenie formularza Arkusz spisu z natury polega na : 1) ostemplowaniu każdej kartki pieczątką Druk ścisłego zarachowania ; 2) nadaniu kolejnego numeru porządkowego odpowiedniej liczbie egzemplarzy, zgodnie z zapisem 16 ust. 3; 3) numeracji arkusza spisu z natury tj. liczba porządkowa / numer zespołu spisowego; 4) odrębnej numeracji stron dla każdego arkusza spisu z natury. 3. Arkusz spisu z natury z chwilą ostemplowania i ponumerowania traktuje się jako druk ścisłego zarachowania. 15. Błędy w arkuszu spisu z natury poprawia się wyłącznie przez skreślenie błędnego zapisu (tekstu lub liczby) tak, aby zostały one czytelne po wpisaniu zapisu poprawnego. Poprawki należy zaparafować i opatrzyć datą Wpis do arkusza spisu z natury następuje bezpośrednio po ustaleniu rzeczywistego stanu składnika majątku w sposób umożliwiający osobie materialnie odpowiedzialnej sprawdzenie prawidłowości wpisu. 2. Arkusz spisu z natury sporządza się ręcznie lub komputerowo, przy czym zawiera on dane, o których mowa w 13 i Arkusz spisu z natury sporządza się w dwóch egzemplarzach, a przy inwentaryzacjach zdawczo-odbiorczych w trzech egzemplarzach. Oryginał otrzymuje komórka właściwa ds. finansowych za pośrednictwem przewodniczącego komisji, a kopie osoby materialnie odpowiedzialne Spisuje się na oddzielnych arkuszach każdy składnik wymieniony w 12 za wyjątkiem, o którym mowa w punkcie Spisu z natury środków pieniężnych dokonuje się na druku protokołu inwentaryzacji. Wzór załącznika określa system zarządzania. 3. Do dokumentów spisu z natury środków pieniężnych 16 ust. 3 stosuje się odpowiednio. Instrukcja inwentaryzacji majątku Urzędu Miasta Zielona Góra oraz rozliczania jej wyników 5

6 Wyniki spisu z natury wraz ze sprawozdaniami z przebiegu spisu z natury poszczególnych zespołów spisowych podlegają zestawieniu przez przewodniczącego i członków komisji. 2. Komisja sprawdza w szczególności czy: 1) prawidłowo ustalono ilość spisywanych składników; 2) spis z natury jest kompletny; 3) poprawnie ustalono różnice inwentaryzacyjne. 3. Wyniki inwentaryzacji ujęte są w protokole końcowym z inwentaryzacji, o którym mowa w 10 ust.1 pkt Różnice inwentaryzacyjne dla składników objętych ewidencją ilościowo wartościową weryfikowane są na formularzu, o którym mowa w 10 ust. 1 pkt Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych stanowi zbilansowanie całokształtu informacji wynikających ze spisu z natury oraz ewidencji. 3. Różnice inwentaryzacyjne mogą wystąpić jako: 1) niedobory gdy stan ewidencyjny jest wyższy od rzeczywistego; 2) nadwyżki gdy stan ewidencyjny jest niższy od rzeczywistego. 4. Na podstawie zestawienia różnic inwentaryzacyjnych komisja ustala wyniki spisu z natury W przypadku stwierdzenia różnic inwentaryzacyjnych komisja dokonuje wyjaśnienia przyczyn powstania różnic i stawia wnioski, co do sposobu ich rozliczenia w szczególności: 1) uznania niedoborów za zawinione; 2) uznania niedoborów i nadwyżek za pozorne i skompensowanie ich; 3) uznania niedoborów za niezawinione; 4) uznania wykazanych nadwyżek i postawienie wniosku o ich wycenę; 5) sposobu zagospodarowania ujawnionych w czasie inwentaryzacji zapasów zbędnych, nadmiernych oraz niepełnowartościowych; 2. Wnioski komisja składa wraz z protokołem końcowym, którym mowa w 10 ust.1 pkt 7. Rozdział 5 Inwentaryzacja w drodze potwierdzenia salda Inwentaryzacja w drodze potwierdzenia sald (uzgodnienia) polega na dwustronnym pisemnym potwierdzeniu stanów księgowych i faktycznych, rozrachunków oraz składników majątku znajdujących się poza jednostką. 2. Potwierdzenia sald wystawia komórka właściwa ds. finansowych W drodze uzyskania od kontrahentów pisemnego potwierdzenia sald ustala się stany następujących aktywów: 1) krajowych i zagranicznych środków pieniężnych: Instrukcja inwentaryzacji majątku Urzędu Miasta Zielona Góra oraz rozliczania jej wyników 6

7 a) na rachunkach bankowych, b) kredytów bankowych, pożyczek, c) lokat. 2) papierów wartościowych będących w depozycie; 3) należności z zastrzeżeniem ust. 2 pkt 2; 4) własnych składników majątkowych powierzonych kontrahentom. 2. Nie wystawia się potwierdzenia sald wobec kontrahentów, jeżeli dotyczą one: 1) zobowiązań; 2) wymienionych poniżej należności: a) wobec osób nie prowadzących ksiąg rachunkowych, b) z tytułu rozrachunków publicznoprawnych, c) spornych i wątpliwych, w szczególności objętych powództwem sądowym lub postępowaniem egzekucyjnym, d) należności i roszczeń z tytułu niedoborów Przed wydrukowaniem potwierdzenia sald komórka, o której mowa w 21 ust.2, dokonuje weryfikacji sald ewidencji analitycznej należności pod względem rozliczenia z odpowiadającymi im płatnościami i wyodrębnienia należności spornych i wątpliwych. 2. Stan środków pieniężnych, udzielonych pożyczek, aktywów finansowych oraz papierów wartościowych w formie zdematerializowanej sprawdza z odpowiednimi dokumentami, np. wyciągami, umowami, świadectwami depozytowymi, harmonogramem spłat itp Do kontrahentów wysyła się potwierdzania sald drukowane z księgowego systemu informatycznego. 2. W szczególnych przypadkach wysyła się w dwóch egzemplarzach pismo dotyczące uzgodnienia sald, z wnioskiem o odwrotne przesłanie kopii z potwierdzeniem zgodności stanu na dzień inwentaryzacji. 3. Potwierdzenia sald przechowuje komórka właściwa ds. finansowych. 25. Wyniki inwentaryzacji ujmowane są w protokole, o którym mowa w 28 ust. 2. Rozdział 6 Inwentaryzacja w drodze weryfikacji Weryfikacja stanów księgowych jest metodą inwentaryzacji polegającą na ustaleniu realności stanu ewidencyjnego aktywów i pasywów poprzez porównanie go z odpowiednimi dokumentami i zapisami w księgach rachunkowych. 2. Inwentaryzacja w drodze weryfikacji stanu ewidencyjnego obejmuje w szczególności: 1) wartości niematerialne i prawne; 2) grunty i trudno dostępne oglądowi środki trwałe; Instrukcja inwentaryzacji majątku Urzędu Miasta Zielona Góra oraz rozliczania jej wyników 7

8 3) rzeczowe składniki majątku znajdującego się poza urzędem; 4) rozpoczęte inwestycje (środki trwałe w budowie); 5) składniki finansowe majątku trwałego (udziały). 6) należności sporne, wątpliwe, nieściągalne; 7) należności i zobowiązania z tytułu rozrachunków publicznoprawnych; 8) należności i zobowiązania wobec osób nie prowadzących ksiąg rachunkowych, w tym pracowników urzędu; 9) fundusze własne, fundusze specjalne. 2. Inwentaryzacja drogą weryfikacji obejmuje także te aktywa i pasywa, o których mowa w 12, jeżeli w danym roku nie podlegają spisowi z natury Weryfikację danych ksiąg rachunkowych z odpowiednią ewidencją analityczną prowadzą komórki właściwe ds. gospodarowania majątkiem. 2. Porównania dokonują pracownicy wyznaczeni przez kierującego komórką organizacyjną urzędu. 3. Zapisy 8 ust. 2. stosuje się odpowiednio. 4. Sporządzony z przeprowadzonej weryfikacji protokół wraz z załącznikami (wykazy środków trwałych) komórka właściwa ds. gospodarowania majątkiem przedkłada w komórce właściwej ds. finansowych. Wzór załączników określa system zarządzania Pracownicy w komórce właściwej ds. finansowych: 1) weryfikują stan ewidencyjny ujęty w księgach rachunkowych; 2) weryfikują stan ewidencyjny ujęty w księgach rachunkowych organu podatkowego. 2. Komórka właściwa ds. finansowych sporządza protokół weryfikacji, który zgodnie z 35 ust. 1 pkt 3 lit. a przed przedłożeniem do akceptacji prezydenta, podlega zaopiniowaniu przez skarbnika. Wzór załącznika określa system zarządzania. 29. Nadzór nad prawidłowością przeprowadzonej weryfikacji i potwierdzeniem sald sprawują bezpośredni przełożeni pracowników dokonujących weryfikacji. 30. Ustala się terminy inwentaryzacji: nazwa metody inwentaryzacji 1) spis z natury Rozdział 7 Terminy inwentaryzacji rodzaj składnika majątku - środki pieniężne w gotówce znajdujące się w jednostce (kasa); - papiery wartościowe (weksle, czeki, akcje, obligacje, bony); 2) spis z natury - znajdujące się na terenie strzeżonym i objęte ewidencją ilościowo wartościową zapasy materiałów; termin inwentaryzacji corocznie - na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych; rozpoczęcie spisu w IV kw. roku, a kończąc do 15 stycznia roku następnego; raz w ciągu 2 lat; rozpoczęcie spisu w IV kw. roku, a kończąc do 15 Instrukcja inwentaryzacji majątku Urzędu Miasta Zielona Góra oraz rozliczania jej wyników 8

9 stycznia roku następnego; 3) spis z natury - środki trwałe oraz wyposażenie raz w ciągu 4 lat w dowolnym terminie; 4) potwierdzenie salda - środki zgromadzone na rachunkach bankowych; - należności (za wyjątkiem tytułów publicznoprawnych, należności wątpliwych lub spornych, należności od pracowników); - pożyczki i kredyty; - własne składniki majątkowe powierzone kontrahentom; 5) weryfikacja - środki trwałe, do których dostęp jest utrudniony (np. instalacja podziemna wodociągowa, kanalizacyjna, gazowa); - grunty, drogi; - rozpoczęte inwestycje (środki trwałe w budowie); - zobowiązania; - należności i zobowiązania sporne, wątpliwe, wobec pracowników, wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tyt. publiczno-prawnych oraz jeżeli niemożliwe było przeprowadzenie spisu z natury lub otrzymanie potwierdzenia salda, a także, gdy w danym roku nie przypadał termin przeprowadzenia spisu z natury; - wartości niematerialne i prawne; corocznie; rozpoczęcie w IV kw. roku, a kończąc do 15 stycznia roku następnego; corocznie na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych Komisja przeprowadza również inwentaryzację na dzień: 1) zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej; 2) w którym wystąpiły wypadki losowe (np. pożar, włamanie itp.). 2. Zasady postępowania przy inwentaryzacji kasy w sytuacjach, o których mowa w ust. 1 regulują odrębne przepisy w sprawie gospodarki kasowej. Rozdział 8 Odpowiedzialność za wykonanie i nadzór przy czynnościach związanych z inwentaryzacją 32. Ustala się czynności prowadzone w ramach inwentaryzacji na podstawie spisu z natury: rodzaj czynności osoby odpowiedzialne za wykonanie 1) przygotowanie składników majątkowych do kierownicy komórek organizacyjnych; spisu z natury 2) przygotowanie do spisu środków pieniężnych i druków ścisłego kasjer; zarachowania w kasie 3) powołanie zespołów spisowych przewodniczący komisji; 4) przeszkolenie zespołów spisowych, pobranie formularzy, przygotowanie przewodniczący komisji; materiałów koniecznych do spisu z natury Instrukcja inwentaryzacji majątku Urzędu Miasta Zielona Góra oraz rozliczania jej wyników 9

10 5) przeprowadzenie spisu z natury zespoły spisowe/ komisja inwentaryzacyjna; 6) sprawdzanie poprawności dokumentacji komisja inwentaryzacyjna; inwentaryzacyjnej 7) wycena i ustalenie wartości spisywanych składników majątku trwałego oraz zespół spisowy / komisja inwentaryzacyjna; ustalenie różnic 8) wycena i ustalenie wartości spisywanych zespół spisowy / komisja inwentaryzacyjna; materiałów (magazyny, paliwo); zebranie wyjaśnień 9) wyjaśnienie powstania różnic oraz postawienie wniosków, co do sposobu ich komisja inwentaryzacyjna; rozliczania 10) zaopiniowanie protokołu końcowego wraz skarbnik, z wnioskami komisji inwentaryzacyjnej sekretarz, w sprawie rozliczenia różnic radca prawny. 11) zatwierdzenia protokołu końcowego przewodniczący komisji/ skarbnik; i protokołu weryfikacji przez prezydenta 12) ujęcie w księgach rachunkowych różnic i pracownicy komórki właściwej ds. ich księgowe rozliczenie finansowych; 13) ocena przydatności gospodarczej składników majątkowych objętych spisami, postawienie wniosków w sprawie komórka właściwa ds. gospodarowania zagospodarowania zapasów zbędnych i majątkiem zgodnie z zakresem działania; nadmiernych oraz innych nieprawidłowości w gospodarce składnikami majątku 33. Ustala się czynności prowadzone w ramach inwentaryzacji na podstawie uzgodnień sald: rodzaj czynności osoby odpowiedzialne za wykonanie 1) sporządzanie i wysyłanie do kontrahentów pracownicy komórki właściwej ds. zawiadomienia o wysokości salda finansowych zgodnie z zakresem działania; należności 2) potwierdzenie wysokości sald wskazanych pracownicy komórki właściwej ds. w zawiadomieniach nadesłanych przez finansowych zgodnie z zakresem działania; kontrahentów 3) ustalenia zgodności sald, wyjaśnienia pracownicy komórki właściwej ds. i rozliczenie w księgach rachunkowych finansowych zgodnie z zakresem działania. Instrukcja inwentaryzacji majątku Urzędu Miasta Zielona Góra oraz rozliczania jej wyników 10

11 34. Ustala się czynności prowadzone w ramach inwentaryzacji na podstawie weryfikacji stanów ewidencyjnych: rodzaje czynności osoby odpowiedzialne za wykonanie 1) ustalenie stanu ewidencji analitycznej pracownicy komórki właściwej ds. składników majątku poprzez porównanie z gospodarowania majątkiem zgodnie odpowiednimi dowodami źródłowymi z zakresem działania; 2) ustalenie wyników inwentaryzacji, ich pracownicy komórki właściwej ds. wyjaśnienie, rozliczenie i ujęcie w księgach finansowych zgodnie z zakresem działania. rachunkowych Ustala się obieg dokumentów dotyczących inwentaryzacji i rozliczania różnic inwentaryzacyjnych: 1) komisja powiadamia osoby materialnie odpowiedzialne o stwierdzonych różnicach i przyjmuje od osób materialnie odpowiedzialnych pisemne wyjaśnienia; 2) na podstawie zebranych informacji i wyjaśnień, komisja dokonuje weryfikacji różnic i opracowuje projekt protokołu końcowego inwentaryzacji, o którym mowa w 10 ust.1 pkt 7, w którym m.in. stawia wnioski w sprawie rozliczenia różnic; 3) protokół końcowy podlega zaopiniowaniu: a) pod względem rachunkowym skarbnik, b) pod względem merytorycznym sekretarz, c) pod względem formalnoprawnym radca prawny; 4) przewodniczący komisji po uzyskaniu opinii, o których mowa w ust. 1 pkt 3, przedkłada protokół do akceptacji prezydenta; 5) zatwierdzony przez prezydenta protokół zawierający wnioski, co do sposobu rozliczenia niedoborów i nadwyżek stanowi podstawę do wprowadzenia zapisów w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypada termin inwentaryzacji. Rozdział 9 Postanowienia końcowe Dokumenty inwentaryzacyjne przechowywane są zgodnie z instrukcją kancelaryjną. 2. Okres przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym. 37. W przypadku wszczęcia czynności na podstawie zarządzeń określonych w 38 i niezakończenia procesu inwentaryzacji lub likwidacji przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia, stosuje się przepisy dotychczasowe. Instrukcja inwentaryzacji majątku Urzędu Miasta Zielona Góra oraz rozliczania jej wyników 11

12 38. Traci moc: 1) zarządzenie nr K Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 2 sierpnia 2013 r. w sprawie Instrukcji inwentaryzacji majątku Urzędu Miasta Zielona Góra oraz rozliczania jej wyników; 2) załącznik nr 1 do zarządzenia nr 131/2012 Wójta Gminy Zielona Góra z dnia 28 września 2012 r. w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie tj. Instrukcja w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w Urzędzie Gminy Zielona Góra w zakresie od 9 do 16 tj.,,część III Inwentaryzacja oraz,,część III Inwentaryzacja pozostałych aktywów i pasywów. 39. Wykonanie zarządzenia powierza się kierownikom komórek organizacyjnych urzędu. 40. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania podlega publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej. PREZYDENT MIASTA (-) mgr inż. Janusz Kubicki Instrukcja inwentaryzacji majątku Urzędu Miasta Zielona Góra oraz rozliczania jej wyników 12